Нумерация приказов о приеме и увольнении

Содержание

Нумерация приказов о приеме и увольнении работников

Добрый день!
Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Раньше действовала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, устанавливающая, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но этот документ утратил силу.
Однако нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему. Поэтому с нового года начинайте новую нумерацию.
Посмотрите темы
Группы приказов
Нумерация приказов для маленькой организации
Нумерация приказов с начала года
Нумерация приказов и трудовых договоров
Сама я делала так
В целях улучшения организации документооборота и делопроизводства кадровой службы предприятия
П Р И К А З Ы В А Ю:
2. Ввести с _____ года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ОАО «ХХХ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:
1. приказы о приеме работника на работу – П (прием);
2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение);
3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника);
4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск);
5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;
6. остальные приказы – К (кадры)
7. приказы по основной деятельности — ОД

Нумерация кадровых приказов на прием и увольнение

Законодатель жестко не регламентирует, как будут нумероваться приказы на увольнение работников и на прием новых сотрудников, особенно с учетом правил автоматизации. Поэтому мы советуем составить подробную и понятную инструкцию по делопроизводству в вашей фирме и там прописать, как будет вестись итоговая нумерация кадровых приказов для целей контроля.

Книга учета кадровых приказов

Одним из вариантов, обеспечивающих регламентированный учет приказов и контроль за их количеством и датой составления является специальная книга учета кадровых приказов. Она формируется вручную или ведется в электронном виде сплошным методом.

В этом ее отличие от правил присвоения номеров кадровым приказам в автоматизированных решениях. В таких программах на каждый вид кадрового перемещения: увольнение, прием, совмещение, формируются приказы со своей нумерацией, которая к тому же обнуляется с начала следующего года.

Это несколько усложняет работу по контролю общего числа составленных приказов и датам принятия конкретных решений. Именно общая ведомость регистрации данных документов призвана помочь в правильном ведении кадрового делопроизводства.

Прием работника на время отпуска основного работника

Инструкция по кадровому делопроизводству

Нумерация приказов о приеме и увольнении должна быть закреплена соответствующей инструкцией, которая и позволит понять, как в компании организованы учет и контроль. Для ее составления можно воспользоваться нормами права, изложенными в приказе 536 министерства коммуникаций от 8 нояб. 2005 г. Можно ввести для удобства пользователей особую буквенно-цифровую индексацию кадровых документов, которая поможет пользователям разобраться, к чему относится тот или иной бланк.

Буквенная идентификация кадровых приказов может быть следующей:

  • при приеме с буквой «П»
  • на увольнении индекс «У»
  • перевод работника с маркой ПР
  • для отпуска своя идентификация – О
  • если была нарушена дисциплина: «Н»
  • К – все прочие приказы по кадрам

При этом буквенная идентификация для всех остальных приказов по обычной операционной деятельности предприятия может быть ОД.

Чтобы решить, как именно нумеровать приказы о приеме и увольнении, нужно понимать для каких целей в принципе служит грамотное кадровое делопроизводство. По общему правило кадровое делопроизводство представляет собой:

  • Своевременное формирование личных дел работников
  • Обязательное внесение записей в трудовые книжки
  • Составление инструкций по должностям
  • Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
  • Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
  • Конкретизация текстов трудовых договоров

ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание.

Правила присвоения номеров приказам

Чтобы верно присвоить номер нужно:

  • Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам
  • Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой
  • Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию

Именно это является основной задачей грамотного кадровика.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как придумать и присвоить артикул товару

Артикул — условное обозначение, которое присваивают тому или иному товару, чтобы отличить его от других в ассортименте и сделать удобным поиск нужного наименования по каталогам и складским базам.

Учёт товаров по артикулам — это важный элемент правильного делопроизводства в любом направлении торговли. Без артикула поиск определенного наименования будет похож на поиск иголки в стогу сена.

Хотя компании используют различные идентификаторы, артикул остаётся основным из них в складском учёте.

Артикул используется не только внутри компании — большинство интернет-магазинов вместе с характеристиками товара показывает клиенту и артикул. Это помогает при взаимодействии с покупателем — он может позвонить по телефону, написать письмо и сразу получить от сотрудника компании обратную связь по нужному наименованию: узнать о его наличии, доставке, стоимости.

Требования к артикулу

Артикул должен включать в себя основные характеристики товара. К ним могут относиться:

  • Производитель;
  • Модель;
  • Размер;
  • Цвет;
  • Страна;
  • Дата изготовления.

Таким образом, артикул представляет собой набор символов, в котором закодирована вся эта информация. Набор артикулов позволяет компании описать все возможные товарные позиции и вести по ним учёт.

Для создания артикулов используются цифры, буквы, сокращения от наименования товаров и другие обозначения.

Артикулы можно найти в накладных, товарных базах, сайтах где продается товар, договорах и на самом товаре.

Раньше, когда товарные базы были не такими объёмными, большинство артикулов были простыми, они обычно состояли из цифр.

На сегодняшний день в артикул принято включать класс товара, а также его основные параметры, которые записываются с помощью цифр и букв латинского алфавита.

Артикулы существуют не только для физических товаров — иногда они применяются для обозначения услуг или других нематериальных ценностей. Такие артикулы ещё называют виртуальными.

Как создать артикул

Для создания артикула необходимо просто присвоить цифровой и буквенный код каждому параметру товара.

Каждый символ артикула получит обозначение в зависимости от того параметра, за который он отвечает.

Например:

  • Бренду присваивается буквенное или кодовое написание;
  • Для стран предусмотрены традиционные буквенные сокращения и числовые ISO-коды;
  • За цвет может отвечать всего одна цифра;
  • Следующий символ — материал.

Несмотря на все кажущиеся преимущества буквенных обозначений для стороннего пользователя, многие интернет-магазины предпочитают использовать цифровые артикулы.

Как правило, артикул — это не просто кодовое наименование товара в таблице. Обычно он привязан к бухгалтерии и системе учёта компании через базы складского и товарного учёта, такие как 1C.

Именно в этих базах артикулу и присваивается определенное значение, после чего с ним начинают работать сотрудники.

Если у компании есть как онлайн, так и офлайн продажи, то артикул присваивается товарам в интернет-магазине только после синхронизации.

При этом, если офлайн-базы нет, то оператор ритейлера может придумать и сразу внести свой артикул в базу, который будет отображаться на сайте магазина вместе с товаром.

Однако если в магазине много товарных позиций, то лучше будет генерировать артикулы по строго определенному алгоритму.

Рекомендации

Написание букв и символов

Избегайте букв и цифр, которые ведут к путанице. Не используйте кириллический алфавит. Лучше чтобы артикулы были понятны для международной аудитории.

Также в артикуле не должно быть нуля, который легко перепутать с буквой O. Аналогичным образом не рекомендуется использовать знаки, например, пробелы, дефисы и более редкие обозначения, такие как @ или #.

При составлении артикулов в Excel рекомендуется добавлять к ним буквы, иначе Excel может перевести цифры в формат даты или исключить часть знаков.

Артикулы поставщиков

На первых порах можно использовать артикулы поставщиков и добавлять к ним дополнительные символы. Но так не стоит делать постоянно, потому что в этом случае вам потребуется полностью изменить систему артикулов под одного из поставщиков. Лучше сделать наоборот — интегрировать товарную номенклатуру от разных поставщиков так, чтобы это было удобно для компании и покупателей.

Найдите главное

Примите решение о том, какая именно информация о товаре вам нужна в артикулах. Нет смысла записывать туда лишние данные, которые вам не потребуются.

Главная функция артикула — быть идентификатором, с помощью которого можно найти уникальный продукт. Следовательно, он должен содержать всю необходимую для этого информацию, но не более.

К примеру, год выпуска можно не указывать в артикулах скоропортящихся товаров. Такие лишние детали только займут лишнее место и могут привести к непониманию со стороны потенциальных покупателей. Вместо артикула такую информацию можно указать в описании продукта.

Универсальность

Желательно иметь только один шаблон артикула для всей номенклатуры, но при этом он должен быть составлен так, чтобы учитывать индивидуальные особенности разных видов товаров. Ошибка, которую совершают многие компании — использование помимо артикула ещё и маркировки.

Логика

Используйте только обозначения с понятной логикой.

Например, если в ваших товарных позициях важную роль играют электроприборы, создайте для нее специальные артикулы, начинающиеся с буквы E (Electronic). Если среди них широко представлены ноутбуки, то добавьте букву L (Laptop).

Также вы можете заменить E и L на цифры, которые соответствуют позиции электроприборов в ассортименте и подгруппы ноутбуков в ассортименте электроприборов.

Порядок в учёте

Держите всю товарную номенклатуру в одном месте. Если бизнес-модель компании позволяет, опубликуйте все обозначения артикулов в общем доступе на сайте, чтобы все желающие могли их найти.

Привести товарную номенклатуру в порядок и сделать понятными принципы составления артикулов для сотрудников и контрагентов намного проще и дешевле, чем иметь дело со сложными, разрозненными записями и ежедневной путаницей.

Выводы

Имейте ввиду, что цифровые технологии меняют правила игры на розничных, оптовых рынках и в e-commerce очень быстро, а значит при составлении артикулов важно соответствовать потребностям времени.

Создайте максимально понятную вашим сотрудникам и клиентам систему товарной идентификации. Это позволит вам улучшить качество обслуживания клиентов и сэкономить на связанных с этим издержках.

Сквозная аналитика

от 990 рублей в месяц

  • Автоматически собирайте данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в удобные отчеты
  • Анализируйте воронку продаж от показов до ROI
  • Настройте интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
  • Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
  • Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Как присвоить адрес объекту недвижимости в 2020 году: форма заявления, порядок и правила подачи

Административное присвоение адреса объекту недвижимости не происходит само по себе. Если новосёла многоэтажки проблема легализации местонахождения своего жилья не интересует, то перед владельцем частного дома встаёт вопрос, как присвоить адрес объекту недвижимости, так как именно застройщики решают эту задачу. В данном случае застройщик является собственником строения и ему предстоит узаконить объект или земельный участок, получив на него официальные бумаги.

Когда требуется присвоение адреса

Любому объекту недвижимости, новостройке, реконструированному строению, особняку, поделённому на части между собственниками, можно присвоить номер, по которому несложно будет отыскать его местоположение.

В ноябре 2014 г. вышло Постановление Правительства № 1221. В нём перечисляются единые правила, и регламентируется порядок, по которому объекту недвижимости присваивается адрес.

Важно. В приведённых правилах чётко указано на бесплатность услуги контролирующих недвижимость органов.

Нужно подать документы для присвоения адреса недвижимому имуществу, чтобы заключать сделки купли-продажи, дарить, оставлять в наследство или сдавать в аренду. Адресация позволяет государственным органам контролировать объекты на данной территории, поэтому у владельца не возникнет проблем, если городские власти решат начать капитальное строительство, не слушая возражений домовладельца.

Имея законное право, подтверждённое соответствующими документами, он сможет дать отпор рейдерскому захвату. Это будет сложно сделать без уточнения местоположения объекта, которое позволяет закрепить право собственности.

Перед собственником дома на дачном участке тоже может встать вопрос, как присвоить адрес постройке. Чтобы оформить продажу, дарение или передать в наследство домик в саду, нужно зарегистрировать строение. В садоводческом некоммерческом товариществе (СНТ) домику присваивается номер, чтобы появилась возможность прописки, получения компенсации в случае несанкционированного сноса и т.д.

Присвоить номер можно не только жилым строениям, но и объектам недвижимости, не предназначенным для проживания:

  • автостоянкам;
  • стадионам
  • складам;
  • офисам;
  • магазинам;
  • рынкам.

Если в своё время строение было лишено места прописки на каком-либо основании, и причина отказа утратила законное право, то необходимо вновь начинать сбор документов для его присвоения. Владельцы всей перечисленной недвижимости должны предпринять шаги, чтобы внести их в государственный реестр.

Закон о присвоении адресов указывает на легитимность процедуры, предполагающей соблюдение регламента, в котором прописывается порядок получения бесплатной государственной услуги.

При строительстве многоквартирного дома или коттеджа, объекту присваивается «строительный» номер, который не нуждается в государственной регистрации. После окончания застройки, каждой квартире присваивается милицейский адрес, который после процедуры приёмки в эксплуатацию становится фактическим.

В Москве присваивается адрес недвижимости тоже после получения согласования в отделе архитектуры и градостроительства, но процедура немного отличается от общепринятой.

Куда обращаться

Регламент предписывает собственнику объекта с документами обратиться в органы государственной власти или администрацию населённого пункта, в районе которого располагается объект адресации.

В дополнение к процедуре, установленной правительственным постановлением, органы власти принимают местные регламенты, прописывающие условия и необходимые документы для получения уникального номера. После рассмотрения и проверки руководитель организации выдает распоряжение о подготовке приказа на присвоение адреса объекту недвижимости.

Важно. Перед застройкой участка нужно иметь на эти действия разрешение от отдела архитектуры или от местной администрации, в компетенцию которых входит предоставление госуслуги.

Список необходимых документов

После получения выписки из ЕГРН начинают процедуру присвоения почтового адреса. Необходимые для этого документы:

  • заявление о предоставлении госуслуги присвоения адреса объекту по принятому образцу;
  • выписку из ЕГРН;
  • технический паспорт (для частного владения);
  • договор купли-продажи или другие основания, подтверждающие приобретение недвижимости;
  • кадастровый паспорт на объект (строение и участок – если есть);
  • ксерокопию разрешения на возведение постройки (если имеется).

Перечень может дополняться или изменяться в зависимости от того, закончена ли постройка.

Порядок действий

Пошаговое руководство для пользователя, чтобы присвоить почтовый адрес жилому дому в государственном адресном реестре:

  1. Написать заявление на имя главы администрации района. Документ перед подачей следует согласовать в отделе архитектуры и градостроительства.
  2. Собрать необходимые документы по предоставленному перечню.
  3. Подать документы для присвоения номера объекту недвижимости в административный орган для получения постановления о разрешении или отказе. В любом случае дальнейшие действия будут зависеть от решения.
  4. Проверка, в ходе которой подтверждается право на адресацию, и подготовка постановления согласно правилам, содержащим порядок присвоения почтового адреса объекту, занимает 18 рабочих дней.
  5. Получить на руки документально оформленное разрешение о присвоении почтового адреса.

Образец постановления о присвоении номера можно скачать здесь.

После этого нужно согласовать постановление с инспектирующей организацией (госреестром) и внести соответствующие изменения в кадастр. Дополнительные документы, которые нужно предъявить специалисту госреестра, чтобы присвоить почтовый адрес объекту недвижимости:

  • оригинал паспорта;
  • оригинал доверенности и ксерокопию;
  • выписку из ЕГРН;
  • технический или кадастровый паспорт на строение;

К оригиналу постановления необходимо тоже приложить ксерокопию.

Получение через госуслуги

Портал Госуслуг доступен только для зарегистрированных граждан. После авторизации в личном кабинете появляется возможность присвоить дому адрес через госуслуги. Для этого в адресной строке каталога написать «Присвоение и аннулирование адреса». Поисковая система предложит перейти на указанный раздел, где указывается стоимость услуги (бесплатная), срок предоставления, равный 18 суткам и прочая информация.

В подразделе «Документы» заполнить заявку, указав данные собственника, правоподтверждающие документы и сведения, уточняющие положение объекта, и выбрать способ получения. Затем кликнуть кнопку «Подать заявление».

Через 18 дней владелец недвижимого имущества получит официальную бумагу и, собрав пакет документов для присвоения номера объекту недвижимости, подтверждающий его право собственности, должен явиться в административный орган самоуправления.

В личном кабине можно не только получить сведения о том, присвоен ли дому почтовый адрес, но и узнать его официальное местонахождение.

Важно. Услуга в электронном виде реализована далеко не во всех населенных пунктах. Чаще всего она предоставляется только при подаче заявления в бумажной форме.

Сроки и стоимость

Правила адресации указывают на бесплатное получение государственной услуги. Принятие решения по заявлению занимает 18 рабочих суток, после чего оно доводится до сведения заявителя. В случае положительного ответа, производится адресация объекта без взимания дополнительной оплаты.

Какие документы выдадут на руки

Положительное завершение процедуры должно закончиться получением справки из адресного реестра, в которой указано о присвоении почтового адреса. Для получения необходимо принести второй экземпляр заявления с отметкой о дате его подачи и паспорт.

Почтовый адрес даёт владельцу право производить любые юридические процедуры со своей собственностью. Закон о присвоении адресов указывает на легитимность процедуры, предполагающей соблюдение регламента, в котором прописывается порядок получения бесплатной государственной услуги. Для обращения необходимо собрать необходимые документы по списку и подать их в уполномоченный орган.

Напоминаем, что помощь с оформлением недвижимости может оказать опытный юрист. Запись на бесплатную консультацию через онлайн-консультанта на нашем сайте.

Ждем ваши вопросы и будем благодарны за лайк и репост.

Как присвоить улицу в сдт

Здравствуйте Марина

Вам надо обратиться в местную администрацию с заявлением о присвоении адреса объекту недвижимости с документами.

В порядке ст.7

Постановления Правительства Российской Федерации

от 19 ноября 2014 г. N 1221 о

присвоении, изменении и аннулировании адресов

Но перед обращением в администрацию вы сдаете документы в МФЦ для постановки на кадастровый учет вашего дома если он не стоит с присвоением объекту кадастрового номера

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок присвоения,

изменения и аннулирования адресов, включая требования к структуре

адреса.

2. Понятия, используемые в настоящих Правилах, означают

следующее:

«адресообразующие элементы» — страна, субъект Российской

Федерации, муниципальное образование, населенный пункт, элемент

улично-дорожной сети, элемент планировочной структуры и

идентификационный элемент (элементы) объекта адресации;

«идентификационные элементы объекта адресации» — номер

земельного участка, типы и номера зданий (сооружений), помещений и

объектов незавершенного строительства;

«уникальный номер адреса объекта адресации в государственном

адресном реестре» — номер записи, который присваивается адресу

объекта адресации в государственном адресном реестре;

«элемент планировочной структуры» — зона (массив), район (в

том числе жилой район, микрорайон, квартал, промышленный район),

территория ведения гражданами садоводства или огородничества для

собственных нужд; (С 1 января 2019 г. в редакции Постановления

Правительства Российской Федерации от 21.12.2018 г. N 1622)

«элемент улично-дорожной сети» — улица, проспект, переулок,

проезд, набережная, площадь, бульвар, тупик, съезд, шоссе, аллея и

иное.

3. Адрес, присвоенный объекту адресации, должен отвечать

следующим требованиям:

а) уникальность. Один и тот же адрес не может быть присвоен

более чем одному объекту адресации, за исключением случаев

повторного присвоения одного и того же адреса новому объекту

адресации взамен аннулированного адреса объекта адресации, а также

присвоения одного и того же адреса земельному участку и

расположенному на нем зданию (сооружению) или объекту

незавершенного строительства;

б) обязательность. Каждому объекту адресации должен быть

присвоен адрес в соответствии с настоящими Правилами;

в) легитимность. Правовую основу адреса обеспечивает

соблюдение процедуры присвоения объекту адресации адреса, изменения

и аннулирования такого адреса, а также внесение адреса в

государственный адресный реестр.

4. Присвоение, изменение и аннулирование адресов

осуществляется без взимания платы.

5. Объектами адресации являются один или несколько объектов

недвижимого имущества, в том числе земельные участки, здания,

сооружения, помещения и объекты незавершенного строительства.

II. Порядок присвоения объекту адресации адреса, изменения и

аннулирования такого адреса

6. Присвоение объекту адресации адреса, изменение и

аннулирование такого адреса осуществляется органами местного

самоуправления, органами государственной власти субъектов

Российской Федерации — городов федерального значения или органами

местного самоуправления внутригородских муниципальных образований

городов федерального значения, уполномоченными законами указанных

субъектов Российской Федерации на присвоение объектам адресации

адресов (далее — уполномоченные органы), с использованием

федеральной информационной адресной системы.

7. Присвоение объектам адресации адресов и аннулирование таких

адресов осуществляется уполномоченными органами по собственной

инициативе или на основании заявлений физических или юридических

лиц, указанных в пунктах 27 и 29 настоящих Правил. Аннулирование

адресов объектов адресации осуществляется уполномоченными органами

на основании информации органа, осуществляющего кадастровый учет и

ведение государственного кадастра недвижимости, о снятии с

кадастрового учета объекта недвижимости, а также об отказе в

осуществлении кадастрового учета объекта недвижимости по

основаниям, указанным в пунктах 1 и 3 части 2 статьи 27

Федерального закона «О государственном кадастре недвижимости»,

предоставляемой в установленном Правительством Российской Федерации

порядке межведомственного информационного взаимодействия при

ведении государственного адресного реестра. Изменение адресов

объектов адресации осуществляется уполномоченными органами на

основании принятых решений о присвоении адресообразующим элементам

наименований, об изменении и аннулировании их наименований.

Цитата: 8. Присвоение объекту адресации адреса осуществляется:

а) в отношении земельных участков в случаях:

подготовки документации по планировке территории в отношении

застроенной и подлежащей застройке территории в соответствии с

Градостроительным кодексом Российской Федерации;

выполнения в отношении земельного участка в соответствии с

требованиями, установленными Федеральным законом «О государственном

кадастре недвижимости», работ, в результате которых обеспечивается

подготовка документов, содержащих необходимые для осуществления

государственного кадастрового учета сведения о таком земельном

участке, при постановке земельного участка на государственный

кадастровый учет;

б) в отношении зданий, сооружений и объектов незавершенного

строительства в случаях:

выдачи (получения) разрешения на строительство здания или

сооружения;

выполнения в отношении здания, сооружения и объекта

незавершенного строительства в соответствии с требованиями,

установленными Федеральным законом «О государственном кадастре

недвижимости», работ, в результате которых обеспечивается

подготовка документов, содержащих необходимые для осуществления

государственного кадастрового учета сведения о таком здании,

сооружении и объекте незавершенного строительства, при постановке

здания, сооружения и объекта незавершенного строительства на

государственный кадастровый учет (в случае, если в соответствии с

Градостроительным кодексом Российской Федерации для строительства

или реконструкции здания, сооружения и объекта незавершенного

строительства получение разрешения на строительство

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу

Как присвоить номер приказу

Итоги

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

  • «Как правильно внести изменения в личную карточку?»;
  • ;
  • «Новый типовой бланк трудовой книжки».

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?» и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Приказ о нумерации приказов

Приказ о нумерации приказов – важная бумага в делопроизводстве организации. От ее подписания зависит принятие системы нумерации соответствующей документации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о нумерации приказов .docСкачать образец приказа о нумерации приказов .doc

Значение

Эффективность функционала предприятия любой величины определяется в том числе состоянием его делопроизводства. Невозможно работать там, где нет порядка. Для того чтобы ввести нумерацию приказов, их индексацию и осуществлять планомерную политику последовательного делопроизводства, и существует приказ о нумерации приказов. Сотрудники, ответственные за кадровое делопроизводство в фирме, осуществляют:

  • заполнение трудовых книжек;
  • формирование личных дел, а также должностных инструкций;
  • составление приказов по личному составу;
  • контроль за формированием штатного расписания и соблюдением графика отпусков;
  • хранение документации, при необходимости – сдачу ее в архивы;
  • при необходимости – внесение изменений в существующие бумаги.

Разновидности приказов

Нумерация документов этого типа необходима для быстрой ориентации в бумагах компании. Проверяющие организации обычно интересуются положением дел с нумерацией приказов, их наличием на своих местах и другими принципиально важными моментами делопроизводства.

Приказы делят по разным видам. В частности:

  • По личному составу. Для долгосрочных — до 2003 года – 75 лет, для краткосрочных – 5 лет. К краткосрочным относятся приказы о выговорах, отпусках, командировках и пр. А к долгосрочной группе приказов относят бумаги о принятии на работу, увольнении, смене фамилии и других персональных данных.
  • По основной деятельности. В эту группу можно поместить все остальные распоряжения, которые не вписываются в приказы по личному составу.

Специфика

Приказ о нумерации приказов призван не только документально зафиксировать, что организация приступает к нумерации письменных распоряжений руководителя или лиц с соответствующими полномочиями. Документ призван зафиксировать систему буквенных индексов. Каждый из индексов при этом имеет свою расшифровку, например:

  • «п» — сотрудника принимают на работу;
  • «у» — происходит увольнение;
  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «к» — командировки, причем отдельно «вк» — командировки внутри организации и «зк» — заграничные командировки;
  • «от» — работник уходит в отпуск.

Индексы принимаются каждой организацией отдельно, в зависимости от ее специфики и величины. Мелкие компании могут ограничиться двумя-тремя индексами. Крупные фирмы переходят на новый «уровень» нумерации, так как так более удобно вести делопроизводство.

Словом, даже если у организации уже приняты правила регистрации распоряжений, отдельный приказ, посвященный нумерации приказов, не будет лишним.

Элементы приказа о нумерации приказов

Бумага оформляется в свободной форме, но в прикрепленном образце содержатся:

  • Наименование и реквизиты компании. В идеале приказ печатается на бланке организации.
  • Название и номер приказа. По умолчанию это распоряжение подписывается первым номером, так как до него бумаги не подвергаются нумерации.
  • Место подписания.
  • Дата составления.

Все это – необходимая информация для всех документов данного типа. После вводной части идет основная часть приказа о нумерации приказов. Она содержит данные о:

  • Периоде, с которого нумеруются приказы. Это может быть просто год начала нумерации.
  • Перечислении принимаемых буквенных индексов. Список будет вполне уместен.

  • Том, на кого возлагается контроль за исполнением подписываемого распоряжения. Это может быть сам руководитель, его заместитель или отдельный сотрудник. Ответственное лицо будет отвечать за соблюдение принятой нумерации распоряжений.

Завершают приказ подписи руководителя организации и работника, ответственного за выполнение приказа.

Нюансы

Бывает, что для приказов по основной деятельности кадровая служба компании оставляет только цифровой код. Такая система нумерации – тоже один из приемлемых вариантов. Буквенная индексация в приказах будет следовать сразу за номером через вертикальную черту или дефис. Такие порядки приняты в оформлении официальной документации.

Порядок ведения приказов в фирме обязательно необходимо прописать в принятом положении о кадровом делопроизводстве. Иначе принятые решения будут юридически неверны.

Дополнительное удобство

Некоторые кадровики предпочитают вести журналы приказов. Причем часто разные для разных видов приказов. На законодательном уровне эта практика не закреплена, однако в повседневной практике делопроизводителя очень полезна. Какую-либо бумагу можно найти быстро, сразу сказать ее номер, основное содержание и дату подписания. Факт отметки в журнале – это доказательство существования (или передачи) приказа в принципе. Юридическую грамотность документа он не подтверждает.

Сроки

Периодичность издания такого приказа – 1 раз в год. Каждый последующий делопроизводительный год – это повод к новому подписанию. Таким образом приказы разных годов имеют меньше шансов попасть в одну папку. Передача бумаг в архив становится более упорядоченным процессом. Поэтому большинство руководителей организаций предпочитает подписывать приказ о нумерации приказов с началом нового года, в январе. Исключением будут являться только организации сферы образования и культуры. Их год начинается с 1 сентября, и отсчет письменных распоряжений желательно производить с этой даты.

Возможные ошибки

Чаще всего в приказах допускаются фактические ошибки: изменились место и локальные акты компании, необходима ссылка на скорректированные законы и пр. Простое перепечатывание приказа будет в таких случаях некорректным.

Для того чтобы юридически грамотно оформить правки, возникающие со временем, необходимо сформировать отдельное приложение к приказу о нумерации приказов. В нем и указываются цели, причины, конкретные места корректировки в бумаге. Закон не ограничивает количество таких приложений. Однако при большом объеме документации стоит обдумать вопрос о подписании нового приказа, с внесением всех необходимых правок.

Как присваиваются номера приказов в организации. Приказы: форма, нумерация, исправления. Каждый год новая или нет

Нумерация приказов о приеме и увольнении

  • Своевременное формирование личных дел работников
  • Обязательное внесение записей в трудовые книжки
  • Составление инструкций по должностям
  • Формирование кадровых приказов: увольнение, прием, перемещение
  • Разработка особых графиков: отпуск, штатка, переработки и проч.
  • Конкретизация текстов трудовых договоров

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

  • +7 (499) 653-60-72 доб. 987 (Москва и область)
  • +7 (812) 426-14-07 доб. 133 (Санкт-Петербург и область)
  • +8 (800) 500-27-29 доб. 652 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

ВАЖНО: именно нумерации приказов должно быть уделено особое внимание. Правила присвоения номеров приказам Чтобы верно присвоить номер нужно:

  • Упорядочить все обязательные процедуры по фиксированию документации по кадрам
  • Закрепить процедуру распознавания конкретных номеров и идентификационных букв программой
  • Создать простую и понятную все классификацию для приказов по предприятию

Именно это является основной задачей грамотного кадровика.

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Важно

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.
Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

  • +7 (499) 653-60-72 доб. 987 (Москва и область)
  • +7 (812) 426-14-07 доб. 133 (Санкт-Петербург и область)
  • +8 (800) 500-27-29 доб. 652 (Регионы)

Это быстро и бесплатно!

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

На заметку! Для приказов по основной деятельности обычно кадровики применяют цифровой код.
Некоторые организации добавляют буквенный индекс, например, приказ № 1-ОД. Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Обратите внимание! Порядок ведения кадрового делопроизводства, в том числе, нумерации приказов нужно оформить в локальный документ фирмы — положение о кадровом делопроизводстве.
Каждый год новая или нет Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления.

С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1.

За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября. Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Как нумеровать приказы об увольнении

Что нужно сделать с 23 по 28 апреля На следующей неделе нас ждет целых 6 рабочих дней. Для успешного прохождения этого трудового марафона нужно правильно распределить свои силы. А чтобы вам было проще распланировать свои дела на грядущую рабочую шестидневку и ничего не забыть, мы представляем вашему вниманию наши еженедельные бухгалтерские напоминания.

Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках.

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.

Нумерация приказов по кадрам

Иными словами, на документе проставляется специальный индекс, которая организация самостоятельно формирует с учетом исполнения следующих задач: для облегчения поиска необходимого документа; учет в номенклатуре дел; разграничением исполнителей или создателей документа; иные задачи.

При проставлении номера на документе надо соблюдать следующие правила: Если документ создает непосредственно организация, он регистрируется в день создания. Это в полной мере относится к издаваемым в организации распоряжениям как по основной деятельности, так и по личному составу.

Поэтому номер приказу надо присвоить в день его подписания руководителем. Если документ поступает в организацию от третьих лиц: от контрагентов, государственных органов, иных лиц, зарегистрировать его, то есть присвоить номер, надо в день получения такого документа.

Это правило относится, например, к входящей корреспонденции.

Как нумеруются приказы по основной деятельности?

Важно

За то потом прибегают люди надо срочно сделать приказ, вот в свободное окно и делаем, получается то так.. А еслиб я нумеровала по необходимости, то не было б и возможности так сказать задним числом приказ делать..

#14 19 февраля 2009, 8:23 На приказы по основной деятельности нужно завести журнал учета. По нему присваивать номер по порядку. Я для себя оставляю один-два раза в месяц резервный номер, т.е.
если нужно будет сделать приказ задним числом. И все. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Важно! Внести изменения в распорядительный документ, переписав его в соответствии с новыми обстоятельствами, является юридически неграмотным действием!

Как производится нумерация приказов по кадрам

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;
  • 1 Виды приказов и необходимость их регистрации
  • 2 Правила ведения
  • 3 Каждый год новая или нет
  • 4 Журнал регистрации приказов
  • 5 Что делать, если ошибка
  • 6 Образец приказа о нумерации приказов

Виды приказов и необходимость их регистрации Бланк приказа о приеме на работу Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы: По личному составу.

НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза.

Инфо

Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации.

В данной статье рассмотрим, по каким принципам производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве. Для чего нужна нумерация Если в маленьких фирмах приказы выносятся не так часто и кадровой документации не так много, то на крупных предприятиях с численностью персонала более 100 человек такие документы могут оформляться по несколько штук в день.

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

Как правильно нумеровать приказы на предприятии?

  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Как составляется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Виды приказов и необходимость их регистрации

Бланк приказа о приеме на работу

Особое внимание в отрасли кадрового документооборота уделяется созданию приказов. Распорядительные документы делят на 2 группы:

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

Несмотря на то, что каждая организация прописывает свой порядок нумерации распорядительных документов, существует определенный ряд общих правил, которых фирмы стараются придерживаться. А именно:

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Каждый год новая или нет

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Журнал регистрации приказов

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

Трудовое законодательство не обязывает предприятия вести журналы учета приказов. Журналы регистрации разрабатываются каждой фирмой самостоятельно. Но они должны содержать не только нумерацию, но и дату исполнения документа, реквизиты, краткое содержание и подписи ответственных лиц.

Таким образом, строгих указаний по внедрению системы учета нумерации приказов нет. Каждая фирма выбирает свою схему, исходя из целесообразности и удобства.

Что делать, если ошибка

Внесение изменений в ранее изданный приказ допускается при условии веской необходимости, прежде всего правовой. Поправки к приказу требуются при возникновении обстоятельств, которые делают распорядительный документ или отдельный его пункт фактически или юридически неточными.

К самым распространенным обстоятельствам можно отнести:

  1. Изменения в законодательстве, в нормативных актах или локальных актах самой организации
  2. Изменения личных данных сотрудников, в отношении которых были созданы распорядительные документы
  3. Изменения в обстоятельствах конкретного времени и места, если эти пункты являются существенными для ранее изданного приказа

Требуется составить приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ. Он включает в себя:

  • Причины изменений.
  • Основание для внесения изменений.
  • Указание действий должностным лицам или структурному подразделению фирмы, которые они должны выполнить в связи с изменением приказа.
  • Ссылку на изменяемый приказ или положение в нем, его дату, номер и название.
  • Указание сотрудника, на которого возложен контроль за исполнением документа.

Оформление приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ оформляется в бумажном варианте. А к желательным реквизитам можно отнести:

  • Наименование фирмы;
  • Наименование и дата документа;
  • Регистрационный номер;
  • Место составления приказа;
  • Текст документа;
  • Подписи ответственных лиц;
  • Отметка об исполнителе;
  • Визы согласования приказа (при необходимости).

Образец приказа о нумерации приказов

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

Общество с ограниченной ответственностью «АСТ»

ИНН/КПП 7804491337/780401001

195198, г. Санкт – Петербург,
Ленина пр., д.21, кор.1, пом. 309

ПРИКАЗ №1

г. Санкт-Петербург

  1. Ввести с 2016 года буквенно-цифровую индексацию распорядительных документов по личному составу ООО «АСТ» с применением следующих регистрационных буквенных индексов:приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н;

    6. остальные приказы – К (кадры).

  2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Финансового директора Иванова Олега Дмитриевича.

Генеральный директор А.С. Шапкин

С приказом ознакомлены:

Финансовый директор

ООО «АСТ»

2016г. О.Д. Иванов

Приказ о нумерации приказов. образец и бланк 2018 года

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2018 году

Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация. Об основных ее принципах пойдет речь в нашей статье

Для чего нужна нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

При ежедневной работе кадрового специалиста возникает большое количество документации, как входящей, так и исходящей. Для удобной ориентации в большом объеме информации требуется систематизация документов и их нумерация.

Чем больше компания, тем больший объем документов проходит через кадровую службу. Поэтому ориентироваться в документах, обращая внимание только на дату издания будет достаточно сложно. Нумерация позволяет:

  • ориентироваться в многообразии документов;
  • установление взаимосвязей между смежными приказами
  • систематизация в системе хранения.

Важность разделения по содержанию обуславливается еще и разностью сроков хранения. Приказы по личному составу должны храниться:

  • 75 лет при издании их до 2003 года;
  • 50 лет при издании их после 2003 года.

Тогда как приказы на отпуск необходимо хранить не более 5 лет. Поэтому нумерация их совместно с приказами на прием и увольнение не оправдана.

Виды приказов

Условно приказы можно разделить на 3 вида:

  • по личному составу;
  • по основной деятельности;
  • по административно-хозяйственной деятельности.

Все приказы отдела кадров относятся к первой группе. Это распоряжения о трудоустройстве, увольнении, переводе, отпуск, командировке, возложении обязанностей и т.д. Однако, применение единой нумерации будет ошибочно. Как мы уже говорили выше необходимо опираться еще и на сроки хранения.

В зависимости от масштабов компании две последние группы могут быть как объединены в один реестр на малом предприятии, так и разнесены при больших объемах. Также возможно деление распоряжений по подгруппам.

К распоряжениям по основной деятельности относят распоряжения по штатному расписанию, материальному снабжению, планированию, финансированию. К 3-ей группе относят приказы о соблюдении пропускного режима, о соблюдении ПВТР и т.д.

Не все эти распоряжения должны и могут храниться в кадровой службе. Как правило, приказы по основной деятельности и административно-хозяйственного толка содержатся в канцелярии или у делопроизводителя.

Как нумеровать приказы в организации

Законодательство не содержит каких либо норм по нумерации кадровых приказов на прием и увольнение. Поэтому каждая компания вольна руководствоваться теми принципами, которые более удобны при ее специфике.

В настоящее время широко применяется электронный способ ведения кадрового делопроизводства. Соответствующая программа присваивает порядковые номера самостоятельно, так же как и ведет их реестр. При необходимости есть возможность скорректировать правила группировки распоряжений.

В “бумажном” делопроизводстве чаще всего при нумерации применяется сочетание цифр и букв, где цифра является порядковым номером распоряжения, а буква — обозначает категорию. Например, 2/лс или 2-лс, где 2 порядковый номер, а “лс” — личный состав. По такому же принципу обозначаются распоряжения:

  • “п” — трудоустройство;
  • “у” — увольнение;
  • “к” — командировка;
  • “о” — отпуск и т.д.

На малом предприятии, где кадровый документооборот невелик, за год возможно объединение распоряжений в более крупные группы, например, на прием и увольнение.

Все изданные распоряжения в обязательном порядке должны регистрироваться в реестре. Для каждой отдельной группы создается свой реестр, в котором отображается следующая информация:

  • номер по порядку;
  • дата издания;
  • ФИО сотрудника, в отношении которого издан документ;
  • должность и структурное подразделение.

Часто спрашивают, существует ли приказ о нумерации приказов. Все утвержденные принципы документооборота в компании должны найти свое отражение в локальной инструкции по кадровому делопроизводству. Она утверждает правила нумерации, а также лиц ответственных за их издание и хранение.

Скачать бланк >>>
Скачать образец >>>

Нумерация приказов каждый год: новая или нет

Ежегодно необходимо начинать нумерацию заново. С нового года заводится либо новый реестр распоряжений, либо в существующем делается соответствующая пометка о начале года. И первый документ в новом году всегда будет иметь номер 1.

Все распоряжения должны создаваться в хронологическом порядке, не допускается пропуска порядковых номеров или издание документов задним числом. При аннулировании распоряжения должен быть составлен соответствующий акт. Это позволит избежать дополнительных вопросов со стороны проверяющих органов.

Часто компании изобретают замысловатые номера, которые позволяют им вносить новые распоряжения любым числом. Хотя эти действия являются не совсем законными, но при грамотной системе нумерации о подвохе догадаться будет непросто, ведь порядок сочетания букв и цифр законодательно не регламентирован.

Выбранная система нумерации в обязательном порядке должна быть отражена в инструкции по делопроизводству. Это позволит избежать дополнительных вопросов о выбранной системе.

Скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности в 2018 году — форма, бланк, эксель, электронный

Документы, которые имеют значение для организации, отображаются в специальном журнале. Чтобы он имел юридическую силу, к оформлению требуется подойти со вниманием.

Правильная нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу

Как присвоить номер приказу

Итоги

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Ни одна компания не может обойтись без кадрового делопроизводства. Под ним подразумевается совокупность действий работников кадровой службы или иных специалистов:

  • по оформлению личных дел сотрудников;
  • внесению записей в трудовые книжки;
  • формированию должностных инструкций;
  • подготовке приказов по личному составу (увольнению, приему, перемещению сотрудников и т. д.);
  • разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.);
  • работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Знакомьтесь с кадровым делопроизводством с помощью материалов нашего сайта:

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов.

Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом.

Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов (по основной деятельности и административно-хозяйственного характера).

Что значит присвоить номер приказу

Присвоить номер приказу — значит:

  • упорядочить процесс регистрации кадровой документации;
  • ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг;
  • облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Специфика нумерации приказов в кадровом делопроизводстве заключается в следующем:

  • в необходимости разграничения документов с длительным (75 или 50 лет) и кратковременным (от 1 года до 5 лет) сроком хранения;

ВАЖНО! Законом «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» от 02.03.2016 № 43-ФЗ с марта 2016 года введены урезанные сроки хранения документов по личному составу — 50 лет, кроме тех, которые созданы до 2003 года (для них срок по-прежнему равен 75 годам).

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1.

Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу – это какие приказы (виды)?»и «Приказы по основной деятельности- это какие приказы?».

Как присвоить номер приказу

Компании с небольшой численностью персонала могут применять простейшую нумерацию — цифровой код и через разделительный знак буквенный шифр.

Расшифровка номера приказа следующая:

  • цифровой код присваивается по порядку всем приказам с начала календарного года независимо от их вида;
  • буквенный шифр выступает приставкой к цифре, позволяющей идентифицировать видовую принадлежность приказа.

В качестве разделительного знака может выступать тире, дробь, точка и др. Либо номер и шифр могут проставляться сплошным способом — без специальных разделительных знаков, с применением пробела (или без него).

Например, приказы по личному составу в небольшой компании могут выглядеть следующим образом: приказ № 1/к и приказ № 2 л/с, символизируя 2 группы приказов, отличающихся сроком хранения.

Крупной компании с большим количеством работников и видовым многообразием приказов придется разработать специальную систему нумерации, закрепив ее во внутрифирменном локальном акте.

ВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.

К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).

Итоги

Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве в 2019 году

Кадровое делопроизводство предполагает издание и хранение большого количества документации. Для удобной ориентации в ней используется специальная нумерация. Об основных ее принципах пойдет речь в нашей статье

Правила нумерации приказов в организации

В каждой компании, независимо от ее размера, деятельности, дохода и других показателей, составляются официальные документы с подписью руководителя и печатью организации.

При осуществлении документооборота одним из важных действий является нумерация документа. Осуществляется она не во всех случаях.

Документация подлежит нумерации для её упорядочивания. Юридическое лицо вправе самостоятельно установить свою систему документооборота, а также порядок его нумерации.

Что это такое: понятие и сущность

Нумерация представляет присвоение порядкового номера документу.

Номер ставится в день подписания исходящей корреспонденции и в день получения входящей корреспонденции.

Присвоение является признаком того, что он имеет юридическую силу. Процесс проставления нумерации означает его регистрацию в общей системе документооборота предприятия. И убрать, и избавиться от такого документа уже нельзя.

Нумерация преследует основные цели:

  • систематизация документов на предприятии;
  • удобный поиск;
  • осуществление контрольных действий за подписанной документацией.

Какая существует

Нумерация может быть входящей и исходящей при документации, получаемой от сторонней организации либо выходящей за пределы организации соответственно.

Нумерация может быть автоматической либо ручной. Как правило, применяется второй способ проставления номера, поскольку он должен присваивается после подписания документа ответственным лицом. При присвоении автоматически рабочая программа устанавливает его в момент составления до подписи.

Сам номер (индекс) может быть числовой, буквенно-числовой и смешанный со знаками. Числовой код может применяться отдельно (например, №156), буквенный и знаковый совместно с числовым (например, 12-11/158 или 12-к и т.д.). Буквенные чаще всего используются в кадровых документах и являются обозначением того или иного вида, например, приказ о приёме на работу – «п», о командировке – «к» и т.д.

В некоторых случаях для того, чтобы не было дублирования, устанавливают числовые границы. Например, №1 – 100 – приказы о приёме, №101 – 200 – об увольнении.

Как нумеровать и регистрировать

Способ нумерации документов выбирается самой компанией, о чем указывается в локальных нормативно-правовых актах. Если вносятся какие-либо изменения, то это отражается там же. Однако поменять способ нумерации можно только с начала нового календарного года.

Документы по основной деятельности нумеруются отдельно от кадровой документации. Нумеровать можно как автоматически в рабочей программе (чаще всего 1С), так и вручную.

Для правильного присвоения используется журнал регистрации (книга регистрации). В нем отражаются дата, номер, содержание и сведения о лицах, составивших и подписавших приказ.

Если документооборот фирмы большой, то, помимо чисел, в составе есть и буквенные знаки. Чаще всего буквенные обозначения используются для документов с различными сроками хранения.

Регистрация может производится путем внесения номера, даты и наименования в журнал регистрации либо основных характеристик в систему электронного документооборота.

Предприятие само выбирает предпочтительный способ регистрации. В некоторых случаях применяются оба вида. Это не является обязательной процедурой, но осуществляется с целью сохранности и надёжности.

Журнал регистрации составляется на бумажном носителе и представляет таблицу с названиями столбцов. Форму такого журнала, а также содержание устанавливает юридическое лицо.

Нумерация производится в зависимости от видов приказов в компании.
Так, выделяются следующие виды деятельности:

  • основная;
  • по личному составу;
  • административно-хозяйственная.

В зависимости от разновидности определяется место в системе документооборота фирмы, нумерация, а также срок хранения.

По основной деятельности

К ним относятся приказы:

  • о создании компании;
  • об утверждении расписания штата;
  • об утверждении графика отпусков либо командировок;
  • о создании отдельных структурных подразделений организации;
  • о слиянии с другими предприятиями;
  • о реорганизации либо ликвидации;
  • прочие относительно деятельности компании.

Приказы, как правило, делятся в зависимости от срока хранения для присвоения регистрационных номеров.

Приказы относительно основной деятельности имеют регистрационный номер, состоящий из цифр и знаков, либо только цифр. Буквенные обозначения в основном используют для нумерации кадровых приказов.

Кадровые

К данным приказами относится весь документооборот относительно работников предприятия. Разновидности следующие:

  • о приёме на должность;
  • о переводе сотрудника;
  • о премировании сотрудника;
  • о повышении;
  • об увольнении;
  • о дисциплинарном взыскании;
  • о командировке;
  • об обучении и т.д.

Иными словами, все действия в отношении сотрудников фирмы закрепляются приказами, которые относятся к кадровому делопроизводству.

Примеры и образцы

Ниже представлены образцы документов, содержащих номер.

Данный приказ состоит из цифр и знаков. Числа «02» обозначают номер отдела через дробь. числа «17» — порядковый номер с начала года.

Следующий состоит из цифр, знаков и букв. Где, число «15» — это номер по порядку, а через дробь буквенное обозначение «ОД» — по основному виду деятельности.

И, наконец, третий, индекс которого состоит исключительно из цифр «12».

Как было указано выше, вся документация регистрируется и отражается в журнале регистрации. Журнал учёта приказов по основной деятельности включает номер приказа, его дату, краткое содержание, сведения об ответственном лице и о составителе, а также срока для примечаний.

Также в журнале указывается начало заполнения и его конец. По окончанию ставится печать и подпись лица, ответственного за заполнение. Затем он подшивается к предшествующим. Как правило, составляется и используется на протяжении календарного года.

Нормативная регламентация

Каждая организация в процессе своей деятельности издаёт и подписывает различные документы. Законодательно не предусмотрена общая система документооборота внутри предприятия, а также порядок ведения нумерации.

Лишь в отдельных государственных органах такая деятельность регламентируется приказами вышестоящих ведомств в отношении конкретных служб. К ним относятся: Федеральная налоговая служба, Федеральное казначейство, Федеральная служба по труду и занятости и прочие государственные структуры.

Негосударственные предприятия самостоятельно разрабатывают правила ведения документооборота внутри своего предприятия, что закрепляется приказом. Но данные правила не должны противоречить Федеральному закону «Об архивном деле» от 22.10.2004 №125-ФЗ, а также Постановлению Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие Госстандарта РФ» от 03.08.2003 №65-ФЗ и Приказу Минкультуры России «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 №558.

Таким образом, порядок ведения документооборота на предприятии устанавливается самой организацией и закрепляется официальными документами. Порядок присвоения регистрационного номера выбирается исходя из размеров организации и количества её работников, а также из документооборота в целом по предприятию.

Данный порядок необходим как для удобства использования документации самой организации, так и для осуществления контроля сторонними службами.

Реестр нумерация сквозная приказов правильность ведения

Нумерация документации реестр

Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной. К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т.

д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.). Итоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве. Способ нумерации определяется компанией самостоятельно.

Еще много полезных статей по кадровому делопроизводству вы найдете в рубрике нашего сайта «Кадровые документы и образцы».

разработке документации организационного характера (графика отпусков, штатного расписания и др.); работе над содержанием трудового договора (конкретизации текста, внесению дополнений и изменений) и др.

Пособие инженеру ПТО по исполнительной документации

И так по основным позициям.

Чтобы не было доебок нужно, чтобы все со всем совпадало – даты, номера, марки, объемы и т.п.

Не отдавайте исполнительную документацию без подписанных или на крайний случай откопированных акта передачи ПСД по приложению 6 и справки об отсутствии замечаний по приложению 7, это итог вашей работы и назад с объекта без них можете не возвращаться, один хуй получите писды и заставят вернуться за ними.

После того как все сдали необходимо откопировать для себя (отправьте в офис в архив): Приложения 6 и 7; Все реестры с подписями (бывает с отметками об отсутствии замечаний); Акты окончания спецмонтажных работ (монтажных или пусконаладочных); Ведомости смонтированного оборудования; Акты сдачи каких-либо документов, ЗИПа и ключей; Копии всех накладных и ОС-15 (если не делали М-29 и заставят в конце объекта вас).

Останутся папки (их тоже в архив):

Как правильно вести реестр документов в коробке

Например, ‘Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235.

Внимание Комплект прошнурован и пронумерован’.

Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.

Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал.

Нужно писать так: ‘Оригинал заявки с подписью’ или ‘Жалоба с подписью, заверенной нотариально’, а не так ‘Заявка’, ‘Жалоба’.

Мои документы (нумерация и реестр)

Приложение реализует простейший механизм документооборота.

Что такое реестр документов

Вам необходимо руководствоваться в работе с реестром Приказом ФСФР от 13.08.2009 г.

№ 09-33/пз-н. Разработайте и утвердите локальный нормативный документ – правила ведения реестра владельцев именных ценных бумаг вашего ЗАО.

Эти правила не составляют сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

Поэтому все закрытые акционерные общества обязаны опубликовать их текст с сети интернет на своем сайте или на любом другом информационном ресурсе. Направьте владельцам ценных бумаг – акционерам ЗАО — заверенные в надлежащем порядке копии правил ведения реестра.

по теме Обратите внимание За нарушение порядка ведения реестра ЗАО предусмотрена административная ответственность.

Должностные лица могут быть оштрафованы на сумму до 50 тысяч рублей, а само общество – до 1 миллиона рублей. Источники:

  1. Федеральный закон «Об акционерных обществах». в 2019

Требования к оформлению исполнительной документации

4 Цель настоящей инструкцииобъяснить каким образом Генподрядчик (Субподрядчик) должны комплектовать, формировать свой архив, сканировать исполнительную документацию и передавать в архив Заказчика в виде финальной книги исполнительной, рабочей документации с полным комплектом глав книги по видам работ (приложение А), по завершению которых, устранены все замечания рабочих комиссий по всем видам работ и подписан Акт рабочей комиссии по объекту.

5 Требования настоящего документа при формировании исполнительной и разрешительной документации распространяются на здания и сооружения трубопроводов, включая линейную часть, резервуары, системы измерений количества и показателей качества нефти, средства автоматики и телемеханики, линии и сооружения технологической связи, системы электрохимической защиты, системы электроснабжения, молниезащиты, а также другие объекты.

6 Приемка объектов в эксплуатацию производится по объектам в целом, а также по этапам строительства согласно проектной документации.

Реестр переданных документов образец бланк

Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме. Как переслать документы с реестром Пересылка может производиться при участии Почтовой службы.

Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись. И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения. Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации.

Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают: — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

Нумерация приказов в ооо должна быть сквозной или на год

В этом случае любой кадровый приказ будет носить ориентировочно следующий номер № 1/К. Инфо Вместе с тем, если компания большая, со значительным штатом работников, целесообразно предусмотреть отдельные индексы для каждой категории кадрового приказа.

Так, может вестись отдельная нумерация приказов о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и так далее.

В этой случае, для каждой категории документов, надо предусмотреть собственный буквенный индекс, который, по общему правилу, проставляется через косую черту.

Важно Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п.

2.7.1.3)

Именно общая ведомость регистрации данных документов призвана помочь в правильном ведении кадрового делопроизводства.Нумерация приказов о приеме и увольнении должна быть закреплена соответствующей инструкцией, которая и позволит понять, как в компании организованы учет и контроль.

Для ее составления можно воспользоваться нормами права, изложенными в приказе 536 министерства коммуникаций от 8 нояб. 2005 г. Можно ввести для удобства пользователей особую буквенно-цифровую индексацию кадровых документов, которая поможет пользователям разобраться, к чему относится тот или иной бланк.

Буквенная идентификация кадровых приказов может быть следующей:

  1. при приеме с буквой «П»
  2. К – все прочие приказы по кадрам
  3. если была нарушена дисциплина: «Н»
  4. для отпуска своя идентификация – О
  5. на увольнении индекс «У»
  6. перевод работника с маркой ПР

При этом буквенная

Как производится нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить.

Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  1. Длительный: 50 или 75 лет.
  2. Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы.

Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Расшифровка обозначения будет следующей:

  1. Цифры. Присваиваются в порядковом виде.

Как нумеровать приказы

Оно представляет собой действия сотрудников кадрового отдела по: • Формированию личных дел служащих компании; • Внесению записей в их книжки о труде; • Разработке должностных инструкций; • Созданию приказов по штату фирмы (трудоустройству, увольнению, переводу); • Разработке организационных бумаг.

Присвоить приказу собственный номер – это значит: • Упорядочить процесс регистрации кадровых бумаг; • Сделать более быстрой процедуру нахождения приказа при потребности отыскать его в общей кипе кадровых бумаг; • Облегчить классификацию приказов при передаче бумаг на хранение.

Реестр нумерация сквозная приказов правильность ведения | Авто-Право

Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности.

На заметку! При подготовке приказов применяйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Допустимо оформление приказов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают весь спектр кадровых операций.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий. Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным. Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.

Как правильно нумеровать страницы документа

Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

Правила нумерации страниц документов:

  • Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
  • На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
  • Нумерование проводят простым карандашом.
  • Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
  • Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  • Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  • Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  • Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  • Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
  • Нумеровка листов проходит по стандарту. Размещение цифр только справа, в верхней части угла.
  • Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

  • Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

  • При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
  • При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.
  • При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

  • Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
  • Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
  • Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.

Как правильно нумеровать сшитые документы

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  • Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  • Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  • Так же поступают и с обложкой.
  • Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
  • Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
  • Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  • При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
  • Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  • Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
  • Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  • После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

Как правильно нумеровать документы для архива

На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:

Правила подачи сшитых документов в архив:

При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.

Правила нумерования документов для сдачи в архив:

  • Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
  • Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
  • Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
  • После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
  • На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
  • Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
  • Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
  • Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.

Как правильно нумеровать и шнуровать документы

Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

  • Проставление номеров только в правом углу.
  • Номера не находят на текст.
  • Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
  • Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

  • Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
  • Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

  • Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
  • Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
  • Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
  • Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
  • Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
  • Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Где правильно нумеровать страницы в документе

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

  • Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
  • Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

Подводим итоги:

Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.

Нумерация приказов о приеме и увольнении

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *