Канцелярско деловой стиль

Русский язык — Н. А. Герасименко 2017

Официально-деловой стиль обслуживает официально-производственные и официально-дипломатические отношения: производственные, дипломатические, юридические, т.е. отношения между государственной властью и населением, между странами, предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Официально-деловой стиль относится к книжным стилям и функционирует преимущественно в письменной форме речи. Устная форма официально-деловой речи — это выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т.д.

Официально-деловой стиль характеризуется высокой регламентированностью речи: высокой стандартизированностью, определенным запасом средств выражения и способов их построения, большим количеством устойчивых оборотов, клише — вменить в обязанность, ввиду отсутствия, принять меры; официальностью (точностью формулировок, строгостью изложения и выражения — слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует) и безличностью.

Известный французский лингвист Шарль Балли писал: «Язык официальный резко отличается от общеупотребительной речи и обладает ярко выраженной социальной окраской, он владеет совокупностью речевых фактов, служащих для того, чтобы в точных и безличных формулах выражать обстоятельства, которые накладывает на человека жизнь в обществе, начиная с нотариальных актов и полицейских уложений и кончая статьями кодекса и конституции» (Балли Ш. Французская стилистика. — М., 1961. — С 60—61).

Официально-деловой стиль подразделяется на два подстиля — официально-документальный (язык дипломатии и язык законов) и обиходно-деловой (служебная переписка и деловые бумаги).

Язык дипломатии весьма разнообразен, у него своя система терминов и этикетных слов. Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении — так принято заканчивать личную ноту. Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные, развернутые предложения с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, вводными и обособленными конструкциями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций:

Мы, народы объединенных наций, преисполненные решимости

избавить грядущие поколения от бедствий войны, дважды в нашей жизни принесшей человечеству невыразимое горе, и

вновь утвердить веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности, в равноправие мужчин и женщин и в равенство прав больших и малых наций, и

создать условия, при которых могут соблюдаться справедливость и уважение к обязательствам, вытекающим из договоров и других источников международного права, и

содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе,

и в этих целях

проявлять терпимость и жить вместе, в мире друг с другом, как добрые соседи, и

объединить наши силы для поддержания международного мира и безопасности, и

обеспечить принятием принципов и установлением методов, чтобы вооруженные силы применялись не иначе, как в общих интересах, и

использовать международный аппарат для содействия экономическому и социальному прогрессу всех народов,

решили объединить наши усилия для достижения наших целей.

Весь этот фрагмент текста — одно предложение, в котором абзацами и шрифтом выделены значащие части документа: цели и субъект договора.

Язык законов — это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с народом. Он требует точности выражения мысли. Другая важная черта языка законов — обобщенность выражения: Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом.

Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения.

Обиходно-деловая разновидность официально-делового стиля обслуживает производственные отношения и реализуется в разнообразных жанрах деловых бумаг. Такими жанрами являются: резюме, заявление, протокол, договор, расписка, акт, служебная переписка, доверенность, автобиография и т.д. Главной чертой всех официально-деловых документов является стандартизованность формы и средств выражения, краткость (телеграфный стиль). С правилами создания основных производственных документов мы ознакомимся в процессе выполнения упражнений.

Резюме — краткое изложение сути вопроса. В современных условиях нередко до встречи с претендентом на рабочее место руководители просят направить в адрес предприятия резюме. Резюме не заменяет заявления, оно предъявляется до оформления заявления, но нередко дает работодателю информацию о необходимости встречи с претендентом. Резюме пишется в свободной форме. Автор резюме указывает все те сведения о себе, которые наиболее выгодно представят его и убедят руководство в том, что именно этот претендент должен занять вакантную должность.

Заявление — официальное письменное обращение с просьбой о чем-либо, которое подается руководителю предприятия или вышестоящему лицу. Заявление пишется обычно о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д. В заявлении должна быть кратко и понятно изложена суть просьбы, приведены необходимые факты, подтверждающие правомерность обращения заявителя. Каждую новую мысль в заявлении следует писать с красной строки. Обратите внимание: заявление пишется от руки.

рэкетúр

украúнский

904. Прочитайте образец резюме. Выделите части этого документа. Укажите черты официально-делового стиля в резюме. Найдите черты сходства и различия резюме и заявления.

Резюме

Иванова Полина Петровна родилась 5 января 1983 года в г. Москве.

В 1998 году окончила среднюю общеобразовательную школу № 127 г. Москвы и получила аттестат о среднем образовании.

В 1998 году поступила в среднее специальное училище № 15, которое окончила в 2000 году, получив диплом с отличием по специальности «секретарь-референт».

В 1999 году окончила курсы и получила свидетельство по профессии «оператор ЭВМ».

В 2000 году окончила курсы немецкого языка и прошла стажировку в Германии. Немецким языком владею свободно, читаю профессиональную литературу на языке.

В 2001 году окончила курсы автолюбителей и получила права на вождение легковой машины.

В 1999 году успешно прошла производственную практику в управлении Мосэнерго, рекомендация руководителя практики прилагается.

С января 1999 по декабрь 2000 года выполняла работу секретаря-референта в ООО «Энергон», заменяя временно нетрудоспособного работника. Рекомендация президента ООО прилагается.

Мой адрес: Москва, ул. Покровка, д. 15, кв. 9, тел. 123-45-67.

18 мая 2003 г. Подпись

905. Прочитайте текст заявления, обратите внимание на форму и содержание документа. Отметьте черты официально-делового стиля в этом документе.

Директору Московского

станкостроительного техникума

Иванова Павла Петровича,

проживающего по адресу:

103107, Москва, ул. Лесная, д. 64, кв. 18,

заявление.

Прошу допустить меня к вступительным экзаменам в Московский станкостроительный техникум на вечернее отделение электромеханического факультета.

В 2001 году я окончил СПТУ № 23 г. Москвы, получил диплом об окончании училища и квалификационное свидетельство электрика 5 разряда.

К заявлению прилагаются следующие документы:

1) диплом;

2) справка о состоянии здоровья;

3) характеристика;

4) 2 фотографии.

10 июля 2003 г. Подпись

906. Напишите заявление о приеме на работу.

907. Подготовьте и напишите резюме в адрес того предприятия, где вы хотели бы работать.

908. Напишите заявление о предоставлении отпуска.

Автобиография — это описание своей жизни, обычно пишется от руки и предоставляется в случае необходимости в отдел кадров предприятия. В автобиографии указываются основные события в жизни автора.

909. Прочтите текст автобиографии, обратите внимание на форму и содержание документа. Найдите черты официально-делового стиля в автобиографии.

Автобиография

Я, Иван Петрович Соколов, родился 7 июня 1983 года в г. Москве в семье служащих.

С 1990 года обучался в средней общеобразовательной школе № 137, которую окончил в 2000 году.

В 2000 году поступил в Московский техникум железнодорожного транспорта, где обучаюсь до настоящего времени.

С 1993 года занимаюсь в спортивной секции, имею 1 взрослый разряд по греко-римской борьбе.

К автобиографии прилагаются характеристика, данная мастером производственного обучения техникума, и рекомендация спортивного тренера.

4 июня 2003 г. Подпись

910. Напишите автобиографию.

Объявление относится к деловым бумагам, но в зависимости от цели и характера мероприятия, о котором хотят сообщить, объявления различаются по форме и содержанию. Например, объявление о предстоящем собрании рабочего коллектива, посвященном выборам руководителя предприятия, будет отличаться от объявления о вечере отдыха, посвященного празднованию дня 8 Марта, не только содержанием, но и формой. В первом объявлении должны быть строгая форма и соответствующие языковые средства выражения, а во втором уместны и яркое графическое оформление, и шутливый тон.

911. Напишите два объявления: одно — о предстоящем профсоюзном собрании, другое — о новогоднем вечере. Расскажите, чем они отличаются и почему.

Доверенность — документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, выдавшего его. Доверенность может быть выдана частному лицу или предприятию. Обычно доверенностью оформляют отношения, связанные с финансовой ответственностью (получение стипендии, зарплаты, кредитов и т.п.), поэтому в этом документе очень важно точно обозначить главные данные: кто доверяет, что доверяет, кому доверяет и на каком основании. В тексте доверенности используются стандартные речевые формы: зарплата за октябрь 2002 года в сумме…; все причитающиеся мне выплаты за период с 1 ноября 2002 года до 1 марта 2003 года.

912. Прочтите текст доверенности. Составьте свой вариант доверенности на получение денежного перевода.

Доверенность

Я, Петров Иван Васильевич, доверяю Василию Петровичу Иванову (паспорт серии 1001, номер 150030, выдан 11.01.2002 г. 168 ОВД г. Москвы) получить в 357-м почтовом отделении г. Москвы пришедшую на мое имя посылку из г. Воронеж.

5 декабря 2003 года Подпись

913. Напишите доверенность на получение вашей заработной платы.

Расписка представляет собой документ, в котором подтверждается факт получения чего-либо (документов, денег, материальных ценностей, оборудования и др,). Как документ, оформляющий финансовые отношения, расписка должна включать необходимые сведения: кто получил, что получил, от кого, на каком основании и какие налагает в связи с этим на себя обязательства.

914. Прочтите тексты расписок, обратите внимание на их содержательные части. Сравните их, найдите и укажите различия.

I. Расписка

Мной, Ивановым П.П., получены у заведующего заводским клубом, Петрова И. И., музыкальные инструменты: гитара, барабан, саксофон, скрипка — для подготовки к выступлению на новогоднем вечере. Обязуюсь вернуть по окончании праздника — 29 декабря 2003 года.

Мастер цеха, руководитель ансамбля Подпись

10.12.2003 г.

II. Расписка

Я, Терехов Кирилл Петрович, даю настоящую расписку в том, что мною получено от заведующего кабинетом географии 30 компасов для проведения игры «Следопыт». Все компасы исправны, обязуюсь вернуть 20.09.2003 года.

15.09.2003 г. Подпись

915. Напишите две расписки: 1) о том, что вы получили в бухгалтерии материальную помощь; 2) о том, что для туристического слета вы получили комплект туристического снаряжения (палатки, спальные мешки, посуду и т.д.).

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

Деловые (служебные) письма в зависимости от содержания могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и т.д. Письма могут содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, содержат, как правило, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения и т.д.

Письма, направляемые в вышестоящие учреждения, содержат чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения.

Составляют деловые письма на фирменных бланках, представляющих собой лист бумаги с напечатанными на нем авторскими реквизитами организации: полное наименование организации, адрес, телефон, телефакс, электронный адрес (e-mail).

Текст делового письма содержит, как правило, один вопрос и состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводятся выводы, просьбы, предложения. Порядок следования частей может меняться.

Оформление деловых писем осуществляется в соответствии с ГОСТом. Этим стандартом определяется содержание и форма документа, место проставления на бланке реквизитов делового письма: авторских реквизитов, адресата, даты, номера (индекса), заголовка к тексту, текста, отметки о приложениях (если они есть), подписания, отметки о составителе.

свёкла

916. Расскажите о видах деловых писем и требованиях к их оформлению.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в отделе текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности. Составление сопроводительного письма оправдано в том случае, когда оно содержит какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах, например:

Сопроводительное письмо

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещений под Центр социальной помощи семье.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: договор об аренде на 8 листах в 3 экземплярах.

Директор ___________________ И. И. Петров

917. Составьте и запишите свой вариант сопроводительного письма.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам. Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения работ, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо состоит из двух частей: выражение просьбы и подтверждение гарантии, в отдельных случаях — только подтверждение гарантии. Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплаты за выполнение работ или предоставление услуг), кроме руководителя предприятия подписывает в обязательном порядке распорядитель финансов (бухгалтер, старший бухгалтер, главный бухгалтер). На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации: в государственной системе — гербовая, в негосударственной — круглая с наименованием организации. Ниже приводим образец:

Гарантийное письмо

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра социальной помощи семье.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.

Наши реквизиты: ИНН 7721212646 ООО «Центр социальной помощи семье», расчетный счет 407002810738240102778 в Московском банке Сбербанка РФ, Волгоградское отделение ОСБ № 7976 г. Москвы, БИК 044525225, к/с 30101810400000000225, уд. Рязанский проспект, 19.

Приложение: смета на 3 листах в 2 экземплярах.

Директор И. И. Петров

Гл. бухгалтер П.П. Иванов

918. Составьте по данному образцу текст гарантийного письма для механического завода об изготовлении технологического оборудования (по прилагаемым чертежам) для ремонта инвалидных колясок.

Письмо-приглашение предлагает адресату принять участие в каком-либо мероприятии. Письмо может быть адресовано как организации, так и конкретному человеку. Минимальный состав информации такого письма — это сообщение о характере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Приглашение

Уважаемый (ая) ___________________!

Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации социальной работы и подготовки социальных работников в условиях перехода к рынку», которая состоится 10—12 декабря 2003 года в конференц-зале Московского социального университета. Начало конференции 10 декабря в 11 часов. Начало регистрации участников — 10 часов 10 декабря.

Тезисы доклада объемом 1 машинописная страница через 1,5 интервала должны быть представлены в оргкомитет конференции не позднее 10 ноября 2003 года.

Оргкомитет конференции

919. Составьте текст приглашения на выставку творческих работ учащихся вашего учебного заведения.

Протокол — это обобщенное название разных видов документально оформленных действий; документ, удостоверяющий какой-либо факт (протокол собрания, протокол вскрытия, акт о нарушении правил общественного порядка, акт о нарушении правил дорожного движения и т.п.). В официально-деловых бумагах слова протокол и акт нередко используются как синонимы. Ниже приводится образец протокола собрания.

Протокол № 2

собрания трудового коллектива цеха № 5 ЗВИ

от 3 сентября 2003 г.

Председатель — Борисов Е. Н.

Секретарь — Антонова С. Ю.

Присутствовало 20 человек (список прилагается).

Повестка дня

1. О выборах начальника цеха. Доклад Петрова Н. Н.

2. Утверждение устава предприятия. Доклад Васильева А. А.

3. О подготовке к профессиональному конкурсу. Доклад Новиковой К.А.

4. Разное.

Слушали

Петров Н.Н. — текст доклада прилагается.

Выступали

Сидоров Б. И. (краткое изложение речи выступающего).

Постановили

(Излагается решение собрания по пунктам.)

1. Назначить день выборов начальника цеха — 15 октября 2003 года.

2. Допустить к участию в выборах…

3. Провести профессиональный конкурс с 10 сентября по 10 октября по утвержденной ранее программе. Ответственность за проведение конкурса возложить на Новикову К. А.

Председатель (подпись) Борисов Е.Н.

Секретарь (подпись) Антонова С. Ю.

Акт — это один из видов протокола, состоящий в записи какого-либо юридического или финансового факта.

факсúмиле

факсúмúльный

920. Прочтите образец акта, выделите главные части, составьте по образцу свой вариант.

Акт

проверки выдачи материальной помощи

профкомом хлебозавода № 15

Ревизионная комиссия в составе председателя профкома Ивановой Н.Н., начальника кондитерского цеха Петровой С. Л. и электротехника Сидорова П. Р. проверила книгу выдачи материальной помощи хлебозавода № 15 и установила следующее.

Книга выдачи материальной помощи ведется с 1995 года. Ответственный за эту работу — председатель профсоюзного комитета цеха готовой продукции Левина Р. Ф.

Комиссия отмечает следующие нарушения в оформлении книги выдачи материальной помощи:

1. С 1997 года отсутствуют указания даты вступления работников хлебозавода в профессиональный союз.

2. Не указывается дата выдачи материальной помощи работникам.

3. Неаккуратно оформлены записи за 2003 год.

1 июля 2003 года (подпись) Иванова Н. Н.

(подпись) Петрова С. Л.

(подпись) Сидоров П. Р.

Характеристика — это официальный документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо трудовой или общественной деятельности. Характеристику составляет руководитель коллектива. Характеристика с прежнего места работы обычно представляется при поступлении на новое предприятие, при допуске работника к участию в конкурсе на замещение вакантной должности, при представлении к званиям или разным формам поощрений работника, например к правительственным наградам.

Образец:

Характеристика

Новикова Петра Ивановича, студента 2 курса

машиностроительного факультета МВТУ им. Н. Баумана

Новиков П. И. родился в Москве в 1984 году в семье инженера. Мать Новикова П. И. — домашняя хозяйка.

За годы обучения в школе П. Новиков проявил себя прилежным и активным учеником, он увлеченно изучал физику, успешно занимался в спортивной секции, редактировал школьную стенгазету, участвовал в предметных олимпиадах и художественной самодеятельности. В 2002 году П. И. Новиков окончил среднюю общеобразовательную школу № 1357 с серебряной медалью.

За время учебы на машиностроительном факультете МВТУ им. Н. Баумана П. Новиков зарекомендовал себя отличным студентом, проявляющим интерес и способности к научной работе — он участник и дипломант конкурса студенческих научных работ. П. И. Новиков принимает активное участие в общественной жизни факультета (спортивные соревнования, факультетские и институтские мероприятия).

П. И. Новиков пользуется заслуженным уважением студентов и преподавателей.

В настоящее время он проживает по адресу: 117118, г. Москва, ул. Радищевская, д. 5, кв. 7.

Характеристика дана для предоставления в райвоенкомат.

5 апреля 2003 г. Подписи

Докладная записка — это документ, содержащий информацию о каких-либо производственных делах. Содержанием докладной записки может быть краткий отчет о выполненной работе или о состоянии работы в определенный момент, информация нижестоящего руководителя вышестоящему о работе коллектива и т.д.

Образец:

Докладная записка

О ходе выполнения весенне-посевных работ отделения совхоза «Октябрьский» на 15.05.2003 года.

В связи с неблагоприятными погодными условиями — поздним наступлением весны и резким похолоданием в период с 3 по 13 мая — весенне-посевные работы в совхозе «Октябрьский» задерживаются по сравнению с графиком на 10—12 дней.

Яровыми культурами засеяно 70% посевных площадей, картофелем — 80% намеченной площади, огородными культурами — 60%.

Наиболее благополучно обстоят дела в отделении «Маслово» (бригадир Серов К. С.), где в основном преодолено отставание и положение нормализуется.

Дирекция совхоза принимает решительные меры к ликвидации отставания и выправлению положения.

Директор совхоза «Октябрьский» Подпись

15 мая 2003 г.

Договор — это документ, оформляющий взаимные обязательства равноправных партнеров. Существует немало видов договоров: поставки, купли-продажи, обмена, аренды, обслуживания и т.д. При приеме на работу с сотрудниками заключают трудовой договор, который обычно называется контрактом.

Какие бы договорные отношения ни оформлялись, существуют общие обязательные элементы структуры договора. Эти элементы могут быть записаны в разной последовательности, могут выноситься в виде приложений, являющихся неотъемлемой частью договора. К обязательным относятся следующие элементы текста:

1. Обозначение сторон, вступающих в договорные отношения. Здесь необходимо указывать названия организаций и фамилии должностных (либо частных) лиц, подписывающих договор; основания, на которых они действуют, и условные обозначения, которые будут заменять их в тексте документа.

Должностное лицо, подписывающее договор, должно быть уполномочено это делать, т.е. иметь право подписи. Основанием договора, как правило, служит устав организации, предусматривающий осуществление деятельности, записанной в договоре. Если подобная деятельность должна осуществляться при наличии лицензии, то должны быть указаны номер лицензии и дата ее выдачи.

Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходимы для того, чтобы, во-первых, определить статус каждой из договаривающихся сторон, во-вторых, чтобы в дальнейшем в тексте не повторять их названия полностью, например: «Заказчик» и «Исполнитель», «Продавец» и «Покупатель», «Фирма» и «Клиент» и т.д.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является целью договора — творческое содружество, поставка товара, туристское обслуживание, подготовка кадров и др.

3. Обязательства сторон. Формулируется, какие именно обязательства берут на себя стороны. Эта часть договора должна быть особенно продуманной, потому что последствия упущений или непонятно сформулированных положений этого пункта могут быть существенными и в финансовом, и в моральном плане.

4. Финансовые взаимоотношения. Записываются условия оплаты работ, выполненных по договору. Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, которая приводится в приложении и является неотъемлемой частью договора.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательства. Если характер договора не требует детализации, то эта запись может быть сделана в обобщенной форме: При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

6. Форс-мажор. Запись подразумевает, что при действии обстоятельств непреодолимой силы (пожара, террористического акта, стихийных бедствий, объявления войны, изменения законодательства и др.) выполнение договора может быть прекращено или приостановлено и стороны за это ответственности не несут.

7. Прочие условия договора. В этой части текста указываются срок действия договора, количество экземпляров документа, имеющих юридическую силу, порядок продления, дополнения или досрочного расторжения договора, порядок и условия внесения изменений и иные условия.

8. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются почтовые и юридические адреса сторон, банковские реквизиты (для юридических лиц). Стороны, указанные в первой части договора, подписывают документ, ставятся печати организаций, вступивших в договор.

экспéрт

Вопросы и задания для самопроверки

1. Какие сферы общественной жизни обслуживает официально-деловой стиль?

2. Какие подстили и почему выделяются в официально-деловом стиле? Приведите примеры.

3. Каковы особенности языка дипломатии?

4. Каким должен быть язык законов? Почему?

5. Какие деловые бумаги вы знаете? Назовите правила оформления деловых бумаг.

6. Расскажите об оформлении любого (на ваш выбор) документа на основании составленного вами самостоятельно.

Задания для самостоятельной работы

921. Прочтите внимательно предложения. Найдите и исправьте ошибки. Определите, в каких документах вы можете встретить такие предложения. Запишите названия документов.

1. Совместное сотрудничество российских и японских ученых станет еще одним звеном в укреплении дружеских связей двух народов-соседей. 2. За отчетный период времени было внедрено более тридцати рационализаторских предложений. 3. За год артель получила более 150 млн. рублей денег дохода. 4. На совещании был разработан широкий комплекс практических мероприятий. 5. Планы организаторов совещания охватывают целый ряд вопросов внедрения автоматики в производство. 6. Для немедленного ремонта аппаратов необходимы трубы, которые полностью на заводе отсутствуют. 7. Завод обязан отгрузить в адрес базы четыре вагона порожней тары.

922. Найдите ошибки, допущенные автором в тексте заявления, отредактируйте текст.

Директору автобазы № 2

Сырцову В. И.

от Никифорова Л. П.

Заявление

Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Никифоров Л. П. по такому вопросу.

Очень прошу вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах (в города Владимир, Ярославль и Нижний Новгород). Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу предоставить. Очень прошу не отказать в моей просьбе и подписываюсь.

6 марта 2003 года Никифоров Л.П.

923. Отметьте и объясните ошибки в оформлении документов. Назовите все документы и составьте их правильно.

I. …Я, Аникин В.Н., доверяю моей жене Аникиной Н.С. получить мою зарплату за первую половину декабря.

16 декабря 2003 г. В. Аникин

Начальнику механосборочного цеха № 3

Смирнову

Я очень прошу предоставить мне трехдневный отпуск за свой счет с 15 по 18 февраля по семейным обстоятельствам.

Токарь Алентьев Н.

III. …Я, Петровский И. П., родился 2 декабря 1983 года в г. Москве. Семья большая: отец — рабочий, мать занимается воспитанием детей, у меня две сестры и три брата. В 1998 году я закончил девять классов школы № 567 и поступил в училище. Учусь в училище до настоящего времени. В свободное время занимаюсь плаванием и баскетболом, собираюсь поступать в техникум.

Петровский И. П.

5 июня 2003 г.

IV. …Мною получено у зав. лабораторией кинофотоматериалов: фотоаппарат «Зоркий», сменный объектив, увеличитель. Обязуюсь вернуть по первому требованию.

12.09.2003 г. Рабочий Семенов Н. Ф.

924. Составьте самостоятельно текст протокола профсоюзного собрания вашей группы или акт проверки библиотеки.

925. Вы руководите предприятием. Ваш друг собирается участвовать в конкурсе на замещение должности мастера цеха. Напишите ею характеристику.

926. Вы — староста группы. Составьте текст докладной записки директору училища о том, как ваша группа проходит производственную практику на заводе.

927. Представьте, что ваша группа — это два предприятия, которые должны заключить договор о сотрудничестве. Разделитесь на творческие группы и составьте текст договора или контракта. Обсудите ваши варианты с другой творческой группой.

Официально-деловой стиль – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, то есть отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Начало становления официально-делового стиля в русском языке можно отнести к X веку, к эпохе Киевской Руси, когда появляются первые тексты договоров между Киевской Русью и Византией. По мнению исследователей, язык договоров и других документов был тем языком, из которого позднее выработался литературный язык.

Основная функция официально-делового стиля – предписывающе-информационная. Лексическую основу официально-деловых текстов составляет нейтральная, употребительная в любом стиле лексика. Однако следует заметить, что выбор лексики всегда определяется тематикой текста, вследствие чего и в использовании нейтральной лексики автор текста не свободен. Так, он может употребить слова человек, гражданин, река, вода, но вряд ли обратится к словам кресло, лысина, страус. Характерными признаками официально-делового стиля являются:

1. Преимущественно письменная форма изложения.

2. Стандартизированность: в рамках каждого жанра официально-делового стиля существует особая «модель», шаблон, по которому строится текст вне зависимости от того, кто является его автором, при этом композиция официально-делового текста не претерпевает изменений.

3. Высокая степень регламентированности (определённый запас средств выражения и способов их комбинирования): обращение к ограниченному набору языковых средств позволяет строить текст таким образом, чтобы при его толковании не возникало разночтений.

4. Строгость и простота изложения: использование слов в их прямых значениях, отсутствие образности, предпочтительное употребление простых, однозначно трактуемых синтаксических конструкций.

5. Информативная насыщенность: авторы текстов официально-делового стиля стремятся передать максимум информации, используя минимум языковых средств. Официальный характер изложения: для текстов данного стиля не характерно использование экспрессивно окрашенных слов и синтаксических конструкций.

6. Безличность: тексты официально-делового стиля носят объективный характер, поэтому в них отсутствуют языковые средства, указывающие на автора.

Лексика и фразеология официально-делового стиля отличается умеренно книжной стилистической окраской и высоким процентом стандартных средств (так называемых канцелярских штампов).

Канцелярский штамп – это воспроизводимая в официально-деловом стиле лексико-фразеологическая единица, которая соотносится с часто повторяющимися ситуациями или распространёнными понятиями и облегчает их обозначение. Для официально-делового стиля характерно преобладание штампов как стандартных средств. К числу штампов относятся следующие: отмечены следующие недостатки, принимая во внимание, выдана для представления, в конструктивной обстановке, договаривающиеся стороны, возбудить дело, привлечь к ответственности и т. д. В официально-деловых документах также употребляются так называемые «строевые» слова (в целях, с целью, согласно, в связи с, в части, в вопросе, в деле) и обороты со «строевыми» словами: показатель (качества, достижений), способ реализации (изготовления), в целях обеспечения (улучшения, предоставления), в дополнение к и т. д.

Терминология официально-делового стиля менее абстрактна, чем научная терминология в силу практической направленности. К терминологии официального стиля относятся:

1. Названия лиц по их функции в официально-деловых отношениях: истец, ответчик, квартиросъёмщик, налогоплательщик, вкладчик, арендатор, потребитель.

2. Названия документов: распоряжение, приказ, протокол, извещение, инструкция, служебное письмо, служебная телеграмма, докладная записка, справка, акт, лицевой счёт.

3. Обозначение частей документа, процесса его согласования и утверждения: повестка дня, присутствовали, слушали, постановили, согласен, приложение, не возражаю, в приказ, согласовано.

4. Специализированное употребление общелитературных слов и выражений: лицо (человек), юридическое лицо (учреждения, предприятия или организация как носитель прав и обязанностей), реализация (продажа), сторона (лицо, группа лиц, учреждение или государство, вступающее в официальные отношения с другим лицом, группой лиц, учреждением или государством»).

5. Сложносокращённые слова, преимущественно названий учреждений: ЮРГУЭС, РГУ, МИД, НИИ, профком.

Употребляются также архаизмы и историзмы, например, в текстах дипломатических документов: уверение в почтении, сей, таковой, Его Величество.

Официально-деловой стиль носит сугубо именной характер: доля существительных по сравнению с глаголами в нём даже выше, чем в научном стиле. Широко используются в документах отглагольные существительные, придающие тексту сдержанно строгую тональность, например: документированность, установление, унификация, стандартизация, содержание, хранение и использование и т. д. Одно и то же существительное в деловых текстах может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. С помощью таких повторов удаётся избежать неверных толкований.

В официально-деловых документах широко представлены отглагольные существительные с префиксом не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение и т. д. Среди кратких прилагательных в документах наиболее употребительны прилагательные со значением долженствования: должен, обязателен, подотчетен, необходим, ответствен. Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных документов, как счета, доверенности, расписки. Обезличенный характер официально-делового стиля подтверждается почти полным отсутствием личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих личных форм глагола (формы 1-го лица ед. ч. местоимений и глаголов употребляется в таком жанре, как заявление, а форма 1-го лица ед. ч. глагола в слове приказываю – в жанре приказа). Особенностью официально-делового стиля является также преимущественное употребление инфинитива по сравнению с другими глагольными формами. Часто употребляется так называемое «настоящее предписание»: При невозможности защитника явиться в этот срок следователь принимает меры, предусмотренные частью 3-й статьи 47-й настоящего кодекса.

Синтаксис официально-делового стиля подчёркнуто книжный и неэмоциональный. Предложения полные, повествовательные, как правило, двусоставные. Порядок слов прямой. Прямая речь, как правило, отсутствует, за исключением некоторых жанров, например, судебного протокола; отсутствуют вводные конструкции. Синтаксис официально-делового стиля отражает тенденцию к детализации и классификации, к рассмотрению в единстве конструирующей и предписывающей сторон, причинно-следственных и условно-следственных отношений. Это проявляется в использовании значительных по длине предложений, осложнённых однородными оборотами, причастными и особенно деепричастными. Также широко распространены конструкции с «нанизыванием» (повторением) родительных падежей существительных без предлогов, например: Запрещается создание и деятельность общественных объединений, цели или действия которых направлены на насильственное изменение основ конституционного строя и нарушение целостности Российской Федерации (Конституция РФ, ст. 13).

Официально-деловой текст строится по шаблону (формуляру) – определенной модели, включающей в себя элементы, обязательные для текста данного жанра. Так, например, Конституция РФ, подобно конституциям других стран, разбита на главы, главы – на статьи, статьи – на пункты, пункты – на подпункты; официальное письмо содержит указание адресата (в правом верхнем углу), заголовок, называющий жанр документа (уведомление, ходатайство и т. д), основной текст, подпись и указание даты.Типичен параллелизм используемых конструкций, вплоть до дословного повторения сегментов предшествующих предложений (например, 4 из 5 пунктов статьи 32 Конституции РФ начинаются словами «Граждане Российской Федерации имеют право»): такое строение текста помогает избежать двусмысленности в его толковании. Описанные особенности являются общими для текстов официально-делового стиля самых разных жанров.

В рамках официально-делового стиля выделяют три подстиля: юридический, дипломатический и канцелярско-деловой. Их названия демонстрируют, в каких именно сферах социальной деятельности человека они используются. В рамках каждого из подстилей выделяют множество жанров, особенности которых определяются тематикой, объемом и формой создаваемого текста.

К жанрам юридического подстиля относятся: конституция, кодекс, закон, постановление.

Жанрами дипломатического подстиля являются: верительная грамота, нота протеста, декларация, коммюнике.

Канцелярско-деловой подстиль представлен следующими жанрами: заявление, уведомление, приказ, контракт, резюме и т. д.

Следует заметить, что юридический и дипломатический подстили в гораздо большей степени похожи друг на друга, чем на канцелярско-деловой подстиль. Связано это с тем, что они регламентируют отношения на «высоком» социальном уровне: между государствами, государством и юридическим лицом, государством и гражданином, в то время как документы канцелярско-делового подстиля описывают разнообразные бытовые ситуации, связанные в том числе и с производственной деятельностью человека.

Различия между юридическим и дипломатическим подстилями объясняются тем, что первый из них используется в законодательстве и судопроизводственной деятельности внутри государства, а второй – на внешнеполитической арене. В связи с этим каждому из подстилей свойственно наличие особой терминологии и фразеологии. Юридический подстиль характеризуется употреблением следующих выражений: каждому гарантируется право, дееспособность несовершеннолетних, осуществлять права и обязанности. В документах дипломатического подстиля наиболее распространены такие устойчивые словосочетания: Высокие Договаривающиеся Стороны, Высокий и Полномочный Посол, договорились о нижеследующем, ратификационная грамота, нота протеста. Юридический и дипломатический подстили различаются и синтаксически: для закона важно четко выразить юридическую норму, поэтому предпочтение в нем отдается простым предложениям и сложным предложениям с небольшим количеством придаточных – тем конструкциям, которые удобны для восприятия:

Каждому гарантируется свобода мысли и слова. Не допускаются пропаганда или агитация, возбуждающие социальную, расовую, национальную или религиозную ненависть и вражду. Запрещается пропаганда социального, расового, национального, религиозного или языкового превосходства. Никто не может быть принужден к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещается (Конституция РФ, ст. 29).

Дипломатические же отношения требуют использования особого этикета, выработанного на протяжении веков, который включает в себя, в частности, употребление в текстах особых клишированных речевых формул (Прошу вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении) и сложных синтаксических конструкций с разветвленной союзной связью, причастными и деепричастными оборотами, инфинитивами, зависимыми предложениями, вводными и обособленными выражениями. Такие конструкции могут представлять собой одно сложное предложение, которое, однако, разбивается на несколько абзацев, каждый из которых начинается заглавной буквой. Такое строение свойственно преамбулам (вводным частям) дипломатических текстов, например преамбуле «Всемирной конвенции об авторском праве», подписанной в Женеве 6 сентября 1952 г.:

Договаривающиеся Государства, воодушевленные желанием обеспечить во всех странах охрану авторского права на литературные, научные и художественные произведения, уверенные в том, что режим охраны авторских прав, пригодный для всех наций и выраженный во Всемирной конвенции, являясь дополнением уже действующих международных систем охраны и не затрагивая их, способен обеспечить уважение прав личности и благоприятствовать развитию литературы, науки и искусства, убежденные в том, что такой универсальный режим охраны авторских прав облегчит распространение произведений духовного творчества и будет способствовать лучшему международному взаимопониманию,огласились о нижеследующем …

Тексты, написанные в канцелярско-деловом подстиле, называются документами. Они занимают значительное место в жизни современного человека. Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждой из них находится свой способ описания, свой жанр. Тексты определенного жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром: так, в заявлении о приеме на работу, он обязательно должен написать: «Прошу принять меня на должность», а не придумывать свои, отличные от стандартных, фразы. Таким образом, тексты канцелярско-делового стиля регламентированы в еще большей степени, чем тексты юридического и дипломатического подстилей. Существует два типа документов:

1. Служебная документация – документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных.

2. Официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков: функциональному, содержательному, временному (сроки исполнения):

1) личные документы: автобиография, анкета, характеристика, доверенность, жалоба, заявление и т. д.;

2) распорядительные документы: постановление, приказ, распоряжение и т. д.;

3) административно-организационные: договор, контракт, отчет, устав и т. д.;

4) информационно-справочные: акт, выписка, докладная записка, справка и т. д.

Жанры официально-деловой переписки определяются, прежде всего, целями, преследуемыми их составителями: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нем участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта (отправителя) с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берет на себя адресант перед адресатом и т. д.

Протокол – это официальный документ, содержащий точную запись всего, что было сказано, сделано и решено на собрании (заседании, совещании). В то же время протокол – не стенограмма, в нем находят отражение лишь основные положения, высказанные участниками собрания.

Краткий протокол – это точная, но лаконичная запись последовательности и содержания выступлений, в которой чаще используется форма косвенной речи. В подробном протоколе все выступления записываются подробно.

Доверенность – документ, дающий кому-либо право действовать от имени лица, его выдавшего.

Расписка – документ, подтверждающий получение чего-либо.

Заявление – документ, содержащий просьбу о чем-либо. При обозначении автора заявления допустимы две формы: родительного падежа без предлога и с предлогом от. В настоящее время предпочтительнее вариант без предлога, эта форма подчеркивает принадлежность документа.

Автобиография – документ, содержащий социально значимые сведения из жизни автора: год и место рождения, образование, место работы, местожительство, семейное положение. В деловой автобиографии принята хронологическая последовательность в изложении основных событий жизни, деловая автобиография содержит стандартизованное начало, каждый новый блок оформляется с красной строки.

Характеристика – документ, содержащий отзыв, заключение о чьей-либо служебной, общественной деятельности, о деловых качествах кого-либо.

Некоторые из официально-деловых документов имеют строго профессиональную сферу использования, другие приходится составлять почти каждому, и не только в профессиональной деятельности, но и в повседневной жизни. Документы составляются и оформляются на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Обычно в документе выделяются две смысловые части: первая часть – указание на причину и цель составления документа, вторая – предложения, просьбы, рекомендации и т. д. Рекомендуется начинать документ с просьбы, рекомендации, а затем обосновывать, указывать причины. Это значительно облегчает восприятие информации и, следовательно, ускоряет делопроизводство. Такие документы, как заявление, приказ, просьба, могут состоять из одной части.

Канцелярско деловой стиль

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *