Новые технологии в документировании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ФГБОУ ВО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ДИСТАНЦИОННОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Документоведение и архивоведение»

КУРСОВАЯ РАБОТА

Тема: Использование новых, современных технологий в документировании деятельности предприятия (ООО «Аквамир-К»)

Выполнил:

Тимиргалиева А.В.

Новый Уренгой, 2017

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛАВА 1 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ КАК СОВРЕМЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ В ДОКУМЕНТИРОВАНИИ

1.1 Теоретические аспекты электронного документооборота

1.2 Нормативно-методическое обеспечение создания электронного документооборота в организации

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «АКВАМИР-К»

ВВЕДЕНИЕ

Использование новых современных технологий невозможны без применения компьютерной и телекоммуникационной техники, лицензионного программного обеспечения, а также информационно-управленческих технологий.

Цель работы состоит в исследовании возможности применения и внедрения новых, современных технологий в документировании деятельности предприятия.

— изучить теоретические аспекты электронного документооборота;

— охарактеризовать нормативно-методическое обеспечение создания электронного документооборота в организации;

— проанализировать систему электронного документооборота на предприятии ООО «Аквамир-К»;

— предложить направления совершенствования системы электронного документооборота на предприятии ООО «Аквармир-К» за счет использования новых, современных технологий в документировании на предприятии.

Вопросам электронного документооборота и защиты информации посвящено много научных публикаций. При написании работы большое значение имели труды таких авторов, как Н.В. Агеев, М.П. Бобылева, В.В. Домарев. Т.Н. Самсонова и др.

В работе были использованы следующие методы: анализ источников, изучение нормативных и теоретических материалов по теме работы.

Практическая значимость работы заключается в том, что в работе выработаны рекомендации и предложения по совершенствованию организации системы делопроизводства на примере предприятия.

Теоретическая значимость работы заключается в возможности использования выводов настоящей работы и на их базе дальнейшего более развернутого изучения вопросов организации и совершенствования систем делопроизводства. электронный документооборот технология

Работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка источников и литературы. В первой главе работы исследованы теоретические аспекты ведения электронного документооборота на предприятии, во второй главе проанализирована система электронного документооборота на предприятии ООО «Аквамир-К» и предложены направления совершенствования с применением новых, современных технологий документирования деятельности.

ГЛАВА 1 ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ КАК СОВРЕМЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ В ДОКУМЕНТОВЕДЕНИИ

Рассмотрим основные преимущества электронного документооборота перед бумажным.

Также использование современных технологий позволит обращаться к электронной базе документов дистанционно, что весьма удобно использовать в период командировки.

Для отслеживания таких изменений возможно предусмотреть поисковые запросы, которые позволят оперативно находить приказы, в которых участвовал работник и производить актуальные изменения.

Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном уровнях.

2.1 Характеристика системы электронного документооборота на предприятии ООО «Аквамир-К»

— Общесистемные словари и справочники: справочник организации; внешние адресаты; словари.

2.2 Направления совершенствования системы электронного документооборота за счет использования новых, современных технологий в документировании на предприятии ООО «Аквамир-К»

Первое направление должно быть связано с созданием корпоративной системы электронного документооборота, обслуживающего основные структурные подразделения предприятия.

Таким образом, в ООО «Аквамир-К» будет образована смешанная (объединение централизованной и децентрализованной) форма организации документационного обслуживания, что является следствием сложной структуры управления предприятием.

Модуль «Совещания» ООО «Аквамир-К» позволит осуществлять и контролировать весь бизнес-процесс подготовки и проведения совещания, формирование протоколов совещаний и контроль исполнения решений по протоколам.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе рассмотрен пример использования новых технологий в документировании на примере предприятия ООО «Аквамир-К».

В работе предлагаются следующие направления совершенствования системы электронного документооборота для ООО «Аквамир-К»: совершенствование развития системы электронного документооборота.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. ИСТОЧНИКИ

1.2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» // «Российская газета». — N 75. — 08.04.2011.

1.4. Постановление Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // «Российская газета». — № 207. — 16.09.2011.

1.6. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти». — № 38. — 19.09.2011.

1.7. «ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 15.12.2009 № 1260-ст) // М.: Стандартинформ, 2010.

1.8. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст) // М.: Стандартинформ, 2007.

1.9. «ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт Российской Федерации. Защита информации. Основные термины и определения» (утв. и введен в действие Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 № 373-ст). — М.: Стандартинформ, 2008.

1.10. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» («ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // М., ИПК Издательство стандартов, 2003.

1.11. «ГОСТ 6.10.4-84. Государственный стандарт Союза ССР. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 № 3549) // М., Издательство стандартов, 1985.

1.12. Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» // Документ опубликован не был.

2. ЛИТЕРАТУРА

2.2. Акшалова И.Б. Документооборот вчера и сегодня // Сборник научных статей по материалам Международной заочной научно-практической конференции. Лаборатория прикладных экономических исследований имени Кейнса. Лаборатория прикладных экономических исследований имени Кейнса, 2014. — С. 9.

Просмотров: 1 495

«Рули24 Делопроизводство» — информационные технологии в делопроизводстве

Традиционное бумажное делопроизводство в настоящее время переживает свой закат и скоро навсегда уйдет в прошлое. У него есть масса недостатков – это и большая трудоемкость, и действие «человеческого фактора», возможность порчи, подделки и утраты бумажных носителей, необходимость иметь большие площади и создавать специальные условия для хранения и архивирования данных.

Современные технологии делопроизводства – это, прежде всего, электронные носители и электронные хранилища, а также множество механизмов, облегчающих и ускоряющих ведение делопроизводства.

Информационные технологии в делопроизводстве представлены сегодня многочисленными системами электронного документооборота и делопроизводства. Рули24 Делопроизводство – это облачная онлайн система, которая автоматизирует и систематизирует многие рутинные процессы, создавая единую информационную базу предприятия.

Система обладает следующими возможностями:

• Полный и подробный учет всех входящих и исходящих документов на протяжении всего срока их существования: от регистрации или исполнения до сдачи на архивное хранение.

• Удобный механизм поиска документа в единой базе.

• Широкие возможности работы с каждым документом: постановка задания, отслеживание исполнения, передача в отделы, каждый документ сопровождается подробными сведениями о том, кто, когда и зачем работал с ним, какой достигнут результат и где документ находится сейчас.

• Возможность разрешать и ограничивать доступ к документам тем или иным сотрудникам.

Использование такой современной технологии делопроизводства позволит высвободить человеческие ресурсы, экономить время и средства, исключить действие негативных факторов, таких как утеря документа, порча, ошибки, неисполнение вследствие забывчивости и т.п. Ваша работа с документами станет более продуктивной, что повысит общий уровень качества обслуживания клиентов.

1.1 Определение терминов «делопроизводство» и «новые информационные технологии, их взаимодействие. Информационные системы

Для рассмотрения темы курсовой работы – «Новые информационные технологии в делопроизводстве организаций» прежде всего, необходимо дать определение терминам, включенным в название темы работы, а именно: «делопроизводство» и «новые информационные технологии».

Итак, делопроизводство (согласно ГОСТу Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Управление можно представить как последовательный процесс:

• получения информации;

• обработки информации;

• принятия решения;

• доведения решения до сведения исполнителей;

• исполнения решения;

• подведения итогов.

При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде). Поэтому делопроизводство называют также документационным обеспечением управления (ДОУ).

На работу с документами работники сферы управления затрачивают в среднем до 60 % рабочего времени. Объем технической работы с документами нередко настолько велик, что мешает продуктивной деятельности предприятия. Поэтому рациональная организация делопроизводства рассматривается как одна из важнейших задач, обеспечивающих эффективное управление.

Делопроизводство состоит из двух неразрывно связанных компонентов:

1. документирования (записи информации на различных носителях по установленным правилам)

2. организации работы с документами, которая заключается в организации документооборота, хранении и использовании документов в текущей деятельности предприятия.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Правила работы с документами на конкретном предприятии представляют собой систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность:

• общепринятых принципов обработки документов;

• приемов в работе с документами конкретного предприятия.

Разработка новых информационных технологий в управлении, новых офисных программ осуществляется на основе традиционных правил делопроизводства (регистрация документов, их согласование, контроль их исполнения, исполнение, архивное хранение, и т.п.)

Информационные технологии (ИТ, от англ. information technology, IT) – широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники.

Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

В настоящее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами. ИТ-специалисты занимаются созданием, развитием и эксплуатацией информационных систем.

Информационная система – это система, предназначенная для ведения информационной модели, чаще всего какой-либо области человеческой деятельности. Согласно Федеральному закону № 149-ФЗ, информационная система – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Информационная система должна обеспечивать средства для протекания таких информационных процессов, как:

• хранение информации;

• передача информации;

• преобразование информации.

Различают три класса информационных систем по степени их автоматизации:

1. ручные информационные системы (характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком; например, о деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры, можно говорить, что он работает с ручной ИС);

2. автоматизированные информационные системы (АИС) (наиболее популярный класс ИС; предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру);

3. автоматические информационные системы (выполняют все операции по переработке информации без участия человека; примером автоматических информационных систем являются некоторые поисковые машины Интернет – например Google, где сбор информации о сайтах осуществляется автоматически поисковым роботом (crawler) и человеческий фактор не влияет на ранжирование результатов поиска).

Обычно термином «информационные системы» в наше время называют автоматизированные информационные системы.

Каким образом возможно использование в делопроизводстве новых информационных технологий?

В самом начале внедрения информационных технологий в различные системы управления и делопроизводства, компьютер использовался лишь как «умная пишущая машинка». С появлением Интернета и электронной почты, компьютер стал также и средством связи между различными пользователями. Однако новые информационные технологии способны помочь в решении более масштабные вопросов – к примеру, таких как организация системы делопроизводства на предприятии.

В настоящее время на рынке производителей программных продуктом в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроизводственных служб сводится к выполнению следующих технологических функций:

• изготовление и учет бумажных документов,

• их перемещение по организации и отправка;

• контроль работы с документами исполнителей;

• уничтожение / хранение документов

• связанная с документами справочно-аналитическая работа.

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

Основные проблемы документооборота и ДОУ, возникающие обычно в организациях различного масштаба:

• путаница и проблема поиска документов;

• невыполнение документов в срок;

• дублирование и противоречие документов друг другу;

• неподдающаяся контролю текущая работа исполнителей с документами;

• невозможность проследить историю работы с документами.

Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.

Принципиальное решение – компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).

Таким образом, необходимо провести различие между понятиями «автоматизация делопроизводства» и «электронный документооборот».

1.2 Автоматизация делопроизводства

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Цель процесса заключается в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства. Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.

Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):

• установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;

• внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;

• автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;

• автоматизированный контроль исполнения документов;

• хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.

Автоматизация делопроизводства в рамках организации:

• внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;

• перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;

• установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;

• автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;

• формирование отчетных данных о документообороте предприятия.

В автоматизации делопроизводства можно условно выделить следующие основные этапы:

• традиционная технология делопроизводства на бумажных носителях:

• получение документов по почте;

• регистрация документов в журналах и на карточках;

• ведение контрольно-сроковых картотек;

• копирование документов и передача их в соответствии с резолюцией исполнителям (структурным подразделениям);

• формирование дел с исполненными документами;

• передача дел на архивное хранение;

  • электронный документооборот между организациями:

• замена перемещения и размножения бумажных документов между предприятиями пересылкой электронных документов;

• автоматизированная регистрация в электронных журналах;

• внедрение сканирования поступивших бумажных документов и дальнейшая работа с их электронными копиями;

• использование электронно-цифровой подписи;

• внедрение санкционированного доступа к документам, потокового сканирования и других технологий электронного документооборота;

• создание электронного архива организации;

  • электронный документооборот в территориально-распределенной системе организаций:

• внедрение единой электронной системы документооборота в рамках отрасли, ведомства;

• автоматизация обмена электронными документами между органом управления (министерством) и предприятиями, а также между предприятиями и его удаленными подразделениями (филиалами, представительствами);

• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

• автоматическое формирование отчетности по различным показателям производственной деятельности;

• создание и управление большими массивами архивной документации.

Таким образом, мы видим, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства.

1.3 Электронный документооборот

Электронный документооборот: — процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме (Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»).

Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе (Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»)

Согласно ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», электронный документ – это форма представления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде.

В Российской Федерации на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном документе».

Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправителем электронного документа является участник обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей электронно-цифровой подписью и направляет в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.

Получатель электронного документа – участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник) – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами между отправителями и получателями электронных документов.

При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.

Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.

Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки электронно-цифровой подписи.

Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов.

Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами (о чем более подробно будет рассказано в главе 2).

Правовое регулирование в сфере обращения электронных документов направлено:

• на реализацию единой государственной политики в сфере обращения электронных документов;

• на обеспечение безопасности и защиты информации при ее создании, обработке, хранении, передаче и приеме;

• обеспечение прав и законных интересов пользователей электронных документов;

• правовое обеспечение технологии создания, обработки, хранения, передачи и приема электронных документов.

Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.

В настоящее время употребляются два термина: «Система автоматизации делопроизводства» и «Система электронного документооборота». Часто считается, что это одно и то же. Однако специалисты иногда различают эти два понятия. Например, А.М. Савельев в статье «Электронный документооборот» или «автоматизация делопроизводства?», опубликованной в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» говорит о различиях между САД (системами автоматизации делопроизводства) и СЭД (системами электронного документооборота).

В своей статье А.М. Савельев приводит следующие различия и сходные элементы между указанными системами:

САД	СЭД
учет (регистрация) бумажных и электронных документов, но бумажный документ первичен;	прежде всего ориентированы на работу с электронными документами; первичен электронный документ;
в базе данных хранятся как реквизиты, так и содержание документов;	в СЭД содержательная часть документа является главной и обязательной частью
позволяет вести контроль исполнения документов; поддержка традиционной системы делопроизводства (электронные журналы регистрации с отдельными правами доступа);	виртуальное движение документа реализуется методом изменения прав доступа; маршруты прохождения документов настраиваются согласно утвержденному в организации регламенту;
возможен быстрый поиск документов по различным параметрам;	поиск возможен не только по одному из реквизитов, но и посредством навигации по иерархии каталогов и папок (т.к. самые важные реквизиты электронного документа – его вид и тематика);
возможность просматривать историю исполнения документа, но необязательна автоматизация процесса подготовки документов;	учтены все жизненные фазы электронного документа – от его создания до перемещения в архив, автоматизированы все процессы прохождения документов;
возможность создания произвольных отчетов по хранящейся в системе информации;
территориальная распределенность, позволяющая организовать «сквозное делопроизводство» между подразделениями;		наличие доверия к электронному документу – активное использование ЭЦП (электронно-цифровой подписи);
основная функция — автоматизация делопроизводства.		основные функции – автоматизация производства и управление электронными документами.

Вывод, который делает автор статьи: САД реализуют только часть (пусть и очень важную), возможностей СЭД.

Из проанализированной выше информации следует неожиданный вывод. Несмотря на то, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства, термин «система электронного документооборота» (СЭД) является более широким понятием, чем «система автоматизации делопроизводства» (САД).

«Применение информационных технологий для автоматизации органов государственной власти. Мировой опыт и российские особенности»

Синюшин Константин Станиславович, генеральный директор З
АО «Документум Сервисиз»

Добрый день. Я хотел бы привлечь ваше внимание к неким возможностям, которые сегодняшний уровень развития технологий реально предоставляет пользователям вообще и, в частности, пользователям, работающим в государственном секторе. Немаловажная цель этого доклада — показать с одной стороны все фантастические возможности, которые на сегодняшний момент существуют, а с другой стороны обратить внимание, что нам до реализации этих возможностей реально остается один шаг, который просто нужно набраться мужества и сделать. Потому что делать его придется рано или поздно, и лучше его сделать в самом начале для того, чтобы осталось больше времени на осмысление его результатов.

Мы назвали свой доклад «Информационные технологии в государственном секторе. Мировой опыт и Российские возможности». Хотелось бы прежде всего отметить следующее, что все о чем будет рассказываться, в общем одинаково можно применить и для бизнес сферы, но на самом деле просто следует понять в чем особенность как бы государственного сектора. С нашей точки зрения, одной из особенностей государственного сектора состоит в неком повышенном, скажем, традиционализме и консерватизме и это не всегда плохой консерватизм, а с другой стороны особенность состоит в производственной части. Потому что основным результатом производства в государственном секторе является документ, средством производства является документ и целью деятельности тоже является документ.

С документами на самом деле связано множество других родственных аспектов. Документы необходимо каким-то образом хранить и искать, документы необходимо каким-то образом коллективно обрабатывать, документы необходимо уметь переводить из бумажной формы в электронную, и из электронной в бумажную в случае необходимости. Документы нужно уметь обрабатывать в электронном виде при помощи современных средств коммуникации. Документы нужно иметь возможность публиковать, например, на Интернет-портал, что на сегодняшний момент является на самом деле совершенно необходимым требованием, и самое главное, экономически очень оправданным, о чем мы скажем позже. И, наконец, процессы обработки документов необходимо иметь возможность инициировать с обратной стороны вот этих самых Интернет-порталов, о которых мы говорим. Если мы действительно хотим рано или поздно прийти к интерактивному взаимодействию государственных органов как с бизнес сообществом, так и с гражданами.

Один из классиков мировой теории менеджмента Питер Друккер несколько лет назад сказал ключевую фразу, что именно правительство станет наиболее важной областью инноваций в течении ближайших двадцати пяти лет. На самом деле глубокий смысл этой цитаты, вследствие которой мы сочли необходимым начать с нее именно свой доклад, состоит в том, что, к сожалению, отложенный спрос на современные информационные технологии в государственном секторе очень велик.

Очень долго считалось, что труд государственного служащего либо не может быть автоматизирован, либо на это жалко выделять денег государству. На самом деле это в корне порочно, потому что экономия на организации труда в государственном учреждении приводит к колоссальным опосредованным экономическим убыткам для государства.

Дальше, соответственно, мы хотели бы сегодня поговорить о некой триединой задаче применения информационных технологий в государственном секторе, который мы понимаем как взаимосвязь при помощи современных коммуникационных технологий между различными пользователями, между содержанием тех документов, которые они создают или обрабатывают, и между теми бизнеспроцессами, которыми регламентируются обработка документов данного содержания.

Как выглядит идеальная картина? Мы можем быстро находить всегда нужную информацию, легко этой информацией управлять, т.е. доводить ее до сведения тех людей, которым сегодня она необходима. Мы можем экономить много денег на внедрении и поддержании в работоспособном состоянии разрозненных информационных систем существующих на предприятии или в госсекторе. Мы можем очень оперативно реагировать на запросы информации. Мы можем снизить объем работы по обработке обращений граждан. Мы можем упростить процесс публикации документов. Мы можем снизить время на обновление информации на вебсайтах, буквально, до режима реального времени. Мы можем снизить издержки за счет ускорения прохождения документов в организациях.

На самом деле все пока обстоит не очень хорошо, причем я оговариваюсь, что я привожу западные данные, потому что здесь у нас таких подробных аналитических исследований не проводилось, может быть Гильдия на себя возьмет такую задачу. Это было бы очень интересно. Даже на западе, где более продвинуто внедрение информационных технологий, порядка 40% рабочего времени сотрудники тратят на поиск необходимой для работы информации. Порядка 70% новых документов, на самом деле, либо полностью, либо частично когда-либо кем-либо в этой организации уже создавалось. Соответственно, при создании новых подобных документов содержание прошлых не учитывалось. Порядка 200% — это ежегодный прирост объемов документооборота и хранение документов. Порядка 400 тысяч страниц, в среднем, содержат такие развитые информационные порталы на крупных предприятиях и государственных учреждениях, которые необходимо обновлять в режиме близком к реальному времени.

Проблемы эти проистекают прежде всего потому, что информация существует разрозненно, она находится под управлением разных систем. Чаще всего это системы масштаба подразделений, к которым имеют доступ только сотрудники данного подразделения. Эти системы разнородные для реализации различных этапов жизненного цикла документов в организации. В частности, регистрироваться документ может в одной системе, а его текст в виде электронной архивной копии хранится в другой системе и публикуется на вебсайте документ при помощи третьей системы.

Каждую из этих систем сопровождает свой эксплуатационный персонал. Каждая из них является достаточно замкнутой и самодостаточной, и возникает либо огромная проблема по интеграции этих систем между собой в единое информационное пространство и обеспечение прозрачности доступа всех сотрудников ко всему информационному массиву с учетом разграничения прав доступа, либо необходимо думать о том, чтобы применять единую технологию, и может быть даже единую интегрированную платформу.

Как мог бы выглядеть набор функциональных требований к единой платформе показано на этом слайде, т.е. мы имеем некое единое централизованное хранилище, которое позволяет вести регистрационный учет, поддерживать единую систему справочников, осуществлять регистрацию бумажных документов, осуществлять регистрацию электронных документов, управлять жизненным циклом обработки документов внутри организации, осуществлять публикацию непосредственно из хранилища, как финальную стадию жизненного цикла документа заканчивающуюся утверждением на Интернет-портале, куда может осуществляться доступ заинтересованных лиц как изнутри организации, так и извне организации для открытой информации. Она может предоставлять интерактивный доступ внешнему пользователю, позволяя создавать, инициировать через Интернет какие-то внутренние бизнес процессы в этой организации, такие, например, как запрос государственной, общественной услуги.

Задача управления единой информационной платформой может быть разбита на следующие блоки. Прежде всего, это управление документами, это управление содержимым вебсайтов и так называемое управление цифровыми активами. Под управлением документами мы подразумеваем, прежде всего, вопрос атрибутирования документов, вопрос хранения текстов документов и трансформации этих текстов в ходе обработки из формата в формат, возможность создания как жестких, так и гибких процессов обработки документов, существующих как в карточном виде, так и в полнотекстовом, некий поиск и извлечение документов, как по атрибутивным, так и по полнотекстовым признакам и, наконец, Web Content Management’ом понимается публикация содержимого на Интернет портале непосредственно из централизованного хранилища.

Управление цифровыми активами до сегодняшнего момента это наименее, конечно, востребованная вещь. Здесь речь идет, прежде всего, о хранении и доступе к каким-то мультимедийным данным. Это может быть видеохроника, аудиоданные, стенограммы и т.д. На сегодняшний момент это нам кажется следующим шагом.

Таким образом, мы считаем, что современные информационные технологии способны обеспечить все три составляющие жизненного цикла информации, т.е. от момента создания через управление в персонализированном разрезе этой информации, т.е. в соответствии с правами пользователей и профилями пользователей, если это внешние пользователи, а также осуществление доставки этой информации для необходимых пользователей, как являющихся абонентами данной системы, так и не являющихся абонентами данной системы. Это может быть публикация на Интернет сайтах, это может быть экспорт по электронной почте.

Отсюда вытекает требование к платформе. Они формируются по трем основным составляющим. Прежде всего, должны быть современные мощные информационные технологии положенные в ее основу. Она должна обеспечивать решение полного спектра задач, снижение совокупной стоимости владения системой, открытость, масштабируемость, желательно гетерогенность, чтобы не быть зависимой от какого-то конкретного производителя системной среды.

Платформа должна обеспечить сервис для граждан — это получение достоверной информации по запросу, снижение издержек за счет автоматизации процесса обработки обращения, обеспечение доступа к открытой и опубликованной информации. Она должна обеспечивать управление и качество управления информацией. А именно, автоматизировать типовые процессы обработки, управлять изменениями в документах, что очень важно для коллективной их обработки в электронном виде, наконец, безопасность и контроль действий пользователя.

Соответственно для государственного сектора мы хотели бы выделить следующие типовые задачи. Прежде всего, это координация межведомственных программ. Это некая задача сотрудничества представителей разных государственных органов для решения какой-то одной проблемы, поставленной перед этими органами, для которой назначена какая-то координирующая инстанция, а все остальные ведомства являются ее соисполнителями. Это задача наиболее сложная с точки зрения обеспечения информационного единого пространства, и на сегодняшний момент времени она наименее решенная по всему миру. У нас особенно.

Вторая задача – это автоматизация делопроизводства. Это достаточно традиционные функции, хотя здесь есть российская специфика, где более жестко исторически регламентированы процессы формального учета и обработки документов, но, тем не менее, встречается достаточно повсеместно, это обработка входящих, исходящих, внутренних документов, учет проектов документов и тому подобная организационно-распорядительная деятельность.

Следующая задача – это обслуживание граждан и организаций. Это, прежде всего, массовая обработка заявок от граждан и организаций в данном государственном органе, в том числе поступающих непосредственно через какие-то абонентские пункты приема этих заявок, приемные, либо это может быть обработка в идеале заявок поступающих через Интернет. Наконец, государственные информационные Интернет порталы, которые с одной стороны доводят до всеобщего сведения некую информацию, которую данное ведомство считает необходимым опубликовать. Прежде всего, здесь речь идет о так называемых порталах нормативно-справочных документов, к которым требования актуальности и онлайнового предоставления точной информации, достаточно высоко. С другой стороны это обратный процесс возможности инициации через Интернет каких-то внутренних услуг общественного характера.

Следующая задача – это некая инвентарная задача, в частности, расшифровывая, можно сказать — это управление недвижимым имуществом и земельными ресурсами. Это, прежде всего, данные, связанные с характеризацией конкретного актива, о котором идет речь.

Следующая группа задач. Есть такой английский устоявшийся термин Case Management, на русский язык его тяжело перевести точно, но чтобы было более понятно, о чем идет речь, я на самом деле сошлюсь на Олега Константиновича Кушакова, это как раз та самая задача, под нее подходит управление законодательной деятельностью. Когда у нас на протяжении процесса обработки к исходному документу добавляется много других документов, которые необходимо подшивать и не просто хранить, но передавать совместно. Это достаточно типовые задачи, которые можно в достаточно быстрые и сжатые сроки с минимальной настройкой на конкретную специфику данной организации решать при помощи современных информационных технологий.

Следующий слайд. Соответственно у нас складывается такой вот как бы квадрат, обобщающий все выше сказанное, и после этого хотелось бы рассказать о мировом опыте решения похожих задач.

Начать хочется с библиотеки Конгресса США – это орган, который выполняет не только функцию хранения книжных фондов, это орган, хранящий и осуществляющий доступ ко всей законодательной и нормативной информации в США. Основные проблемы, стоящие перед библиотекой состояли в слишком трудоемком процессе доступа к информации, в регулярном устаревании информации на открытых вебсайтах библиотеки Конгресса, и нарушении синхронизации во внесении изменений в опубликованные там документы. Это огромная проблема, потому что извлечение одного документа может вызывать изменения в целом ряде документов опубликованных ранее и с ним логически связанных. Вот автоматическое управление взаимосвязями представляет собой достаточно трудоемкую задачу, трудно решаемую вручную.

Большие проблемы были связаны с невозможностью повторного использования информации и с внесением изменения данных вручную. Также плохо решался исторически вопрос, связанный с персонализацией информации при электронном доступе к ней. В ходе осуществления проекта информатизации в систему было заложено на первом этапе более 100 тысяч документов нормативно-справочного характера, которые являются ежедневно обновляемыми, и реализована подписка на информационные услуги для всех заинтересованных подписчиков, в первую очередь комитетов Конгресса США.

Вторая задача, о которой хотелось бы рассказать – это монетный двор, где была реализована задача управления внутренними бизнес процессами, в частности такими процессами, как учет и согласование в электронном виде договоров, последовательности выполнения операций каждым пользователем, ведение информации о персонале и электронного доступа к инженерно-технической документации.

Следующий пример — это Федеральная корпорация страхования банковских вкладов. В рамках этого органа была реализована задача управления хранилищем отчетов по аудиторским проверкам. Т.е. это орган, который выполняет функции банковского надзора. Управление хранилищем отчетов по проверкам, использование данных проверки банка совместно с другими органами финансового регулирования, т.е. посредством этого портала осуществляется обмен информацией с другими органами, причастными к банкам, управление всей внутренней информацией, т.е. теми документами, которые рождаются непосредственно в данной корпорации.

Управление общих служб Правительства США. Наиболее точным аналогом было бы в нашей иерархии власти — это Управление делами Президента. Это управление всей инженерно-технической документацией по государственному недвижимому имуществу. В частности под этим подразумевают управление зданиями из единого центра, т.е. хранение всех данных по инженерно-технической, проектно-сметной и финансовой документации на эти объекты недвижимости и автоматизации бизнес процессов обработки и внесения изменений в эти данные.

На следующем слайде у нас находится пример интерфейса, когда мы из стандартного офисного приложения открываем некоторый документ, и точно также он открывается через Интернет. Мы получаем удаленный доступ к любой документации.

Следующая очень интересная система – Федеральная правовая система США. Это странно, но у нас распространение нормативных актов отдано на откуп трем коммерческим структурам. Это странно. В мире это не так. В мире получение доступа к актуальной и нормативно-справочной информации является бесплатной и общественно необходимой услугой, в частности в США, за нее отвечает Федеральная правовая система. Фактически — это электронный архив национального уровня, который содержит в каждый момент времени при онлайновом обращении актуальную информацию о всех действующих законодательных, нормативных и правовых актах, и к которому подключены как федеральные служащие, так и субъекты бизнеса и граждане. Естественно, там очень сильно регламентирован процесс опубликования, для того чтобы там не появлялись неконтролируемые документы, как часто у нас бывает на официальных сайтах. Все это сделано при помощи автоматизированной процедуры, которая исключает прямое вмешательство недобросовестного администратора в содержательную часть документа.

Следующие несколько примеров связаны с тем самым Case Management’ом, или, как мы переводим впрямую, «ведением дел», и здесь есть несколько примеров. В частности, существуют примеры в органах юстиции. В настоящий момент времени закончена опытная эксплуатация в Южноафриканской Республике, где все органы юстиции работают под управлением одной общей системы и обмен данными между следственными и судебными органами происходит в виде электронных подшивок к документам.

Более подробный пример – это управление уголовными делами в Департаменте юстиции, где можно получить доступ к любым материалам дела в электронном виде. Как показано на слайде, это открытие документа и его отправка по заранее прописанной следственной процедуре.

Дальше у нас есть еще Министерство обороны, Управление по контролю над лекарствами и пищевыми продуктами. Мы, наверное, это пропустим. Содержательно это, на самом деле, другие примеры той же системы, что и для обработки уголовных дел. Хотелось бы перейти к проблемам и особенностям России.

Здесь мы видим следующую специфику. Прежде всего, вся существующая автоматизация делопроизводства рассчитана, в подавляющем случае, на управление записями о документе. Это решение задачи единого справочника и единой регистрационной карточки. Во-вторых, стандарты делопроизводства не учитывают особенности работы с электронными документами, но это сейчас в процессе пересмотра, и это уже хорошо. Отсутствует единая техническая политика, но самое главное — управленческая методология в области делопроизводства. В организациях, как правило, процессы регистрации документов достаточно хорошо регламентированы, а процессы коллективной обработки достаточно сложно. Только в специфических задачах, как обработка законопроектов, они прописаны специально в динамике. А в основном системы статичны. Наконец, необходимость длительного сосуществования электронного и бумажного делопроизводства, которая вызвана, прежде всего, тем, что переход постепенный на электронику на западе начался уже давно, а у нас буквально только сейчас мы начинаем об этом говорить.

Все ли у нас так плохо? Я думаю, что нет, вовсе не все, потому что на самом деле уже начато множество пилотных проектов, и они достаточно хорошо и успешно идут. И здесь хотелось бы сослаться на несколько конкретных примеров. Прежде всего, это «Российское Агентство по патентным и товарным знакам», которое переводит исключительно на электронный документооборот и на хранение в электронном виде всех фондов по патентной информации. Там колоссальные совершенно объемы. У них только переписка по прошлым документам составляет порядка миллиона в год. А фонды хранения — это сотни миллионов.

Есть очень симпатичный проект по регистрации прав на недвижимое имущество, это как раз пример этого Case Management’а, когда автоматизируется видение дел по процедуре выдачи свидетельств на право собственности на жилые и нежилые помещения. Наконец, есть еще и другие страны СНГ, и мне хотелось бы, пользуясь тем, что я выступаю перед российской аудиторией, немножко попенять ей, потому что Россия рискует оказаться в хвосте не только у западных стран, но и у своих соседей по СНГ, где процессы перехода на полноценный электронный документооборот идут гораздо более активными темпами. В качестве примеров хотелось бы привести Министерство внешнеэкономических связей Узбекистана, где внедрен полностью электронный документооборот, реализующий, в том числе, все регламенты по обработке документов. Там были проанализированы и утверждены министром некие типовые схемы обработки, которые были настроены и запущены в эксплуатацию. Объемность этого проекта по окончанию это 2000 пользователей.

В настоящий момент у нас есть инициативный пилотный проект по созданию для Казахстана национального архива нормативных и распорядительных документов. Мы надеемся, что он тоже, условно говоря, в ближайшее время перейдет в активную фазу. На этом хотелось бы с вами попрощаться, но не надолго, потому что мы здесь будем еще делать доклады по конкретным решениям и с удовольствием ждем вас всех на стенде «Документум». Спасибо.

Буслов А.И. Спасибо. Сейчас будет перерыв, просьба к тем, кто не успел получить материалы и зарегистрироваться, может сделать это в перерыве. Там работает регистратор.

Перерыв

Буслов А.И. Я хочу предоставить слово Курносову Ивану Николаевичу, Заместителю руководителя Департамента информатизации Минсвязи России, тема выступления «О проблемах обеспечения электронного документооборота между органами власти Российской Федерации».