Нормы канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Бюджетный учет материальных запасов в бюджетном учреждении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Бюджетный учет материальных запасов в бюджетном учреждении

В статье будет рассмотрен порядок бюджетного учета материальных запасов бюджетными учреждениями, не являющимися получателями субсидий в рамках выполнения государственного (муниципального) задания в 2011 г.

Общие положения

Порядок бюджетного учета материальных запасов регулируется Приказами Минфина России от 01.12.2010 N 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция N 157н) и от 06.12.2010 N 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» (далее — Инструкция N 162н).

Напомним, что Инструкция N 157н содержит общие положения по ведению бухгалтерского учета бюджетными, казенными и автономными учреждениями, в том числе учета материальных запасов. В развитие указанного нормативного акта разработана Инструкция N 162н, предназначенная для применения:

— органами государственной власти (государственными органами);

— органами местного самоуправления;

— органами управления государственными и территориальными внебюджетными фондами;

— государственными (муниципальными) казенными учреждениями;

— государственными академиями наук;

— иными юридическими лицами, согласно законодательству РФ осуществляющими бюджетные полномочия получателей бюджетных средств;

— бюджетными учреждениями до принятия федеральными органами исполнительной власти, субъектами РФ, органами местного самоуправления решения о предоставлении им субсидии из соответствующего бюджета бюджетной системы РФ согласно п. 1 ст. 78.1 БК РФ.

Объект учета

К товарно-материальных ценностей и материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности бюджетного учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости, готовая продукция, товары для продажи. С 01.01.2011 к материальным запасам относятся следующие материальные ценности независимо от их стоимости и срока службы (п. 99 Инструкции N 157н):

— лесные дороги, подлежащие рекультивации;

— постельное белье и постельные принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, спальные мешки и т.п.) и иной мягкий инвентарь;

— готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы; оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической и иных систем (отопительные котлы, радиаторы и т.п.);

— оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включаются и контрольно-измерительная аппаратура или иные приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительно-монтажных работ;

— инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

— драгоценные и другие металлы для протезирования;

— спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров до передачи его в научное подразделение;

— материальные ценности специального назначения.

В соответствии с п. 21 Инструкции N 162н для учета операций с материальными запасами применяются следующие группировочные счета:

— 0 105 30 000 «Материальные запасы — иное движимое имущество учреждения»;

— 0 105 40 000 «Материальные запасы — предметы лизинга».

Учет операций с материальными запасами ведется на следующих счетах:

Наименование счета

Объект учета

0 105 31 000

«Медикаменты и

перевязочные средства —

иное движимое имущество

учреждения»

Медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные

препараты, сыворотки, вакцины, кровь,

перевязочные средства и т.д.

0 105 32 000 «Продукты

питания — иное движимое

имущество учреждения»

Продукты питания, продовольственные пайки,

молочные смеси, лечебно-профилактическое питание

и т.д.

0 105 33 000

«Горюче-смазочные

материалы — иное

движимое имущество

учреждения»

Все виды топлива, горючих и смазочных материалов:

дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут,

автол и т.д.

0 105 34 000

«Строительные материалы

— иное движимое

имущество учреждения»

Все виды строительных материалов:

— силикатные материалы (цемент, песок, гравий,

известь, камень, кирпич, черепица), лесные

материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и

т.п.), строительный металл (железо, жесть, сталь,

цинк листовой и т.п.), металлоизделия (гвозди,

гайки, болты, скобяные изделия и т.п.),

санитарно- технические материалы (краны, муфты,

тройники и т.п.), электротехнические материалы

(кабели, лампы, патроны, ролики, шнуры, провода,

предохранители, изоляторы и т.п.), химико-

москательные (краска, олифа, толь и т.п.)

и другие аналогичные материалы;

— готовые к установке строительные конструкции

и детали (металлические, железобетонные и

деревянные конструкции, блоки и сборные части

зданий и сооружений, сборные элементы);

оборудование для отопительной, вентиляционной,

санитарно-технической и иных систем (отопительные

котлы, радиаторы и т.п.);

— оборудование, требующее монтажа и

предназначенное для установки. К оборудованию,

требующему монтажа, относится оборудование,

которое может быть введено в действие только

после сборки его частей и прикрепления

к фундаменту или опорам зданий и сооружений,

а также комплекты запасных частей такого

оборудования. В состав оборудования включаются

и контрольно-измерительная аппаратура или другие

приборы, предназначенные для монтажа в составе

установленного оборудования, и другие

материальные ценности, необходимые для

строительно-монтажных работ

0 105 35 000 «Мягкий

инвентарь — иное

движимое имущество

учреждения»

Белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

постельное белье и принадлежности (матрацы,

подушки, одеяла, простыни, пододеяльники,

наволочки, покрывала, спальные мешки и т.п.);

одежда и обмундирование, включая спецодежду

(костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья,

кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.); обувь,

включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии,

валенки и т.п.); спортивная одежда и обувь

(костюмы, ботинки и т.п.); прочий мягкий

инвентарь.

В состав специальной одежды входят специальная

одежда, специальная обувь и предохранительные

приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки,

брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная

обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы,

респираторы, другие виды специальной одежды).

Предметы мягкого инвентаря маркируются

материально ответственным лицом в присутствии

руководителя учреждения или его заместителя и

работника бухгалтерии специальным штампом

несмываемой краской без порчи внешнего вида

предмета с указанием наименования учреждения,

а при выдаче предметов в эксплуатацию

производится дополнительная маркировка

с указанием года и месяца выдачи их со склада.

Маркировочные штампы должны храниться

у руководителя учреждения или его заместителя

0 105 36 000 «Прочие

материальные запасы —

иное движимое имущество

учреждения»

— спецоборудование для научно-исследовательских

и опытно-конструкторских работ, приобретенное

по договорам с заказчиками для обеспечения

выполнения условий договоров до передачи его

в научное подразделение;

— молодняк всех видов животных и животные на

откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел

независимо от их стоимости;

— приплод молодняка при наличии в учреждениях

рабочего скота;

— посадочный материал;

— реактивы и химикаты, стекло и химпосуда,

металлы, электроматериалы, радиоматериалы

и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные

животные и прочие материалы для учебных целей

и научно-исследовательских работ, драгоценные

и другие металлы для протезирования, а также

инвалидная техника и средства передвижения для

инвалидов;

— хозяйственные материалы (электрические

лампочки, мыло, щетки и др.), канцелярские

принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни

и др.);

— посуда;

— возвратная или обменная тара (бочки, бидоны,

ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.), как

свободная (порожняя), так и с материальными

ценностями;

— корма и фураж (сено, овес и др.), семена,

удобрения;

— книжная, иная печатная продукция, кроме

печатной продукции, предназначенной для продажи,

а также библиотечного фонда и бланочной продукции

строгой отчетности (бланков ценных бумаг,

квитанционных книжек, голограмм, аттестатов,

дипломов, удостоверений, трудовых книжек

(вкладышей к ним) и др., изготовленных

типографским способом по форме, утвержденной

правовым актом органа власти, содержащей номер,

серию, имеющих степень защиты и специальные

требования по их хранению, выдаче и уничтожению

(далее — бланки строгой отчетности));

— запасные части, предназначенные для ремонта

и замены изношенных частей в машинах

и оборудовании, транспортных средствах, объектах

производственного и хозяйственного инвентаря;

— материалы специального назначения;

— иные материальные запасы

0 105 37 000 «Готовая

продукция — иное

движимое имущество

учреждения»

Продукция, изготовленная в учреждении для целей

продажи

0 105 38 000 «Товары —

иное движимое имущество

учреждения»

Материальные ценности, приобретенные учреждением

для продажи

0 105 39 000 «Наценка

на товары — иное

движимое имущество

учреждения»

Торговая надбавка (скидка)

0 105 44 000

«Строительные материалы

— предметы лизинга»

Строительные материалы, являющиеся предметом

договора финансовой аренды (лизинга)

0 105 46 000 «Прочие

материальные запасы —

предметы лизинга»

Прочие материальные запасы, являющиеся предметом

договора финансовой аренды (лизинга)

В Письме Минфина России от 29.12.2010 N 02-06-07/5396 приведена таблица соответствия Плана счетов бюджетного учета, утвержденного Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» (далее — Инструкция N 148н), Плану счетов бюджетного учета, утвержденному Приказом Минфина России N 162н. На с. 47 представлена таблица соответствия Планов счетов бюджетного учета по учету материальных запасов, применяемых в 2010 и 2011 гг.

Таблица

Плана счетов бюджетного учета по учету материальных запасов, применяемых в 2010 и 2011 годах

План счетов 2011 г.

Инструкции N 157н и N 162н

Номер счета

Номер счета

Материальные

запасы

0 105 00 000

0 105 30 000

Материальные

запасы —

иное

движимое

имущество

учреждения

0 105 40 000

Материальные

запасы —

предметы

лизинга

Медикаменты и

перевязочные

средства

0 105 31 000

Продукты питания

0 105 32 000

Горюче-смазочные

материалы

0 105 33 000

Строительные

материалы

0 105 34 000

0 105 44 000

Мягкий инвентарь

0 105 35 000

Прочие

материальные

запасы

0 105 36 000

0 105 46 000

Товары

0 105 38 000

Наценка на

товары

0 105 39 000

Готовая

продукция

0 105 37 000

Принятие материальных запасов к учету

учет материальный запас бюджетный

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости. При этом определение фактической стоимости материальных запасов зависит от условия их получения. Так, фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются (п. 102 Инструкции N 157н):

— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;

— таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;

— вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;

— суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки. Если в сопроводительном документе поставщика указано несколько наименований материальных запасов, то расходы по их доставке (в рамках договора поставки) распределяются пропорционально стоимости каждого наименования материального запаса в их общей стоимости;

— суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны для использования в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанных с их использованием);

— иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Согласно п. 103 Инструкции N 157н если бюджетное учреждение осуществляет централизованные закупки материальных запасов и (или) торговую (производственную) деятельность, то затраты, произведенные по заготовке и доставке материальных запасов до центральных (производственных) складов (баз) и (или) грузополучателей, включая страхование доставки, могут не включаться в фактическую стоимость приобретаемых материальных запасов, а относиться к расходам на финансовый результат текущего финансового года при условии отражения указанного порядка в своей учетной политике.

Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов (в порядке, определенном в учетной политике учреждения). В указанную стоимость не включается сумма общехозяйственных и иных аналогичных расходов, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением (изготовлением) материальных запасов.

Фактическая стоимость материальных запасов, остающихся у учреждения в результате разборки, утилизации (ликвидации) основных средств или иного имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т.п.) (п. 22 Инструкции N 162н). В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Учет операций по поступлению материальных запасов ведется в соответствии с содержанием хозяйственной операции:

— в журнале операций по выбытию и перемещению материальных активов — в части операций принятия к учету материалов, товаров по сформированной фактической стоимости (в сумме фактических вложений) и операций по увеличению фактической (балансовой) стоимости материалов (оборудования, учитываемого в составе материалов, и т.п.) на сумму фактических затрат по их дооборудованию, модернизации;

— в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо в журнале операций расчетов с подотчетными лицами — в части операций поступления материальных запасов по фактической стоимости их приобретения (изготовления);

— в журнале по прочим операциям — по иным операциям поступления объектов материальных запасов.

Аналитический учет материальных запасов ведется по их группам (видам), наименованиям, сортам и количеству в разрезе материально ответственных лиц и (или) мест хранения.

Аналитический учет материальных запасов, продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Записи в оборотной ведомости по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (0504038). Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Учет разбитой посуды ведется материально ответственными лицами в Книге регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме — только по видам) в Книге учета животных (ф. 0504039).

Аналитический учет готовой продукции, товаров, переданных на реализацию, ведется обособленно.

Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей (ф. 0504042, 0504043) по наименованиям, сортам и количеству.

Формы указанных регистров бюджетного учета утверждены Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Перемещение и списание материальных запасов

Учет операций по выбытию и перемещению материальных запасов ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих первичных документов:

— Требование-накладная (ф. 0315006);

— Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

— Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

— Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании:

— Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

— Ведомости на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

— Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

— Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), применяющегося для списания в расход всех видов топлива;

— Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);

— Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), применяющегося для списания мягкого инвентаря и посуды. При этом списание посуды производится на основании данных Книги регистрации боя посуды (ф. 0504044).

Выбытие (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости. Выбранный способ необходимо закрепить в учетной политике и применять в течение финансового года непрерывно.

Единица бухгалтерского учета материальных запасов выбирается учреждением самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением (п. 101 Инструкции N 157н). Выбранный способ определения единицы материальных запасов необходимо закрепить в учетной политике бюджетного учреждения. В зависимости от характера материальных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материальных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п.

Выбытие материальных запасов в размере естественной убыли производится на основании актов с отражением в расходах текущего финансового года, а выбытие материальных запасов в результате хищений, недостач, потерь — на основании надлежаще оформленных актов с отражением стоимости материальных ценностей на уменьшение финансового результата текущего финансового года с одновременным предъявлением к виновным лицам сумм причиненного ущерба.

Корреспонденция счетов по поступлению и выбытию материальных запасов

Приведем корреспонденцию счетов по учету материальных запасов, опираясь на Приложение 1 к Инструкции N 162н.

Как оприходовать умывальники, смесители, унитазы и сантехнические трубы: на счет 105.34 или на счет 105.36? Относятся ли все эти объекты к строительным материалам, а точнее — к санитарно-техническим материалам, или же это прочие материалы (счет 105.36)?

4 июня 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Умывальники, смесители, унитазы и сантехнические трубы могут быть отнесены на счет 105 04 «Строительные материалы».

Обоснование вывода:
Согласно п. 117 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), объекты материальных запасов учитываются на счете, содержащем помимо аналитического кода группы синтетического счета (п. 37 Инструкции N 157н) соответствующий аналитический код вида синтетического счета объекта учета. Например, «4» — строительные материалы», «6» — прочие материальные запасы.
Перечни имущества, относимого к той или иной группе материальных запасов, приведены в п. 118 Инструкции N 157н. В частности, к строительным материалам относятся санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.).
Соответственно, первым шагом при определении счета учета для конкретного вида материальных запасов является проверка его наличия в перечнях, приведенных в п. 118 Инструкции N 157н. Однако, исходя из информации, приведенной в п. 118 Инструкции N 157н, прямо ответить на вопрос применения в рассматриваемой ситуации счета 105 04 или 105 06 не представляется возможным.
Перечни п. 118 Инструкции N 157н «закрытыми» не являются и, по сути, не исключают возможности отнесения к конкретным видам объектов учета других аналогичных материальных запасов.
Поэтому если конкретное имущество в перечнях п. 118 Инструкции N 157н не поименовано, отнести его к определенной группе материальных запасов должностным лицам учреждения помогут отдельные положения:
— отраслевых нормативных правовых актов;
— общероссийского классификатора.
Так, для оценки возможности отнесения объектов материальных запасов к «Строительным материалам» могут использоваться определения и перечни, содержащиеся в Общероссийском классификаторе продукции по видам экономической деятельности (ОКПД 2) ОК 034-2014 (КПЕС 2008), принятом и введенном в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 31.01.2014 N 14-ст.
Согласно данному документу умывальники и унитазы керамические (коды 23.42.10.120 и 23.42.10.150 соответственно) входят в группу изделий санитарно-технических из керамики. Раковины для умывальников и унитазы пластмассовые (код 22.23.12) включены в группу изделий пластмассовых строительных.
Кроме того, в ГОСТ 30493-2017 «Изделия санитарные керамические. Классификация и основные размеры»*(1) указано, что керамические умывальники и унитазы относятся к изделиям санитарным керамическим.
В Межгосударственном стандарте ГОСТ 19681-2016 «Арматура санитарно-техническая водоразборная. Общие технические условия», введенном в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 02.12.2016 N 1920-ст, указано, что смесители, предназначенные для санитарно-технических приборов и водоподогревателей открытого типа, устанавливаемых в зданиях различного назначения, относятся к арматуре санитарно-технической водоразборной.
На основании изложенного умывальники, смесители и унитазы могут быть отнесены к санитарно-техническим материалам и учтены на счете 105 04 «Строительные материалы».
Исходя из названия сантехнических труб, можно сделать вывод, что это изделия, различные по своим характеристикам, формам и размерам, но предназначенные для сантехнических работ. Соответственно, они также могут быть отнесены к санитарно-техническим материалам и учтены на счете 105 04 «Строительные материалы».
На счете 105 06 «Прочие материальные запасы» могут учитываться материалы, поименованные в соответствующей группе п. 118 Инструкции N 157н, и имущество, отнести которое описанными выше приемами к конкретной группе материальных запасов не представляется возможным.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Ответ прошел контроль качества

18 мая 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

————————————————————————
*(1) Размещен на официальном сайте Росстандарта (п. 3 приказа Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.10.2017 N 1404-ст «О введении в действие межгосударственного стандарта»).

Канцелярские товары для офиса в 2019 году: список необходимого

Офис любой компании невозможно представить без канцелярских принадлежностей. С одной стороны, офисная канцелярия — это стиль и имидж компании, а с другой — весомая статья расходов. Чтобы достичь золотой середины, нужно грамотно подойти к вопросу выбора товаров для офиса. Бумага — самый частый расходный материал. Нужно правильно рассчитать, сколько сотрудникам необходимо бумаги, и какого формата – А4 или А3. Кроме этого необходимо купить бумагу для написания заметок.

Все важные документы требуют обязательного хранения в хороших условиях, при обеспечении быстрого доступа к ним. С такой задачей отлично справляются папки различных типов, файлы, боксы для хранения бумаг.

Письменные принадлежности:

  • — ручки;
  • — карандаши;
  • — маркеры;
  • — текстовыделители.

Они расходуются быстрее всего. Данные принадлежности должны обладать высоким качеством и доступной ценой. Еще одна группа товаров состоит из скрепок, кнопок, различных папок, блокнотов, линеек, ножниц, точилки для карандашей и т.д. Это более длительно расходуемый и используемый товар.

Так как офисную канцелярию приходится заказывать достаточно часто и в немалых количествах, следует грамотно выбрать поставщика. Следует приобретать товары от известных производителей, а не пытаться экономить на дешевых подделках. Качественный товар и прослужит гораздо дольше.

Как выбирать канцтовары: рекомендации специалистов

Некоторые виды канцтоваров мы используем каждый день. Действительно, такие вещи как ручка и бумага могут пригодиться в любую минуту. Другие канцтовары применяются реже и не всеми. К ним можно отнести степлер или дырокол. С каждым днём ассортимент канцелярских товаров расширяется, появляются новые принадлежности, делающие нашу жизнь ярче и комфортнее, а если приобрести канцтовары оптом — можно существенно сэкономить.

Канцелярские товары позволяют нам не задумываться над многими вещами, такими как скрепление листов бумаги или проделывание в них отверстий. Мы пользуемся канцтоварами, когда требуется что-то записать, подготовить нужную документацию, составить доклад. Канцелярские товары – это необходимая вещь в любой организации, от маленькой фирмы до крупного холдинга.

Хорошие канцтовары должны обладать такими качествами как удобство, привлекательность и надёжность. Действительно, сломавшаяся в неподходящий момент ручка может доставить массу неприятностей. Не обрадует и принтер, внутри которого при распечатке застряла бумага плохого качества. Дешёвая ненадёжная канцелярия не прибавит веса и в глазах партнёров и клиентов.

Канцелярские товары способны не только сделать жизнь и работу проще, но и стать одним из элементов вашего стиля, подчеркнув статус и безупречный вкус. Даже обычная ручка может стать стильным аксессуаром. Что уж говорить о таких вещах как ежедневники! Они давно стали неотъемлемыми спутниками деловых людей, ярко демонстрирующими предпочтения своего владельца. Эксклюзивные канцтовары иногда украшают даже ценными металлами. Разумеется, такая канцелярия сразу привлекает к себе внимание.

Таким образом, можно смело сказать, что канцелярские товары – это неотъемлемая часть нашей жизни. Без канцелярии невозможна учёба, творчество и работа. Поэтому так важно, чтобы канцтовары были качественными, красивыми, удобными и долговечными!

Материальные запасы или основные средства?

В основном канцелярские принадлежности относятся к материальным запасам и учитываются в их составе на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» в соответствии с п. 118 Инструкции N 157н <1>. Напомним, что к материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости (п. 99 Инструкции N 157н). Закономерно возникает вопрос: относятся ли к материальным запасам канцелярские товары, срок службы которых больше одного года (например, дыроколы, ножницы, папки, степлеры)?

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

В соответствии с п. 38 Инструкции N 157н материальные объекты имущества независимо от их стоимости со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенные для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности учреждения при выполнении им работ, оказании услуг, для осуществления государственных полномочий (функций) либо для управленческих нужд учреждения, находящиеся в эксплуатации, принимаются к учету в качестве основных средств. Следовательно, канцелярские товары, срок эксплуатации которых будет больше одного года, должны быть отнесены к основным средствам.

По мнению автора, учреждение вправе самостоятельно определить, как учитывать канцелярские товары, закрепив данный порядок в учетной политике. Например, дорогие канцелярские товары, срок службы которых превышает 12 месяцев, можно отнести к основным средствам и учитывать на счете 0 101 08 000 «Прочие основные средства». При этом если их стоимость не превышает 3000 руб., то при выдаче в эксплуатацию производится списание на забалансовый счет 21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации». Либо, наоборот, учреждение может закрепить в учетной политике конкретный перечень товаров, которые относятся к материальным запасам.

Приобретение и списание канцтоваров

Канцелярские товары принимаются к учету по их первоначальной стоимости, которая формируется исходя из фактических затрат, с учетом сумм НДС (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, облагаемой НДС) (п. 23 Инструкции N 157н).

Объекты нефинансовых активов, в том числе и канцелярские принадлежности, могут поступать в учреждение:

  • путем приобретения за плату;
  • по договору дарения;
  • посредством безвозмездной внутриведомственной или межведомственной передачи.

Как правило, канцелярские принадлежности учреждения приобретают за плату: либо по безналичному расчету, либо за наличные денежные средства через подотчетное лицо.

Приобретение по безналичному расчету. В этом случае учреждение заключает договор поставки с поставщиком (продавцом). Последний обязуется в обусловленный срок передать покупателю товары (ст. 506 ГК РФ).

Приобретение за наличные денежные средства. Подотчетное лицо получает денежные средства на покупку канцелярских товаров из кассы учреждения или осуществляет покупку через банковскую карточку. Для выдачи подотчетному лицу на нужды учреждения денежных средств из кассы применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Согласно п. 4.4 Положения N 373-П <2> подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, представить Авансовый отчет (ф. 0504049) с прилагаемыми подтверждающими документами.

<2> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.

Поступление канцелярских товаров отражается на основании документов, полученных от поставщика (товарные или кассовые чеки, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры). Передача материалов на склад производится на основании Акта о приемке материала (ф. 0315004) или Требования-накладной (ф. 0315006).

Если канцелярские товары учитываются в составе основных средств, то их передача должна отражаться Актом о приеме-передаче основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) или Актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).

Выдача сотрудникам канцелярских товаров осуществляется на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (далее — Ведомость).

Выбытие канцелярских товаров, учитываемых в составе материальных запасов, происходит по фактической стоимости каждой единицы либо по средней стоимости. Выбранный способ закрепляется в учетной политике и применяется в течение финансового года.

Основанием для списания канцтоваров служат Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033). Акт составляется комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем, к указанному акту прилагается Ведомость.

Для учета операций по выбытию и перемещению материальных запасов предназначен Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Бухгалтерский учет. В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина России от 21.12.2011 N 180н, расходы на приобретение канцелярских товаров, учитываемых в составе материалов, относятся на статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов», 310 «Увеличение стоимости основных средств».

Приобретение канцелярских товаров бюджетными и автономными учреждениями отражается в соответствии с Инструкциями N 174н <3>, N 183н <4> следующей корреспонденцией счетов:

Дебет Кредит Пункт
Инструкции
N 174н
Пункт
Инструкции
N 183н
Принятие к
учету
канцелярских
товаров:
— в составе
материальных
запасов
0 105 36 000 (340) 0 208 34 000 (660)
0 302 34 000 (730)
34 34
— в составе
основных
средств
0 101 38 000 (310) 0 106 31 000 53 53
Перемещение
канцелярских
товаров между
материально
ответственными
лицами
0 105 36 000 (340) 0 105 36 000 (340) 35 35
Выдача в
эксплуатацию
канцелярских
товаров,
учитываемых в
составе
основных
средств
стоимостью до
3000 руб.
0 401 20 271
0 109 60 (70, 80,
90) 271,
забалансовый
счет 21
0 101 38 000 (410) 10 10
Списание
канцелярских
товаров,
учитываемых в
составе
материальных
запасов
0 401 20 271
0 109 60 (70, 80,
90) 271
0 105 36 000 (440) 37 37

<3> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
<4> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Налог на прибыль. В целях налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ). В данном случае расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Таким образом, документально подтвержденные затраты на канцелярские товары, приобретенные за счет предпринимательской деятельности, учитываются в составе прочих расходов (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Далее предлагаем рассмотреть операции по учету канцелярских товаров на примерах.

Пример 1. Автономное учреждение через подотчетное лицо приобрело за наличный расчет канцелярские товары (ручки, папки, блокноты) на общую сумму 5900 руб., в том числе НДС — 900 руб. Данные расходы произведены за счет собственных средств учреждения и учитываются в составе общехозяйственных расходов (в рамках деятельности, не подлежащей обложению НДС).

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Документ-основание
Выдача работнику
под отчет наличных
денежных средств из
кассы
2 208 34 000 2 201 34 000 5900 Расходный кассовый
ордер (ф. 0310002)
Принятие к учету
канцелярских
товаров,
приобретенных
подотчетным лицом
2 105 36 000 2 208 34 000 5900 Товарный чек,
кассовый чек
Списание стоимости
канцелярских
товаров, выданных
работникам
учреждения
2 109 80 272 2 105 36 000 5900 Ведомость, акт о
списании
материальных
запасов

Пример 2. В июле бюджетное учреждение за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрело по договору поставки канцелярские товары на общую сумму 12 390 руб. (НДС поставщиком не предъявлен). В том же месяце канцелярские товары были выданы работникам.

Нормы канцелярских товаров в бюджетных учреждениях

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *