Введение
Документационное обеспечение управления — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того насколько правильно и грамотно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления. В учебном пособии рассматриваются различные виды документов, особенности их подготовки и оформления, приводятся примеры. Кадровая документация имеет свои особенности, она связана не только с деятельностью организации, но и со многими факторами деятельности общества в целом.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но и уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения — от момента создания до исполнения и отправки в дело. В третьей главе учебного пособия прослеживается путь документов, начиная с их поступления в организацию до осуществления контроля исполнения и, при необходимости, обеспечения их дальнейшей отправки, раскрываются технологии делопроизводства, такие понятия, как документооборот, документопотоки и их оптимизация, база данных документально фонда.
Залогом успеха коммерческой деятельности компании является создание таких условий хранения информации, при которых ее конфиденциальность была бы надежно обеспечена. Правила и способы хранения документов, подготовки их к списанию раскрываются в четвертой главе учебного пособия. Большое внимание уделяется организации как оперативного, так и длительного хранения, технологиям оценки значимости документов для определения сроков их хранения.
Наличие большого количества функционирующих баз данных, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества, создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к этим информационным ресурсам, расширение функциональных возможностей информационных систем не отменяет проверенных временем технологий документационного обеспечения управления, а модернизирует их, заставляет более ответственно относиться к их четкой регламентации и соблюдению.
При всем разнообразии имеющихся программных продуктов поддерживающих документационное обеспечение управления в пятой главе учебного пособия предложен комплекс мероприятий, необходимых при выборе системы автоматизации делопроизводства.
Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических аспектов, знание которых необходимо любому, чья специальность состоит в обработке управленческой информации.
