Переходящие отпускные в бухгалтерском и налоговом учете

Некоторые принципы учета переходящего отпуска

Исчисляемые страховые взносы (либо премии), как и налоги, иные сборы, вводят в состав трат тем периодом, когда они зачислялись. На ПО начисляются и оплачиваются взносы ФССО, ПФР, ФФОМС. Между месяцами плата за страхование чаще всего не распределяется. К примеру, если работник ушел в отпуск июнем, а вернулся с него июлем 2017, то страховые платежи по отпускным ПО учитываются июнем 2017. Траты полностью отображаются в декларации за второй квартал 2017.

Тем не менее, если, допустим, отпуск начался в декабре одного года, а завершился в месяце другого года, учет ведется уже по-другому. Отпускные деньги — траты, причисляемые к оплате труда. Эти суммы ПО распределяются пропорционально дням отпуска. Их нужно относить к тратам каждый месяц.

При калькуляции единого налога в тратах учитываются: собственно ПО за минусом НДФЛ (на число выдачи этой суммы отпускнику), плата за страхование на ПО (на день отчисления фондам).

При УСН (Доходы) единый налог снижается на величину страховых премий в том периоде, когда их перечислили фонду. Однако действует лимит — не более, чем на 50%. Сами отпускные не влияют на единый налог, т.к. никакие траты при таком объекте налогообложения не учитываются.

При УСН (Доход — траты) обязанное лицо вправе снизить свои доходы на размер трат за оплачивание труда. Отпускные (и в отношении ПО) причисляют к тратам на момент их выдачи. Что касается страховых премий, они также снижают базу налога при уплате единого налога на дату их оплачивания.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Льготирование в виде вычетов, применяемое при переходящем отпуске

На ПО распространяются стандартные налоговые вычеты на отпускника и его детей (НК РФ, ст. 216). Единственный нюанс состоит в том, что данное льготирование применяется только за один месяц, а не за оба (т.е. даже когда отпуск начинается одним месяцем, а завершается другим). Это значит, что полагающиеся вычеты отпускнику не распределяются между месяцами, а признаются в общепринятом порядке за настоящий месяц. Примечательно, подобное льготирование может использоваться как в отпускных, так и заработной плате.

Вариант вычета Условия предоставления льготирования в виде вычета Основание
На своих детей На каждого несовершеннолетнего ребенка, вплоть до окончания года, в котором ему исполнилось 18;

на обучающихся очно детей до 24-летнего возраста

НК РФ, ст. 218, п. 1, подп. 4;

письма Минфина № 03-04-05/53291от 22.10.2014 и № 03-04-05/8-1251 от 06.11.2012

На себя Льгота предоставляется участникам и пострадавшим ЧАЭС, участникам и инвалидам ВОВ, бывшим узникам концлагерей, героям СССР и РФ, инвалидам детства и 1, 2 групп, а также иным категориям лиц, указанным в НК РФ НК РФ, ст. 218

Законодательство предоставляет возможность отельной категории отпускников получать удвоенный вычет на своих детей (единственному родителю, опекуну, усыновителю и т.д.).

Для реализации своего права на льготирование работник должен обратиться к нанимателю (налоговому агенту) с заявлением о предоставлении этого вида льготы и приложить к нему надлежащее документальное подтверждение права на вычет, как-то: копию удостоверения ветерана ВОВ, участника ликвидации последствий на ЧАЭС и др.

Ключевые контировки, используемые бухучетом при переходящем отпуске

Все организации (кроме субъектов малого предпринимательства) формируют резерв на оплату отпускных (и переходящих). Целевое назначение резервного запаса — сбалансированный учет будущих трат. В учетной политике закрепляется избранный способ резервирования, крайняя величина исчислений и ежемесячный размер резервных отчислений. Читайте также статью: → «Заявление на ежегодный отпуск».

Перечисления отображаются контировкой ДТ 20 (23,26,44…) КТ 96. После выдачи денег отпускникам резервные суммы аннулируются. Бухгалтерия для отображения операций по отпускным задействует стандартные контировки.

Контировка Характеристика
ДТ 96 КТ 70 Деньги начислены
ДТ 96 КТ 69 Зачисление страховых премий на ПО
ДТ 70, КТ 68 (НДФЛ) Удержание НДФЛ с ПО
ДТ 70, КТ 50 Выдача ПО
ДТ 20 (26,44…) КТ 70 Остаток отпускных при недостатке резервной суммы
ДТ 09, КТ 68 Зачисление отложенных налоговых активов
ДТ 68, КТ 09 Аннулирование отложенных налоговых активов

Суммовые расхождения возникают и учитываются, когда резервный запас сформирован лишь в бухучете. Как отобразить в бухучете ПО работника малого предприятия, которое не формирует резерв на отпуска?

Допустим, работник малого предприятия взял стандартный отпуск (28 дней) с конца июня по июль 2017 г. Деньги ему выдадут июнем, при этом высчитают страховые премии, НДФЛ.

Бухгалтерия отображает все операции контировками:

  • ДТ 44, КТ 70 — зачисление зарплаты вместе с ПО;
  • ДТ 44, КТ 69 (1-1; 1-2; 2;3) — страховые на ПО;
  • ДТ 70, КТ 68 (НДФЛ) — исчисление налога на доход физлиц с ПО;
  • ДТ 70, КТ 51 — выдача денег отпускнику за минусом НДФЛ.

Порядок калькулирования причитающейся суммы и выдачи денег отпускнику

Калькулирование ежегодного оплачиваемого отпуска (и переходящего) производится с учетом требований правительственного постановления РФ № 922от 24.12.2007. Оплата отпуска производится авансом. Независимо от того, когда ПО начинается и заканчивается, причитающуюся сумму наниматель обязан выдать работнику за три дня до начала отпуска (ТК РФ, ст. 136, ч. 9). В том месяце, когда были выданы деньги, с них исчисляется НДФЛ.

Калькуляция производится согласно формуле: ПO = ГД/ 12 (месяцев)/29,4 (дня)* ЧД, где ПО — переходящий отпуск, ГД — годовой доход, ЧД — число дней отпуска. Расчетный период — предшествующие 12 календарных месяцев (правительственное постановление № 922 24.12.2007, п.4). Календарный месяц — период с первого до последнего числа месяца.

К примеру, гражданин РФ проработал 2 года и уходит в очередной оплачиваемый отпуск с 21 августа 2017 г. на 14 календарных дней. Отпуск переходящий: начинается августом, а заканчивается сентябрем. Причитающуюся сумму по нему наниматель обязан подсчитать и выплатить за 3 дня до 21.08.2017 (до начала ПО). Больничных листков у работника не было, мат. помощь, премиальные и надбавки не начислялись, расчетный период выработан полностью.

Данные для калькуляции Последовательный подсчет ПО Результаты калькуляций
Оклад 23 000 руб. за предшествующие 12 месяцев;

число дней отпуска — 14;

множитель среднего числа отработанных дней — 29,4

Годовой доход: 23 000 * 12 = 276 000 руб.;

ПO без исчисления НДФЛ согласно формуле ГД/ 12/29,4* ЧД:

276 000/12/29,4 * 14 = 10 952 руб.;

НДФЛ с отпускных, формула — ПО * 13%:

10952 * 13 / 100 = 1 424 руб.;

Сумма ПО к выплате за минусом НДФЛ (13%):

10952 — 1424 = 9 528 руб.

Годовой доход — 276 руб.;

ПО — 10 962 руб.;

НДФЛ — 1424 руб.

По к выплате — 9 528 руб.

По итогам калькулирования выдача ПО (9 528 руб.) производится за три дня до 21.08.2017, а налог по доходу физлиц перечисляется не позднее 31.08.2017.

Стандарт 6-НДФЛ и отображение в нем ПО

6-НДФЛ — типовой стандарт, одобренный Приказом ФНС N ММВ-7-11/450@ от 14.10.2015. Действует с 2016 г., применяется всеми налоговыми агентами каждый квартал. Действующая форма 6-НДФЛ состоит из 2 разделов. Первый включает последние данные дохода и НДФЛ в целом по организации. Во второй раздел вносят детализированные сведения по каждой отдельно взятой операции, которая фигурирует при удержании подоходного налога.

Переходящие отпускные отображаются сообразно единым правилам, т. е. в зависимости от даты их выплачивания и с учетом крайнего срока оплаты налога на доходы физлиц. Крайний срок внесения налоговой платы — последнее число месяца. Поэтому в надлежащей графе 6-НДФЛ проставляется дата последнего рабочего дня месяца, в котором отпускные были выплачены. Если крайнее число приходится на выходной, то в форме прописывается первый же рабочий день следующего месяца.

Пример 1. Срок перечисления НДФЛ с переходящего отпуска работника П.Н. Леонидова.

Отпуск П.Н. Леонидова длится с 11.07.2017 до 3.08.2017. Начинается в июле, а завершается в августе, значит, это переходящий отпуск. Организация выплатила своему работнику деньги за ПО своевременно — 10.07.2017 (не позднее, чем за 3 дня до начала отпускного периода).

Налоговые отчисления зависят от фактической даты выплаты денег, т.е. с учетом даты 10.07.2017. Из вышеописанного следует, что крайний срок перечисления налога на доходы физлиц с отпускных работника П.Н.Леонидова в этом случае придется на крайнее число июля — 31.07.2017, понедельник, рабочий день.

Пример 2. Калькуляция налога на доходы физлиц с ПО двум работницам и отображение надлежащих сумм в 6-НДФЛ

Бухгалтерия ООО «Василек» выплатила деньги по отпускам своим работницам И.А. Ромашовой (14.06.2017 — 23 000 руб.) и Т.П. Лориной (30.06.2017 — 13 000 руб.) июнем 2017 г. Калькуляция налога по доходу физлиц (ставка 13%) производится так:

  1. С отпускных работника И.А.Ромашовой: 23000 * 13% = 2 990 руб.;
  2. С отпускных работника Т.П.Лориной: 13 000 * 13% = 1 690 руб.

Налог единым платежом был перечислен за обеих работниц 30.06.2017. Отпускники получили на руки деньги за минусом налога на доход физлиц. Стандарт 6-НДФЛ (полугодичный период) заполняется так. Первый раздел: вносятся сведения об отпусках в графы 020, 040, 070. Во втором разделе заполняются графы 100—140:

  • 100 14.06.17 130 23000;
  • 110 14.06.17 140 2990;
  • 120 30.06.17
  • 100 30.06.17 130 13000;
  • 110 30.06.17 140 1690;
  • 120 30.06.17.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Как влияет на время перечисления налога с отпускных ПО? Что, если отдых приходится на 1 либо 2 месяца?

День налоговых отчислений зависит от числа выдачи отпускных. Перечисление осуществляется в том месяце, когда были выданы отпускнику деньги. Крайний срок — последний рабочий день настоящего месяца.

Вопрос №2. Когда необходимо произвести расчет по отпуску заново и провести корректировку данных в 6-НДФЛ?

Типичная причина перерасчета — некорректная сумма отпускных, фигурирующая в форме. По итогам нового подсчета сдается уточненный отчет. Расчет заново осуществляется, когда работника во время отпуска вызвали на работу либо отпускник болел, а также по иным причинам, которые требуют проведения корректировки. Читайте также статью: → «Заполнение 6-НДФЛ (отпускные и больничные)».

Вопрос №3. Работник взял положенный отпуск в июне с переходом на июль. Деньги за него выдали 15.06.2017. Как отобразить отпускные по 6НДФЛ?

Поскольку фактически выплата производилась июнем (15.06), то и доход у отпускника возникает в этом месяце. Это значит, что деньги нужно отобразить в разделе 2 формы за июнь (на месяц выплаты денег).

Вопрос №4. Какие последствия влечет за собой ошибочное указание меньшей суммы налога в стандарте 6-НДФЛ?

Налоговики прежде всего проверяют даты и суммы фактических налоговых перечислений. Если в графе 140 неверно проставлена сумма подоходного (меньше, чем следует) либо этот платеж просрочен, уплачен позже числа, указанного в графе 120, возникает недоимка, что, соответственно, фиксируется. Итог — штраф 20% от неуплаченной суммы.

Вопрос №5. Работник уходит в очередной отпуск августом 2017 г. Каким будет здесь расчетный период?

1. Общие положения

1.1. Все сотрудники Общества имеют право на ежегодный отпуск.

1.2. Оплачиваемые выходные предоставляются работникам с целью дать им возможность отдохнуть и заняться личными вопросами.

2. Политика в области оплаты и предоставления

ежегодных отпусков

2.1. Как только работник приступает к работе в Обществе, он начинает зарабатывать оплачиваемое время отпуска.

2.2. Работник может взять дни отпуска, проработав в Обществе более шести месяцев.

2.3. Ежегодный отпуск может быть взят сотрудником согласно графику отпусков, разработанному каждым подразделением и утвержденному руководителем Общества не позднее 14 декабря предшествующего года.

2.4. Неиспользованный (полностью или частично) отпуск за прошедший год может быть перенесен на текущий год.

2.5. Денежная компенсация за неиспользованный (полностью или частично) отпуск предоставляется только в том случае, если сотрудник подает заявление о расторжении трудовых отношений.

2.6. В период прохождения испытания оплачиваемый отпуск не предоставляется.

2.7. Сотрудник Общества не может быть отозван из отпуска, если только это не вызвано важными обстоятельствами.

2.8. В случае отзыва сотрудника из ежегодного отпуска ему возмещаются фактические расходы по проезду к месту работы и обратно, если он после отзыва будет продолжать указанный отпуск в том же месте, где он проводил его до отзыва.

3. Процедура предоставления отпуска

3.1. Предоставление отпуска сотрудникам Общества осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков.

3.2. В начале ноября-декабря текущего года в каждом подразделении должны быть составлены графики отпусков сотрудников на следующий календарный год.

3.3. График отпусков утверждается руководителем организации и согласовывается с руководителем кадровой службы.

3.4. График отпусков направляется в кадровую службу до 15 декабря текущего года.

3.5. При составлении графиков отпусков следует учитывать:

— политику в области предоставления отпусков в Обществе;

— особенности работы подразделения;

— личные пожелания сотрудников.

3.6. При необходимости переноса отпускного периода сотрудником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса и представлено в кадровую службу.

3.7. Сотрудник не позднее чем за 1 месяц до предполагаемой даты начала отпуска должен написать заявление.

3.8. Заявление передается в день его написания руководителю организации.

3.9. Подлинник заявления должен быть передан в кадровую службу в день его подписания Генеральным директором Общества.

3.10. За два дня до ухода в отпуск сотрудник сдает свой участок временно заменяющему его сотруднику.

3.11. В случае если сотрудник по каким-либо причинам не идет в отпуск, а заявление уже передано в кадровую службу, сотрудник обязан сообщить об этом в кадровую службу.

4. Особые обстоятельства, относящиеся к оплачиваемым

или неоплачиваемым отпускам

4.1. Особые обстоятельства, относящиеся к оплачиваемым и неоплачиваемым отпускам в соответствии с законом, например отпуск по беременности и родам, служба в армии, исполнение государственных или общественных обязанностей, должны быть доведены до сведения руководителя Общества и руководителя кадровой службы как можно раньше.

4.2. Подобные случаи разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

5. Политика в области выходных и праздничных дней

5.1. Выходными днями в Обществе признаны: суббота, воскресенье, официальные правительственные и национальные праздники РФ.

5.2. Перенос выходных дней производится в соответствии с постановлениями Правительства РФ.

5.3. Кадровая служба извещает в форме приказа о переносах выходных дней руководителей подразделений за две недели до переноса выходных дней.

5.4. Сотрудник имеет право на дополнительные оплачиваемые выходные в следующих случаях:

— смерть близкого члена семьи <1> — 3 дня;

— серьезное заболевание близкого члена семьи — 3 дня (необходимость ухода за больным членом семьи должна быть подтверждена справкой медицинского учреждения или официальной справкой врача);

— свадьба работника — 2 дня;

— рождение ребенка — 3 дня;

— переезд на другое место жительства — 2 дня (предоставляется, если переезд не связан с увольнением).

<1> Под близкими и членами семьи в рамках настоящего Положения признаются: супруги, состоящие в зарегистрированном браке, — муж, жена; дети, родители, родные братья/сестры.

5.5. Дополнительные выходные дни предоставляются, если случаи, перечисленные в п. 5.4, приходятся на рабочий день.

5.6. Общее количество дополнительных оплачиваемых выходных дней не должно превышать 7 (семи) дней в году.

5.7. Если эти дни не использованы, они не могут быть добавлены к ежегодному отпуску.

6. Процедуры запросов о предоставлении

дополнительных выходных дней

6.1. Просьба о предоставлении дополнительных выходных должна быть выражена в письменном заявлении на имя руководителя организации.

6.2. Заявление должно быть утверждено прямым руководителем и согласовано с кадровой службой.

7. Заключительные положения

7.1. Кадровая служба и непосредственные руководители подразделений несут ответственность за осуществление действий в соответствии с данным Положением, включая получение необходимых утверждений.

7.2. Сотрудники Общества несут дисциплинарную ответственность за несанкционированное отсутствие на рабочем месте.

предоставление дней на свадьбузаявление на отпуск свадьба

При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска

ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.

Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.

Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.

Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.

Внимание! Поскольку отдых ему уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание за неотработанный отпуск при увольнении.

Удерживать за неотработанные дни или нет

Выполнять удержание из зарплаты ранее выданных отпускных — это право, а не обязательное к выполнению действие для работодателя. При увольнении такого рода работника администрация имеет право решить не удерживать с него лишние суммы.

При этом формат данного решения не регламентирован. Можно просто сказать сотруднику, что возвращать лишние отпускные не нужно. Но поскольку в случае возникновения разногласий, устную договоренность никак нельзя будет подтвердить, лучше все же закрепить такое решение документально. Например, можно подписать двухстороннее соглашение о том, что предприятие прощает долг работника перед ним по выплаченным отпускным.

Помимо этого, в таком документе также желательно показать сумму, которая «прощается» работнику, а также число дней отпуска, за какие она начислена. В конце соглашения обязательно проставляются реквизиты каждой стороны, подписи и печати (при наличии).

Работник может принять решение по своему желанию вернуть сверх полученную им сумму. В этой ситуации бухгалтеру не придется выполнять удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении.

В каких ситуациях можно выполнять удержание за эти дни, а когда нет

В ТК закреплено право администрации компании выполнить удержание, если работник получил отпуск авансом, а затем решил увольняться. Однако есть ситуации, при которых удерживать с работника такие суммы запрещается.

К ним относятся:

  • Если на предприятии проводится процедура сокращения;
  • Если работник увольняется по причине ликвидации организации;
  • Если заключение медосмотра требует перевода сотрудника на место с более легким трудом, и производится увольнение по причине отсутствия необходимых вакансий либо отказа самого работника от перевода.
  • Происходит увольнение директора либо главного бухгалтера из-за смены собственников компании;
  • Работнику приходится увольняться в связи с призывом на армейскую службу;
  • Расторжение контракта производится по причине кончины работника;
  • Сотруднику выдано медицинское заключение о невозможности дальнейшего исполнения трудовых обязанностей;
  • Трудовое соглашение расторгается из-за форс-мажорных обстоятельств (катастроф, стихийных бедствий, эпидемии, аварии и т.д.)

Как произвести удержание отпускных за неотработанные дни

Шаг 1. Расчет суммы, которую нужно удержать с сотрудника

Когда бухгалтер производил расчет отпускной выплаты к выдаче, им использовалась информация о среднем заработке этого работника. Точно таким образом необходимо поступать и когда нужно определить сумму отпускных к возврату.

При этом производить расчет снова на день увольнения не нужно — необходимо найти в архиве бланк расчета самих отпускных, и взять этот показатель оттуда. Для указанных целей на предприятиях обычно используется записка-расчет по форме Т-60.

Также необходимо точно определить количество дней, за какие были получены лишние отпускные. Для этого можно воспользоваться калькулятором отпускных.

После этого можно приступать к расчету суммы к возврату. Чтобы это сделать, необходимо средний дневной заработок умножить на число переплаченных дней.

Внимание! В ситуации, если длительность последнего периода отдыха меньше, чем число излишне оплаченных дней, то сначала задолженность рассчитывается с использованием среднего заработка последнего периода, затем — того, какой использовался в предыдущем и т. д.

Шаг 2. Документальное оформление и удержание долга из заработка работника

Закон устанавливает, что размер долга может быть удержан только после того, как с зарплаты были сняты все предписанные законодательством налоги и сборы.

Перед тем, как удерживать сумму долга, необходимо издать соответствующее распоряжение. Для него нет строго утвержденной формы, и обычно такой документ составляется с использованием фирменного бланка. В нем нужно указать полные Ф.И.О. работника, какое число дней отпуска было предоставлено ему излишне, с каких денежных средств будет выполняться удержание, точная сумма.

С составленным бланком нужно ознакомить сотрудника под роспись. В нем также рекомендуется сделать графу, в какой работник будет не только расписываться, но и письменно выражать свое согласие на удержание.

Налоговые особенности

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.

С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.

Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником. В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе.

Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм.

Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

НДФЛ и страховые взносы

Независимо от системы налогообложения, которую применяет организация в том месяце, когда сотрудник уходит в отпуск, на всю сумму отпускных начислите:

  • взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
  • взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 1 ст. 20 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

В момент выплаты (перечисления на счет сотрудника) отпускных удержите НДФЛ (подп. 10 п. 1 ст. 208, п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: как рассчитать НДФЛ с отпускных по переходящему отпуску?

НДФЛ рассчитайте со всей суммы отпускных, уменьшив налоговую базу на положенные сотруднику вычеты.

Отпускные нужно выплатить сотруднику за три дня до его ухода в отпуск (ст. 136 ТК РФ). При переходящем отпуске возникает ситуация, когда сотруднику выплачивается доход, относящийся к будущему месяцу. Удержать НДФЛ нужно при фактической выплате отпускных (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). То есть в тот момент, когда вы выплачиваете сотруднику отпускные, нужно рассчитать НДФЛ со всей суммы отпускных. При расчете НДФЛ уменьшите налоговую базу на сумму налоговых вычетов, положенных сотруднику за тот месяц, в котором он получил отпускные. При этом положенные сотруднику вычеты нужно предоставить в общем порядке за текущий месяц (распределять их на вычеты, приходящиеся на сумму отпускных за текущий и следующий месяцы, не нужно).

Такой порядок следует из пункта 3 статьи 210, подпункта 1 пункта 1 статьи 223, пункта 1 статьи 224 и статей 218–221 Налогового кодекса РФ и разъяснен письмами Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-04-08/8-139 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 13 июня 2012 г. № ЕД-4-3/9698), от 11 мая 2012 г. № 03-04-06/8-134 и от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306. Аналогичные выводы подтверждаются арбитражной практикой (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 7 февраля 2012 г. № 11709/11, ФАС Западно-Сибирского округа от 12 сентября 2013 г. № А67-7726/2012, Московского округа от 9 февраля 2012 г. № А40-5156/11-90-21).

Пример расчета НДФЛ с отпускных сотрудника. Отпуск начинается в одном месяце и заканчивается в другом

Секретарю Е.И. Ивановой с 25 июня был предоставлен основной оплачиваемый отпуск 14 календарных дней (с 25 июня по 8 июля включительно). У Ивановой один ребенок, в связи с чем ей предоставляется стандартный вычет в размере 1400 руб. (доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб. на момент выплаты отпускных).

Бухгалтер рассчитал сумму отпускных Ивановой в размере 13 500 руб., в том числе:

  • 6500 руб. – отпускные за июнь;
  • 7000 руб. – отпускные за июль.

15 июня сотруднице был выдан аванс по зарплате за отработанное время в первой половине месяца в сумме 10 000 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

При расчете НДФЛ с отпускных был учтен причитающийся сотруднице вычет за июнь. Сумма НДФЛ составила 1573 руб. ((13 500 руб. – 1400 руб.) × 13%).

20 июня Иванова получила отпускные в сумме:

13 500 руб. – 1573 руб. = 11 927 руб.

30 июня бухгалтер начислил Ивановой зарплату за июнь в размере 22 500 руб. (с 1 по 24 июня включительно). По состоянию на эту дату доход сотрудницы, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, не превысил 350 000 руб. Поэтому право на стандартный вычет за ней сохраняется. С общей суммы зарплаты Ивановой бухгалтер удержал НДФЛ – 2925 руб. (22 500 руб. × 13%).

Зарплату за отработанное время во второй части июня Ивановой выплатили 5 июля в сумме 9575 руб. (22 500 руб. – 2925 руб. – 10 000 руб.).

Налог на прибыль

Суммы отпускных учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).

Списание расходов по переходящему отпуску и начисленных с них страховых взносов в налоговом учете зависит от метода учета доходов и расходов, который применяет организация.

При кассовом методе отпускные включите в расходы в момент фактической выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также уменьшат налоговую прибыль в момент их уплаты (подп. 3 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть отпускные, если дни отпуска приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды? Организация применяет метод начисления.

Сумму отпускных включите в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый из периодов.

Это объясняется так. Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). А такие выплаты – это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ).

Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643, от 9 января 2014 г. № 03-03-06/1/42, от 23 июля 2012 г. № 03-03-06/1/356.

Например, у организации отчетный период по налогу на прибыль – I квартал, полугодие и девять месяцев. Если отпуск приходится на сентябрь и октябрь, то отпускные нужно распределить. Сумма отпускных, относящаяся к сентябрю, включается в расходы за девять месяцев. Часть отпускных, приходящаяся на дни отпуска, выпадающие на октябрь, включается в расходы за год. Если же отпуск полностью приходится на один квартал, то необходимости в распределении отпускных нет. Исключение – организации, отчитывающиеся по налогу на прибыль ежемесячно. Они должны делить затраты по переходящему на следующий месяц отпуску в любом случае.

Совет: есть аргументы, позволяющие организациям учесть отпускные при расчете налога на прибыль единовременно в месяце начисления независимо от того, на один или несколько отчетных (налоговых) периодов приходится отпуск. Они заключаются в следующем.

Всю сумму отпускных сотруднику нужно выплатить не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). Из чего можно сделать вывод, что отпускные начисляются и выплачиваются сотруднику единовременно независимо от того, на один или несколько отчетных (налоговых) периодов приходится его отпуск. Получается, что в налоговом учете сумма отпускных должна учитываться в составе расходов в период начисления в полном объеме (п. 4 ст. 272 НК РФ). Распределять эту сумму пропорционально дням отпуска необходимости нет. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 7 ноября 2012 г. № А27-14271/2011, от 1 декабря 2008 г. № Ф04-7507/2008(16957-А46-15), от 23 января 2008 г. № Ф04-222/2008(688-А27-37), Московского округа от 24 июня 2009 г. № КА-А40/4219-09, Поволжского округа от 14 ноября 2008 г. № А55-4199/2008).

Аналогичные выводы есть в письме ФНС России от 6 марта 2015 г. № 7-3-04/614@.

Ситуация: как при расчете налога на прибыль учесть взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, начисленных по переходящему отпуску? Организация применяет метод начисления.

Начисленные на сумму отпускных взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование распределять на разные месяцы не нужно.

Их нужно начислить в том же месяце, что и отпускные (ч. 3 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), и списать на расходы на дату начисления (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643, от 13 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/255).

Порядок списания взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний имеет свои особенности.

Если отпуск является переходящим (т. е. начинается в одном месяце, а заканчивается в другом), то в бухгалтерском учете, в отличие от налогового, распределять отпускные (и начисленные на них взносы) по месяцам не нужно.

Порядок отражения в бухучете отпускных по переходящему отпуску см. Как отразить в бухучете начисление и выплату отпускных.

Пример, как учесть расходы по переходящему отпуску. Организация не является малым предприятием и применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

ООО «Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.
Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в налоговом учете не создается.

Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 3 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в период их начисления.

В июне 2016 года менеджеру А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2016 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года включительно) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 183 260 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
183 260 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 521,22 руб./дн.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
521,22 руб./дн. × 28 дн. = 14 594,16 руб.,

в том числе:

  • за июнь: 521,22 руб./дн. × 15 дн. = 7818,30 руб.;
  • за июль: 521,22 руб./дн. × 13 дн. = 6775,86 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Отпускные были выплачены сотруднику в июне.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 70
– 14 594,16 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3210,72 руб. (14 594,16 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 423,23 руб. (14 594,16 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 744,30 руб. (14 594,16 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 96 субсчет «Оценочное обязательство на оплату отпусков» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 437,82 руб. (14 594,16 руб. × 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1897 руб. (14 594,16 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
– 12 697,16 руб. (14 594,16 руб. – 1897 руб.) – перечислены отпускные на банковскую карту сотрудника.

В июне бухгалтер учел при налогообложении прибыли:

  • отпускные за июнь – 7818,30 руб.;
  • всю сумму начисленных страховых взносов – 4816,07 руб. (3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.).

Сумма отпускных за июль (6775,86 руб.) была учтена при расчете налога на прибыль в июле.

Пример, как учесть расходы по переходящему отпуску. Организация является малым предприятием и применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления

ООО «Альфа» платит налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.

Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 3 процента. В налоговом учете эти взносы бухгалтер учитывает в период их начисления.

Резерв на оплату отпусков в бухучете и при налогообложении организация не создает.

В июне 2016 года менеджеру А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2016 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2015 года по 31 мая 2016 года включительно) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 183 260 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
183 260 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 521,22 руб./дн.

Бухгалтер начислил отпускные в сумме:
521,22 руб./дн. × 28 дн. = 14 594,16 руб.,

в том числе:

  • за июнь: 521,22 руб./дн. × 15 дн. = 7818,30 руб.;
  • за июль: 521,22 руб./дн. × 13 дн. = 6775,86 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Отпускные были выплачены сотруднику в июне.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 70
– 14 594,16 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3210,72 руб. (14 594,16 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 423,23 руб. (14 594,16 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 744,30 руб. (14 594,16 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 437,82 руб. (14 594,16 руб. × 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1897 руб. (14 594,16 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
– 12 697,16 руб. (14 594,16 руб. – 1897 руб.) – перечислены отпускные на банковскую карту сотрудника.

В июне бухгалтер учел при налогообложении прибыли:

  • отпускные за июнь – 7818,30 руб.;
  • всю сумму начисленных страховых взносов – 4816,07 руб. (3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.).

Сумма отпускных за июль (6775,86 руб.) учтена при расчете налога на прибыль в июле.

ОСНО и ЕНВД

Сумму отпускных учитывайте по правилам режима налогообложения, применяющегося для деятельности, в которой занят сотрудник.

Отпускные сотрудника, который одновременно занят в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, учесть нельзя. Отпускные сотрудников, занятых только в одном виде деятельности организации, распределять не нужно.

Подробнее о том, как распределить расходы, относящиеся к обоим режимам налогообложения, см. Как учесть расходы при совмещении ОСНО с ЕНВД.

В расходы по налогу на прибыль включите лишь часть отпускных и взносов, относящихся к деятельности организации на общей системе налогообложения.

Часть взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, относящуюся к деятельности, облагаемой ЕНВД, не учитывайте при расчете налога на прибыль. Уменьшите на нее сумму ЕНВД, подлежащую перечислению в бюджет. При этом соблюдайте ограничение: общий размер вычета не должен превышать 50 процентов от суммы ЕНВД. Об этом сказано в пункте 2 статьи 346.32 Налогового кодекса РФ.

Пример распределения отпускных. Сотрудник одновременно занят в разных видах деятельности организации. Организация является малым предприятием и применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД

ООО «Производственная фирма «Мастер»» занимается производством и розничной торговлей. Производственная деятельность организации подпадает под общую систему налогообложения (метод начисления). Розничная торговля в городе, где работает «Мастер», переведена на уплату ЕНВД. Налог на прибыль организация платит ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли.

Для взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний установлен тариф 3 процента. При расчете налога на прибыль эти взносы бухгалтер учитывает в период их начисления.

В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода. Резерв на оплату отпусков организация не создает, поскольку является малым предприятием.

В июне 2016 года менеджеру А.С. Кондратьеву был предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность отпуска – 28 календарных дней – с 16 июня по 13 июля 2016 года включительно.

За расчетный период (с 1 июня 2015 года по 31 мая 2015 года включительно) Кондратьеву начислена зарплата в сумме 183 260 руб. Расчетный период отработан полностью.

Средний дневной заработок Кондратьева составил:
183 260 руб. : 12 мес. : 29,3 дн./мес. = 521,22 руб./дн.

Бухгалтер «Альфы» начислил отпускные в сумме:
521,22 руб./дн. × 28 дн. = 14 594,16 руб.,

в том числе:

  • за июнь: 521,22 руб./дн. × 15 дн. = 7818,30 руб.;
  • за июль: 521,22 руб./дн. × 13 дн. = 6775,86 руб.

Прав на вычеты по НДФЛ у Кондратьева нет. Отпускные были выплачены сотруднику в июне.

При выплате отпускных был удержан НДФЛ в сумме:
14 594,16 руб. × 13% = 1897 руб.

В июне бухгалтер «Альфы» сделал следующие проводки:

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 70
– 14 594,16 руб. – начислены отпускные сотруднику за июнь–июль;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 3210,72 руб. (14 594,16 руб. × 22%) – начислены пенсионные взносы;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 423,23 руб. (14 594,16 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 744,30 руб. (14 594,16 руб. × 5,1%) – начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС;

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению» Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 437,82 руб. (14 594,16 руб. × 3%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы отпускных;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1897 руб. (14 594,16 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

Дебет 70 Кредит 51
– 12 697,16 руб. (14 594,16 руб. – 1897 руб.) – перечислены отпускные на банковскую карту сотрудника.

Сотрудник занят в обоих видах деятельности организации. Бухгалтер распределил отпускные по видам деятельности следующим образом.

За июнь 2016 года суммарный доход организации составил 1 000 000 руб. (без НДС). Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения – 250 000 руб.

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения:
250 000 руб. : 1 000 000 руб. = 0,25.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности организации на общей системе налогообложения, составила:
14 594,16 руб. × 0,25 = 3614,79 руб.

Сумма отпускных, которая относится к деятельности, облагаемой ЕНВД, равна:
14 594,16 руб. – 3614,79 руб. = 10 979,37 руб.

Бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД» Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 10 979,37 руб. – отражены отпускные (в части, относящейся к деятельности организации на ЕНВД);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе» Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 3614,79 руб. – отражены отпускные (в части, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на ЕНВД»
Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 3612,05 руб. ((3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.) × 0,75) – отражены обязательные страховые взносы (в части, относящейся к деятельности организации на ЕНВД);

Дебет 26 субсчет «Общехозяйственные расходы по деятельности на общей системе» Кредит 26 субсчет «Общехозяйственные расходы, подлежащие распределению»
– 1204,02 руб. ((3210,72 руб. + 423,23 руб. + 744,30 руб. + 437,82 руб.) × 0,25) – отражены обязательные страховые взносы (в части, относящейся к деятельности организации на общей системе налогообложения).

В июне в состав расходов по налогу на прибыль бухгалтер включил:

  • отпускные за июнь (только в той их части, которая относится к деятельности на общей системе) в сумме 1779,58 руб. (7818,30 руб. × 0,25);
  • страховые взносы (в той их части, которая относится к деятельности на общей системе) в сумме 1204,02 руб.

В июле суммарный доход организации составил 1 000 000 руб. (без НДС). Доходы от деятельности организации на общей системе налогообложения – 300 000 руб.

Доля доходов от деятельности организации на общей системе налогообложения:
300 000 руб. : 1 000 000 руб. = 0,3.

В июле в состав расходов по налогу на прибыль бухгалтер включил июльские отпускные (только в той их части, которая относится к деятельности на общей системе) в сумме 2032,76 руб. (6775,86 руб. × 0,3).

Страховые взносы за июнь были перечислены 7 июля 2016 года. Бухгалтер уменьшил ЕНВД, рассчитанный по итогам III квартала 2016 года, на сумму обязательных страховых взносов, относящихся к деятельности организации на ЕНВД, в размере 3612,05 руб.

Переходящие отпускные в бухгалтерском и налоговом учете

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *