Как правильно провести инвентаризацию на складе

ПРОБЛЕМЫ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ В ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

На современном этапе рыночные отношения в экономике России подталкивают экономические субъекты в совершенствовании как рациональных форм хозяйствования, которые должны быть садаптированы к условиям экономической среды как на внешнем, так и на внутреннем уровне, а так же современных систем управления на всех уровнях хозяйствующего субъекта, в том числе как в крупных так и в средних предприятиях.

При подходе формировании эффективной системы управления как с позиции теории, так и с позиции практики выделяют ее подсистему – внутренний контроль, который позволяет отслеживать хозяйственные операции, документооборот, формирование бухгалтерской (финансовой) отчетности.

На законодательном уровне контроль имущества организации осуществляется в соответствии со статьей 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», активы и обязательства подлежат инвентаризации, при этом выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Таким образом, цель инвентаризации – выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.

В условиях рынка торговые точки, в том числе магазины имеют постоянное движение – открытие, закрытие, расширение. Вследствие этого наблюдается движение как ассортимента товара, так и оборудования торговых точек, в частности, основных средств. Возникает необходимость руководству торговой организации в своевременном и необходимом доступе к информации о наличии и движении товарных запасов, а так же оборудования (витрин, холодильников).

Как правило, крупное предприятие постоянно испытывает потребность в двух типах инвентаризации: инвентаризации основных средств и инвентаризации товарных запасов. Инвентаризация основных средств определяет количество, состав и состояние торгового оборудования (такого как кассовые аппараты, маркировочная техника, сканеры и др.), мебели и оргтехники (плазменные панели, вывески и указатели, станки и инструменты, погрузочно-разгрузочная техника и др.), автомобилей и другого имущества, с помощью которого функционирует магазин. Инвентаризация товарных запасов представляет собой полную перепись товаров в торговом зале и на складе торговой точки.

В настоящее время используется технология, основанная на штриховом кодировании для решения проблем, связанных с учетом основных средств и товарных запасов. Носителем информации об учитываемом объекте является специальная этикетка со штриховым кодом. В настоящее время практически многие товары оснащены штрих-кодом. Современная инвентаризация использует эту особенность, базируя свои быстрые методы учёта на сканировании штрих-кодов. Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета используются терминалы сбора данных (ТСД) со встроенным сканером штрихового кода. Устройство, сочетающее в себе функцию сканера штрихового кода и функцию обработки данных, полученных в результате распознавания штрихового кода – это терминал сбора данных. Данное сочетание сбора данных и обработки информации работает абсолютно мобильно и автономно.

Так как основные средства как правило имеют высокую стоимость (свыше 100 000 руб.), кроме того, они имеют инвентарные номера и не обозначены штрих – кодом. В данном случае инвентаризация таких объектов достаточно трудоемка, так как она проводится методом подсчета фактического наличия и сравнения с данными бухгалтерского учета. Для облегчения этого процесса можно изготавливать так же штрих – коды с помощью портативных принтеров, наклеивать этикетки со штрих – кодами на основные средства, это позволит проводить подсчет объектов как в помещении, так и на открытом воздухе без помех. Инвентаризаторы приклеивают штрих-коды, сканируют их и идентифицируют описанный предмет в базе данных.

Основной принцип современной инвентаризационной технологии – нанести штрих-код на единицу имущества каким либо образом, на вес или на место хранения, что позволит считать его и перенести в базу данных. На Западе в данный момент активно используется технология «нового поколения» RFID – метод автоматической идентификации объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или записываются данные, хранящиеся в RFID-метках, прикрепляемых к объектам. Использование RFID-считывателей позволяет не сканировать штрих-код каждой единицы, а сканировать сигнал радиочастотной метки в том или ином помещении. Однако на сегодняшний день в России эта технология повсеместно не внедрена. В мегаполисах России в частности, препятствием для развития этой технологии является большое количество лишних помех и сигналов. Однако всё больше отечественных компаний заинтересовано в проведении быстрой и честной инвентаризации, поэтому данная технология, по всем расчётам, обязательно должна прийти на смену штрих-кодам.

В целях эффективного проведения инвентаризации предлагается создать Гепард-систему для автоматизации торговли и склада.

Суть Гепард технологии заключается в том, что на каждый товар крепится Гепард -метка с определённой информацией о товаре. Метку можно считать мобильным или стационарным считывателем на расстоянии до 8 метров, при этом вся информация передаётся в общую базу на компьютер.

Основные этапы деятельности Гепард-системы:

I. Быстрая отгрузка товара в магазины.

II. Быстрая приёмка товара в магазинах.

III. Удобная и быстрая инвентаризация в торговом зале.

IV. Простые кассовые операции.

V. Эффективная защита от краж.

Использование Гепард-системы, выделяет ряд возможностей, перечисленных ниже.

Преимущества Гепард-системы заключаются в следующем:

– постоянный контроль. Данная система позволяет отследить поставку и продажу товара, его инвентаризацию, перемещения персонала и покупателей. Кроме того, организуется постоянный контроль за данными процессами в торговой точке, что позволяет эффективно управлять товаропотоками и росту прибыли;

– сокращение ошибок персонала. Используя RFID считыватели и «умные полки» отсутствует ошибка в виде неправильного внесения количества товара в документы, то есть отсутствие человеческого фактора как наличия ошибки;

– повышение покупательского спроса. При помощи необходимой информации, а именно анализа покупательских предпочтений, дисконтных программ и дополнительных продаж можно увеличить приоритеты потребителей и повысить прибыль.

– грамотное респределение поставок товара. Проведение частой инвентаризации и использование «умных полок» позволяет получить сведения об остатке товара, настройке уведомления о том, что товар заканчивается.

Таким образом, экономическая эффективность от внедрения Гепард-системы имеет только положительную тенденцию.

Гепард-технология основана на радиочастотной идентификации. Гепард-метки в отличие от штрих кодов, можно считывать с большого расстояния по несколько штук одновременно, кроме того перезаписывать информацию. Гепард-метки надежно защищены от несанкционированного доступа, выдерживают любые механические повреждения и даже высокие температуры.

С Гепард-метками отсутствуют проблемы с выходом покупателей из магазина, в случае приобретения другого товара в другой торговой точке у другого продавца. Противокражные Гепард-ворота своевременно дают сигнал о попытке выноса товара, кроме того, система сообщает наименование товара в случае его несанкционированного выноса. В данном случае происходит считывание меток с оптимальным временем, которое позволяет своевременно выявить потенциального нарушителя. Данный факт позволяет с минимальными затратами времени реагировать охране на факт выноса товара. Все другие устройства на этой частоте работают абсолютно нормально и не мешают системе.

Список литературы:

  1. Аношина, И. Инвентаризация — когда проводить, что инвентаризировать, как оформлять? / И. Аношина // Финансовая газета. — 2012. — №3.
  2. Манохова С.В. Порядок проведения инвентаризации / С. В. Манохова // Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение. — 2010. — № 11. — С.63 — 78.
  3. Япринцева Т.Ю. Инвентаризация как средство предотвращения экономических правонарушений / Т.Ю. Япринцева, И.Г. Крупина // Молодой ученый. – 2014. – №4. – С. 113-117.
  4. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
  5. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011г.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

  • при смене материально ответственных лиц;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • при реорганизации или ликвидации компании;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

  • Федеральным законом № 129-ФЗ;
  • Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее – Положение);
  • Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее – Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает приказ на проведение инвентаризации (по форме № ИНВ-22) и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Правила проведения инвентаризации основных средств

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в инвентаризационной описи. В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

  • по зданиям – назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
  • по мостам – местонахождение, использованные материалы и размеры;
  • по дорогам – тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено в пункте 20 статьи 250 Налогового кодекса. При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена недостача, то ее можно отразить одним из следующих способов:

  • во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ));
  • во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

– оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

– списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

– списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

– отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– работником погашена сумма задолженности.

Пример

В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:

– излишек – ноутбук стоимостью 45 000 руб.;

– недостача – принтер стоимостью 45 000 руб.

Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример)

Ю.Л. Терновка, редактор-эксперт

Практическая бухгалтерия

Универсальный бератор, в котором собрана полная и достоверная информация о правилах учета. Исчерпывающая информация о работе фирмы от создания до распределения прибыли.
Узнайте больше >>

Случаи, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц;
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации;
  • других случаях, предусмотренных законодательством.

Если инвентаризация проводилась не ранее 1 октября отчетного года, то перед составлением годового баланса повторять эту процедуру нет необходимости.

Основные средства проверять необходимо раз в три года (п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ, утвержденное Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н.)

Кроме того, руководитель организации имеет право самостоятельно назначить проведение инвентаризации. Для этого ему необходимо определить количество данных мероприятий в отчетном году, их даты, перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств при каждой из них (пп. 2.1 п. 2 Методических указаний по инвентаризации).

Основные этапы проведения инвентаризации:

1. Подготовительный этап:

  • подготовка приказа о проведении инвентаризации;
  • формирование инвентаризационной комиссии;
  • определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
  • получение расписок от материально ответственных лиц и т д.
  • распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).

2. Взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей.

3. Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

4. Оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.

Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила:

  • Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до подписания отчетности и сдачи ее в налоговую инспекцию.
  • Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются датой окончания инвентаризации либо 31 декабря отчетного года.

Изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.

Выявлены излишки имущества

Зачастую, при инвентаризации выявляются «лишние» материально-производственные запасы и, как ни странно, даже основные средства. Причинами могут быть ошибки, совершённые в процессе ранее проводимых контрольных и учётных мероприятий.

В бухгалтерском учете излишки имущества приходуются по рыночной стоимости (без НДС и акцизов), что оказывает влияние на величину налогообложения. Зачисляются они на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма отражается в составе прочих доходов (п. 29 Методических указаний по инвентаризации).

Выявленные излишки подлежат отражению на следующих счетах бухгалтерского учета: по дебету соответствующего счета учета материальных ценностей (01 «Основные средства», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция») и кредиту счета 91-1 «Прочие доходы».

Пример 1.

В ходе инвентаризации были выявлены излишки товара по рыночной стоимости 15 000 руб.

Бухгалтер делает следующую проводку:

Дебет 41 Кредит 91-1 – 15 000 — стоимость излишков товара включена в состав внереализационных доходов

Пример 2.

Организация, в ходе проведения ежегодной инвентаризации, выявила излишки строительных материалов. Рыночная стоимость данных материалов — 20 000 рублей. На основании решения инвентаризационной комиссии бухгалтер сделал следующую проводку:

Дебет 10 Кредит 91-1 – 20 000 — приняты к учету излишки строительных материалов

Кроме этого, необходимо установить причины возникновения излишков и виновных лиц (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации).

Если материалы или товары, выявленные в ходе инвентаризации — неликвидны, а, проще говоря, испорчены, или есть другие причины, не позволяющие их реализовать, например запчасти к оборудованию, которое уже не производится, товары, вышедшие из моды и т.п., то их следует также списать, отразив в учете бухгалтерской записью: Дебет 91 Кредит 10.

В налоговом же учете доход в виде стоимости излишков материально-производственных запасов и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, признается внереализационным доходом (п. 20 ст. 250 НК РФ). Излишки приходуются также по рыночной стоимости (без НДС и акцизов) (п. 5 и 6 ст. 274 НК РФ).

Как правильно провести инвентаризацию на складе

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *