Кадровое делопроизводство с нуля

Содержание

Организация кадрового делопроизводства с нуля

В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.

Нормативная база

При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).

• Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

• Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).

• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

• Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).

Обратите внимание

Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании

Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:

  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • положение о защите персональных данных работника;
  • положение об охране труда и противопожарной безопасности.

Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.

Шаг 2: корректируем штатное расписание

Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.

Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.

Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.

У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.

Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.

Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах

После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.

Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.

Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов

Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.

Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек

Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.

Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.

Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)

Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.

Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.

Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.

Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.

Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.

Шаг 8: составляем график отпусков

За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.

При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.

Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.

После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.

За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.

Шаг 9: формируем кадровые дела

Дела можно комплектовать по следующим темам:

  • «Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);
  • «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);
  • «Трудовые договоры»;
  • «Личные дела»;
  • «Личные карточки»;
  • «Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;
  • «Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.

График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.

Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).

Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).

При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Шаг 10: оформляем номенклатуру дел

Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.

В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.

Работа специалиста КС состоит в знании своих задач и умении грамотно вести повседневную работу, которая отличается большим разнообразием. В нынешних условиях минимизации численности КС, из-за назначения молодых и «необстрелянных» кадровики обычно перегружены. На факультетах и курсах HRM преобладает академизм, а не практика. Исходя из этого, и предлагается своего рода «компас» для выработки своего прямого курса к профессиональности.

Гл. 1. Вхождение и освоение кадровой работы.

1. Задачи специалиста КС

Данные рекомендации ориентированы на кадровика с многими задачами. Если в его функции входит только оформление, то ряд вопросов отпадает.

  • Обеспечение необходимыми кадрами. Планирование потребностей в персонале (количество, качество, сроки), отвечающее задачам бизнеса сегодня и на будущее.
  • Разработка и реализация системы поиска и отбора кадров: источники подбора, содержание заявок на вакансии, технология массового подбора.
  • Оформление приема на работу, увольнения, перевода и т.п.
  • Хранение тр. книжек и их учет, личных листков, ведение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.
  • Заполнение тр. книжек, Личных листков, выдача справок сотрудникам.
  • Знание трудового законодательства (ТК РФ, КоАП РФ и инструкций) и консультирование по этим вопросам.
  • Разработка и ведение локальных нормативных документов: Штатное расписание, Положения: О персонале, О зарплате, О проведении конкурса и т.д., Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и др.
  • Знакомство и установление деловых отношений с руководителями подразделений.

2. Введение в работу кадровика

Первые шаги

С самого начала следует установить нормальные деловые отношения с руководителями подразделений. Возьмите за правило посещать их в расположении. Не ждите, что кто-то к Вам придет. При этом имейте какие-то вопросы к ним, а они всегда есть. Полезно посоветоваться по каким-то вещам, а также тактично затронуть вопросы о подразделении. Тогда они будут Вас воспринимать как нормального кадровика, а не офисного работника, а Вы постепенно перейдете на товарищеские отношения. Знать людей и подразделения не менее важно, чем грамотно выполнять техническую работу. Грамотная работа это результат не только профессионализма, но и эффективного взаимодействия с руководителями всех уровней. Часто непростые отношения складываются с бухгалтерией, которая «перетянула одеяло» на себя.

Важно помнить, что Вы — на парадном входе на предприятие. А здесь важны Ваши организованность, беспристрастность, умение тактично построить разговор, расположить доверие кандидата к Вам, рассказать ему об основных обязанностях, договориться о дальнейших действиях и по-деловому и уважительно закончить встречу. Заранее нужно «в голове» иметь схему разговора о предприятии, должностных обязанностях и кадровых вопросах.

Для начала необходимо следующее:

  • выписать формулировки из ТК РФ для случаев приема и увольнения. Таким образом, будет легче освоить основные статьи ТК РФ и принятые формулировки. Вопросы увольнений описаны в ст.77 – 84 ТК РФ.
  • ознакомиться с процедурами приема-увольнения;
  • оформление Приказов и Личного листка Т2 в программе 1С;
  • иметь «под рукой» Штатное расписание для отслеживания вакансий, бланки Трудовых и др. договоров, Заявлений (на работу, увольнение, перевод, отпуск), Заявки на вакансию, Памятки кандидату о предоставлении документов, «Бегунок» на увольнение, Справку о работе, бланки для оформления банковской карточки, информации для бухгалтерии. (Могут быть и др. документы.)

При получении Заявки обязательно ее изучите и для уточнений особенностей работы по должности и неясным вопросам переговорите с ее автором. Это важно в принципе для познания основных задач вакансий и установления деловых контактов.

При увольнении, требуется уважительное и тактичное отношение к человеку, тем более, если увольнение не по его инициативе. Ведь «как аукнется, так и откликнется».

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет, ст. 140 ТК.

Если выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, ст. 84 ТК. Неполученные Тр. книжки хранятся в КС наряду с Приказами.

Отстранение от работы регулируется ст. 76 ТК.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы с его подписью. В течение 2 недель делается запись в Тр. книжку или заводится новая при ее отсутствии. Вопросы приема на работу описаны в ст. 67 – 71 ТК. Возникновение трудовых отношений рассматриваются в ст. 16 – 20 ТК.

Согласно ст. 72 ТК РФ изменение условий трудового договора допускается по соглашению сторон оформлением допсоглашения к трудовому договору.

Целесообразность заключения гражданско-правовых договоров (ГПД) вместо трудовых можно найти в «Пакете Кадровика». Распространена форма сотрудничества на основе ГПД в форме Договора о платных услугах (о проведении работ).

При оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) необходимо оформить документально на совмещение или совместительство, см. «Пакет Кадровика».

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Унифицированная форма, утвержденная постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13).

Если в компании организована сменная работа, то необходимы графики сменности, утвержденные начальниками подразделений и с подписями работников.

Переводы на др. должности и подразделения производятся на основании заявления работника при согласовании с руководителями обоих подразделений и соответствующим приказом.

3. Освоение обязанностей кадровика

Этот этап связан с доведением процедур оформления и ведения КДП до автоматизма, обретение свободного стиля работы с кандидатами и установление деловых контактов с руководителями.

  • Освоить программу 1С – прием на работу, увольнение, заполнение Личного листка, внесение изменений в Листок. При оформлении для издания Приказа о приеме/увольнении необходимо сразу «забить» данные в 1С для распечатки. При этом кандидат изучает и подписывает Тр. договор в 2 экз. (один — для него, а другой – в Личное дело вместе с копиями документов). Сделать необходимую запись в Журнале учета тр. книжек. Во всех документах получить подписи фигуранта. Журнал учета тр. книжек можно объединить с учетом инструктажей (ТБ, Первичный инструктаж и т.д.)
  • Освоить заполнение Тр. книжек, обращая внимание на точность записей по ТК РФ, т.к. неточность может повлиять в дальнейшем на расчет пенсии или получении льгот по профессиям. По этому вопросу и внесению исправлений в Тр. книжку см. «Пакет Кадровика».

Вам придется:

  • выдавать Справки о работе по просьбе сотрудника, где указываются № Приказа о приеме, должность и размер зарплаты.
  • собирать Табели учета рабочего времени со всех подразделений для внесения необходимой информации в Личные листки (об отпуске, болезни, командировке…) и их передачи в бухгалтерию для начисления зарплаты.
  • консультировать руководителей подразделений и сотрудников. Это важная сторона работы специалиста КС.

Планирование потребностей в кадрах должно обеспечивать как текущие производственные задачи, так и перспективные. При обеспечении перспективных задач полезно создать качественный резерв. Чтобы он был реальным и уже сориентированным на предстоящую работу необходимо, чтобы эти лица уже работали на предприятии на близких должностях.

4. Работа по содержанию

Эта работа связана прежде всего с локальными нормативными документами.

  • Штатное расписание – основной документ, в котором отражается вся организационная структура предприятия, полный перечень должностей в подразделениях, их количество и оклады. Штатка утверждается директором предприятия. Изменения вносятся либо принятием новой Штатки, либо изданием дополнения к Штатному расписанию (это для крупных структур).
  • Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) разрабатываются, как правило, в КС, согласовываются с руководителями предприятия и утверждаются директором. ПВТР устанавливают отношения между работодателем и работниками и трудовой режим. Содержание ПВТР на разных предприятиях могут значительно отличаться. Правила внутреннего трудового распорядка должны соответствовать: действующему законодательству, учредительным документам, штатному расписанию.
  • Различные Положения, которые регулируют различные стороны деятельности. Но они, как правило, ориентированы на работников предприятия. Поэтому, их разработкой и реализацией занимается КС. Среди них могут быть Положения: О персонале, О зарплате, Об оценке деятельности, О проведении конкурса и т.д.

Гл. 2. Профессионализация кадровика

Пройдя и освоив предыдущие этапы работы и самоподготовки, для Вас не будет проблем в ведении текущей кадровой работы. И Вы сможете решать вопросы с руководителями подразделений и заниматься разработкой указанных выше локальных нормативных документов, в т.ч. Штатки и ПВТР. Таким образом, Ваш круг интересов выйдет за пределы «текучки» и будет близок к задачам КС, которые значительно шире задач специалиста.

Для профразвития необходимо подводить для себя итоги по конкретным решенным вопросам, осмысливая, при каких обстоятельствах это удалось или из-за чего был сбой. Взрастает же профессионализм при осмыслении сделанного и выраженности осмысленного письменно. Действительно, важно не только сделать, но и увидеть то, что стоит за этим. Часто бывает так, что человек годами работает, а сказать ему об этом нечего — только конкретные действия при отсутствии общего видения.

На этом этапе пора работать с различными публикациями, которые хорошо представлены в Интернете. Можно рекомендовать следующие сайты: Элитариум, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Деловой мир. Этого будет достаточно, оформив там подписку.

Заведите себе флешку, выделите в ней папки под интересные вам темы и заполняйте их, изучая каждую статью. Изначально необходимы следующие папки: Юридич. консультации, КДП, Управление персоналом (HRM), Корпоративное управление, Работа КС, Работа руководителей, Локальные нормативные документы, Описание профкомпетенций, Психология личности, Социально-психологическая практика, Корпоративные изменения, Отбор кадров, Оценка персонала, Стимулирование сотрудников и коллективов, Мои разработки и др. По мере накопления материалов появятся и др. рубрики.

Через несколько лет Вы и сами сможете вести какие-то тематические разработки. А пока записывайте любые свои мысли, копите и их время придет.

Основными материалами для текущей работы являются: сайт по кадровому делопроизводству «Пакет кадровика», где есть ответы на различные вопросы; ТК РФ и КоАП РФ. По др. вопросам, в т.ч. подбору кадров — интернет-сайты SuperJob, HeadHunter, Job, Работа.ру, Rabotamail.ru, а также кадровые журналы, которых много.

В заключение целесообразно отметить, что практика и объективно присутствующие различия людей говорят о том, что не каждый может быть кадровиком-дженералистом. Действительно, большинство тяготеет к определенному кругу задач.

Приложения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 5 января 2004 г. N 1

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:

N Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», N Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», N Т-2 «Личная карточка работника», N Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», N Т-3 «Штатное расписание», N Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», N Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», N Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», N Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», N Т-7 «График отпусков», N Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», N Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», N Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», N Т-10 «Командировочное удостоверение», N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», N Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», N Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

N Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», N Т-13 «Табель учета рабочего времени», N Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», N Т-51 «Расчетная ведомость», N Т-53 «Платежная ведомость», N Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», N Т-54 «Лицевой счет», N Т-54а «Лицевой счет (свт)», N Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», N Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», N Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 – на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.

Председатель Госкомстата России

В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. N 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

Номенклатура дел ОК.

«Утверждаю»

Директор предприятия/Зам. по кадрам

» » _________ 201_ г.

  • Папка корпоративных приказов.
  • Приказы по персоналу. Если «текучка» большая, то заводятся отдельные папки для приема, увольнения, переводов. Основания подкладываются к приказам, так удобнее.
  • Папка приказов по отпускам, командировкам с основаниями.
  • Приказы о поощрениях, санкциях и т.п.
  • Журнал учета тр. книжек, а также о Первичном инструктаже, ТБ, Пож. безопасность и др.
  • Папка с нормативными кадровыми и корпоративными документами (Штатное расписание, ПВТР, различные Положения и т.д.).
  • Папки сотрудников (л/дела): копии документов, различные материалы, аттестации, договора о матответственности, дополнения к тр. договорам и др.
  • Папка договоров: гражданско-правовые, о работе со сторонними организациями и т.п.
  • Папка с материалами по управлению персоналом и различными методологическими материалами.
  • Папка с планами корпоративной и кадровой работы.

Примечания

  • Все папки нумеруются в соответствии с Номенклатурой дел ОК.
  • Все приказы (прием, увольнение, переводы) и имеющиеся неполученные тр. книжки хранятся 50лет. В случаях корпоративных изменений, эти документы хранит правоприемник.
  • Другие кадровые материалы хранятся, как правило, 3 года. Материалы указанных выше папок хранятся в соответствии с корпоративно принятыми указаниями 5-15 лет.
  • Материалы ОК в соответствии с Номенклатурой дел передаются по Акту передачи-приему.

Федотов Александр Васильевич

Независимый HR-эксперт

Основы делопроизводства и документооборота для новичков

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота – дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

  • общим – касающимся основной деятельности компании,
  • кадровым – для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
  • секретным – встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
  • электронным – когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа – номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура – это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер – код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 – номер по порядку, БУ – бухгалтерия, 2017 – год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период – на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы – наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

  • Входящие – поступающие в организацию извне – всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

  • Исходящие – отправленные из организации – всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

  • Внутренние – не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

скачать

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут – например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких – нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

  • адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  • в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
  • дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

  • руководителю;
  • его заместителям;
  • сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
  • копии информационных документов и рекламные материалы;
  • поздравления;
  • приглашения;
  • прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

  • Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
  • Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»

Вх. № 0421

  • Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
  • Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
  • обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрация проводится в одном месте;
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Номер

Дата

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Роспись в получении

ООО «Клин»

О заключении договора

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
  • контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

  • разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

  • наличие необходимых виз согласования;
  • подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
  • использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
  • наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
  • правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

  • документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
  • однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Исполнитель

Куда помещен документ

(№ дела)

Отметка об
исполнении

Арбитражный суд

О направлении ходатайства

Ковалева А.И.

Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*

Примечание

02. Отдел кадров

Штатные расписания и изменения к ним. Копии

3 года

Ст. 71 б

Подлинники в деле 01-02

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Ст. 19 а

Подлинники в деле 01-04

Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

Ст. 19 б

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

Ст. 19 б

03. Бухгалтерия

Годовой бухгалтерский отчет (баланс)

Постоянно

Ст. 351 б

Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)

5 лет

Ст. 351 в

При отсутствии годовых – постоянно

Договоры о материальной ответственности

5 лет

Ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

  • подписание руководителем службы делопроизводства;
  • визирование ответственным за архив организации;
  • согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
  • рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
  • утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

  • входящий документ;
  • приложение к нему (если имеется);
  • документ во исполнение входящего;
  • приложение к нему (если имеется);
  • другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговое руководство 2018

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО С НУЛЯ:

краткое примерное пошаговое руководство по постановке кадрового делопроизводства во вновь открывающейся фирме

(если Вы хотите навести порядок в уже действующей кампании, то Вам больше подойдет другое пошаговое руководство — восстановление кадрового учёта >>)

Если Вам поручили поставить во вновь открывающейся компании кадровое делопроизводство с нуля, а опыта работы в этой области у Вас мало (может быть, Вы создатель, руководитель и пока единственный работник новой компании, кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель), тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Оно составлено просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.

И непременно Вам помогут богатые запасы нашего сайта:

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству: 25 главных пошаговых процедур (прием на работу, отпуск, увольнение и др.), 200 образцов документов по кадрам, блок «Трудовые книжки» (образцы заполнения и консультации), 5 методичек по кадровому делу, консультации, статьи по кадрам) и многое другое;
  • большая справочная база, доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик» (цена всем по силам >>): 140 пошаговых инструкций по кадровой работе, более 1000 образцов кадровых документов, закрома консультаций и статей, курс основ кадрового делопроизводства, книжная полка и др.;
  • наши лучшие книги по кадровому делопроизводству.

Итак, Вам поручили кадры. С чего начнём?

1. Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе.

  • Нужные Нарушение трудового законодательства может повлечь большой штраф. Поэтому к знанию и соблюдению трудового законодательства нужно подходить ответственно.
  • Из специальной литературы мы рады предложить Вам методички (скачать можно бесплатно) и наши лучшие книги по кадровому делопроизводству. Также полезны будут кладовые справочных баз сайта.
  • Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые в чем-то обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

2. Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем.

Кадровые документы должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора (Вы же будете его оформлять на работу) и порядок установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор — в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

3. Определяем перечень документов, которые должны быть на участке кадровой работы, и которые мы будем составлять.

Понятно, что обязательные по закону документы Вы будете составлять в любом случае. Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для компании. Также заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:

«Работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель — субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…»

4. Оформляем директора

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в большой справочной базе, необходимые образцы документов, тематические консультации там же.

5. Составляем штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты (см. таблицу из пункта 3).

Наверняка в компании еще нет штатного расписания и правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов согласовываются в установленном законом порядке (при необходимости с учетом мнения представительного органа работников), затем руководитель компании их утверждает. У нас на сайте в свободном доступе есть многие образцы таких документов. Гораздо больше таких образцов и тематических комментариев к ним, пошаговые процедуры их утверждения есть в большой справочной базе. На нашем сайте в свободном доступе Вы можете прочитать новую полезную статью » Штатное расписание: форма и содержание». Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем почитать статью: «Составляем правила внутреннего трудового распорядка: законные, продуманные и выгодные работодателю» и посмотреть шаблоны локальных нормативных актов.

6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками.

Образцы трудовых договоров (на разные случаи кадровой жизни, с разными условиями) есть на нашем сайте в свободном доступе >> Сразу обдумайте и включите в трудовой договор условия, которые выгодны и необходимы работодателю (при этом контролируйте, чтоб они не нарушали закон, иначе такие условия будут признаны недействительными, а работодатель может понести убытки).

Если Ваша компания является микропредприятием, то используйте типовую форму трудового договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858) >>

Подписчикам журнала «Кадровик-практик» рекомендуем методичку: «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы». Из нее Вы узнаете в том числе и о том, какие выгодные работодателю условия включать в трудовой договор, а какие условия напротив не желательны и опасны.

7. Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем:

Готовим книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договоров о материальной ответственности и др.

Образцы книг и журналов учета (именно развороты с графами) есть в магазине нашего сайта в описаниях каждого журнала. С ними Вы можете ознакомиться прямо сейчас. При необходимости Вы можете заказать готовые книги и журналы учета для кадровой работы.

Другие образцы документов можно скачать на нашем сайте в бесплатной справочной базе >>

Гораздо больше образцов документов, а также тематические комментарии и консультации по ним есть в большой справочной базе.

8. Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки.

Если еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся руководителю организации (директору). Об этом издается приказ. На нашем сайте есть образец приказа о принятии руководителем организации на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Такой приказ обязателен, это требование Постановления Правительства РФ. Если его не будет, то работодателю может грозить штраф. Впоследствии директор может передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом. Там же есть и форма приказа о назначении ответственных за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек >>

9. Оформляем на работу работников.

На нашем сайте есть пошаговые процедуры приёма на работу (для основного работника и для совместителя) >> Вы можете с ними ознакомиться. На этом этапе Вы оформите массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов есть в справочных базах:

  • бесплатная справочная база по кадровому делопроизводству
  • большая справочная база (более 1000 образцов документов, 140 пошаговых процедур кадровых операций, консультации и статьи по кадровым темам с 2010 г. по наше время, 200 образцов записей в трудовые книжки, методички, курс основ КД и др.)

Затем сотрудники начнут трудиться и для кадрового работника наступит фаза трудовых будней, нужно будет вести табель учёта рабочего времени, оформлять график отпусков, оформлять отпуска, применение мер поощрения и взыскания, командировки, совмещения, увольнения и многое другое… Во всем этом Вам помогут ресурсы нашего сайта.

Кадровое делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2020

Кадровое делопроизводство для чайников

Существуют документы обязательные (предусмотренные Трудовым кодексом) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

  1. Локальные нормативные акты.
  2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

К первой категории (для всех организаций) относятся:

  • штатное расписание,
  • положение об оплате труда,
  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • график отпусков,
  • положение о защите персональных данных работников.

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

  • график сменности,
  • положение о нормах выработки и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

Вторая категория — более многочисленная — включает:

  • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
  • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
  • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

  • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
  • Какова текучесть кадров?
  • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

Образец регламента по кадровому делопроизводству

скачать

Кадровое делопроизводство в 2020 году

ВАЖНО! ГОСТ Р 6.30-2003, по которому ранее оформлялась документация, перестал действовать с 1 июля 2020 года. Ему на смену пришел ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Теперь разрешено для печати документов использовать двустороннюю печать (сохраним леса!). Есть и другие изменения.

Самоучитель по кадровому делопроизводству (бесплатный доступ) — 2019

Курсы кадрового делопроизводства дороги и не доступны?
Предлагаем 3 решения:

    1. 1) бесплатный — в данном разделе представлен «Самоучитель по кадровому делопроизводству» новички могут самостоятельно осваивать основы кадровой работы (это минимум знаний по основным кадровым темам);
    2. 2) бесплатный — каждое лето у нас проводится бесплатный курс основ кадрового делопроизводства для новичков (это рассылка уроков с домашними заданиями для самостоятельного изучения по гораздо большему количеству кадровых тем, подписка на курс начинается весной)
    3. 3) немного платный (~ 5 руб./день), но очень информативный — в справочной базе по кадровому делу, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик», есть наш «Курс основ кадрового делопроизводства для новичков» (уроки+тесты). Там же огромный массив дополнительной информации, образцов документов и др. Для получения к нему доступа на этом сайте нужно оплатить подписку на журнал «Кадровик-практик»

Бесплатный раздел «Самоучитель» находится в разработке, в процессе наполнения материалами, мы будем добавлять сюда новые темы, обновлять существующие. Заходите сюда чаще!

Содержание самоучителя по кадровому делопроизводству

Тема «Принимаем работника на работу»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 10 и 11 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните пошаговую процедуру приема работника на основную работу >>
  • Шаг 3. Изучите и запомните пошаговую процедуру приема работника на работу по совместительству >>
  • Шаг 4. Изучите образцы документов, оформляемых при приеме работника на работу:
    • Трудовые договоры с работниками. Образцы >>
    • Договоры о полной материальной ответственности работника(ов) >>
    • Приказ о приеме работника на работу по срочному трудовому договору на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (окончание срока определено событием – днем выхода на работу отсутствующего основного работника) >>
    • Личная карточка работника (форма N-2). Бланк >>
    • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк
    • Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк >>
    • Журнал регистрации трудовых договоров >> (пролистайте, на этой странице есть образец)
    • Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них >>
    • Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек >>
    • Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами >> (пролистайте, на этой странице есть образец)
    • Журнал регистрации приказов (по личному составу, по основной деятельности и др.)>> (пролистайте, на этой странице есть образец)
    • Заявление об оформлении новой трудовой книжки >>
  • Шаг 5. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Заведение новой трудовой книжки работнику >>
    • Внесение в трудовую книжку сведений о приеме на работу >>
    • Случаи заключения срочных трудовых договоров (таблица)>>
    • Срочный трудовой договор. Консультация и образец >>
    • Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» (глава о срочном трудовом договоре) >>
    • Методичка «Кадровые приказы: рекомендации по оформлению» >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Разные условия испытания на одной должности >>
    • Ознакомление с локальными нормативными актами до приема на работу >>
    • Отличия трудовых отношений и гражданско-правовых (таблица) >>
    • Как правильно заключить гражданско-правовой договор вместо трудового? >>
    • Об отсылочной формулировке условия трудового договора об оплате труда >>
    • Требования, которые нужно соблюдать при подаче объявлений о приглашении на работу >>
    • Принимаем работника на время отпуска другого работника >>
    • Испытательный срок для лиц, воспитывающих детей без матери >>
    • Защита персональных данных работников: что и как защищать >>
  • Шаг 6. Пройдите тест «Прием на работу» >>
  • Шаг 7. Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Тема «Изменение трудового договора, в том числе переводы»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 12 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
    • Временный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Временный перевод беременной женщины на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов (ч. 1 ст. 254 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Постоянный перевод: пошаговая процедура (общая) >>
    • Постоянный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Установление неполного рабочего времени по соглашению сторон: пошаговая процедура >>

  • Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при изменении условий трудовых договорах, в т.ч. переводах:
    • Соглашение о постоянном переводе на другую работу (должность). Образцы >>
    • Соглашение о временном переводе на другую работу (должность) для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Образцы >>
    • Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий оплаты труда (увеличение оклада). Образец >>
    • Дополнительное соглашение к трудовому договору (соглашение об изменении условий трудового договора). Бланк >>
    • Приказ о переводе работника на другую работу (вид перевода – постоянный). Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
    • Приказ об установлении неполного рабочего времени работнику. Бланк >>
    • Журнал регистрации соглашений к трудовым договорам >>
    • Журнал регистрации приказов (по личному составу, по основной деятельности и др.)>>
  • Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Превращение временного перевода в постоянный >>
    • Методичка «Предложение работнику перевода перед увольнением: сложности практики» >>
    • Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» (глава о переводах и глава о перемещениях) >>
    • О продлении срока трудового договора >>
    • Перевод работника на сокращаемую должность >>
    • Перевод беременной работницы: вопросы практики >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
  • Шаг 5. Пройдите тест «Изменение трудового договора. Перевод работника на другую работу»>>
  • Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Тема «Отпуска»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомнитенормы главы 19 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
    • Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура >>
    • Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура >>
    • Продление ежегодного оплачиваемого отпуска: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска с последующим увольнением: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска без сохранения заработной платы («за свой счет»): пошаговая процедура >>
    • Предоставление учебного отпуска: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска по беременности и родам: пошаговая процедура >>
    • Предоставление отпуска по уходу за ребенком до 3 лет: пошаговая процедура >>
  • Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при оформлении отпусков:
  • Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Методичка «Замещение работников, ушедших в отпуск» >>
    • «Закрываем» старый график отпусков, принимаем новый на 2016 г. >>
    • Мамы, которые имеют право на отпуск летом >>
    • Компенсация за отпуск и Конвенция об оплачиваемых отпусках >>
    • Рассчитываем рабочий год работника >>
    • В график отпусков включили не всех работников >>
    • Вправе ли работодатель при составлении графика отпусков разделить отпуска работников на части? >>
    • Какие виды отпусков должны учитываться в графике отпусков, а какие — не должны? >>
    • Отпуск за будущий рабочий год (перед декретом) >>
    • Ежегодный отпуск для работающей декретницы >>
    • Внезапный отпуск: осторожно, не ошибитесь! >>
    • Если работник отказывается писать заявление об отпуске >>
    • Разделение отпуска на части >>
    • Об исчислении общей продолжительности отпусков, когда оплачиваемые отпуска предоставляются в рабочих днях >>
    • О продлении отпуска в случае ухода за больным членом семьи >>
    • О продлении и перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска >>
    • Продолжительность ежегодных основных оплачиваемых отпусков (таблица) >>
    • Продолжительность ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков (таблица) >>
    • Денежная компенсация вместо отпуска при «накоплении» отпусков за несколько лет >>
    • Как лучше оформить согласие работника на отзыв из отпуска: в виде заявления или в виде согласительной надписи на приказе? >>
    • В ч.1 ст. 124 Трудового кодекса РФ установлены одинаковые случаи, при которых ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Как определять, продлевать или все же переносить отпуск? >>
    • Изменения в график отпусков >>
    • Как оформить продление отпуска по болезни в графике отпусков? >>
    • Принимаем работника на время отпуска основного работника >>
    • Отработка двух недель при увольнении во время отпуска >>
    • О предоставлении неиспользованного отпуска работнику с последующим увольнением >>
    • Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего >>
    • Отпуск с последующим увольнением и срок давности по долгам перед работником >>
    • Массовые отпуска работников за свой счет >>
    • Приказ об отпуске без сохранения зарплаты (об указании периода работы в приказе и личной карточке) >>
    • Совпадение учебного отпуска и ежегодного оплачиваемого отпуска >>
    • Что делать, если у работницы по графику отпусков должен быть ежегодный оплачиваемый отпуск, а она в это же время просится в учебный отпуск? >>
    • Отпуск по уходу за ребенком: о его продолжительности и о приказе >>
    • Что делать, если по окончании отпуска по уходу за ребенком не предоставили место в детском садике ребенку сотрудницы? >>
    • Методичка «Кадровые приказы: рекомендации по оформлению» >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Нормативные акты об отпусках >>
  • Шаг 5. Пройди те тесты:
    • Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Часть 1 >>>
    • Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией и реализация права на отпуск при увольнении работника >>
    • Отпуск без сохранения заработной платы >>
    • График отпусков >>
  • Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Тема «Увольнения»

  • Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 13 Трудового кодекса РФ >>
  • Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
    • Увольнение по соглашению сторон (п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение в связи с истечением срока трудового договора (п.2 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение по собственному желанию (п.3 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение работника в связи с его отказом от перевода на другую работу или в связи с отсутствием у работодателя соответствующей работы, необходимой работнику в соответствии с медицинским заключением (п.8 ч.1 ст.77 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Сокращение численности и штата (п.2 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения (подп.»б» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п.5 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
    • Увольнение за прогул (подп. «а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ): пошаговая процедура >>
  • Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при увольнении работника:
    • Заявления об увольнении по собственному желанию >>
    • Заявления об увольнении в порядке перевода к другому работодателю >>
    • Журнал регистрации заявлений работников >>
    • Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) >>
    • Журнал регистрации приказов (по личному составу, по основной деятельности и др.)>>
    • Акт об отсутствии на рабочем месте. Образец >>
    • Акт об отказе дачи объяснений по поводу прогула. Образец >>
    • Акт об отказе работника получить трудовую книжку. Образец >>
    • Акт об отказе ознакомиться с уведомлением. Образец>>
    • Акт об отказе подписать приказ. Образец >>
    • Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку. Бланк >>
    • Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет. Бланк >>
    • Уведомление о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников. Образец >>
    • Уведомление работнику о получении трудовой книжки и расчета. Образец >>
    • Журнал регистрации уведомлений и предложений работникам. Образец заполнения >>
    • Приказ об отмене приказа об увольнении в связи с отзывом работником заявления об увольнении по собственному желанию. Бланк >>
  • Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
    • Оформление записей об увольнении в трудовых книжках >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
    • Увольнения, являющиеся дисциплинарными взысканиями (таблица)>>
    • Методичка «Практика увольнений по собственному желанию» >>
    • О «соответствующей записи» на приказе об увольнении, когда приказ невозможно довести до сведения работника >>
    • О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации<(Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 в ред. от 28.09.2010)>>
    • Работник требует признать увольнение по собственному желанию «сокращением» >>
    • Какой день должен считаться днем прекращения трудового договора при увольнении за прогул, если работник из прогула так и не вышел? >>
    • К вопросу о формулировке записи об увольнении в трудовой книжке. Как правильно писать «уволен …» или «трудовой договор расторгнут…»? >>
    • Работник дал согласие на досрочное увольнение (написал заявление) во время сокращения штата. По какому основанию увольнять данного работника: по сокращению штата, по собственному желанию, по соглашению сторон?
    • Увольнение совместителей с детьми по ст. 288 ТК РФ >>
    • Работник написал заявление на увольнение по собственному желанию со сроком предупреждения две недели. Затем между работником и работодателем достигнуто соглашение о прекращении трудового договора до истечения срока предупреждения, т.е. через неделю. По какому основанию увольнять работника: по соглашению сторон или по инициативе работника? >>
    • С работником подписали соглашение об увольнении его 30.01.2014. А он 28.01.2014 взял больничный. Возможно, надолго. Можно ли его уволить по соглашению сторон во время больничного? Как оформлять увольнение? >>
    • Чем отличается увольнение по соглашению сторон от увольнения по собственному желанию и в чем его преимущество? >>
    • Увольнение и преждевременный перевод >>
    • Отпуск с последующим увольнением и срок давности по долгам перед работником >>
    • Сокращение штата: о «соответствующих мероприятиях» >>
    • При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, можно заверять печатью отдела кадров работодателя? >>
    • Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон >>
    • Отработка двух недель при увольнении во время отпуска >>
    • Когда работник увольняется, а неотработанные отпускные удержать не с чего >>
    • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>

Кадровое делопроизводство с нуля

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *