Инвентаризация подотчетных сумм

Содержание

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Итоги

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

  • отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
  • суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

Об особенностях авансовых отчетов вы узнаете, изучив нашу статью «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье .

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:

  • сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
  • поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
  • проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

  • список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
  • список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

В срок, не превышающий 3 дней после окончания граничной даты (или после выхода на работу, например с больничного или из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами. Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.

Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.

Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.

В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».

По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм.

ВАЖНО! Доначисление НДФЛ возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.

Подробнее об особенностях данной формы см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.

В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).

Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства, узнайте .

Итоги

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Для того, чтобы проверить соблюдение кассовой дисциплины на предприятии проводят инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами. В службе по бухгалтерскому учету по всем суммам, которые были выданы под отчет, должны быть авансовые отчеты.

Периодичность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию, объектом которой являются расчеты с подотчетными лицами, следует проводить минимум один раз в год, во время подготовки к итоговому годовому балансу.

Какие документы проверяют при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами (Приказ Минфина от 13.06.1995г. № 49):

  • по каждому подотчетному лицу необходимо проверить денежные суммы, которые были выданы в подотчет авансов. Изучают сроки предоставления и целевое назначение.
  • все отчеты, на основании которых получившие в подотчет деньги указывали направления их использования.

С чего начинается проведение инвентаризации

Прежде чем начать проводить инвентаризацию, руководитель предприятия (организации) издает приказ соответствующего содержания.

Для осуществления самой процедуры инвентаризации надо создать комиссию, в приказе указать, кто входит в состав инвентаризационной комиссии.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

С чего начинает свою работу комиссия по инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

Свою работу инвентаризационная комиссия должна начать с проверки наличия всех распорядительных документов, на основании которых были выданы денежные средства подотчетным сотрудникам. К таким документам относятся акты, сформированные сотрудниками бухгалтерской службы и утвержденные руководителем организации.

Порядок организации инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

До того, как начнется проверка утвержденной инвентаризационной комиссией расчетов с подотчетными лицами, члены комиссии получают по состоянию на текущий момент самые последние приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств и материальных ценностей. В то же время, сотрудники, на которых возложена ответственность за наличие и правильность оформления этих документов, пишут расписки, в содержании которых указывают, что к моменту проведения инвентаризации в службу бухгалтерского учета переданы все документы по приходу и выдаче имущества.

Расписки аналогичного содержания составляют и те сотрудники, у которых в наличие есть суммы, выданные под отчет для приобретения имущества.

Сотрудник, на которого возложена ответственность за документы, которыми оформляются выдача и получение денежных средств под отчет , должен присутствовать во время проведения проверки инвентаризационной комиссии. В случае отсутствия ответственного сотрудника, комиссия работает без него. Данное обстоятельство не влияет на результаты инвентаризации. Вместе с тем, отсутствие одного из членов инвентаризационной комиссии в ходе проведения инвентаризации не дает оснований для признания результатов проверки быть правомочными.

Одной из задач членов инвентаризационной комиссии является установка за сотрудником или за предприятием задолженности по денежным суммам, которые были выданы под отчет. Также инвентаризационная комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают расходы по выданным средствам и сроки выдачи денег под отчет сотрудникам предприятия.

Какие обязанности возлагаются на членов инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами:

  • проверка использования авансовых выплат с целевым назначением их выдачи;
  • сравнение информации, отраженной в регистрах бухгалтерского учета с данными, которые содержат в себе первичные документы по авансовым выплатам;
  • определение выданных под отчет денежных средств, по которым ответственный сотрудник не предоставил необходимый авансовый отчет.

Какие документы относятся к локальным актам, требующих проверки

  • перечень ответственных сотрудников, которые правомочны получать денежные средства под отчет;
  • перечень сотрудников руководящего состава предприятия, которые располагают доверенностью давать поручения сотрудникам в отношении целевого использования авансовых средств, а сотруднику бухгалтерской службы, либо кассиру предприятия – распоряжения в отношении выдачи денежных сумм под отчет.

Авансовые отчеты следует проверять на:

  • соответствие использования денежных средств с целевым назначением;
  • соответствие сроков составления авансового отчета со сроком возврата оставшихся денежных средств;

Важно! Руководитель организации закрывает и утверждает авансовые отчеты.

Какие документы составляются по итогам инвентаризации

Полученные итоги инвентаризации расчетов с подотчетными лицами фиксируют в Акте с подобным названием унифицированной формы № ИНВ-17. Итоговый акт готовят в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывают члены инвентаризационной комиссии.

Вместе с актом готовится справка, которая является основанием для составления самого акта в разрезе синтетических счетов. Данная справочка обычно составляется только в одном экземпляре.

Справка содержат информацию следующего содержания:

– сумму установленной задолженности со стороны подотчетного лица;

– причину и дату, когда была образована задолженность по расчетам с подотчетными лицами;

– сотрудник (ФИО, должность) – подотчетное лицо.

Что необходимо указать в итоговом акте:

  • номера счетов бухучета, где отражена задолженность;
  • подотчетное лицо;
  • суммы долгов, срок исковой давности по которым истек на момент проведения проверки;
  • размер долгов, которые были или не были согласованы с лицами, получившими денежные средства под отчет.

Рекомендации. Если по каким-либо причинам член инвентаризационной комиссии отсутствует, необходимо назначить ему замену приказом руководителя предприятия.

Нарушения, которые были выявлены в ходе инвентаризации, необходимо будет устранить, установленных виновных привлечь к ответственности.

Важно! Следует особо обратить внимание на выявление сумм, по которым авансовый отчет не был получен в установленный срок. Необходимость этого обусловлена тем, чтобы в будущем на было доначисления НДФЛ при очередной проверке сотрудниками налоговой службы с выданных авансовых сумм.

Следует помнить! Сотрудники налоговой инспекции могут доначислить НДФЛ с выданных под отчет сумм, которые использовались не по целевому назначению.

Варианты возврата недостающих денежных средств, выданных под отчет

Если по итогам работы инвентаризационной комиссии было установлено виновное лицо в необоснованном невозвращении денежных средств, выданных под отчет, то недостающую сумму можно будет удерживать из зарплаты виновного сотрудника. Работодатель имеет на это право. Но есть определенные условия для ее удержания. Во-первых, удержания из заработной платы можно будет осуществлять не позже одного месяца с момента завершения срока выдачи аванса. Во-вторых, сотрудник со своей стороны согласен с обвинением и размером удержаний.

Если месячный срок работодателем пропущен, то можно дать возможность сотруднику вернуть недостающие средства на добровольной основе, либо передать документы в судебные органы. Есть еще один вариант, который применим к суммам задолженности, он заключается в том, что по истечении срока исковой давности данную сумму признают безнадежной задолженностью. При увольнении работника его задолженность перед организацией может быть также признана безнадежной.

Наиболее распространенные виды нарушений в порядке выдачи средств под отчет

  • Оформление расходов сотрудников, находившихся в командировке.
  • Не соблюдение требований выдачи денежных средств под отчет.
  • Не соблюдение требований по удержанию НДФЛ с денежных сумм, которые превышают установленные нормы расходов на командировку.
  • Не соблюдение требований учета сумм, выделяемых на представительские расходы организации.
  • Не соблюдение требований при оплате выполненных работ, приобретенных материалов подотчетными лицами.
  • Не соблюдение требований порядка организации и ведения синтетического учета расчетов с лицами, получившими средства под отчет.

Пример. В ООО «Ветер перемен» главный бухгалтер решил провести перед закрытием годового баланса инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами.

По итогам проведенной инвентаризации выявили, что у одного из сотрудников, Ковалева С.С., которому под отчет была выдана сумма в размере 2500 рублей для приобретения канцелярских принадлежностей, осталась сумма 250 рублей, которую он не вернул в бухгалтерию. В бухгалтерском учете подобная ситуация отражается следующими проводками:

Дт 94 Счета Кт 71 Счета – 250 руб. (в последствии, за нарушение кассовой дисциплины, эту денежную сумму необходимо будет удержать из заработной платы Ковалева С.С.

Согласно требованиям законодательства субъектом предпринимательства должна ежегодно проводиться инвентаризация имущества и финансовых обязательств. В комплексе инвентаризационных мероприятий, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, в распоряжение которых в течение финансового года производилась выдача средств для целевого расходования, является одним из наиболее важных направлений.

Правовые регуляторы

Проведение, регламент процедуры, периодичность и действия субъекта хозяйствования по результатам инвентаризации в Российском правовом поле регламентируют:

  • п. 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» утвержденного Приказом Минфина № 34н от 29.07.1998 года;
  • «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года.

Инвентаризация расчетов: понятие и цели

Ежегодная инвентаризация расчетов – внутренняя аудиторская проверка имущества, активов, отчетов по подотчетным выплатам, и прочим финансово-хозяйственным операциям.

Целью проведения такой проверки является:

  • проверка соответствия фактических данных учетным;
  • выявление случаев нарушения документального оформления финансово-хозяйственных операций, в том числе – по оформлению и своевременной сдаче отчетов по выдававшимся подотчетным суммам;
  • проверка и подтверждение использования авансов, выданных под конкретные нужды, согласно их целевому назначению.

Инвентаризация расчетов

Положениями пунктов 1.6 и 1.6 Методических указаний законодатель устанавливает критерии, при которых до начала работы с годовой отчетностью собственник обязан проводить инвентаризацию, в том числе обязательная ежегодная инвентаризация предусмотрена и по расчетам с персоналом.

Под это направление в инвентаризационных мероприятиях подпадает проверка:

  • сч.сч. 68, 69 – обязательные начисления (налоги и взносы) на зарплату и иные виды доходов;
  • сч. 70 – расчеты по оплате труда персонала предприятия;
  • сч. 71 – расчетов с подотчетными лицами;
  • сч. 73 – расчетов по претензиям, займам, иным финансовым операциям.

Порядок проведения инвентаризации расчетов регламентирован пунктами 3.44 – 3.48 Методических указаний (приложение к приказу Минфина РФ № 49 от 13.06.95 г. в редакции от 08.11.2010)

Инвентаризация подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами

Одно из наиболее масштабных направлений в инвентаризации – проверка работы с подотчетными суммами и расчетов с подотчетными лицами, поскольку несоблюдение требований в этом сегменте учета может привести к нарушениям в бухучете и налогообложении.

Перед проведением инвентаризации подотчетных сумм, комиссия обязана установить наличие распорядительных документов текущего финансового года, регламентирующих осуществление расчетов с подотчетными лицами, к числу которых относятся нормативные локальные акты, утвержденные руководителем предприятия:

  • приказ, утверждающий
  • список сотрудников, которым могут быть выданы авансовые суммы на целевые нужны под отчет,
  • порядок предоставления отчета по израсходованным подотчетным суммам, сроки сдачи авансовых отчетов и подтверждающих финансовых документов;
  • список сотрудников, наделенных полномочиями определять необходимость и объемы целевых трат, отдавать распоряжения подотчетным лицам и выдачу подотчетных наличных сумм.

Согласно нормам пункта 6.3 Указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 г., инвентаризация подотчетных сумм включает в себя:

  • соответствие установленной процедуре и регулярность проведения внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами;
  • анализ состояния аналитического и синтетического учета расчетов с лицами, привлекаемыми к работе с подотчетными суммами;
  • соблюдение сроков предоставления, наличие подтверждающих финансовых документов, полноту и правильность оформления операций по расчетам с подотчетными лицами;
  • достоверность отражения в регистрах бухучета операций по расчетам с подотчетными лицами и отчетности по ним;
  • тождественность сведений, внесенных в учетные регистры сведениям, отраженным в авансовых отчетах.

Читайте также: Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с персоналом

Ежегодная и глубокая инвентаризация расчетов с персоналом по оплате труда позволяет избежать не только документационных и расчетных ошибок в бухучете, доначисления налогов, образования кредиторской и дебиторской задолженности, но и возникновения трудовых споров, разрешение которых подпадает под юрисдикцию судебных инстанций.

При проведении инвентаризации по расчетам с персоналом комиссией проверяются:

  • верность начисления сотрудникам причитающихся им сумм по оплате труда, их соответствие регламентирующим документам (трудовому договору, штатному расписанию, тарификационной сетке, и проч.);
  • соответствие начисленных и выплаченных сумм по оплате труда положениям локальных распорядительных актов (табелям учета рабочего времени, приказам о премировании и доплатах, штатному расписанию);
  • соответствие начисленных работникам сумм Положению о системе оплаты труда на предприятии;
  • правильность и правомерность начислений:
  • надбавок за классность и квалификационный разряд (в том числе, проверяются аттестационные документы работников, их подтверждающие),
  • доплат к окладам и компенсаций,
  • вознаграждений и премий,
  • оплаты сверхурочных,
  • выплат материальной помощи.

Инвентаризационная комиссия должна проверить и обобщить информацию:

  • по сч. 70
  • о расчетах с персоналом по заработной плате и иным выплатам аналогичного характера (в том числе – выплате доходов по ЦБ и акциям);
  • по сч. 764
  • о расчетах с персоналом по начисленным, но не выплаченным суммам.

В ходе инвентаризации подлежат проверке документы, на основании которых производится начисление заработной платы и иных видов оплат работникам. К таковым относятся:

  • Коллективный договор;
  • Положение о системе оплаты труда;
  • приказы об установлении размера оплаты труда, премировании, доплатах, надбавках, привлечении к работе в выходные и праздничные дни, оплачиваемых и льготных отпусках, внесистемных выплатах, и проч.;
  • табеля учета рабочего времени;
  • акты выполненных работ (для конкретных случаев);
  • наряды на выполнение работ;
  • платежные (либо расчетно-платежные) ведомости;
  • лицевые счета по начислению з/п.;
  • больничные листы,
  • командировочные листы.

При выявлении в ходе инвентаризации по расчетам с персоналом по оплате труда фактов нарушений – недоначислений, переплат, либо несоответствия размера оплат, установленному регламентирующему документу, информация о нарушениях отражается в Акте инвентаризации.

Все выявленные нарушения должны быть исправлены в соответствии с установленной процедурой.

Читайте также: Инвентаризация дебиторской задолженности

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Обязанность компаний проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности установлена в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н. Методические указания по проведению инвентаризации утверждены Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания).

Инвентаризация расчетов с персоналом — это проверка обоснованности сумм задолженности в расчетах с работниками, которая числится на счетах бухгалтерского учета компании (п. 3.44 Методических указаний).

Проведение инвентаризации

На подготовительном этапе в компании создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель.

В состав инвентаризационной комиссии входят, в частности, представители администрации, работники бухгалтерской службы (п. п. 2.2 и 2.3 Методических указаний).

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В приказе следует указать:

— в строке «Инвентаризации подлежит» — «обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда и прочим операциям»;

— строке «Причина инвентаризации» — «составление бухгалтерской отчетности за 2015 г.».

По окончании инвентаризации все члены комиссии расписываются в акте, которым оформляют ее результаты.

Инвентаризация расчетов с персоналом

При проведении инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить задолженность, которая числится по следующим счетам синтетического учета:

— 68 «Расчеты по НДФЛ»;

— 69 «Расчеты по страховым взносам»

— 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

— 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам»;

— 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

— 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проведении инвентаризации необходимо проверить соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты труда, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени, а также определить характер задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная).

Для этого проверке подвергаются данные синтетического и аналитического учета.

Проверку лучше начинать с документов, которые являются основаниями для расчета заработной платы. К таким документам относятся:

— коллективный договор, положения об оплате труда, премировании, другие локальные нормативные акты;

— трудовые договоры;

— приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, совмещении профессий, прочие приказы, устанавливающие размеры надбавок и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, а также приказы, содержащие специфические нормы по оплате труда и предусматривающие внесистемные выплаты.

Сведения о фактически отработанном времени можно получить из табеля учета рабочего времени.

Сведения о суммах фактически начисленной заработной платы содержатся:

— в лицевых счетах;

— в нарядах и других документах на выполнение в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами и расценками (при сдельной форме оплаты труда);

— в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Информация о выплате работникам заработной платы представлена в платежных (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах.

После того как установлено наличие всех необходимых документов, нужно сверить данные первичных учетных документов и регистров с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов (Утверждена Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н) в бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08 «Вложения во внеоборотные активы», 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и т.д.).

При инвентаризации расчетов с персоналом обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммами, отраженными в расчетных (расчетно-платежных) ведомостях.

Выплата заработной платы отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета»).

При осуществлении различных удержаний из заработной платы возможны корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам» (при удержании НДФЛ), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при удержании неиспользованной суммы аванса, полученного под отчет), 73 «Расчеты с персоналом по прочим обязательствам» (например, в счет возмещения ущерба, причиненного работодателю, или погашения займа, предоставленного организацией), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (при удержании алиментов).

Инструкцией по применению Плана счетов предусмотрено, что аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Инвентаризация расчетов по депонированным суммам

Депоненты могут возникать только в том случае, если компания выплачивает заработную плату через кассу.

Если работник не получил зарплату в срок, бухгалтер должен депонировать невостребованную сумму.

В бухучете депонированная зарплата отражается записью:

Дебет 70 Кредит 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76, субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам», суммам в карточках депонентов, при необходимости — с расчетно-платежными ведомостями.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На счете 73 отражают, в частности, расчеты по займам, по возмещению ущерба в результате недостач, брака.

Ущерб. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба определяется на основании двух видов документов:

— документов, на основании которых взыскивается ущерб (например, приказа руководителя или решения суда);

— документов о погашении работником задолженности (приходных кассовых ордеров).

Займы

Возможность организации выдавать своим сотрудникам займы предусмотрена п. 1 ст. 807 ГК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 808 ГК РФ договор займа между организацией и работником оформляется в письменном виде.

Денежные средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной форме по указанным работником реквизитам.

Учет займов, выданных работникам, осуществляется с использованием счета 73, субсчет «Расчеты по предоставленным займам».

Если заем процентный, его можно отразить на счете 58 «Финансовые вложения», субсчет «Предоставленные займы».

Начисление процентов по таким займам в бухгалтерском учете отражается по дебету счета 73 и кредиту счета 91/1.

Сумму задолженности работника по основной сумме долга определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на выдачу займа, приходных документов, которыми оформляют погашение займа (приходного кассового ордера, заявления работника на удержание суммы займа из его зарплаты, расчетно-платежных ведомостей, выписок с расчетного счета компании, если погашение произведено в безналичном порядке).

Величину задолженности работника по процентам сверяют с бухгалтерскими справками по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходными документами, например кассовыми ордерами.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок.

Вначале следует установить наличие в организации следующих документов, утвержденных руководителем:

— перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет;

— перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.

Обращаем Ваше внимание на то, что приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа в организации нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня. К такому выводу пришла ФНС в Письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704.

Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру или путем перечисления безналичных средств на карточку работника.

Для выдачи наличных денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Какие документы подтверждают целевое расходование денежных средств?

Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:

— приказа о направлении в командировку;

— авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов информация о расчетах с подотчетными лицами обобщается на синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается выдача работнику денежных средств, по кредиту — погашение его задолженности: оприходование ценностей или акцепт расходов, а также возврат неиспользованных сумм аванса.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Инвентаризация расчетов по начислению и выплате пособий

Проверка расчетов по начислению и выплате пособий необходима в целях подтверждения их обоснованности. Следует отметить, что в случае выявления ошибок в таких расчетах и их своевременного устранения организация сможет избежать проблем зачета пособий за счет средств ФСС.

В первую очередь необходимо проверить наличие всех документов, которые являются основаниями для назначения пособий. В зависимости от вида пособия к таким документам относятся:

— листки нетрудоспособности;

— справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других работодателей;

— документы, подтверждающие страховой стаж;

— документы для назначения детских пособий;

— заявления на выплату пособий;

— расчеты пособий, произведенные бухгалтерией организации.

При проверке правильности начисления и выплаты пособий в силу Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» следует помнить, что:

— пособие по временной нетрудоспособности за первые три дня выплачивается за счет средств работодателя (пп. 1 п. 2 ст. 3);

— предельная сумма заработка при исчислении пособий не может превышать установленную предельную величину базы для начисления страховых взносов (ст. 14);

— пособие по временной нетрудоспособности при необходимости осуществления ухода за больным членом семьи выплачивается застрахованному лицу с учетом ограничений (в частности, в случае ухода за больным ребенком в возрасте до 7 лет пособие выплачивается не более чем за 60 календарных дней в календарном году, для детей от 7 до 15 лет — не более чем за 45 календарных дней) (п. 5 ст. 6);

— право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком сохраняется в случае, если лицо, находящееся в отпуске по уходу за ребенком, работает на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжает осуществлять уход за ребенком (ст. 11.1).

Далее необходимо проверить записи на счетах бухгалтерского учета.

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 в корреспонденции со счетами учета затрат при начислении пособия по временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (Дебет 20, 25, 26, 44) или по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» (при начислении пособия по временной нетрудоспособности начиная с четвертого дня болезни и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС).

Выплата пособий отражается по дебету счета 70 и кредиту счетов учета денежных средств.

Инвентаризация расчетов по НДФЛ

Организации и предприниматели, от которых или в результате отношений с которыми работники-налогоплательщики получают доходы, признаются налоговыми агентами.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ, рассчитанную в соответствии со ст. 224 НК РФ (ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных последним налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и должны содержать сведения, позволяющие идентифицировать:

— налогоплательщика;

— вид выплачиваемых ему доходов и предоставляемых налоговых вычетов в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

В настоящее время действует Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников»;

— суммы доходов и даты их выплаты;

— статус налогоплательщика;

— даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему РФ, реквизиты соответствующего платежного документа.

Документом, подтверждающим исполнение налоговым агентом обязанности по перечислению налога в бюджет, является платежное поручение.

В ходе инвентаризации расчетов по НДФЛ необходимо проверить записи по счету 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ».

Обращаем Ваше внимании на то, что согласно пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны предоставлять налогоплательщику, плательщику сбора или налоговому агенту по его запросу справку о состоянии расчетов указанного лица по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам и справку об исполнении обязанности по их уплате на основании данных налогового органа.

Справка о состоянии таких расчетов передается (направляется) этому лицу (его представителю) в течение пяти дней, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов, процентов — в течение 10 дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Кроме того, в силу пп. 11 названного пункта налоговые органы обязаны осуществлять по заявлению налогоплательщика, ответственного участника консолидированной группы налогоплательщиков, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам. Результаты такой сверки оформляются актом. Акт совместной сверки расчетов вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (ответственному участнику консолидированной группы налогоплательщиков, плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи в течение следующего дня после дня составления такого акта.

Порядок передачи акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи утвержден Приказом ФНС России от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@.

На основании абз. 2 п. 3 ст. 78 НК РФ в случае выявления сумм излишне уплаченного налога инициировать проведение сверки расчетов может как налогоплательщик, так и налоговый орган.

Форма акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@.

Регламент организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами утвержден Приказом ФНС России от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@ (ред. от 21.01.2013).

Инвентаризация расчетов по страховым взносам

Частью 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» установлено, что работодатели, производящие выплаты работникам, являются плательщиками страховых взносов.

Согласно ч. 6 ст. 15 данного Закона работодатели — плательщики страховых взносов обязаны вести учет сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, сумм страховых взносов в отношении каждого физического лица, в пользу которого осуществлялись выплаты.

Для организации такого учета предназначены индивидуальные карточки, которые открываются на каждого работника.

В целях унификации ведения индивидуального учета в Письме ПФР от 26.01.2010 N АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 N 02-03-08/08-56П «О порядке учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам» представлена форма карточки индивидуального учета.

В ходе инвентаризации расчетов по страховым взносам кроме индивидуальных карточек необходимо проверить платежные поручения.

Напомним, что уплата страховых взносов осуществляется отдельными расчетными документами, направляемыми в ПФР, ФСС и ФФОМС (ч. 8 ст. 15 Федерального закона N 212-ФЗ).

Начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по соответствующим субсчетам. Погашение задолженности перед внебюджетными фондами отражается по дебету счета 69.

В случае обнаружения факта, свидетельствующего о возможной излишней уплате страховых взносов, по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка расчетов по страховым взносам.

Результаты такой сверки оформляются актом, подписываемым органом контроля за уплатой страховых взносов и плательщиком страховых взносов (ч. 4 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).

Для подтверждения расчетов с Пенсионным фондом и ФСС предназначены формы 21-ПФР и 21-ФСС РФ, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.12.2009 N 979н.

Оформление результатов инвентаризации

В соответствии с п. 2.5 Методических указаний сведения о реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Таким образом, по итогам инвентаризации составляют акт. Его форму можно разработать самостоятельно. Но можно воспользоваться привычной унифицированной формой N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

В ней приведены акт и справка (приложение к акту).

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй остается в комиссии.

Согласно п. 2.9 Методических указаний инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Ошибки исправляются путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.

На основании ч. 4 ст. 11 Федерального закона N 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация.

Согласно ст. 15 Федерального закона N 402-ФЗ отчетным периодом для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности (отчетным годом) является календарный год — с 1 января по 31 декабря включительно, кроме случаев создания, реорганизации и ликвидации юридического лица, а для промежуточной отчетности — период с 1 января по отчетную дату периода, за который составляется промежуточная бухгалтерская (финансовая) отчетность, включительно.

Таким образом, совершение бухгалтерских записей по отражению результатов инвентаризации допускается на любую дату отчетного периода.

Вместе с тем п. 5.5 Методических указаний установлено, что результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Кто осуществляет работы по инвентаризации

Инвентаризация – это проверка соответствия данных бухгалтерского учета фактическому положению дел. Как правило, ее проводят своими силами. Для этого должен быть разработан порядок проведения инвентаризации, который утверждается приказом об учетной политике предприятия (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Ряд предприятий привлекает для проведения инвентаризации сторонние организации. Этот вариант проведения инвентаризации должен быть прописан в приказе об учетной политике предприятия. С компанией, привлекаемой к проведению инвентаризации, заключается договор. Ее сотрудникам предоставляется вся документация, необходимая для проведения данного мероприятия. Итоги инвентаризации отражаются в учете в обычном порядке.

Инвентаризация расчетов по займам работникам

Организация может предоставить заем своим сотрудникам в денежной или натуральной форме (п. 1 ст. 807 ГК РФ). Как правило, заем предоставляют в денежной форме.

Инвентаризация расчетов с работниками не регламентирована законодательно, поэтому инвентаризацию обычно проводят один раз в год. Однако если проводить инвентаризацию ежеквартально, то это позволит избежать задолженности перед персоналом, а следовательно, рисков проверок трудовой инспекции, споров с работниками и даже убытков компании, когда подотчетное лицо не вернуло денежные средства.

Порядок инвентаризации расчетов с персоналом четко не определен, поэтому если имеются особенности расчетов с персоналом, то порядок инвентаризации лучше установить в локальном акте. Общий же порядок проведения инвентаризации установлен в приказе Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения,
перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них,
устанавливаются руководителем организации

Руководитель издает приказ о проведении инвентаризации

Руководитель назначает членов инвентаризационной комиссии

Анализ счетов по конкретным работникам

Анализ документов в отношении работников

Оформление акта по форме ИНВ-17 и занесение результатов в форму ИНВ-23

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

В отношении инвентаризации расчетов с работниками важно, что по задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. Резерв на предстоящую оплату предусмотренных законодательством очередных (ежегодных) и дополнительных отпусков работникам, отражаемый в годовом балансе, должен быть уточнен, исходя из количества дней неиспользованного отпуска, среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка) и обязательных отчислений в Фонд социального страхования Российской Федерации, Пенсионный фонд Российской Федерации, Государственный фонд занятости Российской Федерации и на медицинское страхование.

Соответственно, результаты инвентаризации оформляются актом.

Проведение инвентаризации

По общему правилу перед составлением итоговой бухгалтерской отчетности за год организация обязана провести инвентаризацию совокупных активов и обязательств (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н), в частности расчетов с дебиторами и кредиторами.

Об инвентаризации перед формированием итоговой отчетности читайте статью «Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью».

Кроме того, инвентаризация по решению руководителя может быть проведена и в иных случаях. Таким случаем, к примеру, может стать подготовка отчетности для потенциального инвестора либо совета директоров, на котором будут решаться стратегические вопросы развития фирмы.

При этом компании важно объективно представлять, на какие объемы задолженности к получению можно рассчитывать и в какой срок, а также каковы действительные объемы кредиторки предприятия перед контрагентами. Иными словами, требуется корректно провести инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами.

Инвентаризация расчетов заключается в сверке величин, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, оценке обоснованности их отражения, а также проверке задолженности на предмет просроченности.

Инвентаризация расчетов проводится в сроки, определенные во внутреннем документе (п. 2.1 Методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

Чтобы провести инвентаризацию расчетов, компания по общему правилу должна сформировать специальную инвентаризационную комиссию, функционирующую на постоянной основе (п. 2.2 Методических указаний). В такую комиссию могут входить сотрудники административных подразделений фирмы, бухгалтерии, а также иных департаментов (юридического, финансового и т.д.). По своему усмотрению компания вправе включить в состав комиссии сотрудников аудиторских структур (как внутренних, так и внешних).

Инвентаризация расчетов оформляется приказом руководителя (форма ИНВ-22), в котором, в частности, указываются основания для ее проведения, сроки, а также состав комиссии.

ВАЖНО! Если хотя бы один член комиссии не присутствует при непосредственном проведении инвентаризации, результаты такой проверки будут считаться недействительными (п. 2.3 Методических указаний).

После проведения сверки расчетов с дебиторами и кредиторами и выявления актуальных масштабов задолженности компания должна корректно оформить результаты инвентаризации расчетов. Для этого в приложениях к Методическим указаниям предусмотрены унифицированные формы первичных документов.

Одной из таких форм (приложение 16) является акт инвентаризации расчетов с поставщиками, покупателями и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17). Компании целесообразно оформить результаты проверки объемов задолженности именно этим актом.

Если инвентаризация расчетов проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты нужно отразить в бухгалтерской отчетности за год. Если же инвентаризация расчетов проводится по другим основаниям, то ее результаты подлежат отражению в учете и отчетности того месяца, в котором была она была завершена (п. 5.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 №49).

Процесс инвентаризации можно разделить на несколько этапов (схема 1).

—————————————————————————¬
¦ 1. Подготовительный этап ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦ 2. Инвентаризация ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦ 3. Оформление результатов инвентаризации ¦
L—————————————————————————

Схема 1 Подготовительный этап инвентаризации

Перед проведением предбалансовой инвентаризации следует выполнить несколько действий:

  • подготовить общий приказ о проведении инвентаризации;
  • собрать расписки от материально ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Такие требования содержатся в п. 2.4 Методических указаний.

Приказ о проведении инвентаризации составляется по форме N ИНВ-22, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. В нем следует указать причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, а также дату начала и окончания инвентаризации. Утвердить приказ должен руководитель организации. После этого он передается председателю инвентаризационной комиссии.

Приказ необходимо зарегистрировать в журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (п. 2.3 Методических указаний).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (например, экономисты, представители службы внутреннего аудита организации или сторонней организации, с которой заключен соответствующий договор).

Во время инвентаризации комиссия проверяет:

  • соответствие начисленных сумм заработной платы и других выплат положениям системы оплаты, локальным нормативным актам работодателя, данным о фактической выработке, фактически отработанном времени;
  • характер кредиторской и дебиторской задолженности в расчетах с работниками по заработной плате (нормальная или просроченная);
  • данные синтетического и аналитического учета.

Далее мы рассмотрим, какие нормативные и первичные документы, регистры бухгалтерского учета по заработной плате нужно посмотреть и как сверить их данные с суммами, отраженными на счетах бухгалтерского учета.

ПРИМЕР ИЗ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ

В суде рассматривалась достаточно банальная ситуация, когда денежные средства были взяты директором из кассы в качестве расчетов с подотчетными лицами и были использованы на личные нужды. При этом директор не отчитался об использовании денежных средств и не возвратил деньги в кассу. Судом было установлено, что директор должен вернуть ущерб компании в размере 336 414 руб. 37 коп.

Документы, в которых ведется расчет зарплаты

Сведения о фактических начислениях сотрудникам отражаются в лицевых счетах, расчетно-платежных ведомостях.

Лицевой счет – документ персонифицированного расчета зарплаты конкретному сотруднику. В лицевом счете на основании данных об отработанных им днях (часах), изготовленной продукции рассчитывается сумма выплат.

Расчетно-платежная и расчетная ведомости – документы, где сводятся воедино данные о заработной плате группы работников, например сотрудников одного подразделения.

Выплата зарплаты в бухгалтерском учете

Заработная плата состоит из следующих элементов (ч. 1 ст. 129 ТК РФ):

  • вознаграждение за труд;
  • компенсационные выплаты;
  • стимулирующие выплаты.

Сведения о выплате зарплаты содержатся:

  • в расчетно-платежной или платежной ведомости. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Об этом говорится в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1;
  • расходных кассовых ордерах. Их оформляют при выплате, например, депонированной зарплаты.

Напомним, что зарплата является объектом обложения НДФЛ, поэтому ее выплачивают за вычетом этого налога. Кроме того, из зарплаты могут удерживаться различные суммы. В частности, алименты. Основанием для удержания алиментов на детей является исполнительный лист или нотариально заверенное соглашение между родителями.

Положения и нормы системы оплаты труда содержатся в трудовых и коллективных договорах. Отдельные начисления могут быть назначены вне системы оплаты труда на основании приказов работодателя. Сведения о фактически отработанном времени имеются в табеле учета рабочего времени, о не отработанном, но оплачиваемом времени – в больничных листах и т.д.

Трудовой договор. Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными условиями трудового договора (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Положения, коллективный договор. Зачастую в трудовом договоре делается ссылка на локальные нормативные акты организации, в которых подробно прописаны условия начисления составных частей зарплаты. Сделать так позволяет ст. 135 ТК РФ. В ней сказано, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Как правило, порядок оплаты труда определяется в положении об оплате труда. В нем также могут быть прописаны условия назначения премий. В то же время некоторые компании оформляют отдельное положение о премировании.

Таким образом, помимо трудового договора, могут быть и другие документы, в которых указан порядок оплаты труда конкретного работника.

Приказы могут содержать специфические нормы по оплате труда, а также устанавливать конкретные размеры надбавок и доплат за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных. Например, приказы о привлечении к сверхурочной работе, работе в выходные дни, о совмещении профессий и т.д.

В ходе инвентаризации информация из приказов сопоставляется с расчетными и платежными документами.

Табели учета рабочего времени дают представление о фактическом использовании работником рабочего времени. В них указываются, например, дни командировки, болезни, часы, отработанные в ночное время, и т.д.

Примечание. Рассказывают читатели журнала “Зарплата”

“В нашей компании при инвентаризации однажды выяснилось, что в бухгалтерской программе указана сумма оклада работнику больше, чем нужно. В результате после инвентаризации нам пришлось принимать меры по возврату излишне выплаченных сумм”, – рассказывает Ольга Сергеевна Савичева, бухгалтер расчетной части ЗАО “Промстройреконструкция”.

Наряды или другие документы на выполненные в течение месяца работы в соответствии с утвержденными нормами выработки и расценками применяются при сдельной форме оплаты труда.

При инвентаризации показатели первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сверяют с суммами, отраженными на бухгалтерских счетах.

В бухгалтерском учете начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (08, 20, 25 и т.д.).

В ходе инвентаризации обороты по кредиту счета 70 сравнивают с суммой начислений по расчетным и расчетно-платежным ведомостям.

Выплату зарплаты в бухгалтерском учете отражают по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и дебету счетов учета денежных средств (50, 51). Остаток невыплаченных сумм отражают на отдельном субсчете счета 70.

Отпускные – это гарантированная трудовым законодательством выплата работнику за время ежегодного оплачиваемого отпуска, когда он не выполняет свою трудовую функцию (не трудится) и, соответственно, не получает заработную плату.

Согласно ст. 114 Трудового кодекса отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка. Порядок его расчета установлен:

  • в ст. 139 Трудового кодекса;
  • Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение).

Отпуск работника оформляется приказом по форме N Т-6. В нем указывается, в частности, количество дней отпуска. Расчет отпускных приводится в записке-расчете по форме N Т-60. Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Итоговые суммы отпускных смотрят в расчетно-платежных или платежных ведомостях, расходных кассовых ордерах.

Начисление отпускных отражается по кредиту счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и других источников (20, 25 и т.д.). Выплату отпускных отражают по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и дебету счетов учета денежных средств (50, 51).

Как и зарплата, отпускные являются объектом обложения НДФЛ, из них могут быть удержаны, например, алименты. Поэтому отпускные выплачиваются за вычетом этих сумм.

В 2011 г. изменился порядок расчета пособий. Об этом было много сказано на страницах журнала “Зарплата”, поэтому напомним только основные моменты.

Расчетный период. Суммы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком определяют исходя из заработка работника за два календарных года перед годом наступления страхового случая, в том числе за время работы у другого работодателя (других работодателей). В 2011 г. это 2009 и 2010 гг.

Предельная сумма заработка. Заработок, исходя из которого в 2011 г. определяется размер пособия, рассчитывается за каждый календарный год расчетного периода. При этом его сумма не может превысить предельную величину базы для начисления страховых взносов, которая была установлена на 2010 г. (415 000 руб.).

Оплата пособия. В 2011 г. первые три дня временной нетрудоспособности оплачиваются за счет средств работодателя, остальные дни болезни – за счет средств ФСС РФ.

Особые правила расчета пособий предусмотрены для совместителей и работников, у которых в расчетном периоде был отпуск по беременности и родам или отпуск по уходу за ребенком. Кроме того, работники, у которых в 2011 г. возникло право на получение пособия по беременности и родам и ежемесячного пособия по уходу за ребенком, могут выбрать правила их расчета – действовавшие до 1 января 2011 г. или новые.

С какими счетами сверить

—————————————————————————¬
¦Шаг 1. Определяем расчетный период ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦Шаг 2. Определяем сумму учитываемых выплат, начисленных работнику в ¦
¦течение расчетного периода ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦Шаг 3. Определяем количество учитываемых календарных дней расчетного ¦
¦периода ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦Шаг 4. Рассчитываем средний дневной заработок: делим показатель шага 2 ¦
¦на показатель шага 3 ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦Шаг 5. Определяем количество дней отпуска, за которые сохраняется средний¦
¦заработок ¦
L————————————T————————————-
¦/
————————————- ————————————¬
¦Шаг 6. Количество дней отпуска умножаем на средний дневной заработок ¦
L—————————————————————————

Схема 2

Подробнее о расчете отпускных читайте в Приложении к журналу “Зарплата”, которое вы получили вместе с N 5 журнала за 2011 г.

Основные ошибки, совершаемые при расчете отпускных, связаны с определением суммы учитываемых выплат и количества учитываемых календарных дней.

Выплаты. При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от их источников. Об этом говорится в п. 2 Положения.

Выплаты, которые можно учесть при расчете среднего заработка, поименованы в п. 2 Положения и соответствуют понятию “оплата труда”. К ним относятся заработная плата, надбавки и доплаты, выплаты, связанные с условиями труда, премии, предусмотренные системой оплаты труда.

Примечание. Не забывайте о разовых премиях

Нередко при расчете отпускных бухгалтеры забывают учесть разовые премии, установленные системой оплаты труда. К ним, в частности, могут быть отнесены юбилейные премии.

Если такие выплаты указаны, например, в положении о премировании или положении об оплате труда и на него есть ссылка в трудовом договоре, то такая выплата считается установленной в рамках системы оплаты труда, и ее следует учесть при расчете отпускных.

В соответствии с п. 3 Положения для целей расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера, иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.

На основании п. 5 Положения не учитываются выплаты, начисленные за время, которое исключается при исчислении среднего заработка. К таким начислениям можно отнести:

  • пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам;
  • средний заработок, сохраняемый за работником в период командировки, во время отпуска и в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством.

Учитываемые дни в не полностью отработанном месяце. Существует определенный алгоритм расчета календарных дней в месяце, в котором работник болел, был в командировке и т.д. В результате месяц оказался отработанным не в полном объеме.

————-¬ ——————————¬ ———————¬
¦ Количество ¦ ¦ ¦ ¦ Количество ¦
¦ календарных¦ ¦ 29,4 ¦ ¦ календарных дней, ¦
¦дней в одном¦ = ¦—————————-¦ x ¦ приходящихся на ¦
¦ неполном ¦ ¦Общее количество календарных¦ ¦ отработанное время¦
¦ месяце ¦ ¦ дней неполного месяца ¦ ¦ в неполном месяце ¦
L————- L—————————— L———————

Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в неполном месяце, – это разница между общим количеством календарных дней в месяце и количеством календарных дней, исключаемых при расчете отпускных.

Что важно помнить: отрезок исключаемого (неотработанного) времени ограничен. Его начало и конец строго зафиксированы в документах (больничный лист, приказ, объяснительная и т.п.). На основании этих документов исключаемый период отражается в табеле учета рабочего времени.

Пособие по временной нетрудоспособности. Для назначения и выплаты пособия необходимы следующие документы:

  • листок нетрудоспособности;
  • справки о сумме заработка, из которого должно быть исчислено пособие, с мест работы у других страхователей;
  • документы, подтверждающие страховой стаж (как правило, это трудовая книжка);
  • расчет пособия по временной нетрудоспособности, который производится на отдельном листке и прикладывается к больничному листу.

Об этом говорится:

  • в ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ “Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством”;
  • п. 67 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н (далее – Порядок выдачи больничных листов).

Пособие по беременности и родам. Для его назначения необходимы документы:

  • листок нетрудоспособности;
  • заявление работницы о выплате пособия. В нем может быть указан выбор порядка расчета пособия;
  • расчет пособия по беременности и родам, который производится на отдельном листке и прикладывается к больничному листу.

Об этом говорится:

  • в ч. 5 ст. 13 названного выше Закона N 255-ФЗ;
  • п. 5 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н (далее – Порядок выплаты “детских” пособий);
  • п. 67 Порядка выдачи больничных листов.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком. Документы, необходимые для его назначения в различных ситуациях, перечислены в п. 54 Порядка выплаты “детских” пособий. В большинстве случаев необходимы документы:

  • заявление о назначении пособия;
  • копия свидетельства о рождении (усыновлении) ребенка;
  • копия свидетельства о рождении предыдущего ребенка (детей) либо документ об усыновлении предыдущего ребенка (детей);
  • справка с места работы отца ребенка о том, что он не использует указанный отпуск и не получает пособия.

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности. Для его назначения необходимы:

  • справка из женской консультации либо другой медицинской организации, поставившей женщину на учет в ранние сроки беременности;
  • листок нетрудоспособности с галкой в ячейке “да __” в строке “Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)”.

Это следует:

  • из п. 22 Порядка выплаты “детских” пособий;
  • п. 58 Порядка выдачи больничных листов.

Начисление пособий отражается по кредиту счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и дебету счетов:

  • учета затрат (20, 25 и т.д.) – при начислении пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью или травмой непроизводственного характера за счет средств работодателя;
  • 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению” – при начислении пособия по временной нетрудоспособности, начиная с четвертого дня болезни, и других пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС РФ.

Выплату пособий отражают по дебету счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” и дебету счетов учета денежных средств (50, 51).

Деньги под отчет выдают в разных ситуациях, например для покупки канцелярских товаров, перед направлением в командировку.

В большинстве случаев деньги под отчет выдают наличными по расходному кассовому ордеру или перечисляют на карточку работника. Рассмотрим, какие еще документы следует проверить в ходе инвентаризации расчетов с подотчетниками. Вначале рассмотрим самый распространенный вариант – деньги под отчет выдаются не в связи с командировкой.

Деньги выдавались на покупку материальных ценностей. Вам следует установить, есть ли следующие документы:

  • список подотчетных лиц, которым могут быть выданы подотчетные суммы;
  • список лиц руководящего состава, уполномоченных поручать подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм;
  • авансовые отчеты с приложенными документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки).

Командировка. В этом случае следует проверить наличие:

  • служебного задания;
  • приказа о направлении в командировку;
  • командировочного удостоверения;
  • авансового отчета с приложенными к нему документами, которые подтверждают расходование средств и приобретение ценностей (в частности, товарные и кассовые чеки, проездные билеты, счета за проживание в гостинице).

Представительские расходы. Как и в предыдущих случаях, подотчетное лицо представляет авансовый отчет и прилагает к нему оправдательные документы. В их числе чеки, квитанции к расходным кассовым ордерам и прочие платежные документы.

Возмещение перерасхода. Если работник потратил денег больше, чем получил под отчет (об этом свидетельствует авансовый отчет), то при наличии оправдательных документов руководитель принимает решение о возмещении перерасхода. Выдача денег оформляется расходным кассовым ордером, или средства перечисляются на карточку работника.

Информацию о расчетах с подотчетными лицами обобщает синтетический счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. По дебету счета отражают выдачу работнику денежных средств (к примеру, Дебет 71 Кредит 50), по кредиту – погашение его задолженности и оприходование ценностей или учет расходов.

Годовая инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда

Вопрос: В бюджетной организации зарплата перечисляется на карточки работников. Нужно ли в этом случае проводить годовую инвентаризацию расчетов с работниками?

Ответ: Бюджетная организация обязана проводить годовую инвентаризацию расчетов с работниками по зарплате, в том числе перечисляемой на карточки.

Обоснование: Действующие НПА устанавливают обязанность организаций проводить инвентаризацию в части обязательств не реже 1 раза в год перед составлением годовой отчетности. При этом они не содержат ссылок на условия, при которых инвентаризация не проводится <1>.

Перед инвентаризацией издается приказ, в котором определяются состав комиссии, объекты и сроки инвентаризации <2>.

Инвентаризация расчетов с работниками по оплате труда — это проверка обоснованности сумм задолженности по расчетам с работниками, которые числятся на счетах бухучета, правильности расчетов и наличия документов, подтверждающих основание для начисления. Данная проверка в бюджетной организации осуществляется в разрезе источников финансирования. В ходе инвентаризации также проверяется соответствие начисленных сумм зарплаты и других выплат положениям системы оплаты труда, ЛНПА организации и данным о фактически отработанном времени. Выявляются депонентские задолженности, по которым истекли сроки исковой давности. Производится сверка зачислений на карточки с суммами, причитающимися к перечислению согласно расчету <3>.

По итогам инвентаризации оформляется соответствующий акт и справка к нему <4>.

Таким образом, проведение инвентаризации обязательств в части расчетов с работниками является обязательным перед составлением годовой отчетности.

Инвентаризация подотчетных сумм

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *