Как оформить отпуск

Содержание

Какими документами оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск

Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь

Документы по оформлению отпуска: уведомление

Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Итоги

Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь

Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков. Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее 17 декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников. В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.

Подробнее о том, в каком порядке предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, читайте в этой статье.

Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Для утверждения графика может издаваться приказ, образец которого вы найдете . Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.

Документы по оформлению отпуска: уведомление

Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано. На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):

  • Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:

«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 15.07.2019 по 28.07.2019. Согласно графику отпусков от 17.12.2018 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».

  • Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
  • Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
  • Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.

Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.

Подробнее об этом читайте:

  • «Можно ли уйти в отпуск по графику без заявления?»;
  • «За сколько дней пишется заявление на отпуск».

Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска

Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска. У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):

  • Для приказа это форма Т-6. Образец и комментарии по заполнению вы найдете .
  • Для записки-расчета — форма Т-60. Об этом документе читайте .

Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.

Какие еще документы используются при оформлении отпуска

Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.

Подробнее читайте в статье «Как оформить перенос отпуска по желанию работника».

Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.

Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продляется на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.

В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска. Данная процедура подробно описана в этой публикации.

Итоги

Стандартная схема документооборота по отпускам такова:

  • в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
  • за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
  • за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
  • во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.

Но от нее могут быть отступления.

Оформление отпуска

Актуально на: 18 июля 2016 г.

При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить следующие виды отпусков:

Подробнее о том, что такое ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и учебный отпуск мы рассматривали в отдельных консультациях.

Как оформить отпуск

Для того чтобы пойти в отпуск, работник подает работодателю соответствующее заявление. Без заявления работника можно обойтись, если работник будет отдыхать в соответствии с графиком отпусков. В этом случае наоборот, работодатель должен напомнить работнику за 2 недели до начала его отпуска о том, что ему пора отдохнуть (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует. Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий листок нетрудоспособности и заявление.

Учебный отпуск предоставляется также на основании заявления работника, которое должно быть подкреплено соответствующими документами, обосновывающими право на отпуск (справка-вызов из образовательной организации, решение диссертационного совета и др.).

Заявления на отпуск: образцы

Образцы заявлений на отпуск по всем перечисленным выше основаниям можно найти в нашем отдельном материале.

На основании заявлений и подтверждающих документов (в случае необходимости) для правильного оформления отпуска работнику работодатель издает приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или по самостоятельно разработанной форме.

Особенности оформления отпуска для работника: правила и порядок действий

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Одним из основных нормативных документов, который регулирует правила предоставления и оформления отпуска трудящемуся, является ТК РФ – глава 19.

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

  1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
  2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
  3. Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

  • график отпусков;
  • уведомление;
  • заявление;
  • приказ;
  • записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

Как правильно оформить: порядок действий

На законных основаниях каждый трудоустроенный гражданин должен ежегодно отдыхать без потери заработной платы за каждый отработанный год, который считается не с начала календарного года, а с начала трудовой деятельности сотрудника. Также если работник относится к особой категории, которым предоставляется дополнительный отпуск, он должен воспользоваться и им. При этом в некоторых случаях работники могут соединять эти два вида отпуска. Процедура оформления их схожа.

Для начала в каждой организации ежегодно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.

По действующему законодательству (ст. 123 ТК РФ) работодатель окончательно должен утвердить этот документ не позднее, чем за две недели до конца текущего года, иначе его могут ожидать штрафные санкции.

В нем сотрудники должны отметить дни всех возможных отпусков (основного и дополнительного), при этом весь период отдыха может быть разделен на несколько частей, каждая должна быть не меньше 14 дней.

Подготовка документов

Какие документы нужны? Документальное оформление отпуска, согласно действующему законодательству, включает в себя подготовку следующих документов:

  • Ежегодно утверждаемый организацией график отпусков всех сотрудников, имеющий форму Т-7.
  • Бланк уведомления от работодателя об очередном отпуске в произвольной форме.
  • Бланк заявления для сотрудника на предоставление ему очередного общего или дополнительного отдыха, который заполняется в произвольной форме.
  • Работодателем подготавливается соответствующий приказ по форме Т-6.
  • В бухгалтерии формируют записку-расчет по установленной специальной форме Т-60.
  • Отделом кадров вносятся данные об отпуске в личную карточку Т-2 и в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Об уведомлении работника перед отдыхом

Действующими нормами закона установлено, что о времени начала отпускного периода работник должен быть письменно извещен работодателем не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Если же сотрудник оформляет преждевременный отдых, то тогда уведомление не обязательно. Форма этого документа не установлена. В нем должны быть отражены: даты начала и окончания предстоящего отдыха, подпись уведомителя и сотрудника, который также должен поставить дату получения этого документа.

Составление заявления

Наряду с утвержденным графиком отпусков основанием для предоставления работодателем очередного отдыха трудящемуся будет служить его заявление. При этом если работник отправляется на заслуженный отдых в соответствии с утвержденными в графике сроками, то писать заявление ему не требуется. В случаях, когда трудящийся по какой-либо причине решил воспользоваться отпуском преждевременно, то тогда ему необходимо в письменной форме заявить об этом работодателю в течение минимум четырех дней до ухода. Форма этого документа не установлена, но он должен содержать такие пункты, как:

  1. название организации и ФИО руководителя;
  2. личные ФИО и должность;
  3. основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
  4. личная подпись и дата.

Издание приказа

Со стороны работодателя также в обязательном порядке на основании графика отпусков или личного заявления сотрудника издается соответствующий приказ, который имеет установленную форму для одного сотрудника Т-6 и для нескольких – Т-6а.

В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

Предлагаем посмотреть видео о издании приказа на отпуск:

Записка-расчет

Данный документ является обязательным к оформлению и имеет установленную форму Т-60, а также служит основанием для осуществления отпускных выплат. Сотрудники бухгалтерии проводят необходимые расчеты по специальным формулам, которые включают в себя:

  • фактически отработанные дни и средний дневной заработок за них;
  • количество отпускных дней;
  • а также дни отгулов и больничных.

Получить рассчитанные отпускные средства сотрудник обязан не позднее, чем за три дня до начала законного отдыха.

Больше информации о правилах оформления записки-расчета вы найдете .

Заполнение кадровых документов и другие необходимые действия

Сотрудники отдела кадров должны за каждого сотрудника, уходящего в ежегодный или дополнительный отпуск, вносить соответствующие данные в кадровые документы – личную карточку сотрудника формы Т-2 в раздел VIII и в табель учета времени (формы Т-12 или -13) при ежегодном отпуске «ОТ» или «09», при дополнительном «ОД» или «10».

Ниже вы увидите образец заполнения личной карточки сотрудника об отпуске:

Ниже вы увидите образец заполнения табеля учета рабочего времени при отпуске:

Возможные подводные камни и сложности

Несмотря на регулярную практику оформления законных отпусков, как работодателя, так и сотрудника могут ожидать подводные камни.

  1. Дополнительный оплачиваемый отпуск. Начисляется сотруднику только за фактически отработанное время. Т.е. если за год работнику полагается дополнительно семь дней отдыха помимо основного, но при этом полгода он был в командировке, то работодатель имеет право предоставлять только 3,5 дня на отдых дополнительно. Поскольку эти расчеты ведутся вручную сотрудниками отдела кадров и для того чтобы не возникало разногласий, работодателю следует установить автоматизированную систему, в которой и будет осуществляться этот расчет.
  2. Отпуск авансом является достаточно проблематичной ситуацией для работодателя, поскольку, например, отработав три месяца и уйдя авансом в отпуск на две недели, а затем уволившись на следующий день, работодатель теряет деньги, выплаченные в качестве отпускных. Вернуть такие средства очень проблематично и практически невозможно. Такие пункты необходимо оговаривать в трудовом договоре.
  3. Несвоевременное оформление необходимой документации может повлечь за собой наложение определенных штрафных санкций на работодателя. Поэтому целесообразно автоматизировать процесс в отделе кадров.

Процедура оформления любого вида отпуска требует внимания как от работников, так и от работодателя. Поскольку законом установлены определенные правила как в сроках предоставления соответствующего отдыха сотрудникам, так в оформлении необходимой для этого документации, а при их нарушении придется отвечать, согласно установленным нормам закона.

Документальное оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — пошаговая инструкция, образцы документов для скачивания

Каждый год работающий гражданин РФ имеет право получить оплачиваемый отпуск, на протяжении которого за ним сохраняется средний заработок.

Более подробно о порядке оформления отдыха, необходимых документах, а также о некоторых нюансах, которые должны быть соблюдены, рассмотрено в этом материале.

Как правильно брать ежегодный оплачиваемый отдых по Трудовому кодексу РФ?

Чтобы оформление отпуска не превратилось в изнурительную бумажную волокиту, работник должен основательно подойти к процедуре сбора документов. Но прежде чем собирать бумаги, работнику необходимо детально ознакомиться с правилами ТК РФ об особенностях предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска.

Обратите внимание! Продолжительность оплачиваемого периода отпуска по действующему ТК составляет 28 дней. Существуют условия, при которых отпуск может длиться дольше 28 дней.

ТК РФ выделяет оформление нескольких видов оплачиваемого ежегодного отпуска:

  1. Дополнительное количество дней для граждан, которые трудятся на предприятиях с вредными для здоровья условиями труда. Учитывая характер выполняемых обязанностей, законодатель установил возможность продления отпуска. Максимальное количество дополнительных дней не может быть меньше одной недели.
  2. Дополнительный период за особый характер работы. Список профессий, которые относятся к работам особого характера, установлен Правительством РФ.
  3. Для работников, которые осуществляют деятельность по ненормированной системе. Условия предоставления дополнительных дней оговаривается в коллективном соглашении. Количество дополнительного промежутка не должно быть меньше трех дней.

Перед тем как написать заявление о предоставлении очередного отпускного периода, работник должен учесть некоторые нюансы из статьи 122 ТК РФ.

В частности, он должен знать, что работодатель имеет право отказать в оформлении отпуска, если к моменту подачи заявления, сотрудник не отработал у него установленный законом период.

Иначе говоря, для получения возможности выйти на оплачиваемый отдых необходимо отработать не менее 6 месяцев на том предприятии, где и оформляется отпуск.

Однако в этой статье установлено, что работодатель по своему усмотрению может дать согласие о выходе на отдых и до 6 месячного стажа.

Обратите внимание на ежегодный отпуск может претендовать и работник, работающий по совместительству, при этом дата ухода должна совпадать с отпускными сроками по основному месту.

Пошаговый порядок ухода

Чтобы взять очередной ежегодный отпуск по всем правилам, работнику нужно действовать пошагово:

  1. Определиться, предоставляется отдых по графику или по договоренности с работодателем. В первом случае оформления дополнительных документов от работника не потребуется, во втором — нужно заявление.
  2. Если отпуск положен по графику, и дата уход в него четко совпадает с запланированной, то нужно просто дождаться, когда работодатель предоставит приказ о предоставлении отдыха для ознакомления и выплатит отпускные. Это должно быть проделано за 3 дня до начала отпускного времени. Если приказ не оформлен, то необходимо выяснить, с чем связано нарушение ТК РФ.
  3. Если графика нет, или работник только устроен на работу в текущем году и в расписание не попал, то оформляется заявление как минимум за 3 дня. Далее нужно дождаться приказа о директора для ознакомления.
  4. В день, обозначенный в приказе Т-6, можно не выходить на работу и начать свой очередной отдых.

Важно! Пока не произойдет ознакомление с приказом под роспись уход в отпуск не допустим. Работодатель может обвинить в прогуле, так как официального распоряжения о начале отдыха нет.

Какие документы нужны?

Для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска необходимо подготовить следующие документы:

  1. График отпусков. Это документ, в котором изложено распределение дат выхода в очередной отпуск для каждого работника предприятия. Его наличие является обязательным, а отсутствие считается основанием для установления штрафных санкций. Оформление графика осуществляется в содействии с сотрудниками предприятия. То есть руководитель или представитель отдела кадров должен поинтересоваться, какое время было бы наиболее удобным для работников. При этом вместе с пожеланиями сотрудников, нужно учитывать правила ТК РФ и возможности работодателя. График заполняется на специальном документе (форма Т-7).
  2. Заявление в отдельных случаях, когда нет графика.
  3. Приказ о предоставлении ежегодного отдыха наряду с графиком является обязательным документов, для удостоверения факта выхода работника на отдых. Оформляется он по форме Т-6 и содержит наименование отпуска, персональные сведения работника, а также период предоставления.
  4. Записка-расчет. На ней, кроме сведений об очередном отпуске, указывается информация о выплатах, причитающихся в период отдыха. Существует специальная форма записки Т-60. Заполняется она с двух сторон: лицевая часть служить для включения данных об отпуске (дата начала и окончания, вид и т.д.). На другой стороне указывается сведения об оплате отпуска.
  5. Оформление данных о предоставленном периоде в личную карточку Т-2.
  6. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Обязательно ли сотруднику писать заявление?

Ежегодный отпуск является гарантированным периодом отдыха, который предоставляется каждому гражданину.

Дата выхода закрепляется в графике, работник должен быть с ней ознакомлен. Этого достаточно для оформления приказа.

Стандартная процедура оформления выхода на заслуженный отдых не предполагает обязанности написать заявление. Работодатель может его запросить, но работник писать данный документ не обязан.

Если обратиться к трудовому законодательству, то согласно действующим правилам каждый работник по истечении 6 месяцев отработанного периода имеет право выйти на заслуженный отдых. При этом нигде не написано, что по общим правилам сотрудник обязан уведомить свое начальство о начале отпуска. Это обязанность входит в компетенцию руководителя, который должен за две недели до наступления нового года определить очередность выхода на отдых.

Однако не стоит расслабляться.

В отдельных случаях, когда сотрудник отработал меньше 6 месяцев, когда нет графика или очередной отдых предоставляется в период, отличный от запланированного, выход на отдых возможен только при оформлении заявления.

Например, некоторые категории работников могут запросить очередной отпуск в любое время на основании заявления:

  1. Женщины, если выход на отпуск связан с беременностью.
  2. Сотрудники, которые приютили детей в возрасте до 3 лет.
  3. Все работники в возрасте до 80 лет.

При наличии указанных обстоятельств, работник может оформить заявление о предоставлении отпускного периода, а работодатель должен издать приказ.

Как оформить заявление — :

Как составляется приказ?

Приказ обязательно оформляется, без него работник не сможет уйти в отпуск, кадровик не сможет заполнить кадровые документы, а бухгалтер рассчитать отпускные.

Оформляется приказ обычно по типовой форме Т-6, в нем отражается:

  1. Информация об организации, в которой работает гражданин. Вместе с фирменным наименованием в шапке документа должен присутствовать код предприятия.
  2. Персональные сведения работника. Указывается прописью в дательном падеже. Также указывается табельный номер сотрудника.
  3. Информация о занимаемой должности. Указывается отдел, в котором работает гражданин, название занимающей должности. Как и персональные сведения, все данные отображаются без сокращений.
  4. Период отдыха. В отдельной графе указывается дата начала отпускного периода, а также дата окончания.
  5. Сведения о дополнительном количестве дней. Если гражданин находился в отпуске больше указанных 28 дней, то в специальном разделе B обязательно должно быть указано количество выделенных дополнительных дней.
  6. Дата оформления документа. В этом разделе руководитель указывает дату составления приказа, который впоследствии считается периодом начала отдыха.
  7. Подпись начальства. Внизу документа руководитель организации расписывается тем самым, заверяя документ.

Как оформляется приказ — :

Подготовка прочих кадровых бланков

На основании приказа вносятся данные в прочие кадровые документы, в частности:

  • оформляется восьмой раздел личной карточки Т-2 сведения о предоставленном очередном отпуске;
  • вносятся обозначения в табель рабочего времени Т-12 или Т-13.

Как оформить восьмой раздел личной карточки при предоставлении ежегодного отдыха:

Можно ли оформить задним числом?

Практика показывает, что случаи, связанные с оформлением приказов о выходе на отпуск задним числом, являются довольно распространенным явлением в трудовых отношениях. Конечно, работодатель может написать заднее число и тем самым выдать приказ, который не соответствует графику Т-7.

Однако если работник отправится на отдых задним числом, то при выявлении факта его отсутствия на рабочем месте инспекция труда может оштрафовать предприятие.

Важно! То есть оформление очередного отпуска задним числом по закону не допустимо.

В данном случае, если работник не успел выйти в отпуск, то для него наиболее целесообразным решением будет перенос отпускного периода. Ст. 124 ТК РФ допускает подобный исход событий. Однако такая возможность появляется только в том случае, если сотруднику не были выданы отпускные.

Полезное видео

Как правильно оформить предоставление очередного отпуска, какие документы нужны, а какие нет, каков правильный порядок оформления — ответы на эти вопросы смотрите в видео:

Оформление очередного отдыха сотрудника включается в себя написание заявления сотрудником в тех случаях, когда это предусмотрено законом, и составления на его основании приказа.

Последний является основанием для расчета отпускных, заполнения личной карточки и обозначения дней отсутствия на работе соответствующими обозначениями.

Не стоит оформлять предоставление ежегодного отдыха задним числом, это может быть обнаружено контролирующими органами, что влечет за собой штрафы для работодателя. Лучше провести законный перенос, процедура несложная и законная.

Пошаговый порядок оформления ежегодного отпуска по ТК РФ – образцы документов и правила их составления

Право на отдых имеет каждый трудящийся. Задача работодателя при этом правильно оформить необходимую кадровую документацию и своевременно выплатить отпускные.

Процесс оформления ухода в очередной отпуск регулируется главой 19 ТК РФ.

Порядок ухода в ежегодный оплачиваемый очередной отдых

Ст.119 Трудового кодекса гарантирует работникам ежегодный отпуск с сохранением среднего заработка на период отсутствия в виде выплаты отпускных.

Основная часть оплачиваемого отдыха составляет 28 дней, плюс к этому могут добавляться дополнительные дни за характер работы, опасную и тяжелую работу, возраст, выполнение работы на определенных должностях.

Все предоставляемые дни основного и дополнительного отпуска должны быть оплачены. Бухгалтер рассчитывает отпускные, исходя из доходов сотрудника.

Чтобы уйти в очередной отпуск, работнику не всегда нужно писать заявление. Если работодатель заранее предусмотрел даты отдыха в графике Т-7, то от сотрудника никаких действий не требуется.

Достаточно дождаться установленной даты, ознакомиться с приказом, получить отпускные и отправлять отдыхать.

От работодателя же требуется предупредить сотрудника не позднее, чем за 2 недели о предстоящем отдыхе, оформить ряд документов, своевременной выплатить отпускные.

В целом, о порядке предоставления очередного оплачиваемого отдыха говорится в ст.122 ТК РФ.

Процедура оформления включает в себя следующие шаги:

  • Шаг 1. Уведомление работника об отпускных датах за 2 недели или раньше (если графика нет, то работник пишет заявление).
  • Шаг 2. Оформление приказа об отпуске за 3 дня до начала отдыха и ознакомление с ним сотрудника.
  • Шаг 3. Расчет и выплата отпускных.
  • Шаг 4. Оформление кадровых документов.

Какие документы нужно оформить?

При предоставлении очередного отпуска сотруднику могут быть оформлены следующие документы:

  • график Т-7 – составляется в декабре предшествующего года и устанавливает порядок ухода в отпуск;
  • уведомление об отпуске – может составляться за 2 недели до начала отдыха, если работник не уведомлен другим способом ранее;
  • заявление от работника – если отпускное время предоставляется не по графику, отпускное расписание отсутствует или сотрудник не включен в график;
  • приказ об отпуске – может быть составлен по форме Т-6, содержит распоряжение предоставить очередной отдых сотруднику, начислить и выплатить ему отпускные;
  • записка-расчет Т-60 – необходим для проведения расчета отпускных;
  • личная карточка Т-2 – заполняется 8 раздел, указываются сведения о предоставленном ежегодном оплачиваемом отдыхе;
  • табель учета рабочего времени – проставляются кодовые обозначения вместо явок, соответствующие ежегодному отпуску – ОТ или 09 (ОД или 10 для дополнительных оплачиваемых дней).

Как правильно написать заявление сотруднику?

Заявление работник должен оформить в следующих случаях:

  • сотрудник не включен в график Т-7 – например, потому что принят на работу в текущем году;
  • в организации нет графика – например, потому, что компания является микропредприятием и не обязана вести данное расписание;
  • отпускное время предоставляется в даты, отличные от указанных в графике.

Если дата начала отпуска точно соответствует указанной в форме Т-7, то заявление писать сотруднику не нужно.

Скачать заявление о предоставлении очередного отпуска – образец.

Так выглядит образец:

Правила составления приказа

Работодатель обязан оформить приказ не позднее, чем за 3 дня до ухода сотрудника.

Можно составить распоряжение раньше, например, за 2 недели и предоставить работнику для ознакомления. Таким образом, можно выполнить обязанность по уведомлению о начале отдыха.

Оформление приказа производится по свободной или типовой форме Т-6. Если сотрудников несколько одновременно уходит отдыхать, то можно заполнить форму Т-6а.

В приказе указывается предоставляемая продолжительность, дату начала и окончания отдыха.

Скачать приказ о предоставлении ежегодного отпуска – образец.

Так выглядит образец:

Заполнение кадровой документации

На основании приказа заполняются следующие кадровые документы:

  • записка-расчет Т-60 для расчета отпускных;
  • личная карточка Т-2;
  • табель Т-12 или Т-13.

Записку-расчет заполняет сначала кадровый специалист на основании приказа, далее документ передается в бухгалтерию для расчета отпускных.

Скачать записку-расчет форма Т-60 – образец.

Так выглядит образец:

В личную карточку кадровик вносит данные о предоставленном оплачиваемом отпуске в раздел 8.

В разделе 8 указывается:

    • наименование, рабочий год;
    • продолжительность;
    • дата начала и завершения отпуска;
    • реквизиты приказа Т-6.

С первого отпускного дня в табеле проставляются отметки:

  • ОТ или 09 – для основной части ежегодного отдыха;
  • ОД или 10 – для дополнительной части.

Можно ли составить задним числом?

Когда у работодателя может возникнуть необходимость оформить приказ об отпуске задним числом?

Это возможно в случае, когда дата начала определена графиком, а работник по какой-то причине в этот день не пошел отдыхать.

При этом работодатель по факту выявления данного обстоятельства оформляет приказ задним числом с целью соблюдения требований ТК РФ. Однако это не правильно.

Нельзя оформить уход в очередной отпуск задним числом.

Если работник не успел уйти в срок, указанный в графике, то следует оформить перенос отпускного периода на другой срок.

Для этого работнику нужно написать заявление, а работодателю оформить приказ о перенесении.

Отпускные даты будут изменены в графике на другие, и работника можно отправить в отпуск в соответствии с графиком. При этом не нужно будет оформлять документы задним числом.

Как правильно оформить приказ по форме Т-6 на ежегодный отпуск — можно узнать из данного видео:

Выводы

Процедура оформления ежегодного отпуска включает подготовку ряда документов. Если нет графика, или отдых начинается в другие даты, то работник должен оформить заявление.

Если отпускное время начинается по графику, то работнику ничего писать не нужно.

Работодатель же должен оформить приказ, рассчитать отпускные в записке-расчете Т-60, заполнить восьмой раздел личной карточки и проставить отметки в табеле учета рабочего времени.

LiveInternetLiveInternet

Варбюка все записи автора Для оформления ежегодных отпусков утверждены типовые формы документов:
– график отпусков (форма № Т-7);
– приказ о предоставлении отпуска (формы № Т-6, № Т-6а);
– записка-расчет о предоставлении отпуска (по форме № Т-60 – для коммерческих организаций, по форме № 0504425 – для бюджетных организаций).
Очередность ухода сотрудников в отпуск пропишите в графике отпусков (форма № Т-7). Составьте его на один календарный год.
График отпусков должен оформить сотрудник отдела кадров. Если в организации нет отдела кадров, то график может составить сотрудник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета.
При составлении графика учтите специфику деятельности организации и пожелания сотрудников. Если в организации есть профсоюз, то при составлении графика нужно учесть и мнение профсоюза. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ.
График должен подписать руководитель кадровой службы и утвердить руководитель организации. Составить и утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График обязателен как для организации, так и для сотрудников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Поэтому сотрудников нужно ознакомить с графиком отпусков. Как это сделать, в законодательстве не сказано. Администрация организации может выбрать любой вариант по своему усмотрению.
«Главбух» советует
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков под роспись. Так вы застрахуете себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.
Вы можете:
– попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
– приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Сделать это можно, оформив уведомление или приказ об отпуске (форма № Т-6) за две недели до его начала. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены. Причем во втором случае достаточно оформить только приказ. Уведомление составлять не нужно.
Утвержденную заранее дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и администрацией.
Если отпуск перенесли по инициативе сотрудника, основанием для переноса может быть, например, заявление сотрудника. На заявлении должны стоять разрешительная запись и подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.
Если же инициатор переноса – администрация организации, то основанием для перенесения даты отпуска может быть соответствующее распоряжение руководителя. При этом сотрудник должен быть ознакомлен с распоряжением и согласен с ним.
Такой порядок следует из положений статьи 123 Трудового кодекса РФ.
При перенесении даты отпуска не нужно оформлять дополнительный приказ на утверждение графика отпусков в новой редакции. Внести корректировки в график позволяет сама форма этого документа (графы 8 и 9 формы № Т-7).
Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему не обязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.
«Главбух» советует
Просите всех сотрудников (в т. ч. и уходящих в отпуск по графику) написать заявление об уходе в отпуск.
В график отпусков довольно часто вносят изменения. При наличии заявлений сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии легче будет контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.
Ситуация: может ли организация не принимать у сотрудников заявления на отпуск, если дата начала отпуска выпадает на период повышенной загруженности бухгалтерии. Например, с 1-го по 5-е число текущего месяца сотрудники бухгалтерии рассчитывают зарплату за предыдущий месяц и на расчет отпускных времени нет
Ответ на этот вопрос зависит от того, устанавливают ли внутренние документы организации какие-либо ограничения по срокам ухода в отпуск.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с утвержденным в организации графиком. Об этом сказано в статье 123 Трудового кодекса РФ. В этом документе и должны быть определены конкретные даты начала отпуска каждого сотрудника.
При утверждении графика отпусков администрация может учесть мнение бухгалтерии о необходимости указывать даты начала отпусков после 5-го числа каждого месяца. Тогда такая ситуация будет правомерна. Если же график предусматривает, что отпуск сотрудника начинается, к примеру, 5 сентября, то бухгалтерия обязана принять заявление и рассчитать отпускные (ст. 123 ТК РФ).
При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику (форма № Т-6) или нескольким сотрудникам (форма № Т-6а). Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.
Ситуация: сколько приказов по форме № Т-6 нужно оформить при уходе сотрудника в отпуск, если он работает в одной и той же организации и основным сотрудником, и внутренним совместителем
Если сотрудник одновременно работает в организации и совместителем, и основным сотрудником, для предоставления ему отпуска оформите два приказа по форме № Т-6. Приказы нужно оформить отдельно по каждому основанию (совместительство, основное место работы).
Это связано с тем, что типовая форма № Т-6 не позволяет оформить один приказ при уходе в отпуск внутреннего совместителя. В частности, в этой форме реквизитами, обязательными к заполнению, являются:
– должность уходящего в отпуск сотрудника;
– период, за который сотруднику предоставляют отпуск.
А при внутреннем совместительстве эти реквизиты могут быть разными.
Ситуация: как в форме № Т-6 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотрудник не использовал отпуск за год и берет его в следующем году
Ежегодный оплачиваемый отпуск можно перенести на следующий год только по производственной необходимости: если предоставление отпуска неблагоприятно отразится на работе организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды можно предоставлять либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по взаимной договоренности сотрудника и администрации организации. Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности.
Таким образом, в форме № Т-6 указывайте либо рабочий год, за который сотруднику положен очередной отпуск по графику отпусков, либо рабочий год, за который сотрудник не использовал отпуск.

Аналогичной точки зрения придерживается Роструд в письме от 1 марта 2007 г. № 473-6-0.
В соответствии с приказом бухгалтер должен оформить записку-расчет о предоставлении отпуска и начислить сотруднику отпускные.
Пример оформления лицевой стороны записки-расчета в коммерческих организациях
Сотрудник организации А.С. Кондратьев уходит в очередной отпуск. Лицевую сторону записки расчета (форма № Т-60) заполнил и подписал сотрудник кадровой службы.
Кроме того, сотрудник кадровой службы должен внести сведения об отпуске в раздел VIII лицевой карточки сотрудника (форма № Т-2). Коммерческие организации вносят аналогичную информацию в лицевой счет (форма № Т-54а), а бюджетные – в карточку-справку (ф. 0504417).
Ситуация: как коммерческой организации в формах № Т-6 и № Т-60 указать период работы, за который предоставляется отпуск. Сотруднику предоставлен основной отпуск авансом
Указание периода, за который предоставляется отпуск, не зависит от того, предоставляют отпуск авансом или нет.
Право на основной оплачиваемый отпуск возникает у сотрудника ежегодно (ст. 122 ТК РФ). Поэтому в формах № Т-6 и № Т-60 указывайте тот рабочий год, за который сотруднику положен отпуск. Этот год не всегда равен календарному. Например, рабочим годом может быть период с 12 марта 2008 года (дата приема на работу) по 11 марта 2009 года (дата окончания первого года работы).
Пример определения периода, за который предоставляется отпуск, для заполнения типовых форм № Т-6 и № Т-60
Экономист ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев принят на работу 9 октября 2009 года. С 13 ноября 2009 года ему предоставили ежегодный основной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. Отпуск предоставлен авансом (до того, как сотрудник отработал в организации 6 месяцев).
При заполнении форм № Т-6 и № Т-60 бухгалтер указал период, за который сотруднику предоставлен отпуск, – с 9 октября 2009 года по 8 октября 2010 года. То, что отпуск предоставлен авансом, на определение периода, за который предоставляется отпуск, никак не повлияет.

Порядок и правила оформления отпуска для работников

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

  1. График.
  2. Уведомление
  3. Заявление.
  4. Приказ.
  5. Записка-расчёт.

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Понятие графика отпусков можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса. Согласно ТК график должен быть составлен и утвержден в любой компании. Документ составляют ежегодно за 14 дней до наступления календарного года.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график .

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

График оформляется по форме T-7. Форма была утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. В первой графе указывают название отдела. Затем указывают должность сотрудника, его ФИО, табельный номер, суммарное количество дней, а также запланированную дату выхода на отдых.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Уведомление о начале заслуженного отдыха – важный и обязательный документ.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

Стандартной формы для уведомления не предусмотрено. Но в нем должно быть указано название документа, дата составления, текст уведомления, должность и ФИО работника, день вручения. Текст уведомления передает основную мысль.

Приведем пример:

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

В документе указывается номер, дата составления, табельный номер, наименование типа отпуска. Приказ является обязательным, даже при наличии составленного графика. Форма подписывается руководителем компании и начальником кадрового отдела.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

Записка-расчет оформляется по стандартизированной форме Т-60. Форма представляет собой двухсторонний бланк.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Форма Т-60 также является обязательным документом. Для её заполнения будет необходимо вычислить средний заработок сотрудника.

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Актуально на: 28 декабря 2018 г.

Право на отпуск имеет каждое лицо, работающее по трудовому договору (ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 21 ТК РФ). Отпуск относится к времени отдыха работника, т. е. в этот период он освобожден от исполнения своих трудовых обязанностей и вправе использовать это время так, как считает нужным (ст. 106, 107 ТК РФ).

Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ). На период очередного отпуска по Трудовому кодексу 2019 за работником сохраняется его место работы (должность), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ). То есть оплачивается отпуск за счет работодателя.

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику независимо от места его работы, сменности, формы оплаты труда, занимаемой должности, срока трудового договора, организационно-правовой формы работодателя и т.д. Поэтому отпуска предоставляются в том числе тем, кто работает:

Вместе с тем отпуск не предоставляется лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (ст. 11 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск: сколько дней

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска в общем случае должна составлять не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но есть категории работников, которым положен:

  • удлиненный ежегодный отпуск (на большее число дней);
  • дополнительный отпуск, предоставляемый помимо основного.

Очередной оплачиваемый отпуск: порядок его предоставления

По общему правилу в соответствии с ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику за каждый его рабочий год. Такой год отсчитывается с даты поступления сотрудника на работу, а не с 1 января (ст. 123 ТК РФ).

Что касается первого года работы у нового работодателя, то право на использование отпуска появляется у работника по истечении 6 месяцев. Но по согласованию с руководством пойти в отпуск новоиспеченный сотрудник может и раньше (ст. 122 ТК РФ).

Очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнику в любое время в течение календарного года в соответствии с графиком отпусков (ст. 122 ТК РФ). Каждый работодатель утверждает такой график не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, т. е. не позднее 17 декабря текущего года должен быть составлен и утвержден график отпусков на следующий год (ст. 123 ТК РФ).

Если работник собирается в отпуск по графику, то брать у него заявление на очередной отпуск не нужно. В этом случае необходимо за 2 недели до начала отпуска работника или ранее направить ему под роспись уведомление об отпуске (ст. 123 ТК РФ). Утвержденной формы такого уведомления нет, поэтому работодатель вправе сам решить, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Например, уведомление может быть составлено так:

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Калейдоскоп»

Ведущему инженеру Кунгурову И.С.

Уведомление от 08.05.2019 № 2

Доводим до Вашего сведения, что в соответствии с графиком отпусков, утвержденным на 2019 год, с 27 мая 2019 года Вам предоставляется основной ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Дата выхода на работу – 10 июня 2019 года.

Начальник отдела кадров Петренко О.Н.

Уведомление получил 08.05.2019 Кунгуров И.С.

Кроме уведомления надо будет оформить приказ о предоставлении отпуска работнику или работникам по форме № Т-6 либо № Т-6а соответственно (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Оплачен отпуск должен быть не позднее чем за 3 дня до даты начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Очередной отпуск в кадровых формах

В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) дни отпуска отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».

Также отметку об отпуске работника нужно отразить в разделе VIII личной карточки работника по форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Бланк заявления на отпуск

Если ваш работник собрался в отпуск не по графику, то он должен написать на имя руководителя компании заявление на отпуск. Текст заявления зачастую начинается со слов «Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск…». А вот сам период отпуска может быть указан по-разному:

  • с конкретной даты на определенное количество дней;
  • с одной даты по другую дату.

И тот, и другой вариант допустимы. Но если в период отпуска попадут праздничные дни, то количество используемых календарных дней отпуска может получиться разным в зависимости от формулировки в заявлении.

Образец заявления на отпуск (ежегодный) можно найти в отдельной статье.

Обязательность предоставления отпуска

В силу производственной необходимости или по иным причинам работник может так и не использовать свой отпуск в течение года. В этом случае накопленные отпускные дни переносятся на будущие периоды. Но в течение двух лет подряд оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу в обязательном порядке должен быть предоставлен работнику. Кроме того, запрещено непредставление отпуска в течение года работникам в возрасте до 18 лет, а также лицам, занятым на работах с опасными (вредными) условиями труда (ст. 124 ТК РФ).

Когда ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен

ТК РФ предусматривает несколько случаев, когда отпуск должен быть продлен или перенесен с учетом пожеланий работника. Это относится к ситуациям, когда сотрудник во время ежегодного отпуска (ст. 124 ТК РФ):

  • заболел или получил травму. При этом пособие за дни временной нетрудоспособности выплачиваются работнику в общем порядке (Письмо ФСС РФ от 05.06.2007 № 02-13/07-4830);
  • исполнял государственные обязанности, при которых законодательством предусмотрено освобождение от работы. К примеру, был присяжным заседателем в суде (ст. 10, п. 3 ст. 11 Закона от 20.08.2004 № 113-ФЗ).

Если работник, находясь в отпуске, сразу уведомил своего работодателя о болезни или исполнении им гособязанностей, то его отпуск может быть автоматически продлен на соответствующее количество дней (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). При этом отдельный приказ о продлении издавать не нужно. В итоге на работу сотрудник выйдет позже изначально установленной даты окончания отпуска.

Если же работник выйдет на работу в соответствии с графиком отпуском и только тогда сообщит работодателю, к примеру, о том, что болел, то с ним нужно будет согласовать вопрос о переносе части отпуска на другой срок. Работник должен будет написать заявление о переносе отпуска.

Кстати, если больничный был оформлен в связи с необходимостью ухода за больным членом семьи, то отпуск на период нетрудоспособности не продлевается и не переносится (п. 40,41 Порядка к Приказу Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, Письмо Роструда от 01.06.2012 № ПГ/4629-6-1).

Другие случаи переноса отпуска

Как уже было сказано выше, работник:

  • не позднее чем за 2 недели до начала отпуска должен быть о нем извещен;
  • не позднее чем за 3 дня до начала отпуска должен получить полагающиеся ему отпускные выплаты.

При несоблюдении указанных требований работодатель по письменному заявлению работника должен будет перенести изначально запланированный отпуск на согласованный с сотрудником иной период (ст. 124 ТК РФ).

Также отпуск должен быть перенесен, если работник в связи с производственной необходимостью согласился не ходить в отпуск в текущем рабочем году, либо был отозван из отпуска.

Оплата отпуска работникам для целей налогообложения прибыли

Оплата отпускных дней работников учитывается для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда (п. 1 ст. 252, п. 7 ст. 255 НК РФ). Речь идет об отпускных, выплачиваемых в соответствии с законодательством РФ. То есть это оплата:

  • основного ежегодного отпуска (обычной продолжительности или удлиненного);
  • ежегодного дополнительного отпуска, предоставляемого отдельным категориям работников;
  • учебного отпуска, на период которого за работником сохраняется средний заработок (ст. 173-176 ТК РФ, п. 13 ст. 255 НК РФ).

А вот если в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом ваши работники бывают в отпусках в течение более долгого времени, чем это установлено законодательством, оплата дополнительных отпускных дней в расходах не признается (п. 24 ст. 270 НК РФ).

Кроме того, не учитывается в расходах оплата дополнительного отпуска, предоставляемого работнику для санаторно-курортного лечения производственной травмы или профзаболевания (пп. 3 п. 1 ст. 8, пп. 10 п. 2 ст. 17 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Поскольку эти суммы впоследствии компенсируются за счет средств ФСС: засчитываются в счет уплаты страховых взносов от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в ФСС либо могут быть возмещены из фонда.

Оплата отпуска работникам: НДФЛ и страховые взносы

Отпускные, выплачиваемые работникам в связи с уходом в ежегодные оплачиваемые отпуска, подлежат обложению НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ), поскольку это доход сотрудников. Собственно по этой же причине, т.к. отпускные представляют собой выплаты работнику в рамках трудовых отношений, с их суммы должны быть начислены страховые взносы (п.1 ст.420 НК РФ).

Как оформить ежегодный отпуск работнику: 8 правил для бухгалтера

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск следует предоставлять всем работникам, оформленным по трудовому договору. Право на ежегодный основной отпуск имеют не только штатные сотрудники, но и совместители, а также сотрудники, принятые на работу по срочному трудовому договору на срок до двух месяцев, и сезонные работники.

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

  • женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
  • сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
  • сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Видео в Контур.Школе Вы узнаете, как правильно предоставить и оплатить отпуск работнику Посмотреть

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Каждый работник имеет право на отдых. Эта норма закреплена в Конституции и Трудовом кодексе. Чтобы реализовать это право, работник и работодатель должны соблюсти ряд формальностей. Рассмотрим подробнее, как производится оформление отпуска работника.

Вопросы, касающиеся предоставления отпусков, оговорены в главе 19 ТК РФ. Согласно статье 114 ТК РФ, работникам должен предоставляться отдых с сохранением места работы и среднего заработка. Его длительность составляет не менее 28 календарных дней. Для некоторых категорий лиц этот период может быть увеличен.

Оформление отпуска следует производить в соответствии с определенным алгоритмом.

Шаг 1

В зависимости от того, уходит гражданин на «каникулы» по графику или вне его, предпринимаются различные действия. Если сотрудник собирается отдыхать по графику, то работодатель должен не менее чем за две недели до утвержденной даты уведомить его. Такая норма закреплена в статье 123 ТК РФ. Уведомление составляется в произвольной форме, но в нем обязательно должен быть указан адресат, а также дата начала и окончания отдыха. Подчиненный должен ознакомиться с уведомлением под подпись.

Если подчиненный собирается отдыхать вне графика, то как минимум за две недели до этого он должен написать соответствующее заявление. На это имеют право, прежде всего, льготные категории работников, например, беременные сотрудницы перед декретом. Кроме того, отдохнуть вне графика могут новые работники, которые были приняты на работу после составления графика.

Шаг 2

На этом этапе издается приказ о предоставлении отпуска. Для этого можно использовать самостоятельно разработанный бланк или унифицированную форму Т-6. С готовым приказом подчиненный должен ознакомиться под подпись.

Шаг 3

Составляется записка-расчет. Для этого можно использовать форму Т-60 или бланк, разработанный на предприятии.

Шаг 4

Это этап предполагает внесение в табель сведений о том, что сотрудник находится в отпуске. Для этого используется код «ОТ» или «09».

Шаг 5

После возвращения сотрудника на работу сведения об этом необходимо внести в личную карточку по форме Т-2. В этот документ вносятся следующие данные:

  • вид отпуска;
  • период работы, за который он предоставлен;
  • длительность;
  • дата начала и окончания;
  • реквизиты приказа о предоставлении отдыха.

Дни в счет отпуска: как оформить

Если по каким-либо причинам сотруднику необходим внеплановый выходной, он имеет право попросить у работодателя предоставить его в счет оплачиваемого отдыха. Предоставлять его или нет, решает работодатель. Если добро получено, сотрудник пишет соответствующее заявление, в котором желательно указать причину выходного.

Работодателям не рекомендуется предоставлять «каникулы» авансом за год, который еще не наступил. В этом случае не следует идти навстречу даже льготникам, поскольку если сотрудник уволится, вычесть с него выплаченные отпускные будет довольно сложно, ведь сделать это можно только с его согласия.

Что еще стоит знать

Сотрудник имеет право разделять этот период на части, но как минимум одна из этих частей не должна быть меньше 14 дней. Например, работник может разделить время отдыха по схеме 14 + 5 + 9.

Подробнее об ОТПУСКНЫХ

  • рекомендации и помощь в решении вопросов
  • нормативные документы
  • формы и образцы их заполнения

Как оформить отпуск

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *