Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства БУОО ГАОО занимается комплектованием архива документами Архивного фонда РФ, документами по личному составу ликвидированных организаций, а также в пределах предоставленных ему полномочий осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций – источников его комплектования.
Комплектование архива (его систематическое пополнение документами Архивного фонда РФ) включает в себя три основных направления работы:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава документов, подлежащих приему в архив;
- прием — передача архивных документов в БУОО ГАОО.
В список источников комплектования БУОО ГАОО входят органы государственной власти Орловской области, территориальные органы федеральных органов государственной власти, органы юстиции, судов и прокуратуры, учреждения кредитно-финансовой системы, научные учреждения, органы и учреждения систем здравоохранения, социальной защиты населения, культуры, образования, экономики, статистики, строительства, транспорта, сельского и лесного хозяйства, природопользования, спорта с различными формами собственности, общественные и политические организации.
В связи с преобразованиями в жизни общества, реорганизацией социально-экономической системы, управленческих и хозяйственных структур, многообразием форм собственности, ликвидацией организаций, образованием новых государственных структур, отказом негосударственных организаций от сотрудничества с архивом постоянно ведется работа по уточнению списков источников комплектования (архив ведет список № 1 организаций–источников комплектования, список организаций–источников комплектования научно-технической документацией, список граждан–источников комплектования).
Основные проблемы, возникающие в работе по определению источников комплектования архива, состава документов, их приема – передачи на хранение, связаны с разделением форм собственности на архивные документы.
Градация форм собственности на архивные документы, закрепленная Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» должна влиять и на установление круга источников комплектования архива.
В соответствии с законодательными и нормативными актами в сфере архивного дела в обязательном порядке органы государственной власти Орловской области включаются в список источников комплектования архива.
Архив взаимодействует с территориальными органами федеральных органов государственной власти, федеральными организациями, тем самым сохраняется территориальный принцип комплектования и сложившиеся десятилетиями связи с организациями.
Принимая во внимание значимость профсоюзов в защите социальных прав работников области и решении ими вопросов социально- экономического развития региона, с 2013 года начался ввод в список источников комплектования БУОО ГАОО областных отраслевых профсоюзов (в 1990-х годах 14 областных организаций профсоюзов работников различных отраслей были выведены из источников комплектования архива в связи с общественно-политическим и экономическим кризисом в стране, повлекшим прекращение деятельности профсоюзных организаций; за последние 5 лет список источников комплектования архива пополнился отраслевыми профсоюзными организациями работников народного образования и науки, жизнеобеспечения, автомобильного и сельскохозяйственного машиностроения, связи, культуры).
БУОО ГАОО комплектуется также документами политических партий и общественных объединений (впервые в архив документы общественно-политических организаций поступили в 1994 году от Орловского регионального отделения Демократической партии России; за прошедшие годы удалось установить сотрудничество с Орловским региональным отделением политической партии «Коммунистическая партия Российской Федерации»).
Проводится работа по комплектованию, формированию и сохранению личных фондов. При этом учитывается роль держателя личного фонда в общественно-политической, культурной, научной жизни Орловского края.
На 1 января 2020 года в списке источников комплектования архива значится 154 организации, по видам собственности: федеральных- 50, областных – 69, негосударственных- 35.
Прием – передача документов Архивного фонда Орловской области в БУОО ГАОО по истечении срока их временного хранения в источниках комплектования осуществляется по согласованию с организациями.
В регионе не имеется архива по личному составу, поэтому областной государственный архив принимает на хранение данные документы (за последние 20 лет архив осуществил прием документов по личному составу практически от всех производственных объединений, существовавших на территории Орловской области (Орловский завод дорожных машин, завод вычислительных управляющих машин, завод приборов, часовой и др. заводы).
Отдел в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на временном хранении в источниках комплектования, оказывает организациям методическую и практическую помощь, в том числе на договорной основе: в организации документов в делопроизводстве; по отбору документов в состав Архивного фонда РФ и подготовке их к передаче на постоянное хранение в БУОО ГАОО; по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу; по ведению учета документов, находящихся на хранении в архивах организаций; по совершенствованию работы служб делопроизводства и архивов организаций; в повышении профессиональной квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архивы организаций.
Содержание
Источники комплектования
Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ (комплектование архива) включает:
- определение источников комплектования архива;
- определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;
- прием-передачу архивных документов в архив.
Источники комплектования архива
Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке.
Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ.
Негосударственные организации, а также граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.
Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев:
для организаций:
- функционально-целевого назначения организации (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);
- полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
для граждан:
- вклад гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;
- его роль в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;
- родственные, дружеские, творческие связи гражданина, место работы, занимаемая должность;
- типичность его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);
- состав и содержание собранных гражданином архивных документов.
Списки источников комплектования архива
Списки источников комплектования составляются архивом на основании законодательства об архивном деле в РФ, норм пп. 4.2 и 4.2.1 «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» , а также рекомендаций специально уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, подготовленных самостоятельно или совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе осуществляющими депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ.
Архив ведет список организаций — источников комплектованияпо установленной форме.
На 01.04.2019 года в список источников комплектования включено 161 учреждение и организация.
Приглашаем организации, которые желают оставить свой след в истории нашего региона к сотрудничеству.
Все интересующие вас вопросы можно задать
Комплектование документами физических и юридических лиц является одним из приоритетных направлений в деятельности 7 государственных и 50 муниципальных архивов Нижегородской области. Ежегодно в архивы области поступает значительный объем архивных документов. За последние пять лет, начиная с 2007 года, этот объем составил 717 тыс.дел, из которых 62% — это документы по личному составу, 26% — управленческая документация, 8% — НТД и по 2% — аудиовизуальные документы и документы личного происхождения.
В государственные и муниципальные архивы области передают свои документы 2977 организаций всех форм собственности (данные по состоянию на 1 мая 2012 года), из которых:
15,8% — территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, 8,6% — органы государственной власти и государственные организации Нижегородской области, 51,5% — органы МСУ и муниципальные организации, 24,1% — негосударственные организации. По сравнению со сводным списком источников комплектования 2007 года списки государственных и муниципальных архивов сократились на 12%, однако это не сказалось на объемах комплектования. Существенное уменьшение количества организаций в списках произошло после исключения из них представительных и исполнительно-распорядительных органов МСУ 203 ликвидированных в 2009 году муниципальных образований Нижегородской области из 610.
В целом, процесс комплектования документами осуществляется в рамках действующего законодательства об архивном деле. С подавляющим большинством федеральных организаций – источников комплектования государственных архивов заключены соглашения. По объективным причинам пока окончательно не решен вопрос о заключении соглашений с 14 организациями из 159, в т.ч. 10 федеральными судами общей юрисдикции. При поступлении документов федеральной собственности в государственные архивы заключаются договоры хранения, которые имеют возмездную основу. Содержание архивных документов федеральной собственности в государственных архивах Нижегородской области осуществляют сами федеральные органы и организации. Такой порядок установлен в соответствии с поручением Губернатора области. На такой же основе осуществляется хранение в государственных архивах документов муниципальной собственности Балахнинского муниципального района и городского округа город Арзамас, в которых муниципальные архивы не созданы. Вопросы поступления и хранения архивных документов органов МСУ и муниципальных организаций отрегулированы в соглашениях с администрациями муниципального района и городского округа. Имеются в практике комплектования и случаи издания правовых актов органов МСУ о передаче архивных документов в государственную собственность Нижегородской области, в том числе и аудиовизуальных документов.
По согласованию с главами администраций муниципальных районов и городских округов документы федеральных и областных органов и организаций поступают на постоянное хранение и в муниципальные архивы. Устоявшуюся практику комплектования архивов по территориальному признаку мы не изменили, даже несмотря на то, что федеральным законодательством об архивном деле передача архивных документов федеральной собственности в муниципальные архивы не предусмотрена.
Доля частных организаций в списках постепенно сокращается, но продолжает оставаться значительной. Причем в списках источников комплектования государственных архивов частные организации составляют 44% (чуть меньше половины), поэтому решение проблем взаимодействия с негосударственными организациями имеет для нас не последнее значение.
Первая проблема, которую решаем постоянно, связана с установлением договорных отношений при взаимодействии с негосударственными организациями. С 22% частных организаций, стоящих в списках источников комплектования, договоры о сотрудничестве не заключены. В основном это организации, не передавшие документы государственной собственности, и в первую очередь научно-техническую документацию.
Некоторые крупнейшие частные организации, такие как ОАО «ГАЗ», ЗАО «Нижегородская Ярмарка» и др., документы которых бесспорно имеют историческое значение для области, в этом сотрудничестве не заинтересованы. Здесь возникает конфликт интересов. Организации, обеспечивая сохранность своих документов в соответствии с действующим законодательством, не видят выгоды в том, чтобы брать на себя дополнительные обязательства по хранению и упорядочиванию дел для передачи их в собственность области. А архивная служба не заинтересована в том, чтобы тратить бюджет рабочего времени на консультирование и изучение состояния работы с документами частных организаций, если документы не поступят и именно на условиях передачи их в собственность области. Хотя избирательный подход к решению этих вопросов в зависимости от масштабов организации и заинтересованности в ее документах конечно должен быть. И мы ему следуем.
Однако мы вынуждены исключать из списков организации, отказавшиеся от сотрудничества, после завершения передачи документов Архивного фонда РФ государственной собственности, но с такими организациями окончательно не расстаемся. Для этого государственные архивы согласовали с ЭПМК комитета специальные списки организаций, необходимость комплектования архивными документами которых не вызывает на сегодняшний день сомнения и в первую очередь по критерию значения фондообразователя и его положения в народном хозяйстве области — потенциальных источников комплектования. Периодически в плановом порядке мы будем возвращаться к вопросу заключения с ними соглашения о сотрудничестве и передаче архивных документов. У нас есть положительная практика решения этих вопросов по прошествии определенного времени или смены руководства организаций.
Практика работы выявила еще одну проблему объективного характера. В соответствии с федеральным законодательством об акционерных обществах ряд архивных документов, образованных в их деятельности, должен храниться постоянно по месту нахождения исполнительного органа, а в соответствии с «Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (утв. постановлением ФКЦБ от 16 июля 2003 г. N 03–33/пс) архивные документы поступают в соответствующий архив только в случае ликвидации общества, да и то если общество имело договор с архивным учреждением.
В Нижегородской области создан прецедент применения штрафных санкций к акционерному обществу за передачу архивных документов в государственный архив. Получается, что, во-первых, законодательство не предусматривает постоянного хранения архивных документов частных организаций в государственных и муниципальных архивах до момента их ликвидации. Но такой порядок чреват утратой исторически значимых для субъекта РФ документов, т.к. при ликвидации организации не всегда удается сохранить управленческую документацию в полном объеме. Во-вторых, заключаемые договоры опять-таки предусматривают активную работу архивистов с негосударственными организациями по наблюдению и оказанию услуг по упорядочению и обеспечению сохранности, но не гарантируют их поступление на вечное хранение в наши архивы.
Соответственно, мы считаем, что в «Положение о порядках и сроках хранения документов акционерных обществ» целесообразно внести уточнения по порядку поступления документов, образованных в деятельности акционерного общества и отнесенных к составу Архивного фонда РФ в установленном порядке, на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы не только в случае его ликвидации.
Достаточно полно в списках источников комплектования архивов области представлены общественные объединения всех видов. Например, в этом году у нас впервые получилось сотрудничество с религиозными организациями. Мы заключили соглашения с Духовным управлением мусульман Нижегородской области и приходом римско-католической церкви. Документы общественных организаций комплектуются в Государственном общественно-политическом архиве Нижегородской области.
В работе с общественными организациями мы встречаем все те же объективные проблемы, которые характерны для взаимодействия с ними всех архивных учреждений субъектов РФ, это и малый объем документов, образующихся в их деятельности, нестабильность их существования и финансового положения. Так же как и во многих субъектах РФ упорядочение архивных документов осуществляется силами сотрудников архивной службы области. Но, тем не менее, комплектование архивов документами общественных организаций, в том числе и политических партий, осуществляется и, можно сказать, осуществляется успешно.
Год от года прослеживается динамика увеличения объемов комплектования государственных и, что отрадно, муниципальных архивов документами личного происхождения. Ежегодно пополняются списки физических лиц, чьи архивы поступают на постоянное хранение. По состоянию на 1 мая текущего года в них включено 146 владельцев и собственников личных архивов крупнейших в нашей области деятелей науки, культуры, техники, общественных деятелей. Работа с ними осуществляется строго в рамках действующего законодательства. Проблемы решаются.
Государственные и муниципальные архивы Нижегородской области комплектуются всеми видами архивных документов на всех видах носителей. Наибольшее количество документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляет управленческая документации (26%).
Основной проблемой, оказывающей влияние на процесс комплектования архивов, является своевременная подготовка документов к постоянному хранению. По данным паспортизации архивов организаций на 1 декабря 2011 года процент подготовленных к постоянному хранению дел управленческой документации от общего объема поставленных на учет в архивах организаций (от 290 тыс.) составил 80,3% при объеме неупорядоченных дел почти 57 тыс. единиц хранения и хранящихся сверх срока 25 тыс. дел. Этот процент выше среднестатистического по России, который по данным Росархива составляет 71–73%. Причем в организациях — источниках комплектования муниципальных архивов этот показатель несколько выше (83,4%), чем в государственных архивах (77,4%).
В последние годы наметилась положительная тенденция уменьшения объемов неупорядоченных дел и дел, хранящихся в организациях сверх срока. В 2007 году процент упорядоченных дел в объеме общих, поставленных на учет в организациях списка и государственных, и муниципальных архивов, составлял – 68% при общем объеме задолженности по упорядочению в 76,5 тыс. дел и комплектованию в 32 тыс. дел.
Стабилизации ситуации способствовала и способствует большая работа государственных и муниципальных архивов, которые активно используют все формы взаимодействия с организациями, в первую очередь оказания им не только методической, но и практической помощи в работе с архивными документами. Активно осуществляется упорядочение архивных документов организаций силами сотрудников государственных архивов по возмездным договорам. По данным протоколов ЭПМК более 45% архивных документов, включенных в состав Архивного фонда РФ, организаций – источников комплектования государственных архивов, упорядочены именно на договорной основе.
Причины неупорядочения дел, как правило, носят субъективный характер, связаны с материальными, организационными и кадровыми проблемами конкретных организаций. Как показывает практика, эти проблемы хоть с трудом, но все же решаются.
Последние годы мы активно начали использовать так называемый административный ресурс для решения проблем, связанных с подготовкой архивных документов к постоянному хранению, и решаем эту проблему во взаимодействии с отраслевыми органами федеральных и областных органов государственной власти. Ежегодно мы проводим мониторинги обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в организациях определенных отраслевых систем – образования, сельского хозяйства, строительства и т.д. По итогам мониторингов принимаются совместные документы с отраслевым органом исполнительной власти (приказы, письма). Такие меры оказываются очень эффективными. За несколько лет практически ликвидировали задолженность по упорядочению архивных документов территориальные органы федеральных и областных органов власти. В этом году по нашему письму в прокуратуру Нижегородской области о состоянии подготовки документов в райгорпрокуратурах был снижен процент премии районным и городским прокурорам, не обеспечившим своевременное упорядочение дел. Эффект не замедлил сказаться.
В 2011 году на основе анкетирования проведен мониторинг состояния хранения документов в органах исполнительной власти области. Результаты мониторинга были рассмотрены на заседании Правительства области. В соответствии с принятым решением органы исполнительной власти активно начали осуществлять упорядочение своих документов, в ряде органов улучшены условия хранения архивных документов, в том числе в результате проведенной проверки Государственного бюджетного учреждения «Архив агропромышленного комплекса «Горьковский», подведомственного министерству сельского хозяйства Нижегородской области, архиву предоставлены новые оборудованные архивохранилища. По итогам 1 полугодия текущего года информация о повторном мониторинге состояния хранения документов в органах исполнительной власти будет направлена в Правительство области.
Ежегодно проводим анализ формирования (комплектования) муниципальных архивов и его результаты доводим до сведения глав МСУ муниципальных районов и городских округов, причем с приложением сравнительных таблиц с указанием объемов неупорядоченных дел по каждому муниципальному образованию. В прошедшем году вопрос об актуальных проблемах формирования и содержания муниципальных архивов был рассмотрен на совещании Губернатора с главами местного самоуправления и главами администраций муниципальных районов и городских округов Нижегородской области. Основное внимание на заседании было уделено состоянию сохранности наиболее важной документации, которая образована в деятельности комитетов по управлению муниципальным имуществом.
В текущем году комитетом по делам архивов по данным паспортизации архивов организаций и протоколов ЭПМК проведен мониторинг упорядочения документов по всем отраслевым системам, результаты направлены в отраслевые органы государственной власти. На сегодняшний день во исполнение решения совещания Губернатора области с главами МСУ нами подписано 12 совместных писем с руководителями отраслевых органов исполнительной власти области о совершенствовании работы с документами в подведомственных организациях и структурных подразделениях органов МСУ, с которыми отраслевые органы осуществляют взаимодействие.
По-прежнему остается значительным объем не переданных в установленные законодательством об архивном деле сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ (9% от общего объема). Основные причины связаны с неупорядочением архивных документов и отсутствием свободных помещений архивохранилищ в муниципальных архивах. Обе эти проблемы медленно, с большим трудом, но все-таки решаются.
К сожалению, при передаче архивных документов каждый год фиксируются утраты документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях. За последние пять лет с 2007 года ЭПМК согласовала акты недостачи на 750 дел постоянного хранения 82 организаций, что составило 0,4% от общего объема принятой на хранение управленческой документации. В основном утраты обнаруживаются при ликвидации организаций, особенно частных организаций, когда архивы оказываются по сути брошенными и привлечение виновных лиц к административной ответственности не представляется возможным.
Нижегородская область обладает крупным промышленным и научно-техническим потенциалом, в области действует много проектных, научных, научно-исследовательских, изыскательских организаций, создающих научно-техническую документацию. 94 организации являются источниками комплектования специализированного архива, созданного для комплектования именно НТД — Государственного архива специальной документации Нижегородской области.
В соответствии с данными последней паспортизации в архивах этих 94 организаций учтено более 2 млн.единиц хранения НТД (с учетом более 1 млн. инвентарных дел БТИ и земельных дел кадастровой палаты). Из них описано в установленном порядке только 2,5 тыс. дел. Так что основная проблема в комплектовании НТД – это своевременное проведение экспертизы ее ценности и упорядочения. И не всегда решение проблемы зависит от материальных возможностей организаций. НТД – это объект интеллектуальной собственности, это основной продукт, который создают эти организации, а соответственно, этот продукт имеет стоимость. Архивные документы постоянно востребованы в их практической деятельности, поэтому организации не передают НТД в архивы, не исполняют и даже не собираются в ряде случаев исполнять законодательство об архивном деле, и рычагов воздействия на них у нас практически нет.
Правда, есть один пример положительного решения проблемы – это проведение одной проверки специально уполномоченным органом – управлением Министерства культуры РФ по округу (бывшее управление Росохранкультуры) федерального НИИ. Но и в данном случае дело с мертвой точки сдвинулось только после третьего предписания и двух протоколов — проведено упорядочение и передача управленческой документации с 60-х гг., и частично проведена экспертиза ценности проектной, конструкторской, технологической и научной документации.
Поэтому в основном архивы НТД крупнейших научных институтов области попадают на хранение в государственный архив при ликвидации, когда они остаются, по сути, брошенными. И зачастую эти архивы в целях их сохранности приходится принимать в неупорядоченном состоянии, в результате чего работа по описанию ложится на плечи работников государственного архива. Попытки заставить руководство или ликвидатора исполнять законодательство об архивном деле приводят к обратным результатам. Свидетельство тому – последний пример, когда при банкротстве предприятия, осуществлявшего проектные работы в химической промышленности, в процессе долгих переговоров с конкурсным управляющим о необходимости передачи НТД в упорядоченном состоянии документы в результате ненадлежащего их хранения были испорчены.
Архивисты вынуждены принимать брошенные архивы НТД ликвидированных предприятий (есть такие случаи в практике), НТД, отнесенную к государственной собственности, хранящуюся в частных организациях, которые в силу своих финансовых возможностей, а порой и смены профиля деятельности, не имеют возможности ее содержать и упорядочивать. В настоящее время на учете в Государственном архиве специальной документации более 37 тыс.неописанных единиц хранения НТД. Если ранее упорядочение этих дел осуществлялось за счет средств областной целевой, потом ведомственной программы сохранения документов Архивного фонда Нижегородской области, то ныне средства на эти цели из областного бюджета не выделяются. Принятый в 2008 году постановлением Правительства области от 27 октября 2008 года № 488 «Порядок предоставления субсидий негосударственным организациям на возмещение расходов, связанных с обеспечением отбора и передачи в упорядоченном состоянии в государственные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к государственной собственности Нижегородской области, за счет средств областного бюджета» также не может решить эту проблему.
Еще одна проблема связана с федеральными предприятиями оборонно-промышленного комплекса, заказчиком которых является Министерство обороны РФ. 19 предприятий списка источников комплектования Государственного архива специальной документации (включены в него по согласованию с Росархивом при разделении списков источников комплектования с филиалом РГАНТД в г. Самаре) отказываются проводить экспертизу ценности и передачу на хранение НТД, ссылаясь на отсутствие указаний со стороны министерства. А письмо заместителя министра обороны РФ от 18 февраля 2002 года, где четко указано, что «отказ отдельных предприятий оборонно-промышленного комплекса от передачи на государственное хранение НТД не является правомочным», считают морально устаревшим и недействующим. Хотелось бы снова просить Росархив помочь нам отрегулировать этот вопрос с Министерством обороны РФ.
Тем не менее, несмотря на проблемы, комплектование государственных и даже муниципальных архивов научно-технической документацией осуществляется. И доля НТД в общем объеме принятых в 2007–2011 гг. дел составляет 8%.
Аналогичные проблемы существуют и в комплектовании архивов аудиовизуальной документацией. Объемы аудиовизуальной документации, поступающей на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы, увеличиваются год от года. Для ее хранения и использования в области создан еще один специализированный архив – Государственный архив аудиовизуальной документации Нижегородской области. Документы поступают от постоянных источников комплектования, таких как пресс-служба Губернатора области, редакции различных газет, но большая часть передается все-таки физическими лицами (фотокорреспондентами, фотографами-любителями, коллекционерами). На хранение передано много ценных аудиовизуальных документов, в т.ч. негативы на стеклянной основе рубежа 19–20 веков, первых лет советской власти, даже кинодокументы.
За последние 5 лет доля комплектования этими видами архивных документов составила 2,3%. С одной стороны, в единицах хранения это немного, но прием аудиовизуальной документации последние годы осуществляется преимущественно в электронном формате, когда на одной единице хранения записаны десятки (если не сотни) единиц учета.
Аудиовизуальные документы традиционно поступают в архивы в неупорядоченном состоянии, ежегодно усугубляя проблему описания огромного массива неописанных единиц учета. И даже принятое в области описание их по группам фотодокументов не позволит решить эту проблему в ближайшем будущем.
Таковы основные проблемы комплектования.
Большую работу по включению архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации (а соответственно в подготовке документов к постоянному хранению) проводит экспертно-проверочная методическая комиссия комитета по делам архивов. В составе комиссии работают наиболее опытные эксперты комитета по делам архивов, государственных и муниципальных архивов. При проведении экспертизы ценности отдельных категорий документов по согласованию привлекаются сторонние эксперты – ученые, историки, практики. Проблем и трудностей в работе комиссии нет. Ежегодно в состав Архивного фонда Российской Федерации включается значительный объем дел. В 2010 году он составил 77 тыс. дел, а в 2011 уже 86,5 тыс. дел.
Таким образом, меры, осуществляемые комитетом по делам архивов как органом исполнительной власти области, его экспертно-проверочной методической комиссией, государственными и муниципальными архивными учреждениями, организациями – источниками комплектования позволяют и позволят в дальнейшем обеспечить качественное пополнение Архивного фонда РФ и архивных фондов Нижегородской области, а соответственно и его использование в интересах граждан, общества и государства.
Таблица комплектования государственных и муниципальных архивов Нижегородской области за 2007–2011 гг.
|
2007 г. |
2008 г. |
2009 г. |
2010 г. |
2011 г. |
Итого |
% |
|
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
УД |
26,1 |
||||||
|
НТД |
8,0 |
||||||
|
АВД |
2,3 |
||||||
|
Личного происхождения |
1,7 |
||||||
|
Всего док-тов АФ РФ |
38,1 |
||||||
|
Дел по личному составу |
61,9 |
||||||
|
ИТОГО |
Ю.Н. Кочигина
Начальник отдела комплектования
Одной из важных задач архивных учреждений является систематическое пополнение государственных и муниципальных архивов документами Архивного фонда Российской Федерации, образующимися в процессе деятельности организаций разных сфер деятельности и форм собственности. Указанное систематическое пополнение архивов определяется термином «комплектование».
Государственные органы и органы местного самоуправления включаются в списки организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов в обязательном порядке. Как известно, документы Архивного фонда Российской Федерации образуются не только в процессе деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, но и в делопроизводстве негосударственных организаций и организаций частной формы собственности. При включении подобных организаций в списки источников комплектования архив руководствуется в первую очередь двумя основными критериями: особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги – награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др.) и место организации в зоне комплектования архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее типичные для данной территории организации.
В целях качественного комплектования, формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий осуществляют взаимодействие с делопроизводственными службами, архивами и экспертными комиссиями организаций — источников комплектования, заключающееся в оказании методической и практической помощи в следующих направлениях деятельности.
- Методическая и практическая помощь в организации документов в делопроизводстве и формировании дел:
- по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела, в том числе в составлении и согласовании индивидуальных инструкций по организации делопроизводства и архивного дела и примерных и индивидуальных номенклатур дел;
- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе по проведению экспертизы ценности документов;
- по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу;
- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций
- по подготовке документов к передаче на архивное хранение;
Совершенствование работы заключается в оказании помощи:
- в подготовке примерных и индивидуальных положений об архивах организаций – источников комплектования, положений о постоянно действующих экспертных комиссиях;
- в участии в работе ЭК организаций – источников комплектования, не только в качестве приглашенных специалистов, но и членов этих комиссий;
в участии в проверках соблюдения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях – источниках комплектования архива, организуемых Агентством по делам архивов Пермского края.
Основными формами повышения квалификации могут быть:
- постоянно действующие курсы повышения квалификации;
- постоянно действующие семинары по отдельным основным вопросам работы архивов организаций — источников комплектования;
- разовые обучающие семинары по актуальным вопросам, а так же для ознакомления и внедрения нормативных документов по делопроизводству и архивному делу;
- совещания, стажировки, деловые игры;
- консультации и встречи с целью обмена опытом;
круглые столы, презентации и выставки; смотры-конкурсы для делопроизводственных служб, архивов организаций.
Взаимодействие архива с организацией – источником комплектования обязательно отражается в наблюдательном деле. Наблюдательное дело ведется на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие группы документов:
- Документы, характеризующие организацию;
- копии нормативных и распорядительных документов о создании организации, изменениях ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;
- справки об изменениях в структуре и форме собственности организации;
- выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела о включении организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из него; Экспертные заключения, справки.
- карточка учета работы с организацией (находится в картотеке);
- копии распорядительных документов руководителя организации о назначении ответственного за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии (ЭК) организации, других распорядительных документов, касающихся архивного дела и делопроизводства организации;
- утвержденное и согласованное положение об архиве;
- утвержденное и согласованное положение об ЭК организации;
- планы работы ЭК организации;
- переписка об изменении номенклатуры дел;
- инструкция по делопроизводству (и распорядительный документ о введении ее в действие);
- справки, акты, предписания по результатам проверок делопроизводства и архива организации;
- акты организации об утратах документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов (после приема документов организации на постоянное хранение в архив указанные документы помещаются в дело фонда);
- переписка с организацией по вопросам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).
В случае необходимости состав документов наблюдательного дела может быть уточнен.
С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут помещаться заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.
Наблюдательное дело формируется с момента включения организации в Список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется до момента исключения организации из него.
Состав документов, помещаемых в наблюдательные дела, периодически пополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.
При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.
При исключении организации из числа источников комплектования государственного, муниципального архива ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертиза, переплет, нумерация), включается в опись и передается на постоянное хранение в государственный, муниципальный архив (архив архива). При незначительном объеме документов, содержащихся в наблюдательном деле, они включаются в дело фонда соответствующей организации.
