Компенсация за использование автомобиля

Ситуация: по приказу директора работник предприятия направлен в командировку. Для выполнения производственного задания использован личный автомобиль работника. Во время поездки автомобиль был несколько раз заправлен на АЗС, о чем свидетельствуют чеки, приложенные к авансовому отчету. Можно ли компенсировать работнику расходы на приобретение ГСМ?

Главные тезисы:

  • важно правильно оформить взаимоотношения относительно использования автомобиля работником и документально подтвердить расходование ГСМ на хозяйственные нужды. Если этого не сделать, есть риск признания компенсации стоимости горючего дополнительным благом работника и следующими из этого налоговыми последствиями. Кроме того, предприятие не будет иметь права на налоговый кредит относительно приобретения бензина;
  • расходы работника в командировке (в т. ч. на приобретение ГСМ за собственный счет) не являются объектом обложения НДФЛ и военным сбором только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов;
  • для корректного отражения хозяйственных операций в учете и списания ГСМ целесообразно использовать путевые листы.

Содержание

В командировку на личном авто: каким договором это оформить

Рассмотрим наиболее распространенные варианты юридического оформления таких взаимоотношений.

Аренда автомобиля

Вопросы аренды транспортного средства (далее – ТС) регулируются ст. 798–805 Гражданского кодекса (далее – ГК) и ст. 283–291 Хозяйственного кодекса (далее – ХК).

Договор аренды авто заключается в письменной форме. А если хотя бы одна из сторон является физическим лицом, договор необходимо также нотариально удостоверить (ст. 799 ГК). В ином случае такой договор будет считаться недействительным (ст. 215 ГК).

Обратите внимание: ГК не делает исключений для случаев, когда одной из сторон договора является физлицо-предприниматель. Исходя из этого, если одна из сторон – предприниматель, договор аренды ТС подлежит нотариальному удостоверению. Однако судебная практика сложилась так, что удостоверять такой договор у нотариуса не нужно (см. п. 2.11 постановления пленума ВХСУ от 29.05.13 г. № 12 «О некоторых вопросах практики применения законодательства об аренде (найме) имущества»).

Поэтому для того чтобы арендовать автомобиль работника, нужно обратиться к любому нотариусу, который предоставит договор заготовленной формы. Для оформления сделки собственнику автомобиля надо иметь документы, подтверждающие право собственности на него (в частности, свидетельство о регистрации ТС, где собственником указан работник).

Изучая договор аренды автомобиля, обязательно убедитесь, что он содержит все существенные условия (согласно ст. 284 ХК):

  • объект аренды (марка, модель, год выпуска, цвет, номер двигателя, кузова, шасси, регистрационный номер, где и кем зарегистрирован и другие характеристики). Кроме того, рекомендуем указать общую стоимость автомобиля на момент подписания договора, его техническое состояние, цель аренды;
  • срок действия договора. Предельный срок для договора аренды транспорта не определен, поэтому стороны сами решают, на какой срок он заключается. Но если они забыли установить срок аренды, то договор считается заключенным на неопределенный срок. Тогда сторона имеет право отказаться от договора в любое время, письменно предупредив об этом другую сторону за один месяц до желаемой даты прекращения (ст. 763 ГК).
    Кроме того, целесообразно прописывать в договоре порядок пролонгации договора (автоматически или по согласованию сторон), уведомление арендатора об окончании срока его действия и срок направления такого уведомления, а также порядок досрочного расторжения договора с четким определением ситуаций, при которых это возможно;
  • арендная плата. Здесь стороны должны определить размер арендной платы, порядок ее изменения/пересмотра/индексации, форму оплаты (денежная или натуральная), вариант ее получения (наличностью в кассе или в безналичной форме на расчетный счет), периодичность внесения платы.

По общему правилу арендная плата вносится ежемесячно (ч. 5 ст. 762 ГК). Однако эта норма не является императивной, то есть стороны имеют право предусмотреть в договоре аренды и другие сроки. Учтите: если вы не укажете конкретную периодичность, то она считается ежемесячной (ч. 5 ст. 762 ГК).

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/54307-0

Могут ли стороны договориться о бесплатном пользовании автомобилем по договору аренды?

Нет, не могут, ведь аренда априори не может быть бесплатной. Запомните: по договору аренды арендатору имущество передается в пользование за плату (ч. 1 ст. 759 ГК). Если речь идет о бесплатном пользовании, то это уже не аренда, а ссуда. А суть договора следует из его условий, а не из названия. Следовательно, договор аренды должен предусматривать плату за пользование.

Кроме существенных условий в договор аренды ТС следует также включить условия, касающиеся: страхования; определения стороны, которая осуществляет расходы; ремонта и улучшения автомобиля; субаренды, порядка возврата автомобиля и т. п.

Обращаем внимание: если предприятие арендует автомобиль у своего руководителя, следует, чтобы договор от имени предприятия подписывал кто-то другой, например его заместитель. Ведь согласно ч. 3 ст. 238 ГК представитель не может совершать сделку от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или интересах лица, представителем которого он одновременно является, за исключением коммерческого представительства. Поэтому желательно, чтобы такой договор от имени предприятия подписывало другое лицо, уполномоченное на эти действия руководителем предприятия.

Факт передачи автомобиля оформляют актом приемки-передачи. Форма такого документа официально не утверждена. Поэтому предприятие-арендатор может разработать ее самостоятельно. Главное – зафиксировать в этом документе обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996). Именно с момента подписания акта (если иное не установлено договором) начнется отсчет срока пользования таким объектом.

Если стороны не составили этого акта, считается, что фактического пользования объектом аренды не было, а следовательно, арендодатель не имеет права требовать от арендатора уплаты арендных платежей (см. постановление Хозяйственного суда Черниговской области от 14.06.16 г. по делу № 927/470/16).

По аналогичному порядку придется оформлять и возврат автомобиля после окончания срока действия договора аренды от арендатора-сельхозпредприятия к арендодателю-физлицу.

Хотя арендные платежи взимаются на основании договора аренды, контролирующие органы настаивают: регулярные суммы арендной платы нужно подтверждать еще и актами приемки-передачи арендных услуг. В общем, с позиции ГК, договор найма (аренды) не относится к договору о предоставлении услуг (см. письмо Минюста от 23.02.04 г. № 8-11-19). Однако налоговое законодательство фактически приравнивает предоставление имущества в аренду к услуге. Исходя из вышеупомянутого, основанием для начисления расходов по арендным платежам должен быть акт оказанных услуг.

Ссуда при использовании авто

Регулируются такие правоотношения гл. 60 ГК. Сторонами договора ссуды являются ссудодатель и пользователь. Это могут быть как физлица, так и юрлица.

Как уже понятно, особенностью договора ссуды является его безвозмездность. Но не забывайте, что на это нужно прямо указать в договоре, например так: «Пользование предметом ссуды (автомобилем) осуществляется бесплатно» или «Плата за пользование предметом ссуды не взимается. Пользование происходит бесплатно». В ином случае не выполняется основное условие заключения именно договора ссуды (ч. 2 ст. 827 ГК), и такой договор автоматически переходит в разряд арендных.

Существенные условия договора ссуды такие же, как и договора аренды: предмет, цена и срок его действия (ст. 180 ХК). Кроме того, в договор можно включить дополнительные условия, в частности о ремонте и улучшении авто, страховании, субаренде и другие, важные для сторон условия.

Обратите внимание: договор ссуды ТС, кроме наземного самоходного ТС, если хотя бы одной из его сторон является физлицо, подлежит нотариальному удостоверению (ч. 4 ст. 828 ГК).

Вместе с тем действующее законодательство не объясняет, что такое «наземное самоходное транспортное средство». Дается расшифровка только термина «наземные транспортные средства» (ст. 1 Закона от 01.07.04 г. № 1961-IV). Этим пробелом в законодательстве пользуются проверяющие, которые отрицают действительность договоров ссуды, заключенных с физлицом без участия нотариуса.

Заметим, что суды большей частью становятся на сторону субъектов хозяйствования и признают, что автомобиль относится к наземным самоходным ТС. Подобная позиция изложена в судебных решениях по делам: № 812/1818/17, принятое Луганским окружным административным судом от 29.01.18 г.; № 812/1821/17, принятое Луганским окружным административным судом от 29.01.18 г.; № 822/59/15, принятое Хмельницким окружным административным судом от 17.02.15 г.

Передача и возврат автомобиля по ссуде подтверждается актом приемки-передачи.

Как и в случае с арендой, нельзя допускать, чтобы договор ссуды от обеих сторон (как ссудодатель и как пользователь) подписывало одно и то же лицо. Итак, если автомобиль в безвозмездное пользование передает директор предприятия, то он должен делегировать право подписи от имени предприятия другому работнику.

Выплата компенсации за использование автомобиля на основании договора

Согласно нормам ГК договоренность между предприятием и работником об использовании автомобиля с компенсацией за это не подпадает под определения ни одного из видов договоров. Но ч. 1 ст. 6 ГК дает право сторонам заключать договоры, которые не предусмотрены актами гражданского законодательства, но отвечают их общим принципам. То есть если стороны договорятся, то могут заключить такой договор компенсации.

Дополнительными юридическими аргументами относительно возможности этого договора является КЗоТ. В частности, в ст. 125 КЗоТ упоминается об обязательной компенсации за использование инструмента работника с производственной целью. Также в п. 3.22 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.04 г. № 5, в составе выплат, которые не входят в фонд оплаты труда, прямо упомянута компенсация за использование работником личного транспорта для производственных нужд.

Заключая такой договор, стороны должны соблюдать требования ГК. В частности, в нем нужно определить существенные условия договора, которыми согласно ст. 638 ГК являются условия о предмете договора, условиях, определенных законом как существенных или являются необходимыми для договоров этого вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению хотя бы одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Законодательством не определены существенные условия договора о выплате компенсации. Впрочем, очевидно, что стороны должны определить в таком договоре:

  • объект договора;
  • срок договора (ст. 631 ГК);
  • цену договора (ст. 632 ГК), то есть установить размер компенсации и порядок ее выплаты;
  • другие условия относительно использования автомобиля (цель использования, периодичность, время и т. п.).

Важно понимать:

Таблица для печати доступная на странице: https://uteka.ua/tables/54307-1

Компенсация (плата) за использование авто – это абсолютно самостоятельный платеж, который фиксируется в договоре и не включает в себя компенсацию эксплуатационных расходов относительно автомобиля, в том числе на горючее. Это является платой только при использовании самого авто.

На сегодня ни одной нормативный акт не предусматривает размера такой компенсации. По нашему убеждению, позицию налоговиков относительно того, что для определения суммы компенсации за основу надо брать нормы амортизационных отчислений (см. письмо ГНАУ в г. Киеве от 09.11.06 г. № 911/10/31-106 «Относительно включения в состав валовых расходов налогоплательщика расходов на возмещение стоимости услуг»), следует воспринимать как рекомендацию. Ведь как и в любом другом гражданско-правовом договоре, в договоре о компенсации размер выплат определяется на усмотрение сторон.

После заключения договора на предприятии также должен быть издан приказ относительно выплаты компенсации.

В случае применения этого варианта авто не передается предприятию (акт приемки-передачи не заключается), а остается у собственника, а также не требуется обязательного нотариального удостоверения правоотношений (ст. 209 ГК). В отличие от аренды и займа, договору о компенсации вполне может быть присуща внезапность, в частности в случае, если работнику надо выехать в срочную командировку на собственном автомобиле.

Бухгалтерский учет и налогообложение операций по передаче/возврату авто по договорам аренды, ссуды и компенсации, а также взимания зафиксированных в них платежей (т. е. арендных платежей и компенсации за пользование автомобилем) были предметом нашей консультации в «Использование автомобиля работника для хознужд: нюансы бухучета и налогообложения». Так вот, далее остановимся на компенсации стоимости горючего.

Какие документы нужны для компенсации стоимости горючего

Возмещения работнику расходов, связанных с заправкой личного автотранспорта ГСМ во время поездки в командировку, как, собственно, и других расходов, связанных с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой личного автомобиля, разд. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, не предусмотрено. Следовательно, эти расходы могут быть компенсированы работнику коммерческого предприятия только с разрешения руководителя предприятия.

Независимо от избранного варианта юридического оформления взаимоотношений между предприятием и работником относительно использования авто, для обоснованного возмещения работнику израсходованных им в командировке собственных средств на приобретение горючего одного договора мало. Во избежание нежелательных налоговых последствий должны быть в наличии первичные и другие документы, фиксирующие достоверную сумму расходов и доказывающие их связь с хозяйственной деятельностью.

То есть, чтобы предприятие возместило работнику расходы на приобретение ГСМ для собственного автомобиля в командировке, должны быть соблюдены все нормы оформления документов для выезда работника в командировку:

1. В приказе (распоряжении) руководителя предприятия о направлении работника в командировку обязательно следует указать:

  • пункт назначения и название предприятия, на которое командируется работник;
  • цель и сроки командировки;
  • факт, что командировка осуществляется на личном автомобиле работника (указать марку, государственный номер);
  • маршрут движения.

2. Для списания фактически использованных ГСМ нужно использовать путевой лист. Именно этот документ содержит данные о фактическом пробеге автомобиля, фактических расходах ГСМ, а также подтверждает производственный характер маршрута следования транспорта. И хотя на сегодня наличие путевого листа у водителя не является обязательным, для корректного отражения хозяйственных операций в учете, для контроля работы водителя и расходов горючего без такого документа тяжело обойтись.

Законодательно установленной формы путевого листа нет. И это не мешает разработать на предприятии собственную. Для легкового автомобиля за основу можно взять «старую» форму, утвержденную приказом Госстата от 17.02.98 г. № 74. В ней можно добавить или удалить строки в зависимости от необходимости. Главное, чтобы документ содержал все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

В путевом листе нужно указать детальный маршрут и данные о движении ГСМ: остаток горючего на начало и конец поездки, заправку на протяжении поездки.

3. Работник должен предоставить подтверждающие документы (оригиналы!) для компенсации расходов, в частности чеки с АЗС. Важно, чтобы чеки с АЗС были из пунктов прохождения по маршруту командировки – совпадать с маршрутом путевого листа. Иначе это вызовет вопрос у контролеров.

4. Нужно позаботиться о надлежащем составлении Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет). Утвержденный руководителем Отчет будет основанием для возмещения работнику собственных средств, израсходованных в интересах предприятия (см. Обобщающую налоговую консультацию, утвержденную приказом Минфина от 26.04.19 г. № 181, далее – ОНК № 181; ОИР, категория 103.04).

Этот пакет документов подтверждает срок командировки, использования личного авто в интересах компании и расходы в пути.

Налогообложение: компенсация за использование автомобиля, расходы на ГСМ

Налог на прибыль

Этот налог исчисляется, исходя из бухгалтерского финрезультата до налогообложения согласно П(С)БУ или МСФО, откорректированного на разницы, предусмотренные ст. 138–141 Налогового кодекса (далее – НК). Разницы могут не применяться предприятиями с годовым доходом до 20 млн грн (пп. 134.1.1 НК).

Расходы на ГСМ, понесенные работником в командировке в хозяйственных целях, согласно П(С)БУ 16 «Расходы» признаются в бухучете, а следовательно, сумму таких расходов учитывают для определения объекта обложения налогом на прибыль. Вместе с тем разд. ІІІ НК не предусматривает корректировок финрезультата в таких ситуациях, даже на сумму превышения расходов горючего над Нормами расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными приказом Минтранспорта от 10.02.98 г. № 43 (далее – Приказ № 43, Нормы № 43) (см. письмо ГФС от 09.06.15 г. № 11999/6/99-99-19-01-01-15).

То есть стоимость приобретенного и использованного в командировке на собственном автомобиле работника бензина в бухгалтерском учете попадет в расходы предприятия в полной мере.

НДС

Предприятие будет иметь право на налоговый кредит в случае приобретения бензина. И не будет начислять налоговое обязательство согласно п. 198.5 НК в случае документального подтверждения его использования в хозяйственной деятельности.

Здесь важно помнить:

  • включить суммы НДС в налоговый кредит можно на основании кассовых чеков, которые содержат сумму полученных ГСМ, общую сумму начисленного налога (с определением фискального номера и налогового номера поставщика). Вместе с тем общая сумма полученных товаров не может превышать 200 грн за день без НДС (пп. «б» п. 201.11 НК);
  • в случае превышения этого ограничения продавец должен выписать по требованию покупателя налоговую накладную;
  • право на налоговый кредит возникает на дату представления Отчета (ОИР, категория 101.13).

Кроме того, контролирующие органы не видят связи с хоздеятельностью предприятия в случае списания топлива свыше нормы, установленной Приказом № 43. И в случае выявления сверхнормативных расходов топлива налогоплательщики должны уменьшить отраженный относительно приобретения ГСМ налоговый кредит путем начисления налоговых обязательств на сумму сверхнормативных расходов ГСМ. База налогообложения определяется исходя из стоимости приобретения ГСМ (п. 189.1, 198.5 НК).

Заметим: суды склонны считать, что для списания ГСМ совсем не обязательно пользоваться Нормами № 43 (см., например, определения ВАСУ от 16.02.16 г. № К/800/49593/15 и от 13.04.16 г. № К/800/64715/13, постановление ВСУ от 03.04.18 г. № 817/1429/16 (К/9901/3533/17)), однако предприятие обязано разработать собственные внутренние документы, которые будут регулировать расходы ГСМ с учетом технических особенностей автомобиля, эксплуатационных норм и т. п.

Итак, если такие нормы утверждены, а расходование горючего подтверждено соответствующими первичными документами, то считается, что оно использовано в хоздеятельности.

НДФЛ и военный сбор

Следует отметить, что в случае, если работник получает компенсацию за горючее, которое он приобрел самостоятельно, налоговики усматривают налогооблагаемый доход работника (Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 05.01.17 г. № 104/6/99-99-13-02-03-15; ОИР, категория 103.02). Однако такая позиция не может быть применена, если работнику компенсируются расходы, понесенные им в командировке.

В анализируемой ситуации нужно руководствоваться подходом, изложенным в ОНК № 181 и ОИР (категория 103.04), относительно возмещения расходов, понесенных работником во время командировки за собственные средства. И согласно этой логике заполнение работником авансового отчета относительно горючего и утверждение такого авансового отчета руководителем предприятия будет свидетельствовать о хозяйственности приобретенного горючего и о компенсациях уплаченных сумм без налоговых последствий.

Однако для списания ГСМ и компенсации их стоимости работнику советуем пользоваться утвержденными нормами на их расходование. Ведь есть угроза, что сверхнормативные расходы ГСМ налоговики расценят как дополнительное благо командированного работника.

Компания «КонсалтикаПлюс» » Вопрос эксперту » Часто задаваемые вопросы » Директор использует ГСМ, какими документами оформить и какие налоги при этом возникают?

Ответ:

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).

НДФЛ и страховыми взносами компенсация и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником, не облагаются (Письмо Минфина от 23.01.2018 N 03-04-05/3235).

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании легкового автомобиля эти расходы можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, Письмо Минфина от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366):

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив (руб/мес.)

до 2 000 куб. см включительно

1 200

свыше 2 000 куб. см

1 500

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Проводки по выплате компенсации

Д 26 (20, 44) — К 73

Начислена компенсация за использование личного автомобиля

Д 73 — К 51 (50)

Выплачена компенсация за использование личного автомобиля

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

Налог на прибыль (единый налог при УСН). Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

600 руб. – для мотоциклов.

Когда сотрудник управляет грузовиком, в расходах можно учесть всю сумму.

Компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому одновременное списание компенсации и стоимости ГСМ приведет к спорам с ИФНС. Допустим, компенсация за использование личного автомобиля работника в организации равна 1200 руб. ежемесячно. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

Страховые взносы тоже не начисляются.. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Как использовать автомобиль работника по договору аренды

Договор аренды. Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды. Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Дело в том, что арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

Арендная плата устанавливается по соглашению сторон (сотрудника и работодателя). Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе. Рекомендуем установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать. Приостанавливать же договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Налог на прибыль (единый налог при УСН). Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное. ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС можно списать в расходы без проблем.

НДФЛ. У договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Страховые взносы . Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Ситуация из практики.

Вопрос:

Директор организации (ООО) ездит на служебной машине и управляет ею сам. Заправляет машину в выходные дни. График работы директора — пятидневная рабочая неделя, рабочее время с 10.00 до 18.30, рабочий день — ненормированный. Путевые листы составляются раз в месяц по форме, разработанной организацией. Нормы расходования ГСМ утверждены приказом руководителя для зимнего и летнего времени. К тому же директор пользуется платной дорогой (по дороге на работу и домой).

Принимается ли в целях налогового учета стоимость ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни (т.е. вне рабочего времени, указанного в трудовом договоре с директором), а также стоимость проезда по платной дороге?

Ответ:

Налоговый учет стоимости ГСМ по чекам АЗС

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и (или) приобретение мощности, на трансформацию и передачу энергии.

Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ прочими расходами, связанными с производством и реализацией, являются, в частности, расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Обоснованные расходы — это экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В целях признания для целей налогообложения расходов на горюче-смазочные материалы для автомобиля, управляемого и используемого директором, кроме подтверждения этих расходов первичными документами, которые свидетельствуют о факте приобретения ГСМ (например, чеками АЗС), следует документально подтвердить экономическую оправданность и производственную направленность данных расходов.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (ст. 9 Закона N 402-ФЗ). При этом первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Вместе с тем, как разъясняется в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Информация N ПЗ-10/2012), обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Соответственно, самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, как предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, так и указанные в разд. II «Обязательные реквизиты путевого листа» Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ N 152), поскольку данный Приказ был издан во исполнение требований Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (ст. 6).

Организации вправе также применять унифицированную форму путевого листа легкового автомобиля (форма N 3), утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, при необходимости добавив или удалив часть реквизитов.

Напоминаем, что на основании требований ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все применяемые организацией формы первичных учетных документов, в том числе разработанные на основе унифицированных форм, должны быть утверждены руководителем организации либо отдельным распорядительным документом, либо в составе учетной политики для целей бухгалтерского учета.

Согласно п. 10 разд. III «Порядок заполнения путевого листа» Приказа Минтранса России N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца. Соответственно, для оформления путевых листов организации вправе предусмотреть любой срок, но не более одного месяца.

Следует отметить, что в упомянутом Приказе Минтранса России в качестве обязательного реквизита путевого листа не указан маршрут следования. Вместе с тем согласно разъяснениям официальных органов информация о маршруте следования автомобиля позволяет подтвердить факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и, соответственно, служит доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода, исходя из требований ст. 252 НК РФ (Письма Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154, от 14.11.2006 N 20-12/100253, от 19.06.2006 N 20-12/54213@).

В судебных актах, в которых была поддержана позиция налоговых органов по вопросу о правильности заполнения путевых листов, уточняется, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о конкретном пути следования автомобиля с указанием наименования организации и адреса, не может подтверждать осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ в служебных целях и свидетельствовать об обоснованности этих расходов.

Такие выводы приведены в Постановлениях:

— ФАС Поволжского округа от 21.05.2013 N А55-23291/2012 (Определением ВАС РФ от 30.08.2013 N ВАС-11880/13 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ);

В то же время есть примеры судебных актов, подтверждающих, что отсутствие информации о пути следования автомобиля не может служить основанием для непризнания расходов на ГСМ. Согласно выводам судов отсутствие в путевых листах информации о маршрутах следования не дает оснований считать, что фактически организация использовала автомобиль не для служебных целей, поскольку такая информация среди обязательных реквизитов путевого листа в Приказе Минтранса России N 152 не упоминается (Постановления ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 N А55-19369/2012, ФАС Северо-Кавказского округа от 14.05.2012 N А25-1314/2011, от 31.08.2011 N А53-26379/2010, ФАС Московского округа от 29.02.2012 N А40-63465/11-116-182, от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 20.07.2010 N КА-А40/7436-10, от 26.01.2010 N КА-А40/15099-09, от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 N А56-4991/2009 и др.).

Наличие довольно обширной арбитражной практики свидетельствует о том, что отсутствие указания в путевом листе маршрута следования служебного автомобиля, включая наименование организации и адреса, может повлечь за собой возникновение налоговых рисков в отношении расходов на ГСМ.

Таким образом, представляется целесообразным включить в состав реквизитов формы путевого листа, в том числе подлежащего заполнению руководителем, кроме адреса местонахождения пункта назначения, наименование организации (учреждения), куда направлялось служебное транспортное средство.

Что касается вопроса о признании в целях налогообложения расходов на приобретение директором ГСМ по чекам АЗС, выданным в выходные дни, то, по нашему мнению, имеет значение не факт приобретения ГСМ в выходные дни, а время (период) использования этих ГСМ. Например, ГСМ приобретены в воскресенье вечером для их дальнейшего использования с начала трудовой недели в течение рабочего времени руководителя, установленного трудовым договором, что будет подтверждаться путевыми листами, которые составлены с учетом приведенных требований.

В Постановлении ФАС Московского округа от 03.02.2009 N КА-А40/96-09 была рассмотрена схожая ситуация.

Установив, что автомашины, управляемые некоторыми водителями, согласно путевым листам, выезжали из гаража не раньше 9.00, а возвращались не позднее 18.00, тогда как согласно кассовым чекам в ряде случаев бензин приобретался на АЗС либо до 9.00, либо после 18.00, налоговая инспекция сочла, что названные лица получили доход, подлежащий учету при исчислении НДФЛ. Однако в организации пояснили, что на основании приказов легковые автомобили были переданы лицам, допущенным к управлению, на ответственное хранение по месту жительства в связи с отсутствием стоянки на предприятии. Названными приказами предусмотрено, что указанным работникам расходы возмещаются по авансовым отчетам, связанным с приобретением ГСМ во внерабочее время. При этом установлено, что приобретение ГСМ во внерабочее время обосновано целью беспрепятственного выезда на линию на следующий день.

Поскольку обслуживание автотранспортного средства после возвращения с линии (работы) либо перед выходом на линию (работу), включая заправку ГСМ, является объективно необходимым действием для обеспечения непрерывности производственного процесса, суд указал, что факт перегона транспортного средства от места нахождения завода к месту жительства водителя, принявшего транспортное средство на ответственное хранение, не свидетельствует об использовании указанного средства и приобретенных на выданные под отчет денежные средства ГСМ в личных целях.

В Постановлении ФАС Московского округа от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2, в котором суд также поддержал налогоплательщика, было отмечено, что размер и связь расходов на ГСМ, в том числе приобретенных в выходные дни, с производственной деятельностью общества подтверждаются контрольно-кассовыми чеками, авансовыми отчетами водителей, приказом о сменной работе водителей.

Вместе с тем обращаем внимание на Постановление ФАС Московского округа от 03.12.2012 N А41-20691/11. По мнению налогоплательщика, учитывая разъездной характер работы директора и его заместителя, расходы на оплату бензина, автозапчастей и мойки автомобиля, а также командировочные расходы включаются в состав расходов на содержание служебного транспорта. При этом не имеет значения, что расходы понесены в выходные и праздничные дни, поскольку это не доказывает факта использования автомобиля в непроизводственных целях.

Как указал суд, признавая позицию налогоплательщика неправомерной, подотчетные лица налогоплательщика за наличный расчет оплачивали услуги по мойке автомобиля и приобретали ГСМ. Поскольку инспекция установила, что расходы понесены не в регионе деятельности общества в дни, когда работники не направлялись в командировку (в том числе в выходные и праздничные дни), а представленные документы не позволяют идентифицировать автомобили, то эти расходы не отвечают требованиям ст. 252 НК РФ как не подтверждающие их производственную направленность.

Кроме того, суд согласился с квалификацией инспекцией спорных сумм как материальной выгоды, полученной директором общества и его заместителем в виде возмещения расходов на ГСМ и услуг автомойки и подлежащей обложению НДФЛ.

Следовательно, если ГСМ использованы директором для служебных поездок в выходные дни, что должно подтверждаться надлежащим образом заполненными путевыми листами, необходимо также учитывать следующее.

Директор, с одной стороны, является руководителем — единоличным исполнительным органом организации, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовые вопросы, а с другой — он работник организации, который работает по трудовому договору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом (работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудового права в их совокупности (ст. ст. 16, 20, 56, 273 ТК РФ, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее — Закон об обществах с ограниченной ответственностью).

Работодателем по отношению к руководителю является общее собрание участников ООО или единственный участник (пп. 4 п. 2 ст. 33 Закона об обществах с ограниченной ответственностью).

Положения ст. 100 ТК РФ предусматривают возможность использования различных режимов рабочего времени, в том числе работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников.

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым по распоряжению работодателя при необходимости отдельные работники могут эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Таким образом, для работника, работающего по графику пятидневной рабочей недели, условие о ненормированности рабочего дня означает лишь эпизодическое увеличение продолжительности его рабочего времени и не может служить основанием для его привлечения к работе в выходные дни.

Аналогичный вывод следует из Письма Роструда от 07.06.2008 N 1316-6-1: введение ненормированного рабочего дня для работников не означает, что на них не распространяются правила, определяющие время начала и окончания работы, порядок учета рабочего времени и т.д. Эти работники на общих основаниях освобождаются от работы в дни еженедельного отдыха и праздничные дни.

Привлечение работников, которым установлен ненормированный рабочий день, к работе в их выходные дни должно осуществляться с применением положений ст. ст. 113 и 153 ТК РФ.

Следует помнить, что работа в условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ), в выходные и праздничные дни (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ), сверхурочная работа (ст. ст. 99, 152 ТК РФ) — это самостоятельные режимы труда в условиях, отклоняющихся от нормальных (ст. 149 ТК РФ, Письмо Роструда от 02.12.2009 N 3567-6-1). Поэтому, если служебный автомобиль, управляемый директором, будет использоваться в производственных целях в выходные дни, должен соблюдаться установленный порядок оформления привлечения руководителя к работе в выходные дни и оплаты его труда (ст. ст. 113 и 153 ТК РФ).

Несоблюдение требований названных норм ТК РФ является нарушением трудового законодательства, за которое организация может быть привлечена к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Кроме того, выполнение в отношении руководителя указанных требований трудового законодательства наряду с надлежащим заполнением путевых листов позволит признать обоснованными для целей налогообложения расходы по ГСМ, приобретенным и использованным в выходные дни для совершения служебных поездок.

Так, УФНС России по г. Москве в Письме от 19.06.2006 N 20-12/54213@ сообщило, что для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня (рабочего времени) в целях налогообложения прибыли необходимо наличие утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.

Например, в Постановлении от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2 ФАС Московского округа указал, что стоимость топлива, приобретенного в выходные дни, также соответствует критериям расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку организацией представлены приказы руководителя о сменной работе водителей.

Однако с учетом того, что руководитель является работником с особым статусом, привлечение его к работе в выходные дни, по нашему мнению, должно быть предусмотрено решением участников общества либо последние на основании протокола общего собрания участников предоставляют право руководителю самостоятельно принимать решение о работе в выходные дни и/или включают соответствующее положение в трудовой договор, заключенный с директором.

Вопрос: Организация выплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она, наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемые сотрудникам?

Ответ: Нет, не вправе, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе стоимость ГСМ.

Обоснование: На основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Эти нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 и на сегодняшний день составляют: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб. в месяц.

Таким образом, налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления налога на прибыль компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ.

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, предусмотренных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм названных компенсаций, выплачиваемых работникам за использование личных автомобилей в служебных целях. К такому выводу неоднократно приходил Минфин России в своих письмах, отвечая на аналогичные запросы налогоплательщиков (см. Письма от 10.04.2017 N 03-03-06/1/21050, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 N 03-03-06/70852).

В связи с этим считаем, что налогоплательщику гораздо выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без экипажа (ст. 642 ГК РФ). В этом случае он сможет признать в целях налогообложения большую сумму затрат, связанных с использованием автомобиля в служебных целях (при соблюдении условий ст. 252 НК РФ).

Подборка материалов по данному вопросу.

Типовая ситуация: Как выплатить и учесть компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях (Издательство «Главная книга», 2018) {КонсультантПлюс}

Вопрос: Организация выплачивает своим сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях в размерах, установленных законодательством. Вправе ли она, наряду с компенсациями, учитывать в налоговых расходах суммы ГСМ, возмещаемые сотрудникам? («Налог на прибыль: учет доходов и расходов», 2017, N 7) {КонсультантПлюс}

Если работа вашего сотрудника связана с постоянными разъездами и он готов выполнять ее на своем личном автомобиле, то вы можете заключить с ним соглашение об использовании авто работника в служебных целях и выплачивать ему за это компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Но нужно учитывать, что для легкового автотранспорта суммы таких компенсаций для целей их признания в «прибыльных» расходах сильно ограничены (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 14.08.2017 N 03-03-06/1/52036). Размер зависит от рабочего объема двигателя машины. Если он (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • не более 2000 куб. см включительно, то компенсация составит 1200 руб. в месяц;
  • более 2000 куб. см, то – 1500 руб. в месяц.

Так что с этой точки зрения работодателю, возможно, выгоднее заключить с работником договор аренды транспортного средства с экипажем.

Вместе с тем, даже заключив соглашение об использовании авто, вы, конечно, вправе платить работнику возмещение в большем размере и сумму, превышающую вышеуказанные лимиты, просто не включать в расходы для целей налогообложения прибыли. Причем сумму компенсации можно установить в твердой сумме либо ежемесячно рассчитывать по определенному алгоритму (к примеру, в зависимости от километража, пройденного машиной). В последнем случае по окончании каждого месяца нужно будет составлять бухгалтерскую справку-расчет компенсации автомобиля на основании маршрутных и платежных документов, которые в бухгалтерию должен будет передать работник.

Отметим, что компенсация за использование машины не облагается НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением между работником и работодателем. Кроме того, не подпадут под обложение НДФЛ и суммы возмещаемых расходов, связанных в эксплуатацией авто, подтвержденных документально (к примеру, за парковку транспорта в рабочее время).

Также с суммы компенсации, прописанной в соглашении, не придется начислять страховые взносы (Письмо Минфина от 23.10.2017 N 03-15-06/69146).

Что указать в расчете

В справке-расчете компенсации за использование личного автомобиля необходимо привести все цифровые данные, исходя из которых вы будете определять сумму компенсации: пройденный километраж, количество приобретенного топлива и т.д. А порядок расчета компенсации лучше прописать в соглашении с работником об использовании авто. Плюс к справке нужно будет приложить подтверждающие документы: путевые листы, чеки на покупку ГСМ и др.

Расчет компенсации за автомобиль: пример

Пред. / След. Бланк для расчета компенсации за личный автомобиль работника (скачать) Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  • Я подписчик: электронного журнала печатного журнала
  • Я не подписчик, но хочу им стать
  • Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика

Одно из условий быстрой и мобильной работы любой организации – наличие автотранспорта. Организации часто заключают соглашения с работниками об использовании личного автомобиля в служебных целях. Законодательство предусматривает различные способы оформления таких отношений.

В большинстве случаев применяют два из них: организация выплачивает работнику компенсацию или арендует у него автомобиль. В статье мы собрали ответы на все вопросы по использованию личных автомобилей работников.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может следующими способами:

  • Выплатить работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля по трудовому договору.
  • Арендовать автомобиль у работника.
  • Заключить с работником договор на оказание транспортных услуг.
  • Передать машину в безвозмездное пользование или лизинг.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫПЛАЧИВАЕТ СОТРУДНИКУ КОМПЕНСАЦИЮ ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ

Если личный автомобиль работника используется с согласия работодателя и для служебных целей, работодатель должен компенсировать износ (амортизацию) личного транспорта, а также возместить расходы, связанные с его использованием (ст. 188 Трудового кодекса РФ).

О размере компенсации за использование автомобиля в служебных целях должны договориться работник и руководитель.

При этом следует учитывать, что размер компенсации влияет на налоги.

Так, в состав затрат организации при расчете налога на прибыль включаются компенсационные выплаты, установленные в пределах норм, которые определены в постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей приведены ниже.

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование

для служебных поездок личных легковых автомобилей

Объем двигателя

легкового автомобиля

Норматив, руб./мес.

Основание

До 2000 см3 включительно

1200

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (в ред. от 09.02.2004; далее – Постановление № 92)

Свыше 2000 см3

1500

Компенсация за дни, в которые автомобиль не использовался в служебных целях, в налоговых расходах организации не учитывается.

Если работник болел, был в отпуске или в командировке, то, согласно официальному мнению, за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в налоговых расходах нельзя, поскольку это необоснованный расход (письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87).

ОРГАНИЗАЦИЯ АРЕНДУЕТ АВТОМОБИЛЬ СОТРУДНИКА

Для оформления арендных отношений необходимо заключить договор аренды и оформить акт приема-передачи автомобиля.

Договор аренды можно оформить только на автомобиль или арендовать автомобиль вместе с водителем. В первом случае личный автомобиль предоставляется организации во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им или с оказанием услуг по управлению автомобилем, во втором случае управлять арендованным автомобилем будет сам работник-арендодатель, то есть за рулем автомобиля всегда будет находиться его собственник.

Договор аренды можно заключить таким образом, чтобы работник, передавший машину в аренду, получал арендную плату, а расходы по содержанию автомобиля были возложены на организацию-арендатора.

ОРГАНИЗАЦИЯ ВОЗМЕЩАЕТ РАСХОДЫ, СВЯЗАННЫЕ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Возмещение расходов за использование личного транспорта предусмотрено ст. 188 ТК РФ, согласно которой организация возмещает работнику расходы, связанные с использованием его личного имущества для служебных целей. При использовании личного автомобиля к таковым можно отнести:

  • расходы на ГСМ;
  • расходы на ремонт автотранспортного средства;
  • расходы на платную парковку в рабочее время, мойку машины и другие аналогичные расходы.

Таким образом, организация может выплачивать сотруднику компенсацию в виде возмещения фактических расходов, связанных с использованием автомобиля.

Возмещаемые расходы не облагаются «зарплатными» налогами, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ВЫПЛАТЫ КОМПЕНСАЦИИ И ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ

Чтобы доказать, что организация компенсирует работнику «служебный» износ личного автомобиля и возмещает фактические расходы по эксплуатации, а не выплачивает ему дополнительный доход, необходимы подтверждающие документы (письма Минфина России от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, Постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 № Ф09-2371/14). Так,

использование машины в интересах работодателя можно подтвердить соглашением к трудовому договору;

принадлежность автомобиля работнику подтверждается копией технического паспорта личного автомобиля, заверенной в установленном порядке;

порядок расчета компенсации подтверждается справкой-расчетом о сумме компенсации. Она составляется на основании чеков, накладных, квитанций и других документов, обосновывающих расходы на эксплуатацию личного автомобиля;

выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях осуществляются на основании приказа руководителя.

Что такое компенсация, и какие расходы персонала относятся к транспортным?

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами. При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139). Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

  1. Локальные акты компании

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Размер данной выплаты указывается в дополнительном соглашении с работником. А основанием для включения этих затрат при исчислении налога на прибыль служит приказ руководителя (письмо УФНС РФ по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@). При этом в расходы по прибыли можно включить сумму возмещений в пределах норм, предусмотренных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92: не более 1 200 руб. в месяц за авто с объемом двигателя до 2 000 м3 и 1 500 руб. – свыше 2 000 м3.

Если сумма компенсации больше нормы, то в состав расходов, уменьшающих базу по прибыли, разница не включается (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ), а между бухгалтерским и налоговым учетом возникает расхождение.

ВАЖНО! Если работнику не принадлежит транспортное средство на праве собственности, то налоговики могут потребовать рассчитать с сумм компенсации НДФЛ и страховые взносы (письмо Минфина от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42).

Если сотрудник использует собственный автомобиль в рабочих целях, то для оправдания затрат на ГСМ налоговики требуют оформить путевой лист (письмо ФНС от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Алгоритм оформления путевого листа см. в материале «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».

Однако Минфин считает, что налоговики не вправе обязать налогоплательщиков использовать какие-либо формы для налогового учета (письмо Минфина от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46664).

  1. Документы при аренде авто у работника

Компания-работодатель также может заключить с сотрудником договор аренды авто и установить определенную сумму ее стоимости. Такие затраты включаются в состав прочих на основании подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Расходы на содержание автомобиля, такие как ГСМ, страхование, ремонт, техобслуживание и проч., по договору аренды несет арендатор, то есть работодатель (ст. 646 ГК РФ). В данном случае Минфин считает все расходы, при условии оформленных надлежащим образом первичных документов, обоснованными и подлежащими учету при расчете прибыли (письмо Минфина от 15.10.2010 № 03-03-06/1/649).

О нюансах учета при аренде авто у сотрудника читайте в статье «Нужно ли удерживать страховые взносы с аренды автомобиля?».

  1. Возмещение транспортных затрат на такси

Такую компенсацию можно учесть только в том случае, если ее возможность прописана в коллективном договоре или положении о компенсации транспортных издержек. Кроме этого, обязательно наличие подтверждающих первичных документов, а для обоснования – заявления сотрудника о компенсации с детальным пояснением причин использования такси (например, ранний вылет самолета и т. п.). Если все вышеперечисленные условия выполнены, то такие издержки можно учесть при подсчете налога на прибыль (письмо Минфина от 08.11.2011 № 03-03-06/1/720).

Учет транспортных затрат, подлежащих возмещению сотрудникам

В целях бухгалтерского учета компенсации, связанные с возмещением работникам затрат, понесенных при исполнении трудовых обязанностей согласно ст. 164 ТК РФ, собираются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» в корреспонденции с затратными счетами. Проводки:

Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 – отражена компенсация;

Дт 73 Кт 50 (51) – компенсация выплачена.

К налоговому учету при исчислении прибыли принимаются все компенсационные выплаты, за исключением сумм, превышающих нормы подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Какие расходы на проезд к месту командировки возмещаются работнику, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Пример

Менеджер отдела продаж ООО «Деметра» Петров В. В. использует собственный автомобиль в рабочих разъездах. Объем двигателя – более 2 000 м3. Сумма компенсации равна 6 900 руб. Блок проводок будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 Кт 73 – 1 500 руб. – начислена компенсация в пределах норм;

Дт 91.2 Кт 73 – 5 400 руб. (6 900 – 1 500) – компенсация, не принимаемая в налоговом учете.

Таким образом, сумма расходов в бухгалтерском учете превышает затраты в налоговом, и образуется постоянное налоговое обязательство, регулируемое нормами ПБУ 18/02.

Дт 99 Кт 68 – 1 080 руб. (5 400 × 20%) – начислен условный расход.

НДФЛ с компенсационных выплат работнику удерживать не нужно (письмо Минфина от 11.04.2013 № 04-03-06/11996).

Итоги

Компенсация транспортных расходов должна быть подтверждена корректно заполненной первичкой и экономически обоснована. Суммы затрат на выплату компенсаций учитываются при расчете прибыли в полном объеме, за исключением тех, что превышают установленные законом нормы.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Компенсация за использование автомобиля

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *