НДФЛ 6

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 16 января 2019 г.

Налоговые агенты по НДФЛ ежеквартально представляют Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форму 6-НДФЛ) (п. 2 ст. 230 НК РФ).

О том, как заполнить 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года и в какие сроки его сдать, расскажем в нашей консультации.

См. также: Заполнение 6-НДФЛ за 2018 год

Часто Расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев именуется Расчетом за 3 квартал. Сразу оговоримся, что правильнее говорить о Расчете именно за 9 месяцев, ведь эта форма налоговой отчетности составляется нарастающим итогом. С другой стороны, в разделе 2 Расчета за 9 месяцев показываются только те операции, которые были завершены за последние 3 месяца, т. е. в 3 квартале. Напомним, что операция считается завершенной в том периоде, в котором наступает срок перечисления НДФЛ (Письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@). С учетом сказанного, как равнозначные в целях нашей консультации будут рассматриваться понятия расчетов за 9 месяцев и за 3-ий квартал 2018 года.

6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 – бланк

Для подготовки Расчета 6-НДФЛ за 3 квартал 2018 бланк используется тот же, что применялся для составления Расчета за 1-ый квартал и полугодие 2018 года.

Форма бланка утверждена Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ (в ред. от 17.01.2018).

Для подготовки формы 6-НДФЛ скачать бланк можно по ссылке ниже.

6-НДФЛ – бланк скачать (бесплатно)

Порядок заполнения 6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 года

Порядок заполнения 6-НДФЛ в 2018 году регламентируется все тем же Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. Как правильно заполнить 6-НДФЛ, указано в Приложении № 2 к Приказу.

Расчет 6-НДФЛ состоит из титульного листа и двух разделов:

• Раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• Раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Напомним некоторые общие требования по заполнению формы 6-НДФЛ:

• заполнение текстовых и числовых полей Расчета слева направо, начиная с крайней левой ячейки;
• проставление прочерков в незаполненных ячейках, при этом в незаполненных ячейках для суммовых показателей указывается ноль в крайней левой ячейке, остальные ячейки прочеркиваются;
• запрет на двустороннюю печать Расчета на бумажном носителе;
• использование чернил черного, фиолетового или синего цвета;
• при подготовке Расчета на компьютере и последующей распечатке прочерки можно не ставить, при этом должен использоваться шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов.

Код периода представления на титульном листе Расчета за 9 месяцев указывается «33».

Код места нахождения (учета), если Расчет сдается по месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком, указывается «214».

Приведем для формы 6-НДФЛ инструкцию по заполнению для всех строк Расчета, отдельно для Раздела 1 и Раздела 2.

Правила заполнения 6-НДФЛ для Раздела 1

Если в течение 9 месяцев 2018 года налоговый агент применял разные ставки НДФЛ, то строки 010-050 заполняются отдельно для каждой такой ставки. При этом показатели приводятся суммарно по всем физлицам, к доходам которых применялась конкретная ставка.

По строке 010 «Ставка налога, %» указывается применяемая в течение 9 месяцев 2018 года ставка налога.

Строки 020-050 заполняются применительно к каждой конкретной ставке, указанной по строке 010.

А применительно к строке 020 6-НДФЛ – что туда входит? В 6-НДФЛ по строке 020 «Сумма начисленного дохода» указывается сумма начисленной зарплаты, а также иного фактически выплаченного дохода за 9 месяцев 2018 года.

Если в течение этого периода выплачивались дивиденды, то их сумму нужно отразить еще раз по строке 025 «В том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов».

По строке 030 «Сумма налоговых вычетов» отражается сумма налоговых вычетов, которая уменьшает доход, подлежащий налогообложению. В этой строке отражаются, в частности, стандартные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ, а также вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ (например, вычет из стоимости подарков или материальной помощи). Полный перечень вычетов можно найти в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Сумма исчисленного НДФЛ отражается по строке 040 «Сумма исчисленного налога».

В строке 045 «В том числе сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов» нужно указать сумму НДФЛ с дивидендов, отраженных по строке 025.

Если в организации или у ИП работают иностранцы, которые имеют патент и самостоятельно уплачивают НДФЛ, то налоговый агент может уменьшать исчисленный НДФЛ таких работников на сумму перечисленных ими фиксированных платежей по НДФЛ. Следовательно, сумму, на которую налоговый агент уменьшает исчисленный НДФЛ, отражается по строке 050 «Сумма фиксированного авансового платежа».

По строке 060 «Количество физических лиц, получивших доход» налоговый агент должен указать общее количество физлиц, которые получили от него доход с 01.01.2018 по 30.09.2018 включительно. При этом если в течение указанного периода одно и то же лицо было уволено и вновь принято на работу, по строке 060 оно указывается только один раз.

А строка 070 6-НДФЛ – что туда входит? По строке 070 «Сумма удержанного налога» отражается сумма НДФЛ, которая была удержана налоговым агентом в течение 9 месяцев 2018 года. Конечно, сумма, отраженная в 6-НДФЛ по строке 070, может не совпадать с суммой исчисленного налога (строка 040). Например, НДФЛ с заработной платы за сентябрь, выплачиваемой в октябре 2018 года, на 30.09.2018 будет исчислен, а вот удержан будет только в 4-ом квартале 2018 года.

А строка 080 в 6-НДФЛ когда заполняется? В 6-НДФЛ по строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» отражается та сумма НДФЛ, которую налоговый агент не сможет удержать из доходов физлица до конца года. К примеру, налоговый агент признает невозможным удержание налога в случае, когда выдал физлицу доход в натуральной форме, при этом доходы в денежной форме у налогоплательщика отсутствуют (п. 5 ст. 226, п. 14 ст. 226.1 НК РФ, Письмо ФНС от 19.07.2016 № БС-4-11/12975@).

По строке 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» нужно показать сумму НДФЛ, которая была возвращена физлицам в соответствии со ст. 231 НК РФ.

Строки 060-090 заполняются суммарно по всем налоговым ставкам и обязательно на первой странице Раздела 1.

Заполняем раздел 2 Расчета 6-НДФЛ

В Разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ» нужно указать:

• даты фактического получения дохода физлицами;
• даты удержания НДФЛ;
• сроки перечисления НДФЛ;
• суммы фактически полученного дохода;
• суммы удержанного НДФЛ.

При этом, если у нескольких физических лиц даты фактического получения дохода, даты, когда НДФЛ должен быть удержан и перечислен в бюджет (т. е. строки 100-120 Раздела 2) одинаковые, то суммы фактически полученного дохода (строка 130), а также суммы удержанного налога (строка 140) по таким лицам отражаются в Расчете суммировано, т. е. свернуто в одном блоке строк 100-140.

Указывается, что по строке 100 «Дата фактического получения дохода» нужно указать дату, когда физлицо фактически получило доход, отраженный по строке 130. А что именно показать в строке 100 6-НДФЛ – начислено или выплату? Даты фактического получения дохода указаны в ст. 223 НК РФ и не всегда соответствуют дате выплаты дохода. К примеру, доход в виде оплаты труда признается полученным на последний день месяца, за который доход был начислен. А вот больничный или отпускные показываются полученными на дату их выплаты. Дата признания премии зависит от ее вида. Месячная премия отражается аналогично зарплате, т. е. на последний день месяца (Письмо Минфина от 04.04.2017 № 03-04-07/19708). А премия за больший период времени (квартал, год и т.д.) считается полученной в целях НДФЛ на дату выплаты (Письмо Минфина от 23.10.2017 № 03-04-06/69115).

А какой для строки 110 формы 6-НДФЛ порядок заполнения? По строке 110 «Дата удержания налога» указывается дата, когда НДФЛ должен быть удержан из доходов, показанных по строке 130. Напомним, что удерживать НДФЛ нужно при фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). А если доход выдается в натуральной форме, а также при получении дохода в виде материальной выгоды налоговый агент должен удержать НДФЛ за счет любых выплачиваемых в денежной форме доходов (абз. 2 п. 4 ст. 226 НК РФ).

А строку 120 в 6-НДФЛ как заполнить? По строке 120 «Срок перечисления налога» нужно показать дату, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет. В общем случае сделать это нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). А вот по пособиям по временной нетрудоспособности и отпускным НДФЛ перечисляется в специальные сроки: не позднее последнего числа месяца, в котором такие выплаты производились.

А что показать по строке 130 6-НДФЛ — начислено или выплату? В 6-НДФЛ по строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» нужно показать общую сумму дохода физлиц (с учетом НДФЛ), полученного в указанную по строке 100 дату, т. е. фактически начисленный доход.

По строке 140 «Сумма удержанного налога» нужно отразить обобщенную сумму удержанного налога.

Для формы 6-НДФЛ за 3 квартал 2018 образец заполнения приведем ниже.

6-НДФЛ 2018 – бланк на бумаге или электронный Расчет?

В общем случае Расчет по форме 6-НДФЛ представляется в электронном виде. А те налоговые агенты, у которых численность физлиц не превышает 25 человек, форму представления Расчета выбирают сами – в электронном виде или на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Срок сдачи Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев

В общем случае Расчет 6-НДФЛ за 1-ый квартал, полугодие или 9 месяцев сдается не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим отчетным периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ). Но если крайняя дата срока сдачи Расчета придется на выходной или нерабочий праздничный день, сдать форму 6-НДФЛ можно будет и в следующий за таким днем первый рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Получается, что срок сдачи Расчета за 9 месяцев 2018 года – 31.10.2018.

А вот форма 6-НДФЛ за 2018 год должна быть сдана не позднее 01.04.2019.

6-НДФЛ за 9 месяцев 2018 – образец заполнения

Мы приводили пример заполнения 6-НДФЛ за 1–ый квартал 2018 в отдельном материале. В продолжение рассмотренного ранее условного примера приведем для формы 6-НДФЛ пример заполнения за 9 месяцев 2018 года. Для этого дополним сведения для подготовки формы следующими необходимыми данными:

• за 2-ой квартал 2018 года;
• за 3-ий квартал 2018 года.

Количество физических лиц, получивших доход в отчетном периоде, — 15.

Обращаем внимание, что аванс и зарплата за сентябрь 2018 г. в разделе 1 Расчета за 9 месяцев 2018 г. отражены, но не показаны в Разделе 2 формы 6-НДФЛ, потому что дата исчисления налога приходится на 3-ий квартал 2018 года, а фактически налог будет удержан только в октябре 2018 года.

Поэтому, между показателями строк 040 «Сумма исчисленного налога» и 070 «Сумма удержанного налога» Раздела 1 образовалась разница в размере исчисленного, но не удержанного на 30.09.2018 НДФЛ в размере 80 990 рублей.

Скачать для формы 6-НДФЛ пример заполнения за 3 квартал 2018 года можно здесь.

Чтобы проверить правильность заполнения Расчета 6-НДФЛ, стоит обратиться к Контрольным соотношениям, направленным Письмом ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. О том, как, в частности, сверяются данные в Расчете 6-НДФЛ и справках 2-НДФЛ, мы рассказывали .

Дата удержания налога в 6-НДФЛ: стандартный подход

При выплате дохода физическому лицу у коммерсанта появляется новый статус — он признается налоговым агентом, обязанным исчислить НДФЛ, удержать его из доходов получателя и перечислить в бюджет.

Об обязанностях налогового агента по НДФЛ узнайте из этой публикации.

Указанные действия придется выполнять, если физическое лицо получило:

• заработок;
• отпускные;
• подарки;
• иные виды доходов.

В 6-НДФЛ дата удержания налога (УН) — один из обязательных к заполнению параметров.

При этом она находится в зависимости:

• от того, совпадает ли период удержания с периодом начисления НДФЛ;
• вида выплаты.

Пополняйте свой налоговый информационный багаж о 6-НДФЛ с помощью размещенных на нашем сайте статей:

• «Ошибки в 6-НДФЛ (полный список)»;
• «Как проверить 6-НДФЛ на ошибки?».

В последующих разделах рассмотрим зависимость даты УН от указанных условий.

Отражаем в 6-НДФЛ начисленный и удержанный налог

Отражение даты УН в 6-НДФЛ напрямую зависит от момента исчисления НДФЛ. К примеру, начисленный налог отражается в 6-НДФЛ:

• при оплате труда — последним днем месяца, за который она получена;
• при увольнении — последним днем работы сотрудника;
• в условиях признания дохода в виде экономии от процентов — последним днем месяца (на протяжении действия договора займа).

О налогообложении материальной выгоды и отражении в учете выданного сотруднику беспроцентного займа узнайте из статьи «Проводки при выдаче беспроцентного займа сотруднику».

Дата УН для указанных ситуаций будет следующей:

• для «зарплатного» дохода — день выплаты заработка;
• для «увольнительной» выплаты — день расчета с уволенным сотрудником;
• для «процентной экономии» — день ближайшей денежной выплаты за днем получения дохода.

Важно, что дата УН попадает в раздел 2 формы 6-НДФЛ за один отчетный период с датой начисления налога, если выплаты физическим лицам имеют место в том же периоде. Если же на отчетный период приходится только дата получения дохода (и соответственно, исчисления НДФЛ), а дата выплаты денег — на следующий, то и дата удержания пойдет следующим отчетом.

К примеру, НДФЛ с начисленного в июне заработка, который выдается в июле, попадает в стр. 110 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев. Хотя данные о начисленном заработке и исчисленном налоге найдут отражение уже в разделе 1 полугодового отчета.

Еще момент, который следует учитывать: дата удержания НДФЛ в 6-НДФЛ никогда не совпадет со сроком перечисления налога. Даже если вы заплатите налог в бюджет в день выплаты дохода. Дело в том, что в стр. 120 приводят срок, в который НДФЛ должен быть перечислен по закону. Это либо следующий за днем выплаты день, либо ближайший рабочий, если выплата прошла перед выходным, либо последний день месяца — для пособий и отпускных.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы заполнения каждой строки отчета по форме 6-НДФЛ. Проверить правильность заполнения 6-НДФЛ можно с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Понять особенности отражения в 6-НДФЛ начисленного и удержанного налога вам помогут материалы нашего сайта:

• «Как правильно отразить в форме 6-НДФЛ отпускные?»;
• «Как правильно отразить разовую премию в 6-НДФЛ»;
• «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».

Нюансы 6-НДФЛ: налог удержан, но не перечислен

Случается, что налоговый агент НДФЛ из дохода удержал, отразил эту операцию в 6-НДФЛ (заполнив, в том числе все даты по стр. 100, 110 и 120), однако по какой-то причине в бюджет его вовремя не перечислил (финансовые затруднения, блокировка расчетного счета, халатность ответственного работника и др.).

В этой ситуации необходимо помнить одно правило: чем позже НДФЛ попадет в бюджет, тем больше материальные потери компании, поскольку за каждый день просрочки придется уплатить пени (ст. 75 НК РФ). Первым днем начисления пеней будет день, следующий за датой, указанной в расчете в стр. 120.

За что могут начислить пени по 6-НДФЛ, узнайте .

Финансовые затраты из-за несвоевременной уплаты НДФЛ возрастут, если погасить налоговый долг фирма не успела до проверки налоговиков — они вправе оштрафовать ее за неправомерное неперечисление налога (ст. 123 НК РФ).

А если налоговый агент пойдет в суд, не согласившись со штрафными санкциями, возникнут еще и судебные издержки.

В последующих разделах нашего материала остановимся на особенностях заполнения предназначенной для отражения даты УН строки 6-НДФЛ в различных ситуациях.

Как удержать в 2020 — 2021 годах налог по договору ГПХ и заполнить дату удержания в 6-НДФЛ?

Выплата физическому лицу дохода по договору гражданско-правового характера (ГПХ) — это также повод для расчета и удержания НДФЛ, как и в ситуации с «зарплатным» доходом.

Об отличительных признаках договора подряда узнайте из материала «Гражданско-правовой договор с физическим лицом».

Необходимо отметить, что для целей НДФЛ вообще и расчета 6-НДФЛ, в частности, даты начисления указанных видов доходов (стр. 100) различаются:

• для зарплаты (дохода, полученного сотрудником за выполнение трудовой функции в рамках трудового договора) это последний день месяца, за который она начислена;
• для дохода по договору ГПХ (платы за выполненную работу) — день его получения.

Несмотря на указанные отличия в дате исчисления налога, дата удержания в ситуации выплаты дохода по договору ГПХ определяется аналогично дате УН по трудовому договору, как день выплаты вознаграждения. А это значит, что при заполнении расчета в части доходов по ГПХ даты в строках 100 и 110 совпадут.

Между тем ГПХ-договор обладает одной особенностью, которая оказывает влияние на отражение даты УН в 6-НДФЛ.

Если исполнитель в период выполнения работы (оказания услуги) получает от заказчика авансы, они приравниваются к доходам и облагаются НДФЛ независимо от их величины, периода выплаты и иных условий.

Как ГПХ-авансы влияют на заполняемую в 6-НДФЛ дату УН, расскажем в следующем разделе.

Авансовая сумма в 6-НДФЛ: виды и даты

Понятие «аванс» применяется в хозяйственном обороте повсеместно. В общем случае аванс представляет собой предоплаченную сумму (до определения окончательного дохода). Это в одинаковой мере можно применять и в отношении:

• «зарплатного» аванса, выплачиваемого в силу законодательства работнику, оформленному по трудовому договору;
• аванса по договору ГПХ, выплата которого определяется условиями договора по воле его сторон;
• фиксированных авансовых платежей — выплачиваемых в силу требований налогового законодательства работающими на патенте иностранцами.

Несмотря на однозначное толкование термина «аванс», отражение даты УН с авансовых выплат в 6-НДФЛ в указанных случаях имеет свои особенности.

Дата УН при выплате «зарплатного» аванса

При установлении даты УН по «зарплатному» авансу необходимо исходить из следующего:

• аванс — это часть заработка;
• в целях исчисления НДФЛ зарплата считается доходом, дата получения которого приходится на последний день месяца, за который зарплата начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ).

В этой связи:

• аванс еще не считается доходом;
• НК РФ удерживать НДФЛ с авансовых сумм не требует.

Следовательно, отдельно факт выплаты аванса в 6-НДФЛ не отражается и включается в этот отчет только в составе зарплаты начисленной, то есть в последний день месяца. Дата УН для дохода в виде зарплаты (включая «зарплатный» аванс) — день выплаты заработка по окончании отработанного месяца.

Дата УН при ГПХ-авансе

Аванс, выплаченный заказчиком подрядчику — физическому лицу, налоговым законодательством расценивается иначе, чем «зарплатный». Дело в том, что договор ГПХ может предусматривать различные схемы оплаты:

• поэтапно (на основании оформленных актов выполненных работ);
• после выполнения полного объема предусмотренных договором работ (с авансами и без них).

Поэтапная приемка и оплата означают получение исполнителем оплаты за часть выполненной работы, принятой заказчиком, т. е. фактически полученный доход. Тот же подход и к авансам — на этом настаивают чиновники Минфина (письмо от 26.05.2014 № 03-04-06/24982), основываясь на НК РФ (подп. 1 п. 1 ст. 223).

Аналогия с «зарплатным» авансом здесь неуместна, поскольку характер полученных доходов различается.

Таким образом, дата УН в 6-НДФЛ возникает при каждой выдаче исполнителю аванса — это день перечисления денег на его карту или получения наличных в кассе.

Подробнее об отражении авансов по договору ГПХ в 6-НДФЛ см. .

Дата УН и фиксированные авансы

Дата УН в 6-НДФЛ имеет особенности еще в одном случае — если фирма выплатила доход работающему на основе патента иностранцу (при соблюдении определенных условий).

В этом случае уплаченные работником фиксированные авансовые платежи отражаются в строке 050 отчета 6-НДФЛ и уменьшают исчисленный с заработков «патентных» иностранцев НДФЛ.

Параметр «Дата УН» в 6-НДФЛ появится в том случае, если «иностранные» авансы оказались меньше исчисленного с зарплаты иностранца НДФЛ. До тех пор пока аванс не исчерпан, в строке с датой УН ставится «0».

В заполнении строк НДФЛ-отчета по «иностранным» авансам поможет материал «Нюансы заполнения 6-НДФЛ по «патентным” иностранцам».

Экономия на процентах и дата удержания налога в 6-НДФЛ

Необходимость удержать налог возникает у налогового агента в ситуации выдачи своему работнику низкопроцентных и (или) беспроцентных займов.

ВНИМАНИЕ! Экономия на процентах — это подлежащий обложению НДФЛ и отражению в НДФЛ-отчетности доход (ст. 212 НК РФ).

В 6-НДФЛ появится заполненная строка с датой УН, если:

• заем выдан в рублях и плата за использование заемных денег — не выше 2/3 ставки рефинансирования Банка России;
• заемным средством является валюта, и размер ставки не превышает 9%;
• деньги выданы на беспроцентных условиях (вне зависимости от вида валюты);
• в отчетном периоде имели место облагаемые НДФЛ денежные выплаты в пользу заемщика.

ВАЖНО! Дата УН с дохода в виде материальной выгоды по займам — это дата ближайшей денежной выплаты в адрес получившего заем физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ). Самая распространенная ситуация — дата УН выпадает на день получения работником заработка. При расчете налога следует помнить об ограничителе удерживаемой суммы НДФЛ — не более 50% от денежной выплаты.

О дате получения дохода в виде материальной выгоды расскажет материал «Как облагается материальная выгода НДФЛ (ставка)?».

Подарок сотруднику: как отразить дату удержания НДФЛ

Подарком принято считать доход работника, выдаваемый ему обычно в натуральной форме. На отражение в 6-НДФЛ даты УН могут оказывать влияние такие параметры:

• стоимость подарка;
• наличие у дарителя возможности удержания НДФЛ из выплачиваемых работнику денег.

Дата УН может появиться в 6-НДФЛ:

• в периоде получения подарка;
• в последующих отчетных периодах (до окончания календарного года).

Она совпадет с датой выдачи подарка в том случае, если в этот же день выдали зарплату или подарком были деньги.

ВНИМАНИЕ! Налоговое правило в отношении «подарочных» доходов: НДФЛ удерживается из любых положенных работнику денежных выплат, а величина удержания не может превышать 50% от них (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если удержать НДФЛ получится только в следующих после выдачи подарка периодах, в месяце получения работником «подарочного» дохода его стоимость отражается в стр. 020 первого раздела 6-НДФЛ, но в стр. 080 неудержанный налог пока не показывается.

Как оформить 6-НДФЛ в 1С, расскажем в этой статье.

Когда все-таки сотруднику будут выплачены деньги и у работодателя появится возможность удержания НДФЛ с «подарочного» дохода, в очередном отчете 6-НДФЛ по строке 100 второго раздела заполняется дата получения дохода, а в стр. 110 и 120 — даты УН и срок перечисления налога.

Примеры заполнения 6-НДФЛ при выдаче сотруднику подарка дороже или дешевле 4 000 руб. привели эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Может возникнуть ситуация, когда дата УН с подарка вообще не найдет отражения в 6-НДФЛ — об этом в следующем разделе.

О «подарочных» нюансах НДФЛ расскажут размещенные на нашем сайте материалы:

• «Когда платить НДФЛ с подарков?»;
• «Детям — подарки, организации — налоги».

В каком случае строка о дате удержания налога в 6-НДФЛ с «подарочного» дохода не будет заполнена никогда?

Дата УН при получении подарка в 6-НДФЛ не указывается, если:

• стоимость дара не превысила 4 000 руб.;
• работодателю не удалось удержать НДФЛ до конца календарного года.

Дата УН в первом случае будет отсутствовать, поскольку с подарка дешевле 4 тыс. руб. НДФЛ удерживать нет необходимости (п. 28 ст. 217 НК РФ). При этом в 6-НДФЛ такой подарок можно не показывать вовсе (см.: «Отражать ли в 6-НДФЛ подарки и призы дешевле 4 000 рублей»). Либо отразить в первом разделе расчета общую стоимость подарка по стр. 020, а необлагаемую сумму — по строке 030 в составе вычетов. Такой подход позволит правильно рассчитать НДФЛ, если в течение года работник неоднократно получает частично освобожденные от налога доходы.

Вторая из указанных ситуаций может возникнуть в том случае, если совпали 2 обстоятельства:

• после выдачи подарка работодатель никаких денег своему работнику не выплачивал;
• календарный год закончился.

При этом налоговое законодательство не позволяет налоговому агенту бесконечно ждать, пока в новом отчетном году получится удержать НДФЛ.

Заполнение 6-НДФЛ в периоде выдачи подарка такое:

• стр. 100 и 130 второго раздела — поставить дату и сумму «подарочного дохода»;
• стр. 110, 120 и 140 заполнить нулями.

Стр. 080, предназначенная для отражения в 6-НДФЛ неудержанного налога, появится только в годовом отчете, когда станет ясно, что налог удержать уже невозможно.

ВНИМАНИЕ! Невозможность удержания НДФЛ в условиях закончившегося календарного года налагает на работодателя дополнительную обязанность — сообщить об этом налоговикам и получателю подарка (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Об обязанностях налогового агента в ситуации невозможности удержания НДФЛ см. в этом материале.

Итоги

Дата удержания налога — важный параметр, регламентируемый налоговым законодательством. Знание нюансов отражения его в 6-НДФЛ избавит налоговых агентов от подачи уточненных расчетов и претензий налоговиков.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

ВАЖНО! В связи с эпидемией коронавируса сроки сдачи 6-НДФЛ за 1-й квартал перенесены на 30.07.2020.

Более подробно стандартные сроки указаны в таблице.

Расчетный период	Последний срок сдачи
За 2019 год	До 01.06.2019 (перенос с 1 марта, воскресенья)
За 1-й квартал 2020	До 30 июля (перенес в связи с карантином)
За 2-й квартал 2020 (расчет нарастающим итогом за полгода в разделе 1)	До 31 июля
За 3-й квартал 2020 (расчет нарастающим итогом за 9 месяцев в разделе 1)	До 2 ноября
За 4-й квартал 2020 (расчет нарастающим итогом за год в разделе 1)	До 01.03.2021

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1 000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, оштрафуют от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

В случае установления недостоверности сведений в отчете 6-НДФЛ организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков сдачи.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Изменения в форме, которые необходимо учесть в 2020 году

В 2018 году у правопреемников реорганизованных компаний возникла обязанность сдавать 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. В частности, организации-правопреемнику следует:

• указать ИНН и КПП в верхней части титульного листа;
• использовать код 215 ( крупнейшим налогоплательщикам — 216) в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)» ;
• в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в порядке заполнения формы произошли и другие изменения.

Крупнейшие налогоплательщики приводят КПП по свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Организации — налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)» значение 214 вместо 212.

На титульном листе указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя.

ВАЖНО! В 2019 году компании, имеющие обособленные подразделения, вправе выбирать налоговую инспекцию для сдачи отчетности, если головная организация и обособленные подразделения расположены в разных муниципальных образованиях. Им необходимо уведомить все ФНС, в которых они стоят на учете, о своем выборе, направив не позднее 1-го числа налогового периода уведомление по форме, утвержденной приказом ФНС от 06.12.2019 №ММВ-7-11/622@.

Пошаговая инструкция заполнения декларации 6-НДФЛ в 2020 году

Хотя отчет действует уже не первый год, оформление 6-НДФЛ по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуется инструкция для чайников, как правильно заполнить 6-НДФЛ: разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (сведения формируются нарастающим итогом).
3. Раздел 2 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).

Ниже представлена инструкция по заполнению формы 6-НДФЛ за 1-е полугодие 2020 года.

Рекомендации от КонсультантПлюс (бесплатный доступ)

Если вам нужна инструкция по заполнению отчета за 1 квартал, смотрите готовое решение: Как заполнить форму 6-НДФЛ за 1 квартал

В соответствующих полях указываются данные ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала.

Шаг 2. Номер корректировки

Если 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменения сведений, предоставленных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки. Например: 001, 002, 003 и так далее.

Шаг 3. Отчетность по кварталам (номер периода)

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих предоставление сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в прил. 1 приказа.

Шаг 4. Налоговый период

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры.

Шаг 5. Код налоговой службы (по месту учета)

В строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые две цифры — номер региона;
• вторые две цифры — непосредственно код инспекции (на примере указана Межрайонная инспекция ФНС №9 по Санкт-Петербургу).

Важно помнить, что отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают этот отчет в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов определен в прил. 2 к приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220;
• крупнейшие налогоплательщики указывают 212.

ИП тоже указывают специальные коды:

• по месту жительства — 120;
• по месту осуществления деятельности — 320.

Шаг 6. Наименование налогоплательщика

В поле «Налоговый агент» печатается краткое (если есть) или полное название фирмы.

Шаг 7. Код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика

Как требует утвержденный приказом ФНС РФ порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (з/п и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1 «Обобщенные показатели» формируется нарастающим итогом с начала года и состоит из сведений по каждой ставке НДФЛ, кроме строк 060 — 090. Структура раздела 1 представляет собой информацию:

1. По каждой ставке в отдельности:

• процент ставки налога;
• суммы начисленного дохода (в форму не попадают доходы, полностью необлагаемые НДФЛ, или доходы менее лимита, в зависимости от вида дохода. Например, материальная помощь в связи со смертью близкого родственника, материальная помощь на рождение (усыновление, установление прав опекунства) ребенка до 50 000 руб. на ребенка и т. п.);
• суммы налоговых вычетов;
• суммы НДФЛ (в т. ч. от доходов в виде дивидендов).

2. Обобщенные сведения по всем ставкам (отражаются один раз в разделе по ставке, сформированной первой):

• количество физических лиц, получивших доход;
• суммы удержанного налога;
• суммы налога, не удержанные;
• суммы НДФЛ, возвращенные налоговым агентом.

Ставки налога на доходы работников и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13%, 15%, 30% и 35%. В 2020 году ставки не изменились.

Как учитывать налог, покажет пример заполнения 6-НДФЛ за 1-е полугодие 2020 года, инструкции даны по разделам и строкам.

Блок 1. Данные по каждой ставке

Шаг 1. Строка 010. Налоговая ставка

В примере рассмотрена широко применяемая ставка НДФЛ — 13%. Графа 010 в 6-НДФЛ указывает величину процентной ставки. В случае исчисления налога по разным ставкам по каждой ставке будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ. Итоговые значения строк с 060 по 090 указываются однократно на первой странице, на следующих листах в этих полях ставят нули.

Шаг 2. Строка 020. Начисленные доходы

По строке 020 («Сумма начисленного дохода») указываются все налогооблагаемые доходы работников, посчитанные нарастающим итогом с начала года, — те, которые фактически были получены за год. Не включаются в строку 020 полностью не облагаемые НДФЛ доходы и перечисленные работникам доходы менее налогооблагаемого лимита, такие как материальная помощь до 4000 рублей (по общим основаниям) или до 50 000 рублей (на рождение). Выплата дивидендов отражается в том числе в строке 025.

ВАЖНО! В определенных случаях материальная помощь полностью не облагается НДФЛ (п. 8, п. 8.3 и п. 8.4 статьи 217 НК РФ), с некоторых видов материальной помощи НДФЛ удерживают с части. В письме от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ ФНС уточнила, что строка 020 не должна содержать информацию о доходах, не подлежащих обложению НДФЛ и указанных в ст. 217 НК РФ. Таким образом, полностью необлагаемая матпомощь в форме не указывается.

Шаг 3. Строка 030. Налоговые вычеты

Если налогоплательщикам были предоставлены налоговые вычеты, то их сумма отражается в поле 030. Вычеты — это не облагаемые налогом суммы, уменьшающие базу для расчета НДФЛ. Налоговый кодекс предусматривает следующие налоговые вычеты:

• стандартные (ст. 218 НК РФ);
• социальные (ст. 219 НК РФ);
• имущественные (ст. 220 НК РФ) и пр.

Строка 030 заполняется суммарно по всем кодам вычетов (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), по которым они предоставлялись.

Шаг 4. Строка 040. Исчисленный НДФЛ

Строка 040 («Сумма исчисленного налога») рассчитывается путем произведения строки 010 («Ставка налога») и соответствующей ей налоговой базе доходов (база НДФЛ).

Налоговая база доходов (по каждой ставке) определяется как разница между графой 020 («Сумма начисленного дохода») и графой 030 («Суммы налоговых вычетов»).

Пример:

Налоговая база доходов (ставка 13%) = 2 217 431,00 –34 400,00 = 2 183 031,00 (база НДФЛ 13%).

Строка 040 («Сумма исчисленного налога») = 2 183 031 × 13% = 283 793 (НДФЛ по ставке 13%).

С дивидендов налог указывается в графе 045 и рассчитывается так же.

Шаг 5. Строка 050. Сумма авансов

Это поле заполняется, если в организации работают иностранцы на патентной основе. В этом случае строка 050 («Сумма фиксированного авансового платежа») отражает суммы авансов, выплаченных иностранцам. Если, как показывает образец заполнения 6-НДФЛ, нет данных для заполнения строки 050, указывается ноль.

Блок 2. Итоги раздела 1

Шаг 6. Строка 060. Число людей, получивших доходы с начала года

В поле указывается общее количество физических лиц, которым организация производила выплаты налогооблагаемых доходов в отчетном периоде.

Шаг 7. Строка 070. Общая сумма удержанного налога по всем ставкам

Строка 040 — исчисленный налог, т. е. значение этой строки показывает сумму налога, которую необходимо перечислить за период (1-й квартал, 1-е полугодие, 9 месяцев, год).

Строка 070 — удержанный налог, отображает данные о перечисленных суммах налога только текущего периода. В эту строку не должны попадать данные за прошлые или будущие платежи.

ВАЖНО! Сверить данные по строке 040 вы можете по платежным поручениям на уплату НДФЛ, сопоставив поля 106 («ТП» — платежи текущего года) и 107 («МС указывается порядковый номер месяца») со значением строки 040.

Пример:

За 1-е полугодие 2020 года, как и в остальные периоды, значение строки 040 должно соответствовать суммам рассчитанных (исчисленных) и перечисленных в бюджет за этот период. Обратите внимание, что не в этом периоде, а за него. Проверяется стр. 070 так же, как и стр. 040, с учетом того, что все перечисления (уплата налога) необходимо сделать в том квартале (ином периоде), за который отчитываемся. То есть информация сопоставляется по отчетному периоду уплаченного НДФЛ в отчетном периоде. Проверить правильность значений строк 040 и 070 можно, определив сумму платежей за последний отчетный месяц, произведенных в следующем за отчетным.

Значение строки 070 («удержанный») не всегда совпадает с данными строки 040 («исчисленный»). Такое случается, когда некоторые налоговые суммы были начислены раньше, а удержаны с работников позднее.

Шаг 8. Строка 080. Не удержанный налог

В графу 080 вносят суммы НДФЛ, которые не получилось удержать по каким-либо причинам.

Шаг 9. Строка 090. Возвращенный налог

В строчке 090 отражается сумма налога, которую удержали ошибочно и возвратили работнику. Если подобных случаев не было, ставят ноль.

Этот раздел отчета 6-НДФЛ содержит только информацию за отчетный квартал, а не за период с начала года. В нем указываются даты выплаты работникам доходов, последние сроки перечисления НДФЛ и суммы, которые соответствуют доходу и налогу.

Расположите даты перечислений работникам в хронологическом порядке.

Далее, в шагах 10 — 14 подробно рассмотрены примеры заполнения 6-НДФЛ в 2020 году и пошаговая инструкция к разделу 2, заполнение которого вызывает наибольшее количество вопросов.

Шаг 10. Дата получения дохода работниками

В графе 100 отражается день, когда работник получил доход, даже если перечисление было списочным, за каждый квартал года. Сведения по одному дню просуммируйте, если у них даты перечисления налога совпадают. Если выплаты сотрудникам производятся по разным видам, которые имеют отличия в дате перечисления налога, сведения по таким доходам должны указываться раздельно.

ВАЖНО! Обратите внимание, что число и месяц, которые необходимо указать, зависят от характера выплат.

Дата, являющаяся днем получения дохода работником, зависит от конкретного вида выплаты. Так, зарплата становится доходом гражданина в последний рабочий день месяца, за который она перечисляется. Допускается указать в этой строке последнее число, например, января 2020 года, хотя зарплату за январь работники получили только в феврале. А вот отпускные и больничные признаются доходами граждан точно в день их получения. Что касается материальной помощи, то при перечислении в денежной форме датой получения дохода является день выплаты (перечисления на счет в банке или выдачи из кассы). Если матпомощь в натуральной форме, то в строке 100 надо указать дату передачи доходов.

Шаг 11. Строка 110. День удержания налога налоговым агентом

Строка 110 содержит дату (день, месяц, год) удержания налога.

ВАЖНО! Удержать НДФЛ с зарплаты, отпускных, больничных, материальной помощи (с налогооблагаемой части), вознаграждения за оказанные работы (выполненные услуги) и прочих платежей в пользу работника разрешено только в день перечисления дохода работнику.

Выплата заработной платы сопровождается необходимостью начислять и платить НДФЛ. Эта аббревиатура означает налог на доходы физических лиц, часто называемый просто подоходным налогом. Данное правило в равной степени касается всех видов хозяйствующих субъектов – и ИП, и юридических лиц.

Для того, чтобы отчитываться перед фискальными органами по начислению подоходного налога, используются два вида отчетов – 6-НДФЛ и 2-НДФЛ. Первый необходимо составлять и сдавать в ИФНС каждый квартал, а второй – по итогам года. В статье подробно описываются наиболее важные моменты, связанные с отчетом по форме 6-НДФЛ – правила составления, периодичность и сроки подачи, особенности оформления в разных типовых ситуациях.

Определение и правовое регулирование

Форма 6-НДФЛ представляет собой относительно новый вид обязательных отчетов, который используется для предоставления сведений по налогу на доходы с физлиц всеми налоговыми агентами. Основные требования по расчету и оформлению документа определены Приказом № ММВ-7-11/450@, подписанным руководителем ФНС РФ 14 октября 2015 года. По состоянию на сегодняшний день действует редакция нормативного акта, утвержденная другим ведомственным Приказом — № ММВ-7-11/18@, принятым 17 января 2018 года.

6-НДФЛ оформляется в двух видах — бумажном или электронном. В настоящее время первый вариант имеют право применять только те ИП и организации, в штате которых работает менее 25 сотрудников. При превышении указанного количества разрешается подача отчета исключительно в электронном формате.

ВАЖНО. Начиная с 2020 года в правила вносятся очередные изменения. Возможность подавать бумажный отчет сохранится только для предприятий и ИП с количеством сотрудников до 10 человек. Все остальные хозяйствующие субъекты будут обязаны подавать документ в электронном виде.

Характерной особенностью 6-НДФЛ выступает тот факт, что его введение не привело к отмене необходимости оформлять и сдавать более «старый» вариант отчета по подоходному налогу – 2-НДФЛ. В настоящее время документы дополняют друг друга, а их основное отличие заключается в двух существенных моментах:

• 6-НДФЛ оформляется ежеквартально с нарастающим по году итогом, а 2-НДФЛ – только раз в год;
• 6-НДФЛ включает данные о начисленном налоге в целом по ИП или компании, а 2-НДФЛ – сведения по каждому физлицу.

ВАЖНО. Необходимость своевременного оформления и подачи расчета 6-НДФЛ в ИФНС не вызывает сомнений. Любые нарушения правил составления или подачи отчета, регламентированных на законодательном уровне, оборачиваются не только серьезными штрафными санкциями, но и пристальным вниманием со стороны фискальных органов, что сложно отнести к числу положительных для бизнеса факторов.

Состав и содержание документа

Рассматриваемый отчет имеет сравнительно небольшой объем и включает в себя три подраздела:

• Титульный лист (часто именуется просто – «страница 001»).
• Раздел 1. Включает информацию об обобщенных показателях начисленного по организации или ИП подоходного налога.
• Раздел 2. Содержит расшифровку данных по датам и величине доходов, полученных физлицами, а также размеру удержанного и уплаченного с них НДФЛ.

ВАЖНО. В отличие от большей части других обязательных отчетов, рассматриваемый документ не имеет так называемой «нулевой» формы. При отсутствии выплат физлицам на протяжении календарного года необходимость оформлять и сдавать документ в ИФНС не возникает.

Действующие нормативные документы четко регламентируют сведения, которые должны быть включены в отчет. К ним относятся следующие виды дохода, получаемого физлицами:

• ЗП и премии работникам;
• вознаграждения, выплаченные в рамках гражданско-правовых договоров;
• дивиденды собственникам предприятия;
• займы на безвозмездной основе;
• подарки на сумму от 4 тыс. рублей (на одно физическое лицо в год);
• некоторые разновидности материальной помощи, например, при выходе работника на пенсию, на рождение или усыновление детей и т.д.

Не требуется включать в расчет такие виды доходов физлиц:

• не облагаемые НДФЛ в соответствии с положениями ст. 217 НК РФ (пример – материальная помощь сотруднику в случае смерти родственника);
• компенсационные выплаты работникам в случае стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций;
• выплаты лицам, признанным жертвами террористических атак, и т.д.

ВАЖНО. Необходимость в оформлении и подаче 6-НДФЛ возникает даже тогда, если в течение года была совершена хотя бы одна выплата физическому лицу, подлежащая отражению в отчете.

Сроки предоставления

Расчет 6-НДФЛ относится к ежеквартальным отчетам. Сроки предоставления документа регламентируются действующим налоговым законодательством:

• за 1-й, 2-й и 3-й квартал необходимо отчитаться до конца месяца, наступившего за отчетным периодом (соответственно – до 30 апреля, 31 июля и 31 октября);
• по итогам года последний срок предоставления документа – 1 марта года, наступившего вслед за отчетным. Это нововведение начнет действовать с 2020 года, предыдущий вариант законодательства предусматривал подачу отчета до 1 апреля.

В отношении 6-НДФЛ действует стандартная для любых налоговых отчетов практика. Если последний день подачи документа выпадает на нерабочий день — выходной или праздничный, он переносится на следующий рабочий.

ВАЖНО. Если доход физлицу был выплачен только во 2-м квартале, требуется оформлять 6-НДФЛ по результатам всех оставшихся кварталов года – 2-го, 3-го и в целом за год, так как расчет ведется с нарастающим итогом.

Основные требования в части оформления

При составлении 6-НДФЛ необходимо учитывать стандартный набор требований, который применяется по отношению к любым видам обязательной налоговой отчетности. В их число входят следующие базовые правила оформления документов:

• ячейки бланка заполняются традиционно – слева направо, начиная с крайнего левого поля;
• в пустых ячейках документа в бумажном виде требуется ставить прочерки. Если речь идет о полях с цифрами, в крайне левой ячейке ставится ноль, в остальных – прочерки;
• двусторонняя печать при бумажном формате отчета не допускается;
• при заполнении документа от руки разрешается использование чернил трех цветов – синего, черного или фиолетового;
• при заполнении документа на компьютере разрешается использование типового шрифта – Courier New с высотой букв 16-18.

Штрафные санкции за нарушения сроков подачи или правил оформления 6-НДФЛ

Правильное составление и своевременная подача любой обязательной отчетности – одной из условий ведения успешного бизнеса. Данное правило полностью применимо по отношению к 6-НДФЛ.

За нарушения требований в части сроков подачи или правил оформления документа отчета предусмотрены следующие виды санкций:

• при несвоевременном предоставлении отчета – штраф в размере 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки, не важно – полный или неполный;
• в случае просрочки продолжительностью более 10 суток – в качестве дополнительного наказания осуществляется блокировка расчетного счета ИП или ООО;
• при указании ошибочных сведений – штраф на сумму 500 руб. за каждый недостоверный отчет в бумажном формате и 200 руб. за документ в электронном виде.

Правила заполнения разделов документа

Несмотря на сравнительно небольшой объем отчета 6-НДФЛ, у налогоплательщиков нередко возникают вопросы, касающиеся грамотного оформления документа. Поэтому целесообразно рассмотреть правила заполнения каждого из его разделов.

Меньше всего вопросов и трудностей вызывает заполнение титульного листа отчета 6-НДФЛ. По сути, от работника бухгалтерии требуется просто ввести стандартный набор реквизитов, относящихся к документу, налоговому агенту и контролирующему его деятельность органу ИФНС по месту регистрации. К ним относятся:

• название и дата составления отчета;
• ИНН и КПП организации или ИП;
• отчетный период;
• при необходимости – номер корректировки;
• код налогового органа;
• код налогового агента по ОКТМО;
• контактный телефон налогоплательщика;
• название ООО или ИП;
• подпись ответственного представителя налогового агента с расшифровкой.

В первом разделе рассматриваемого отчета указываются данные о полученных физлицами от налогового агента доходах, предоставленных налоговых вычетах и начислениях НДФЛ. При использовании нескольких видов ставки подоходного налога, информация должна быть предоставлена по каждому из них.

Другие важные особенности оформления раздела 1 проще и нагляднее расписать по строкам документа:

• 010 – указывается используемая для начисления налога ставка;
• 020 – включает данные о доходе сотрудника за отчетный период без вычета НДФЛ. Он включает ЗП, отпускные и другие подобные налогооблагаемые выплаты;
• 030 – содержит данные о сумме удержанных с работника налогов, включая как имущественные, так и социальные;
• 040 – начисленный НДФЛ;
• 025 и 045– указываются данные о выплате дивидендов и НДФЛ, начисленном с них (заполняются при наличии доходов этого вида);
• 050 – вносятся сведения о доходе, полученном мигрантом, и начисленном НДФЛ (заполняется при необходимости);
• 060 – включает численность работников и других физических лиц, доходы которых вошли в расчет;
• 070 – приводится общая сумма НДФЛ, удержанная в течение года (рассчитывается с нарастающим итогом);
• 080 – содержит сумму НДФЛ, которая по тем или иным причинам не может быть удержана налоговым агентом до окончания календарного года;
• 090 – в данную строку вносятся суммы НДФЛ, возвращенные физическому лицу в течение года.

Второй раздел отчета целиком отводится для сведений, относящихся к отчетному кварталу. В нем содержатся расставленные в хронологическом порядке данные о начисленном и уплаченном НДФЛ с обязательным указанием дат совершения операций. Порядок заполнения раздела 2 имеет определенную специфику, которая выражается в нескольких правилах:

• в расчет не включаются выплаты, которые не облагаются подоходным налогом;
• обязательно указываются суммы доходов, влияющие на исчисление НДФЛ;
• данные второго раздела отчета могут не совпадать с приведенными в первом, что вполне логично, так как они учитывают только текущий квартал;
• если в один день совершены выплаты, НДФЛ с которых имеет разный срок уплаты или налоговую ставку, необходимо их раздельное занесение в документ.

К числу наиболее важных особенностей заполнения каждой строки раздела следует отнести такие:

• 100 – содержит дату совершения выплаты с учетом специфики дохода (для зарплаты – последний день месяца, для больничного или отпускных – день выдачи денежных средств и т.д.);
• 110 – включает дату удержания НДФЛ. В большинстве случаев не отличается от той, что указана в строке 100. Исключения – начисление НДФЛ с авансов, с материальной помощи, с различного вида доплат;
• 120 – указывается дата перечисления налога в бюджет;
• 130 – суммируются доходы до удержания НДФЛ;
• 140 – вносится общая сумма начисленного и выплаченного подоходного налога.

ВАЖНО. Как правило, наибольшие проблемы при заполнении второго раздела отчета вызывает правильное определение дат – получения дохода, начисления НДФЛ и его уплаты. Наиболее важные требования законодательства по этому вопросу приведены в таблице.

Разновидность дохода	Дата получения	Дата уплаты НДФЛ
Зарплата или аванс, премия	Последний день каждого месяца – для ежемесячных выплат. Для премии — квартальной, полугодовой и годовой – дата непосредственной выдачи	Последний срок – день, следующий за днем выдачи. При выплате аванса в последний день месяца, он учитывается как зарплата и также отражается в отчетности
Отпускные и выплаты по больничному листу	День фактической выплаты денежных средств	Последний день месяца, в течение которого была совершена выплата
Выплаты при увольнении (компенсация за неполученный отпуск, заработная плата)	Последний день работы сотрудника	Последний срок – день, следующий за днем выплаты
Дивиденды	День фактической выплаты денежных средств	Для ООО – день, следующий за днем выплаты. Для АО – в течение месяца с момента окончания срока действия договора или истечения налогового периода
Подарки, имеющие натуральную (вещную) форму	День вручения подарка	Последний срок – день после дня получения подарка

ВАЖНО. В подавляющем большинстве случаев дата начисления/удержания НДФЛ совпадает с датой выплаты дохода. Из этого правила существует только три исключения:

• аванс. НДФЛ удерживается в день выплаты основной ЗП;
• сверхнормативные суточные. Дата удержания – ближайший день выплаты заработной платы за месяц;
• подарки на сумму от 4-х тыс. руб. и материальная выгода. Налог начисляется и удерживается в день следующей выплаты зарплаты.

Еще один немаловажный нюанс, связанный с правилами заполнения раздела 2 отчета 6-НДФЛ, заключается в следующем. Если дата уплаты подоходного налога приходится на 1-й квартал следующего календарного года, отражать доход в документе за последний квартал текущего года не нужно. Данные должны включаться в раздел 2 отчета за 1-й квартал следующего года. Пример подобных выплат – декабрьская заработная плата, которая выплачивается в январе.

Особенности оформления и предоставления отчета 6-НДФЛ в различных ситуациях

Обязанность составлять и подавать в налоговые органы расчет по форме 6-НДФЛ существует более 3-х лет. Несмотря на это, достаточно часто возникают ситуации, когда в процессе оформления документа возникают существенные трудности. Некоторые из самых распространенных случаев, часто встречающихся в практике самых разных хозяйствующих субъектов, целесообразно рассмотреть подробнее.

Наличие обособленных подразделений

В общем случае 6-НДФЛ, как и практически любой другой налоговый отчет, сдается по месту регистрации ИП или организации. Если предприятие имеет обособленные подразделения, учет доходов их работников ведется там, где данный филиал или представительство зарегистрированы.

В подобной ситуации оформление отчета по подоходному налогу производится с учетом следующих требований:

• для всех обособленных подразделений составляется отдельный документ, если они имеют разные ОКТМО и находятся на территории различных муниципалитетов;
• в отчет включаются данные по доходу и удержанному с него НДФЛ лиц, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам;
• допускается постановка на учет в одной ИФНС обособленных подразделений, подведомственных разным налоговым инспекциям, но находящихся на территории одного муниципалитета.

ВАЖНО. Самостоятельно разобраться в нюансах российского налогового законодательства далеко не так просто, как кажется на первый взгляд. Нередко самым простым вариантом решения возникающих в ходе ведения бизнеса проблем становится обращение к профессионалам – специализированным консалтинговым фирмам, предоставляющим бухгалтерские и юридические услуги на условиях аутсорсинга.

Работа сотрудника в нескольких филиалах или представительствах

Достаточно часто на практике встречается ситуация, когда один работник в рамках отчетного периода трудится в нескольких обособленных подразделениях компании. В данном случае возникает необходимость подготовки нескольких отчетов 6-НДФЛ – по одному для изменения любого из трех реквизитов филиала или представительства, а именно: КПП, ИНН и кода ОКТМО.

Особое внимание в процессе оформления документа следует уделять правильному указанию названий головного предприятия и обособленных подразделений. Кроме того, следует обязательно внимательно проверять соответствие внесенных в отчет КПП, ИНН и кода ОКТМО для каждого конкретного случая.

Смена юридического адреса

Достаточно часто изменение адреса компании или ИП приводит к необходимости постановки на учет в новой ИФНС. В подобной ситуации необходимо предоставить в налоговый орган отчет 6-НДФЛ по двум периодам:

• за время до даты новой регистрации с указанием старого кода ОКТМО;
• за время после регистрации, когда в документ заносится новый код ОКТМО.

Еще одно правило, которое следует соблюдать в данном случае, заключается в следующем. При оформлении отчета необходимо указывать КПП, полученный по месту новой регистрации.

Отражение излишне уплаченного налога

Сумма подоходного налога, которая подлежит возвращению физическому лицу, заносится в строку 090. Она рассчитывается с нарастающим итогом. Если речь идет о возврате средств, выплаченных в предыдущем календарном году, данные необходимо указывать в разделе 1 отчета.

При этом необходимо учитывать еще два важных момента. Во-первых, вносить сведения в раздел 2 не нужно, а во-вторых, уточненный расчет 6-НДФЛ по итогам прошлого года не составляется. Если средства уплачиваются и возвращаются в рамках одного квартала, данные должны отражаться во втором разделе документа за этот отчетный период.

Включение в расчет 6-НДФЛ доплаты к отпуску

Нередко вопросы вызывает включение в отчет по форме 6-НДФЛ дохода физического лица, полученного в виде доплат к отпуску. В подобной ситуации для точного отражения данных необходимо соблюдать несколько правил:

• датой получения дохода считается момент фактической выдачи средств;
• день выплаты указывается в строках 100 и 110, заполняемых идентично;
• в строке 120 проставляется день, который следует за датой выдачи средств.

ВАЖНО. В качестве дополнения: этот вид получаемого физлицом дохода в обязательном порядке учитывается в 2-НДФЛ с указанием кода — 4800.

Особенности учета материальной выгоды

При учете НДФЛ под материальной выгодой понимается доход, полученный физлицом в вещной или натуральной форме, который не сопровождается непосредственной передачей денег. Он обязательно отражается в 6-НДФЛ. При этом следует учитывать ряд требований

датой получения дохода считает день извлечения выгоды, датой удержания и уплаты НДФЛ – день очередной денежной выплаты сотруднику;

• в первом разделе информация о доходе, удержанном и уплаченном налоге заносится в строки 020, 040 и 070. Вносить данные в 080 не нужно;
• во втором разделе в строку 100 вносится дата получения, в строку 110 – дата начисления НДФЛ, показатели в строках 130 и 140 рассчитываются в общепринятом порядке.

Выдача больничных

Основное правило учета НДФЛ при выплате больничного пособия – перечисление подоходного налога в срок, не позднее последнего дня того месяца, в рамках которого произошла выплата. Единственное исключение – дата платежа в бюджет переносится на следующий рабочий день, если обычный срок выпадает на выходной или праздничный.

В качестве примера для заполнения 6-НДФЛ в данном случае можно привести такую наглядную ситуацию: 9 декабря произошла оплата больничного сотруднику предприятия. Операция должна быть отражена в налоговой отчетности следующим образом:

• данные о доходе включаются как в два отчета – итоговый по текущему году и за 1 квартал следующего;
• по текущему году они заносятся в раздел 1 в строки 020, 040 и 070;
• в квартальном отчете следующего года в строках 100 и 110 указывается 9 декабря (дата выдачи), в строке 120 – 9 января (дата уплаты), в строках 130 и 140 – расчетные показатели, получаемые по стандартной формуле.

Учет отпускных

В подобной ситуации днем получения дохода следует считать дату выдачи денежных средств. Срок уплаты подоходного налога – последний день месяца, в рамках которого отпускные были получены. Оформление 6-НДФЛ происходит с учетом этих достаточно простых правил.

Сложности возникают в том случае, если необходимо пересчитать уже выданные отпускные с учетом дополнительных премий или других выплат, причитающихся работнику. Каждый такой случай требует отдельного рассмотрения, а предпринимаемые налоговым агентом действия, например, подача откорректированного отчета 6-НДФЛ, зависят от того, увеличилась или уменьшилась налогооблагаемая база. Как правило, в случае увеличения размера отпускных, предоставлять уточненный расчет не требуется, так как изменения отражаются в следующем отчете.

Заполнение 6-НДФЛ при ликвидации хозяйствующего субъекта

Ликвидация юридического лица или ИП – стандартная и часто реализуемая на практике процедура. Ее осуществление предполагает закрытие задолженностей перед бюджетом, для чего требуется оформление соответствующей налоговой отчетности.

При ее заполнении применительно к расчету по форме 6-НДФЛ следует учитывать два правила:

• в ячейке «Форма …» указывается цифра 0;
• ячейка «ИНН/КПП …» не заполняется, так как нужные сведения указываются в других ячейках – «КПП» и «ИНН».

Пример правильного оформления 6-НДФЛ

Проще всего понять, как следует заполнять отчет по форме 6-НДФЛ, на конкретном примере. Далее приводятся сведения, которые необходимо включить в документ в соответствии с описанными выше правилами. Для удобства восприятия информации некоторые цифры округлены.

Код отчетного периода – 34.

Численность персонала – 15 человек (стоит отметить, что в этом случае до 2020 года допускается подача как бумажной, так и электронной отчетности по подоходному налогу).

Данные за год в целом:

• общая сумма начисления ЗП, премий, пособий по временной нетрудоспособности и отпускных – 9,285 млн. руб.;
• размер предоставленных вычетов – 43,2 тыс. руб.;
• общая величина НДФЛ – 1,201 млн. руб. (в реальном расчете требуется указать сумму с точностью до рубля);
• НДФЛ начислен и уплачен в бюджет в полном объеме, за минусом подоходного налога (100,1 тыс. руб.) с зарплаты за декабрь (770 тыс. руб.);
• дополнительно в октябре удержан подоходный налог в размере 92 тыс. руб. с сентябрьской ЗП (715 тыс. руб.) с учетом вычета (7,2 тыс. руб.);
• в целом за год начислен подоходный налог на сумму 1,193 млн. руб. (результат следующих вычислений: 1,201 – 0,1001+0,092).

Информация за отчетный период — 4-й квартал:

Некоторые нюансы заполнения отчета 6-НДФЛ в приведенном примере:

• последний срок подачи документа – 1 марта 2020 года;
• октябрьские выплаты (премия и зарплата) заносятся в единый блок строк 100-140, так как все связанные с ними даты, важные для учета, учета совпадают;
• зарплата за декабрь в расчет не включена, так как выплачивается в следующем году. Поэтому данные будут отражены в 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года.

ВАЖНО. Внести приведенные выше цифры в бланк отчета 6-НДФЛ не составляет труда. Главное при этом – четко понимать принципы составления документа и помнить требования к его оформлению.

Вывод

Грамотное оформление отчета 6-НДФЛ требует досконального знания нюансов отечественного законодательства, включая постоянное отслеживание происходящих в нем изменений. Поэтому к составлению документа следует привлекать квалифицированных специалистов. Одним из популярных способов оформления налоговой отчетности стало в последние годы привлечение аутсорсинговых компаний. Такой подход к решению проблемы позволяет совместить разумный уровень расходов с точностью и своевременностью предоставления обязательной отчетности в налоговые органы. Главное при этом – серьезно подойти к выбору специализированной организации для сотрудничества.

Кто и как сдает 6-НДФЛ

Обновился ли бланк 6-НДФЛ

Общие правила оформления 6-НДФЛ

Стоит ли сдавать нулевки

Автоматизируем работу по заполнению 6-НДФЛ

Как проверить, корректно ли заполнена 6-НДФЛ, и что будет, если обнаружатся ошибки

Будьте в курсе новостей и законодательных изменений!

Кто и как сдает 6-НДФЛ

Этот отчет обязаны оформлять налоговые агенты по НДФЛ. Чаще всего под ними подразумеваются работодатели (п. 2 ст. 230 НК РФ), выплачивающие зарплату персоналу. Ими также могут быть заказчики — фирмы и ИП, выплатившие доходы исполнителям по договорам ГПХ (подряда, аренды и др.).

Подробнее о том, кому следует составлять отчет, читайте в статье «6-НДФЛ — кто сдает и когда?».

А о тех, кто это делать не обязан, рассказано в материалах:

• «Порядок сдачи 6-НДФЛ для ИП без работников»;
• «Если нет заработной платы — нужно ли сдавать отчет 6-НДФЛ».

Крайний день, когда инспекторы ФНС примут отчет, — последнее число месяца, идущего за отчетным периодом (ст. 230 НК РФ). Срок сдачи годовой формы отличается от обычной и установлен на 01 апреля года, следующего за отчетным. Если же час икс оказывается выходным или праздником, отчет можно сдать в следующий за ним ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Что касается срока сдачи расчета за 2018 год, то он как раз не переносится, ведь 01.04.2019 — понедельник.

О том, как проверить 6-НДФЛ на ошибки, читайте .

Обновился ли бланк 6-НДФЛ

Этот вопрос неизбежно встает перед началом новой отчетной кампании, и сдача 6-НДФЛ не исключение. На этот раз, к счастью, обошлось без изменений. В последний раз форма редактировалась приказом ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@ и стала обязательной к применению с 26.03.2018. Ее и сдаем за 2018 год.

Скачать бланк можно .

Если ваша компания является преемником реорганизованной фирмы, а предыдущий работодатель не сдал отчетность, вы обязаны отчитаться за перешедших «по наследству» сотрудников.

Как оформлять расчет 6-НДФЛ при реорганизации см. .

Общие правила оформления 6-НДФЛ

6-НДФЛ включает в себя титульный лист и 2 раздела. Отличительная особенность отчета (если сравнивать с 2-НДФЛ) состоит в том, что данные в нем представляют собой свод и не отражаются отдельно по каждому человеку.

ВАЖНО! Советуем заполнять 6-НДФЛ в такой последовательности: раздел 2 — раздел 1 — титульник, то есть начинаем с подробных данных и переходим к обобщающим.

Напомним основные правила формирования отчета:

• Заполняем расчет по каждому ОКТМО.
• Если заполняем от руки, используем только синюю, фиолетовую или черную ручку.
• Если оформляем отчет на компьютере, выбираем шрифт Courier New высотой 16–18 п.
• Клеточки заполняем слева направо, в пустых ставим прочерки.
• Если каких-либо показателей нет, в соответствующем поле ставим 0.
• Не используем двустороннюю печать, такой отчет инспекторы не примут.
• Отчет заполняем нарастающим итогом.
• Показатели берем из налогового регистра.

ВАЖНО! Если вы не ведете налоговые регистры, то очень рискуете. Их отсутствие НК РФ признает очень серьезным нарушением правил учета доходов и расходов, которое наказывается штрафом (ст. 120 НК РФ).

А теперь перейдем непосредственно к построчному заполнению 6-НДФЛ. Мы подготовили пример и подробные инструкции, которые помогут вам справиться с этой задачей.

Разъяснения к разделу 1 отчета:

• «Порядок заполнения строки 70 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения сроки 040 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 020 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 080 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 060 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 090 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 050 формы 6-НДФЛ».

А вот статьи-помощники к разделу 2 отчета:

• «Как отразить в форме 6-НДФЛ перерасчет отпускных?»;
• «Порядок заполнения строки 130 в форме 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 120 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 100 формы 6-НДФЛ»;
• «Как правильно заполнить раздел 2 в расчете 6-НДФЛ?»;
• «Порядок заполнения строки 140 формы 6-НДФЛ»;
• «Порядок заполнения строки 110 формы 6-НДФЛ».

На нашем сайте вы также найдете разъяснения экспертов о том, как отразить в 6-НДФЛ разовые премии, натуральный доход, больничные, отпускные и компенсации за неотгулянный отпуск, материальную выгоду, имущественный вычет, материальную помощь, дивиденды и другие обязательные сведения.

Воспользуйтесь нашим помощником по заполнению расчета 6-НДФЛ, и вы сможете выявить ошибки до отправки формуляра налоговикам.

Стоит ли сдавать нулевки

Ответ на этот вопрос не так однозначен, как может показаться. Если руководствоваться НК РФ, то по 6-НДФЛ «сдаются» только налоговые агенты. То есть, если нет начислений, вроде и отчет не нужен. А если начисления есть, то нулевки вообще не может быть. Об этом же говорят и сами налоговики.

Однако на практике встречаются различные ситуации, и все их в НК РФ предусмотреть невозможно. Так, неверное указание ОКТМО и КПП даже при наличии выплат физлицам может повлечь за собой необходимость сдачи нулевой 6-НДФЛ. Подробные разъяснения, а также образец нулевки вы найдете в этих материалах:

• «Как правильно исправить ОКТМО в расчете 6-НДФЛ?»;
• «Порядок заполнения формы 6-НДФЛ с разными ОКТМО и КПП».

Кроме того, сдавать нулевки можно по желанию. Это значит, что, если вы решили оформлять отчетность, даже не будучи налоговым агентом, работники ФНС не смогут отказать в ее принятии.

Автоматизируем работу по заполнению 6-НДФЛ

Отчетный период — горячая пора для бухгалтеров, и конечно, хочется использовать любую возможность, которая поможет сократить время на подготовку отчетности. Сегодня существует немало способов автоматизировать не только процесс оформления 6-НДФЛ, но и ее проверки и отправки. Подробности о коммерческих и бесплатных решениях ищите .

Если вы пользуетесь программными средствами «1С», не обойдите стороной эту статью, в которой раскрыты нюансы заполнения 6-НДФЛ в разных версиях данной бухгалтерской программы. Обратите внимание на то, что в старых версиях «1С» формирование 6-НДФЛ может быть проблематично. вы также найдете порядок заполнения расчета с помощью этой известной бухпрограммы.

Хотите заполнить 6-НДФЛ онлайн? Советуем прочесть эту публикацию. Из нее вы узнаете, какие преимущества дает онлайн-оформление расчета, как его осуществить и с какими трудностями можно столкнуться.

Как проверить, корректно ли заполнена 6-НДФЛ, и что будет, если обнаружатся ошибки

НК РФ предусматривает ответственность как за опоздание со сдачей 6-НДФЛ, так и за ее некорректное представление, которым может считаться:

• Неправильный способ отправки отчета (на бумаге вместо электронной формы).
• Включение в расчет недостоверных данных, не исправленных до обнаружения налоговиками.

И если первого нарушения избежать несложно (достаточно помнить о количестве физлиц, которым вы выплачивали доходы), то второго лучше не допускать. Или, в крайнем случае, постараться обнаружить огрехи раньше, чем это сделают контролеры.

О применяемых налоговиками наказаниях читайте в статьях:

• «Возможно ли начисление пени по НДФЛ после сдачи 6-НДФЛ?»;
• «Можно ли избежать блокировки счета за несдачу 6-НДФЛ?»;
• «Штрафы за 6-НДФЛ: правила наложения».

И все же перед тем, как отправлять отчет, лучше убедиться, что он верен. Сделать это можно несколькими способами: сопоставляя данные отчета с бухгалтерскими и налоговыми регистрами, а также с помощью контрольных соотношений, которые используются инспекторами для проверки 6-НДФЛ. Это поможет сократить риск возникновения неувязок в отчетности и избавит от необходимости дачи пояснений и уточненок.

У вас есть вопросы по заполнению уточненного расчета по 6-НДФЛ? Загляните сюда:

• «Сопроводительное письмо к уточненному расчету формы 6-НДФЛ»;
• «6-НДФЛ: ошибка первого квартала исправляется двумя уточненками»;
• «Можно не сдавать уточненные 6-НДФЛ за 1-й квартал и полугодие при пересчете работнику «лишних» вычетов в июле»;
• «Возврат излишне удержанного в прошлом году НДФЛ: нужна ли уточненная отчетность?».

Будьте в курсе новостей и законодательных изменений!

Расчет 6-НДФЛ появился в 2016 году. Практика его оформления уже, можно считать, сложилась. Но некоторые нюансы все еще могут вызывать вопросы. На нашем сайте вы всегда найдете бесплатную помощь специалистов и коллег, сможете узнать о последних законодательных новшествах и обратиться за советом к экспертам. Мы будем рады вашим вопросам. Задавайте их на нашем бухгалтерском форуме, в группе «ВК», а также подписывайтесь на обновления! Nalog.ru — бухгалтерские новости и статьи.