Как организовать документооборот

Документация на сервера

Документацию я веду преимущественно текстовую. Но сейчас я отклонюсь от темы и расскажу про схемы.

Отсупление про графические схемы

Я люблю красивые схемы, но использую их только в крайнем случае, потому у них есть несколько принципиальных недостатков.
1. Схему нужно скачивать из вики, менять и заливать обратно. Этот недостаток насколько важен, что я остановлюсь на нем особо. Итак, ключевое условие для своевременного ведения документации состоит в принципах «документируй по ходу работы» и «документируй легко». Для изменения документации нужно совершать минимальное количество действий. И правда, если для того, чтобы задокументировать измение в топологии сети или в схеме работы кластера нужно открывать схему, изменять ее и заливать обратно, есть довольно большая вероятность что делать этого просто не будут. А даже если будут, то совсем не радостно, потому что это весьма муторно.
2. По схемам нельзя искать. И даже если искать по схемам в программе создания схем можно, то навряд ли это будет работать когда схема, вероятнее всего преобразованная в картинку, будет вставлена в вики.
3. Схема не заменит грамнотное словесное описание. Конечно, есть вещи для которых схемы подходят больше, но в своей повседневной практике я столкнулся с тем, что большинство вещей с которыми я работаю отлично описываются текстом, а схемы иногда лепят просто для красоты.

Итак, текст

Я люблю текст. Скажу даже больше, я люблю plaintext. Он быстро набирается и достаточно выразителен, если правильно использовать отступы, причем позволяет сосредоточиться на структуре а не на оформлении. Структура это самое главное. Поэтому еще раз скажу: «Используйте отступы!» Они позволяют сосредоточиться на том что вы описываете не отвелкаясь на оформление, и при этом представить информацию удобной, структурированной и легкой для восприятия форме. Может немного перехвалил? Ну да ладно.
Итак, несколько принципов работы с текстом:
1. Документацию пишут для того, чтобы ее читать. Поэтому при разработке формата документации отталкивайтесь исключительно оттого, что сможет помочь вам в работе. Спрашивайсте себя «Что я должен знать об этом сервисе? Об этой машине?»

2. Пишите лаконичо. Если что-то можно не писать, потому что оно уже где-то есть, то не пишите, потому что по опыту получаются дебри текста, на которые затем просто забивают. Наприметр, спецификации сервера можно указать ссылкой на документ на сайте производителя. Итак, нет избыточности и лишней работе!
3. Не пишите, копируйте! Если что-то можно взять прямо из конфига, берите прямо из конфига. Вывод команды тоже пойдет. Если можно сделать скрипт, которым сам выдергивает информацию из конфигов и кладет в вики (а это несложно) — делайте. Документацию на сами сервера можно класть в /etc/motd и потом выгружать в вики, тогда документировать изменения будет намного проще вообще всем.
3. Структурирование — наше все. Выделяйте отступами подчиненные элементы. Можно использовать списки, но списки это хорошо, а отступы лучше.
4. Стандарты документации должны быть, но здравый смысл важнее. Например, если в функционировании сервера есть некоторые неявные особенности, делайте новый подраздел и пишите. Если с сервером что-то не так, выносите это наверх и выделяйте красным.
5. Мониторинг это не документация. Системы управления конфигурацией тоже не документация. Понятно, что если есть 100 однотипных серверов, то можно задокументировать только один но, с другой стороны, если у вас есть 100 однотипных серверов, то вы и так это знаете.

Шаблон для описания сервера

Итак, ниже представлен шаблон для описания сервера. В настоящей вики он выглядит примерно также, как и тут. Как видите, я настолько люблю отступы, что действительно использую очень много тегов pre pre pre.
Cам шаблон состоит из следующих пунктов:
1. Имя сервера
2. Предоставляемые сервисы
3. Отвественные
4. Система
5. Мониторинг
6. Бэкап

Имя сервера

powerconsumer.site

Предоставляемые сервисы

Сервис пожирания процессора ————————— Описание: Многопоточный демон, который пожирает процессор вычисляя число пи до 10^100 десятичного знака. Помогает жрать память, случайно дергая через сокет процесс memeater. Взаимодействие: Memory eating service, socket http://bofh.ntk.net/BOFH/ 80/tcp Приложение: /usr/local/bin/cpueater init-скрипт: /etc/init.d/cpueater Рабочий каталог: /srv/bofh/cpueater Логи: /var/log/cpueater Ротация: every day, keeping last 7 days Мониторинг: http://zabbix.site/cpueater/ Конфиги: /etc/cpueater/cpueater.conf Сервис пожирания памяти ———————— Описание: Многопоточный демон, который пожирает память выделяя ее для демона вычисления числа пи. Взаимодействие: Memory eating service, socket http://bofh.ntk.net/BOFH/ 80/tcp Приложение: /usr/local/bin/memeater init-скрипт: /etc/init.d/memeater Рабочий каталог: /srv/bofh/memeater Логи: /var/log/memeater Ротация: every day, keeping last 7 days Мониторинг: http://zabbix.site/memeater/ Конфиги: /etc/memeater/memeater.conf

Отвественные

BOFH

Система

Debian Squeeze 6.04 Disk subsystem ————— RAID-6 on LSI-based controller with 10 active disks and 2 hot-spares. 10.0GB ext4 / boot 10.0GB linux-swap(v1) swap 10.0GB ext4 /tmp 10.0GB ext4 /usr 20.0GB ext4 /var 40.0GB ext4 /home 20.0GB /opt 2300GB /srv/bofh Network subsystem —————— iface eth0 inet static address 192.168.1.10 netmask 255.255.255.0 network 129.168.1.0 gateway 192.168.1.1 up sleep 5; /sbin/ethtool -s eth0 autoneg off speed 100 duplex full

Мониторинг

Zabbix-agent with custom scripts: /opt/zabbix/cpueater.py /opt/zabbix/memeater.py

Бэкап

/srv/bofh/cpueater/ /srv/bofh/memeater/

Напоследок

Приведенные выше примеры не обязательно применимы к вам напрямую, их можно и нужно переделывать под обстоятельства.
Ну вот и все. Всем привет!
UPDATE: Как резонно заметил в комментариях VolCh, а потом еще и powerman, удобно использовать для документации систему контроля версий и работать с документацией как с кодом. Объяснение почему есть в комментариях. Далее можно поступить как описано powermanом тут, на мой взгляд очень хорошее решение: habrahabr.ru/post/12903
UPDATE2: Добавил мысли по поводу документация в репозитарии vs документация в вики:
За вики:
— Если с документацией работают не только разработчики, то намного проще использовать вики
— В вики легче привести документацию к одному виду, не будет разброда и шатания (из опыта)
— К вики легко приделываются роботы, так что преимущества репозитория неочевидны
— Если вики большая, по ней удобнее делать глобальный поиск, т.к. есть индексы
За репозитарий:
— Разработчикам скорее всего проще будет использовать репозитарий, единая система для всего
— Роботы приделываются легче чем в вики
— Если уже есть документация в html-формате ее за минуту к вики не подошьешь, а в репозитарий положишь запросто
В целом, всегда нужно выбирать по обстоятельствам. Если в команде одни разработчики и есть четкие стандарты на все — репозитарий, если не только разработчики или плохо со стандартами — вики, если есть еще какие-то факторы — учитывайте их.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Документооборот по движению материалов

Поступление материалов на предприятие ОАО «Фирма Челябинскагропромстрой » контролирует в первую очередь отдел снабжения. Этот отдел в ОАО «Фирма «Челябинскагропромстрой» состоит из двух рядовых работников и начальника отдела снабжения, который подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам. Работники отдела снабжения следят за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивают грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие. Принимая грузы от транспортных организаций, экспедитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в случае их повреждений требует проверки и сдачи груза.

Прежде чем ехать за грузом (самовывоз), работнику отдела снабжения выдается доверенность (ф. № М-2) (Приложение 3), которая регистрируется в журнале учета выданных доверенностей (Приложение 4). В данной организации разработана форма выписки доверенностей на персональном компьютере.

В момент сдачи материалов на склад ОАО «Фирма Челябинскагропромстрой», кладовщик проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика кладовщик выписывает приходный ордер (ф. № М-4) (Приложение 7б, 7в). Приходные документы составляются в день поступления материалов. Приходные ордера, накладные и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших и сдавших материалы.

Для хранения материальных ценностей в ОАО «Фирма Челябинскагропромстрой» предназначен Центральный склад материалов на базе ЧМЗ.

Центральный склад материалов довольно большой и оснащен всеми необходимыми весовыми, измерительными и транспортировочными механизмами. Этот склад разбит на несколько помещений. В одном из них хранятся металлы: трубы, калибровка, листы и т.д., в другом — шланги, стеновые панели, кирпич, цемент т.д., в третьем — химикаты: лаки, краски, химические вещества, в четвертом — имеются стеллажи, ячейки для хранения мелких деталей и инструментов. Канцтовары обычно не хранятся, а закупаются по мере надобности.

На центральном складе работают один кладовщик. С ней заключен договор о материальной ответственности.

На каждый вид материала открывается карточка складского учета (ф.№М-17), а к каждому месту хранения материалов прикрепляются инвентарные ярлыки. Материалы на складах хранятся по сортам (сортовой метод).

Кладовщик, по мере поступления документов по приходу и расходу на склад, формирует реестры (Приложение 7, 8), подкалывает к ним первичные документы и отправляет в бухгалтерию организации каждый понедельник.

Ведомость учета остатков материалов не составляется. Вместо этого в начале каждого месяца кладовщик едет в бухгалтерию на сверку остатков материалов за прошедший месяц. Из-за большого движения материалов, а также большой их номенклатуры ежемесячная сверка карточек складского учета с данными бухгалтерии необходима. Все выявленные расхождения выясняются немедленно, что уменьшает количество ошибок в данных о движении материалов.

Из анализа состояния складов исследуемого предприятия ОАО » Фирма Челябинскагропромстрой» можно сделать следующий вывод, а именно: неблагоприятным является отсутствие автоматизации учета на складах, что усложняет ведение аналитического учета материальных ценностей.

Первичные документы по расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, т.к. являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Все хозяйственные операции, связанные с отпуском материалов, подлежат качественному, эффективному и своевременному документированию.

Выдача материалов со склада ОАО » Фирма Челябинскагропромстрой » в производство осуществляется с помощью требований (ф. № М-11), которые выписывают мастера соответствующих подразделений.

Также материалы могут поступать за наличный расчет. Для этого прораб, с которым в обязательном порядке заключен договор о материальной ответственности (Приложение 5), должен взять необходимую сумму из кассы и в последствии сдать авансовый отчет с приложенными к нему документами, которые свидетельствуют о том, что работник организации действительно приобрел строительные материалы или хозяйственный инвентарь. Тогда денежная сумма в размере расхода списывается с кредита счета 71 «Подотчетные лица» в дебет счета 10/2, если это строительные материалы, 10/3, если это ГСМ, 10/5 если приобретены запасные части и 10/9, соответственно, если куплен хозяйственный инвентарь. Материалы на счет 10/1, т.е. на базу, поступают обычно по безналичному расчету и в больших количествах.

После получения материалов, требования копятся у кладовщика, а затем передаются в бухгалтерию. Бухгалтер расценивает требования, т.е. указывает стоимость единицы материала и производит таксировку.

Списание запасных частей и материалов производится актам списания (Приложение 6ж) в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», и пообъектно по отчетам формы М-29, в дебет счета 20/01. Отчеты по форме М-29 составляют прорабы, начальники строительных участков и цехов (т.е. все материально-ответственные лица) в соответствие сметам. Отчеты должны быть подписаны начальником ПТО, а также главным инженером, после чего отчеты сдаются бухгалтеру — материалисту (Приложение 6). К отчету прорабы обычно прикладывают реестры прихода и расхода материалов за месяц (понедельно), акты списания хозяйственного инвентаря и т.п. (Приложение 6).

На конец каждого месяца бухгалтер по материалам формирует остатки строительных материалов и хозяйственного инвентаря в разрезе субсчетов и материально ответственных лиц. Данные за месяц сверяются с остатками по данным у прорабов, а затем сшиваются в книгу. По данным расхода материалов в конце каждого месяца формируется оборотная ведомость по счету 10 «Материалы». По итогам анализов счетов оформляется сводный журнал по счету 10 «Материалы», который проверяется главным бухгалтером и подшивается в отчет.

В ходе проведенного исследования документального оформления движения материалов на ОАО » Фирма Челябинскагропромстрой», можно отметить, что все документы составляются в соответствии с порядком и требованиями по документальному оформлению.

Правила учета документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

УСОРД — характеристика, назначение и состав системы

Унифицированная система документации (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. унифицированный управленческий документация

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности. Ими же утверждаются унифицированные формы документов. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, министерство здравоохранения РФ — за медицинские, Государственный комитет РФ по статистике — за формы первичной учетной и статистической документации, Росархив РФ — за систему организационно-распорядительной документации.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Таким образом, унифицированные системы документации — это приведенный к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

· единообразия построения форм документов;

· регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

· исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

· сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

· единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

· определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, но пригодных и к восприятию человеком;

· установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

К настоящему времени на обще управленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч (3500) форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе. Код формы подтверждает само его право на существование и соответствие утвержденному образцу-эталону.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации, включающие в себя комплексы документов, сгруппированные по задачам.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

· документация по созданию организации, предприятия;

· документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

· документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

· документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

· документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

· документация по кадрам.

Правила учета документооборота

Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

· максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;

· исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке — регистрация и доставка, при их подготовке — визирование и согласование и т.д.;

· максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

· прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

· ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам документооборота относятся:

· характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

· маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

· периодичность (стадии документооборота);

· направленность движения.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей -потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из:

· документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности.

По видовому составу к этим документам относятся:

· указы,

· законы,

· постановления,

· распоряжения,

· указания,

· поручения,

· приказы,

· письма,

· инструкции,

· решения,

· методические указания и рекомендации;

· документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

· документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

· обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) -письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством,

— приказы, указания, распоряжения, решения.

Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться без документные способы обмена информацией (телефон, переговоры) Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами.

Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Заключение

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Приложение

ДОВЕРЕННОСТЬ

на право распоряжения транспортным средством

Я, Нечаева Алина Анндреевна, паспорт серия 12 03 № 912178 выдан 08.10.2004 г. Отделением УФМС Росии по ХМАО-Югре г.Урай, проживающий по адресу: г.Урай, ул. Южная, дом 25.

ДОВЕРЯЮ

Сургутскову Владиславу Вячеславовичу, паспорт серия 12 06 №076374 выдан 18.11.2006 г. Отделением УФМС Росии по ХМАО-Югре г.Урай, проживающий по адресу: г.Урай, мкр 2 дом 50 кв. 53

ТРАНСПОРТНОЕ СРЕДСТВО:

Для чего нужен график документооборота

Все виды деятельности предприятия сопровождаются и подтверждаются документами, они формируются как внутри организации, так и поступают из внешних источников. Каждый из таких документов должен быть принят к учету, обработан, исполнен или принят к сведению, передан на хранение в архив. Обращение внутренних и внешних документов внутри организации называется документооборотом.

Документооборот, как и всякий управляемый процесс, должен быть регламентирован. В качестве такого регламента на предприятии утверждается локальный нормативный акт, например, положение о документообороте или инструкция по документообороту. Оперативное управление процессом осуществляется с помощью графика документооборота организации.

В стандартах аудиторской деятельности график документооборота определяется, как один из элементов системы внутреннего контроля компании. Унифицированной формы этого регламента не существует и работодатель имеет право разработать ее по собственной инициативе. Поскольку в таком графике должна содержаться информация, отражающая установленный на конкретном предприятии порядок движения и обработки документов, самая удобная форма для него — табличная.

График документооборота в 2017 году составляется с целью:

  • упорядочивания всех процедур документооборота;
  • контроля над своевременным исполнением и прохождением документов;
  • соблюдения сроков формирования отчетности;
  • обеспечения ритмичности работы сотрудников, в должностные обязанности которых входит обработка документов;
  • своевременной передачи документов на архивное хранение и утилизацию;
  • оптимального распределения документов и отчетности между исполнителями;
  • сокращения сроков исполнения документов;
  • оперативного получения информации, использующейся при принятии управляющих решений.

Наличие графика документооборота на предприятии является необходимым с учетом хотя бы тех объемов и наименований первичной учетной документации, которая ведется бухгалтерией. Перечень наименований в данном случае почти не зависит от размеров финансовых потоков и штатной численности. Большими объемами обрабатываемых документов также могут «похвастаться» отделы кадров, иные подразделения, осуществляющие учет и хранение продукции, комплектующих, товарно-материальных ценностей.

Кому поручается составление графика документооборота на предприятии

Согласно практике, которая сложилась на сегодняшний день, составление этого документа может быть поручено:

  • сотрудникам подразделений, на которые ложится основан нагрузка по документообороту: бухгалтерии, канцелярии, отдела кадров;
  • внешним, приглашенным экспертам, консалтинговой компании в рамках договора;
  • приглашенным экспертам при активном участии сотрудников компании, назначенных ответственными за составление графика документооборота организации.

Выбор исполнителей определяется объемами документооборота, спецификой производственной и организационной деятельности предприятия, сроками составления документа. Если объемы большие и сроки сжатые, есть смысл заказать составление графика внешним исполнителям, специализирующимся на выполнении такого рода заданий. Это будет достаточно затратно, но гарантированно быстро.

Еще лучше, если график документооборота будет составляться совместно приглашенными экспертами и специалистами, работающими в компании и хорошо знакомыми с ее спецификой. Это позволит обеспечить необходимую актуальность документа и проконтролировать правильность его составления.

Но большинство предприятий все-таки предпочитают не самый быстрый, но наименее затратный способ, когда регламентирующий документооборот график составляется сотрудниками подразделений.

Правила составления графика документооборота

Как уже говорилось, работодатель вправе самостоятельно разработать форму этого документа, которая может быть сводной или составленной о каждом из подразделений организации. Образец графика документооборота приведен в «Методических рекомендациях по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях», утвержденных Минсельхозом РФ 16 мая 20005 года. Он выглядит следующим образом.


График документооборота, отражающий сложившуюся на предприятии систему обработки внутренней и внешней документации, должен включать в себя перечень операций по формированию, проверке и исполнению каждого документа. К таким документам, в том числе относятся документы первичного учета, реестры, журналы, сводные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Кроме того, в графике должны быть предусмотрены поля, которых вносится информация о сотрудниках, ответственных за обработку каждого документа на каждом из этапов его «жизненного цикла» и их взаимосвязи, а также о сроках каждого такого этапа обработки.

Содержание информации, которая будет отражаться в графике документооборота на предприятии в 2017 году, зависит от:

  • масштабов производственной деятельности компании;
  • ее организационной структуры;
  • особенностей действующей в организации системы управления;
  • типов и видов первичных учетных документов;
  • установленных регламентов обработки информации и документации;
  • наличия и особенностей используемых средств автоматизации учета и документооборота.

Перед тем, как начать составление графика документооборота организации, необходимо собрать и проанализировать имеющуюся информацию об особенностях системы документооборота, после чего:

  1. составить перечень документов, как внутренних, так и внешних, входящих в систему документооборота организации;
  2. определить количество документов каждого вида, внутреннюю и внешнюю потребность в них;
  3. определить, какие должностные лица имеют официальные полномочия на подписание того или иного документа;
  4. определить, кто из исполнителей может обрабатывать тот или иной документ в соответствии с теми обязанностями, которые прописаны в их должностных инструкциях;
  5. установить сроки прохождения, обработки, исполнения, согласования, подписания и отправки каждого документа, ориентируясь на те нормы, которые установлены законодательством и внутренними нормативными актами;
  6. продумать систему контроля над соблюдением устанавливаемых графиком сроков;
  7. показать проект документа всем участникам устанавливаемых графиком процедур документооборота, обработать полученные замечания и скорректировать документ в соответствии с ними (при необходимости);
  8. утвердить график документооборота 2017 руководителем организации и ввести его в действие приказом.

Как соблюдать график документооборота

Согласно тем правовым нормам, которые закреплены законами, в том числе федеральным законом «О бухгалтерском учете», ответственными за соблюдение сроков, установленных графиком документооборота на предприятии, за своевременность и качество составления и оформления документов, достоверность отражаемой в них информации, возлагается на тех лиц, кто разработал и подписал данный документ.

Если в должностных инструкциях исполнителей, чьи должности фигурируют в графике документооборота нет соответствующих ссылок на него, целесообразно внести корректировки в трудовые обязанности и установить их в инструкциях.

Пример

Так, например, должностная инструкция кладовщика может содержать в описании трудовой функции такие пункты:

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

а в описании обязанностей:

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

Контроль над тем, как исполнителями соблюдаются сроки, установленные графиком, осуществляют руководители канцелярии, кадров и бухгалтерии. Если графиком пользуется только отдел бухгалтерии — то главный бухгалтер.

Тем сотрудникам, в чьи должностные обязанности входит обработка документов в соответствии со сроками, установленными графиком документооборота, необходимо выдать выписки из него с перечнем тех документов, которые относятся к сфере его деятельности.

Обратите внимание: Значительно упростит процедуру контроля над соблюдением установленных графиком сроков обработки документов внедрение системы электронного документооборота. Такие программные средства, независимо от того, кем они разработаны, включают в себя подобную функцию.

Как организовать документооборот

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *