Отчеты по продажам

Отчетность в отделе продаж

Есть ли у вас целый отдел продаж или только один менеджер — это не имеет значения. Во всех компаниях, вне зависимости от численности, есть задача достигнуть желаемого результата и выйти на планируемый оборот. Для того, чтобы понимать, получится ли выйти на желаемую прибыль в планируемые сроки, надо контролировать не только конечную точку, но и результаты в процессе работы.

Если вы давно общаетесь с менеджерами по продажам, то замечали, что если у них стоит только месячный план, велик соблазн первые пару недель в месяце поработать спустя рукава, а потом наверстать упущенное. Вас как начальника отела продаж, а тем более если вы собственник компании, это не устраивает. Ведь если работать планомерно и методично, то можно достичь большего результата.

Это один из самых важных вопросов для начальника отдела продаж: как организовать контроль за менеджером по продажам?

Контролировать, к какому часу он приходит на работу? Чем занимается на работе? Или только те результаты, которые он показывает по итогам месяца?

Практика показывает, что ни один из перечисленных вариантов контроля не приносит результатов. Если мы контролируем каждый шаг сотрудника, мы, во-первых, тратим много времени на это, во-вторых, лишаем сотрудника какой-либо инициативы. Он не хочет ничего придумывать, поскольку знает, что его все равно проконтролируют и дадут по рукам. Второй вариант – производить контроль постфактум, по итогам месяца работы — тоже не принесет плодов, так как фактически контролем и не является, это лишь фиксация результатов.

Лучше выбирать средний вариант — ежедневный (еженедельный) контроль результатов.

Но за день менеджер по продажам может ничего не продать? Конечно. Он может ничего не продать за месяц или два, а в некоторых бизнесах и за год, потому что цикл сделки везде разный. Но это абсолютно не значит, что невозможно контролировать ежедневный результат работы менеджера. Как это сделать?

Результат и процесс

В первую очередь, определим, что такое результат и что такое процесс.

Результат — это конкретное измеримое достижение.

Процесс — это действие без фиксации результата за период и без обозначения оставшихся этапов.

Результат: Я за сегодня сделал 50 звонков, из них в 10 удалось назначить встречу.

Процесс: Я сегодня звонил, может быть, завтра с двумя встречусь.

Вас интересует результат и процесс движения к результату, но не субъективный, а тот, который можно измерить.

В компании обычно известно, чего хотим достичь, что должны сделать, чтобы этого достичь. Поэтому и важно понимать, как мы продвигаемся к цели. Для этого требуется регулярно контролировать показатели воронки продаж. А от менеджера требуется заполнение ежедневных отчетов с фиксацией действий с клиентами.

Рассмотрим основные этапы продаж (воронки продаж)

  1. Звонок
  2. Назначение встречи.
  3. Получение технического задания.
  4. Подготовка коммерческого предложения.
  5. Подписание договора.

Менеджер должен фиксировать только действие, которое он произвел с клиентом, и этап, на котором находится.

Руководитель фиксирует, сколько клиентов на каких этапах находится. Если за день добавилось 10 клиентов на 1 этапе, значит, менеджер совершил 10 эффективных холодных звонков. Если произошло еще 10 перемещений клиентов с этапа на этап, значит, велась еще работа с 10 клиентами. Мы понимаем результативность менеджера, хотя он еще не совершил ни одной продажи. Он все больше и больше клиентов продвигает к финалу.

Руководитель контролирует

  • Количество клиентов в работе;
  • Скорость перемещения клиентов по этапам;
  • Этапы, на которых «зависают» клиенты.

В итоговом отчете видно сколько каких клиентов на каком этапе находится и то, какие результаты в ближайшее время будут получены.

Примеры отчетов отдела продаж

Отчет менеджера Иванова А.А. за 28/10/17

Название компании Телефон Контакты
(лицо, должность)
Контакт Результат Когда запланирована дата след. контакта Что подготовить
ООО «Нева» 111-11-11 Сидоров В.В. звонок назначена встреча 01.11.2014
ООО «Просто» 121-12-12 Малов А.В, встреча получено ТЗ 05.11.2014 подготовить договор
ИП Бабушкин 222-22-22 Бабушкин А.С. встреча назначена вторая встреча 29.11.2014 подготовить КП
ООО «Первый» 545-55-55 Гордеев А.А. звонок назначена встреча 30.11.2014 подготовить КП

Еженедельный отчет отдела

Дата Звонки Встречи Получено ТЗ Подготовлено КП Договора

Сумма

28/10/17 15 3 1 1 50000
29/10/17 10 5 3 1
30/10/17 25 2 2 75000
31/10/17 5 5 2 2
01/11/17 10 5 1 1 80000
ИТОГО 65 20 6 4 4 205000

Данные отчеты можно вести в различных программах, удобнее работать в CRM, но даже если у вас еще не внедрены подобные программы, наш совет: не ждать. Лучше вести хотя бы в Excel, чем не вести совсем. Данные отчеты помогут вам эффективнее работать и понимать, кто из вашей команды лидер, а кто привык отсиживаться.

Кейс по внедрению отчетов менеджеров продаж

Клиент:

Розничный магазин по продаже обручальных колец

Запрос клиента:

Повысить продажи в одном из магазинов, так как там низкий трафик и невысокая покупательская способность

Ситуация:

Первое, с чем мы столкнулись – это специфика бизнеса. В данной отрасли повторные продажи это редкость, поэтому повышать продажи за счет активной работы с имеющейся клиентской базой не имело большого смысла.

Второй момент. Собственник уже вложился в оформление и оборудование точки и не готов был переносить магазин на более проходное место. Реклама в интернете была настроена и показывала хорошие результаты, но ожидаемого роста продаж не происходило.

Что сделали:

  1. Провели диагностику и замерили поток клиентов
  2. Разработка и утверждение приказа об обязательном ведение отчетности
  3. Создание формы ежедневной отчетности для продавцов (с помощью гугл-форм) Мы не стремились создать сложную форму, которая учитывала бы все факторы и все данные работы магазинов. Первично мы хотели показать, что деятельность менеджеров по продажам необходимо контролировать, и фиксировать результат ежедневно. Именно ежедневное отслеживание динамики позволит во время среагировать и внести изменения
  4. Контроль за ежедневным заполнением отчетов продавцами
  5. Анализ полученных данных за две недели
    Форму заполняли оба магазина. Данные за две недели показали, что трафик в магазинах приблизительно одинаковый, но средний чек и сумма продаж различаются почти в 3 раза. Собственник бизнеса был очень удивлен результатам, полученным в результате замеров.

Персонал магазина прошел обучение (скрипты продаж, борьба с возражениями, порядок презентации товара). Также были введены карты покупателей для сбора базы.

Результат по внедрении отчетности:

В течение следующего месяца магазин показал прирост продаж на 24,3%.
Средний чек увеличился с 9000 рублей до 17000 рублей, при этом посещаемость магазина не менялась.

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

  • Сфера деятельности.
  • Размер организации клиента, годовой оборот активов.
  • Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
  • Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
  • Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Отчет о проведенной встрече

В этом документе менеджер делает отметки прямо в момент общения с потенциальным клиентом. Зачем это нужно? Для того чтобы менеджер, взглянув на этот отчет, мог сразу же вспомнить разговор и передать его (включая самые важные моменты) либо своим коллегам, либо руководству.

В большинстве случаев в компаниях встречи происходят следующим образом. Менеджер едет на встречу, общается с клиентом, а затем делает для себя какие-то выводы. И пока возвращается в офис, половину той ценной информации, которую узнал, он просто забывает. В итоге до руководства не доходит в среднем 50 % информации, которую менеджер услышал и мог бы передать. Вот почему так важен данный отчет.

Отчет о проведенной встрече нужен еще для того, чтобы руководитель отдела продаж мог взять его в руки и сразу же оценить, какую работу проделал менеджер. Какие вопросы он задавал, какие договоренности достигнуты с клиентом, какие планируются дальнейшие действия. Чаще всего такие отчеты разбираются на планерках.

То есть сегодня менеджер отправляется на встречи, а на следующий день на утреннюю планерку он приходит с отчетом о каждой. Глядя в свой отчет, он может передать полностью всю информацию. Затем руководитель решает, какие действия следует предпринять в дальнейшем, и тут же говорит об этом менеджерам, давая конкретные задачи на выполнение.

Теперь давайте подробно рассмотрим форму отчета о проведенной встрече (см. шаблон 1). Первое – менеджер ставит дату встречи и указывает свои фамилию и имя, чтобы потом отчет можно было подшить в папку и при необходимости достать и увидеть, что это именно его отчет. Кроме того, менеджер пишет наименование компании, в которую он поехал, контактный телефон, ФИО и должность контактного лица.

Дальше идет графа «Отметки менеджера». Здесь сотрудник может писать различные слова, аббревиатуры, делать какие-то пометки, которые могут быть понятны только ему. Основная цель – чтобы он мог впоследствии на них взглянуть и дословно передать содержание разговора.

Следующая графа – «Результат встречи». Менеджер пишет о результате, который видит. То, что, как ему показалось, было достигнуто: клиент готов оплатить, готов рассмотреть договор или же нужно выходить на генерального директора, на начальника складского обеспечения и так далее.

Нужно указать, была ли выполнена цель поездки. Перед каждой встречей очень важно ставить цели. Если менеджер едете просто прояснить какую-то информацию, то эта встреча цели не имеет. Итогом встречи всегда являются какие-то обязательства со стороны потенциального клиента: он должен рассмотреть договор, прислать реквизиты на согласование, передать вашу информацию высшему руководству или обсудить ее на совещании и так далее. Именно в графу «Результат встречи» и вносится подобная информация.

Шаблон 1. Отчет менеджера по продажам о встрече

Следующая графа – «Дальнейшие действия». По итогам встречи менеджер решает, что делать дальше. Либо ему нужно отправить договор по электронной почте, либо согласовать с руководителем отдела продаж индивидуальную цену или какие-то скидки, либо дать клиенту эксклюзивные условия, либо что-то еще. В этой графе менеджер пишет, как ему видятся его дальнейшие действия.

Последняя графа – «Дальнейшие действия клиента». Здесь расписываются те обязательства, которые взял на себя потенциальный клиент, что он должен делать: выслать реквизиты и подписать договор, оплатить счет, обсудить предложение с генеральным директором и так далее. Для чего это нужно? Для того чтобы руководитель отдела продаж мог понимать, достигнута ли цель встречи, выполнил ли менеджер поставленную перед ним задачу.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

Отчетность менеджера по продажам

  • Вебинар: построение отдела холодных продаж
  • Холодные звонки: что это такое, кому они нужны и как их организовать
    • Что такое холодные звонки
      • Определение «холодные звонки»
      • Для чего нужны холодные звонки
      • Преимущества и недостатки холодных звонков
      • Этапы продаж в холодных звонках
      • Сравнение холодных и теплых звонков
      • Сравнение холодных звонков и контекста
      • Законность холодных звонков
    • Что нужно для холодных звонков
      • Программы и связь для холодных звонков
        • Связь и телефония для холодных звонков
        • Программы для скриптов и сценариев разговора
        • Оборудование и гарнитура
        • CRM для холодных звонков
      • Организация отдела холодных продаж
        • Руководитель отдела холодных продаж
        • Уровни отделов продаж (одно- двух -трех)
          • Одноуровневый отдел продаж
          • Двухуровневый отдел продаж
          • Трехуровневый отдел продаж
      • Первые шаги как начать холодные звонки
    • Кому подходят холодные звонки и для чего они нужны
      • Холодные звонки в сегменте b2b
      • Холодные звонки в сегменте b2c
      • Холодные звонки для телефонных опросов
      • Лидогенерация холодными звонками
        • Как звонить холодным контактам
        • Холодные звонки ЛПР
      • Активные продажи или продажи холодными звонками
  • Менеджер для холодных звонков
    • Основные документы
      • Рабочее время менеджера по продажам
      • Должностная инструкция менеджера по продажам
      • Как оформить удаленного менеджера по холодным звонкам
      • Договор с менеджером по холодным звонкам
    • Черты хорошего менеджера по продажам
      • Виды менеджеров, кто вам нужен?
        • Аккаунт-менеджер
        • Менеджер по продажам
      • Подойдет ли удаленный менеджер по продажам
      • Компетенции менеджера по холодным звонкам
    • Как найти менеджера по продажам или холодным звонкам
      • Как составить вакансию на менеджера по продажам
        • Требования к кандидатам в менеджеры по продажам
        • Примеры вакансии менеджера по продажам
        • Как отбирать резюме менеджера по продажам
        • Тестовое задание для менеджера по холодным звонкам
        • Примеры резюме по продажам
      • Где искать менеджеров по продажам
        • Каналы для поиска менеджеров по продажам
        • Регион для поиска менеджеров
      • Собеседование менеджера по продажам
        • Как выбрать менеджера по продажам
        • Интервью с менеджером по продажам
        • Кейсы для собеседования менеджера по продажам
        • Вопросы и ответы для собеседования менеджера по холодным звонкам
    • Обучение: как делать холодные звонки
      • План обучения менеджера по холодным звонкам
      • С чего начать обучение менеджера по холодным звонкам
      • Как написать инструкции по продукту для менеджера
      • Обучение менеджеров по холодным звонкам
    • Как поставить план менеджеру по продажам
      • Как составить план продаж
        • План менеджера по продажам на день
        • План менеджера по продажам на неделю
        • План менеджера по продажам на месяц
        • План менеджера по продажам на год
    • Мотивация менеджера по продажам
      • Мотивация менеджеру по холодным звонкам
        • Оплата за звонки или за результат в холодных звонках
      • Способы мотивации менеджеров по продажам
        • Материальная мотивация менеджера по продажам
    • Как контролировать менеджера по продажам
      • Отчетность менеджера по продажам
      • Как контролировать сотрудников, которые делают звонки?
      • Как контролировать удаленных сотрудников?
    • Проблемы с менеджерами холодных звонков
      • Проблемы с мотивацией персонала
  • База для холодных звонков
    • Поиск базы для холодных звонков
      • Ручной сбор базы контактов для звонков
      • Парсер контактов для звонков
      • Как купить хорошую базу для звонков
      • Умный поиск базы для холодных звонков
  • Скрипт для холодных звонков
    • Скрипт звонка: заказать или написать самому?
    • Как написать скрипт холодного звонка
    • Этапы, структура и план холодного звонка
      • Начало разговора в холодном звонке
      • Обход секретаря и выход на ЛПР
      • Подготовка к холодному звонку
    • Особенности b2b-скрипта
  • Эффективность и оценка
    • Воронка продаж в холодных звонках
    • Эффективность менеджера по продажам
    • Анализ эффективности холодных звонков
    • Как повысить эффективность менеджера по продажам
    • Время для эффективных холодных звонков
    • Норма эффективных холодных звонков
  • Советы для холодных звонков
    • Чек-лист по совершению холодных звонков
    • Ошибки в холодных звонках
    • Страх холодных звонков
    • Как уволить менеджера по продажам
    • Что делать с лидами, которые не купили, и с контактами, которые так и не стали лидами?
  • Советы для менеджеров и операторов call-центров
    • Чем занимается менеджер по продажам
    • Стоит ли работать менеджером по продажам
    • Сколько платят менеджеру по продажам
  • Обзор книги Стивен Шиффман «Техники холодных звонков»

Три главных типа отчетов

Анализ отчетов продаж позволяет оценить качество работы ваших менеджеров и вовремя выявлять проблемы, а кроме того помогает прогнозировать доходы, распределять бюджет и ресурсы. Но с какой частотой собирать отчеты, как их анализировать и на какие показатели обращать внимание? Авторы блога Pipedrive рекомендуют использовать три типа отчетов.

Ежедневный отчет

Забудьте пока о доходах и показателях конверсии. В ежедневном отчете речь идет не о результатах, а только о количестве действий с базой потенциальных клиентов за последние 24 часа: сколько ваша команда совершает звонков, проводит встреч и отправляет писем каждый день. Так вы узнаете, кто из менеджеров работает больше всего, а кто откровенно филонит.

Назад к содержанию

Еженедельный отчет

Звонки, письма и встречи важны не сами по себе, а как этапы продвижения клиента к самому главному — сделке. И еженедельная отчетность позволяет оценить, как работают сотрудники в этом направлении: скольких лидов они продвинули по воронке продаж, а скольких клиентов потеряли по пути. Анализируя эти отчеты, важно понять, сколько звонков привело к назначению встреч, и сколько коммерческих предложений — к обсуждению деталей покупки.

Ежемесячный отчет

И, наконец, раз в месяц необходимо оценить долгосрочные тенденции продаж. Ежемесячный отчет включает в себя основные показатели: количество новых клиентов, средний чек, размер выручки и прибыли. Этот отчет поможет понять:

• структуру воронки продаж;
• величину конверсии;
• продуктивность команды.

Самое лучшее время для разбора полетов. На встрече сотрудников отдела нужно дать возможность всем желающим поделиться своими мыслями об успехах, неудачах, проблемах и улучшениях деятельности.

Назад к содержанию

ТОП-15 отчетов, которые необходимы каждому

Мы составили подборку самых востребованных отчетов для каждого бизнесмена, сгруппировали их по категориям и продемонстрировали, как легко их настроить на примере SalesapCRM.

Оцените продуктивность менеджеров

Уверены, что ваши менеджеры делают всё, чтобы каждый потенциальный клиент превратился в покупателя и принес вам прибыль? Не слишком рассчитывайте на это, лучше проверьте, чем занимаются ваши сотрудники.

1. Составьте отчет по задачам, чтобы увидеть, кто из сотрудников откладывает дела на потом и забывает про поручения. По круговой диаграмме сразу понятно — кто относится к работе несерьезно.

Отчет по задачам

2. Узнайте, сколько заявок принял каждый менеджер, и сделайте выводы. Возможно, результаты окажутся неожиданными, и Василий Петрович, который постоянно разговаривает по телефону, занят вовсе не рабочими делами.

— Привет, ЛаРонда. Нет, у меня 4 человека на линии, но я могу говорить. Отчет по заявкам

3. Отобразите заработанные сотрудниками суммы (выигранные сделки), чтобы оценить реальный вклад каждого менеджера в прибыль компании. Возможно, кто-то получает больше, чем зарабатывает.

Отчет по сумме выигранных сделок

4. Посмотрите, сколько звонков совершил каждый сотрудник. Конечно, это не единственный показатель продуктивности, но шансы успешно закрыть сделку у активного менеджера куда выше.

Отчет по количеству звонков

5. Составьте рейтинг по отделу, чтобы поощрить лучших и помочь тем, кто явно не успевает угнаться за коллегами. Неплохо, если этот отчет будет виден всем в компании — чем не дополнительная мотивация?

Рейтинг сотрудников по сумме сделок

Визуализируйте воронку продаж

Любой бизнес — это путь от первого контакта с клиентом до успешной продажи. Или, что тоже бывает, до проигрыша сделки. Ваша задача — визуализировать воронку продаж и вычислить узкие места — этапы, на которых вы теряете много клиентов.

1. Отобразите отчет по количеству лидов (контактов) за конкретный период. Это реальное количество потенциальных клиентов, которые могут принести вам прибыль.

Отчет по новым контактам (лидам)

2. Добавьте отчет по количеству выигранных сделок за этот же период. Вы получите четкий ответ на вопрос: сколько клиентов ваши менеджеры «довели» до продажи. Если количество лидов из предыдущего отчета намного больше, задумайтесь о продуктивности менеджеров.

Отчет по выигранным сделкам

3. Создайте отчет по распределению сделок по воронке, чтобы выяснить, на каком этапе клиенты «теряются», и оптимизировать бизнес-процессы в компании. Возможно, заказчики слишком долго ждут коммерческое предложение или отказываются от услуг после визита не слишком вежливого мастера?

Отчет по распределению сделок по воронке

4. Оцените распределение лидов по статусам по круговой диаграмме. Если окажется, что горячих клиентов практически нет, значит менеджеры не дотягивают и не могут догреть клиента до сделки.

Отчет по распределению лидов по статусам

5. Сравните эффективность двух или более воронок, чтобы выбрать оптимальный вариант. Проведите своё «расследование»: попробуйте продавать одни и те же товары и услуги по-разному, и с помощью отчета узнайте, какой вариант конвертирует в покупателей больше лидов.

Сравнение эффективности воронок

Назад к содержанию

Оптимизируйте бюджет компании

Главное в оптимизации бюджета — максимально сократить число расходов, не получив ущерба от такой «экономии». Необдуманное сокращение затрат может привести к снижению прибыли. Самое время определить, от каких расходов вы можете смело отказаться.

1. Составьте общий отчет по доходам и расходам, чтобы четко представлять реальное положение дел. Возможно, всё хуже (или, надеемся, лучше), чем вы думаете.

Источник: giphy.com Отчет по движению средств

2. Оцените доходы и расходы по направлению деятельности. Возможно, самое время сделать акцент на прибыльных направлениях и отказаться от тех, которые приносят минимальный доход.

Доходы и расходы по направлению деятельности

3. Узнайте точную дебиторскую задолженность контрагентов. Ваш доход может быть действительно внушительным, но если живые деньги ещё не поступили на ваш счет, толку от них немного.

Отчет по дебиторской задолженности

4. Оптимизируйте рекламный бюджет с помощью сквозной аналитики CRM. Для начала составьте отчет по источникам лидов и узнайте, какие рекламные каналы приносят максимальное количество заявок.

Отчет по источникам лидов

5. Не спешите отказываться от источников, из которых приходит не слишком много лидов. Проверьте отчет по заработанной сумме по сделкам из разных источников. Вполне возможно, что 3 клиента с бизнес-конференции принесли денег больше, чем 50 лидов из Яндекса.

Отчет по доходам по источникам

Ежемесячные, еженедельные и ежедневные отчеты в CRM охватывают всю деятельность отдела продаж — от действий каждого конкретного сотрудника до макро-трендов. Сами по себе они не могут решить проблемы компании, но позволяют вовремя обнаружить их и довести максимум лидов до покупки. Убедитесь в этом сами с аналитическими функциями SalesapCRM.

Назад к содержанию

Отчеты по продажам

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *