Маршрут в путевом листе директора

Как оформлять путевой листе директору 

Требуется ли составлять путевой лист директору? Руководитель компании использует машину для деловых поездок. Эксплуатация автомобиля связана с расходами. В первую очередь, это ГСМ. Затраты желательно списать в расходы по налогу на прибыль. Можно ли это сделать, не составляя путевой лист? Ответ на этот вопрос – в статье.

Общее правило

Согласно приказу Минтранса оформлять путевой лист нужно на каждое транспортное средства, если на нем перевозят грузы или пассажиров. Это правило распространяется на организации всех форм собственности и бизнесменов.

Делать это должны и компании-перевозчики и организации, использующие транспорт для удовлетворения собственных потребностей (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152, ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Встает вопрос, нужен ли путевой лист директору на служебный автомобиль?

В целях оформления путевых листов нужно определиться с тем, кого законодательство считает пассажирами. Это любые физические лица, кроме водителя, находящиеся в транспортном средстве, а также лица, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения). Таким образом, под пассажирами понимаются любые физ лица, за исключением водителя автомобиля.

Лучше составить

Если руководитель ездит по служебным делам один, то путевой лист директору на личном авто, равно как и на служебном, не нужен. Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет факта пассажиро- и грузоперевозок действующее законодательство не содержит.

Правомерность данного вывода подтверждают судьи (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016).

Таким образом, опираясь на законодательство и выводы судов, на вопрос: нужен ли путевой лист директору на служебную машину, можно ответить однозначно. Этот документ не нужен. Однако нужно понимать, что отсутствие путевого листа может повлечь за собой претензии налоговой инспекции, которая усомнится в экономической целесообразности и документальном подтверждении расходов на эксплуатацию автомобиля. Поэтому безопаснее эти документы оформлять.

Зачастую бухгалтеры ищут образец путевого листа директору на месяц. Однако нужно учитывать, что с 1 марта 2019 года период действия путевого листа не может быть больше одного рейса или одного рабочего дня. Составлять путевые листы на месяц нельзя.

Подробнее об этом см. «Срок действия путевого листа».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Бывают ситуации, когда организация приобретает автомобиль для руководителя. Нужно ли в этом случае оформлять путевой лист на такой автомобиль? Расскажем подробнее в нашей статье.

Нужно ли выписывать путевой лист на директора

Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).

Для оформления путевого листа на директора можно использовать стандартные шаблоны документов либо разработать самостоятельные. Во втором случае нужно указывать обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152.

Внимание! Согласно Письму Минфина РФ от 09.03.2017 г. № 03-04-05/13125 при оплате ГСМ на автомобиль, которым директор пользуется в личных целях, у него возникает доход в натуральной форме. С него необходимо исчислять и удерживать НДФЛ.

Образец путевого листа на директора

В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. № 78 содержится унифицированная форма путевого листа легкового автомобиля, который можно использовать для транспорта директора. Скачать шаблон можно здесь.

На его оборотной стороне обязательно нужно указывать маршрут следования транспортного средства, а также информацию о пройденном времени и километраже.

Путевой лист на директора на месяц

Если компания не является автотранспортной, то она может оформлять путевые листы не на один день, а на более продолжительный период, но не более 1 месяца. Согласно Письму Минфина РФ от 07.04.2006 г. № 03-03-04/1/327 таким образом можно поступать и при оформлении путевого листа на директора, то есть создавать документ на период до месяца.

Образец заполнения путевого листа представлен ниже.

лицевая сторона

оборотная сторона

При документальном оформлении хозяйственных операций учреждения госсектора руководствуются приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). В приложении 1 к Приказу № 52н путевые листы для транспортных средств не перечислены в числе применяемых форм.

С вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм применять необязательно (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ экономический субъект самостоятельно решает вопрос о документальном оформлении фактов хозяйственной жизни. При этом каждый документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, учреждение вправе утвердить в учетной политике формы путевых листов и порядок их заполнения. Можно использовать унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, или разработать свои, соблюдая требования ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Документ разработан для автотранспортных организаций. Другим организациям, не являющимся автотранспортными, целесообразно учесть требования Приказа № 152 при разработке и заполнении своих форм документов. Проверяющие при проведении контрольных мероприятий в первую очередь будут руководствоваться существующими нормативными актами.

Среди обязательных реквизитов путевого листа, утв. Приказом № 152, сведения о транспортном средстве. Они включают, в частности:

    • показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки этого транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя;
    • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку.

Маршрут следования автомобиля (оборотная сторона унифицированной формы) не является обязательным реквизитом путевого листа. Законодательство не требует заполнять данные о пунктах назначения автомобиля. К такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 № А55-19369/2012. Организация самостоятельно решает, указывать или нет в путевом листе маршрут, по которому следует транспортное средство (письмо Минтранса России от 14.05.2019 № ДЗ/10239-и).

В то же время отсутствие маршрута следования автомобиля в путевом листе может послужить поводом для претензий проверяющих. По их мнению, путевой лист, заполненный подобным образом, не подтверждает использование сотрудником автомобиля в служебных целях, а также расходы на приобретение ГСМ. Есть и судебные решения, в которых выражена аналогичная точка зрения (определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, постановление Седьмого ААС от 25.01.2016 № 07АП-12336/15, решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.02.2018 № А40-76951/2017). Поэтому для обоснования расходов целесообразно указывать в путевом листе маршрут следования, включающий все пункты назначения, а не просто делать запись «поездки по городу» (письмо Минфина России от 03.10.2012 № 02-06-10/4066).

Для подтверждения расходов учреждение вправе применять иные документы, например, фиксирующие показатели приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, иных систем, которые позволяют достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Маршрут в путевом листе директора

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *