Письмо-ответ – это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. Ответ может быть отрицательным (письмо-отказ) или положительным.
В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении.
Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…», так как отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обороты:
- Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…
- Принимаем ваше предложение на…
- Подтверждаем свою готовность заключить сделку на…
- Благодарим Вас за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара.
«В Министерстве юстиции Российской Федерации рассмотрено Ваше обращение по поводу статьи «Россия под следствием».
По затронутым в обращении вопросам сообщаем следующее.
Минюст России не располагает информацией о практике передачи следователем материалов о санкционировании тех или иных процессуальных действий либо уголовного дела в суд для рассмотрения по существу вместе с электронной копией на магнитном носителе с соответствующим текстом постановления или обвинительного заключения Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации.
Представляется, что передача электронных копий указанных материалов на магнитных носителях может производиться в целях оперативного составления текста процессуального акта по уголовному делу, что положительно сказывается на установленных законом сроках рассмотрения уголовного дела. Такая передача не является частичной подменой предварительным следствием судебного, поскольку не освобождает судью от необходимости полного и объективного исследования обстоятельств дела в соответствии с нормами уголовно-процессуального законодательства.
Отмечаем также, что в соответствии со статьей 17 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации следователь оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на совокупности имеющихся в уголовном деле доказательств, руководствуясь при этом законом и совестью.
И. о. директора Департамента организации и контроля С. Н. Болтков»
«В управлении взаимодействия со средствами массовой информации рассмотрено Ваше обращение по вопросу организации комментария Генерального прокурора Российской Федерации Юрия Чайки к статье следователя по особо важным делам следственного управления Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по Московской области В. Кобзева «Россия под следствием».
Информирую Вас, что вопросы организации и проведения предварительного следствия по уголовным делам, а также экспертно-криминалистической деятельности отнесены к ведению Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации. Таким образом, обсуждаемые В. Кобзевым в статье «Россия под следствием» темы не отнесены к прямой компетенции Генеральной прокуратуры Российской Федерации.
В связи с изложенным оснований для комментария Генерального прокурора Российской Федерации Юрия Чайки по вопросам, поставленным в Вашем обращении, не усматривается. Рекомендую Вам обратиться с соответствующим запросом в Следственный комитет при прокуратуре Российской Федерации.
Одновременно сообщаю, что за шесть месяцев текущего года прокурорами отменено 202 постановления следственных органов Следственного комитета при прокуратуре РФ о возбуждении уголовных дел, вынесено 30 291 постановление о направлении материалов руководителям следственных органов для решения вопроса об отмене постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.
Кроме того, за указанный период вынесено 802 постановления о направлении материалов руководителям следственных органов Следственного комитета при прокуратуре РФ для решения вопроса об отмене постановлений о прекращении уголовного дела (уголовного преследования).
Также внесено 2388 требований о направлении материалов руководителям указанных следственных органов для решения вопроса об отмене постановления о приостановлении предварительного следствия.
Начальник управления взаимодействия со средствами массовой информации М. Е. Гриднева».
«Ваше обращение от 15.10.2009 по вопросу получения комментария к статье следователя по особо важным делам Следственного управления Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации по Московской области В. Кобзева рассмотрено.
Сообщаю, что закон от 27.12.1991 в редакции от 25.12.2008 «О средствах массовой информации» не предусматривает обязанности государственного органа и должностного лица, не являющегося работодателем, комментировать данную статью. За всеми комментариями Вам необходимо обратиться к работодателю следователя, автора указанной статьи. Позиция руководителя Следственного управления о следственной работе неоднократно публично высказывалась им в средствах массовой информации.
Старший помощник руководителя Следственного управления Л. Е. Меркулова».
*Ответы, присланные из ведомств начальника Следственного управления СКП по Московской области Андрея Маркова и министра внутренних дел России Рашида Нургалиева, см. «Власть» N 45 от 16 ноября.
ПИСЬМО-ОТВЕТ
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
- повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к … сообщаем…; В ответ на Ваш запрос о … направляем…;
- изложение информации по запросу.
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
- повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
- аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
- констатация отказа или отклонения предложения.
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос… ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия… ; К глубокому сожалению, проблемы с … не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время… и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
Пример письма-ответа (положительное решение)
Пример письма-ответа (отказ)
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ
(извещение, уведомление)
Текст письма-сообщения пишется в произвольной форме и может быть ориентирован либо на использование стандартных языковых формул, либо на форму частного письма. Если в переписке организаций наиболее употребительной является первая форма, то при работе с индивидуальными клиентами целесообразно использовать второй вариант.
Вводной частью письма может быть мотивация, объясняющая причины составления текста сообщения. В ключевую фразу письма-сообщения в этом случае могут входить слова и выражения:
- В ответ на Ваше письмо…
- В дополнение к нашему письму…
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- В соответствии с нашей договоренностью…
- На основании нашего телефонного разговора…
- На основании устной договоренности…
- Согласно постановлению правительства…
- Согласно Вашей просьбе…
- Согласно протоколу о взаимных поставках…
или
В случае, когда мотивация письма не является необходимой, письмо начинают с глагола действия. Глаголы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа. Следует заметить, что в письмах форма 1-го лица выражает позицию юридического лица (организации, предприятия).
Ключевая фраза письма имеет вид:
Если глаголы употребляются в форме 3-го лица, то речевые действия передаются описательно:
- ООО «Престиж» уведомляет Вас о том, что…
- ОАО «Максимум» информирует партнеров (клиентов) о…
Ответ на приглашение
Приглашенное лицо должно обязательно ответить, принимает приглашение или нет. Если приглашенный человек не уверен, что сможет присутствовать на приеме, ему лучше отклонить приглашение, чтобы не отказываться в последний момент. Не стоит также тянуть с ответом, так как в этом случае хозяин не сможет принять решение о рассаживании за столом или приглашении другого человека. Кроме того, хозяин приема вынужден будет напоминать о необходимости ответа.
На приглашение можно ответить письмом или открыткой. Посылать свою визитную карточку не везде считается тактичным, особенно если это официальный прием.
На некоторых приглашениях указывается номер телефона. Это значит, что ответ можно дать по телефону. Но в случаях приглашения на официальный завтрак или обед лучше все же отправить письменный ответ.
Ответ составляется обычно так же, как и само приглашение. Если, к примеру, приглашение был написано от «господина и госпожи Ивановых», то в ответе также следует писать «господин и госпожа Ивановы». В остальном текст ответа на любые виды приема, как правило, одинаков.
Принятие официального приглашения
Господин и госпожа (фамилия) с удовольствием принимают любезное приглашение господина и госпожи (фамилия) на обед в среду, 22 января, в 20 часов.
В принятии приглашения обязательно следует повторить как дату, так и время начала приема, чтобы не возникло никаких недоразумений. При отказе время приема можно опустить.
Отказ от официального приглашения (1)
Господин и госпожа (фамилия) весьма признательны Вам за Ваше приглашение на обед, который состоится в среду, 22 января, но к сожалению, не смогут его принять в связи (причина отказа).
Отказ от официального приглашения (2)
Господин и госпожа (фамилия) с сожалением сообщают о том, что не смогут принять любезное приглашение на обед господина и госпожи (фамилия) в среду, 22 января.
Если на официальный прием сможет прийти только один из супругов, то можно в одном ответе сообщить как о принятии, так и об отклонении приглашения.
Прием и отказ от официального приглашения
Господин (фамилия) с благодарностью принимает любезное приглашение господина и госпожи (фамилия) которое состоится в воскресенье, 5 февраля, в 19 часов, и с сожалением сообщает, что госпожа (фамилия) присутствовать не сможет.
Ответ на приглашение организации можно составить примерно следующим образом.
Госпожа (фамилия, имя) с благодарностью принимает любезное приглашение (наименование организации) на среду, 15 сентября.
Отвечая на приглашение, составленное от имени нескольких лиц, следует повторить все указанные имена.
Приглашаемый гость может попросить хозяйку привести с собой еще кого-нибудь, если это прием а-ля фуршет, то есть рассчитанный на большое количество гостей. В этом случае следует обговорить этот вопрос с хозяйкой по телефону.
Ни в коем случае не следует просить разрешения привести с собой еще кого-нибудь, если прием рассчитан на определенное количество гостей.
Поделитесь на страничке
Следующая глава >
