Как отразить в учете книги

Многие компании приобретают книги, оформляют подписку на периодику. Кто-то покупает справочники менеджера, книги по бухучету, обновленные издания Налогового кодекса, специализированные журналы и газеты, технические справочники. А кто-то приобретает развлекательную и художественную литературу.

Порядок учета печатных изданий напрямую зависит от их назначения и вашего умения обосновать их «производственно-управленческую направленность».

Обосновываем необходимость приобретения книг и печатных изданий

Для начала важно определить, насколько книги, журналы и прочие печатные издания связаны с вашей производственной деятельностью.

Например, вполне обоснованными можно считать затраты:

— на журналы (газеты) и книги по бухучету и налогам, например журнал «Главная книга», так как они нужны бухгалтеру для правильного ведения учета;

— книги по менеджменту, так как они нужны для лучшего управления персоналом;

— сборник строительных норм, если фирма занимается строительством;

— «Российскую газету», поскольку в ней публикуются законы и нормативные акты <1>;

— букинистические издания по юриспруденции, если ваш профиль — юридические услуги;

— прочую литературу, которая является «информационной» поддержкой, необходимой для ведения деятельности.

Весьма проблематично будет доказать, что вам необходимы для работы издания, приобретенные для создания интерьера в офисе или для размещения в кабинете директора в целях создания определенного имиджа компании, например:

— серия книг «Жизнь замечательных людей»;

— русская и зарубежная классика;

— энциклопедия искусств;

— красивые художественные альбомы

ОБЪЯСНИ РУКОВОДИТЕЛЮ

Книги и журналы, которые никак не связаны с деятельностью фирмы, лучше приобретать за счет чистой прибыли. В противном случае при проверке налоговики, скорее всего, уберут из расходов затраты на литертуру непроизводственного характера, доначислят налог, а также пени и штрафы.

Это касается и подписки на издания непроизводственного характера, например на газету «Аргументы и факты» <2>.

Если обосновать необходимость приобретения какой-либо литературы сложно, то учитывать ее нужно следующим образом.

В бухгалтерском учете такую литературу ни как основные средства, ни как материально-производственные запасы учесть нельзя <3>. Самым правильным будет отнести ее стоимость (вместе с НДС) к прочим расходам и отразить на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» <4>.

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение такой непроизводственной литературы учесть не получится <5>.

НДС принять к вычету тоже не удастся, так как не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета: литература не будет использована в деятельности, облагаемой НДС <6>.

Этот способ учета наиболее безопасный. Если вы решите учесть расходы на такую литературу при расчете налога на прибыль и заявить НДС по ней к вычету, налоговые органы вряд ли с вами согласятся. В частности, они всегда считали необоснованными расходы на предметы интерьера, приобретенные для офиса <7>. Доказывать свою правоту вам придется в суде, а вот суд, возможно, и примет вашу сторону. Например, при рассмотрении дела об обоснованности затрат на обслуживание аквариумов суд принял сторону налогоплательщика, указав, что расходы направлены на создание благоприятной обстановки <8>. Также есть решение, в котором суд признал производственными затраты на предметы интерьера, поскольку они направлены на создание благоприятного впечатления у внешних посетителей <9>.

А теперь давайте рассмотрим порядок учета литературы, которую можно отнести к производственной.

Учитываем подписку на периодические издания

Некоторые бухгалтеры относят плату за подписку в бухгалтерском учете на расходы будущих периодов. Но это неправильно. Сумма, уплаченная за подписку, является авансом <10> и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» <11>.

Получив очередной номер журнала или газеты, на основании первичных документов учитываем его стоимость на счете 10 «Материалы» <12> (дебет счета 10 — кредит счета 60) и сразу списываем на расходы по обычным видам деятельности <13> (дебет счета 20 (26) — кредит счета 10). При оформлении подписки на электронные издания, получив счет-фактуру и акт, списываем стоимость подписки сразу на расходы, минуя 10-й счет.

При расчете налога на прибыль расходы на профессиональные издания включаем в прочие, связанные с производством и реализацией <14>. При этом для целей налогообложения вы можете учитывать в расходах подписку одновременно на несколько печатных изданий по одной тематике <15>.

НДС по подписке принимаем к вычету в следующем порядке.

ШАГ 1. Когда получаем от издательства счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС, принимаем его к вычету <16>.

ШАГ 2. При получении счета-фактуры на уже поставленные номера (в основном их вкладывают в каждый номер):

— принимаем НДС по конкретному номеру издания к вычету;

— одновременно восстанавливаем такую же сумму НДС, принятую к вычету по авансовому счету-фактуре <17>.

На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц или квартал <18>.

Отражаем в учете деловую литературу

Хотя книга и используется в работе более года, ее стоимость вряд ли превысит 20 000 руб. (или иной меньший лимит стоимости ОС, установленный вашей учетной политикой) <19>. Поэтому в бухучете деловую литературу учитываем в составе МПЗ на счете 10 «Материалы» <20> и списываем в расходы по обычным видам деятельности при передаче в подразделение, которое будет ее использовать (на счета 20, 26, 44 и т.п.) <21>.

Для целей налогообложения прибыли деловая литература, независимо от стоимости, не подлежит амортизации <22>. Расходы на ее приобретение включаем в состав прочих расходов в полном объеме в момент приобретения <23>.

НДС по книгам можно принять к вычету <24>, если:

— литература получена и принята на учет;

— литература используется для деятельности, облагаемой НДС;

— есть правильно оформленный счет-фактура.

«Упрощенный» учет подписки и книг

Для упрощенцев в закрытом перечне расходов подписка на периодические издания и приобретение деловой литературы не значатся. Основываясь на этом, Минфин и некоторые суды расходы на подписку и приобретение литературы не признают <25>.

Впрочем, в ФНС России считают, что если приобретенная литература действительно нужна упрощенцу для работы, то учесть ее стоимость в расходах можно.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

МЕЛЬНИЧЕНКО АНАТОЛИЙ НИКОЛАЕВИЧ — Государственный советник РФ 1 класса

«Действительно, расходы на приобретение подписных изданий не предусмотрены в перечне расходов, учитываемых при применении УСНО <26>.

Однако если расходы связаны с приобретением специальной (нормативной) литературы, информация из которой непосредственно используется при производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), то есть является их необходимым компонентом, такие расходы могут быть отнесены к материальным расходам, учитываемым при применении УСНО <27>».

Этого же мнения придерживаются и большинство судов <28>.

* * *

Если книги, журналы, газеты и прочие издания имеют явно производственную направленность, то проблем с их учетом возникнуть не должно. Другой вопрос, если вы приобрели печатную продукцию, которую трудно или даже невозможно отнести к профессиональной, но при этом считаете ее приобретение необходимым, например, для создания благоприятного имиджа фирмы. Если вы решитесь учесть такие затраты в составе производственных расходов, будьте готовы предоставить весомые аргументы в пользу своей правоты, которую, скорее всего, вам придется доказывать в суде.

<2> п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ; Постановление ФАС ЗСО от 16.01.2006 N Ф04-9903/2005(18741-А27-40)

<5> п. 1 ст. 252, п. 29 ст. 270 НК РФ

<6> п. 2 ст. 171 НК РФ

<7> Письмо Минфина России от 25.05.2007 N 03-03-06/1/311

<8> Постановление ФАС МО от 16.06.2009 N КА-А40/5111-09

<9> Постановление ФАС МО от 27.12.2006 N КА-А40/12681-06

<10> пп. 3, 16 ПБУ 10/99

<11> План счетов бухгалтерского учета

<12> п. 5 ПБУ 6/01

<13> п. 5 ПБУ 10/99

<14> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС УО от 04.04.2005 N Ф09-1217/05-АК

<15> Письмо Минфина России от 23.05.2005 N 03-03-01-04/1/279

<16> п. 12 ст. 171, п. 9 ст. 172 НК РФ

<17> подп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ

<18> Письмо Минфина России от 25.06.2008 N 07-05-06/142

<19> п. 4 ПБУ 6/01

<20> п. 5 ПБУ 6/01

<21> п. 2 ПБУ 5/01

<22> п. 1, подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ

<24> п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ

<26> п. 1 ст. 346.16 НК РФ

<27> подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

Покупка книг через подотчетное лицо (нюансы)

Покупка книг подотчетным лицом встречается довольно часто в работе организации. Как правильно отразить это в бухгалтерском и налоговом учете, рассмотрим в нашей статье.

Подотчетные лица — кто они

Как учесть книги

Налоговый учет

Итоги

Подотчетные лица — кто они

Кто такие подотчетные лица? Это работники организации, имеющие право брать деньги под отчет. Список таких людей утверждается приказом руководителя. Деньги могут быть выданы из кассы организации или перечислены с расчетного счета на личные банковские карты работников.

Как именно выдавать деньги в подотчет из кассы или сделать перевод на карту сотруднику, читайте в статьях:

  • «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы в 2016 году»;
  • «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Нужно помнить, что заявление на выдачу денег в подотчет работник должен написать независимо от способа выдачи денег.

Какие обязательные реквизиты должно содержать заявление на выдачу денег, читайте в статье «Составляем заявление на подотчет — образец на 2015–2016 гг.».

Как учесть книги

Работнику организации были выданы деньги на покупку книг. На этом этапе совсем неважно, какие именно книги ему поручили купить — для производственных целей или для общего развития сотрудников.

Он составляет заявление, берет деньги, покупает книги и в назначенное время предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет (АО) со всеми подтверждающими документами.

Форму АО и правила его заполнения смотрите в статьях:

  • ;
  • «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

Как только бухгалтер принял АО, работник обязан вернуть остаток — неизрасходованные средства, если такие имеются. Если этого не произойдет, то данные средства можно будет расценить как доход, облагаемый НДФЛ. С письменного согласия работника организация имеет право удержать задолженность в размере не больше 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

В случае перерасхода организация обязана возместить работнику сумму перерасхода.

Как правильно это сделать, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

После выяснения всех деталей с подотчетником перед бухгалтером встает вопрос, как правильно принять к учету купленные книги.

Вот теперь нужно разобраться, с какой целью книги приобретались — были они куплены для работы организации или цель можно считать общепознавательной.

Когда этот вопрос будет прояснен, бухгалтер сделает записи в бухгалтерском учете.

В силу п. 4 ПБУ 6/01 (приказ Минфина от 30.03.2001 № 26н) деловая литература может быть отнесена к ОС. Но если при этом ее стоимость менее 40 000 руб., а как правило, так и бывает, ее учитывают в составе МПЗ. При этом устанавливают контроль, следят за передвижением книг и обеспечивают сохранность после передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01). Правила учета литературы необходимо закрепить в учетной политике.

Налоговый учет

Любая литература, и книги в том числе, в случае приобретения их для производственных целей могут быть учтены при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если купленные книги — непроизводственного характера, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы на их приобретение в расчет не принимаются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

То же правило относится и к «входному» налогу на добавленную стоимость. В бухгалтерском учете он учитывается на счете 91.2 и для целей налогообложения, то есть к вычету, не принимается.

Итоги

Выдать деньги, проверить правильность составления отчета, сделать проводки по оприходованию купленного товара — про все это необходимо помнить, когда имеешь дело с подотчетными лицами. Ну а в ситуации с покупкой книг к этому списку необходимо добавить выяснение — для чего они покупаются, чтобы не ошибиться с принятием потраченных сумм в затраты.

Учет «офисной» литературы

Согласно п.п. 5.2.1 П(С)БУ 7 библиотечные фонды отнесены к основным средствам, а точнее, к прочим необоротным материальным активам. А в соответствии с Инструкцией № 291 учет наличия и движения библиотечных фондов ведется на субсчете 111 «Библиотечные фонды».

К сожалению, бухгалтерские нормативы не определяют, какая литература относится к библиотечному фонду. Поэтому ничего не остается, кроме как обратиться к другим нормативно-правовым актам.

Согласно Закону о библиотеках библиотечный фонд — упорядоченное собрание документов, которое хранится в библиотеке. А библиотекой согласно тому же Закону является информационное, культурное, образовательное заведение или структурное подразделение, имеющее упорядоченный фонд документов, доступ к другим источникам информации, главной задачей которого является обеспечение информационных, научно-исследовательских, образовательных, культурных и прочих нужд пользователей библиотеки.

Из этих определений следует, что далеко не на каждом предприятии есть библиотека, а значит, далеко не всегда приобретенная литература будет считаться библиотечными фондами.

Выходит, субсчет 111 применяется только в том случае, если на вашем предприятии создана библиотека

Эта мысль прослеживается в письме Минфина от 03.06.2015 г. № 31-11420-08-10/18126 (правда, в отношении бюджетных учреждений, но принцип тут одинаковый).

Если же библиотека на предприятии не организована (считаем, что вы сами решаете — организовывать библиотеку или нет), то приобретенную литературу нужно рассматривать так же, как и приобретение любых других материальных/нематериальных ценностей. Но обо всем по порядку.

Учет книг

Бухучет и налог на прибыль. Начнем с учета традиционных, печатных книг. Здесь все зависит от двух моментов:

— создана библиотека на предприятии или нет;

— каков срок службы книги.

Если говорить о налогово-бухгалтерской литературе, то из-за частого изменения законодательства срок ее службы будет менее года. Поэтому логично рассматривать такую книгу как МБП и при передаче в эксплуатацию списывать в расходы (как правило, это будет счет 92). Причем это независимо от того, создана библиотека на предприятии или нет. Ведь такие книги не соответствуют определению термина «необоротные активы» (п. 3 НП(С)БУ 3, срок их эксплуатации — менее одного года), поэтому учитывать их на субсч. 111 нельзя.

А вот для долгоиграющих книг создание библиотеки имеет ключевое значение:

— если на предприятии библиотека создана, то для учета экземпляров применяем субсчет 111. Причем важно, что на этот субсчет библиотечные фонды зачисляются независимо от их стоимости (хоть больше, хоть меньше стоимостного критерия отнесения к необоротным активам, установленного в приказе об учетной политике).

Начислять амортизацию таких объектов разрешено с применением четырех методов. Среди них (см. п. 27 П(С)БУ 7):

1) прямолинейный;

2) производственный;

3) «50 %/50 %» — 50 % амортизируемой стоимости объекта в первом месяце использования и остальные 50 % — в месяце его изъятия из активов (списания с баланса) вследствие несоответствия критериям признания активом;

4) «100 %» — 100 % амортизируемой стоимости в первом месяце использования объекта.

Разумеется, наибольшее распространение получили два последних метода.

В налоговом учете такие объекты не считаются основными средствами, так как не соответствуют определению этого термина (п.п. 14.1.138 НКУ), хотя и указаны в таблице в составе основных средств и прочих необоротных активов (п.п. 138.3.3 НКУ). Это означает, что никаких разниц в налоговом учете не возникнет (несмотря на то, что гр. 10 указана в приложении АМ к декларации по налогу на прибыль);

— если библиотеки нет, то рассматриваем приобретение книги как покупку либо МНМА, либо основных средств в зависимости от стоимости экземпляра и установленного стоимостного критерия. Если стоимость книги меньше критерия — это МНМА (субсч. 112), которые амортизируются теми же методами, что и указанные выше библиотечные фонды, а если выше (а с учетом современной инфляции это вполне возможно) — основные средства (субсч. 109).

В налоговом учете МНМА, так же как и бибфонды, не являются основными средствами, поэтому никаких разниц не будет. А вот те книги, которые попали в состав основных средств, в налоговом учете попадают в гр. 9 с минимальным сроком эксплуатации 12 лет. Поэтому они вполне могут привести к возникновению разниц у высокодоходников и малодоходников-добровольцев.

С электронными книгами все немного по-другому. Учитывать такие экземпляры на материальных счетах (имеются в виду сч. 22, 112, 111, 109), на наш взгляд, неправильно (тем более, что зачастую они вообще не имеют материальной формы — при продаже через Интернет).

Здесь логичнее исходить из того, что данный объект является нематериальным

По крайней мере он вписывается в определение термина «нематериальный актив», приведенное в п. 4 П(С)БУ 8: немонетарный актив, который не имеет материальной формы и может быть идентифицирован (данный актив является результатом договорных или других юридических прав, что соответствует п. 12 МСБУ 38). Поэтому, на наш взгляд, электронную книгу логично учитывать на субсч. 127. Еще раз напоминаем: речь о тех объектах, срок службы которых более одного года*.

* Здесь мы исходим из того, что необоротный актив по определению из НП(С)БУ предназначен для использования в течение периода больше одного года. Впрочем, исходя из того, что срок службы как критерий отнесения к НМА теперь в П(С)БУ 8 не установлен, можно доказывать, что актив будет считаться НМА, даже если его срок службы менее года. Но с практической стороны это вряд ли принесет преимущества.

В налоговом учете такая книга относится к гр. 6. Как правило, книгам не устанавливают срок действия права пользования в соответствии с правоустанавливающим документом. Поэтому вам нужно его установить самостоятельно, причем в налоговом учете он должен составлять не менее двух и не более 10 лет.

НДС. Об этом налоге нужно помнить не только продавцу, но и покупателю. Ведь если поставщик неправильно применит льготу, — например, поставка освобождается от НДС, а он ошибочно начислит НДС и выпишет на покупателя НН, — то покупатель все равно не будет иметь права на НК.

Благо в отношении книг все достаточно просто. Подпункт 197.1.25 НКУ освобождает от налогообложения операции по подготовке (литературное, научное и техническое редактирование, корректирование, дизайн и верстка), изготовлению (печать на бумаге или запись на электронном носителе), распространению книг, в том числе электронного контента (кроме изданий эротического характера) отечественного производства.

Поэтому поставки как электронных, так и печатных книг освобождаются от НДС. Главное, чтобы они были отечественного производства (что понимается под этим термином, см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2014, № 98, с. 17).

Учет периодических изданий

Бухучет и налог на прибыль. Как правило, периодические издания сохраняют свою ценность в течение достаточно короткого времени, менее одного года.

Поэтому такие издания логично рассматривать как расходы периода, а не как актив

Причем если приобретение осуществляется по предоплате (подписка), то понесенные расходы «прогоняются» через счет 39 «Расходы будущих периодов». Этот счет дебетуется после перечисления предоплаты и кредитуется (в корреспонденции со счетами учета расходов) в том периоде, в котором предприятие получило экземпляр периодического издания.

Приведенный вариант учета применим в подавляющем большинстве случаев. Впрочем, если вы понимаете, что экземпляр периодического издания прослужит более года, то его вполне можно признавать необоротным активом. И тогда учет будет таким же, как и вышеизложенный учет книг (есть библиотека — субсч. 111, нет библиотеки — МНМА или ОС).

Электронные периодические издания в большинстве случаев учитываются точно так же, т. е. включаются в состав расходов периода через расходы будущих периодов. По крайней мере, если срок их службы менее года.

А вот если срок службы больше года, то, на наш взгляд, учет будет другим. Как правило, современные периодические издания распространяются через Интернет и не имеют материального носителя.

По этой причине их, так же, как и книги, следует учитывать как НМА и учитывать на субсч. 127

Чтобы легче было понять изложенную информацию, изобразим бухгалтерский учет приобретения литературы.

Другое дело, что часто производители обсуждаемого продукта оформляют его как поставку информационно-консультационных услуг с регулярным обновлением. Здесь вопроса нет вообще — эти услуги облагаются НДС.

А теперь обратимся к примерам.

Пример 1. Предприятие оплатило подписку на бухгалтерское периодическое издание на год. Стоимость издания — 3000 грн.

Таблица 1. Учет приобретения профессиональных периодических изданий и книг

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

дебет

кредит

сумма, грн.

Уплачено за подписку на издание

Включена стоимость подписки в состав расходов будущих периодов

Получены номера газеты за месяц

Пример 2. Предприятие приобрело книгу в электронном виде по управленческой тематике. Предполагаемый период использования книги — два года. Стоимость — 500 грн.

Таблица 2. Учет приобретения электронной книги

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

дебет

кредит

сумма, грн.

Уплачено за книгу

Получена книга

Введена в эксплуатацию книга

Осуществлен зачет задолженностей

Начислена амортизация книги

20,83*

* Исходя из периода использования книги ежемесячная сумма амортизации составляет: 500 : 24 = 20,83 (грн.).

Пример 3. Бухгалтер приобрел за подотчетные средства книгу по налогово-бухгалтерской тематике. Предполагаемый период использования книги — менее одного года. Стоимость — 100 грн.

Таблица 3. Учет приобретения печатной книги

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

дебет

кредит

сумма, грн.

Выданы подотчетные средства

Оприходована книга

Возвращен в кассу неиспользованный остаток средств

Книга передана в эксплуатацию

Т.М. ПАНЧЕНКО, аудитор Аудиторской фирмы «АУДИТ А»

В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 книги и брошюры, периодические издания входят в состав основных фондов. Согласно Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н, и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н, приобретенная деловая (справочная, техническая, периодические издания и пр.) литература принимается к бухгалтерскому учету в составе объектов основных средств, так как она удовлетворяет всем условиям, перечисленным в п.4 ПБУ 6/01 (используется в производстве продукции при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации; используется в течение длительного времени продолжительностью свыше 12 месяцев; организацией не предполагается последующая перепродажа данной литературы; способна приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем).

В соответствии с п.п.7, 8 ПБУ 6/01 объекты основных средств принимаются к бухгалтерскому учету по первоначальной стоимости, которой при приобретении объектов за плату признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Согласно ПБУ 6/01 объекты основных средств стоимостью не более 10000 руб. за единицу или иного лимита, установленного в учетной политике исходя из технологических особенностей. А п.18 ПБУ 6/01 приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешает списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.

В целях обеспечения сохранности деловой литературы в производстве или при эксплуатации в организации должен вестись надлежащий контроль за ее движением.

Дебет 08, субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств» Кредит 60 – отражены фактические затраты по приобретению деловой литературы;

В момент принятия деловой (справочной, технической и пр.) литературы к бухгалтерскому учету делается запись:

Дебет 01 Кредит 08-4, субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств» – деловая литература принята на учет в составе основных средств в сумме фактических затрат на ее приобретение (сформирована первоначальная стоимость).

Приходуя каждое печатное издание, организации должна оформлять один экземпляр акта о приеме-передаче объектов основных средств по форме № ОС-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

С целью снижения трудоемкости учетных работ допускается также оформление передачи деловой литературы по акту о приеме-передаче объектов основных средств (форма № ОС-1б) одновременно на несколько печатных изданий (брошюр) с перечислением каждой брошюры в соответствующих графах и строках акта. Кроме того, необходимо вести инвентарные карточки учета объектов основных средств по форме № ОС-6.

Дебет 19 Кредит 60 – отражена сумма НДС по приобретенному объекту основных средств.

Сумму НДС, предъявленную поставщиком при приобретении деловой литературы организация согласно пп.1 п.2 ст.171 и п.1 ст.172 НК РФ имеет право принять к вычету при наличии счета — фактуры и документов, подтверждающих фактическую оплату поставщику, после принятия на учет деловой литературы как объекта основных средств:

Дебет 68 Кредит 19 – сумма НДС по приобретенной деловой литературе предъявлен к вычету из бюджета.

При отпуске в эксплуатацию в учете делается запись:

Дебет 26,20,44 и др. Кредит 01 — деловая литература передана в эксплуатацию.

После списания стоимости деловой литературы организация продолжает учитывать деловую литературу по нулевой стоимости до момента ее выбытия, тем самым обеспечивая контроль за ее движением.

Если в учетной политике для целей бухгалтерского учета организация установила, что срок полезного использования приобретаемой деловой литературы — менее 12 месяцев, в этом случае приобретаемые экземпляры не будут учитываться в составе объектов основных средств. В момент поступления печатных изданий и принятия их к бухгалтерскому учету делается запись по дебету счета 10, субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Списание стоимости полученного и передаваемого в производство экземпляра осуществляется с кредита счета 10-9 в корреспонденции со счетом учета соответствующих затрат (если издание используется в производственных целях).

Пример.

Организация приобрела справочную литературу производственного характера на сумму 880 руб., в том числе НДС 80 руб. Согласно учетной политике организации срок полезного использования приобретаемых книг составляет 10 месяцев.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Дебет 10-9 Кредит 60 – 800 руб. — принятие к учету поступившей справочной литературы;

Дебет 19 Кредит 60 — 80 руб. — отражен НДС по приобретенной справочной литературе;

Дебет 26 Кредит 10-9 — 800 руб. — стоимость справочной литературы включена в общехозяйственные расходы;

Дебет 68 Кредит 19 — 80 руб. — сумма НДС по приобретенной справочной литературе предъявлена к вычету.

Налоговый учет расходов на деловую литературу

Налоговый учет расходов на приобретение деловой литературы зависит в первую очередь от того, является ли для организации их приобретение производственной необходимостью.

Литература носит производственный характер

В налоговом учете деловая литература, необходимая организации для осуществления коммерческой деятельности, относится к объектам основных средств. В то же время деловая литература не входит в состав амортизируемого имущества, так как первоначальная стоимость книги или журнала обычно не превышает 10000 руб., а срок полезного использования не превышает одного года (п.1 ст.256 НК РФ). Но даже если первоначальная стоимость и срок использования книги или журнала позволяют отнести их к амортизируемому имуществу, амортизация все равно не начисляется на основании пп.6 п.2 ст.256 НК РФ. Стоимость такой литературы включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения литературы, так как организации имеют право полученные доходы уменьшить на сумму произведенных расходов. Все расходы, учитываемые для целей налогообложения, должны удовлетворять требованиям, установленным в п.1 ст.252 НК РФ. Расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и направлены на получение дохода. Кроме того, они не должны быть перечислены в ст.270 НК РФ. Обоснованные и документально подтвержденные расходы на подписку на периодические издания, связанные с производственной (коммерческой) деятельностью организации, уменьшают налогооблагаемую прибыль (как прочие расходы, связанные с производством и реализацией).

Поскольку в соответствии с пп.6 п.2 ст.256 НК РФ приобретенные издания (книги, брошюры и иные подобные объекты) не подлежат амортизации, затраты по приобретению деловой (технической) литературы в полном объёме включаются в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль организации.

Стоимость приобретенных изданий (книг, брошюр и иных подобных объектов) включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полной сумме в момент приобретения указанных объектов (пп.49 п.1 ст.264 НК РФ) и на основании ст.318 НК РФ относится к косвенным расходам.

Дата возникновения расходов при методе начисления определяется в соответствии со ст.272 НК РФ. Расходы учитываются в том периоде, к которому они относятся исходя из условий сделки. Согласно пп.3 п.7 ст.272 НК РФ при методе начисления расходы на приобретение литературы признаются на дату расчетов.

Например, по условиям заключенного договора подписки расходы на подписку будут признаваться ежемесячно, равномерно в течение срока действия договора подписки.

Пример.

Производственна организация, имеющая лицензию на производство фармацевтической продукции, приобрела на сумму 880 руб. (включая НДС 80 руб.) справочную литературу для использования при проведении химического контроля качества изготовляемых лекарственных средств.

В бухгалтерском учете производственной организации сделаны следующие записи:

Дебет 08-4 Кредит 60 – 800 руб. – отражено приобретение у поставщика справочной литературы;

Дебет 19 Кредит 60 – 80 руб. – отражена сумма НДС по приобретенной справочной литературе;

Дебет 60 Кредит 51 – 880 руб. — произведена оплата за приобретенную справочную литературу;

Дебет 01 Кредит 08-4 – 800 руб. — справочная литература принята к учету в составе основных средств;

Дебет 20 Кредит 01 -800 руб. – при передаче в пользование стоимость справочной литературы списана в производственные расходы;

Дебет 68 Кредит 19 — 80 руб. – предъявлена к вычету сумма НДС по приобретенной справочной литературе.

Литература непроизводственного характера

В бухгалтерском учете списание стоимости литературы непроизводственного характера на счета учета затрат на производство и продажу не допускается.

Согласно п.12 ПБУ 10/99 расходы на осуществление спортивных мероприятий, организацию отдыха, развлечений, мероприятий культурно-просветительного характера и иных аналогичных мероприятий относятся к внереализационным расходам. Поэтому затраты на приобретение литературы непроизводственного характера можно также включить в состав внереализационных расходов. Уплаченная в стоимости литературы сумма НДС также включается в состав внереализационных расходов.

Стоимость приобретенной литературы непроизводственного характера подлежит отнесению на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Если организация оплачивает издания непроизводственного характера (также, как и художественную литературу), которые нельзя отнести к нормативно-технической и иной литературе, используемой в производственных целях, то эти расходы не учитываются при исчислении налога на прибыль. Ведь они не направлены на получение дохода и могут быть произведены только за счет собственных средств подписчика.

При определении налоговой базы по налогу на прибыль согласно п.29 ст.270 НК РФ не учитываются расходы на оплату литературы, не относящейся к нормативно — технической и иной используемой в производственных целях литературы.

Организация не сможет принять к вычету сумму НДС, уплаченную за подписку на издание, не связанное с ее производственной (коммерческой) деятельностью. В этом случае не выполняется одно из обязательных условий, установленных ст.ст.171 и 172 НК РФ для применения вычета. А именно: печатное издание не используется в операциях, облагаемых НДС. Сумму НДС, уплаченную издательству за подписку, нельзя учесть и в составе расходов по налогу на прибыль. Подписку на подобные издания, включая НДС, организация оплачивает за счет собственных средств.

Пример.

Организация оформила и оплатила в октябре 2005 г. подписку на 2006 г. на журнал непроизводственного характера. Стоимость подписки на журнал составила 1188 руб., в том числе НДС 108 руб. Журнал выходит один раз в месяц.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит 51 — 1188 руб. — отражена оплата подписки на журнал на 2006 г.;

По мере поступления экземпляров журнала в 2006 г. ежемесячно:

Дебет 91-2 Кредит 60 – 99 руб.(1188 / 12) — стоимость полученного экземпляра журнала вместе с НДС отражена в составе внереализационных расходов.

Особенности возмещения НДС при подписке на деловуюпериодическую литературу

В соответствии с пп.3 п.2 ст.164 НК РФ периодические печатные издания, за исключением периодических печатных изданий рекламного или эротического характера, облагаются НДС по ставке 10%. Сумму НДС, уплаченную издательству при подписке на журнал (газету), можно принять к вычету в том налоговом периоде, в котором издания получены. При этом должны быть одновременно выполнены следующие условия (ст.ст.171 и 172 НК РФ):

  • — подписные издания получены и приняты на учет;
  • — подписные издания используются в операциях, облагаемых НДС;
  • — получен счет-фактура, оформленный в соответствии с требованиями п.п.5 и 6 ст.169 НК РФ;
  • — имеются платежные документы, подтверждающие оплату полученных экземпляров подписных изданий.

Вместе с экземпляром периодического издания подписчик получает от издательства накладную на отгрузку по унифицированной форме ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, и счет-фактуру.

Таким образом, НДС, уплаченный за подписку на полугодие (год) авансом, нужно принимать к вычету ежемесячно после получения экземпляров соответствующего печатного издания и счета-фактуры (в части НДС, уплаченного со стоимости полученных изданий).

В счете-фактуре необходимо указать реквизиты (номер и дату составления) платежно-расчетного документа или кассового чека. В счете-фактуре на отгрузку печатных изданий, оформленных по предварительной оплате, в строке 5 следует проставить номер и дату платежного поручения или кассового чека на оплату подписки. При отсутствии таких данных счет-фактура считается оформленным с нарушением. Как следствие — сумму НДС, уплаченную за подписку, подписчик не может принять к вычету или возмещению. Нельзя ее учесть и в качестве расхода при исчислении налога на прибыль. Следовательно, сумму НДС налогоплательщик может списать только за счет собственных средств.

Полученный счет-фактуру организация-подписчик регистрирует в книге покупок и в журнале учета полученных счетов-фактур.

Согласно п.3 ст.168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг) счета-фактуры выставляются не позднее пяти дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг). Поэтому издательства должны выписывать счета-фактуры на каждую отгрузку периодического печатного издания.

Если издательство выставило один счет-фактуру на полную сумму подписки, а организация-подписчик получила его с последним номером подписного издания, к вычету можно принять всю сумму НДС, уплаченную при подписке. Ведь условия, предусмотренные ст.ст.171 и 172 НК РФ, для принятия к вычету сумм налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг), считаются выполненными только в момент получения счета-фактуры.

Если счет-фактура на полную стоимость подписки получен от издательства вместе с первым номером журнала, к вычету можно принять НДС в размере стоимости только этого экземпляра. Ведь получен и принят на учет только один экземпляр подписного издания.

НДС с услуг по доставке подписной периодической деловой литературы

Цена подписки экземпляра периодического печатного издания складывается из цены экземпляра этого издания, выпускаемого в течение подписного периода, и цены услуг по оформлению и исполнению договора подписки, в том числе цены доставки периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки (п.3 Правил распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.11.2001 № 759).

До 1 января 2005 г. согласно подпункту 3 пункта 2 статьи 164 НК РФ налогообложение производилось по налоговой ставке 10 процентов при реализации:

  • периодических печатных изданий, за исключением периодических печатных изданий рекламного или эротического характера;
  • книжной продукции, связанной с образованием, наукой и культурой, за исключением книжной продукции рекламного и эротического характера;
  • услуг по экспедированию и доставке периодических печатных изданий и книжной продукции, которые указаны в абзацах первом и втором настоящего подпункта;
  • редакционных и издательских работ (услуг), связанных с производством периодических печатных изданий и книжной продукции, которые указаны в абзацах первом и втором настоящего подпункта;
  • услуг по размещению рекламы и информационных сообщений в периодических печатных изданиях, которые указаны в абзаце первом настоящего подпункта;
  • услуг по оформлению и исполнению договора подписки на периодические печатные издания, которые указаны в абзаце первом настоящего подпункта, в том числе услуг по доставке периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки.

С 1 января 2005 г. в соответствии со статьей 3 Федерального закона от 28.12.2001 № 179-ФЗ абзацы третий — шестой подпункта 3 пункта 2 статьи 164 НК РФ утратили силу.

В этой связи с 1 января 2005 г. согласно пункту 3 статьи 164 Кодекса должна применяться налоговая ставка в размере 18 процентов при оказании услуг по экспедированию и доставке периодических печатных изданий и книжной продукции; редакционных и издательских услуг, связанных с их производством; услуг по размещению рекламы и информационных сообщений в периодических печатных изданиях; услуг по оформлению и исполнению договора подписки на периодические печатные издания, в том числе услуг по доставке периодического печатного издания подписчику, если доставка предусмотрена в договоре подписки.

Поскольку все изменения действующего порядка применения косвенных налогов вводятся по принципу фактической отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, то и при изменении ставки налога нужно поступать аналогичным образом.

Таким образом, независимо от того, что в договоре с редакцией указана ставка НДС 10%, при оказании данных услуг в 2005 г. необходимо исчислить НДС по ставке 18%.

При заключении договоров в период до 1 января 2005 г. на услуги, оказание которых осуществляется с 1 января 2005 г., могли предусмотреть оплату таких услуг с учетом ставки налога в размере 18 процентов.

Стороны вправе по согласованию внести изменения в договор, относящиеся к ставке НДС (п.1 ст.450 ГК РФ). Соответственно, после таких изменений организация должна будет оплатить редакции стоимость доставки с учетом НДС по ставке 18%. Каких-либо негативных последствий для организации приведенный вариант действий не влечет, так как уплаченная сумма НДС на основании счета-фактуры, выставленного редакцией после оказания услуг, подлежит вычету в размере фактически уплаченной суммы налога (пп.1 п.2 ст.171, п.1 ст.172 НК РФ).

Компенсация расходов работнику организации по приобретению деловой литературы (в том числе и по подписке)

Работник организации вправе самостоятельно приобретать деловую литературу и оформить подписку на печатные издания, используемые им в своей производственной деятельности. Организация в свою очередь может компенсировать своему работнику расходы на приобретение и подписку, так как согласно ст.188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием личного имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Такие расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль организаций, так как в соответствии со ст.255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, компенсационные начисления, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми или коллективными договорами. Но такие расходы согласно п.1 ст.252 НК РФ обязательно должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

Что касается налога на доходы физических лиц, то, по мнению некоторых специалистов, такой налог удерживается с сумм выплаченной работнику компенсации за служебную литературу, в связи с тем, что согласно ст.211 «Особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме» НК РФ к доходам, полученным работником в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) в интересах работника. Однако такая позиция отнюдь не бесспорна, ведь в данном случае оплата компенсации производится в интересах организации (налогового агента), а не работника (налогоплательщика). К тому же согласно п.3 ст.217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных с возмещением иных расходов, включая расходы на повышение профессионального уровня работников.

Аналогичным образом при компенсации организацией расходов на приобретение деловой литературы, понесенных работником, сумма компенсации не подлежит обложению единым социальным налогом согласно пп.2 п.1 ст.238 НК РФ.

Главная книга в бухгалтерии выполняет функцию единого сводного регистра. В нее заносятся итоговые сведения по всем счетам учета, которые предусмотрены рабочим планом счетов компании. Данные отражаются по месяцам и за полный отчетный год. Основой для заполнения книги являются журналы-ордера (регистры по счетам), в которых отражены начальные остатки на 1 января, кредитовые и дебетовые обороты за период с выведенным конечным сальдо.

При ведении главной книги необходимо сопоставлять итоговые суммы дебетовых и кредитовых записей (отдельно сравниваются обороты и отдельно сальдо). Если записи в документ внесены корректно, итоги книги по дебету и кредиту окажутся идентичными, при выявлении расхождений необходимо проверять правильность разноски в главной книге и верность составления исходных учетных регистров.

Главная книга в бухгалтерии: образец заполнения

Форма главной книги утверждается субъектами хозяйствования в учетной политике. В соответствии со ст. 10 закона о бухучете от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, каждое предприятие самостоятельно разрабатывает шаблоны бланков учетных регистров (за исключением организаций бюджетного сектора). В структуре документа обязательно должны присутствовать такие данные:

  • название регистра учета;

  • наименование фирмы, от имени которой составляется регистр;

  • даты открытия и закрытия регистра, обозначение периода, за который подводятся итоги;

  • группировка объектов учета с привязкой к хронологии событий;

  • единицы измерения и размер стоимостных параметров;

  • указание должностей лиц, ответственных за ведение главной книги, место для расшифровки фамилий этих сотрудников.

Документ может быть оформлен на бумаге или в электронном виде. При ведении учета с помощью бухгалтерских программ, главная книга формируется автоматически. Достоверность внесенных сведений необходимо подтвердить собственноручными подписями ответственных специалистов. Исправления в бумажном регистре допускаются, но при условии, что указана дата внесения правок и обозначено лицо, осуществившее корректировку.

Главная книга в бухгалтерии, заполнение ее, необходимо для систематизации всего комплекса хозяйственных операций, осуществленных предприятием за отчетный год. Этот документ позволяет получить обобщенную информацию о результатах деятельности, что важно при составлении отчетности. Из главной книги бухгалтер может перенести в баланс данные по начальному и конечному сальдо по любому из счетов бухгалтерского учета. Дополнительная функция регистра – самостоятельная проверка правильности ведения учета.

Структура главной книги

Для каждого счета в главной книге отводится отдельная страница. Дебетовый оборот по счету указывается в разбивке по корреспондирующим счетам, а кредитовый оборот переносится без разбивки — итоговой суммой за месяц (развернуто эти данные отражены в журнале-ордере соответствующего счета).

При заполнении главной книги сведения отражаются только по синтетическим счетам без разбивки на субсчета. Аналитика фиксируется в других журналах-ордерах, задача главной книги – обобщение данных.

Например, в отчетном месяце имеются данные по начисленным и уплаченным налогам:

  • с доходов физических лиц (сч. 68/НДФЛ);

  • на добавленную стоимость (сч. 68/НДС);

  • налог на прибыль (сч. 68/ННП).

В учете они отражаются на счете 68, но отдельно друг от друга на разных субсчетах. В главной книге обороты по всем указанным налогам будут проходить в одной строке счета 68. Детализация по датам начисления и уплаты, по видам налоговых обязательств отражается не в главной книге, а в соответствующем регистре.

Начальные сальдо, отраженные в книге на начало года, должны совпадать с показателями оборотки на конец предыдущего года. Остаток на конец периода, указанный в главной книге, должен быть идентичен данным в оборотно-сальдовой ведомости за рассматриваемый отчетный период. В главной книге рекомендуется обозначать номер учетных регистров (журналов-ордеров), из которых перенесены данные по счетам.

Как отразить в учете книги

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *