Календарь в 1С

Содержание

Зачем нужен платежный календарь

Платежный календарь в Excel – основной инструмент в системе оперативного финансового планирования. Он помогает решить, прежде всего, следующие важные задачи:

  • прогнозирование кассовых разрывов: позволяет снизить объем привлекаемых заемных средств или разработать меры по восстановлению требуемого уровня ликвидности без привлечения внешнего финансирования.
  • максимизация процентного дохода: получить дополнительные несколько процентов от размещения временно свободных денежных средств в краткосрочном депозите вместо начисления процента на остаток.
  • анализ платежной дисциплины покупателей / дебиторов: выявление ненадежных плательщиков с помощью регулярного мониторинга отложенных поступлений.

Как автоматизировать платежный календарь с помощью Excel

Скачайте Excel-модель, чтобы автоматизировать всю работу по ведению и наполнению платежного календаря, а также реестра платежей. Средним компаниям могут понадобиться небольшие корректировки, например изменение состава статей поступления и выбытия средств. Крупным предприятиям модель пригодится в качестве прототипа будущего модуля управления текущими платежами комплексной информационной системы.

Автоматизировать платежный календарь с помощью Excel

Как составить платежный календарь в Excel. Пример

Перед тем, как сформировать платежный календарь, требуется сделать два ключевых шага для разработки структуры шаблона: определить формат ввода данных и разработать интерфейс для комфортного мониторинга. Для этого потребуется два рабочих листа.

Лист «База данных»

Чтобы свести к минимуму количество случайных ошибок (опечаток), следует фиксировать данные в виде отдельных операций с уникальным набором аналитик. Стандартный набор в целях ведения управленческого учета состоит из 10 аналитик:

  • движение денежных средств – поступление или оплата (см. также, как составить отчет о движении денежных средств);
  • дата операции;
  • сумма;
  • статья операции;
  • код статьи;
  • комментарий (пояснение/расшифровка в свободной форме);
  • контрагент;
  • раздел управленческого учета (крупный раздел учета, к которому относится операция);
  • проект;
  • центр финансовой ответственности (ЦФО).

Заданный набор полей легко можно дополнить в случае необходимости (номер договора, НДС, счет, инициатор и другие).

Аналогичные операции добавляются элементарным копированием и незначительной корректировкой (дата, сумма, контрагент). Значения всех аналитик (за исключением полей «Сумма», «Комментарий») ограничиваются списками, чтобы избежать дублирования наименований. А в случае с наименованием «Статьи» и «Кода статьи», привязываются через функцию «ВПР». Таким образом, добавление новой операции отнимает всего несколько секунд. В шапке таблицы с наименованием аналитик устанавливаются фильтры, что позволяет выбрать несколько аналитик и сформировать требуемый массив данных (рис. 1).

Рисунок 1. Пример базы данных для платежного календаря (кликните, чтобы увеличить)

Лист «Прогноз ликвидности»

Лист «База данных» при всей его универсальности с широким диапазоном информации является лишь отличным помощником в структуре календаря платежей, пример которого мы разбираем. Основная роль отведена графику прогноза ликвидности (рис. 2). Визуально это стандартный отчет о движении денежных средств, но с временным шагом в один день. Каждая операция из базы данных находит свое место в матрице прогноза ликвидности. Перенос данных осуществляется через формулу «СУММЕСЛИМН» с заданными параметрами по коду статьи и дате. Таким образом, любая новая операция автоматически отражается в графике, при этом исключена ситуация, когда данные не транслируются из-за ошибок ввода – в данной модели таких проблем нет, так как ключевые аналитики задаются через списки, а значит, любая операция найдет свое место на графике ликвидности.

Рисунок 2. Пример составления прогноза ликвидности в платежном календаре

Горизонт и периодичность формирования платежного календаря в Excel

Предложенный образец платежного календаря в Excel может выходить за рамки привычного горизонта планирования в один месяц, поскольку порядок ввода позволяет идентифицировать любую операцию. Вполне допустимо осуществлять мониторинг вплоть до квартала, однако в этом случае существует значительная зависимость качества прогноза от принципов планирования, действующих на предприятии. В ситуации, когда у организации налажен процесс систематического обновления плановых данных на всех ЦФО, горизонт ликвидности длинною в квартал может быть качественным и полезным для принятия управленческих решений.

Периодичность формирования может различаться – в зависимости от назначения календаря платежей в системе финансового менеджмента компании, но при этом обновление данных должно проводиться не реже одного раза в неделю, в противном случае информативность и актуальность прогноза будет снижаться до уровня стандартного отчета об исполнении бюджета движения денежных средств (БДДС).

Что учесть при формировании платежного календаря

Существенным недостатком платежного календаря считается невозможность (ограниченная возможность) многопользовательского доступа. К сожалению, сегодня не существует технического решения для устранения данной проблемы. Однако этот барьер успешно преодолевается за счет передачи полномочий по ведению календаря в руки опытному сотруднику планово-экономического отдела или казначейства. Плюсы такого подхода очевидны: наличие единственного пользователя системы снизит количество ошибок до минимального уровня, хотя и будет отнимать существенную долю рабочего времени.

В отличие от бюджетной кампании, когда каждый центр финансовой ответственности формирует свой план раз в год и ежеквартально корректирует, платежный календарь требует регулярного обновления – еженедельно или чаще). Формализованный сбор информации со всех ЦФО может быть затруднен, поэтому экономисты должны быть глубоко погружены в ситуацию с оборотом денежных средств по всем направлениям.

Поступления

Прогнозирование входящих денежных потоков от продаж, безусловно, самый сложный участок работы. При большом количестве мелких стабильных клиентов возможно применение простейшего метода оценки – средней арифметической, когда планируемый объем поступлений за несколько периодов делится на количество периодов. Данные можно актуализировать с помощью ряда косвенных факторов (сезонность, динамика отрасли / рынка, влияния текущей стадии жизненного цикла компании / стратегии). Точность планирования усложняется при наличии нескольких крупных клиентов. В данной ситуации следует воспользоваться методом экспертной оценки. Суть ее заключается в том, что по каждой сумме определяется вероятность ее получения в трех сценариях (консервативный, оптимистический, пессимистический) и затем выводится среднее взвешенное с учетом удельной доли каждого сценария.

Платежи

Определение даты многих платежей осуществляется без участия инициаторов оплаты. Полезно использовать эмпирические данные, особенно по известным и давним поставщикам. Кроме того, удачным дополнением будет регулярный мониторинг крайних сроков оплат по действующим контрактам (инициаторы платежей имеют устойчивую привычку указывать даты оплат раньше допустимого крайнего срока по договору). То же самое касается уплаты налогов. Хорошим приемом может стать практика оплаты некоторых счетов на несколько дней позже допустимого срока. Подобные мелкие хитрости зачастую остаются незамеченными со стороны контрагента, однако не стоит применять подобную тактику в отношении ключевых поставщиков.

Оценка качества планирования в платежном календаре

Измерение эффективности любого планового документа осуществляется посредством оценки качества прогнозирования. Платежный календарь не является исключением. Финансовый менеджер должен установить предельный целевой показатель отклонения факта от плана в зависимости от специфики бизнеса, периодичности обновления отчета и горизонта планирования. В случае с платежным календарем в Excel, пример которого мы разобрали, следует отметить, что регулярное превышение нормы отклонения сведет полезность такого документа к минимуму, а значит компания не заработает несколько дополнительных процентов.

На практике часто бывает, что неточностью грешат один и те же ЦФО. Одним из вариантов борьбы со слабыми «планировщиками» может стать введение регулярных аналитических докладов для высшего руководства, в котором будет даваться оценка упущенным ресурсам из-за некачественного планирования отдельно взятых ЦФО. Другим способом мотивации ответственных за исполнение бюджетов работников может выступить фиксация допустимых отклонений в карте ключевых показателей эффективности для определения размера годового (квартального) бонуса сотрудника.

Платежный календарь: образец

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутст­вуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

  • наименование статьи бюджета, в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
  • источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
  • авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
  • факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоя­нии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря, сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

ОБРАЗЕЦ
Регламент проведения платежей

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря.

Платежный календарь образец

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel, достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

Как вести платежный календарь в 1С

Как вести платежный календарь в 1С

Оперативное управление финансовыми средствами компании, составление графиков платежей и контроль их своевременного выполнения помогает осуществлять платежный календарь 1С. Он может быть создан в автоматическом режиме с использованием информации о будущей оплате, которая должна поступить от заказчиков, предусмотренных выплатах контрагентам, поступлениях денег, а также на основании статей расходов.

1С платежный календарь нужен для:

  • анализа данных об имеющихся остатках финансов, готовящихся приходах и затратах;
  • принятия верных решений о движении денег между кассами и счетами;
  • определения необходимости изыскания дополнительных финансов;
  • обеспечения финансами заявок для осуществления бизнес-деятельности;
  • оформления заявок на перемещение денег внутри предприятия;
  • согласования заявок с учетом сроков оплаты и источников финансов (банковские счета или касса);
  • подачи заявки на кредитный продукт.

Когда формируется платежный календарь 1С, сразу же происходит проверка того, можно ли его будет выполнить, а именно – хватает ли денег для осуществления всех поставленных бизнес-задач.

Функция ведения платежного календаря в 1С включена в следующие типовые конфигурации:

  • «Бухгалтерия предприятия 8.3»
  • «Управление производственным предприятием»
  • «Комплексная автоматизация»
  • «ERP: Управление предприятием»
  • «Управление небольшой фирмой»
  • «Управление торговлей»

1С платежный календарь в «ERP: Управление предприятием 2»

В данной конфигурации он организован как удобное в использовании рабочее место, идеально приспособленное для создания документов и отчетов и проведения анализа результатов хозяйственной деятельности компании. Функциональной особенностью платежного календаря 1С является то, что он позволяет выполнять эффективное планирование поступления и расходов финансовых средств на краткосрочный период и своевременно выявлять возникновение кассовых разрывов.

В целом платежный календарь остается по своей сути аналитическим отчетом, в котором отражаются приходы, расходы и остатки денежных средств. Их можно группировать по видам – безналичным и наличным – и по местам, где они размещаются – определенным счетам или в кассе предприятия. Непосредственно из данного инструмента финансового планирования возможно списывать средства, осуществлять управление ими на различных счетах и в кассе или выполнять их перемещение с целью ликвидации кассовых разрывов. Важным преимуществом 1С платежного календаря признается присутствующая в нем возможность детализации данных до первичного документа.

Настройка платежного календаря

В «1С ERP: Управление предприятием 2» работать с ним станет можно после того, как будет установлен такой параметр ведения заявок на расходование денежных средств. Для его активации нужно установить флажок в соответствующем пункте меню в интерфейсе «НСИ и администрирование/Настройка НСИ и разделов/Казначейство».

После этого уже можно будет пользоваться в 1С платежным календарем. Для этого нужно в «Казначействе» выбрать пункт планирования и контроля денежных средств, чтобы увидеть нужный пункт меню.

Можно произвести настройку внешнего вида календаря, чтобы он более полно соответствовал бизнес-задачам организации. По умолчанию заявки располагаются в левой части экрана, сам календарь – в правой. Кнопка «Вид» позволяет изменить данный режим: показывать вместо заявок и платежного календаря платежи либо исключительно один список заявок.

Второй из перечисленных вариантов, по мнению многих пользователей, более удобен, потому что так можно получать доступ к документам, регламентирующим получение и расход денежных средств. Можно произвести настройку платежного календаря на определенное количество дней, для которых будет осуществляться планирование. Также можно выбрать нужного поставщика или клиента и отбор по определенному счету либо кассе.

Кнопка «Еще» открывает выпадающее меню, с помощь которого можно регулировать видимость строк календаря. Пользователь может установить видимость несогласованных заявок на расходование финансов, прихода денег в разрезе расчетной документации, расходов, произведенных независимо от заявок. Также можно будет выбрать тип валюты регламентированного либо управленческого учета, установить дату планирования и отключить видимость выходных дней.

В левой части экрана можно увидеть список расчетных счетов предприятия (в случае, если не был включен отбор по конкретному счету). Отчет демонстрирует приходы, расходы, остатки и итоговую сумму. Здесь же можно найти просроченные задолженности и планируемые движения денежных средств по дням. При переключении активности календарных ячеек внизу таблицы начнет меняться и перечень документов, объясняющих списания, поступления и задолженности.

Ведение платежного календаря в «1С: Управление торговлей»

В более поздних версиях конфигурации появились новые функции, облегчающие финансовое планирование. Чтобы начать работу с календарем, в разделе администрирования нужно выбрать пункт организаций и денежных средств и поставить флажок в пункте «Заявки на расходование денежных средств». В более ранних редакциях программы он находится в разделе казначейства. Здесь же можно определить контроль лимитов по компании в целом либо по ее отдельным подразделениям. После этого появится раздел планирования денежных средств (либо «Казначейство»).

Заявка на расход является основным документом для осуществления оперативного контроля за движением финансовых средств в программе. Очень важно правильно выбрать его операцию, потому что это определит статью движения денежных средств. Удобство программы состоит еще и в том, что она сама может подсказать, какая статья нужна, путем фильтрации статей на основании выбранной операции.

При включенном лимите при его превышении проведение документа окажется заблокированным. Для утверждения подобной заявки необходимо либо установить флажок в пункте «Сверх лимита», либо повысить сам лимит по выбранной статье (задается в «Лимитах расхода денежных средств»). Следует помнить о том, что период устанавливается на дату будущей оплаты, а не на время создания заявки.

Статусы заявок на расход денежных средств:

  • «Согласована»
  • «Не согласована»
  • «Отклонена»
  • «К оплате»

Список несогласованных заявок содержится в журнале заявок на расходование денежных средств к согласованию. Утверждение заявок возможно непосредственно из этого перечня, что особенно удобно.

Также, в отличие от более старых редакций платежных календарей, новые функции позволяют формировать документ на перемещение либо планируемое поступление финансовых средств непосредственно из отчета.

Для ликвидации кассовых разрывов следует верно выбирать статьи движения денежных средств и даты их прихода. После того, как документ ожидаемого поступления финансов проведен, платежный календарь мгновенно меняется, демонстрируя, что кассового разрыва больше нет.

Помимо документов, регламентирующих плановое поступление или перемещение средств, в календаре можно создавать платежную документацию, выбирая требуемую заявку либо документ на поступление денежных средств.

Читайте также: Цели ведения в организации управленческого учета

Решение по автоматизации:

Предназначено для результативного ведения управленческого учета и финансового анализа, управления затратами и бюджетирования. Подходит для любых типовых, а также нетиповых конфигураций, включая:

«1С: Бухгалтерия 8»
«1С:Комплексная автоматизация»
«1С: Управление торговлей 8»
«1С:Управление производственным предприятием»

ИТАН УБ 2.4
решение по
автоматизации
управленческого
учета и бюджетирования ИТАН УБ 2.4 Demo-версия

Эпиграф.
Единственной преградой осуществлению наших планов на завтра
могут быть наши сегодняшние сомнения.
Франклин Делано Рузвельт

В этой статье я рассмотрю механизм запланированных платежей в Cash Organizer. Для усвоения материала статьи рекомендуется иметь в наличии знания о проведении платежей в Cash Organizer: платеж «Перевод», платежи «Расход» и «Приход».

Что такое запланированные платежи?

Запланированные платежи (их также иногда называют запланированными транзакциями) – это платежи, выполнение которых запланировано на будущее. В Cash Organizer можно настроить как одноразовые, так и повторяющиеся с разной периодичностью запланированные платежи. Например, можно создать шаблон приходного платежа «Зарплата» так, чтобы в соответствии с этим шаблоном ежемесячно по плану создавались приходные платежи.

Зачем нужны запланированные платежи?

Использование запланированных платежей даёт возможность организовать финансовое будущее:

  • Запланированные платежи обеспечивают пользователя напоминанием о предстоящем платеже.
  • Запланированные платежи можно при желании учитывать в различных видах расчетов. Балансы счетов, отчеты, бюджет – это режимы, где будет полезен прогноз, доступный благодаря запланированным платежам. Таким образом, запланированные платежи помогают осуществлять планирование, являющееся основополагающей составляющей успешного управления финансами.

Работа с запланированными платежами.

Для того чтобы в Cash Organizer начать работу с запланированными платежами необходимо создать шаблон запланированного платежа (или платежей, если планируется многократное повторение платежа).

Рассмотрим пример создания шаблона запланированных платежей.

Для того чтобы создать шаблон перейдем на вкладку «Платежи» и воспользуемся кнопкой «Настройки», выбрав в выпадающем меню пункт «Создать шаблон…»:

В появившемся окне содержится несколько вкладок, начнем работу с вкладки «Повтор»:

На данной вкладке располагаются следующие пункты настроек:

  • «Повтор» – для настройки периодичности повторения.
  • «Автозапись» – включение этой настройки приводит к автоматической записи запланированного в список платежей как совершенного при наступлении даты, на которую запланирован платеж. С момента такой записи платеж становится совершенным.

Порядок работы «напоминания» и «автозаписи» в процессе одного из повторов запланированного платежа иллюстрирует следующая схема:

Продолжим создание нашего шаблона запланированного платежа. Заполним вкладку «Повтор» следующим образом:

Центральную вкладку «Сплит» заполнять не будем. Сплиты в запланированных платежах работают полностью аналогично сплитам в обычных платежах.

Последняя вкладка – «Свойства». Рассмотрим её заполнение подробнее. Хотя содержимое этой вкладки во многом аналогично содержимому вкладки «Свойства» в обычных платежах, есть и отличие. В шаблоне запланированного платежа дополнительно присутствует поле «Статус»:

У поля «Статус» есть два состояния «Не активный» и «Активный». В активном состоянии шаблон запланированного платежа создает запланированный платеж (или платежи, если включен повтор) при наступлении даты платежа. В неактивном состоянии платежи не создаются – шаблон является как бы «выключенным».

Остановимся немного подробнее на заполнении поля «Примечание». При заполнении поля «Примечание» Cash Organizer позволяет использовать в тексте «ключевые слова». При автоматическом или ручном сохранении запланированного платежа сформированного по шаблону (шаблону запланированного платежа) «ключевые слова» автоматически заменяются на их значения, например, на дату. То как работают «ключевые слова» хорошо описано в самой форме шаблона запланированного платежа:

Введем наше примечание:

Завершив настройку платежа как на иллюстрации выше, нажимаем кнопку «Сохранить». В результате, видим окно с запросом подтверждения. В нашем случае наши настройки совершенно правильные, поэтому подтверждаем сохранение нажатием на кнопку «Да»:

Итак, мы создали шаблон запланированного платежа. Обратим внимание, что в списке платежей ничего нового не появилось:

И это правильно, ведь по нашему шаблону пока не было создано ни одного платежа. Для того чтобы посмотреть список платежей, которые запланированы по нашему шаблону воспользуемся следующим пунктом настроек:

В возникшем меню, предназначенном для установки периода отображения для запланированных платежей, выбираем пункт «Настроить…»:

Далее, выбираем дату. Это позволит отобразить платежи, запланированные до этой даты. Я выберу 1 января 2015 года:

В результате, мы видим наши запланированные платежи до 1 января 2015 года в общем списке платежей:

Обратим внимание, что строго в соответствии с настройками нашего шаблона, платежи приходятся на последний день каждого месяца.

Возникает вопрос, а что если мы захотим изменить (или, например, перевести в неактивное состояние – хотя с зарплатой лучше такого бы не было) шаблон, связанный с запланированным платежом? Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по платежу, шаблон которого мы хотим отредактировать и выбрать пункт «Редактировать шаблон…»:

В целом, к этому моменту мы рассмотрели все основные возможности работы с запланированными платежами. При этом мы рассматривали работу с запланированными платежами через вкладку «Платежи». Так было сделано для того, чтобы можно было опереться на уже имеющиеся навыки работы с данной вкладкой. Вообще же в Cash Organizer для работы с запланированными платежами есть отдельная вкладка – «План».

Вкладка «План».

Вкладка «План» предоставляет расширенные возможности работы с запланированными платежами: например, там можно увидеть список всех шаблонов.

Перейдем на вкладку «План»:

Данная вкладка содержит два раздела:

  • Содержит список шаблонов.
  • Содержит список запланированных платежей.

Щелчок левой кнопкой мыши по иконке в начале строки с описанием шаблона позволяет быстро изменять состояние шаблона с активного на пассивное и обратно:

Двойной щелчок по шаблону позволяет перейти к редактированию шаблона.

Перейдем к разделу 2 со списком платежей:

В данном списке у меня ничего не содержится потому, что фильтр периода отображения запланированных платежей установлен на сегодня (в строке фильтра мы видим надпись – «Запланировано на сегодня»), а запланированных на сегодня платежей у нас нет. Выберем в качестве периода «90 дней»:

Получаем следующий результат:

Тут же – на вкладке «План» – располагается кнопка быстрого создания шаблона:

Просроченные платежи.

Создадим с помощью кнопки быстрого создания шаблона ещё один шаблон (без сплитов) следующего вида:

При нажатии кнопки сохранения шаблона, сразу видим окно, с платежом, сгенерированным на сегодня (ведь мы указали период платежа «Каждый день»):

Это окно является окном уведомления о платежах, запланированных на сегодня. Просто закроем его.

Перейдем теперь на вкладку платежи. Где с помощью бегунка прокрутки найдем наш платеж за проезд на 27 августа:

Обратим внимание, наш платеж попал в раздел «Запланированные транзакции» (или что то же самое «запланированные платежи»). Это означает, что платеж ещё не произведен – т.е. деньги со счета не списаны. Тем не менее, сегодня 27 августа – дата этого запланированного платежа уже наступила. Таким образом, платеж становится просроченным и выделяется шрифтом красного цвета. Чтобы провести просроченный платеж, сделаем по нему двойной щелчок левой кнопкой мыши и нажмем кнопку «Сохранить»:

В результате, платеж переходит из раздела запланированных в раздел совершенных и обретает умиротворяющий черный цвет шрифта (а со счета списывается сумма платежа):

Одно дополнительное замечание. Можно было сразу сохранить платеж как проведенный, открыв и сохранив платеж в тот момент, когда Cash Organizer отображал окно уведомления о платежах, запланированных на сегодня:

Мы же тогда просто закрыли данное окно уведомления о платежах для того, чтобы увидеть то, как выглядит просроченный платеж.

Платежи с автосохранением.

Для того чтобы не тратить время на проведение запланированных платежей вручную, в шаблоне запланированных платежей можно включить автоматическое сохранение платежей.

Удаление шаблона.

При удалении шаблона автоматически удаляются все запланированные, но не проведенные платежи. Проведенные же платежи не удаляются.

Вкладка «Сводка».

На вкладке сводка в одном из виджетов отображается информация о запланированных платежах:

Думаю, что содержимое выводимой здесь информации самоочевидно. Поэтому относительно данного виджета отмечу лишь, что щелчком мыши по строке запланированного платежа можно открыть этот платеж для редактирования.

На этом я завершаю обзор механизма запланированных платежей в Cash Organizer. Успехов Вам и до скорых встреч!

Отличия платежного календаря от бюджета движения денежных средств

Читайте также: Методы бережливого производства

Платежный календарь предприятия – это основной инструмент управления потоками финансов на ежедневной основе, позволяющий оптимизировать движение средств, сократить риск неплатежеспособности компании.

Он входит в систему бюджетирования, так как используется при планировании поступающих и расходуемых финансов. В укрупненном виде данные статьи представлены в бюджете движения денежных средств (БДДС).

Основное отличие платежного календаря от БДДС состоит в том, что в первый ежедневно вносятся поправки с учетом актуальных сведений о фактическом наличии денег на счетах предприятия и в кассе.

Отметим, что во время подготовки платежного календаря расходы прогнозируются при помощи действующих договоров и первичных документов на оплату. А при прогнозе поступлений денег во внимание принимаются фактически совершенные отгрузки товара покупателям и кредитные средства, полученные по кредитным договорам. Поэтому данный документ обычно составляется на месяц.

Тогда как в БДДС указываются обобщенные запланированные поступления и расходы средств, связанные с планами бюджета доходов, расходов компании. Благодаря этой особенности удается спланировать движение финансов предприятия на срок от квартала до года.

Другое немаловажное отличие БДДС состоит в отсутствии необходимости разделять финансовые потоки на операционную, финансовую, инвестиционную деятельность.

Если вы хотите эффективно управлять денежными средствами, необходимо, чтобы платежный календарь устанавливал приоритетность выплат предприятия. Поясним: если недостаточно свободных ресурсов, в первую очередь погашают те обязательства, которые являются наиболее существенными для продолжения работы компании.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

  • Финансовый контроль на предприятии
  • Чистая рентабельность предприятия
  • Как выстроить финансовую структуру компании

Преимущества платежного календаря для предприятия

Платежный календарь предприятия представляет собой плановый финансовый документ, благодаря которому удается ежедневно управлять потоками поступающих, расходуемых средств.

Он необходим для решения целого ряда задач:

  • Сведение прогнозируемых объемов (оптимистического, реалистического и пессимистического) поступающих и затрачиваемых средств в единое задание по оформлению финансовых потоков компании на один месяц.
  • Максимальная синхронизация соответствующих денежных потоков, что позволяет увеличить эффективность оборота средств.
  • Обеспечение приоритетности платежей с учетом воздействия на работу компании.
  • Обеспечение необходимой абсолютной ликвидности денежного потока компании, иными словами, ее платежеспособности в краткосрочный период.
  • Возможность своевременного контроля и текущих проверок деятельности в сфере управления финансами.

Благодаря внедрению платежного календаря предприятия:

  • становится возможным прогнозирование финансового положения компании;
  • приобретают прозрачность процессы управления прибылью, затратами;
  • повышаются гибкость и логичность решений в случае изменения экономических условий работы предприятия;
  • оптимизируется кредитная политика;
  • повышается надежность, а значит, возрастает доверие кредиторов, инвесторов, головного офиса.

Несмотря на все преимущества, главная цель введения данного документа – создание графика денежных потоков на несколько рабочих дней – месяц. За счет этого инструмента погашаются все необходимые обязательства, сокращается объем избыточных средств на счетах и не удается столкнуться с кассовыми разрывами.

Содержание платежного календаря бывает разным – все зависит от особенностей компании и потребностей работающих с данным документом специалистов. Но в нем обязательно должны учитываться поступления, выбытия, плановые остатки финансов. Отметим, что наиболее распространена разбивка по дням и источникам.

Читайте также: Как считать коэффициент текущей ликвидности: основные формулы

Основные виды платежных календарей предприятия

Платежные календари делятся на виды по направлениям работы предприятия, его подразделений и отделов. Выделают такие типы данного документа:

  • Налоговый платежный календарь, который также называют графиком налоговых платежей, где фиксируются осуществляемые в налоговые органы отчисления. В качестве даты уплаты обычно устанавливают последний день срока, выделенного на перечисление средств.

  • Календарь инкассации дебиторской задолженности. Все необходимые данные вносятся в документ в сроки, указанные в соглашениях с контрагентами. В качестве даты поступления денег используется дата зачисления на расчетный счет, поскольку таким образом удается представить действительный оборот средств.
  • Календарь обслуживания кредитов. Все сведения по выплатам указываются в данном документе на основе условий кредитных/лизинговых соглашений.
  • Календарь выдачи зарплаты. Используется в компаниях, работающих с многоступенчатым графиком выплаты зарплат.
  • Бюджет формирования производственных запасов. Сведения по данным платежам вносятся согласно планам закупок либо договорам, заключенным с контрагентами. Этот же документ должен содержать данные в случае выплаты долгов поставщикам.
  • Бюджет управленческих расходов. В него вносятся затраты на приобретение лицензий, оргтехники, то есть все, что не относится к внеоборотным активам, а также расходы на деловые поездки, почтовые отправления, прочие виды затрат, необходимые для управления компанией. Отметим, что сюда не входит оплата труда административно-управленческого персонала, она фиксируется в календаре выплат зарплаты. Сумму в этом случае устанавливает соответствующая смета, а сроки согласовываются со службами управления.

  • Бюджет реализации товара. Здесь предусмотрено два раздела: «График поступления платежей за реализованную продукцию», а также «График расходов, обеспечивающих реализацию продукции».
  • Бюджет формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций. Данный документ также включает в себя два раздела: «График затрат на приобретение долгосрочных финансовых инструментов инвестирования» (таких, как акции, долгосрочные облигации, пр.) и «График поступления дивидендов и процентов по долгосрочным финансовым инструментам инвестиционного портфеля».
  • Капитальный бюджет реализации программы реальных инвестиций. При его составлении учитываются два раздела: «График капитальных затрат» (на оплату основных средств и нематериальных активов) и «График поступления инвестиционных ресурсов» (по отдельным источникам).
  • Капитальный бюджет реализации инвестиционных проектов. Эта разновидность похожа на предыдущий документ.
  • Бюджет эмиссии акций. Документ включает в себя «График платежей, обеспечивающих подготовку эмиссии акций и обеспечивающих их продажу» (комиссионное вознаграждение, пр.) и «График поступления денежных средств от эмиссии акций».
  • Бюджет эмиссии облигаций схож с предыдущим типом документа.
  • Календарь амортизации основного долга по финансовым кредитам. Сведения о платежах фиксируются отдельно для всех видов кредита и в соответствии с условиями кредитных договоров.

Читайте также: Очевидные последствия повышения ставки НДС на финансы предприятия

Как составить платежный календарь (+ пример в Excel)

Формирование бюджетного календаря предполагает три основных этапа:

  1. Бюджетирование в рамках БДДС.
  2. Установление правил выплат.
  3. Автоматизация составления данного документа.

При подготовке БДДС разрабатывается структура бюджета, определяются объемы и сроки поступления средств и расходов. Во время этого этапа работы необходимо тесное взаимодействие с представителями ЦФО, допускается использование сценарного планирования. Отметим, по каждому направлению работы проводится отдельный расчет чистого денежного потока (ЧДП).

В результате данного этапа вы получаете сбалансированный график поступлений и выплат, благодаря которому исключены «кассовые разрывы». В то же время требуется выявить резервы незадействованных средств и определить сферу их использования. В этом случае опираются на имеющиеся возможности и оценку рисков работы компании.

На втором этапе создания платежного календаря предприятия необходимо определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, систему подачи, утверждения и отклонения заявок. Также устанавливается процедура составления реестра платежей на день, неделю, перечень «защищенных» статей, принцип согласования превышающих лимиты затрат.

При осуществлении платежа обычно действует такой алгоритм:

  1. Подача заявки инициатором.
  2. Проверка соответствия платежа платежному календарю – это делает руководитель ЦФО или финансовая служба.
  3. Согласование отклонений от бюджета, если они имеются.
  4. Согласование платежа с финансовой службой.
  5. Передача в бухгалтерию указания на проведение платежа.

На третьем этапе происходит автоматизация информационных потоков, имеющих отношение к составлению данного календаря, платежам, финансовым поступлениям. С этой целью изучаются базы данных 1С, также необходимо регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации предприятия. При небольших масштабах деятельности для этих целей достаточно корпоративной электронной почты и Excel.

Приведем пример создания платежного календаря предприятия в Excel. Компания «Х» ведет свою деятельность в нескольких крупных городах, поэтому может похвастаться обширной филиальной структурой. Руководство решило провести централизацию управленческого учета, чтобы обосновать перераспределение финансов между филиалами. В результате чего потребовалось изменить систему контроля движения денежных потоков.

Для этого были сделаны такие шаги:

  • Налажено поступление информации от региональных офисов при подготовке БДДС, балансировке поступлений и выплат. Получившийся образец платежного календаря предприятия вы видите ниже:

  • Созданы унифицированные формы заявок для платежей и платежных реестров.
  • Установлена процедура согласования платежей при помощи электронного документооборота.
  • Ответственные специалисты получили персональный доступ к информации.
  • Все процедуры закреплены в соответствующих положениях.
  • Проанализировано совпадение реальных доходов и расходов составленному ранее платежному календарю, выявлены причины отклонений.
  • Наложены взыскания на руководителей ЦФО, допустивших необоснованные существенные отклонения.

Для скачивания есть вариант разработки платежного календаря на примере рекламного агентства

Читайте также: Оптимизация управления затратами

Нюансы составления платежного календаря предприятия

1. Реестр платежей.

Реестр запланированных выплат является важной частью данного календаря. Обычно именно он идет на подпись финансовому или генеральному директору предприятия. Отметим, что в идеале в реестре платежей предусмотрены как стандартные колонки, например, дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, так и ряд дополнительных полей. Последние могут помочь руководителю департамента казначейства (либо финансовому директору, если в компании отсутствует отдельная казначейская функция) сформировать платежный календарь.

К дополнительным полям относятся:

  • Наименование статьи бюджета, в рамках которой планируется произвести платеж. Дело в том, что проверка на соответствие бюджету входит в число самых распространенных процедур при согласовании заявок на платеж. Вы значительно упростите проверку, если будете осуществлять ее не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого наименование статьи бюджета указывается по каждому заявленному платежу.
  • Источник оплаты. То есть необходимо обозначить, с какого расчетного счета (из какой кассы) будут выплачены деньги по заявке. Без этого сложно спланировать остатки на начало и конец дня по расчетным счетам компании во время составления платежного календаря предприятия.
  • Авторизация. Это дополнительный признак, позволяющий отследить согласована ли заявка. Для большего удобства можно разбить это поле на несколько, допустим, по должностям лиц, от которых зависит согласование. Таким образом финансовый директор, получив на подпись реестр платежей, сможет понять, какие заявки уже одобрены на предыдущих этапах, а какие еще ждут согласования и у кого.
  • Факт исполнения заявки. Данное поле включает в себя пометку относительно того, оплачена заявка или нет, и дату платежа. Благодаря этому полю, инициатор быстро получает сведения о состоянии своей заявки, а финансовый директор без труда актуализирует платежный календарь, внося в него оплаты, имевшие место на текущей неделе.

2. Правила сбора и прохождения заявок.

Подготовка достоверного платежного календаря на ближайшую неделю невозможна, пока на предприятии отсутствует регламент платежей. Дело в том, что всегда есть руководители отделов, которым кажется, что именно их счет требует скорейшей оплаты. И это несмотря на то, что практически всегда можно предвидеть необходимость выплат хотя бы за неделю. Обычно причиной такой спешки является забывчивость, простая халатность отдельных специалистов. В финансовых вопросах это недопустимо.

Регламент платежей устанавливает правила заполнения заявок, порядок согласования, сроки подачи, время исполнения заявки. Допустим, инициатор платежа может подать заявку по понедельникам до 16:00. А время выдачи наличных по согласованным заявкам – по средам, четвергам, пятницам с 11:00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета осуществляется строго по четвергам до 14:00, пр.

Утвердить данный регламент можно только приказом генерального директора предприятия. После утверждения информация об изменениях доводится до сотрудников. Крайне важно уделить особое внимание в регламенте платежей таким темам, как нарушение сроков предоставления заявки, превышение лимита по бюджетной статье. Таким образом вы сразу решите все вопросы, возникающие в непредвиденных ситуациях, и сможете мотивировать работников следовать регламенту.

При несоблюдении сроков формирования заявки регламент может предусматривать личное согласование с финансовым или генеральным директором. Единожды попав в такую ситуацию, многие сотрудники решат впредь не нарушать сроков. Вы можете скачать готовый регламент проведения платежей под статьей.

3. Поступление средств.

Наибольшую сложность из всех описываемых задач, как показывает практика, представляет собой планирование объемов средств, поступающих в течение дня. Обычно действуют таким образом: запланированные в бюджете поступающие средства делят на количество рабочих дней, после чего результат заносят в платежный календарь. Таким образом получается входящий денежный поток одного дня. Это единственный вариант расчетов, если компания торгует в розницу без предварительных договоров.

Но необходимо учитывать степень приблизительности расчетов при планировании выплат. Допустим, на начало дня на счетах компании 150 тыс. рублей, в течение дня ожидается поступление 300 тыс. рублей. Поэтому специалисты финансового отдела планируют оплатить счета на 450 тыс. рублей. Но до конца банковского дня поступило только 200 тыс. рублей, вместо ожидавшихся 300, а значит, запланированные суммы придется пересчитывать.

Хотя это не самое страшное, проблема в том, что остатки на расчетных счетах спланированы в ноль, а по договору с банком неснижаемый остаток на счете предприятия равен 10 тыс. рублей. Ниже вы найдете пример платежного календаря.

Рекомендуется заблаговременно определить, какая часть запланированных к поступлению средств пойдет на оплату счетов. Обычно это делается на основе опыта работы или анализа движения финансов. Также стоит заранее определить в регламенте платежей страховой остаток средств на конец рабочего дня – этот показатель необходимо принимать во внимание при подготовке платежного календаря предприятия, даже простого.

Советуем включить в данный документ информацию о существующих невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Эти данные указывайте рядом со сведениями о входящих остатках. Тогда в платежном календаре будут как можно более полно представлены сведения о финансовых возможностях предприятия, а значит, у финансового директора появится возможность эффективнее использовать ресурсы.

4. Определение приоритетов, если нет денег для оплаты всех счетов.

Сегодня у многих предприятий нет средств на оплату сразу всех акцептованных заявок. В результате приходится собирать совещание руководителей подразделений, чтобы решить, какие из платежей можно отложить на некоторый срок. Все это требует дополнительных временных затрат и вложения сил.

Для более быстрого управления рекомендуется указывать в заявках приоритет платежа и срок оплаты по договору. С помощью этой информации финансовый директор единолично примет решение о том, выплату каких сумм можно временно отложить. В первую очередь компании стараются расправиться с долгами по заработной плате, перед бюджетом, банками. Далее в очереди следуют ключевые контрагенты, непосредственно влияющие на возможность продолжения работы компании, или договор с которыми предусматривает серьезные штрафы. И в конце вносятся все прочие платежи.

Вы почувствуете, насколько проще следить за неоплаченными заявками, если указывать факт исполнения/неисполнения. Также рекомендуется, помимо классического деления платежей по статьям, предусмотреть аналитику по контрагентам. В этом случае самым удобным инструментом является Excel – вам нужно только ввести дополнительный столбец с названием получателя. Вы получите возможность при необходимости видеть список дебиторов, которые ждут перечисления в ближайшее время.

5. Исполнение платежного календаря.

Данный документ требует проведения актуализации – эту процедуру выполняют в конце рабочего дня на основе выписки из системы «банк – клиент». Для этого вместо плановых данных вносят информацию о фактических оплатах, поступлениях, оставшихся средствах, то есть наиболее существенные для компании показатели. Также возможен ежедневный анализ расхождения изначально запланированных цифр и фактических данных. Но практика показывает, что рассматривать показатели с этой позиции лучше по завершении недели.

Также рекомендуем сделать на ближайший месяц укрупненный план поступлений и выплат, в котором предусмотрено деление по неделям (не по дням). Так вам будет проще ориентироваться в ближайших платежах, особенно если некоторые из них ранее приходилось переносить из-за недостаточного количества средств на счетах.

Читайте также: Методы управления валютными рисками: кратко и по делу

Выбор программы для составления платежного календаря предприятия

При подготовке платежного календаря предприятия, помимо его значения и содержания, нужно также учитывать такие моменты:

  1. Задачу важно поставить и выполнить оперативно – у вас нет времени на подготовку техзадания, поиск исполнителей вне компании, отладку ПО.
  2. Существующая программная система не позволяет отладить этот процесс простой надстройкой, даже когда сведения находятся в разных системах.
  3. Есть заказчик/владелец, отвечающий за дальнейшую работу с файлом Excel, который будет проверять корректность, полноту, достоверность и своевременность данных. Вероятно, эти действия будут привязаны к его личной системе мотивации по зарплате.
  4. Цена незначительных ошибок в цифрах невелика, а значит, нет высоких требований к точности.
  5. Можно загружать в Excel контрольные данные из учетных систем без их долгого трансформирования.
  6. Необходимо гибкое и легко изменяемое средство, а не подробная и «жесткая» программа.
  7. У компании может не быть возможности оплатить дорогую автоматизацию платежного календаря.

Исходя из всего сказанного, рекомендуем внимательнее присмотреться к знакомому средству и найти ему более эффективное применение:

  • Экономный способ – ведение сводной таблицы с привязкой выписок из «Клиент-банка» в Excel в БДДС. Он позволяет быстро и без серьезных затрат организовать ряд процессов управления финансами.
  • Средний по цене способ – внедрение прикладных решений для бухгалтерского учета в связке с Excel таблицами. Система «Клиент-банк» и электронная цифровая подпись уже успели проявить себя с лучшей стороны в банковском обслуживании предприятий различных уровней.
  • Дорогой способ – покупка комплексного решения на платформе 1С для автоматизации финансового, управленческого учета, бюджетирования и казначейства, его внедрение и пробная эксплуатация с помощью специалистов специализирующихся компаний. Однако выбор обширен, поэтому вам понадобится хорошо подумать, чтобы остановиться на конкретном ПО и поставщике.

Выбрать программу для составления платежного календаря, которая действительно подошла бы компании на текущий момент и в среднесрочной перспективе, помогут такие вопросы:

1. В чем главная цель автоматизации платежного календаря?

  • обеспечение устойчивой платежеспособности предприятия;
  • максимально эффективное расходование финансов;
  • оперативные сбор и предоставление данных.

2. Что нужно сделать для достижения поставленных целей?

  • создать систему оперативного отражения данных о плановых и фактических поступлениях/выплатах по источникам денежных средств, контрагентам, договорам и прочим пунктам за определенный период;
  • контролировать поступления и платежи с учетом запаса ликвидности в разрезе форм денежных средств (ликвидные ценные бумаги, акции, облигации, займы), при условии, что последние есть на предприятии;
  • спланировать и сосредоточить средства на банковских счетах и депозитах, продать/купить валюту, пр.;
  • спланировать кредитную деятельность компании, учитывать движение кассовых разрывов и кредитных/заемных средств;
  • создать взаимосвязь между производственными, текущими, управленческими и финансовыми планами компании, основой которых является стратегия развития предприятия;
  • создать механизм внутреннего контроля и взаимодействия персонала, несущего ответственность за решения в области расходования финансов;
  • своевременно получать информацию о состоянии расчетов предприятия;
  • контролировать появление слишком больших остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

Автоматизация платежного календаря потребует автоматизирования соответствующих бизнес-процессов. Помните, что выбранная или уже используемая компанией программа платежного календаря должна давать такие возможности:

  • создавать заявки на оплату или реестры платежей;
  • формировать отчеты, которые дают возможность следить за исполнением платежей, выполнять нормы платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
  • поддерживать контроль и согласование бюджетов, заявок на оплату, пр. – допустим, участники бизнес-процесса не видят заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату, но сразу после утверждения заявка попадает на рассмотрение финансисту;
  • разграничить доступ к сведениям о финансовой деятельности по уровням ответственности в компании – каждый руководитель ЦФО должен видеть лишь собственные заявки и их исполнение.

Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от того, насколько корректно и полно во время создания была продумана внутренняя структура процесса. Немаловажными факторами в этом случае становятся дисциплина и желание сотрудников предприятия принять участие в создании, внедрении и исполнении регламентов.

Платежный календарь

Платежный календарь представляет собой основной оперативный финансовый план организации или план денежного оборота. В процессе его составления все денежные расходы подкрепляются реальными источниками денежных поступлений. Платежный календарь отражает реальные денежные потоки по приходу и расходу денежных средств и финансовых ресурсов.

Оперативное финансовое планирование включает составление и исполнение платежного календаря.

В процессе составления платежного календаря решаются следующие задачи:

  • организация учета временного сопряжения денежных поступлений и предстоящих расходов организации;
  • формирование информационной базы о движении денежных притоков и оттоков;
  • ежедневный учет изменений в информационной базе;
  • анализ неплатежей (по суммам и источникам возникновения) и организации конкретных мероприятий по их преодолению;
  • расчет потребности в краткосрочном кредите при временном несовпадении денежных поступлений и исполнения обязательств и оперативное приобретение заемных средств;
  • расчет (по суммам и срокам) временно свободных денежных средств организации;
  • анализ финансового рынка с позиции наиболее надежного и выгодного размещения временно свободных денежных средств организации.

Платежный календарь составляется на короткие промежутки времени (месяц, 15 дней, декаду, пятидневку). Срок определяют исходя из периодичности основных платежей. Наиболее целесообразно составление плана на месяц с подекадной разбивкой. Платежный календарь охватывает все расходы и поступления средств организации как в наличной, так и безналичной форме.

Первым разделом календаря является его расходная часть, отражающая все предстоящие расчеты и перечисления средств, вторым — доходная часть.

Соотношение между обеими частями платежного календаря должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство, либо, что еще лучше, превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей организации в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует часть первоочередных платежей перенести на другой календарный период, ускорить по возможности отгрузку и реализацию продукции, принять меры по изысканию дополнительных источников.

При составлении платежного календаря используются данные учета операций по расчетному счету в банке, сведения о срочных и просроченных платежах поставщикам, а также учитываются график отгрузки продукции и передача платежных документов в банк, финансовые результаты реализации продукции, плановые взносы в бюджет налога на прибыль, имущество и другие налоги, отчисления в социальные внебюджетные фонды, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.

Пример платежного календаря

Расчет потребности в краткосрочном кредите

При недостатке денежных средств можно использовать в качестве источника финансовых ресурсов краткосрочный кредит.

Расчет потребности в краткосрочном кредите проводится в случае, когда по данным платежного календаря организация испытывает недостаток в денежных средствах. Алгоритм расчета потребности в краткосрочном кредите представлен в табл. 3.5.

Таб. 3.5. Платежный календарь при расчете потребности в кредите

По данным платежного календаря видно, что организация испытывает недостаток денежных средств в начале месяца. До поступления ожидаемых средств от заказчика за выполнение работы общий дефицит средств составляет 10221 тыс. руб. Платежный календарь с учетом получения кредита в размере 10500 тыс. руб. сроком на 5 дней приведен в табл. 3.6.

Исходя из данных платежного календаря можно определить определенный срок кредитования — 5 дней. На пятый день кредитования можно полностью погасить полученный кредит и проценты за пользование заемными средствами. Проценты рассчитываются по формуле:

,

  • — сумма кредита;
  • — годовые проценты исходя из условий договора;
  • — срок кредитования в календарных днях.

Допустим Р = 13%, тогда сумма процентов, подлежащих уплате, будет равна 10500 · 0,13 · 5 : 365 = 18,5 (тыс. руб.). Таким образом, с расчетного счета на пятый рабочий день месяца уйдет 12618,7 тыс. руб. (10500 (кредит) + 18,7 (проценты за кредит) + 2100 (текущие расходы) ), а в распоряжении организации останется 560,3 тыс. руб.

Таб. 3.6. Платежный календарь с учетом получения кредита

Календарь в 1С

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *