Кассовые документы

Содержание

Какой порядок оформления кассовых документов?

Оформление первичных кассовых документов

Заполнение кассовых документов

Правила нумерации кассовых документов

Итоги

Оформление первичных кассовых документов

Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).

Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:

  1. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
  2. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробности об этом см. в статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

  1. От руки.
  2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
  3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть .

Правила нумерации кассовых документов

Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.

При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.

Печать на кассовых документах

Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:

  • приходный кассовый ордер (в этом случае печать ставится на квитанции, передаваемой вносителю денег, при условии что документ оформлен на бумаге);
  • кассовая книга (здесь печатью заверяется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая делается на последней странице бумажного варианта).

Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.

В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.

Итоги

Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.

Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Порядок оформления кассовых документов

Операции по кассе (связанные с оборотом наличных средств) являются важной составляющей в жизнедеятельности любой организации и как структурная единица, и как техническое средство. Документальное оформление проведенных кассовых операций необходимо для обеспечения достоверности информации по движению наличных средств. При этом необходимо соблюдать законодательно установленные нормативы, относящиеся к движению денежных средств. Также на оформление документов по кассе отразило свое влияние законодательство в области ККТ в связи с использованием онлайн-касс.

Рассмотрим порядок оформления документации по кассе.

Нормативное регулирование

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ определяет требования к учету и оформлению первичной документации

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У устанавливает порядок ведения операций по кассе

Положение Банка России 29.01.2020 N 630-П регулирует порядок ведения операций на наличным денежным средствам, хранение, инкассацию

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 утверждены унифицированные формы документации по кассовым операциям и инвентаризации

Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ о ККТ, работе онлайн касс

КоАП РФ определяет меры ответственности за несоблюдение кассового режима

Основание для ведения кассовых операций

Организация, которая осуществляет наличный денежный оборот, обязана иметь ККТ, специальное помещение и материально-ответственное лицо (кассир).

Ведение кассовых операций основано как на соблюдении законодательных актах, так и на разработанных внутри организации локальных актах (положениях, приказах и т.д.), которые не противоречат законодательству. Наличные денежные средства должны храниться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к этому процессу.

Таким образом в компании формируется определенный набор правил по ведению кассовых операций, соблюдение которых является кассовой дисциплиной.

Читайте также статью ⇒ Форма МХ- 21 «Отчет экспедитора»: образец, особенности оформления.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассы утвержден Центробанком Указанием от 11.03.2014 № 3210-У. В связи с повсеместным использованием онлайн-касс сужен этот порядок, который определяет организация или ИП самостоятельно и прописывает в Положении (по сохранности наличных, хранении, перевозки).

При этом важную роль играет то, что ЦБ допускает оформление ПКО и РКО в электронном виде и допускается комбинирование электронных и бумажных документов. При этом нужно отметить, что для электронных документов обязательно должна быть электронная подпись кассира и главного бухгалтера.

За кассовые операции ответственность возлагается на кассира, но если компания не большая, то обязанности кассира может взять на себя другое ответственное лицо (директор или главбух) и этот момент нужно включить в соответствующее положение. При этом лицо, ответственное за кассу должно быть штатным работником организации.

Синтетический учет операций по кассе ведется на счете 50 (активный) по дебету отражается поступление денег, по кредиту – выдача), по которому допускается открытие таких субсчетов:

  • 1 Касса организации
  • 2 Операционная касса
  • 3 Денежные документы

Для организаций должен быть установлен лимит по кассе, суммы выше лимита необходимо передавать кредитным организациям (на ИП это не распространяется – они имеют право хранить столько наличности, сколько считают нужным).

Лимит расчетов наличными

По отношению к расчетам с физическими лицами и ИП ограничений по расчетам наличными нет. Юридические лица обязаны придерживаться ограничения по наличным расчетам в 100000 руб. в соответствии с Указанием ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У.

Если договор юридического лица составляет 200000 руб., то можно

  1. оформить 2 договора по 100000 руб.
  2. оплатить половину наличными, а другую половину – по безналичному расчету

Установление лимита остатка кассы

Лимит кассы организация устанавливает самостоятельно исходя из специфики деятельности организации и объемов движения денежных средств и утверждает его приказом руководителя.

Для расчета лимита по кассе можно использовать способы, отраженные в Указании ЦБ N 3210-У: исходя из движения денежных средств (в зависимости от специфики).

Действующее юридическое лицо производит расчет на основе объемов поступлений (выдачи) наличных денег, а организуемое юридическое лицо – исходя из ожидаемых объемов поступлений (выдачи).

Лимит остатка рассчитывается по формуле:

Лимит = объем поступлений (выдачи) наличных денег / расчетный период (1 – 92 дня) * число дней сроков сдачи в банк

Пример расчета лимита кассы

В ООО «Альфа и омега» за период с 1 по 30 июня (30 день) выручка ­ 3000000 руб. Инкассация денег в банк происходит раз в 3 дня. Лимит кассы составляет:

3000000 / 30 дн. * 3 дн. = 300000 руб.

На основании произведенных расчетов формируется приказ руководителя о лимите остатка кассы.

Важно! Если лимит остатка не установлен приказом, то он считается равным 0.

Формирование кассовых документов

Все факты хозяйственной деятельности подлежат оформлению первичными документами. В связи с применением онлайн-касс допускается ведение кассовых документов как в электронном (при наличии электронной подписи), так и бумажном виде, а также в комбинированном виде. Например, для наличия подтверждающего документа у лица, вносящего деньги в кассу, можно ПКО оформлять в бумажном виде, где отрывная часть ПКО остается у лица, внесшего деньги в кассу.

С 01.01.2013 г. типовые формы не являются обязательными к применению, документы по ведению кассовых операций остаются обязательными (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

РКО и ПКО используются для подтверждения факта движения денег по кассе. Эти документы составляются непосредственно при движении денег по кассе, формируются в 1 экземпляре кассиром, подписывается руководителем и главбухом (или уполномоченным на такие действия лицом), и результаты движения денег должны быть обязательно зафиксированы в журнале регистрации (КО-4), которую ИП могут не вести.

Порядок заполнения РКО и ПКО

Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ к оформлению первичных документов определены такие требования:

  1. полное название
  2. число, когда составлен документ
  3. организация, составившая документ
  4. содержание проведенной операции
  5. величина и единицы измерения
  6. должности лиц, оформивших операцию
  7. подписи лиц и их расшифровку

Непосредственно в ПКО и РКО имеются такие особенности оформления:

  • указывается корреспондирующий счет
  • основание для приема (выдачи) денег
  • лицо, которому выдаются деньги (от которого принимаются)
  • сумма указывается цифрами и прописью
  • перечисляются документы-основания для выдачи с номерами и датами их составления

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

К нарушениям относятся:

  • расчеты наличными юридических лиц превышающих установленные размеры (100 тысяч рублей по договору)
  • неоприходование в кассу наличности
  • несоблюдение порядка работы с наличностью
  • наличие денег сверх лимитов

Ст. 15.1 КоАП РФ определяет административную ответственность в области нарушения порядка ведения операций по кассе

Нарушение Должностное лицо Организация ИП
Нарушение кассовой дисциплины 4000-5000 40000-50000 4000-5000 или предупреждение
Нарушение расчетов денежной наличностью 4000-5000 40000-50000 4000-5000 или предупреждение

За аналогичное нарушение (отсутствие первичных документов) предусмотрена ответственность по ст. 120 НК РФ. За такие деяния, совершенные в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного п. 2 ст. 120 НК РФ, предусмотрен штраф в размере 10000 рублей.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ И. Башкирова

Ошибка по оформлению РКО

При выдаче заработной платы есть ли необходимость оформления РКО к платежной ведомости?

На основании платежной ведомости в обязательном порядке оформляется РКО. В соответствии с Указаниями ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У выдача наличности производится по: РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. На выдаваемую сумму должен быть составлен РКО, при этом его номер и дата фиксируются в платежной ведомости на последней странице.

Читайте также статью ⇒ Как заполнить приходный кассовый ордер, образец заполнения.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Можно ли обособленным подразделениям организации устанавливать отличные от головного предприятия лимиты остатка кассы?

Ответ: Обособленные подразделения устанавливают свои лимиты остатка кассы, так как в разны регионах разная оборачиваемость наличных сумм. При этом каждое подразделение несет личную ответственность за ведение кассы. Наказание в виде штрафа будет выносить региональная ФНС.

Вопрос №2: Можно ли отнести излишки наличных денег по кассе к нарушению кассовой дисциплины?

Ответ: Излишки наличности, как и недостача являются нарушениями кассовой дисциплины. Излишки или недостачи определяются в основном по результатам инвентаризации, которая может быть проведена при любых обстоятельствах, которые отражают нарушение в учете денежных средств. Излишки по кассе списываются на сч. 91/1, недостачи – на МОЛ (сч. 73).

Порядок оформления и хранения кассовых документов

Хозяйствующие субъекты вправе осуществлять безналичные/наличные расчеты. Однако оборот наличных денег подлежит строгому учету. Кассиры/бухгалтера обязаны использовать первичные кассовые документы. Нарушение установленного порядка грозит предприятию серьезными штрафами. Оформление кассовых документов субъектами малого предпринимательства может происходить по упрощенной схеме.

Виды кассовых документов

Кассовые документы (КД) используются по мере движения наличности в кассе организации. Формы кассовых документов закреплены Постановлением Госкомстата №88. Среди них:

Порядок их оформления регламентируется законом. Реквизиты кассовых документов:

  • название формы и ее номер;
  • наименование предприятия (составителя);
  • содержание, параметры операции;
  • дата составления документа;
  • должности тех, кто совершил операцию и оформил документ;
  • подписи ответственных лиц.

Все бухгалтерские документы делятся по типам операции. Приходные кассовые документы отражают поступление наличных денег в кассу, расходные – выдачу. На базе обобщенных данных из первичных КД формируются регистры учета.


Перечень обязательных кассовых документов также включает авансовую отчетность, платежные ведомости, журнал кассира операциониста, данные о показаниях ККМ счетчиков и выручке предприятия.

Хотя согласно букве закона перечень кассовых документов значительно меньше. Сюда относится только ПКО/РКО. Остальные бланки используются при оформлении операций по кассе (п.4.1 Указаний банка России от 11.03.14 № 3210-У).

Порядок ведения кассовых документов


Ведение учетной документации осуществляется с учетом предписаний Центробанка. Ответственность за проводимые операции по кассе возложена на кассиров.

В малом предприятии ответственным является директор, главбух или иное уполномоченное лицо. Подобное распределение обязанностей оговаривается в соответствующем положении. Порядок ведения кассовых документов ИП также закрепляется документально.

Центробанк допускает комбинирование электронного и бумажного документооборота. Если оформление кассовых документов происходит онлайн, то кассир/главбух должен иметь ЭЦП. Они обязаны регулярно проставлять подписи в кассовых документах.

Причем в отношении наличных денег для предприятий предусмотрены лимиты по кассе. Разница передается в банк. На ИП данное правило не распространяется. Они вправе держать наличность в кассе без ограничений.

Правила оформления учетной документации

Порядок оформления кассовых документов:

  • бумажный носитель заполняется шариковой ручкой. Также можно использовать печатную машинку. Электронный вариант подразумевает использование компьютера и принтера;
  • право подписи кассовых документов имеет главный бухгалтер и кассир. При отсутствии главбуха, ответственным за оформление кассовых документов становится руководитель;
  • отрывная квитанция недействительна без штампа «Оплачено»;
  • в пустых полях ставится прочерк.

Особенности оформления отдельных КД

Нюансы документального оформления движения наличности на предприятии:

  1. Кассовая книга. Она обязательно прошивается, нумеруется и опечатывается. Нумерация кассовых документов должна присутствовать на каждом листе. В конце книги указывается количество листов и ставится подпись ответственного лица. Книги должна иметь отрывную часть – отчет кассира в конце дня. Она отрывается после завершения всех операций.
  2. КВД. Ее уместно заполнять, если в штатном расписании предусмотрено более одной должности кассира.
  3. Штампы на РКО/ПКО. Центробанк не оговаривает отдельно формат оттиска штампа. Оттиск «Оплачено» проставляется на отрывной квитанции к ПКО. «Погашено» ставится на платежных ведомостях. Его используют при утере/отсутствии штампа «Оплачено».

Исправления в кассовых документах

Бланки строгой отчетности не допускают исправлений. Никаких помарок быть не должно. Использование корректоров запрещено. Действия при наличии ошибки:

  1. ПКО/РКО. Кассир должен перечеркнуть испорченный ордер и составить другой. Перечеркнутый бланк прикладывается к отчету по кассе за день.
  2. Кассовой книге. Исключаются подчистки и корректирующие жидкости. Надпись с ошибкой нужно аккуратно зачеркнуть, над ней указать достоверную цифру или текст. Рядом на свободном поле делается запись «Исправлено». Потом ставится дата правки, подпись ответственных лиц с расшифровками. Подобные действия нужно проделать со всеми экземплярами.

Правила хранения кассовых документов

Порядок и место хранения кассовой документации определяет руководитель предприятия. Он должен также обеспечить условия сохранности бланков строгой отчетности.

Как ведется учет кассовых документов? К началу очередного рабочего дня вся первичная документация за предыдущие сутки должна быть подшита. Кассир должен придерживаться нумерации бухгалтерских счетов. Сначала подшиваются кассовые документы организации по дебетовым счетам, затем кредитовым. Все листы нумеруются.

В архив дело сдается по описи. В ней указывается количество и название сшива, статья по утвержденной номенклатуре.

Срок хранения

Срок хранения документов по кассовым операциям несколько отличается:

  • бухгалтерское законодательство – учетная документация должна храниться 5 лет.
  • налоговое законодательство – срок хранения кассовых документов в архиве предприятия составляет 4 года.

Целесообразнее ориентироваться на максимальный срок. Причем отсчет времени начинается не с момента создания документа. За основу берет год, в котором были сформированы кассовые и бухгалтерские документы.

По истечении установленного срока уничтожать бумаги можно не всегда. Подобные действия допустимы, если за это время была проведена полная проверка кассовых документов. Иначе документацию придется хранить дольше.

Примечание. Срок хранения платежных ведомостей без лицевых счетов составляет 75 лет (ст.412 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за хранение

За несоблюдение сроков хранения учетной документации предусмотрена административная ответственность:

КоАП Правонарушение Штраф (тыс. руб.) Кто наказывается
ст.15.11 Отсутствие КД в течение сроков хранения, на момент проведения аудита 5–10 Должностное лицо
Повторное правонарушение 10–20 или 1–2 года дисквалификации
ст.13.20 Нарушение правил хранения, комплектации, учета или использования 0,1–0,3 Граждане
0,3–0,5 Должностное лицо

Возможности 1С Бухгалтерия 8.3

Практически повсеместно в организациях используется программа 1с Предприятие. Одной из ее конфигураций стала система 1С: Бухгалтерия 8.3. Она позволяет автоматизировать бухучет. Программа формирует универсальный реестр «Кассовые документы». Из него осуществляются все основные операции с деньгами. Оформление кассовых документов на основе реестра позволяет полно и точно отображать сведения по проведенным операциям.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

По закону инвентаризация денежных средств и контроль кассовых документов проводится перед составлением годовых отчетов. За несоблюдение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность. Виды нарушений:

  • расчеты наличными сверх лимитов;
  • наличие сверхлимитных денежных средств;
  • не оформленные наличные деньги в кассе;
  • отступление от порядка работы с наличностью.

Мера ответственности (ст.15.1 КоАП):

Нарушитель Штраф при несоблюдении кассовой дисциплины и расчетов наличностью (тыс. руб.)
Должностное лицо 4–5
Организация 40–50
ИП 4–5 или предупреждение

Должностные лица также несут ответственность в рамках ст.120 НК РФ. За отсутствие первичных документов во время аудита предусмотрен штраф – 10 тыс. руб.

При выдаче или внесении наличных денег в кассу предприятия обязательно заполняется ПКО и РКО, КК, журнал регистрации кассовых документов. За нарушение правил их оформления и хранения предусмотрен штраф.

Автор публикации

Как правильно вести нумерацию ПКО и РКО с начала года

Приходный и расходный кассовые ордеры – два первичных документа, на основании которых заполняется кассовая книга. Ее обязаны вести все хозяйствующие субъекты – юридические лица. Ведут ее и большинство индивидуальных предпринимателей, несмотря на указание ЦБ №3210-У от 11-03-14 г., содержащее послабления для ИП для контроля за движением наличных денег. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение реквизитов первичных кассовых документов, в связи с чем у кассиров и бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно нумеровать ПКО и РКО. Что делать, если номер пропущен или, напротив, повторяется? Как нумеровать кассовые ордеры обособленных подразделений организации? Попробуем разобраться.

Как должны нумероваться ПКО и РКО

Многие организации начинают нумеровать ПКО и РКО с начала года заново. Однако ни в одном законодательном или разъяснительном документе контролирующих органов не содержится такого правила. Оно продиктовано лишь удобством отражения в учете данных первичных кассовых документов. Строго говоря, начинать в январе с единицы необязательно, можно продолжать сплошную нумерация кассовых ордеров с прошлого года.

Крупные организации с большим кассовым документооборотом нередко закрепляют в учетной политике поквартальную нумерацию ПКО и РКО, т.е. каждый квартал начинают нумеровать документы заново.

При любом избранном способе нумерации должны соблюдаться два правила:

  • нумерация должна быть сквозной;
  • нумерация должна быть хронологической.

Это означает, что приходные и расходные ордеры должны быть пронумерованы в том порядке, как они оформлялись, с учетом календарных дат кассовых операций.

Статья 15 КоАП РФ посвящена нарушениям порядка ведения операций по кассе. В ней напрямую не прописана ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых ордеров, а лишь за нарушение порядка работы с наличными деньгами в кассе. Вместе с тем, если порядок нумерации не соблюдается, для контролирующих органов это может стать сигналом, свидетельствующим о серьезных нарушениях законодательства.

Нарушение порядка нумерации кассовых документов

Сбой в порядке нумерации ПКО и РКО не редкость. Причин может быть много: это проблемные моменты в работе компьютерной программы, если учет ведется в ней, и человеческий фактор при заполнении документов вручную. В некоторых случаях налицо попытка скрыть допущенные нарушения в учете денежных средств. Стоит ли ожидать санкций при проверке кассовой дисциплины – зависит от конкретной ситуации.

Ситуация: в результате программного сбоя задвоился номер кассового ордера. Нужно ли исправлять номер и как это сделать? Ответ будет отрицательным, поскольку вносить изменения в кассовые документы запрещено (Указания ЦБ №3210-У п. 4.7). Применить же положения ст. 15 КоАП РФ фискальным органам в данной ситуации проблематично: задвоение номера не касается нарушений, связанных с наличными деньгами напрямую.

Другая ситуация: торговая организация приходует выручку магазинов на основании Z-отчетов ежедневно. В то же время кассовые ордера на приход выписываются с номерами, присваиваемыми не в хронологическом порядке. Здесь, несмотря на то что выручка приходуется ежедневно и присвоенные номера ПКО на размер выручки не влияют, фискальные органы могут усмотреть нарушение. Согласно ст. 15 КоАП РФ выручка, зафиксированная «неправильным» ПКО, может считаться не оприходованной в кассу.

В ситуации, когда номера приходных кассовых ордеров случайно пропущены, у чиновников может возникнуть подозрение в неполном отражении выручки по кассе. Это может означать, по мнению фискальных органов, что деньги в кассу принимались, квитанция на сторону выдавалась и нумеровалась, но по кассе прихода не было. Целесообразно получить от кассира объяснительную, в которой указывается, что ошибка совершена ненамеренно и на фактическое отражение выручки не повлияла. На основании этого документа руководитель может издать распоряжение считать пропущенные номера недействительными либо присвоить их другим ПКО, в другом периоде.

Играет роль и применяемая система налогообложения. Например, при ЕНВД скрывать выручку, манипулируя номерами кассовых ордеров, не имеет смысла, а значит, претензий контролирующих органов, вероятнее всего, не будет.

На заметку!
Если ФНС докажет при проверке нарушения по ст. 15 КоАП РФ, могут применяться штрафные санкции.

Размер штрафов:

  • на организацию 40-50 тыс. руб.;
  • на руководство 4-5 тыс. руб.

Комплексно либо по отдельности — на усмотрение ФНС.

Нумерация в филиалах и обособленных подразделениях

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

  • кодировка подразделения (филиала);
  • кодировка дохода;
  • номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

Главное

  1. Порядок нумерации приходных и расходных кассовых ордеров устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется в локальных нормативных актах.
  2. Нумерацию обычно начинают с начала года, реже — квартала, но допускается и сквозная нумерация по другим периодам.
  3. Нумерация ПКО и РКО должна быть организована так, чтобы сведения о приходных и расходных операциях по кассе отражались достоверно и полно.
  4. Принципы сквозной нумерации и соблюдения хронологии являются основными.
  5. Номера приходных и расходных ордеров по кассе в филиалах и подразделениях присваивают с использованием дополнительных записей в номере документа: через дробь или дефис.

Сквозная нумерация ПКО, РКО в головной кассе

Решаем проблемы с кассовой книгой
Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Это прописано в п. 23 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Решением Совета директоров Центрального банка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40. Но как выполнить данное требование, если у организации много филиалов, расположенных в разных регионах страны? И как обеспечить сквозную нумерацию кассовых ордеров, удобную для ведения учета?
Законодательством этот вопрос не урегулирован. Кроме того, штрафов за неправильное ведение кассовой книги и нарушение нумерации приходных и расходных ордеров нет. Поэтому на практике организации решают эту проблему так, как им удобно.
Возможно три варианта.
Первый — филиал составляет свою кассовую книгу. В таком случае подразделение самостоятельно составляет приходники и расходники со своей нумерацией, подшивает их к кассе. То есть у филиала есть своя кассовая книга. На практике так поступают те подразделения, у которых есть отдельный баланс и расчетный счет.
Отметим, что, хотя этот вариант решения проблемы и оптимален для организации, он не соответствует требованиям Порядка ведения кассовых операций. Поэтому тут возможны претензии проверяющих.
Второй вариант — книга формируется головной фирмой, но номера приходных и расходных кассовых ордеров распределяются между филиалами. При таком способе головной фирме и каждому филиалу выдаются заранее пронумерованные приходники и расходники. Например, с 1-го по 100-й бланк — головной организации, с 101-го по 200-й — филиалу N 1, с 201-го по 300-й — филиалу N 2 и т.д. А затем, например, в конце месяца, филиалы отчитываются за использованные бланки.
Конечно, номера кассовых ордеров можно распределять между филиалами не заранее, а по мере необходимости. Например, филиалы получают очередной номер документа, позвонив в головной офис. Или же филиал берет очередной номер кассового ордера из базы головного офиса.
С технической стороны этот способ является не очень удобным.
Третий вариант заключается в том, что кассовая книга организации состоит из нескольких разделов, каждый из которых закреплен за определенным филиалом.
Реализовать данный способ можно следующим образом. Головной организации и каждому филиалу присваивается свой код. Тогда нумерация кассовых ордеров будет состоять из этого кода и через дробь номера по порядку. Например, филиалам можно присвоить коды 1, 2, 3 и т.д., а головной фирме — 10. Тогда расходники и приходники будут нумероваться так: у филиала N 1 — 1/1, 1/2 и т.д., у филиала N 2 — 2/1, 2/2 и т.д. У головного офиса ПКО и РКО будут иметь такие номера — 10/1, 10/2 и т.д. Такую кодировку имеет смысл прописать в учетной политике.
Третий способ больше всего соответствует требованиям законодательства. Ведь он позволяет и сохранить нумерацию, и вести только одну книгу в организации, а не несколько. Поэтому, выбрав такой вариант, фирма наверняка избавит себя от лишних претензий инспекторов.
Примечание. Каждому филиалу — свой раздел кассовой книги
Курситыс Дмитрий Янисович, главный бухгалтер ОАО «ИНПРОМ» (г. Таганрог)
— Наша организация имеет обособленные подразделения, удаленные от головного офиса. Проблему единства кассовой книги мы решаем следующим образом. В каждом филиале открывается отдельный раздел единой кассовой книги организации. На титульном листе книги в строке «Структурное подразделение» указывается название подразделения. Разделы кассовой книги, которые относятся к филиалам, мы храним на местах. При этом сквозная нумерация кассовых ордеров в целом по организации обеспечивается путем присвоения каждому подразделению кодового номера (индекса). Такой способ ведения кассовой книги мы прописали в учетной политике организации.

Порядок заполнения кассовых документов

Приходный кассовый ордер.

  • · приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;
  • · квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе;
  • · в приходном кассовом ордере и квитанции к нему указываются: по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции; по строке «В том числе» сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «Без налога (НДС)»;
  • · в приходном кассовом ордере по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
  • · в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Расходный кассовый ордер.

Кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии;

  • · кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным;
  • · кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3);
  • · в тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна;
  • · в расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Лимит кассы на исследуемом предприятии составляет 100 000 руб.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Кассовая книга.

Применяется для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) — как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Порядок проведения инвентаризации кассы.

Согласно приказу №49 Министерства финансов РФ от 13.06.1995 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», а также в соответствии с Порядком ведения кассовых операции компании проводят инвентаризацию кассы.

Обобщенной целью проведения инвентаризации является сверка правил хранения наличных денежных средств, оформления первичной и вторичной учетной документации, а также соответствие остатка в кассовой книге реальному остатку в кассе.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке в следующих случаях:

  • Ш при смене одного кассира на другого;
  • Ш при подтвержденном обнаружении недостачи или хищении;
  • Ш в преддверии составления годовой отчетности.

В других случаях сроки проведения инвентаризации могут быть установлены главой компании или уполномоченным лицом. Для этого издается в установленном порядке введенный Приказ о проведении инвентаризации. В Приказе указывается на необходимость создания комиссии для проведения инвентаризации, а также указывается состав данной комиссии. Обычно в комиссию входят представители высшего руководства компании, бухгалтерии, отделов аудита и контроля.

При инвентаризации, прежде всего, проверяется учетный остаток, величина которого отражена в отчете кассира. Учетный остаток сравнивается с фактическим наличием денег в кассе. В случае если фактический остаток больше учетного остатка, то есть в кассе имеется излишнее количество денежных средств, тогда эта величина должна быть признана в составе внереализационных доходов организации. Если в кассе обнаружена недостача (то есть фактическое количество денежных средств в кассе меньше учетного остатка), то величина недостачи взыскивается за счет кассира.

После инвентаризации заполняется «Акт по форме Инв-15», в соответствии с которым в бухгалтерии должны быть осуществлены следующие проводки:

Д 50 К 91-1 — на сумму излишка денежных средств;

Д 94 К 50 — на сумму недостатка денежных средств;

Д 73 К 94 — недостача относится на кассира.

Участники хозяйственной сделки имеют право выбрать любую форму безналичных расчетов с учетом конкретных хозяйственных операций. Вся система расчетов строится так, чтобы создавались благоприятные условия для совершения платежей и ускорения кругооборота средств. Задержка в расчетах лишает поставщиков выручки от реализации, затрудняет выполнение производственных и хозяйственных задач. При задержке платежей у покупателей образуется кредиторская задолженность и нарушаются важнейшие принципы хозяйствования.

На исследуемом предприятии используются расчеты платежными поручениями. Данная форма безналичных расчетов позволяет организации — владельцу расчетного счета перевести денежные средства на счет организации — получателя средств, например на банковский счет поставщика товаров или услуг. Условия исполнения банком платежных поручений, ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение определены в ст.863 ГК РФ — ст.866 ГК РФ.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

  • 1. Расходы по проезду;
  • 2. Расходы по найму жилого помещения;
  • 3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • 4. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы.

Дебиторская задолженность — сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании, со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами.

Дебиторская задолженность возникает в случае, если услуга (или товар) проданы, а денежные средства не получены. Как правило, покупателем не предоставляется какого-либо письменного подтверждения задолженности за исключением подписи о приемке товара на товаросопроводительном документе.

Дебиторская задолженность относится к оборотным активам компании вне зависимости от срока её погашения.

Кредиторская задолженность — задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить.

Кредиторская задолженность возникает в случае, если дата поступления услуг (работ, товаров, материалов и т. д.) не совпадает с датой их фактической оплаты.

Ответственность за злостное уклонение от возврата кредиторской задолженности предусмотрена статьей 177 УК РФ.

В бухгалтерском учёте принято выделять несколько видов кредиторской задолженности:

  • • задолженность перед поставщиками и подрядчиками;
  • • задолженность перед персоналом организации;
  • • задолженность перед внебюджетными фондами;
  • • задолженность по налогам и сборам;
  • • задолженность перед прочими кредиторами.

Наличие кредиторской задолженности не является благоприятным фактором для организации и существенно снижает показатели при оценке финансового состояния предприятия, платежеспособности и ликвидности.

Основными кредиторами являются поставщики товаров и услуг: «ТГК №9», «Пермэнергосбыт», «Ростелеком», «ГалоПолимер Пермь» и др.

Основные дебиторы: ГУПП Полигон «Красный бор», «Лукойл-Коми», ОАО «Полярный кварц», ОАО «Салолин» и др.

Для учета дебиторской задолженности системой счетов бухгалтерского учета предусмотрены счета: «Расчеты с покупателями и заказчиками», «Расчеты с подотчетными лицами», «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

В системе аналитического учета дебиторскую и кредиторскую задолженности отражают по их видам.

Срок, в течение которого дебиторская и кредиторская задолженности отражаются в учете и отчетности, включает в себя период времени, с которым гражданское законодательство связывает те или иные правовые последствия. Наступление или истечение срока влечет возникновение, изменение или прекращение гражданских правоотношений, связанных с правами и обязанностями сторон. Сроки бывают нормативные — установленные законом или иными правовыми актами и договорные — определяемые соглашением сторон. Как разновидность нормативных сроков гражданского права различают сроки, в течение которых нарушенное или оспариваемое право подлежит защите, например, срок исковой давности. Общий срок исковой давности установлен в три года. Для отдельных видов требований законом могут быть установлены специальные сроки исковой давности, сокращенные или увеличенные по сравнению с общим сроком.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на основании приказа руководителя на уменьшение финансовых результатов организации или резерва по сомнительным долгам. Но эта списанная задолженность не считается аннулированной; ее отражают на забалансовом счете в течение пяти лет и наблюдают за возможностью взыскания.

Кредиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на увеличение финансовых результатов организации.

Наиболее распространенный вид удержания — это удержания за причиненный материальный ущерб. Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается ТК РФ, а именно главой 39 «Материальная ответственность работника».

Взыскание осуществляется путем удержания из заработной платы работника соответствующих сумм. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие (бездействие), которым причинен ущерб организации.

При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20%, а в случаях, особо предусмотренных законодательством, к которым относятся возмещение ущерба, причиненного разбоем или хищением имущества, — 50% заработной платы, причитающейся к выплате работнику.

Информация о суммах недостач и потерь от порчи и гибели материальных и иных ценностей, в том числе по вине работников организации, обобщается на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

По дебету счета 94 с кредита счетов учета материальных ценностей отражаются:

  • • по недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям — их фактическая себестоимость;
  • • по недостающим или полностью испорченным основным средствам — их остаточная стоимость (первоначальная стоимость за минусом суммы начисленной амортизации).

Для обобщения информации о расчетах с персоналом организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами и депонентами, предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К счету могут быть открыты следующие субсчета: 1. «Расчеты по предоставленным займам»; 2. «Расчеты по возмещению материального ущерба»; 3. «Расчеты за товары, проданные в кредит» и др.

Предприятие становится налогоплательщиком с момента государственной регистрации. Это означает, что оно должно уплачивать в бюджет и во внебюджетные фонды налоги, акцизы, сборы и иные обязательные платежи.

Нарушение этой обязанности влечет административную ответственность для предприятия и его руководителя в виде штрафов. Кроме того, Российским уголовным законодательством установлено наказание за различные виды налоговых преступлений.

Основными налогами для предприятия являются НДС, НДФЛ и налог на прибыль.

Учет расчетов по НДС.

Основным документом, регламентирующими учет, начисление, расчет и уплату налога на добавленную стоимость, является Налоговый кодекс РФ.

Учет налога на добавленную стоимость ведется на активном счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (субсчета по видам ценностей) и активно-пассивном счете 68 «Расчеты по налогам и сборам » (субсчет «Расчеты по налогу на добавленную стоимость»).

Счет 19 имеет следующую структуру:

Рис. 1

Счет 68 имеет следующую структуру:

Рис. 2

Основные проводки по счету 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» и 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС»:

Рис. 3

Учет расчетов по налогу на прибыль.

Объектом обложения налогом на прибыль является валовая прибыль, уменьшенная (увеличенная) в соответствии с положениями, предусмотренными действующим законодательством.

Ставка налога на прибыль в настоящее время установлена в размере 20%, в том числе в части, зачисляемой в федеральный бюджет, — 2%; в части, зачисляемой в бюджеты субъектов Российской Федерации — 18%.

Сумма налога на прибыль определяется плательщиком самостоятельно на основе бухгалтерской отчетности нарастающим итогом с начала года.

Расчет годовой суммы налога на прибыль производится по формуле:

где Н — годовая сумма налога на прибыль; Пв — валовая прибыль, уменьшенная (увеличенная) на суммы, предусмотренные законодательством; Лн — налоговые льготы; Сн — ставка налога на прибыль.

Учет расчетов по налогу на прибыль ведется на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам», к которому открывается субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».

Инвентаризация расчетов с контрагентами (дебиторами и кредиторами) заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подвергаются счета расчетов бухгалтерского плана счетов. Суммы проверяются по первичным документам и актам сверок с контрагентами.

При инвентаризации расчетов с работниками организации выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяются суммы выданных авансов и авансовые отчеты с учетом целевого назначения и даты выдачи аванса.

Таким образом, в результате инвентаризации путем документальной проверки комиссия должна установить правильность расчетов с контрагентами, обоснованность числящихся в бухгалтерском учете сумм дебиторской и кредиторской задолженности, а так же задолженности по недостачам и хищениям.

По результатам инвентаризации комиссией должен быть составлен акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме ИНВ-17. Результаты инвентаризации расчетов должны быть отражены в бухгалтерском учете организации (проводки, отражающие списание дебиторской, кредиторской задолженности).

Кассовые операции

Актуально на: 17 января 2020 г.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
  • для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2020 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2020 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
  • соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

  • наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

  • подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
  • записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
  • сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
  • проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

  • соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
  • соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Приходный и расходный кассовые ордеры – два первичных документа, на основании которых заполняется кассовая книга. Ее обязаны вести все хозяйствующие субъекты – юридические лица. Ведут ее и большинство индивидуальных предпринимателей, несмотря на указание ЦБ №3210-У от 11-03-14 г., содержащее послабления для ИП для контроля за движением наличных денег. Соблюдение кассовой дисциплины предполагает правильное заполнение реквизитов первичных кассовых документов, в связи с чем у кассиров и бухгалтеров часто возникают вопросы, как правильно нумеровать ПКО и РКО. Что делать, если номер пропущен или, напротив, повторяется? Как нумеровать кассовые ордеры обособленных подразделений организации? Попробуем разобраться.

Как и в случае с организацией без подразделений, жесткой регламентации здесь не существует. Нумеруют ПКО и РКО, руководствуясь соображениями удобства и полноты отражения учетных кассовых данных. Обычно каждому обособленному подразделению присваивается префикс: буквы или цифры, его кодировка. Номер кассового ордера и будет содержать префикс, его вписывает через горизонтальную черту или черту дроби.

Такая нумерация нужна, например, если обособленные подразделения самостоятельно ведут учет выручки и присылают затем данные в головной офис. Если при этом возникает необходимость вести учет еще и по видам дохода, и эту информацию можно закодировать в номере ПКО.

Номер кассового ордера, таким образом, может состоять из трех частей, разделенных чертой дефиса или дробью:

  • кодировка подразделения (филиала);
  • кодировка дохода;
  • номер ПКО,

Если разделение по видам доходов для организации в учете неактуально, его можно исключить.

Заметим, что при всех очевидных сложностях сквозной нумерации кассовых ордеров, когда организация имеет филиалы или обособленные подразделения, целесообразно руководствоваться этим принципом. Идентификация филиалов (подразделений) должна строиться на использовании дополнительной информации в структуре номера ПКО и РКО (как показано выше), а не на параллельной нумерации кассовых документов.

Порядок нумерации ПКО и РКО необходимо отразить в локальных нормативных актах хозяйствующего субъекта. Подразделениям и филиалам должно быть уделено в ЛА особенное внимание, с учетом их территориальной удаленности от головного офиса.

В настоящее время Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) осуществляется в соответствии с требованиями Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указания № 3210-У).

Минфин России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 разъясняет: «С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы)».

Форма приходного кассового ордера (форма № КО-1) и форма расходного кассового ордера (форма № КО-2) утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (далее — Постановление № 88). Указанные документы относятся к первичной учетной документации по учету кассовых операций.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. Постановлением № 88:

  • Приходный кассовый ордер (форма № КО-1) — применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.
  • Расходный кассовый ордер (форма № КО-2) — применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Следует обратить внимание на два момента:

  • Постановление № 88 не регламентирует требования к нумерации приходных кассовых ордеров (форма № КО-1) и расходных кассовых ордеров (форма № КО-2).
  • Указания № 3210-У также не содержат требований по непрерывной, сплошной или единой нумерации приходных и расходных кассовых документов.

Законодательство РФ, действующее в настоящее время, не предусматривает специальную ответственность за нарушение нумерации приходных и расходных кассовых документов (при условии, что это не влияет на своевременное оприходование наличных денежных средств в кассу и выдачу их из кассы).

Подробнее о проверке соблюдения касоовой дисциплины читайте в разделе Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.

Один из обязательных документов для любого предприятия, оперирующего денежными средствами, – кассовая книга. При этом не имеет значения, государственное это предприятие или частное, какую систему налогообложения выбрал владелец. Книга должна быть правильно составлена, систематически заполняться, не содержать помарок. За ведение данной документации отвечает кассир, бухгалтер предприятия или владелец.

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

  1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
  2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
  3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
  4. От кого получено или комувыдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
  5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
  6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
  7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
  8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
  9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

  1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
  2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка “Аннулировано”. После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

  • для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
  • для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

  • от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
  • от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

Требования к штампу «оплачено» на кассовых документах

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88;
  • Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П);
  • Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105);
  • Информация Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012;
  • Постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2012 г. № 07АП-2010/12 по делу № А27-14578/2011.
  • Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить следующее. Унифицированная форма приходного кассового ордера утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88 за номером КО-1, номер формы по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93) 0310001.

    Требования к оформлению и порядку заполнения приходного кассового ордера изложены в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П).

    Стоит учитывать, что согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вступил в силу с 01.01.2013 г.) формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера. Таким образом, в рамках организации может быть утверждена любая форма любого первичного учетного документа. То есть унифицированная форма приходного кассового ордера № КО-1 не является обязательной, на что указывает Министерство финансов РФ в информации № ПЗ-10/2012.

    Несмотря на то, что утвержденная унифицированная форма КО-1 необязательна, применение приходных кассовых ордеров обязательно при оформлении приема наличных денежных средств организацией или индивидуальным предпринимателем от контрагентов – субъектов предпринимательской деятельности, населения, сотрудников. Если прием наличных денег осуществляется с помощью контрольно-кассовой машины, то приходный кассовый ордер оформляется на общую сумму денег, принятую с использованием контрольно-кассовой машины на основании контрольной ленты.

    Приходный кассовый ордер выписывается ответственным лицом. В организациях с достаточно большим штатом предполагается, что этим занимается сотрудник бухгалтерии. Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером (бухгалтером), при их отсутствии – руководителем организации. Лицо, которое вносит денежные средства, передает приходный кассовый ордер и вносимые денежные средства кассиру. Кассир обязан проверить наличие необходимых подписей на приходном кассовом ордере, а также соответствие вносимой денежной суммы сумме, указанной в приходном кассовом ордере, организовав пересчет вносимых денег таким образом, чтобы лицо, вносящее средства, могло наблюдать за пересчетом, обозревая действия кассира.

    Если вышеуказанные действия не выявили каких-либо несоответствий, кассир обязан расписаться в предусмотренных формой (утвержденной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем) приходного кассового ордера и проставить оттиск штампа, который подтверждает проведение кассовой операции.

    Согласно п. 2.21. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105) все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Данное требование формально не относится непосредственно к приходным кассовым ордерам, а распространяется на приложенные к ордеру иные документы. Вместе с тем можно расценивать эти требования как рекомендуемые для штампа приходного кассового ордера. Таким образом, штамп может содержать слова «получено», «оплачено». Можно также использовать штамп с текущей датой, хотя это не обязательно, т.к. унифицированная форма КО-2 и так содержит специальные поля для указания даты. Кроме того, дата составления обязательно должна содержаться в любой форме первичного учетного документа, утвержденного субъектом предпринимательской деятельности, в т.ч. приходного кассового ордера. Данное требование установлено ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в качестве обязательного требования ко всем первичным учетным документам.

    Какой-либо штамп на приходном кассовом ордере необходим, т.к. его обязательность предусмотрена действующими нормами права. Отсутствие штампа на квитанции к приходному кассовому ордеру нарушает прежде всего права лица, вносящего деньги, т.к. квитанция является подтверждением факта внесения денег, неправильное оформление квитанции может повлечь негативные последствия для лица, внесшего деньги (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 04.09.2012 г. № 07АП-2010/12 по делу № А27-14578/2011).

    Резюме

    Какие-либо обязательные требования к штампу на приходном кассовом ордере законодательно не установлены, предусмотрено лишь наличие оттиска штампа на приходном кассовом ордере, ничего более.

    Имеются положения, которые с небольшой натяжкой можно отнести к рекомендуемым для оттиска штампа на приходном кассовом ордере: это наличие слов «получено» или «оплачено». Иных, даже рекомендательных требований к форме и содержанию оттиска не предусмотрено. Не предусмотрено также наличие круглой печати на приходном кассовом ордере. Место для круглой печати в унифицированной форме КО-2 отсутствует. Однако нет запрета руководителю субъекта предпринимательской деятельности утвердить свою форму и установить в ней место в т.ч. для круглой печати.

    Так как оттиск штампа на приходном кассовом ордере является необходимым элементом приходного кассового ордера, отсутствие штампа на ордере в ряде случаев может привести к невозможности использовать квитанцию к приходному кассовому ордеру. Необходимо понимать, что проставление штампа на приходном кассовом ордере происходит в первую очередь в интересах лица, вносящего денежные средства. Например, контрагент с неправильно оформленным подтверждением внесения наличных денежных средств, скорее всего, не сможет получить вычет по НДС. Если возникнет спор, то суд может не принять в качестве доказательства внесения денежной суммы квитанцию к приходному кассовому ордеру без штампа организации.

    Другая сторона медали – это то, что штамп может послужить орудием защиты организации от фальсификации доказательств внесения денежных средств недобросовестными партнерами. В настоящее время можно изготовить штампы различных степеней защиты. Использование штампа, защищенного надлежащим образом и находящегося под должным контролем, позволит обезопасить организацию от появления квитанций, подтверждающих получение денежных средств, которые организацией на самом деле не получены. В заказанном штампе можно указать любые реквизиты, которые организация сочтет нужным указывать.

    Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!

    Кассовые документы

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *