Передача дел главного бухгалтера при увольнении

Содержание

Что такое акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера?

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю», полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

  • номер по порядку,
  • наименование папки,
  • количество папок,
  • примечание.

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

  • учетную политику;
  • бух. отчетность;
  • налоговую отчетность;
  • фондовые отчисления;
  • акты выполненных работ и услуг;
  • акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
  • инвентаризационные описи;
  • первичные учетные бумаги;
  • договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют, с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам. Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи, составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников, с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Операции на рынке недвижимости: Сделки между близкими родственниками
Государственные услуги Росреестра в электронном виде
Договор дарения: Особенности дарения жилых помещений
Росреестр: Как защитить себя при покупке недвижимости
Памятка для граждан: собственнику недвижимости
Бесценные метры: какой налог придется платить за наши квартиры и дома?
Недвижимость и сделки с ним: Росреестр раскроет данные о сделках с недвижимостью
Оформление Недвижимости: Договор пожизненного содержания с иждивением
Мансарда (Чердачное помещение): как узаконить и зарегистрировать?
Самовольная постройка: снести нельзя зарегистрировать
Узаконение и Регистрация: Самовольная постройка
Судебная практика:Высший арбитражный суд пояснил, как узаконить самовольные постройки
Перевод в нежилой фонд: Из жилого – в нежилое основные вопросы
2012 год: Росреестр до конца года перейдет на электронную регистрацию прав на недвижимость
Раздел общего имущества и выдел доли. Образец СОГЛАШЕНИЯ ОБ ОПРЕДЕЛЕНИИ ДОЛЕЙ
РЕНТА: Правовая природа договора ренты
Общая совместная совственность: Регистрация прав при разделе имущества супругов
Юридические тонкости: сделок купли-продажи земельного участка
Плюсы и Минусы квартиры: Почему Последний этаж — предлагать?
Акт приема передачи: Сдал – принял – расписался
Росреестр:Информационная система предварительной подготовки данных для регистрации прав на недвижимое имущество (ИС ППД)
Регистрация прав на недвижимость: Куплю-продажу жилья хотят сделать прозрачнее
Самый инновационный материал для потребителей риэлторских услуг — Продаем квартиру технологично
Рынок недвижимости:Вопросы от журнала «Про недвижимость35» г. Череповец
Органы Опеки и Попечительства: Недвижимость и дети
Перепланировка и Переустройство квартир по-московски: разрешили сносить перегородки в квартирах без согласования
Ярославль: Росреестр приступает к осуществлению межведомственного взаимодействия
Покупка квартиры — полезная информация
Сделки между супругами: Моё, твоё, наше
Продажа недвижимости несовершеннолетнего: Тонкости продажи квартиры, в которой живет ребенок
Недвижимость в Ярославле: агентство недвижимости для продажи / покупки квартиры (ярославль)
Регистрация прав: Советы тем, кто продает и покупает недвижимость.Это нужно знать обязательно.
Вопросы по Недвижимости: Нужно ли обращаться в агентство недвижимости?
Топ-5 самых опасных сделок с недвижимостью
Чем договор ренты лучше договора пожизненного содержания с иждивением?
Юридическая чистота: Ипотечные парадоксы
Страхование недвижимости: Лишение титула
Продажа квартиры ипотечнику: все плюсы и минусы
Проверка квартиры: Никакая юридическая проверка 100-процентной гарантии не дает
Скупой платит дважды. Юридическое сопровождение сделки: зачем оно необходимо
Вся правда о риелторах: доверенности и непроверенности
Проверка юридической чистоты: Стоит ли изучать историю покупаемой квартиры?
Вторичка и новостройка: нюансы проверки квартиры на чистоту
На сделку – с чистой совестью: 5 шагов для идеальной проверки квартиры
Споры по договорам:Незаключенная сделка и ее последствия
Существенные условия договора аренды нежилого помещения
Оформлять сделки с недвижимостью нужно только по их рыночной стоимости
Недвижимость. Сделки до миллиона: себе дороже!
Продажа квартир: ФНС взялась за продавцов квартир, не заплативших налоги
Налоги с продажи квартиры: опасные игры на понижение
Продажа квартиры по заниженной стоимости: Чем грозит миллион в договоре?
Что читают в Ярославле. Объявления о недвижимости
Каким СМИ доверяют в Ярославле. Газета бесплатных объявлений.
Газета Все для Вас — На печатном рынке г.Ярослвля ожидаются перемены
Как подобрать управляющую компанию?
Как ввести в эксплуатацию индивидуальный жилой дом?
Справка ЕГРП расскажет о составе собственников квартиры и обременениях при покупке квартиры или другого объекта недвижимости
Недвижимость в России: Обладателей земельных участков, не оформленных в собственность, будут штрафовать
Оформление земли в собственность в Ярославле
Покупка долей в квартире: нюансы и рекомендации
Покупка доли – экстремальный спорт
Агентства Недвижимости в Ярославле. Антикоррупция
Информация Аналитического центра ЯРГПР: Цены предложений на жилую недвижимость г. Ярославля
Права несовершеннолетних: Защита прав несовершеннолетних при свершении сделок с недвижимостью. Органы Опека и Попечительства
Аренда квартир: Как не стать жертвой непрофессионалов или мошенников
Дверительное управление: Управляем недвижимостью
Аренда нежилого помещения:Что должны знать арендатор и арендодатель
Новостройки: Правила приемки квартиры
Недвижимость в Ярославле. Новостройки: подскажите, пожалуйста, схему покупки квартиры в ипотеку с продажей доли несовершеннолетнего?
Недвижимость в Ярославле. Новостройки от застройщика: посоветуйте как купить квартиру в Ярославле от застройщика по надежнее?
Недвижимость.Дарение:где оформляют дарственную и стоимость оформления дарения в Ярославле?
Недвижимость.Дарение:Подскажите будет ли облагаться налогом дарение квартиры от тёти племянику?
Органы Опеки и попечительства. Сделки по покупке/продаже недвижимости с несовершеннолетним собственником в Ярославле
Недвижимость и Цены. Межрегиональный обмен Ярославль-Москва и Москва-Ярославль.=Аналитика состояния рынка московского жилья=
Журнал в Ярославле =Russian Property News= и =Russian Property Guide= (Новости русской собственности)
Сбербанк России. Акция стимулирования продаж недвижимости на рынке первичного жилья. Акция =888= с 08.03.2011
Покупка квартиры: 11 рисков, которых должен избежать покупатель квартиры
Застройщики. 8 способов обмана покупателей квартир в новостройках
11 полезных советов при покупке квартиры от застройщика
Объявления. Бесплатная реклама недвижимости — короткий путь к результату
В чем суть профессии риэлтор: новые возможности от А до Я
Поиск и продажа недвижимости. Зачем конкретно нужен риэлтор?
Риэлторские технологии: Наружная реклама на рынке недвижимости
Какой процент от прибыли идет на рекламное продвижение объектов недвижимости?
Продам квартиру. Реклама квартиры: выставляем «товар» в выгодном свете
Торговый центр. Аренда площадей. Залог движения — продвижение.
Как оценить эффективность рекламы в СМИ?
Риэлторские технологии: Реклама на радио и ТВ
Продажа недвижимости. Как рекламировать свою квартиру?
Ипотека. Кому в Ярославле кредита не выдадут. Топ-десятка «незаёмных».
Нужен ли передаточный акт при дарении?
Анализ рынка Недвижимости.Теория коромысла на практике недвижимости.
Сделки с недвижимостью и их регистрация. право собственности, другие вещные права на недвижимость, их ограничения, возникновение, переход и прекращение подлежат в обязательном порядке государственной регистрации в Едином государственном реестре.
Недвижимость. Регистрация недвижимости. Возникновение права на недвижимость
Правовые особенности удостоверения согласия супруга при совершении сделок
Кадастровый паспорт, Технический паспорт: для чего используется и какой срок его действия?
Новые санитарные правила для наших квартир
Санитарно-эпидемиологические требования к условиям проживания в жилых зданиях и помещениях
Северный банк Сбербанка России сообщает об изменениях в программе жилищного кредитования Сбербанка России
объясните, пжлта, в чем разница действий при продаже 1-комнатной и 3-комнатной квартиры
Объвления. Газета Из рук в руки
Договор Ренты.Квартира с отcрочкой заселения
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О риэлтерской деятельности
Закон О риэлтерской деятельности в Республике Беларусь
Как избежать разрыва сделки? Сложности покупки и продажи недвижимости
Сдача в аренду: чем грозит уклонение от налогов. Договор безвозмездного пользования
Строительство. Ремонтируем пол ниже плинтуса
Самострой. Как стать его собственником?
Товарищества собственников жилья. Ярославль Список ТСЖ 401 ЖСК 108.
Как выкупить земельный участок у государства? Практика Ярославля
Проверяем перед тем, как вкладывать деньги в долевое строительство
Дачная амнистия: Оформляем землю и домик
Расходы при аренде жилья: сколько и за что? Снять квартиру в Ярославле наши традиции
Сдаем квартиру: шаг третий — ищем арендаторов
Москвичи тратят последние деньги на покупку огромных квартир. Актуально ли для Недвижимости Ярославля?
Квартирные аукционы: Применим новшество на недвижимость Ярославля?
Квартиры от подрядчиков: возможны ли проблемы? Тенденции рынка Недвижимости Ярославля.
Сделка с Недвижимостью. Взаиморасчеты:Утром деньги — вечером квартира
Недвижимость: когда нам ждать очередного кризиса? Общеросийские тенденции рынка недвижимости: недвижимость Ярославля
Опасности » дешевых квартир». Есть такие квартиры в Ярославле?
Поднять неподъемную ипотеку.
Юридическая консультация по завещанию и дарению
Антикризисные новостройки: быстро возводим, дешево продаем.В Ярославле.
«Титулованные»квартиры: под знаком безопасности
Земля коммерческая: справедливая цена
Сдаем квартиру: шаг первый — подготовка
Сдаем квартиру: шаг второй — приценяемся
Кто может получить землю бесплатно
Операции с Недвижимостью: Самостоятельно или зачем обращаться в Агентство Недвижимости?
Рента. Договор ренты. Договор пожизненного содержания с иждивением
Покупка квартиры: безопасность сделки купли-продажи
Ипотека стала доступнее снизилась, ставка ипотечного кредита, кредит на недвижимость
Кредитная эпопея: Бизнес-Ипотека, Лизинг Недвижимости
Строительные истории: Покупка Новостройки
Договор долевого участия, Договор переуступки прав требования, Договор соинвестирования, Договор предварительной купли-продажи, Вексельная схема
Приватизация: аргументы «за» и «против»
Альтернативные риэлторские агентства
Не слукавишь — не продашь, или Как реализуют «неликвид»
Кто такие риэлторы и откуда они взялись?
Анализ – всему голова
Как риэлтерские агентства теряют деньги
Связь количества и качества: за что платить риэлторам?
Марафон без препятствий для «скованных одной цепью»
«Самоорганизация» профессионалов: стандарты бизнеса
В чем заключается работа риэлтора?
Риэлтор: Без права на ошибку
Аренда: какую услугу можно считать полноценной?
Недвижимость. Менять или не менять? Сегодня не вопрос!
Риэлтор.На пути к профессионализму
Сделка с недвижимостью – этапы большого пути
Как составить договор аренды (найма)?
Риэлторы против объединения баз данных
Вредные советы от риэлтора
Этикет телефонного взаимодействия клиент — риэлтор
Посредник.Панацею опять нашли
ЧЕГО БОИТСЯ покупатель недвижимости
Договор мены: сделай сам
Взаимность с риэлтором — без предубеждений
Как оценить свою квартиру — краткое руководство
Аренда коммерческой недвижимости
Единый мультилистинг как инструмент прогресса
Мнение риэлтора по федеральному Закону №214
Покупка комнаты — коммунальная специфика
Услуги на рынке недвижимости изменяются вместе с ценой на жилье
Советы нанимателям
Аванс и задаток, в чем разница?
Расселение квартиры по правилам: как это делается?
Недвижимость: Старое в счет нового
Взаимоотношения риэлторов и их клиентов
2006 год не обещает легкой жизни ни риэлторам, ни покупателям
Сдаём комнату в коммуналке: кого поселить и как?
Профессиональные стандарты: обслуживание по правилам
Титул и РАСТОРЖЕНИЕ СДЕЛОК — что выбрать?
Риэлторские уловки и лукавства уходят в прошлое
Процесс покупки квартиры В ДЕТАЛЯХ
Дома из доменов: как найти квартиру через интернет
Мифы и легенды о риэлторском бизнесе
Юридический ликбез: особенности сопровождения сделок купли-продажи нежилых зданий (помещений)
Секреты предпродажной подготовки
Пять советов по арнде (найму)
Технология выдачи информации о зарегистрированных правах
Риэлторские технологии: Эксклюзивный договор
Юридическая консультация: Срок действия договора найма жилья
Что такое
Продажа квартиры: мифы и реальность
Выбор риэлтора: рекомендации покупателю
Кризис доверия: недвижимость пошатнулась
Выгодно ли приватизировать квартиру?
Плюсы и минусы ипотечного валютного кредита
Агентств недвижимости становится все меньше?
Оценка недвижимости самостоятельно
Недвижимость. Тараканьи бега по наклонной плоскости
Таунхаусы плюсы, минусы и перспектива. Спрос на загородное жилье
Скидки на недвижимость — выгода или очередная уловка риэлтеров?
Прогноз рынка недвижимости в условиях кризиса
Сдать квартиру и не платить налоги?
лучшие Статьи о Недвижимости России, Недвижимости Ярославля. Практика купли-продажи, мены, дарения квартир, домов, коттеджей и земельных участков. Ипотека.

Пример акта приема-передачи бухгалтерских документов

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов

Скачать образец акта приема передачи бухгалтерских документов в формате doc

Акт приема-передачи бухгалтерских документов при смене директора или в других случаях — это документ, содержащий информацию о состоянии бухгалтерской отчетности в период передачи дел новому главному бухгалтеру. В дальнейшем акт приема-передачи документов может использоваться при составлении отчетности, а также снять ответственность с бухгалтера за неправильное ведение бухучета за период, предшествующий смене должностного лица. Содержание акта урегулировано нормативными документами (шаблон заполнения ниже), но может дополняться или сокращаться в зависимости от специфики деятельности предприятия.

Акт приемки обязательно дополняется документами о состоянии предприятия и служебными записками членов специальной комиссии, которая формируется для документальной проверки и приема-передачи дел при смене бухгалтера предприятия.

Составляется образец и акт приема-передачи бухгалтерских документов в трех экземплярах (руководителю, передающему и принимающему дела бухгалтеру). Четвертый экземпляр оформляется при передаче дел в представительстве или филиале и передается в головной офис. Дополнительно может быть составлен акт приема-передачи печати.

Как оформлять

По понятиям о делопроизводстве, акт приёма передачи документов бухгалтерии регламентирован формой — стандарт, заполнить которую не составит труда.

Ниже рассмотрим пример приёма документации одним предприятием от другого с указанием обязательных реквизитов:

  1. для начала, следует указать название документа с кратким уточнением сути;
  2. следующей строкой детализируем место работы организации (город)- составителя акта и дата документа;
  3. далее следует информация об организации, передающей документацию, а именно: фиксируют её наименование, форму управления (ООО, ИП, ОАО и другие), должность, занимаемую лицом ответственным за передачу (руководитель либо другое уполномоченное в подписании данного рода документов лицо) с полным уточнением имён, фамилий и отчества;
  4. затем специфицируются такие же данные о стороне – получателе документации;
  5. следует перечисление документов, передающихся лицами.

Целесообразно составлять акт приема-передачи дел а в случае предоставления крайне ценных документов либо, когда их список внушителен, оформив его в виде таблицы.

Данные таблицы подлежат написанию в следующем порядке:

  1. первый столбец – номер по порядку документа, который следует передать;
  2. второй столбец – полное наименование;
  3. третий столбец – дата составления документа;
  4. четвертый столбец – номер, присвоенный документу во внутреннем документообороте предприятия;
  5. пятый столбец – следует информация, о том передаётся ли оригинал документа или заверенная копия;
  6. шестой столбец – итоговое число листов, составляющих акт.

При желании, можно внести дополнительную информацию. Ниже таблицы следует указать количество составленных экземпляров акта и число переданных на руки каждой заинтересованной стороне, подписи директоров предприятий, либо ответственных лиц, также оттиски печатей предприятий. При передаче документов от физического лица юридическому лицу, требуются подписи ответственных с каждой стороны и печать предприятия, участвующего в передаче документации.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

  • Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
  • В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
  • Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Может ли главный бухгалтер не передавать документы при увольнении?

Цитата:»Предприятия общественного питания: бухгалтерский учет и налогообложение», 2013, N 4
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА
ПРЕДПРИЯТИЯ ОБЩЕСТВЕННОГО ПИТАНИЯ
Никто не будет спорить с тем, что работа у главного бухгалтера настолько ответственная, что в некоторых случаях ему могут грозить и штрафы, и лишение свободы. Впрочем, существуют нюансы, благодаря которым этих санкций можно избежать или хотя бы минимизировать неблагоприятные последствия. Об этом — в настоящей статье.
Закон новый, ответственность старая
Действующий с 01.01.2013 Закон о бухгалтерском учете <1>, в отличие от своего предшественника, не содержит никаких оговорок относительно ответственности главного бухгалтера. Напомним, что в п. 2 ст. 7 старого Закона о бухгалтерском учете <2> прямо говорилось о том, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. В ст. 18 того же документа уточнялось, что не только руководители организаций, но и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета, искажения бухгалтерской отчетности и несоблюдения сроков ее представления и публикации привлекаются к административной или уголовной ответственности в соответствии с законодательством РФ.
<1> Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
<2> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В новом Законе о бухгалтерском учете ничего подобного нет. Более того, даже подписывать бухгалтерскую (финансовую) отчетность главбух теперь не должен — это делает только руководитель экономического субъекта (ч. 8 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете). О главном бухгалтере говорится в ст. 7 Закона о бухгалтерском учете, посвященной вопросам организации ведения бухгалтерского учета, но и в этой норме речь идет только о требованиях к главным бухгалтерам (да и то лишь для определенного круга экономических субъектов) и о порядке действий бухгалтера в случае возникновения разногласий с руководителем организации. При этом вопросы ответственности главного бухгалтера даже не поднимаются.
Однако сам по себе тот факт, что непосредственно в законодательстве о бухгалтерском учете ответственность главбуха не установлена, не означает, что теперь он абсолютно свободен от любых претензий и не может быть привлечен к ответственности, поскольку никто не отменял трудового, административного, уголовного и других норм законодательства. Соответственно, главный бухгалтер может нести различные виды ответственности в силу специфики своей деятельности и тех функций, которые он выполняет.
Кроме того, о том, что главный бухгалтер (лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) несет ответственность, косвенно свидетельствует и ч. 8 ст. 7 нового Закона о бухгалтерском учете. В нем идет речь о разногласиях между ним и руководителем, и о том, что, если руководитель издаст письменное распоряжение, например, принять тот или иной первичный документ, именно он единолично будет нести ответственность за созданную в результате этого информацию. Соответственно, при отсутствии такого письменного распоряжения отвечать будут оба. Подробнее об этом поговорим позже.
Дисциплинарная ответственность
Поскольку главный бухгалтер — такой же наемный работник, как и другие сотрудники предприятия общественного питания, с ним заключается трудовой договор и на него распространяются все требования трудового законодательства, к нему могут применяться обычные меры дисциплинарной ответственности.
В соответствии с нормами ст. ст. 22, 192 ТК РФ за дисциплинарные проступки, которые выражаются в неисполнении или ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей (при наличии вины самого работника), работодатель вправе применять такие дисциплинарные взыскания, как замечание, выговор и даже увольнение по соответствующим основаниям.
Так, напомним, что одним из оснований расторжения трудового договора с главным бухгалтером является принятие им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Отметим при этом, что согласно правовой позиции, изложенной в Постановлении Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2, увольнение по данному основанию суд признает правомерным только при наличии причинной связи между принятым указанными работниками необоснованным решением и наступившими неблагоприятными последствиями.
Материальная ответственность
Поскольку главный бухгалтер является обычным работником, к нему могут быть применены и меры материальной ответственности. Более того, в отношении него может быть установлена и полная материальная ответственность. Это предусмотрено ч. 2 ст. 243 ТК РФ. Правда, для этого необходимо, чтобы условие о материальной ответственности в полном размере причиненного работодателю ущерба было установлено непосредственно в трудовом договоре с главным бухгалтером. На это обращалось внимание, в частности, в п. 10 Постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 N 52. Если же в трудовом договоре (или в дополнительном соглашении к нему) с главбухом подобной оговорки нет, взыскать ущерб с него можно только в общем порядке — в пределах среднемесячного заработка.
А вот заключать отдельный договор о полной материальной ответственности нельзя. Дело в том, что в ст. 244 ТК РФ есть оговорка, что такие договоры могут заключаться только с работниками, занимающими должности или выполняющими работы, которые прямо поименованы в специальных перечнях. А в Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества <3> должность главного бухгалтера не упоминается. Как подчеркивается в Письме Роструда от 19.10.2006 N 1746-6-1, этот Перечень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит.
<3> Утвержден Постановлением Правительства РФ от 31.12.2002 N 85.
Аналогичные выводы были озвучены в Кассационном определении Волгоградского областного суда от 23.06.2011 N 33-8444/2011 в отношении заместителя главного бухгалтера.
Важно иметь в виду: взыскать ущерб с работника можно только при условии, что он стал результатом виновных противоправных действий либо бездействия работника (ст. 233 ТК РФ). То есть нужно еще доказать наличие причинно-следственной связи между действиями или бездействием главного бухгалтера и причиненным организации ущербом. Если ущерб возник вследствие нормального хозяйственного риска, привлекать работника к ответственности нельзя (ст. 239 ТК РФ).
Административная и налоговая ответственность
В соответствии со ст. 2.4 КоАП РФ должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. В контексте этой статьи главный бухгалтер считается должностным лицом, в отношении которого могут быть применены меры административной ответственности, поскольку к таковым относятся не только руководители организаций, но и другие работники, выполняющие организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции, а также не наделенные этими функциями (п. 14 Постановление Пленума ВС РФ от 24.10.2006 N 18).
На практике главбух может попасть под действие ряда статей гл. 15 КоАП РФ, посвященной правонарушениям в области финансов, налогов и сборов, страхования и рынка ценных бумаг. Например, по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ этот работник может быть оштрафован на сумму от 4000 до 5000 руб. за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а на основании ст. 15.11 КоАП РФ — на сумму от 2000 до 3000 руб. за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности или порядка и сроков хранения учетных документов. За нарушение сроков представления налоговой декларации должностному лицу в силу ст. 15.5 КоАП РФ грозит предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб.
Справедливости ради отметим, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности и, в частности, главного бухгалтера, судьи руководствовались п. 1 ст. 6 <4>, п. 2 ст. 7 старого Закона о бухгалтерском учете (см., например, п. 24 Постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 N 18). В Постановлении Московского городского суда от 29.11.2012 N 4а-2685/12 они также указывали: анализ этих норм позволяет сделать вывод, что при наличии в штате организации должности главного бухгалтера именно он несет административную ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. В Определении Санкт-Петербургского городского суда от 27.11.2012 N 33-16346/2012 суд отметил, что вина генерального директора общества в несвоевременной уплате страховых взносов может быть установлена только при наличии надлежащих доказательств того, что он создает препятствия главному бухгалтеру общества в согласовании и своевременном перечислении взносов в страховые фонды.
<4> Напомним: из п. 1 ст. 6 следовало, что руководитель несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета. Похожее положение есть и в новом Законе о бухгалтерском учете: ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (п. 1 ст. 7).
Хотя, например, в Постановлении Санкт-Петербургского городского суда от 18.06.2012 N 4а-779/12 суд без учета названных норм старого бухгалтерского Закона и лишь на основании должностной инструкции главного бухгалтера пришел к выводу, что отвечать за несвоевременное представление сведений по НДФЛ (по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ) должен не руководитель, а главный бухгалтер. В новом Законе прямого указания на ответственность главного бухгалтера нет, и предсказать, каковы будут выводу арбитров сейчас, сложно.
Также главный бухгалтер может попасть под действие НК РФ в части ответственности за налоговые правонарушения. Например, налоговые органы могут вызвать его в качестве свидетеля по делу о налоговом правонарушении. А если главбух не явится без уважительных причин, его могут оштрафовать по ст. 128 НК РФ на 1000 руб. Если же он откажется давать показания (в отсутствие оснований, предусмотренных законодательством, например, допустимо отказаться от дачи показаний против самого себя или своих близких родственников) или даст заведомо ложные показания, штраф составит уже 3000 руб.
Уголовная ответственность
Главный бухгалтер может быть привлечен и к уголовной ответственности, прежде всего по ст. ст. 199 и 199.1 УК РФ за уклонение от уплаты налогов и (или) сборов с организации или неисполнение обязанностей налогового агента. Некоторые нюансы данного вопроса поясняются в Постановлении Пленума ВС РФ от 28.12.2006 N 64.
Такие преступления выражаются:
— в непредставлении налоговых деклараций или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах является обязательным;
— во включении в налоговую декларацию или иные документы заведомо ложных сведений (умышленном неотражении данных о доходах из определенных источников, объектов налогообложения, уменьшении действительного размера дохода, искажении размеров произведенных расходов, несоответствии времени или периода осуществления расходов или получения доходов, искажении в расчетах физических показателей и т.д.).
Субъектами данных преступлений признаются не только руководители организаций-налогоплательщиков, но и главные бухгалтеры (или просто бухгалтеры при отсутствии в штате должности главного бухгалтера), в обязанности которых входят:
— подписание отчетной документации, представляемой в налоговые органы;
— обеспечение полной и своевременной уплаты налогов и сборов;
— исчисление, удержание или перечисление налогов в случаях, когда организация выступает в качестве налогового агента.
Заметим, что для привлечения главного бухгалтера к уголовной ответственности должен быть доказан его прямой умысел на полную или частичную неуплату налогов и сборов. Кроме того, сумма неуплаченных налогов и сборов должна быть не меньше 2 млн руб. (в пределах трех финансовых лет подряд), да и то при условии, что доля неуплаченных налогов и сборов превышает 10% подлежащих уплате сумм налогов.
В зависимости от конкретных обстоятельств главный бухгалтер может быть признан организатором, подстрекателем либо пособником (ст. 33 УК РФ). То есть для привлечения к уголовной ответственности достаточно лишь содействовать совершению преступления советами или указаниями.
Также главбуха могут привлечь к ответственности наряду с руководителем за соучастие по ст. 199.2 УК РФ за сокрытие денежных средств либо имущества организации, за счет которых должно производиться взыскание налогов и сборов. Чтобы избежать этого, нужно заручаться письменным распоряжением руководителя на совершение операций, которые могут быть истолкованы таким образом.
Опасность грозит главному бухгалтеру и в случае, если организация несостоятельна и ей угрожает или в ее отношении проводятся процедуры банкротства — он может быть привлечен к ответственности на основании ст. ст. 195 и 196 УК РФ, посвященных неправомерным действиям при банкротстве и преднамеренному банкротству.
Заметим, что примеры, когда главный бухгалтер вместе с руководителем привлекался к уголовной ответственности, имеются. Так, например, в Определение ВАС РФ от 28.12.2011 N ВАС-16234/11 по делу N А50П-844/2010 они были осуждены по ч. 2 ст. 199 УК РФ за выявленную в ходе выездной налоговой проверки незаконную схему уклонения от уплаты налогов.
Как обезопасить себя от незаконных действий руководителя
Как мы уже сказали, порядок действий главного бухгалтера в случае, если у него возникают разногласия с руководителем организации в отношении ведения бухгалтерского учета, прописан в ч. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете. Суть этих указаний состоит в том, чтобы получить от руководителя письменное распоряжение о:
— принятии либо непринятии к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета данных, содержащихся в первичном учетном документе;
— отражении либо неотражении объекта бухгалтерского учета в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
При наличии такого распоряжения именно руководитель, а не главный бухгалтер будет единолично нести всю ответственность за:
— созданную в результате таких действий информацию;
— достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.
Если распоряжение руководитель дает устно, избежать проблем не получится, поскольку, если бухгалтер последует устному указанию и совершит действия, за которые может наступать предусмотренная законодательством ответственность, впоследствии доказать факт наличия устного распоряжения будет невозможно, да и бессмысленно, так как в рассматриваемой норме речь идет только о письменных распоряжениях.
Обычно такое распоряжение оформляется в виде резолюции на документе типа «Главному бухгалтеру. Принять к исполнению». Оно будет приниматься во внимание при квалификации действий главного бухгалтера в случае, если возникнет вопрос о привлечении его к административной ответственности. Это подчеркивалось и в Постановлении Пленума ВС РФ N 18. Хотя рассмотренные разъяснения были даны применительно к нормам старого Закона о бухгалтерском учете, в новом Законе содержатся аналогичные нормы, которые должны применяться так же. И вся ответственность за последствия действий бухгалтера, совершенных по письменному распоряжению руководителя, по-прежнему полностью лежит именно на руководителе.
Если руководитель не хочет давать прямых письменных распоряжений, можно попробовать другой подход — составить докладную записку на имя руководителя, в которой:
— подробнее изложить суть проблемы, возникающие налоговые и иные риски, а также указать те виды ответственности, которые могут возникнуть в результате принятия (непринятия) первичного документа или отражения (неотражения) объекта учета (или в результате исполнения устного распоряжения руководителя, если таковое уже было дано);
— указать о своем несогласии с тем вариантом действий, который предлагает или требует руководитель;
— поставить свою подпись;
— предусмотреть ниже место для подписи руководителя, подтверждающей, что он ознакомился с данной докладной запиской.
Наличие такого документа, подписанного руководителем, позволит главному бухгалтеру как минимум рассчитывать на мягкие последствия, поскольку он может быть расценен как смягчающее ответственность главбуха обстоятельство и, возможно, вообще избежать ответственности.
Имейте в виду, что увольнение главного бухгалтера само по себе не решает возникших к этому моменту проблем. Даже если ошибки, относящиеся к периоду его работы, будут выявлены уже после его увольнения (например, в ходе проведения налоговой проверки), он все равно может быть привлечен к ответственности, в том числе административной и материальной, если он причинил организации ущерб (ст. 232 ТК РФ).
* * *
Изменения законодательства в области бухгалтерского учета не привели к отмене ответственности главного бухгалтера, которая может наступать на основании требований трудового, административного, уголовного и налогового законодательства. Но, следуя некоторым рекомендациям, приведенным в данной статье, можно свести к минимуму негативные последствия или даже полностью избежать ответственности.
Н.Н.Шишкоедова
Эксперт журнала
«Предприятия общественного питания:
бухгалтерский учет и налогообложение»
Подписано в печать
09.04.2013

Шаг 7. Составление и подписание акта приема-передачи дел

Передача дел оформляется актом приема-передачи дел, в котором должны быть указаны все основные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи и включено как можно больше информации, собранной и обработанной в ходе передачи дел.

Акт приема-передачи дел может быть составлен организацией в произвольной форме, поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется.

В акте приема-передачи дел следует отразить:

  • Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;
  • дату передачи дел;
  • период, за который осуществлена передача дел;
  • дату и номер приказа, на основании которого проведен прием-передача дел;
  • наименование и количество число переданных документов (дел, папок, подшивок);
  • серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;
  • список документов, которые отсутствуют (утеряны) на момент передачи дел;
  • все ошибки, нарушения, недочеты, недостатки, которые были обнаружены в процессе передачи дел, в оформлении первичных документов,
  • число переданных печатей, штампов и тому подобное.
  • последнее аудиторское заключения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности;
  • характеристику бухгалтерского и налогового учета.

Характеристика бухгалтерского и налогового учета может включать следующие разделы:

1) организация бухгалтерского учета.

В этом разделе проводится анализ Учетной политики.

Здесь может быть указана организационная структура бухгалтерской службы, укомплектованность бухгалтерии кадрами, распределение служебных обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, квалификация учетных работников.

Кроме того, в этом разделе отмечается уровень автоматизации бухгалтерского и налогового учета, использование программного обеспечения и справочно-правовых систем.

2) учет денежных средств.

В этом разделе указывается наличие кассира и договора о полной индивидуальной материальной ответственности, наличие ККТ и документов на нее и ее обслуживание, наличие контрольных лент и журнала кассира — операциониста, результаты инвентаризации наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и чековых книжек, соблюдение условий хранения и учета наличных денежных средств и денежных документов.

Раздел также должен содержать перечень всех расчетных и других счетов, открытых в отделениях банков, суммы остатков по ним, сверенные с данными текущего учета и последними банковскими выписками;

3) учет основных средств и нематериальных активов.

В этом разделе отмечаются результаты проверки системы учета этих активов, состояние документирования операций их постановки на учет и выбытия, начисления по ним амортизации и другие моменты;

4) учет материально-производственных запасов (товаров, готовой продукции и материалов).

В этом разделе отмечаются результаты проверки учета материально-производственных запасов и соответствие данных учета фактическому наличию ценностей.

Для этого указываются результаты инвентаризации и дальнейшие действия по устранению выявленных расхождений (недостач или излишков).

Также отмечается также наличие договоров о полной материальной ответственности складских работников;

6) состояние учета на других участках.

В этом разделе описывается порядок учета финансовых вложений, доходных вложений в материальные ценности, займов и кредитов, расчетов по дивидендам, резервного капитала, добавочного капитала и др. и отмечается соответствие или не соответствие порядка учета законодательству;

7) состояние учета расчетов с контрагентами, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами, работниками организации.

В этом разделе указываются сведения, характеризующие проверенные данные о суммах кредиторской и дебиторской задолженностей (в том числе, наличие просроченной и безнадежной задолженности, остатков подотчетных сумм, наличие актов сверок взаимных расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты инвентаризации, наличие актов сверки с налоговыми органами)

Также в этом разделе оценивается качество претензионной работы, состояние расчетов с налоговыми органами и государственными внебюджетными фондами.

По расчетам с работниками организации указываются сведения о наличии трудовых договоров, анализируются состояние персонифицированного учета и задолженность по оплате труда.

8) бухгалтерская (финансовая) отчетность;

В этом разделе указываются расхождения между данными бухгалтерской и налоговой отчетности с данными бухгалтерского и налогового учета и письменные объяснения прежнего главного бухгалтера о причинах расхождений;

9) хранение документов.

В этом разделе должен быть описан порядок оформления описей дел и сдачи дел в архив, соблюдения организацией правил сохранности дел, их хранения и уничтожения;

10) перечень первичных учетных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, переданных по описи.

В этом разделе также указываются остатки по счетам на основании подписанной увольняющимся главным бухгалтером и руководителем оборотно-сальдовой ведомости.

Оборотно-сальдовая ведомость, подписанная прежним главным бухгалтером и руководителем, подтверждает входящие остатки на дату приема дел.

Акт приема-передачи дел составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (то есть новым главным бухгалтером, принимающего дела, прежним главным бухгалтером, передающего дела, а также членами и председателем комиссии), и утверждается руководителем организации.

Предварительные мероприятия: отмена доверенностей
Банк-клиент
Инвентаризация
Проверка состояния учета и отчетности
Составление приказа
Акт приема-передачи дел
Как принимать дела у главного бухгалтера
Как быть, если главный бухгалтер не передал дела?

Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел.

> Предварительные мероприятия

При увольнении главбуха мы рекомендуем до передачи дел провести предварительную работу.

Шаг 6. Акт приема-передачи дел

Из-за пробелов законодательства по такому важному вопросу, как увольнение главбуха, допустимо под заголовком «Акт приема-передачи» и списка участвующих в подписании лиц привести в свободной форме перечень документов и ценностей, за хранение которых отвечает непосредственно главбух. Например, список документов может быть таким:

  • все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
  • локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
  • ключи от сейфов;
  • е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
  • бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).

Если взаимодействие с налоговой происходит по ТКС, передача дел будет значительно упрощена, распечатывать из системы ничего не нужно, все и так в ней зафиксировано.

Количество передаваемых документов и периоды, за которые они составлены, можно указать:

  • непосредственно в самом акте;
  • в приложениях к акту, а в самом акте отразить группировку передаваемых документов.

Например, текст в акте, имеющем приложения может выглядеть так:

«Акты сверки с поставщиками по состоянию на 31.12.2018 г. (Приложение 10 к настоящему акту)».

В самом приложении (в данном случае № 10) будет представлен перечень контрагентов компании. Также в качестве приложения к акту нередко используют оборотно-сальдовую ведомость, сформированную на момент передачи дел.

Как принимать дела у главного бухгалтера

Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:

  • халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
  • допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
  • утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
  • несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.

Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.

Подробнее о видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной, читайте

Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.

Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.

Когда новый клиент приходит на бухгалтерское обслуживание в 1С-WiseAdvice, всегда стандартно считается, что первые 3 месяца он находится на адаптации. И нам так же, как и главным бухгалтерам, требуются пояснения процессов в компании и введения в курс дела. Подобный адаптивный период позволяет вовремя выявить «тонкие» места в учете и в последующем избежать серьезных проблем в процессе обслуживания.

Далее, в процессе обслуживания каждый наш сотрудник занимается участком, в котором он специалист, а его работа подвержена многоуровневому контролю:

  • работу бухгалтера контролирует главный бухгалтер;
  • работу главного бухгалтера контролирует куратор;
  • работу куратора контролируют аудиторы и методологи.

Кроме того, проходит ежедневный аудит качества учета программой «Электронный аудитор».

«Электронный аудитор» – уникальная разработка IT-специалистов нашей компании. Это программа, которая ежедневно проверяет бухгалтерские базы на предмет отклонений от стандартов учета. При наличии подозрительных ситуаций – сразу же поступает сигнал специалистам группы контроля качества, которые все перепроверяют вручную и при обнаружении ошибки оперативно вносят исправления.

Шаг 1 — Составление приказа

Действующее законодательство разрешает организации самостоятельно определить процесс проведения процедуры. Для этого работодатель должен издать приказ.

В документе требуется указать информацию о:

  • причинах проведениях операции;
  • сроках выполнения действия;
  • должностных лицах, которые ответственны за прием и передачу документации;
  • других лицах, принимающих непосредственное участие в проведении операции;
  • срок, в течение которого должно быть завершено проведение учетных процессов;
  • перечень полномочий и обязанностей лиц, которые покидают и занимают должность.

Если главный бухгалтер решает покинуть организацию по собственному желанию, на выполнение процесса отводится не больше 2 недель. За это время необходимо выполнить прием всей документации, провести инвентаризацию и освободить человека от занимаемой должности.

Если трудовой договор с бухгалтером расторгается по инициативе работодателя из-за смены собственника имущества, период, который отводится на проведение операции, существенно увеличивается.

Завершить все процессы требуется в течение 3 месяцев с даты их старта.

Шаг 3 — Инвентаризация

Чтобы бухгалтер мог покинуть компанию с чистой совестью, должна быть проведена инвентаризация. На необходимость проведения процедуры не влияет наличие договора о материальной ответственности.

Основанием для проведения проверки при смене лиц, на которых возлагалась материальная ответственность за имущество организации, служит действующее законодательство о бухгалтерском учете.

Результаты проведения процедуры фиксируются в акте. Он составляется в 3 экземплярах. Одна копия бумаги остается в бухгалтерии организации. Две других экземпляра передаются должностному лицу, которое покидает компанию, и его преемнику, назначаемому на должность. Бумаги нужно приложить к акту приема-передачи дел.

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба.

Если бухгалтер меняется в небольшой организации, выполняется инвентаризация всего имущества, принадлежащего фирме. Производится учет и взятых обязательств. На крупном предприятии выполнить сверку всего имущества не представляется возможным. В этом случае инвентаризация осуществляется выборочно. Можно выполнить проверку по:

  • доходам организации и понесенным расходам;
  • финансовым вложениям компании;
  • дебетовой и кредиторской задолженности.

Если во время сверки данных нарушений выявлено не было, можно переходить к выполнению следующего шага.

Шаг 4 — Проверка

Согласно действующему законодательству, акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера, (скачать образец документа можно здесь) составляется только после завершения всех операций по проверке состояния бухучета организации. Выполнить операцию своими силами не всегда возможно. Чтобы упростить процесс, можно прибегнуть к помощи аудиторской фирмы.

Итогом станет независимое решение о состоянии дел в организации. Если в силу каких-либо причин аудиторская компания не сможет предоставить полный отчет, новому главному бухгалтеру придется самостоятельно анализировать состояние фирмы в выбранной области.

Сотруднику, вступающему в должность, нужно внимательно изучить все операции, которые были проведены за текущий год. Они могут входить в состав отчетности, которую требуется сдавать за 12 месяцев. По этой причине человек должен заранее спланировать, как будет составлять документацию за период, в течение которого не работал в организации.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года.

Если новому главному бухгалтеру придется самостоятельно проводить проверку компании, он должен обратить внимание на:

  • состояние учредительной документации;
  • проведение учетной политики организации и нюансы распределения обязанностей между сотрудниками;
  • состояние финансовой отчетности;
  • результаты проведения инвентаризаций;
  • информацию о наличии недочетов и хищении.

Анализ информации позволит сотруднику понять положение дел в компании и выработать методы для выполнения трудовой деятельности.

Шаг 5 — Составление акта

Во время смены должностного лица должен быть составлен акт приема-передачи. Он необходим для распределения ответственности во время проведения операции между человеком, покидающим должность, и новым сотрудником, принимающим обязанности. Если составление вызывает затруднения, образец акта приема-передачи документов при смене главного бухгалтера поможет выполнить процедуру.

Бумага фиксирует состояние:

  • дел в организации на момент смены должностного лица;
  • денежной стороны компании;
  • материальной базы.

В документе отражаются общие сведения об организации работы компании и характеристике бухгалтерского учета в фирме. В разделе приводится информация об основных нюансах организации деятельности финансового отдела и приводятся данные о перечне присутствующих должностей. Затем указываются сведений о применяемых формах первичной отчетности. Ознакомление с разделом позволит бухгалтеру заранее понять, в какой форме придется выполнять деятельность и с чем иметь дело.

Далее следует описание состояния финансовой стороны компании. Указывается наличие кассы и человека, ответственного за совершение операций с оборудованием. Прописываются нюансы проведения расчета с работниками и состояние остальных отраслей, с которыми будет взаимодействовать главный бухгалтер. Документ включает полный перечень сведений об отчетности и наличия недостачи.

Ознакомление с актом ограждает нового человека от необходимости вчитываться в целый список документации, чтобы разобраться в сложившемся положении.

Завершение процедуры

Подписание акта является финальным этапом процедуры. После выполнения действия передача дел считается выполненной. Компания отпускает старого специалиста, а новый приступает к должностным обязанностям. Однако перечень необходимых действий не заканчивается.

Чтобы при выполнении процедуры не возникло проблем, требуется:

  1. Сообщить о смене должностного лица в налоговый орган. Действующее законодательство не требует обязательного выполнения процедуры. Однако сотрудники налоговой службы выдвигают подобное требование. Чтобы избавиться от возможных разбирательств и выяснения отношений, человек, ответственный за проведение операции, должен передать в государственный орган сведения о смене главного бухгалтера.
  2. Выпустить банковские карты для сотрудника с подписями во всех банках, в которых у фирмы имеются счета. Операция упростит дальнейшее взаимодействие сотрудника с кредитными организациями.
  3. Ввести недостающие регистры.
  4. Исправить ошибки, допущенные предшественником. Если при проведении проверки выявится, что в документации присутствуют недочеты или ошибочные сведения, новое должностное лицо должно исправить информацию и вписать корректные данные. Процедура выполняется в порядке, установленном законом РФ.
  5. Подать уточненные декларации, если выполнение действия требуется.

Своевременное исправление недочетов в документе поможет новому главному бухгалтеру избежать проблем при осуществлении деятельности.

Выполнение операций после вступления нового бухгалтера в должность значительно упростит дальнейшее ведение деятельности.

Ответственность при смене должностного лица

На практике нередки случаи, когда после смены руководителя работники отдела сталкиваются с проблемами при распределении обязанностей. По этой причине необходимо знать заранее все нюансы выполнения процесса.

Следует помнить, что действующее законодательство не позволяет привлечь человека, нанятого на должность главного бухгалтера, к ответственности, если он во время выполнения деятельности выявит нарушение правил, которые были допущены предшественником.

В этом случае ответственность ложится на плечи человека, покинувшего должность. Несмотря на то, что он уже оставил пост, бывший сотрудник может понести наказание за совершенное ранее деяние. Однако, если срок уже истек, действия бухгалтера, за которые полагается административная ответственность, останутся безнаказанными.

Согласно положениям нормативно-правовых актов, за допущенные правонарушения в области финансового и налогового законодательства привлечь к ответственности можно в течение года. Если деяние было совершено в иной области, наказание должно быть наложено в течение 2 месяцев. Если срок превышен, виновный сотрудник ответственности не понесет.

Если уволившийся специалист нанес вред имуществу предприятия, и во время выполнения деятельности подписал договор о материальной ответственности, ему придется полностью компенсировать размер ущерба. Однако существуют нюансы. Если в период увольнения человек не был лицом, на которого возлагалась материальная ответственность, величина взыскания будет снижена до размера среднемесячного заработка.

Претендующим на должность нужно помнить, что на бухгалтера могут быть наложены штрафы. Их размер варьируется от 500 до 5 000 рублей. В зависимости от ситуации размер взыскания может быть увеличен. Претендент на должность должен осознавать всю ответственность, которую берет на себя.

Передача дел главного бухгалтера при увольнении

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *