Недостача при приемке товара

Содержание

Недостача при приемке товара

Вернуться назад на Недостача

В случае, если в процессе приемки товаров обнаруживается недостача — дальнейшая приемка товаров приостанавливается, ответственными сотрудниками склада составляется односторонний акт о факте выявления недостачи товаров. Ответственные сотрудники, которые производят приемку, обязаны принять комплекс мер по обеспечению сохранности всего поступившего на склад товара.

Если по факту установлено несоответствие массы брутто отдельных мест товара (груза) той массе, что указана в сопроводительных или транспортных документах, покупатель не должен производить вскрытие упаковки или тары.

Для продолжения операций по приемке товара и для составления двустороннего акта следует вызвать на склад ответственного представителя отправителя груза (например фирмы-производителя или посредника). Это положение касается и одногородних, и иногородних представителей отправителя (поставщика). Представитель одногороднего отправителя (поставщика) обязан прибыть на место для участия в процессе приемки товаров не позднее, чем на следующий день с момента получения им вызова (причем по скоропортящейся продукции он должен прибыть не позднее четырех часов с момента получения вызова). Ответственный представитель иногороднего отправителя (поставщика) должен прибыть на место в течение трех дней с момента получения им вызова (время на проезд не учитывается).

Акт о недостаче товара

В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:

— ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;

— представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.

С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.

Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.

По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:

— его номер и дату составления;

— место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;

— время начала приемки и ее окончания;

— полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);

— ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;

— номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;

— сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.

В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.

Тут же должны быть указаны сведения о том:

— какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);

— об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;

— о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;

— каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;

— точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.

Важный момент в акте — заключение о месте и причинах возникновения недостачи.

Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).

Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.

В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.


Рассмотрим порядок действий сотрудников при недовозе, недопоставке товара от поставщика.

На прием приходящей партии товара от поставщика согласно юридического договора поставки отводится определенное количество дней, соответственно, определен и срок подачи претензии по недовозу или бракованному товару. При заключении договора необходимо иметь четкое понимание, какой именно срок стоит прописать в договоре. Срок приема определен спецификой товара, как правило, 2-3 дней достаточно для осуществления приема и последующей обработки товара. Таким образом, срок в 7 банковских дней достаточен для подачи претензии по недовозу при осуществлении приема поставки «по местам», коробами.

Тем не менее, мы можем говорить об этом сроке как достаточном при работе с товаром, количество которого реально проверить при осуществлении приема, но стоит понимать, что при приеме товара коробами невозможно проверить содержимое каждой упаковки. Поэтому при заключении договора стоит настаивать на приеме поставщиком претензий по внутритарному недовложению, недовозу и бракованному товару на всем сроке реализации.

Недостача при приемке товара, акт недостачи

Конечно, не стоит злоупотреблять доверием поставщика и предоставлять претензии по реальным случаям недовозов и при выявлении бракованного товара.

Собственно, регламент работы с недовозом.

  1. Кладовщик или иной сотрудник, осуществляющий прием товара, обнаружив недовоз или бракованный товар, обязан завершить прием товара, отметив в копии сопроводительной накладной недостающие позиции или количество. Бракованный товар так же необходимо отметить в этом же документе. Бракованный товар, обнаруженный в ходе приема товара, сфотографировать так, чтобы была видна упаковка. Фото может сделать, как и сам работник склада, так и фотограф. На прием товара отводится срок 2 дня.
  2. Кладовщик, осуществлявший прием товара, или старший кладовщик сразу же после завершения приема передает документы – копию сопроводительной накладной с отметками – в отдел по постановке товара на приход в информационную базу компании.
  3. Для дальнейшей удобной и правильной работы по проведению сверок актов взаиморасчетов и пр. необходимо поставить на приход товар согласно оригинальной накладной, без поправок. Вносить корректированный документ в информационную базу можно в том случае, если поставщик расположен рядом и готов быстро предоставить исправленные документы.
  4. После постановки оригинальной накладной на приход менеджер отдела должен сформировать обратную накладную по недопоставленному товару, акт о недовозе и передать для дальнейшей обработки категорийному менеджеру, за которым и закреплен поставщик.
  5. Категорийный менеджер передает поставщику обратную накладную, акт, фото и ведет переговоры по решению проблемы – в случае положительного ответа поставщик проводит в своей информационной базе накладную, либо со следующей поставкой отгружает недопоставленный товар. В последнем случае допоставленный товар ставят как обычно на приход. Распроводить возвратную накладную по недовозу нельзя – теряется информация по движениям товара.
  6. В случае отказа поставщика в удовлетворении претензии недовоз списывается по согласованию с генеральным директором. Работать по недовозам надо быстро, определите для категорийного менеджера срок, в который вопрос должен быть решен – в противном случае Вы рискуете получить проблемы в актах сверок и пр.

При выявлении бракованного товара в ходе приема действуйте согласно регламента работы с бракованным товаром.

⇒Курсы Стимул › Справочник › Полезные материалы › 1С:Предприятие 8.2 › Управление торговлей для Ук… › Работа с поставщиками

1С:Предприятие 8.2 /
Управление торговлей для Украины /
Работа с поставщиками

Как отразить недостачу, выявленную при приемке товара или позднее, в учете поставщика и покупателя

Документ Поступление товаров и услуг оформляется в соответствии с полученной печатной формой документа.

2. При проверке количества товара оказалось, что товара на самом деле оказалось меньше, чем указано в печатной форме документа.

В этом случае на основании документа Поступление товаров и услуг вводится документ Корректировка серий и характеристик и для того количества товара, которого не хватает в накладной, устанавливается новая характеристика , например недопоставка.

Если поставщик согласился дополнительно поставить недостающий товар, то оформляется последовательно два документа:

1. Документ Возврат товаров поставщику. В документе указывается то количество товаров, которое недопоставил поставщик. Товар указывается с новой характеристикой недопоставка.

2. Оформляется новая поставка товара по новому документу Поступление товаров и услуг.

Информацию о том, сколько и каких товаров недопоставил поставщик можно посмотреть в отчете Ведомость по партиям товаров на складах, установив в отчете группировку по характеристикам товаров.

В случае если по накладной фактически поступило больше товаров, чем указано в документе Поступление товаров и услуг, то та часть товара, которая не указана в документе поставки, приходуется на склад документом Приходный ордер на товары. При этом поставщик должен прислать финансовые документы на недостающую часть товаров. После получения сопроводительных документов от поставщика на основании документа Приходный ордер на товары оформляется полученный финансовый сопроводительный документ Поступление товаров и услуг.

Индивидуальное обучение 1С
Индивидуальный курс «1С:Бухгалтерия 8.2»

Другие материалы по теме:
поставка товара, возврат товаров поставщику, приходный ордер на товары, характеристика, возврат товаров, национальная, заказ поставщику, заполнить и провести, цены и валюта, управление торговлей для украины, методика, дополнительно, товара, поступление товаров, на основании, поступление товаров и услуг, поставщик, товары, поступление, управление, товар, контрагент, склад, организация, конфигурации, документ

Материалы из раздела: 1С:Предприятие 8.2 / Управление торговлей для Украины / Работа с поставщиками

Недостача при получении товара от поставщика: бухучет и налогообложение

Компания ГАРАНТ

Поставщик отгрузил покупателю товар на условиях последующей оплаты. Товар был доставлен самовывозом, право собственности перешло к покупателю на складе поставщика. При приемке товара на складе покупателя была обнаружена недостача некоторого количества товара. Покупатель составил акт по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию в срок, установленный договором, претензия была признана поставщиком. Должен ли поставщик в данной ситуации составить корректировочный счет-фактуру? Как отразить недопоставку товара и факт предъявления и признания претензии в бухгалтерском учете поставщика?

Согласно ст. 506 ГК РФ по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.
Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота, проверено количество и качество принятых товаров. О выявленных несоответствиях или недостатках товаров покупатель незамедлительно письменно уведомляет поставщика (п.п. 1, 2 ст. 513 ГК РФ).
Следует отметить, что порядок приемки товара по количеству и качеству, а также срок такой приемки законодательством не установлен.
Поэтому порядок приемки товара по качеству и количеству стороны могут прописать в договоре и установить срок для проверки покупателем качества и количества товара, а также срок предъявления поставщику претензий.

Бухгалтерский учет

Согласно п. 12. ПБУ 9/99 «Доходы организации» (далее ПБУ 9/99) выручка признается в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
а) организация имеет право на получение этой выручки, вытекающее из конкретного договора или подтвержденное иным соответствующим образом;
б) сумма выручки может быть определена;
в) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет увеличение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация получила в оплату актив либо отсутствует неопределенность в отношении получения актива;
г) право собственности (владения, пользования и распоряжения) на продукцию (товар) перешло от организации к покупателю или работа принята заказчиком (услуга оказана);
д) расходы, которые произведены или будут произведены в связи с этой операцией, могут быть определены.
Следовательно, в момент перехода права собственности на товары от продавца к покупателю (при выполнении всех остальных условий, указанных в п. 12 ПБУ 9/99) в бухгалтерском учете организации-продавца отражается операция по реализации товара.
В рассматриваемой ситуации право собственности переходит к покупателю в момент вручения товара покупателю на складе поставщика, при этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:
Дебет 62 Кредит 90
— отражена выручка от продажи товаров в сумме, равной величине дебиторской задолженности покупателя;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— начислен НДС;
Дебет 90 Кредит 41
— списана себестоимость товаров.
Как следует из вопроса, приемка товара по количеству осуществлялась на складе покупателя. При приемке товара покупателем было выявлено расхождение фактически полученного количества товаров, по сравнению с количеством, указанным продавцом в накладных и счетах-фактурах (недостача товара). Покупатель составил акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 и предъявил поставщику претензию, которая была признана поставщиком.
Как указано в п. 6.4 ПБУ 9/99, в случае изменения обязательства по договору первоначальная величина поступления и (или) дебиторской задолженности корректируется исходя из стоимости актива, подлежащего получению организацией.
При обнаружении покупателем недостачи при приемке товара поставщик на дату приемки товара покупателем в соответствии с полученным от него актом по форме ТОРГ-2 и претензионным письмом должен скорректировать (уменьшить) на сумму претензии сумму выручки и сумму задолженности покупателя:
Дебет 62 Кредит 90
— сторно — на сумму претензии скорректирована сумма выручки (сумма задолженности покупателя за отгруженный товар).
Кроме того, следует уменьшить, соответственно, стоимость отгруженного товара, а также суммы начисленных налогов:
Дебет 90 Кредит 41
— сторно — скорректирована стоимость отгруженного товара на стоимость недопоставленного товара;
Дебет 90, субсчет «НДС» Кредит 68, субсчет «Расчеты по НДС»
— сторно — скорректирована сумма НДС, приходящаяся на стоимость недопоставленного товара.
Поставщик может провести выборочную инвентаризацию товара на складе — по тем товарным позициям, по которым произошла недопоставка в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.

Корректировочный счет-фактура и НДС

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ при изменении стоимости отгруженных товаров, в том числе в случае уточнения количества (объема) отгруженных товаров, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ (договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров.
Таким образом, в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) корректировочные счета-фактуры выставляются продавцом при наличии вышеуказанных документов (письмо Минфина России от 05.12.2011 N 03-07-09/46).
Отметим, что форма ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132, по нашему мнению, не является документом, который подтверждает согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров. Этот документ устанавливает факт расхождения товара по количеству и (или) качеству при приемке товарно-материальных ценностей, но не содержит согласия покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров. Поэтому считаем, что стороны должны договориться о том, каким документом будет оформлено согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров.
В частности, в договоре поставки может быть предусмотрено, что подписание сторонами формы ТОРГ-2 наряду с подтверждением факта расхождения товара по количеству (качеству) одновременно подтверждает согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров.
Следует обратить внимание, что НК РФ не разъясняет, в каких случаях может быть уточнено количество товара, в частности, в каких ситуациях количество товара может быть уменьшено. Согласно нормам гражданского законодательства количество товара может быть уменьшено в случае недопоставки товара, в случае возврата товара ненадлежащего качества или возврата товара, не соответствующего комплектации (ст.ст. 475, 480, 518, 519 ГК РФ).
Минфин России в письме от 13.04.2012 N 03-07-09/34 сообщил, что в случае расхождения количества товаров, полученных покупателем, по сравнению с количеством, указанным продавцом в накладных и счетах-фактурах, и, соответственно, изменения стоимости отгруженных товаров в результате уточнения их количества продавцом выставляются корректировочные счета-фактуры. Аналогичное мнение представлено в п. 3 письма ФНС России от 11.04 2012 N ЕД-4-3/6103@ «О порядке составления и выставления счетов фактур», письмах Минфина России от 27.03.2012 N 03-07-09/29, от 12.03.2012 N 03-07-09/22.
Учитывая изложенное, считаем, что, если количество товара уменьшилось по причине недостачи, обнаруженной на стадии приемки товара, при этом согласие покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров документально подтверждено, в такой ситуации поставщик может выставить корректировочный счет-фактуру.
Форма корректировочного счета-фактуры, а также порядок его заполнения утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее — Постановление N 1137).
Первый экземпляр корректировочного счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, второй экземпляр остается у продавца (п. 5 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137).
Из п. 6 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением N 1137, следует, что корректировочный счет-фактура, составленный продавцом в случае уменьшения стоимости товара, регистрируется им в книге покупок. Дополнительный лист при этом не составляется.
В соответствии с п. 13 ст. 171 НК РФ при изменении стоимости отгруженных товаров в сторону уменьшения, в том числе в случае уменьшения количества (объема) отгруженных товаров, разница между суммами налога, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров до и после такого уменьшения, подлежит вычетам у продавца этих товаров.
При этом согласно п. 10 ст. 172 НК РФ вычеты суммы разницы, указанной в п. 13 ст. 171 НК РФ, производятся на основании корректировочных счетов-фактур, выставленных продавцами товаров в порядке, установленном п.п. 5.2 и 6 ст. 169 НК РФ, при наличии договора, соглашения, иного первичного документа, подтверждающего согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров, в том числе из-за изменения количества (объема) отгруженных товаров, но не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, — зафиксировать это документально. Для этого есть унифицированные формы:

  • акт по форме № ТОРГ-2 — оформляется при приемке товаров российского производстваУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132;
  • акт по форме № ТОРГ-3 — оформляется при приемке импортных товаровУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132;
  • акт по форме № М-7утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а — оформляется при приемке материалов.

Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нетУказания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132.

СОВЕТ

Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

В товарных накладных можно написать: «Составлен акт № __ от ___ в связи с расхождением данных, указанных в накладной, с реально поставленным объемом товара».

Но недостача может быть обнаружена не только в момент получения товара, но и позже. Например, при приемке вы пересчитываете лишь общее количество коробок товара, а при вскрытии коробок выявляется недовложение. Тогда зафиксировать недостачу можно актом произвольной формы.

После составления акта нужно оформить претензию и вместе с экземпляром акта направить ее поставщику. Сделать это надо либо в установленный договором срок, либо, если такой срок не установлен, как можно быстрее после обнаружения недостачи. Если затянуть с выставлением претензии, поставщик может и не удовлетворить ваши требованияп. 1 ст. 483 ГК РФ.

В зависимости от условий договора поставки вы можете заявить в претензии, что вып. 1 ст. 466 ГК РФ:

  • <или>отказываетесь от товара, а если товар оплачен, требуете возврата денег;
  • <или>требуете передать недостающее количество товара;
  • <или>согласны на меньшее количество товара и, если товар был оплачен, требуете возврата части денег.

В последних двух случаях поставщик должен внести изменения в ранее оформленный счет-фактуруПисьмо Минфина России от 23.10.2008 № 03-07-09/34, заверив их подписью руководителя и печатью с указанием даты внесения исправленийп. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Вносить исправления в данные накладных необязательно. Факт недопоставки будет подтверждаться актом.

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

По мнению контролирующих органов, до получения исправленного счета-фактуры вы не вправе заявить к вычету НДС по всей партии доставленного товараПисьмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-07-09/53; п. 1 Письма ФНС России от 06.09.2006 № ММ-6-03/896@; Письмо УФНС России по г. Москве от 02.10.2007 № 19-11/093419. А далее встает вопрос: получив такой документ, когда следует заявить вычет — в периоде, когда товар был оприходован, или в периоде получения исправленного счета-фактуры? А если недопоставка была обнаружена в следующем квартале, после того как декларация по НДС с заявленным по всему товару вычетом уже была сдана, как тогда поступить: сторнировать в периоде оприходования товара лишь часть вычета или отсторнировать весь вычет и заявить его заново уже в периоде получения исправленного счета-фактуры? Конечно, если спорить с налоговиками не хочется, то лучше применять вариант, когда вычет заявляется в периоде получения исправленного счета-фактуры. Тогда вам придется оформить дополнительный лист к книге покупок, составить и подать уточненную декларацию за квартал, в котором товар был оприходован.

Но можно с этим и не согласитьсяп. 1 ст. 172, пп. 2, 5 ст. 169 НК РФ. Покупателям удавалось отстоять вычет в периоде поставки товара, но делать это им приходилось в судеПостановления ФАС ЦО от 12.04.2010 № А35-513/2007; ФАС СКО от 07.04.2010 № А15-1680/2009. А в отдельных случаях суды соглашались в этом вопросе с проверяющимиПостановления ФАС ВСО от 03.04.2008 № А33-12941/07-Ф02-1131/08; ФАС ПО от 08.07.2008 № А55-14520/07.

Кстати, на оформление счета-фактуры отводится 5 календарных дней с даты поставки товарап. 3 ст. 168 НК РФ. Если вы сообщите поставщику о факте недопоставки в течение этого срока, то он сможет выставить вам новый, правильный счет-фактуру.

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации)п. 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 № 03-03-06/1/388. Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.

В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму «задолженности» за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.

Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример. Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

/ условие / 30 марта по накладной № 165 в адрес ООО «ТД “Мечта”» были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача — 5 дисков), о чем был составлен акт № 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

/ решение / Бухгалтер ООО «ТД “Мечта”» принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

Дт Кт Сумма, руб.
На дату получения товара (30 марта)
DVD-диски приняты к учету
(200 руб. х 100 шт.)
41 «Товары» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 000
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков
(20 000 руб. х 18%)
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 3 600
НДС принят квычету 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 3 600
На дату оформления акта о недопоставке и выставления претензии (11 апреля)
СТОРНО
DVD-диски приняты к учету
(5 шт. х 200 руб.)
41 «Товары» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1 000
СТОРНО
Отражена сумма НДС со стоимости полученных DVD-дисков
(1000 руб. х 18%)
19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 180
СТОРНО
НДС принят к вычету
68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 19 «НДС по приобретенным ценностям» 180
К книге покупок за I квартал составлен дополнительный лист, в котором сторнирована часть вычета НДС на 180 руб.
Стоимость недопоставленного товара отнесена на расчеты по претензиям
(5 шт. х 236 руб.)
76-2 «Расчеты по претензиям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 1 180
На дату признания претензии поставщиком (25 июля)
Задолженность перед поставщиком уменьшена на сумму признанной претензии 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками 76-2 «Расчеты по претензиям» 1 180

Учет у продавца

Недопоставка, обнаруженная при приемке товара, особых затруднений не вызывает — вам нужно сразу сделать в учете записи на сумму реально поставленных товаров. А как быть, если недопоставка обнаружена уже после приема товара?

СИТУАЦИЯ 1. Недопоставка выявлена после окончания отчетного периода, но до конца календарного года. В этом случае потребуется отсторнировать излишне начисленные суммы дохода, НДС и себестоимость продаж.

Пример. Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной после принятия товара покупателем, но до окончания отчетного года

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера. Допустим, себестоимость одного диска составляет 150 руб.

/ решение / В бухгалтерском учете поставщик делает следующие записи.

Дт Кт Сумма, руб.
На дату реализации товара (30 марта)
Отражен доход от реализации товара
(236 руб. х 100 шт.)
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90-1 «Продажи» 23 600
Начислен НДС
(23 600 руб. / 118% х 18%)
90-3 «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 3 600
Списана себестоимость реализованного товара
(100 шт. х 150 руб.)
90-2 «Себестоимость продаж» 41 «Товары» 15 000
На дату признания претензии (25 апреля)
СТОРНО
Откорректированы доходы от реализации
(5 шт. х 236 руб.)
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» 90-1 «Продажи» 1 180
СТОРНО
Откорректирована сумма НДС
(5 шт. х 236 руб. / 118% х 18%)
90-3 «НДС» 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «НДС» 180
СТОРНО
Откорректирована себестоимость продаж
(5 шт. х 150 руб.)
90-2 «Себестоимость продаж» 41 «Товары» 750

СИТУАЦИЯ 2. Недопоставка обнаружена в следующем отчетном году, когда отчетность за прошлый год, в котором были отгружены товары, уже составлена, утверждена собственниками и сдана.

В этом случае сумму завышенных доходов от реализации нужно откорректировать через отражение прочих расходов, а себестоимость — через прочие доходып. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н; п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н. Корректировки вам нужно отразить датой признания претензиип. 9 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности», утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н.

Для существенных ошибок установлен свой порядок исправления. Но вряд ли корректировка данных по недопоставке будет столь существенна.

Пример. Отражение в учете поставщика недопоставки, выявленной по окончании года и после составления бухгалтерской отчетности

/ условие / Воспользуемся условиями предыдущего примера, но несколько изменим их. Допустим, товар был поставлен покупателю 25 декабря 2010 г. Из-за территориальной отдаленности покупателя претензия получена поставщиком только 5 апреля 2011 г. и признана им 8 апреля 2011 г.

/ решение / Проводки по реализации товара не приводятся, поскольку они будут такие же, как в предыдущем примере.

Недостачи, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов

Методических указаниях по учету МПЗ учету недостач, обнаруженных при приемке материалов, посвящен разд. II, в котором, в частности, сказано следующее. Недостачи, выявленные при приемке поступивших в организацию материалов, учитываются в таком порядке:

– сумма недостач в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих материалов на договорную (продажную) цену поставщика. При этом другие суммы, в том числе транспортные расходы и НДС, не учитываются. Сумма недостач списывается с кредита счета расчетов в корреспонденции с дебетом счета «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов;

– недостачи материалов сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

ВРЕЗ: Потери от недостачи материалов в пути в пределах установленных норм естественной убыли включаются в фактическую себестоимость строительных материалов (Письмо Минфина СССР от 30.04.1974 № 103 «Об основных положениях по учету материалов на предприятиях и стройках»).

При этом в фактическую себестоимость включаются:

– стоимость недостающих материалов, определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без НДС);

– сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим материалам. Эта доля определяется путем умножения стоимости недостающих материалов на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без НДС);

– сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Фактическая себестоимость недостач сверх норм естественной убыли учитывается по дебету счета учета расчетов по претензиям и списывается с кредита счета расчетов (по лицевому счету поставщика). При оприходовании поступивших от поставщиков недостающих материалов, подлежащих оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость материалов, транспортно-заготовительных расходов и НДС, которые включены в фактическую себестоимость недостачи и порчи.

Если к моменту обнаружения недостачи расчеты с поставщиком не были произведены, то оплата осуществляется за вычетом стоимости недостающих по вине поставщика материалов. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

При отсутствии оснований для предъявления претензии и (или) иска (например, в случаях стихийных бедствий), а также в случаях, когда иск покупателя к поставщику и (или) транспортной организации судом не удовлетворен (полностью или частично), такие суммы недостач списываются покупателем на счет «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на финансовые результаты.

Оформление документов о приемке

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ если установлено несоответствие поступивших материалов данным об ассортименте, количестве и качестве, указанным в документах поставщика, а также если качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), то приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов. В случае составления приемного акта приходный ордер не оформляется. Акт о приемке служит основанием для предъявления претензий и исков к поставщику и (или) транспортной организации.

Форма Акта о приемке материалов (№ М-7) утверждена Постановлением Госкомстата России № 71а и применяется в случае приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают:

– один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей;

– другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Налог на добавленную стоимость

Очевидно, что в случае, если количество недостающих материалов меньше или равно размеру естественной убыли по норме, у строительной организации нет оснований для предъявления претензии поставщику.
При этом вычет сумм «входного» НДС со стоимости фактически принятых материалов (с учетом нормативной естественной убыли) производится в общеустановленном порядке.

Если размер недостачи превышает нормативную убыль, то возникает вопрос о том, какую сумму предъявить к вычету. Данная проблема прокомментирована Минфином в Письме от 23.10.2008 № 03‑07‑09/34, в котором, в частности, сообщается следующее. Согласно ст. 172 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров, на основании счетов‑фактур, выставленных продавцами, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг) при наличии соответствующих первичных документов. В связи с этим вычету подлежат суммы налога, соответствующие принятому на учет количеству товаров.

Пунктом 3 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг). Таким образом, если в течение этого срока выявлены расхождения по количеству отгруженных продавцом и принятых покупателем товаров, налогоплательщик может оформить счет-фактуру на количество товара по данным покупателя. Кроме того, в случае если при приемке товара выявлены расхождения в количестве и номенклатуре товара, продавец имеет право при наличии соответствующих первичных документов, оформленных согласно действующим требованиям бухгалтерского учета, внести исправления в счета-фактуры, заверив их подписью руководителя и печатью продавца.

Отражение операций в бухгалтерском учете

Проиллюстрируем применение всего вышеизложенного на примерах. Условимся, что документы в каждом из рассматриваемых случаев оформлены организацией в соответствии с установленными требованиями.

Пример 1.

ООО «Подрядстрой» на условиях 100%-ной предоплаты приобрело 130 т щебня по цене 1 180 руб./т (в том числе НДС – 180 руб./т) на общую сумму 153 400 руб. (в том числе НДС – 23 400 руб.). Цена договора включает расходы на доставку щебня автомобильным транспортом до покупателя. В момент приемки была выявлена недостача в размере 6 т.

Поставщик признал претензию и вернул денежные средства в сумме выявленной недостачи.

Учетной политикой ООО «Подрядстрой» использование счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» не предусмотрено.

Согласно Постановлению № 78 норма естественной убыли щебня при перевозке автомобильным транспортом навалом составляет 1,3% массы перевозимого груза. При этом указанная норма естественной убыли является предельной независимо от расстояния перевозки и применяется только в случае фактической недостачи груза.

Таким образом, размер естественной убыли по норме равен 1,69 т (130 т х 1,3%), соответственно, недостача сверх нормы – 4,31 т (6 — 1,69).

Стоимость недостачи в пределах норм убыли равна 1 690 руб. ((1 180 — 180) руб./т х 1,69 т).

Стоимость сверхнормативных потерь определяется исходя из их фактической себестоимости, включая НДС, – 5 086 руб. (1 180 руб./т х 4,31 т).

В учете бухгалтер составит следующие проводки:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена недостача щебня в пределах нормы естественной убыли

1 690

Отражена недостача щебня сверх нормы естественной убыли

5 086

Оприходовано принятое от поставщика количество щебня

(1 180 — 180) руб./т х (130 — 6) т

124 000

Учтен НДС

(180 руб./т х (130 — 4,31) т)

22 624

НДС предъявлен к вычету

22 624

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

1 690

Произведен зачет предоплаты

153 400

Поступили денежные средства от поставщика

5 086

Очевидно, что договор поставки может быть заключен на других условиях, поэтому рассмотрим еще одну ситуацию.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1 с той разницей, что ООО «Подрядстрой» должно оплатить полученный щебень не позднее трех дней с момента приемки. Предъявленную покупателем претензию поставщик признал и согласился на зачет суммы недостачи в счет уменьшения задолженности ООО «Подрядстрой».

Бухгалтер ООО «Подрядстрой» произведет в учете те же записи, что и в примере 1, за исключением двух последних проводок. Далее операции необходимо отразить так:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Уменьшена задолженность перед поставщиком на сумму претензии

5 086

Перечислены денежные средства поставщику в счет погашения задолженности за щебень

(153 400 — 5 086) руб.

148 314

Кроме того, расходы на доставку могут быть не включены в договорную цену приобретения товара, а выделяться в расчетных документах отдельной строкой.

Пример 3.

Изменим условия примера 1. ООО «Подрядстрой» на условиях 100%-ной предоплаты приобрело 130 т щебня по цене 708 руб./т (в том числе НДС – 108 руб./т) на общую сумму 92 040 руб. (в том числе НДС – 14 040 руб.). Цена щебня не включает расходы на доставку. Стоимость транспортировки предъявлена поставщиком отдельно и составляет 61 360 руб. (в том числе НДС – 9 360 руб.).

В момент приемки была выявлена недостача в размере 6 т. Поставщик признал претензию и согласился на зачет суммы недостачи в счет уменьшения задолженности ООО «Подрядстрой» за транспортные услуги.

Напомним, что размер естественной убыли по норме равен 1,69 т (130 т х 1,3%), а недостача сверх нормы – 4,31 т (6 — 1,69).

Стоимость недостачи в пределах норм убыли равна 1 014 руб. ((708 — 108) руб./т х 1,69 т).

Стоимость сверхнормативных потерь определяется исходя из их фактической себестоимости, которая состоит из договорной цены поставщика (без НДС), расходов на транспортировку (без НДС) и суммы НДС, относящейся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Основная стоимость сверхнормативной недостачи равна 2 586 руб. ((708 — 108) руб./т х 4,31 т).

Как следует из Методических указаний по учету МПЗ, сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостающим материалам, определяется путем умножения стоимости недостачи на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости материалов (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без НДС). Сумма транспортных расходов по сверхлимитной недостаче равна 1 724 руб. (2 586 руб. х (61 360 — 9 360) руб. / (92 040 — 14 040) руб.).

Наконец, сумма НДС, относящаяся к основной стоимости недостающих материалов и к транспортным расходам, связанным с их приобретением, составит 776 руб. ((14 040 + 9 360) руб. / 130 т х 4,31 т).

Таким образом, фактическая недостача материалов сверх норм естественной убыли – 5 086 руб. (2 586 + 1 724 + 776).

В учете бухгалтер ООО «Подрядстрой» сделает следующие проводки:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Отражена недостача щебня в пределах нормы естественной убыли

1 014

Оприходовано принятое от поставщика количество щебня

(708 — 108) руб./т х (130 — 6) т

74 400

Учтен НДС со стоимости щебня

(108 руб./т х (130 — 4,31) т)

13 575

НДС предъявлен к вычету

13 575

Списана недостача в пределах норм естественной убыли

1 014

Произведен зачет предоплаты

92 040

Отражена задолженность перед поставщиком за транспортировку щебня

(61 360 — 9 360 — 1 724) руб.

50 276

Учтен НДС со стоимости доставки щебня

(9 360 руб. — 9 360 руб. / 130 т х 4,31 т)

9 050

НДС предъявлен к вычету

9 050

Отражена недостача щебня сверх нормы естественной убыли по фактической себестоимости

5 086

Уменьшена задолженность перед поставщиком на сумму претензии

5 086

Перечислены денежные средства поставщику в счет погашения задолженности за транспортные услуги

(61 360 — 5 086) руб.

56 274

Аналогично следует определять размер ущерба от недостачи и в том случае, если транспортировка приобретенных строительной организацией материалов производится силами стороннего перевозчика.

Налог на прибыль

Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ позволяет включить в состав материальных расходов потери от недостачи при транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. В Постановлении от 12.11.2002 № 814 Правительство РФ поручило министерствам разработать и утвердить нормы естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов, а также указало на обязанность их пересмотра по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет.

Во исполнение данного постановления некоторые министерства ввели такие нормы. Вместе с тем в настоящее время действуют все неотмененные нормы естественной убыли (письма Минфина России от 12.10.2006 № 03‑04‑11/193, от 08.11.2007 № 03‑03‑06/1/783, от 24.09.2008 № 03‑03‑06/1/545). Поэтому бухгалтер строительной организации может при расчете размера естественной убыли руководствоваться названным в примерах Постановлением № 78. Поскольку в силу п. 2 ст. 254 НК РФ стоимость материалов, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета НДС), включая расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с их приобретением, считаем, что в рассмотренных нами примерах стоимость недостачи материалов в пределах нормы естественной убыли в целях налогообложения прибыли будет совпадать с суммой, отраженной в бухгалтерском учете.

Обратите внимание: Бухгалтер не вправе отнести к материальным расходам потери в пределах норм, установленных только локальными актами организации. Позиция Минфина по этому вопросу доведена до налогоплательщиков Письмом от 04.04.2005 № 03‑03‑01-04/1/146.

Недостачи сверх норм естественной убыли в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, не учитываются.

Недостача в период хранения

Как следует из Методических указаний по учету МПЗ, суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену материала и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к нему. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно. В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счетов учета запасов (в части договорной (учетной) цены), а также по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета «Отклонение в стоимости материалов» (при использовании организацией счетов заготовления и приобретения материалов) или соответствующего субсчета к счетам учета запасов в части доли транспортно-заготовительных расходов (пп. «б» п. 29, п. 127).

Недостача запасов списывается со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» в пределах норм естественной убыли на счета учета затрат на производство или (и) на расходы на продажу, а сверх норм – за счет виновных лиц (при этом используются счета расчетов по возмещению ущерба). Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки относят на финансовые результаты. Нормы убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30, 128).

Так же как и в случае с недостачей, выявленной при приемке материалов, списанию подлежит фактически отсутствующее количество материалов. То есть если размер недостачи меньше, чем количество, рассчитанное с применением норм убыли, то списанию подлежит фактическая нехватка материалов. Если размер недостачи превышает количество, определенное с учетом норм, то на естественную убыль бухгалтер отнесет сумму согласно расчету, а разница подлежит взысканию за счет виновных лиц либо списывается на финансовые результаты при их отсутствии или отказе суда в удовлетворении иска.

В пункте 31 Методических указаний по учету МПЗ сказано, что в материалах, представленных руководству организации для оформления списания недостач, должны содержаться документы, подтверждающие обращения в соответствующие органы (органы МВД России, судебные органы и т. п.), и решения этих органов, а также заключения о факте порчи запасов, полученные от соответствующих служб организации (отдела технического контроля, другой аналогичной службы) или специализированных организаций.

В пункте 126 Методических указаний по учету МПЗ приведены требования к оформлению акта на списание материалов. В частности, в нем указывается:

– наименование списываемых материалов и их отличительные признаки;

– количество;

– фактическая себестоимость;

– установленный срок хранения;

– дата (месяц, год) поступления материалов;

– причина списания;

– информация о взыскании материального ущерба с виновных лиц.

В пункте 79 Письма Минфина СССР от 30.04.1974 № 103 сказано, что выявленные недостачи материалов отражаются в карточках складского учета, а после рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации делаются соответствующие бухгалтерские записи. При этом в силу п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Если стоимость материалов, числящаяся в бухгалтерском учете организации, меньше их рыночной цены, которая используется для расчета суммы ущерба при наличии виновных лиц, для отражения операций по взысканию ущерба применяется счет 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей». В этом случае в соответствии с Планом счетов и инструкцией по его применению производятся следующие записи:

– Дебет 73-2 Кредит 98-4 – отражена сумма превышения рыночной стоимости недостачи над балансовой стоимостью;

– Дебет 98-4 Кредит 91-1 – отражено списание разницы между суммой, взысканной с виновного лица, и балансовой стоимостью недостающих ценностей.

Налог на добавленную стоимость

Списывая недостачу материалов, образовавшуюся в периоде их хранения на складе предприятия, бухгалтер неизбежно задастся вопросом: нужно ли восстанавливать «входной» НДС, ранее принятый к вычету?

Позиция налоговых инспекторов и финансистов однозначна – организация обязана восстановить НДС со стоимости списанного имущества (сырья, материалов, объектов основных средств, товаров). Например, в Письме от 31.07.2006 № 03‑04‑11/132 Минфин сообщил следующее: в связи с тем что выбывшие в результате недостачи товарно-материальные ценности при осуществлении операций, облагаемых НДС, не использовались, суммы этого налога, ранее принятые к вычету по таким товарно-материальным ценностям, необходимо восстановить. При этом указанное восстановление сумм налога должно производиться в том налоговом периоде, в котором недостающие товарно-материальные ценности списываются с учета.

Вместе с тем арбитражные суды разных инстанций и федеральных округов неоднократно признавали незаконными решения инспекций о начислении недоимки (см., например, Определение ВАС РФ от 18.01.2007 № 16213/06, Решение ВАС РФ от 23.10.2006 № 10652/06, постановления ФАС МО от 22.04.2008 № КА-А41/3483-08, ФАС ЦО от 07.11.2006 № А68‑АП-1067/10-05 и др.).

Полагаем, что в данном случае организации следует самостоятельно принять решение, восстанавливать суммы «входного» налога со стоимости списанных в результате выявленной недостачи материалов или нет. Заметим, что в случае применения предприятием норм естественной убыли сумму НДС, подлежащую восстановлению, нужно определять со стоимости материалов, списанных сверх норм убыли. Данная сумма налога отражается в разделе 3 декларации по НДС (код строки 190). В бухгалтерском учете восстановленную сумму налога относят на увеличение размера недостачи проводкой Дебет 94 Кредит 68.

Налог на прибыль

Выше мы отмечали, что выявленные при приемке материалов недостачи в пределах норм естественной убыли учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. Эта же норма позволяет учесть в целях налогообложения и потери от недостачи, образовавшейся в период хранения материалов на складе. Но опять‑таки в пределах норм естественной убыли. Сверхлимитные недостачи (в том числе если норма естественной убыли для конкретных видов материалов не утверждена) в налоговых расходах не учитываются.

Исключением из этого являются случаи, предусмотренные пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, согласно которому во внереализационные расходы включаются недостачи материальных ценностей в производстве и на складах в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Соответственно, если лицо, виновное в недостаче материалов на складе, установлено, нормы пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ не применяются. В этом случае суммы, взыскиваемые с работника в счет возмещения ущерба, включаются в состав внереализационных доходов на основании п. 3 ст. 250 НК РФ на дату признания виновным лицом или дату вступления в законную силу решения суда (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). В связи с этим закономерен вопрос: можно ли признать внереализационным расходом сумму недостачи? По мнению автора, ответить на него следует положительно. В противном случае получится, что организация должна уплатить налог на прибыль со всей суммы, взысканной с работника, что, очевидно, не логично. На наш взгляд, стоимость недостающих материалов можно включить во внереализационные расходы (на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ), а сумму возмещения ущерба признать внереализационным доходом организации.

Следует отметить, что автору не удалось найти писем чиновников финансового или налогового ведомств, разъясняющих официальную позицию по данной проблеме применительно к недостаче материалов. Наряду с этим имеются комментарии о том, что налогоплательщик на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ вправе признать в составе расходов на дату отражения внереализационного дохода стоимость возмещаемого имущества, в частности при хищении ценных бумаг (Письмо Минфина России от 17.04.2007 № 03‑03‑06/1/245) и автомобиля (Письмо Минфина России от 29.03.2007 № 03‑03‑06/1/185).

Обратите внимание: Если организация отказывается взыскивать с виновного лица причиненный ей ущерб (в том числе отказывается взыскивать материальный ущерб с работника), сумма ущерба не может быть включена в состав расходов для целей налогообложения прибыли (п. 49 ст. 270 НК РФ).

Независимо от того, по какой причине образовалась недостача, для списания недостающих материалов во избежание претензий налоговых инспекторов необходимо иметь:

– документы по учету результатов инвентаризации, предусмотренные Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22), инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), сличительные ведомости (форма № ИНВ-19) и т. д.);

– письменные объяснения работника, виновного в недостаче (при отсутствии виновного лица – объяснения материально ответственного лица);

– бухгалтерскую справку-расчет по определению сумм недостач в пределах норм естественной убыли, сумм, подлежащих возмещению работником;

– распоряжение руководителя организации о взыскании (об отказе от взыскания) ущерба с виновного лица;

– решение суда о взыскании (невзыскании) с работника задолженности (при отсутствии согласия работника добровольно возместить ущерб, превышающий его среднемесячный заработок, или пропуске срока для вынесения работодателем распоряжения о взыскании);

– постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.

К сведению: арбитры ФАС МО в Постановлении от 21.01.2008 № КА-А40/13938-07-2 указали, что предприятию недостаточно иметь акты инвентаризации, постановления органов внутренних дел, бухгалтерские справки и т. д. Важно, чтобы представленные документы однозначно подтверждали причины образования недостачи (в результате хищений или в связи с иными обстоятельствами). В противном случае невозможно сделать вывод о правомерности отнесения убытков от недостачи к внереализационным расходам.

Отражение операций в бухгалтерском учете

Покажем на конкретных примерах, какие записи на счетах учета необходимо сделать бухгалтеру.

Пример 4.

Во время проведения инвентаризации на складе была выявлена недостача средств индивидуальной защиты (костюмов сигнальных и рукавиц) на общую сумму 2 500 руб. Виновным в недостаче признан кладовщик, который согласился полностью возместить ущерб.

Напомним, что в бухгалтерском учете на счет виновных лиц относится недостача имущества сверх норм естественной убыли. Однако такие нормы для средств индивидуальной защиты не предусмотрены, поэтому вся недостача является сверхнормативной и подлежит возмещению виновным лицом.

Бухгалтер составит в учете такие проводки:

Главная — Статьи

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на бухучет и налогообложение?

Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму «задолженности» за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример. Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

Условие

30 марта по накладной N 165 в адрес ООО «ТД «Мечта» были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача — 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

Решение

Бухгалтер ООО «ТД «Мечта» принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

Оформление недостачи при приемке товара

Обновление: 6 октября 2016 г.

Какие документы нужно оформить покупателю, если он при приемке товара выявил недостачу?

Если покупатель при приемке выявил меньшее количество товара, нежели указано в товарной накладной, то он может обратиться к поставщику с просьбой внести исправления в товарную накладную. Заверить исправления должен сотрудник поставщика, имеющий доверенность на отпуск материальных ценностей ч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Можно обойтись и без исправления товарной накладной. Для этого на недостачу покупатель оформляет в четырех экземплярах акт о расхождении по количеству, например по форме № ТОРГ-2. Акт составляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Кроме того, для составления акта нужно пригласить представителя поставщика. Если поставщик своего представителя не направил, то акт составляется без него.

При составлении акта в произвольной форме нужно обязательно отметить, какое количество товара указано в транспортных документах и товарной накладной, сколько было принято по факту и сколько составила недостача. Те товары, по которым расхождений не выявлено, в акте перечислять не нужно. Акт подписывают члены комиссии, представитель поставщика (перевозчика) и эксперт (если привлекался), а затем руководитель организации-покупателя утверждает акт. В товарной накладной желательно сделать отметку о том, что при приемке выявлены расхождения по количеству, а также указать номер и дату составления акта.

На следующем этапе нужно оформить претензионное письмо (претензию) в адрес поставщика. В нем нужно обозначить свои требования: либо допоставить товар, либо вернуть деньги, если была предоплата п. 1 ст. 466, п. 3 ст. 487, п. 1 ст. 511 ГК РФ.

К претензии покупатель прикладывает один экземпляр акта о расхождениях. Второй экземпляр акта остается у покупателя, третий — передается представителю поставщика (или иной организации), который присутствовал при приемке, а четвертый — забирает перевозчик, доставивший товар (если был договор перевозки).

Зарегистрируйте в книге покупок имеющийся счет-фактуру только на стоимость реально поступившего товара. Если поставщик выставит корректировочный счет-фактуру с уменьшением количества товара, то регистрировать его в книге покупок уже не нужно Письмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48.

Претензионное письмо может выглядеть так.

ООО «Апрель»

107370, г. Москва, ул. Бойцовая, д. 6

Руководителю ООО «Март»
Подснежкину А.Е.
142500, Московская обл.,
г. Павловский Посад, д. 7

Требование (претензия)
в связи с недостачей количества переданного товара

5 июля 2016 г. при приемке товара, отгруженного вашей организацией в наш адрес по договору от 29.03.2016 № 58/р (товарная накладная от 05.07.2016 № 98), обнаружено, что 3 (Три) коробки с плиткой керамической доставлены вскрытыми. Поштучный пересчет содержимого коробок с нарушенной упаковкой выявил недостачу 20 (Двадцати) штук плитки керамической (артикул 10558965), что подтверждается отметкой в товарной накладной и актом от 05.07.2016 № 2.

В соответствии с п. 1 ст. 466 ГК РФ требуем вернуть на наш расчетный счет предоплату за недопоставленный товар в размере 7080 руб., включая НДС (300 руб. x 20 шт. + 300 руб. x 20 шт. x 18%), в течение 10 рабочих дней со дня получения претензии. Банковские реквизиты для перечисления указаны в договоре.

В случае невыполнения указанных требований мы будем вынуждены обратиться в суд.

Приложение: акт о выявлении расхождений по количеству товаров при их приемке от 05.07.2016 № 2 на 1 листе.

Генеральный директор ООО «Апрель» А.А. Молодцов

Недостача при приемке товара

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *