Отчет по списанию ГСМ

Списание ГСМ по путевым листам — пример алгоритма такого списания вы найдете в статье — должно быть корректно организовано в любой компании. Рассмотрим особенности такого списания подробнее.

Для кого путевой лист обязателен?

Списание стоимости ГСМ в расходы, как и в случае с любыми другими активами, должно осуществляться на основании оправдательных документов. Наиболее распространенный документ — акт о списании ГСМ.

Для документального обоснования затрат компании к такому акту прикладывают первичку, как правило, в виде путевых листов (ПЛ).

Путевой лист фиксирует количество километров, которые прошел автомобиль работника в рамках рабочей смены (или служебного задания), и объем затраченного при этом топлива, исходя из нормативных показателей или фактических измерений.

ВНИМАНИЕ! ПЛ не являются основанием для списания ГСМ в расходы.

Альтернативой путевому листу могут быть, к примеру:

• данные по тахографу;
• данные по ГЛОНАСС и GPS.

При этом налогоплательщик вправе использовать все 3 источника — путевой лист, данные по тахографу и системам спутниковой навигации — для наиболее достоверного отражения сведений по топливным расходам.

ВАЖНО! Путевые листы обязательно используются всеми транспортными предприятиями, перевозящими пассажиров или грузы, вне зависимости от факта применения автоматических средств учета километража (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта). Компании, не относящиеся к таковым, вправе использовать иные документы (постановление ФАС Московского округа от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60).

При использовании ПЛ компания должна утвердить порядок списания ГСМ по путевым листам. Если ПЛ не применяются, то оптимально подтверждение расхода бензина отчетами обозначенных выше автоматических средств учета пробега (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Порядок расчета расходов по ГСМ

Важнейший вид сведений, отражаемых в путевых листах, — объем израсходованного топлива. Он может быть основан на нормативных и фактических показателях.

Нормативные показатели обязательны только для автотранспортных предприятий (п. 40 приказа Минтранса России от 24.06.2003 № 153).

Такие хозяйствующие субъекты применяют нормативы, отраженные в рекомендациях Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Их особенность — наличие привязки расчетных показателей по расходу топлива к конкретным моделям автомобилей.

Если модель не отражена в указанных нормативах, то следует руководствоваться показателями, которые определены в технической документации на автомобиль (письмо Минфина РФ от 17.11.2011 № 03-11-11/288).

Остальные хозяйствующие субъекты вправе, но не обязаны применять нормативный метод учета расхода топлива. Они могут регламентировать внесение данных в путевой лист на основании фактического потребления топлива, которое указано в акте контрольного замера расхода ГСМ. Такой акт составляется специальной комиссией на контрольном заезде для каждого автомобиля.

Ознакомимся теперь с примерами списания расходов на ГСМ исходя из их расчета по норме и по факту и изучим, как списывать ГСМ по путевым листам в расходы в рамках ведения бухгалтерского и налогового учета.

Пример расчета расходов: применяем нормативные правила

Списание расходов на ГСМ с применением путевого листа на основе нормативного подхода предполагает:

1. Определение показателей, необходимых для нормативного расчета расходования топлива по формулам, отраженным в распоряжении АМ-23-Р.

Для автомобилей разных типов установлены отдельные формулы. Условимся, что в распоряжении сотрудника — легковая машина Mercedes-Benz A150. Для нормативного расчета расходования топлива на данной машине по методологии Минтранса нужно узнать следующие показатели:

• Hs (базовый норматив по расходованию бензина — в литрах на 100 км);
• D (корректировочный коэффициент).

Первый показатель, Hs, для указанной машины составляет 6,8 (таблица по п. 7.2.1 распоряжения АМ-23-Р).

Второй показатель, D, устанавливается хозяйствующим субъектом самостоятельно исходя из критериев, характеризующих фактические условия эксплуатации ТС (п. 4 распоряжения АМ-23-Р). Коэффициент может быть повышающим или понижающим.

Один из возможных критериев — эксплуатация ТС в зимний период. Условимся, что машина используется в Ивановской области, и в этом случае показатель D будет иметь значение 10 (приложение № 2 к распоряжению АМ-23-Р) и отражать тот факт, что топливо расходуется на 10% интенсивнее.

2. Расчет пробега, отраженного в путевом листе.

Предположим, что показатель составил 100 км (на основании показаний спидометра и трекера ГЛОНАСС).

3. Применение формулы расчета расходования ГСМ в соответствии с п. 7 распоряжения АМ-23-Р.

Пример расчета списания ГСМ по путевым листам с ее использованием будет выглядеть так:

Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где S — пробег, отраженный в путевом листе.

В нашем случае показатель Qн составит:

Qн = 0,01 × 6,8 × 100 × (1 + 0,01 × 10) = 7,48 л.

Следующий сценарий — расчет расходования топлива по факту.

Как списывать ГСМ по фактическим показателям правильно?

В данном случае применяется очень простая формула:

РАСХОД (ФАКТ) = Т(нач) + Т(выд) − Т(ост),

где:

Т(нач) — объем бензина в баке на начало смены работника (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);

Т(выд) — количество бензина, залитого в бак в течение смены;

Т(ост) — объем бензина в баке по возвращении работника в гараж.

Пример

В ООО «Сапфир» есть служебный автомобиль марки «Лада Калина». В компании применяется метод списания материалов по средней себестоимости (ССТ). ССТ бензина составила 40 руб.

В ПЛ указаны следующие показатели:

Остаток бензина в баке: 5 л.

Выдано: 20 л.

Остаток при возвращении: 10 л.

Расход (факт) = 15 литров (5 л + 20 л − 10 л).

Стоимость ГСМ к списанию равна 600 руб. (40 руб. × 15 л).

Бухгалтер ООО «Сапфир» сформировал справку-расчет, приложил к ней ПЛ, инициировал собрание комиссии, которая утвердила акт списания ГСМ. На основании данного акта бухгалтер зафиксировал в бухрегистрах запись:

Дт 26 Кт 10.3 — 600 руб.

Затратный счет выбирается в соответствии с направлением расходов, если авто используется:

• в основном производстве — счет 20;
• во вспомогательном — 23;
• в общем производстве — 25;
• в административных целях — 26;
• в торговле — 44.

Рассмотрим порядок налогового учета затрат ГСМ.

Списание ГСМ по путевым листам в налоговом учете

В налоговом учете списанная стоимость ГСМ может быть включена:

• в материальные расходы — если использование автомобиля связано с производством (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
• в прочие расходы — если транспорт используется в служебных целях (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Отметим, что если применяется норматив, то допускается его обоснованное и документально подтвержденное превышение (определение ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Например, при преимущественной езде по бездорожью или при езде в холодное время года, когда фактические измерения отражают значительное превышение расхода топлива в сравнении с нормативными коэффициентами по распоряжению АМ-23-Р. Правила списания ГСМ по путевым листам в случае превышения фактических расходов топлива над нормативными должны быть регламентированы отдельным приказом руководителя.

Итоги

Путевой лист — основной первичный документ, предназначенный для контроля работы транспортного средства. В нем фиксируется пройденный километраж и движение ГСМ. Расход топлива, отражаемый в ПЛ, может основываться на нормативных или фактических показателях. Данные по путевому листу используются для составления акта на списание ГСМ.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно:

• по талонам;

• по топливным картам;

• за наличный расчет.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ

В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на субсчете 10-3 «Топливо», открытом к счету 10 «Материалы». Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, то НДС можно принять к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ). В этом случае сумму НДС в стоимость ГСМ не включайте (п. 5 ПБУ 5/01). Учтите ее отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Так же поступайте, если сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ.

Если счета-фактуры нет, оприходуйте ГСМ по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п. 6 ПБУ 5/01).

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 10-3 Кредит 71

– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Ситуация: по какому курсу учесть в бухучете стоимость ГСМ, приобретенных подотчетным лицом за иностранную валюту?

В бухучете приобретенные ГСМ принимаются к учету по фактической себестоимости (п. 5 ПБУ 5/01). Если ГСМ куплены за иностранную валюту, их стоимость нужно перевести в рубли на дату принятия к учету (п. 4, 5 ПБУ 3/2006). Этой датой является день утверждения авансового отчета подотчетника (п. 6 ПБУ 3/2006).

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.

Совет: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Использовать путевой лист обязаны только специализированные автотранспортные организации, автохозяйства. Об этом сказано в статье 6 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п. Аналогичной позиции придерживаются в своих решениях и судьи (см., например, постановления ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. № А40-19421/13-99-60, от 25 октября 2012 г. № А40-13623/12-75-66, Восточно-Сибирского округа от 25 февраля 2010 г. № А74-3569/2009).

Организация может использовать:

• унифицированные формы;

• самостоятельно разработанные путевые листы.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Это предусмотрено пунктами 16 и 17 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Совет: Если нет возможности держать в штате врача, то можно заключить с медицинским работником договор подряда. Или же оформите его как внешнего совместителя. Так удастся избежать споров с проверяющими.

На практике мало кто выполняет требование о том, что отметку в путевом листе должен поставить именно медработник, проводивший осмотр. Зачастую, если штатного врача в компании нет, это делает не медицинский работник (как это должно быть по правилам), а кто-то из своих, к примеру, начальник транспортного отдела. В этом случае организация допускает нарушение.

Дело в том, что предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры должны проводить:

– медицинские работники, которые имеют высшее и (или) среднее специальное образование (в т. ч. сотрудники, состоящие в штате организации);

– или медицинские или иные организации, осуществляющие медицинскую деятельность при наличии соответствующей лицензии.

При этом обязанность организовывать проведение обязательных предрейсовых и послерейсовых осмотров возлагается на организацию.

Это предусмотрено пунктами 8 и 9 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н.

Исходя из этого проведение предрейсовых (послерейсовых) осмотров иными лицами является нарушением, за которое организацию могут оштрафовать.

Внимание: если к вам с проверкой придут из Росздравнадзора и увидят, что записи в путевых листах сделал не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию могут обвинить в нарушении порядка медосмотра водителя (ст. 11.32 КоАП РФ).

А за этим последует административный штраф:

• на должностное лицо (например, на руководителя) – от 2000 до 3000 руб.;

• на организацию или предпринимателя – от 30 000 до 50 000 руб.

Поэтому все же безопаснее хотя бы заключить договор с медработником.

Кроме этого, за отсутствие в путевом листе отметки о прохождении водителем предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать:

• руководителя – на 5000 руб.;

• организацию или предпринимателя – на 30 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены частью 2 статьи 12.31.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Совет: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 г. № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 г. № А32-24509/2007, от 27 августа 2008 г. № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 г. № Ф09-946/09-С5, Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 г. № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности спидометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания спидометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 г. № ШС-37-3/6848.

Внимание: использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 г. № 03-04-05/28243.

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Ситуация: как внести исправления в журнал учета путевых листов?

Если в журнале учета путевых листов допущена ошибка, внесите в него исправления по общим правилам:

• неправильную надпись зачеркните одной чертой, при этом исправленная запись должна быть читаемой;

• рядом сделайте отметку «Исправлено» и укажите правильную надпись;

• укажите дату внесения корректировки;

• сотрудник, ответственный за ведение журнала, должен заверить исправление своей подписью.

Такие правила установлены пунктом 7 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример заполнения путевого листа специального автомобиля

А.С. Кондратьев работает водителем в ООО «Производственная фирма «Мастер»». Организация использует в своей деятельности специальные автомобили, в том числе мусоровозы.

28 августа Кондратьев выполнял заказ по вывозу мусора. При этом был оформлен путевой лист специального автомобиля.

Ситуация: как в путевом листе описать маршрут следования автомобиля?

В путевом листе укажите конкретный пункт назначения. Например так: «Место отправления – г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 34; место назначения – г. Владимир, ул. Стартовая, д. 8». Недопустимы записи типа «поездки по городу». Если организация эксплуатирует автомобиль в пределах одного населенного пункта, в путевом листе надо записать каждый адрес, где побывал водитель. Кроме того, нужно указывать время выезда, прибытия и километраж на протяжении всего маршрута следования. Если эти графы будут заполнены некорректно, то расходы на ГСМ по данному путевому листу инспекторы могут признать необоснованными. Дело в том, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте и времени следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Об этом сказано в письмах Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 13 ноября 2006 г. № 20-12/100253, от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213.

Совет: расходы на бензин можно признать даже в том случае, если в путевом листе не обозначен конкретный маршрут следования автомобиля. Но, применяя такой подход, будьте готовы к спорам с проверяющими.

Аргументы в споре помогут следующие. Чтобы отнести стоимость ГСМ на расходы, нужны правильно оформленные первичные документы, подтверждающие производственные цели эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 252 НК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Организации (кроме автотранспортных) могут использовать для этих целей бланки путевых листов, разработанные самостоятельно. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, приведенные в разделе II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, а также те, что должны быть в любой первичке (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Однако путь следования автомобиля, а также адрес в маршруте не названы среди обязательных реквизитов. Поэтому признать стоимости ГСМ в расходах можно, даже если не вписать такие данные в путевой лист. Но не исключено, что такую позицию придется отстаивать в суде. А заранее предугадать, на чью сторону встанут судьи, сложно.

Вместе с тем, есть и решения в пользу налоговых инспекторов (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 4 мая 2012 г. по делу № А27-10606/2011, Восточно-Сибирского округа от 16 июля 2010 г. № А33-10451/2009, от 21 октября 2009 г. № А33-13602/08).

Ситуация: как часто нужно оформлять путевой лист автомобиля?

Такая периодичность зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Если речь идет об автотранспортном предприятии, то путевые листы оформляйте ежедневно. Поскольку в этом случае такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации же, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л)

=

Остаток топлива при выезде автомобиля (л)

+

Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л)

–

Остаток топлива на конец дня (л)

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФО, по средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44…) Кредит 10-3

– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 10, 20, 23, 26, 44).

Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

Вы узнаете:

• какими документами оприходовать ГСМ;
• как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Учет ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

В организации учет и списание ГСМ состоит из:

• поступления;
• распределения (если ГСМ закупается централизованно);
• расходования;
• списания.

Рассмотрим таблицу отражения данных операций в 1С в виде пошаговой инструкции.

Наименование операции	Документы (отчеты) в 1С
Приобретение ГСМ централизованно
Принятие на учет по накладной	Поступление (акт, накладная) — Товары (накладная)
Приобретение ГСМ через подотчетника
Принятие на учет по авансовому отчету	Авансовый отчет — вкладка Товары
Распределение ГСМ по автомобилям
Заправка авто ГСМ по талонам, когда право собственности на топливо перешло после аванса	Перемещение товаров — вкладка Товары (ГСМ в резервуарах АЗС — склад Авто)
Заправка авто ГСМ со склада организации	Перемещение товаров — вкладка Товары (ГСМ в резервуарах — склад Авто)
Учет расходования ГСМ
Расход по путевым листам	Путевой лист (при включенной функциональности Путевые листы)
Списание	Требование — накладная, Путевой лист

Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

Списание топлива в 1С 8.3 — пошаговая инструкция

Из таблицы видно, что списание топлива в 1С производится одинаково: вне зависимости, ведется ли учет ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам, или как-то еще. А вот приобретение и сам учет бензина на складах (централизованном складе или в баках автомобилей) различаются.

Поступление ГСМ

Поступление ГСМ может быть:

• через подотчетных лиц (за наличные, по платежным корпоративным картам, топливным картам, ведомостям или талонам);
• централизованным (по талонам, при переходе права собственности на топливо в момент аванса или приобретение в резервуары организации).

При приобретении ГСМ через подотчетных лиц используется документ Авансовый отчет, раздел Банк и касса — Авансовые отчеты.

Если топливо приобретается по ведомостям, талонам и топливным картам, организация получает товарную накладную и счет-фактуру. Поэтому НДС, предъявляемый поставщиком, можно принять к вычету. Оформление документа Авансовый отчет выглядит следующим образом:

Если топливо приобретается за наличные или по платежным картам, других документов, кроме чека, поставщик не предъявляет, поэтому НДС принять к вычету нельзя. Оформление документа Авансовый отчет выглядит так:

Списание НДС на расходы, не учитываемые в НУ, осуществляется автоматически, если:

• НДС выделен, заполнена графа НДС;
• нет СФ, не заполнены Реквизиты счета-фактуры.

При централизованном приобретении ГСМ используется документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная), раздел Покупки — Поступление (акты, накладные). Счет-фактура регистрируется, и НДС принимается к вычету в общем порядке.

Учет топлива

Дальнейший учет бензина в баках автомобилей и его списание в 1С 8.3 производится:

• перемещением с общего склада (ГСМ в резервуарах или ГСМ в резервуарах АЗС) на склад с наименованием авто (склад Авто) документом Перемещение товаров, раздел Склад — Перемещение товаров — если такое перемещение необходимо;
• учетом вне программы по путевому листу количества израсходованного топлива;
• списанием ГСМ.

См. также Как в 1С посмотреть остатки на складе?

Как списать топливо в 1С 8.3

Списание ГСМ, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.

Укажите:

• Склад — наименование склада учета ГСМ.

Вкладка Материалы:

• Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
• Количество — количество учитываемого на счете 10.03 «Топливо» топлива указанной марки.

Вкладка Счет затрат:

• Счет затрат — счет затрат, на который списывается ГСМ;
• Подразделение затрат — подразделение организации, где числится авто и для нужд которого используется;
• Статьи затрат — Списание материалов (с установленным видом расхода НУ).

Проводки

Документ формирует проводку:

• Дт 26 (20, 23, 25) Кт 10.03.1 — списание ГСМ в расходы.

См. также:

• Авансовый отчет: пошаговое заполнение
• Путевые листы в 1С
• Как выписать доверенность в 1С 8.3
• Списание материалов в 1С 8.3

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

• Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
• Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
• Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Рассмотрим учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) в 1С 8.3, в том числе приобретение бензина по топливным картам и через подотчетное лицо за наличный расчет. Также изучим как провести списание ГСМ в 1С 8.3 в виде пошаговой инструкции.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Приобретение и списание ГСМ за наличный расчет

Шаг 1. Выдача денежных средств в подотчет

Сначала рассмотрим как отразить покупку ГСМ работником за наличные деньги в 1С 8.3. Прежде всего необходимо оформить выдачу денежных средств в подотчет. Для этого предназначен документ Выдача наличных, который можно найти на вкладке Банк и касса → Кассовые документы:

Переходим на вкладку Кассовые документы. Для открытия документа Выдача наличных нажимаем кнопку Выдача:

Затем нужно установить вид операции Выдача подотчетному лицу:

Далее необходимо указать организацию, дату, получателя ФИО, сумму, статью ДДС (движения денежных средств), счет учета. Все реквизиты выбираются автоматически из справочников, если нажать значок в конце каждой строки . Пример заполнения:

После заполнения документа нажимаем кнопку Провести, при этом формируется Расходный кассовый ордер и бухгалтерская проводка Дт 71.01 Кт 50.01 на сумму 2 000 руб.

Для вывода печатной формы РКО кликаем на кнопку Печать, далее Расходный кассовый ордер и получаем печатную форму документа:

Шаг 2. Оприходование топлива

После получения денежных средств сотрудник приобрел топливо за наличные и отдал авансовый отчет в бухгалтерию. После утверждения авансового отчета проводится оприходование топлива. Для этих целей в 1С 8.3 нужно на вкладке Касса и банк выбрать пункт меню Авансовый отчет:

Создаем новый документ: указываем подотчетное лицо, организацию и склад. На вкладке Авансы вносим данные о документе Выдача наличных:

На вкладке Товары вводим данные о приобретенных ГСМ, счет учета – 10.03. При проведении документа создается проводка Дт 10.03 Кт 71.01 на сумму 2 000 руб.:

При покупке за наличный расчет покупателю – физическому лицу дается кассовый чек. В кассовом чеке НДС не выделен отдельной строчкой. В зависимости от этого в Авансовом отчете устанавливаем соответствующие настройки: без НДС или НДС 18%.

Если продавец – юридическое лицо, то выдается чек с выделенным НДС и счет-фактура. Тогда ставим галочку в поле Счет-фактура и вводим реквизиты счета-фактуры. В нашем случае покупка осуществлена без НДС.

При проведении документа в 1С 8.3 формируются проводки, которые всегда можно посмотреть, нажав иконку , которая есть в каждом документе. Таким образом увидим сформированные проводки по этому документу:

Как правильно оформить авансовый отчет, особенности работы с подотчетными лицами в 1С 8.2 (8.3) рассмотрено в нашем видео уроке:

Шаг 3. Списание бензина по путевым листам

Следующий этап – это списание бензина в 1С на затратные счета. Списание проходит на основании путевого листа. Для этого в 1С 8.3 используется документ Требование-накладная, который расположен на вкладке Производство:

Далее, кликнув на кнопку Создать, создается документ Требование-накладная:

В документе нужно ввести склад и организацию. В таблице документа на закладке Материалы добавить строчку со списываемым топливом, ввести количество и счет учета (10.03):

На вкладке Счет затрат следует ввести счет списания, статью затрат и подразделение:

Согласно примеру при проведении документа создается проводка Дт 44.01 Кт 10.03 на сумму 2 000 руб. Таким образом, топливо списывается.

Учет ГСМ в 1С 8.3 по топливным картам

Шаг 1. Перечисление предоплаты поставщику

В случае покупки ГСМ (бензина) по топливным картам, в первую очередь необходимо сделать перечисление предоплаты поставщику через документ Списание с расчетного счета. Для этого нужно на вкладке Банк и касса использовать пункт Банковские выписки:

И создать новый документ нажатием кнопки Списание:

При проведении данного документа создается проводка Дт 60.02 Кт 51 на сумму 100 000 руб.:

Шаг 2. Поступление топливной карты

Следующим этапом является поступление топливной карты, которое в 1С 8.3 оформляется документом Поступление (акты, накладные). Его можно найти в разделе Покупки:

Создаем документ Поступление товаров. В поле Накладная ставим номер и дату документа поставщика. Кнопкой Добавить добавляем номенклатуру Карта топливная. Ставим количество, цену и поставщика:

Если операция с НДС, то заполняем в нижнем левом углу номер и дату предъявленного счета-фактуры и нажимаем кнопку Зарегистрировать:

При окончательной обработке документа проводим документ кнопкой Провести и в итоге получаем проводки:

Для количественного учета топливных карт в 1С 8.3 карты приходуются на забалансовый счет 006 ручной проводкой через документ Операции, введенные вручную:

Шаг 3. Принятие к учету ГСМ

В конце месяца, как правило, поставщик представляет документы о фактически заправленном топливе. На их основании ГСМ (топливо) принимаются к учету документом Поступление товаров и услуг на счет 10.03. Для этого сформируем новый документ, введем поставщика, организацию, склад, договор и добавим строчки в таблицу Товары. Заполняем аналогично поступлению топливных карт:

Проверяем проводки, которые формируются при проведении документа:

Шаг 4. Списание бензина в 1С 8.3 по путевым листам

На основании данных путевых листов в 1С производится списание на затраты фактически израсходованных ГСМ. В базе 1С 8.3 данная операция осуществляется через документ Требование-накладная.

При списании ГСМ на непроизводственные нужды, списание топлива проводится тем же документом Требование-накладная, но на закладке счет затрат указываем счет 91.02 и статью затрат Не принимаемые к налогообложению:

При проведении формируется проводка:

Шаг 5. Контроль остатка топлива (бензина) на складе

Для контроля остатка топлива на складе в 1С 8.3 формируем оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10.3. Документ находится на закладке Отчеты:

Открываем ОСВ по счету 10.3, задаем параметры отчета: период, отбор по номенклатуре, по количеству и формируем ОСВ. Отобрать по номенклатуре из справочника можно применив функцию Найти, задав в окно поиска ключевое слово Бензин:

После выбора номенклатуры нажимаем кнопку Сформировать:

Можно задать параметры формирования ОСВ по показателям. В нашем примере по данным БУ и количеству:

Формируем ОСВ по заданным параметрам, в нашем примере по бензину Аи-92:

Появившиеся в России в 1991 году топливные карты стали незаменимым инструментом компаний, по роду своей деятельности связанных с транспортом. Однако у бухгалтеров в подобных организациях возникают вопросы, связанные с учетом транспортных карт и топлива.

Начиная с 1991 года топливные карты, используемые для расчета на заправочных станциях, становятся все более популярными. Сегодня топливная карта — это не только удобная и современная система обслуживания клиентов на АЗС, но и средство экономии денежных средств, затрачиваемых на приобретение ГСМ.

Топливная карта, являясь документом строгой отчетности, платежным средством не является, а представляет собой технический ресурс учета отпускаемых нефтепродуктов.

Объективные плюсы использования топливных карт:

• безналичный расчет, под отчет водителям наличные деньги не выдаются;
• уменьшение налогооблагаемой базы;
• получение ГСМ со скидкой;
• полный отчет по всем транзакциям по карте;
• возможность получения отсрочки платежа;
• привязка к определенным АЗС, что снижает риск возникновения преступных сговоров и некачественной заправки;
• блокирование потребления топлива при возникновении непредвиденных ситуаций и многое другое.

Учет топливных карт

Определенного, утвержденного порядка учета карт не существует, поэтому на практике используются различные варианты. Например, учет топливных карт с использованием счетов «Материалы» — 10, «Касса» — 50 и «Расчеты с подотчетными лицами» — 71. Однако, по мнению экспертов, данная процедура учета является некорректной.

На счете 10 топливные карты могут учитываться по субсчету «Прочие материалы» в качестве объекта МПЗ. В соответствии с Положениями бухгалтерского учета 5/01, п.2 к материально-производственным запасом относятся активы, используемые организацией, как средства или предметы труда, имеющие сами по себе ценность, что к топливным картам не относится.

На счете 50 топливные карты могут учитываться по субсчету 50-3 «Денежные документы». При этом денежные документы должны удовлетворять требованиям:

• предоставлять право на получение товара или услуги на всю номинальную стоимость документа, то есть использоваться однократно. Топливные карты являются документом многократного применения.
• удостоверять безусловное право на получение услуги, товара на определенную сумму. Карта может быть заблокирована, если денежные средства не внесены вовремя.
• указывать, на какую сумму (номинал) могут быть приобретены товары, услуги. Топливная карта не содержит данную информацию.

На счете 71 обобщается информация, связанная с расчетами с работником по суммам, выданным под отчет. Топливная карта является техническим средством для отпуска водителю нефтепродуктов, то есть денежные средства фактически работнику не выдаются, поэтому учет по данному счету также считается некорректным.

Следуя из ПБУ 5/01 пункта 6, все затраты, связанные с приобретением МПЗ включаются в их фактическую стоимость, по которой МПЗ принимаются к учету. Но многоразовые топливные карты невозможно соотнести с какой-либо определенной партией приобретаемого топлива. Организация может списать стоимость топливных карт на основании ПБУ 10/99 пункта 5 на расходы связанные с обычным видом деятельности и учет карт вести на забалансовых счетах, перечень которых каждая компания может дополнить, описав в своей учетной политике их характеристики.

Проводки могут выглядеть так:

Д 60 К 51 (перечисление средств на оплату топливных карт)

Д 20, 26, 44 К 60 (стоимость карт относится на расходы)

Д 19 К 60 (учтен НДС со стоимости карт)

Д 68 К 19 субсчет НДС (НДС принят к вычету)

Д 012 (стоимость карт учтена на забалансовом счете)

В журнале хозяйственных операций выдача водителю карты и ее возврат не отражаются, поэтому рекомендуется ведение отдельного журнала.

По учету самого топлива проблем у специалистов обычно не возникает.

Проводки могут иметь такой вид:

Д 60-2 К 51 (предоплата за ГСМ)

Д 10-3 К 60-1 (приобретенное топливо принято к учету)

Д 60-1 К 60-2 (зачет предоплаты)

Д 20, 44, 26 К 10-3 (списание стоимости топлива израсходованного)

Д 19 К 60-1 (учитывается НДС)

Д 68 К 19/НДС (НДС к вычету)