Локальный документ

Все о штатном расписании (Шадрина Т.В.)

Штатное расписание — документ, необходимый каждой организации. Коммерческие компании довольно часто «забывают» про него, а вот организациям, финансируемым из различных уровней бюджета, без данного документа никак. Хотя обязательность наличия утвержденного штатного расписания до сих пор остается под вопросом: в нормативных актах вы не найдете подобного требования. Сегодня расскажем, как составить штатное расписание, в какой форме, на какие нюансы учреждениям обратить внимание в зависимости от сферы деятельности. Ну и, конечно же, разъясним, как его заполнить.

Штатное расписание — локальный нормативный акт?

Довольно часто инспекторы ГИТ, проводя проверку соблюдения трудового законодательства учреждением, запрашивают штатное расписание. Отсутствие данного документа контролеры расценивают как нарушение законодательства и могут присовокупить к другим обнаруженным нарушениям. Но все ли так однозначно?
Чтобы ответить на вопрос, необходимо понять, что это за документ. Заглянем в Постановление N 1 <1>, согласно которому штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением о ней). Оно содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
———————————
<1> Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Из данной нормы не совсем ясно, является локальным нормативным актом штатное расписание или нет. Между тем ясность внесли чиновники Роструда в Письмах от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1: штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором фиксируются в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками и условия оплаты их труда.
Однако судебная практика ставит под сомнение разъяснения Роструда. Например, имеются судебные решения, в которых штатное расписание не признается локальным нормативным актом, а в силу Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1, оно является организационно-распорядительным документом (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 08.05.2013 по делу N 33-3491/13).
Изучив мнение Роструда и судебную практику, мы считаем: штатное расписание не является локальным нормативным актом, но в некоторых случаях все-таки становится таковым. Например, когда в организации не разработано положение об оплате труда и штатное расписание — единственный документ, определяющий размеры окладов и надбавок. Ведь согласно ст. 135 ТК РФ системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, устанавливаются в том числе локальным нормативным актом. Значит, при отсутствии такового роль нормативного акта, устанавливающего систему оплаты труда в компании, выполняет штатное расписание.
Зачем мы разбирались в этом вопросе? Дело вот в чем. Мы с вами знаем, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и иными локальными актами, непосредственно связанными с деятельностью работника. И у работодателей возникает вопрос: нужно ли знакомить работников со штатным расписанием? Нет, не нужно. На это обращал внимание и Роструд в Письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1, даже несмотря на то, что данное ведомство признает указанный документ локальным актом.

Обязательность и форма штатного расписания

К сожалению, ни в Трудовом кодексе, ни в иных нормативных актах вы не найдете фразы или статьи, из которых четко следовало бы, что штатное расписание — обязательный документ. Хотя в отношении иных локальных нормативных актов вывод об обязательности можно сделать: например, обязательность локального нормативного акта, регламентирующего порядок хранения, передачи и обработки персональных данных, вытекает из ст. 87 ТК РФ.
Штатное расписание упоминается в ст. 57 ТК РФ, согласно которой обязательным для включения в трудовой договор условием является в том числе трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.
Кроме этого, штатное расписание может потребоваться:
— ФСС — при проверке правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование (п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 81) и страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 51 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 N 82);
— ПФР — при документальной проверке достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (Постановление Правления ПФР от 30.01.2002 N 11п).
Поскольку штатное расписание предназначено для определения потребности организации в кадрах с учетом фонда оплаты труда и необходимо как контролирующим органам, так и самой организации для приема или обоснования отказа в приеме сотрудников, полагаем, что не оформлять данный документ просто нельзя.
Относительно формы штатного расписания скажем следующее.
Большинство учреждений пользуется унифицированной формой Т-3, утвержденной Постановлением N 1. Оно и понятно — форма удобная и кадровики к ней привыкли. Однако для некоторых учреждений обязательны иные формы:
— бюджетные и казенные учреждения МЧС используют форму, утвержденную Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563 <2>;
— уголовно-исполнительные инспекции — Приказом ФСИН России от 23.01.2012 N 24 «Об утверждении типовых структуры и штатного расписания уголовно-исполнительной инспекции»;
— учреждения здравоохранения — Приказом Минздравмедпрома России от 18.01.1996 N 16 «О введении форм штатных расписаний учреждений здравоохранения».
———————————
<2> «О Порядке утверждения штатных расписаний работников бюджетных и казенных учреждений МЧС России и гражданского персонала спасательных воинских формирований МЧС России».

А вот для образовательных организаций единая форма штатного расписания не утверждена. Они в силу ст. 27 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» самостоятельны в формировании своей структуры, если иное не установлено федеральными законами. Аналогичная норма содержалась в ранее действующем Законе об образовании, поэтому учреждения системы образования используют формы штатных расписаний, утвержденные нормативными актами субъектов РФ. Так, Постановлением Управления образования Новолялинского городского округа от 05.12.2013 N 37 утверждены примерные штатные расписания муниципальных образовательных организаций, подведомственных управлению образованием Новолялинского городского округа, а Приказом Минобразования Московской области от 15.05.2009 N 1114 — Типовые штатные расписания государственных и муниципальных образовательных учреждений Московской области в части реализации ими основных общеобразовательных программ.

К сведению. Штатные расписания специальных (коррекционных) образовательных учреждений для обучающихся, воспитанников с отклонениями в развитии приведены в Приложении к Письму Минобразования России от 30.03.2000 N 27/909-6.

Какой же вывод можно сделать? Необходимость и обязательность штатного расписания очевидны. Те учреждения, для которых ведомственными нормативными актами утверждены типовые формы штатных расписаний, должны использовать именно их. Те учреждения, для которых такие акты не приняты, должны использовать форму Т-3.
Отдельно скажем про обязательность штатного расписания в филиалах учреждений. Филиалы и представительства — это, по сути, такие же структурные подразделения организации, как отдел, сектор или бюро. И чаще всего головная организация составляет одно штатное расписание, а надлежащим образом заверенную копию направляет в филиал или представительство. Однако иногда руководителям филиалов может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала, тогда у них будет свое расписание. Если такое право предоставлено, в графе «Наименование организации» необходимо указать наименование не филиала, а головной организации в соответствии с уставными документами. Наименование филиала будет указано в графе «Структурное подразделение», чем он и является.

Правила составления

Поскольку форма Т-3 самая объемная (по количеству граф) из тех, которыми пользуются, рассмотрим именно ее заполнение, не забывая о специфике различных сфер деятельности учреждений.
Итак, первым делом отметим, что организации вправе добавлять строки и графы в данную форму, а вот удалять — нет (Постановление Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»).
Вначале в форму Т-3 вносятся следующие сведения:
— наименование организации — в точном соответствии с учредительными документами;
— код по ОКПО — согласно информационному письму органа государственной статистики;
— номер документа. При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а впоследствии применяется сквозная нумерация;
— дата составления — текущая;
— в строке «На период» — период действия штатного расписания и дата его ввода в действие. Если штатное расписание не ограничивается каким-либо сроком, необходимо указать лишь дату ввода в действие;
— в грифе утверждения документа — реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Затем нужно заполнить графы с 1 по 10.

Графы

1 «Наименование структурного подразделения»

Здесь перечисляются как обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), так и внутренние подразделения (отделы, секторы и т.д.)

2 «Код»

Каждому подразделению присваивается код, который поможет определить место этого отдела или группы в общей структуре организации

3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации»

Если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, или положениям профессиональных стандартов.

Наименования должностей медицинских и фармацевтических работников берутся из Номенклатуры, утвержденной Приказом Минздрава России от 20.12.2012 N 1183н. А наименования должностей для органа местного самоуправления, аппарата избирательной комиссии муниципального образования — из реестра должностей муниципальной службы в субъекте РФ

4 «Количество штатных единиц»

В данной графе указывается количество штатных единиц (в том числе неполных — 0,5, 0,25 и т.д.), определяемое вышестоящими организациями исходя из нормативов. Например, Нормативы штатной численности персонала учреждений, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы, утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 922, работников государственных и муниципальных учреждений культурно-досугового типа и библиотек — Приказом Минкультуры России от 01.09.2011 N 906, а в Приложении 2 к Порядку оказания медицинской помощи взрослому населению по профилю «анестезиология и реаниматология», утвержденному Приказом Минздрава России от 15.11.2012 N 919н, приведены Штатные нормативы группы анестезиологии-реанимации

5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.»

Указывается месячная заработная плата в рублевом исчислении или по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия, коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации

6 — 8 «Надбавки, руб.»

Показываются доплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ («северные» надбавки, надбавки за особые условия труда и др.), а также установленные работодателем (за сложность, связанные с режимом работы и т.д.)

9 «Всего в месяц, руб.»

Указывается сумма должностного оклада и надбавок — либо в рублях, либо в соответствующих измерениях (проценты, коэффициенты и пр.). Если оклад установлен в рублях, а надбавки — в процентах или коэффициентах, в этой графе делается прочерк, а в графе 10 дается ссылка на документы, их устанавливающие

10 «Примечание»

В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т.д.

К сведению. В штатном расписании нельзя указывать «вилку» окладов для одной должности, так как работодатель обязан обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности (ст. 22 ТК РФ). Роструд в Письме от 27.04.2011 N 1111-6-1 рекомендует делать так: при установлении в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует устанавливать одинаковыми, а так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда.

Строка «Итого» формы Т-3 заполняется по графам 4 и 9. Итоговое число штатных единиц нужно указать в верхней части штатного расписания в строке «Штат в количестве». Результат по графе 9 является фондом оплаты труда в организации и может изменяться в большую (в случае работы в выходные дни или сверхурочно) или меньшую (когда сотрудники находятся на больничном, в отпуске за свой счет и т.д.) сторону.

Вопрос: Как правильно указать размер почасовой оплаты труда работника в штатном расписании?

Условие о ее размере указывается в графе 5, в которой отражается почасовая ставка (_____ руб/ч). При этом в столбце с примечанием указывается «Повременная система оплаты труда», а в графе 9 — число, которое получается при умножении установленной работодателем ставки _____ руб/ч на среднемесячное число рабочих часов.

Утверждаем штатное расписание и вносим в него изменения

По общему правилу оно утверждается приказом или распоряжением руководителя учреждения. Реквизиты этого документа (дата и номер) заносятся в шапку формы Т-3. Об этом говорится не только в Постановлении N 1, но и в Единых рекомендациях по установлению на федеральном, региональном и местном уровнях систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2015 год <3> (п. 19) и в иных ведомственных актах (см., например, п. 4.1.5 Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной Приказом МЧС России от 03.12.2014 N 670).
———————————
<3> Утверждены Решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 24.12.2014, протокол N 11.

Однако нормативно-правовыми актами может быть установлен особый порядок утверждения штатного расписания. Например, согласно п. 10 Порядка утверждения штатных расписаний, утвержденного Приказом МЧС России от 24.09.2008 N 563, разработанные штатные расписания представляются на утверждение:
— казенными учреждениями центрального подчинения — соответствующему замминистра РФ по делам ГО и ЧС и ликвидации последствий стихийных бедствий по подчиненности через Организационно-мобилизационный департамент МЧС;
— территориальными подразделениями ГПС МЧС и Государственной инспекции по маломерным судам МЧС — начальникам главных управлений МЧС по субъектам РФ.

К сведению. После утверждения штатных расписаний для некоторых учреждений установлена необходимость их регистрации. Регистрация оформляется путем нанесения в верхнем правом углу титульного листа надписи о номере, под которым данное расписание зарегистрировано в журнале учета регистрации штатных расписаний, штатной численности зарегистрированных должностей и фонде должностных окладов (тарифных ставок). В некоторых случаях подлежат регистрации и изменения, вносимые в штатное расписание.

Иногда во время работы возникает необходимость переименовать должность или структурное подразделение, ввести новый (или исключить) отдел или штатную единицу, изменить размеры окладов или надбавок и пр. В таком случае необходимо внести изменения в штатное расписание. Такое действие можно оформить двумя способами:
— издать приказ о соответствующем изменении;
— утвердить новое штатное расписание.
Полагаем, что при любом изменении удобнее утверждать новое расписание, чтобы не заглядывать лишний раз в другие документы, а сразу видеть новую структуру, должности и др. Приказ о внесении изменений издается в любом случае. Затем издается приказ об утверждении нового штатного расписания, причем следует указать дату, с которой новое расписание вступает в действие.
Обратим внимание на нюанс, связанный с исключением из штатного расписания структурных подразделений или штатных единиц. В таком случае происходит сокращение численности или штата работников. Если сокращаются вакантные должности, то расписание просто корректируется приказом. А если сокращаются должности, занятые работниками, необходимо соблюдать процедуру сокращения, определенную ст. 180 ТК РФ: уведомить работников персонально и под роспись о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца. Причем изменения или новое штатное расписание не могут вступить в силу ранее двух месяцев с момента уведомления.
Если изменяются размеры окладов, наименования должностей или структурных подразделений, надо уведомить работников об этом. Если работники согласны на изменения, соблюдается порядок, установленный ст. 72 ТК РФ, то есть заключаются дополнительные соглашения к трудовым договорам. Если же работники не согласны, изменения вносятся в порядке ст. 74 ТК РФ. При отказе сотрудника работать в новых условиях ему должна быть предложена другая имеющаяся работа. В случае отсутствия такой работы или отказе от предложенного трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Сроки хранения

Как и любой другой документ, образующийся в деятельности организации, штатное расписание хранится в течение определенного срока. Какого? Для ответа на вопрос обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденному Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Согласно пп. «а» п. 71 данного Перечня штатное расписание должно храниться в организации постоянно. То есть если учреждение утвердило новое штатное расписание, это не значит, что нужно избавляться от старого, уже недействующего.
Проекты штатных расписаний должны храниться пять лет (п. 72 Перечня), переписка по разработке и изменению — три года после утверждения (п. 73 Перечня). А вот штатные расстановки — 75 лет (п. 74 Перечня).

К сведению. Штатная расстановка — документ, аналогичный штатному расписанию, но с указанием фамилий, имен и отчеств работников, занимающих определенные должности. Применение штатной расстановки помогает отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя в случае, если одна должность делится между несколькими работниками.

Подведем итог

В заключение рекомендуем вам не игнорировать штатное расписание, а отнестись к его составлению со всей ответственностью, ведь этот документ поможет обосновать отказ в приеме на работу, сокращение численности или штата работников, правильность установления окладов и тарифных ставок. Да и контролеры практически всегда требуют штатное расписание для проверки.

>Так является штатное расписание локальным нормативным актом или же нет?

Что это такое — ЛНА?

Трудовой кодекс РФ не содержит чёткого определения ЛНА. Однако на основании статьи 8 ТК РФ можно сделать вывод о том, что такие документы содержат нормы трудового права и принимаются работодателями (организациями и ИП) на основе трудового законодательства и коллективных соглашений.

Среди видов ЛНА, как правило, выделяют документы, устанавливающие:

  1. концепцию защиты персональных данных;
  2. порядок трудового режима;
  3. систему оплаты труда;
  4. основы вводного инструктажа;
  5. положения об охране труда;
  6. порядок аттестации работников;
  7. должностные обязанности;
  8. нормы возмещения затрат, связанных с командировками;
  9. очерёдность отпусков и т.д.

Важно! Не допускается применение локальных актов, нормы которых ухудшают положение работников по сравнению с положениями, установленными трудовым законодательством и подзаконными актами.

Также противоправно руководствоваться локальными нормативными актами, принятыми без учёта мнения профсоюза.

Вместе с тем по причине того, что перечень ЛНА не оговорен Трудовым кодексом, отнесение тех или иных документов к ЛНА нередко вызывает споры.

Например, можно столкнуться с таким мнением, что коллективные соглашения и договоры тоже относятся к ЛНА. Однако, исходя из сущности коллективных договоров и соглашений, раскрытой в главе 7 ТК РФ, следует вывод о том, что ЛНА и договоры являются разного рода документами. Если первые – это единоличное волеизъявление работодателя, то последние выступают в качестве некого свидетельства о достигнутой договорённости между работодателем и подчинёнными.

Также обстоят дела и со штатным расписанием. На вопрос о том, относится ли оно к локальным нормативным актам, и почему, ответим ниже.

Какой закон поможет найти ответ на вопрос?

Штатное расписание содержит в себе структуру компании, численность персонала, названия подразделений, применяемые должности и профессии. Соответственно, этот вид документа связан с трудовой деятельностью внутри конкретной организации.

Значит, чтобы выяснить, относится это расписание к локальным нормативным актам или нет, необходимо пользоваться Трудовым кодексом РФ.

Учитывая, что прямой ответ в законах отсутствует, лучшим решением для поиска ответа станет использование официальных разъяснений Министерства труда и социальной защиты РФ, а также изучение судебной практики.

Относится ли туда основной документ предприятия?

Роструд неоднократно публиковал письма, в которых содержится ответ на интересующий нас вопрос:

Информация, представленная данным исполнительным органом государственной власти, однозначно даёт понять, что штатное расписание является локальным нормативным актом.

Однако судебные решения не всегда согласованы с этим мнением. Например, Иркутский областной суд при вынесении Апелляционного определения от 8 мая 2013 года по делу 33-3491/13 посчитал безосновательной жалобу истца, строящейся на том, что штатное расписание приходится локальным нормативным актом.

Справка! В России официально отсутствует прецедентное право, поэтому рекомендуем придерживаться мнения Роструда как органа, осуществляющего правоприменительные функции в области труда.

Какое значение это имеет для организации?

Руководство компании рассматривает проблему классифицирования штатного расписания с той точки зрения, нужно ли с ним знакомить нового сотрудника при оформлении на работу.

Несмотря на то, чьему мнению придерживаться: исполнительных или судебных органов, однозначно работодатель не обязан это делать.

Хотя Роструд относит к ЛНА штатное расписание, но оговаривает то, что оно не связано напрямую с трудовой деятельностью. Это значит, что знакомить или нет нового работника с содержанием такого документа, является свободным выбором организации.

При этом обязанность возникнет только тогда, если таковое условие прописано в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Таким образом, штатное расписание относится к ЛНА. При этом если предпосылка возникновения вопроса серьёзнее, чем вопрос о изучении штатного расписания принятым на работу сотрудником, лучше составить официальный запрос в Роструд. Впоследствии разъяснение может пригодиться в суде.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.

В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:

  • организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
  • распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
  • справочно-информационные документы;
  • документы по личному составу;
  • договорная документация.

Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.

На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.

В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):

  • «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
  • «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».

Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):

  • «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
  • «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».

В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.

Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.

Пример СвернутьПоказать

В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).

Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.

Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.

Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.

Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно. Подробнее http://pedagogru.ru Чем отличается регламент от положения

Регламент – это технический документ, который фиксирует свод правил, обязательных для использования в определённой отрасли. Они могут касаться как отдельно взятой организации, так и целого союза государств (техрегламенты стран Таможенного Союза). Как привлечь удачу и деньги
Положение – это свод взаимосвязанных норм, которые регламентируют узкую область жизни организации, общества или государства. Они определяют порядок формирования и обеспечения работы учреждения. Документ определяет порядок действий (выборы президента, парламента) или статус должностного лица (депутат, военнослужащий).

Требования

Каким должен быть регламент? Взаимодействие между отделами бухгалтерии и экономической службы, кадровиками и расчетно-плановым подразделением, другими структурными единицами предприятия неизбежно в процессе деятельности. При этом контакт сотрудников должен обеспечивать реализацию поставленных задач в максимально короткий срок. Образец регламента взаимодействия между отделами , в первую очередь, должен быть доступным для исполнителей. Если лицо, ответственное за его разработку, распишет все положения, но подчиненные ничего не смогут понять, смысла в документе не будет никакого. В этой связи, формируя , следует принимать во внимание три ключевых принципа:

  1. Документ составляется на основании модели бизнес-процесса. Качество регламента будет прямо зависеть от тщательности проработки схемы.
  2. Структура документа определяется моделью процесса. Все пункты схемы должны присутствовать в регламенте.
  3. Изложение информации осуществляется официальным, сухим языком. В тексте документа рекомендуется использовать короткие простые предложения. Формулировать положения следует однозначно. Все аббревиатуры и термины необходимо расшифровывать.

>Цели

Образец регламента взаимодействия между отделами обеспечивает:

Особенности внедрения

Для введения нового регламента необходимо:

  1. Признать предыдущие документы утратившими силу.
  2. Внести новые локальные акты для активации регламента.
  3. Разработать документы, необходимые для применения утвержденных правил.
  4. Доработать или внедрить новые модули автоматизированных информационных баз.
  5. Изготовить бланки неунифицированных документов.
  6. Изменить или дополнить штатное расписание.
  7. Найти кандидатов на новые должности, назначить или перевести работников.
  8. Обучить исполнителей новым правилам.
  9. Провести разъяснительную работу с сотрудниками.
  10. Осуществить пробное внедрение регламента.
  11. Откорректировать текст по результатам опытного исполнения.
  12. Ввести в действе окончательный вариант документа.
  13. Определить процедуры по контролю качества регламента.

После того как определены мероприятия по внедрению документа, руководитель издает приказ. Следует отметить, что в связи с продолжительностью мероприятий дата утверждения и непосредственного введения регламента в действие будут отличаться. Рассмотрим далее основные ошибки, которые допускают сотрудники при составлении документа.

Ответственность и контроль

В регламенте должно присутствовать указание на возможность применения санкций к лицам, не исполняющим положения. Ответственность допускается в рамках законодательства. Она может быть уголовной, административной или дисциплинарной. В обязательном порядке указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, осуществляющего контроль исполнения регламента.

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).

2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности

Этот раздел заполняется на основании карточки процесса . Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
— поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
— продление срока службы оборудования.

Требования к результату:
Отремонтированное оборудование работает исправно;
Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).

Показатели эффективности:
Время простоев;
Срок службы оборудования;
Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход: служебная записка от РП о начале тендера
Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …

Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте «Заключение договора».

Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.

2.3. Участники процесса

2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).

2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:
3. Правила В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):
Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:
Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.
Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

Каждое предприятие может вести собственную деятельность по уникальной схеме, но в обязательном порядке предполагается использование целого комплекса документов. Среди часто используемых видов документации на уровне организаций значатся положения, регламенты, порядок. Несмотря на похожие функции, предполагаются серьезные отличия, которые определяют тонкости решения различных вопросов. Желая лучше понять отличия и предназначение всех документов, рассмотрение вопроса рекомендуется начать с общего списка функций документов.

Какими функциями обладают документы?

Любой документ является полифункциональным , потому он позволяет успешно реализовывать разные задачи предприятия, основывать управления персоналом и всеми рабочими процессами на юридическом уровне. Основной задачей является хранение юридически значимой информации в текстовом виде, а затем – передача.

Функции документа принято подразделять на общие (свойственные любому виду документации), а также специфические (проявляющиеся только при определенных обстоятельствах).

Общие функции:

  1. Информационная . Вне зависимости от того, что же рассматривается, порядок или положение, предполагается обязательное сохранение информации с ее дальнейшим распространением на уровне предприятия.
  2. Социальная . В обязательном порядке предполагается выражение социальных потребностей коллектива организации.
  3. Фиксация . Любой документ позволяет фиксировать информацию о принятых решениях и результатах функционирования предприятия. В то же время фиксация всей информации может происходить на различных уровнях.
  4. Кумулятивная . Любой документа позволяет собирать определенную информацию, а затем – упорядочивать ее. В результате все текстовые материалы сохраняются для сотрудников организации.

Вышеперечисленные общие функции объединяют порядок и положения, которые чаще всего используются при организации предпринимательской деятельности.

Специфические функции используются для выделения различных групп документов: организационные, плановые, правовые, научные (архивные). Порядок и положение принято относить к организационным документам, так как предполагается определение особенностей предприятия и его сферы деятельности, имеющихся рабочих задач.

Несмотря на похожие общие функции, крайне важно понимать, что же представляет собой порядок и положение, ведь только в этом случае можно правильно сформировать аппарат делопроизводства и гарантировать не только соответствие законодательным нормам, но и возможность для успешного развития компании.

Порядок и положение: разница

Порядок и положение – это организационная документация технического характера, которая создается при соответствующих потребностях. Документы дополняют друг друга и обладают многочисленными точками пересечения. Положение может создавать общую основу для определенного направления жизни предприятия или общества, а порядок – описывать тонкости определенных рабочих процессов и создавать акценты на важных моментах .

В порядке присутствует детализация, дополненная конкретными нюансами и техническими аспектами. Положение способно только создавать правовое поле для деятельности и юридических отношений, потому конкретизация обладает меньшей степенью проявления.

Порядок направлен на прямое действие, потому какие-либо дополнительные уточнения уже не требуются, ведь последовательность целенаправленных действий для решения поставленной задачи прописывается изначально. В некоторых случаях порядок содержит в себе дополнительные конкретные моменты: срок.

Порядок может быть составляющей регламента, являющегося одним из самых важных документов любой компании.

Порядок и положение: в чем заключаются отличия?

  1. Круг вопросов, которые обсуждаются. Положение может устанавливать только общие правила. Порядок требуется для уточнения специфики мероприятия, которое должно быть проведено.
  2. Степень детализации рассматриваемых вопросов. Порядок может использоваться не только для конкретизации особенностей мероприятия и сроков, но и может вносить ясность в любые спорные вопросы, условия рабочего процесса. Положения не обладают нужной степенью детализации.
  3. Сущность. Положение требуется для рассмотрения определенных вопросов или моментов процедуры, рабочей деятельности. Порядок представляет собой документ, который включает подробное описание этапов проводящегося мероприятия, требования, которые должны быть непременно исполнены.
  4. Наличие технических требований. Характер положения является общим. Порядок должен содержать в себе ответы на конкретные вопросы.

Говорят, что на двух юристов приходится три мнения, и это действительно так. Для создания инструкций существуют положения и регламенты, которые значительно отличаются друг от друга. Но поскольку большая часть таких документов издаётся для внутреннего использования в организациях, понять их природу бывает затруднительно.

1. Делопроизводство в организации

^ 6. Распоряжение — это:
а. правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано;
б. одно из правомочий собственника какого-либо имущества;
в. правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа в целях разрешения кадровых вопросов;
г. властное требование о выполнении действий, обращенное к лицу, обязанному их выполнить;
^ 7. Указание — это:
а. Распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов;
б. Организационный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов;
в. Справочно-информационный документ методического характера, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.
г. Методический документ, издаваемый органами государственного управления по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов;
^ 8. Постановление — это:
а. документ, который издают высшие органы государственной власти, образуемые при органах власти;
б. решение, вынесенное судом в строгом соответствии с законом, соблюдением процессуальной формы, наравне с другими решениями суда вступающее в законную силу и носящее обязательный характер;
в. методический документ, в котором суд аргументирует свое решение по конкретному уголовному делу;
г. одна из форм решения суда;
^ 9. Решение — это:
а. распорядительный документ коллегиального органа управления;
б. организационный документ коллегиального органа управления;
в. методический документ коллегиального органа управления;
г. информационно-справочный документ коллегиального органа управления;

    ^ 10. На какой срок действия рассчитаны распоряжения?

а. длительный, кратковременный и для быстрого решения конкретного вопроса;
б. кратковременный;
в. без срока;
г. длительный
Тема 5. Информационно-справочные документы
^ 1. Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»
а. подтверждение или описание тех или иных фактов и событий
б. подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора
в. подробный ход какого-либо мероприятия
г. перечень мероприятий
^ 2. Автором служебного письма является…
а. организация, фирма, от имени которой посылается письмо
б. должностное лицо, которое посылает письмо
в. исполнитель, который готовит письмо
г. лицо, отправившее письмо
^ 3. К какой группе документов относится протокол?
а. К справочно-информационным
б. К распорядительным
в. К личным
г. К организационным
^ 4. Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?
а. Наименования вида документа
б. Наименования учреждения-автора
в. Заголовка к тексту документа
г. Адресата
^ 5.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…
а. протокол
б. акт
в. приказ
г. докладная записка
^ 6. Реквизит служебного письма — это…
а. его отдельный элемент
б. часть текста письма
в. фирменный бланк
г. штамп организации, написавшей письмо
^ 7.К какой группе документов относятся справка и доклодная записка?
а. К справочно-информационным
б. К личным
в. К распорядительным
г. К организационным
^ 8. Резолюцию на служебном письме можно писать…
а. на свободном от текста месте
б. по тексту письма
в. на отдельном листе бумаги
г. в отдельном специальном журнале
^ 9. Объяснительная записка подписывается…
а. руководителем предприятия, организации
б. составителем
в. председателем и членами комиссии
г. секретарем руководителя
^ 10. Текст акта должен заканчиваться…
а. отметкой о приложении к документу
б. рассылкой по экземплярам
в. подписями
г. печатью
Тема 6. Документы по личному составу
^ 1. При передаче дел в архив заверительную подпись на «листе-заверителе дела» ставит :
а. составитель
б. получатель
в. отправитель
г. руководитель
^ 2. Причина, по которой заявление не пишется :
а. прогул
б. увольнение
в. прием
г. перевод
д. очередной отпуск
3. В течение какого времени, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку на вновь принятого сотрудника :
а. 5 дней
б. 1 неделя
в. 3 дня
г. по окончании испытательного срока
^ 4.Что можно отнести к дополнительным условиям трудового договора :
а. предоставление дополнительного отпуска
б. оплата труда
в. должность
г. срок действия трудового договора
^ 5. В течение какого времени работник должен быть ознакомлен с приказом о приеме на работу :
а. в течение 3 дней
б. в день издания приказа
в. по истечении 3 дней
г. в течение 5 дней
^ 6. Срок хранения приказов по личному составу составляет :
а. 75 лет
б. 60 лет
в. 70 лет
г. 55 лет
7. На основании какого документа вносятся записи в трудовую книжку :
а. приказ
б. личное заявление
в. акт
г. служебная записка руководителя подразделения
^ 8. Что подтверждает основной трудовой стаж работника :
а. данные ПФ РФ
б. справка с места работы
в. трудовая книжка
г. выписка из приказа
^ 9.В какой срок работник, оповестивший работодателя о своем увольнении, имеет право отозвать свое заявление :
а. до истечении срока предупреждения об увольнении
б. за 2 дня
в. за 3 дня
г. за 1 день
^ 10. Какие данные не фиксируются в трудовой книжке :
а. данные о взысканиях
а. сведения о работе
в. информация о смене имени или фамилии
г. данные о поощрениях
Тема 7. Организация делопроизводства
1. Канцелярия — это:
а. самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим, подчиняющимся непосредственно руководителю организации;
б. самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся главному бухгалтеру организации;
в. самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое секретарем, подчиняющимся непосредственно руководителю организации;
д. подотчетное структурное подразделение, возглавляемое заведующим, подчиняющимся непосредственно главному бухгалтеру;
^ 2. Какие бывают формы работы с документами:
а. централизованная, децентрализованная и смешанная;
б. централизованная и децентрализованная;
в. смешанная и централизованная;
г. длительный, кратковременный и без срока;
^ 3. Инструкция по документированию управленческой деятельности — это:
а. нормативный документ конкретной организации, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами;
б. нормативный документ вышестоящего органа власти, определяющий порядок, правила, способы, формы и процессы работы с документами;
в. нормативный документ вышестоящего органа власти, определяющий правила работы с документами;
г. должностная инструкция начальника отдела делопроизводства (секретариата).
^ 4. Табель форм документов — это:
а. перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования;
б. перечень входящих и исходящих документов, включающий описание их формы и адресатов;
в. перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику юридического статуса;
г. перечень документов, обязательный для управленческой деятельности любой организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования;
^ 5. Регистрация документов — это:
а. запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации;
б. запись необходимых сведений о документах в журнал «Входящих и исходящих документов» с последующим проставлением даты регистрации;
в. запись необходимых сведений на документах;
г. внесение в регистрационную ведомость входящих данных о документах.
^ 6. Индексация в делопроизводстве — это:
а. проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения;
б. проставление необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их хранения;
в. проставление порядковых (регистрационных) номеров на документах при регистрации, указывающих место их исполнения;
г. проставление порядковых (регистрационных) номеров, указывающих место их исполнения и хранения;
^ 7. Какую форму регистрации документов используют организации, где документооборот менее 500-600 документов год?
а. журнальную;
б. карточную;
в. компьютерную;
г. архивная.
^ 8. Справочная картотека состоит из:
а. карточек на неисполненные документы и карточек на исполненные документы;
б. карточек на неисполненные документы;
в. карточек на исполненные документы;
г. карточек на входящие и исходящие документы.
^ 9. Сроки исполнения документов бывают:
а. типовыми и индивидуальными;
б. типовыми;
в. срочными и бессрочными;
г. индивидуальными.
^ 10. Контроль за временем исполнения документов, соответствии экземпляров, подписей осуществляет:
а. служба ДОУ;
б. руководители всех рангов;
в. исполнители документов;
г. исполнители документов и служба ДОУ.
Тема 8. Структура и объем документооборота
^ 1. Организация работы с документами — это:
а. организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;
б. обеспечение движения документов в службе ДОУ, их использования в справочных целях и хранения;
в. обеспечение движения документов в структурном подразделении организации, их использования в справочных целях и хранения;
г. организация приема и отправки входящей и исходящей документации.
^ 2. Из каких потоков состоит документооборот?
а. входящих, исходящих и внутренних документов.
б. поступающих и отправляемых документов;
в. входящих и исходящих документов;
г. внутренних и исходящих документов;
^ 3. Какие документы не вскрываются при их поступлении?
а. с пометкой «личное» и адресованные общественным организациям.
б. адресованные руководителю организации;
в. анонимные;
г. с пометкой «личное»;
^ 4. Какие документы не подлежат регистрации службой ДОУ?
а. формы статистической отчетности;
б. входящие письма;
в. исходящие письма;
г. приказы.
^ 5. Что включает в себя «отметка о поступлении»?
а. дату поступления и номер;
б. дату поступления и подпись;
в. номер и подпись;
г. дату поступления, подпись, номер дела.
^ 6. Что включает в себя «Резолюция»?
а. кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дату;
б. кому, что сделать, дату;
в. к какому сроку, что сделать и подпись руководителя;
г. кому, что сделать, к какому сроку и подпись руководителя.
^ 7. Какие этапы включает в себя обработка исходящих (отправляемых) документов?
а. составление проекта документа, согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо),регистрация корреспонденции, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;
б. составление проекта документа, согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо), отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;
в. согласование проекта, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо),регистрация корреспонденции, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;
г. составление проекта документа, проверка правильности оформления документа, подписание или утверждение (если необходимо),регистрация корреспонденции, отправка документа адресату, подшивка второго экземпляра в дело;

Локальный документ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *