Инвентаризация финансовых обязательств

Инвентаризация расчетов

При проведении проверки достоверности отраженной в бухучете информации о расчетах с кредиторами детальной сверке подлежат следующие расчеты:

  • С поставщиками и покупателями (по полученным авансам) Счета 60,62;
  • По банковским кредитам и займам. Счета 66,67;
  • Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондам (в т.ч. по страховым взносам). Счета 68,69;
  • Расчеты с сотрудниками и подотчетными лицами по выплатам и начислениям. Счета 70, 71, 73;
  • Прочими кредиторами. Счет 76.

Самым простым (в методологическом, но не техническом плане) инструментом проверки актуальности и достоверности данных о долгах компании за отгруженные ей товары и предоставленные услуги является составление и подписание актов сверки с каждым контрагентом. В Методологических Указаниях предлагается образец такого акта, но он не является нормативным и может составляться предприятием в произвольной форме.

Проводя инвентаризацию расчетов на крупном предприятии имеет смысл определить нижнюю границу инвентаризируемых задолженностей и указать ее в приказе об инвентаризации. Такой подход значительно снизит объем выполняемой работы. При этом качество проведенной инвентаризации практически не пострадает — “правило Парето” никто не отменял.

Результаты проведенной инвентаризации фиксируются в нормативных регистрах. Сначала итоги сверок с каждым кредитором заносятся в справку, которая является приложением к акту по форме ИНВ-17 (Приложение У). В этой справке указываются:

  • Реквизиты каждого кредитора организации;
  • Причина и период возникновения задолженности;
  • Сумма задолженности.

На основании такой справки, составляется инвентаризационный акт по поставщикам и прочим кредиторам по форме ИНВ-17.

Результатом инвентаризации нередко становится списание кредиторской задолженности. Такие списания (точнее, их правомочность) становятся объектами обязательной проверки в ходе последующих инвентаризаций. Это особенно важно на крупных многопрофильных предприятиях, для которых неотфактурованные поступления сырья и материалов являются едва ли не повседневным делом.

Расчеты по кредитам

Инвентаризация расчетов по займам и кредитам включает в себя проверку всех источников заемных средств в разрезе каждого кредитора и каждого договора. Очень важным является правильное разделение (и, соответственно, правильное отражение в регистрах учета) краткосрочных (срок погашения до календарного года) и долгосрочных (срок погашения более года) кредитов и займов.

Также кредиты и займы должны быть ранжированы по степени обеспечения и его виду. Желательно чтобы учетные регистры кредитов, в обеспечение которых передавалось в залог имущество предприятия, содержали информацию о таком имуществе.

Учет задолженности по эмитированным облигациям должен вестись отдельно в разрезе кредиторов, в списке которых должны разделяться физические и юридические лица.

Займы и кредиты, по которым были нарушены сроки погашения, отражаются в инвентаризационной ведомости отдельно.

Кроме этого процедура инвентаризации предусматривает детальную проверку своевременности и правильности начисления и выплаты процентов.

Расчеты с персоналом

Инвентаризация расчетов по заработной плате проводится в разрезе начислений и выплат. Как, правило, эти расчеты инвентаризируются параллельно с вышеупомянутой инвентаризацией расчетов по налогам и взносам во внебюджетные фонды. Сверка проводится по каждому сотруднику.

Суммы, выданные в подотчёт, инвентаризируются по каждому отдельному подотчетному и лицу и каждой отдельной сумма, полученной такими лицами. В ходе такой инвентаризации проверяется не только правильность выплат и своевременность предоставления отчетов по использованию подотчетных средств. При сверке также проверяется правомочность использования сумм, источники финансирования и целевое назначение использованных средств.

По результатам всех перечисленных инвентаризаций составляются акты и ведомости. При необходимости, как в случае инвентаризации кредиторской задолженности, составляются карточки по каждому инвентаризируемому объекту.

Все эти документы оформляются согласно стандартам и подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Внутрихозяйственные расходы

На малых и средних предприятиях счет бухгалтерского учета №79 особой “популярностью” не пользуется и внутрихозяйственные расходы на таких предприятиях не инвентаризируются из-за отсутствия таковых.

Но на крупных многопрофильных предприятиях (холдингах, корпорациях) этот вид расчетов требует пристального внимания.

В ходе инвентаризации внутрихозяйственных расчетов проверяются следующие операции:

  • Расчеты по выделенному имуществу;
  • Расчеты по взаимному отпуску материальных ценностей;
  • Расчеты по продаже продукции, работ, услуг,
  • Расчеты по передаче расходов по обще управленческой деятельности, по оплате труда работникам подразделений и т.п.

Это обобщенный перечень. На каждом предприятии он может претерпевать существенные изменения т.к. перечень внутрихозяйственных операций очень вариативен и устанавливается согласно структуре и внутренней учетной политике предприятия.

В рамках данной инвентаризации каждое подразделение должно рассматриваться как отдельное предприятие. Результаты должны быть оформлены так же, как оформляются результаты инвентаризации по расчетам с кредиторами, описанные выше.

Порядок проведения инвентаризации

Согласно нормам, изложенным в п. 7 Инструкции N 148н <2>, инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением (органом казначейства, финансовым органом) в соответствии с нормативными правовыми актами Минфина. Данный порядок регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее — Методические указания по инвентаризации).

<2> Приказ Минфина России от 30.12.2008 N 148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Условно его можно разбить на три этапа, в каждом из которых должны выполняться определенные действия.

Организационный:

  • издание приказа о проведении инвентаризации, в котором указываются состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации и виды инвентаризируемого имущества и обязательств;
  • разработка и утверждение плана проведения инвентаризации;
  • получение расписок от материально ответственных лиц;
  • определение остатков имущества и обязательств по данным бюджетного учета.

Основной:

  • выявление, взвешивание, обмеривание, подсчет и проверка фактического наличия имущества и обязательств;
  • оформление (заполнение) инвентаризационных описей (сличительных ведомостей, актов).

Заключительный:

  • сопоставление данных инвентаризации с данными бюджетного учета;
  • выявление расхождений, определение причин отклонений текущих оценок от учетных;
  • оформление ведомости расхождений по результатам инвентаризации;
  • подготовка предложений по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации;
  • составление акта о результатах инвентаризации;
  • издание руководителем бюджетного учреждения приказа об утверждении результатов инвентаризации и о привлечении к ответственности виновных должностных лиц;
  • внесение бухгалтерских записей в регистры учета по результатам инвентаризации.

Организационные мероприятия при проведении инвентаризации

В соответствии с п. 2.2 Методических указаний по инвентаризации для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В целях единовременного ее проведения при большом объеме работ в отдельных структурных подразделениях могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. Они подчиняются председателю инвентаризационной комиссии, который осуществляет контроль за их деятельностью.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, сроки проверки и т.п.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение обязательно. Также руководитель утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Данные по ее составу в обязательном порядке должны быть доведены под расписку до председателя инвентаризационной комиссии и ее членов, зарегистрированы в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который должен вести председатель инвентаризационной комиссии. При этом следует помнить, что в состав инвентаризационной комиссии не может быть включено материально ответственное лицо.

Внимание! Если во время проведения инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии, о чем документально зафиксировано, то результаты ее проведения могут быть признаны недействительными (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации). Кроме того, инвентаризация не может быть осуществлена, если отсутствуют материально ответственные лица — их присутствие при ее проведении обязательно (п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

В соответствии с п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссией должны быть получены последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Право визировать все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «______» (дата)» принадлежит председателю инвентаризационной комиссии.

В обязанности материально ответственных лиц входит представление расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, получившие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

Согласно п. 2.12 Методических указаний по инвентаризации инвентаризация имущества может проводиться в течение нескольких дней. В данном случае инвентаризационная комиссия обязана:

  • по окончании рабочего дня опечатать помещения, где хранятся материальные ценности;
  • хранить описи в опечатанном ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Внимание! Проведение инвентаризации не может носить формальный характер, в противном случае нельзя с уверенностью утверждать, что данные бухгалтерского учета достоверны. Для организации такие действия влекут наложение штрафных санкций как на нее, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

Инвентаризация кассы учреждения

Инвентаризация кассы организации должна проводиться в соответствии с п. п. 3.39 — 3.43 Методических указаний по инвентаризации, а также Порядком ведения кассовых операций <3>. Причем следует заметить, что инвентаризировать кассу комиссия должна в первую очередь. Здесь главное — фактор внезапности, поскольку есть вероятность не получить объективные данные, если кассир заранее информирован о предстоящей проверке.

<3> Утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40.

Комиссии следует обратить внимание на наличие договора о материальной ответственности кассира, а также на акты приема-передачи кассы.

Что может быть не учтено? Кроме пересчета наличных денежных средств в кассе, комиссия должна снять показания счетчиков ККМ. Сумма выручки в кассе должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты с итоговым чеком ККТ на проверяемую дату. Кроме того, следует проверить, обеспечена ли сохранность денежных средств в кассе учреждения, выполняются ли правила хранения ключей от сейфов (несгораемых шкафов), соблюдается ли лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Наличие в кассе бланков строгой отчетности нужно проверять по их видам и одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.

При проверке фактического наличия ценных бумаг комиссия должна установить:

  • правильность оформления ценных бумаг;
  • реальность стоимости учтенных на балансе ценных бумаг;
  • сохранность ценных бумаг (путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета);
  • своевременность и полноту отражения в бюджетном учете полученных по ценным бумагам доходов.

Ценные бумаги должны быть проверены по каждому эмитенту с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков погашения и общей суммы. Реквизиты каждой ценной бумаги должны быть сопоставлены с данными описей (реестров, книг), хранящихся в финансовой службе бюджетной организации.

Инвентаризация имущества учреждения

Инвентаризацию имущества следует начать с инвентаризации основных средств, которая проводится один раз в три года (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации). В отношении библиотечных фондов, входящих в состав основных средств, следует учитывать рекомендации, изложенные в Письме Минфина России от 04.11.1998 N 16-00-16-198. В нем, в частности, сказано, что государственными и муниципальными библиотеками сроки и виды проведения инвентаризации библиотечных фондов, ценность фондов должны определяться по согласованию с учредителем и предусматриваться учетной политикой.

Минфин поддержал предложение Минкультуры о проведении инвентаризации библиотечных фондов в следующие сроки:

  • наиболее ценных фондов, хранящихся в сейфах, — ежегодно;
  • редчайших фондов — один раз в 3 года;
  • ценных фондов — один раз в 5 лет;
  • фондов библиотек до 100 тыс. учетных единиц — один раз в 5 лет;
  • фондов библиотек от 100 тыс. до 200 тыс. учетных единиц — один раз в 7 лет;
  • фондов библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц — один раз в 10 лет;
  • фондов библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Проверяя наличие основных средств, комиссия обязана осмотреть объекты и указать в описи их назначение, инвентарные номера и основные технические характеристики. При этом инвентаризации подлежат все основные средства бюджетного учреждения, в том числе числящиеся на забалансовых счетах.

Основные средства должны заноситься в описи по наименованиям в соответствии с их прямым назначением. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию, вследствие чего изменилось его основное назначение, он отражается в описи под наименованием, соответствующим новому назначению.

Оборудование и транспортные средства следует заносить в описи по отдельности с указанием заводского номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Зачастую технические паспорта ОС находятся в ненадлежащем виде либо отсутствуют в учреждении. При этом возможна ситуация, когда комплексу объектов основных средств присвоен один инвентарный номер, но на одном из этих объектов номер отсутствует. В этом случае доказать отсутствие излишков и принадлежность составной части к комплексу поможет технический паспорт основного средства.

Однотипные объекты основных средств одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из подразделений бюджетной организации и учитываемые в инвентарной карточке группового учета основных средств, в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях) должны приводиться также группами по наименованиям с указанием количества (п. 3.4 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации объектов основных средств, относящихся к недвижимому имуществу, и непроизведенных активов должно проверяться также наличие документов на право использования организацией этих объектов (п. 3.2 Методических указаний по инвентаризации).

Если выявлены объекты, не принятые на учет, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учета указаны неправильные характеристики, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели. Следует также обратить внимание на оценку помещений и отражение ее данных в бухгалтерском учете.

Заметьте, выявленные при инвентаризации неучтенные объекты (излишки) должны оцениваться по рыночной стоимости с учетом износа, который определяется по действительному техническому состоянию объекта. Сведения об оценке и износе должны оформляться соответствующим актом (п. 3.3 Методических указаний по инвентаризации). Сведения о рыночных ценах могут быть предоставлены как органами статистики соответствующего субъекта, так и органами исполнительной власти.

На основные средства, непригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия должна составлять отдельную опись. В ней указываются время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порча, полный износ и т.д.) (п. 3.6 Методических указаний по инвентаризации).

В отдельной описи комиссии следует отразить основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. В ней дается ссылка на документы, по которым эти объекты приняты к бюджетному учету (п. 3.7 Методических указаний по инвентаризации).

При инвентаризации нематериальных активов проверяются:

  • наличие нематериальных активов и документов, подтверждающих право учреждения на их использование (патенты, свидетельства, другие охранные документы, договоры уступки (приобретения) прав на объект);
  • правильность и своевременность отражения нематериальных активов в бюджетном учете (п. 3.8 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация материальных запасов должна производиться по каждому материально ответственному лицу и местам хранения. В случае хранения материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризацию следует проводить последовательно по каждому месту хранения.

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) должна пересчитать, перевесить или перемерить имеющиеся в помещении материальные ценности. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия (п. 3.17 Методических указаний по инвентаризации).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации).

Результаты инвентаризации замера горючего в баках машин (агрегатов), резервуарах и другой таре отражаются в ведомости замера горючего в баках машин или ведомости измерений количества горючего и смазочных материалов при снятии остатков, данные о которых заносятся в инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Все материальные запасы (материалы, ГСМ, запасные части, спецодежда и другой мягкий инвентарь) заносятся в описи по каждому наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т.д.) (п. 3.15 Методических указаний по инвентаризации). Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Данные по таре должны заноситься в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по видам, целевому назначению и качественному состоянию. На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи (п. 3.26 Методических указаний по инвентаризации).

Если материальные запасы поступили во время проведения инвентаризации, они заносятся в отдельную инвентаризационную опись. В ней должны быть указаны дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование материальных запасов, количество, цена и сумма. На приходном документе за подписью руководителя ревизионной комиссии (или по его поручению члена комиссии) должна быть сделана отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату инвентаризационной описи (сличительной ведомости), в которую записаны эти ценности (п. 3.18 Методических указаний по инвентаризации).

Инвентаризация расчетных обязательств

При инвентаризации расчетов по обязательствам проверяются обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бюджетного учета учреждения, и состояние дебиторской и кредиторской задолженности. Проверке подлежат все расчеты учреждения с бюджетами РФ, поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, депонентами, другими дебиторами и кредиторами.

Проверяются следующие счета аналитического учета счетов:

  • 0 205 00 000 «Расчеты по доходам»;
  • 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам»;
  • 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • 0 209 00 000 «Расчеты по недостачам»;
  • 0 210 00 000 «Расчеты с прочими дебиторами»;
  • 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам» (учет с поставщиками и подрядчиками);
  • 0 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты»;
  • 0 304 00 000 «Прочие расчеты с кредиторами».

Ревизионная комиссия должна произвести документальную проверку состояния и обоснованности числящихся на счетах сумм, установить причины возникновения задолженности и определить возможности ее уменьшения или ликвидации.

При проверке задолженности перед штатным персоналом выявляются суммы кредиторской задолженности по заработной плате, подлежащие зачислению на счет депонентов, а также суммы и причины переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Методических указаний по инвентаризации).

Ревизионная группа путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации).

Оформление результатов инвентаризации. В соответствии с Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета» результаты инвентаризации должны быть оформлены следующими документами:

  • актом инвентаризации ценных бумаг (ф. 0504081);
  • актом инвентаризации остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);
  • актом инвентаризации задолженности по бюджетным ссудам (кредитам) (ф. 0504083);
  • актом инвентаризации (сличительной ведомостью) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
  • актом инвентаризации (сличительной ведомостью) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);
  • актом инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0504088);
  • актом инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);
  • актом инвентаризации расчетов по доходам (ф. 0504091).

Если выявлена недостача

Порядок списания выявленных в результате инвентаризации недостач подробно изложен в п. п. 5.1 — 5.3 Методических указаний по инвентаризации. Нормы данных пунктов предусматривают следующую последовательность:

  1. Определяется убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке (Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 814 «О порядке утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов»). Она списывается по распоряжению руководителя на уменьшение финансирования у бюджетного учреждения. Нормы убыли могут применяться лишь в случае выявления фактических недостач и только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
  2. В случае если при инвентаризации выявлена пересортица, до списания в пределах норм естественной убыли производится зачет недостач ценностей излишками по пересортице.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации).

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

  1. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также их порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на уменьшение финансирования у бюджетной организации.

Информация о недостаче и порче имущества должна быть отражена на счете 209 00 000 «Расчеты по недостачам» (п. 170 Инструкции N 148н).

Недостача имущества в пределах норм естественной убыли оформляется бухгалтерской записью (п. 62 Инструкции N 148н):

Дебет счетов 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов», 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит счета 1 (2) 105 00 440 «Уменьшение стоимости материальных запасов».

На суммы недостач и хищений, отнесенных на виновных лиц, оформленные в установленном порядке, материалы должны быть переданы для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в соответствии с законодательством РФ. При этом виновники обязаны предоставить инвентаризационной комиссии подробные объяснения как о недостаче, так и об излишках и пересортице.

При определении суммы недостачи или ущерба также следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день их обнаружения. Недостача за счет виновных лиц отражается проводкой (п. 172 Инструкции N 148н):

Дебет счета 1 (2) 209 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам»

Кредит счета 1 (2) 401 01 172 «Доходы от реализации с активами».

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, убытки от недостачи и порчи имущества в целях бухгалтерского учета должны быть списаны бухгалтерской записью (п. 172 Инструкции N 148н):

Дебет счета 1 (2) 401 01 172 «Доходы от реализации с активами»

Кредит счета 1 (2) 209 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам».

О.Заболонкова

Редактор журнала

«Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение»

>Материалы журнала «Консультант Свердловская область»

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств и оформление результатов в бухгалтерском учете государственных и муниципальных учреждений

07 ноября

Позднякова В. С., аттестованный преподаватель-консультант по бюджетному учету и отчетности государственных и муниципальных учреждений

В соответствии со статьей 12 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» порядок проведения инвентаризации определяется руководителем учреждения, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно, в том числе перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 12 Закона № 129-ФЗ).

Проведение инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности регламентировано также Инструкциями о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной бухгалтерской отчетности для бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н, для казенных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 28.12.2010 № 191н.

Инструкцией по бухгалтерскому учету № 157н установлены требования проведения учреждением инвентаризации имущества, финансовых активов и обязательств в соответствии с нормативным правовым актом Министерства финансов РФ, которым является приказ Минфина РФ от 13.06.1995 (ред. от 08.11.2010) № 49, утвердивший Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Данный порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен для всех организаций, в том числе для всех типов государственных (муниципальных) учреждений.

Инвентаризация нефинансовых активов проводится в следующих целях:

— проверки фактического наличия имущества, закрепленного учредителем на праве оперативного управления (балансовый счет 101 00, забалансовый счет 21), находящегося на праве пользования (забалансовый счет 01), а также выявление неучтенного имущества;

— сопоставления фактически полученных данных наличия имущества с данными бухгалтерского учета (процедура выявления излишков и недостач);

— проверки полноты отражения в бухгалтерском учете имущества на основе наличия подтверждающих документов;

— проверки соблюдения правил содержания, эксплуатации, движения и хранения материальных ценностей.

Инвентаризации подлежат все виды имущества, в том числе не принадлежащие учреждению, по каждому материально-ответственному лицу независимо от его местонахождения.

В соответствии с требованиями Методических указаний для проведения инвентаризации создается постоянно действующая и рабочие инвентаризационные комиссии, персональный состав, функции и полномочия, которых утверждает руководитель учреждения.

В функции постоянно действующей инвентаризационной комиссии могут включаться: подготовка предложений по составу рабочих инвентаризационных комиссий; организация инвентаризаций и ознакомление с правилами проведения инвентаризации членов рабочих комиссий; рассмотрение и утверждение регламента и методики инвентаризации отдельных видов активов учреждения; утверждение результатов инвентаризаций и принятие решений по регулированию выявленных излишков и недостач имущества.

В функции рабочих комиссий могут включаться: проведение инвентаризации в местах хранения и использования имущества; определение результатов инвентаризации и вынесение их на рассмотрение и утверждение постоянно действующей комиссии; разработка предложений по списанию недостач, в том числе в пределах норм естественной убыли; вынесение на рассмотрение постоянно действующей комиссии предложений по порядку приема, хранения и отпуска материальных ценностей, а также учета и контроля за их сохранностью и реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей учреждения.

В процессе проведения инвентаризации активов и обязательств учреждения формируются регистры бухгалтерского учета в соответствии с приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (с 0504081 по 0504089, 0504091, 0504092, 0504835).

При этом необходимо обратить внимание, что согласно данных Рекомендаций в процессе инвентаризации основных средств, материальных запасов и финансовых активов (денежных средств и денежных документов), бланков строгой отчетности составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф.0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи и излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Данная ведомость является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Унифицированные формы инвентаризационных описей содержат общие показатели. Если учреждение в процессе инвентаризации ставит перед собой цель не только провести проверку фактического наличия имущества, а также проверить документацию и получить иные сведения об объекте учета, Рекомендации допускают возможность внесение в регистры бухгалтерского учета дополнительных реквизитов и показателей при условии наличия обязательных реквизитов, определенных Инструкцией по бухгалтерскому учету № 157н. Удаление отдельных реквизитов из регистров бухгалтерского учета не допускается. Форматы регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены.

При этом необходимо иметь в виду, что постановлением Госкомстата предусмотрено не только составление инвентаризационных описей, отражающих фактическое наличие имущества и данные бухгалтерского учета, но и сличительных ведомостей, отражающих суммы отклонений в виде излишек и недостач.

Следовательно, если вышестоящий орган (ГРСБ) принимает решение об оформлении результатов инвентаризации с использованием унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, тогда вместо одной формы, например, Инвентаризационной описи (сличительной описи) по объектам нефинансовых активов (ф.0504087), необходимо оформить два документа:

— ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»;

— ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств»

Оформление одной инвентаризационной описи является грубым нарушением правил проведения инвентаризации, так как в сличительной ведомости отражаются отклонения (излишки и недостачи), выявленные при инвентаризации.

В унифицированной форме Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), утвержденной приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н объединяются показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Необходимо помнить, что формы регистров бухгалтерского учета, учитывающие специфику деятельности учреждений, а также правила их ведения утверждаются органом, осуществляющим полномочия учредителя (ГРСБ).

Процедура проведения инвентаризации нефинансовых и финансовых активов, обязательств учреждения включает четыре этапа:

1 этап – подготовительные мероприятия:

— издание приказа руководителя учреждения о проведении инвентаризации с указанием сроков, причины инвентаризации (в том числе перед составлением годовой отчетности), состава инвентаризационной комиссии, мер ответственности комиссии за нарушение порядка проведения инвентаризации;

— получение отчетов, приходных и расходных документов, связанных с движением материальных ценностей и денежных средств (денежных документов), поступивших для учета в период до начала проведения инвентаризации, а также документы от материально-ответственных лиц;

— документальное определение остатков имущества и обязательств по учетным данным; проверка комиссией весов и мерной тары; комиссионное проведение опломбировки помещений, в которых находятся материальные запасы.

До начала проверки фактического наличия имущества в комиссию передаются приходные и расходные документы, поступившие на учет между датой, по состоянию проведения инвентаризации и, датой начала ее проведения, а также отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Данные документы визирует председатель комиссии, с указанием даты до инвентаризации. На основании этих документов бухгалтерия обязана определить остатки имущества по данным учета. С начала инвентаризации прекращаются все хозяйственные операции.

Материально-ответственные лица дают расписки о сдаче в бухгалтерию или комиссии всех расходных и приходных документов на имущество до начала инвентаризации и ценности, находящиеся под их ответственностью оприходованы, а выбывшие списаны на расход. Расписки дают также подотчетные лица.

2 этап – вещественная проверка:

— выявление, взвешивание, обмеривание, таксировка, подсчет материальных ценностей;

— оформление инвентаризационных описей.

На данном этапе инвентаризации комиссия заносит в инвентаризационные описи сведения о фактическом наличии имущества и реальности документально оформленных и учтенных обязательств. При этом фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера в присутствии материально-ответственных лиц. В период проведения инвентаризации должен быть закрыт доступ в помещения, где хранятся ценности путем опломбирования.

Если материально-ответственным лицом обнаружена ошибка в инвентаризационной описи, оно немедленно должно заявить об этом председателю комиссии.

3 этап – аналитические мероприятия:

— проверка и сопоставление данных инвентаризационных описей с данными учета;

— выявление отклонений (расхождений) данных фактического наличия по инвентаризационным описям с учетными данными и на основе этого составление ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются расхождения (излишки и недостачи) по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении;

— определение причин расхождений.

На данном этапе необходимо с материально-ответственных лиц, по которым в процессе инвентаризации выявлены расхождения требовать письменные объяснения о причинах возникновения расхождений.

4 этап – заключительные мероприятия:

— оформление Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835);

— издание приказа руководителя учреждения об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к ответственности виновных лиц;

— приведение в соответствие данных бухгалтерского учета с данными результатов инвентаризации.

На данном этапе Ведомость расхождений по результатам инвентаризации передается на рассмотрение постоянно действующей комиссии, на основании которой составляется Акт о результатах инвентаризации, подписываемый членами комиссии и утверждаемый председателем (руководителем учреждения).

По окончании инвентаризации издается приказ руководителя учреждения, в котором указывается порядок отражения в бухгалтерском учете результатов инвентаризации, т.е. принятие к учету излишков, отражение недостач, списание дебиторской и кредиторской задолженности с баланса и т.д.

При инвентаризации объектов основных средств необходимо проверить фактическое наличие объектов, учитываемых на забалансовых счетах (счета 01, 21, 22, 24,25,26) с составлением отдельных инвентаризационных описей.

При инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. При этом необходимо помнить, что при подсчете фактического наличия денежных средств и других ценностей в кассе учреждения (счет 20134) принимаются к учету денежная наличность, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и т.д.).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности (забалансовый счет 06) производится по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на банковских счетах (счета 201 11, 20121, 20122, 20126, 201 27), производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета, с данными выписок банков (органов казначейства).

Инвентаризация расчетов с персоналом, бюджетом, покупателями и подрядчиками, подотчетными лицами, депонентами другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении остатков задолженностей и их обоснованности по соответствующим документам.

В соответствии с п. 3.48 Методических указаний по инвентаризации, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить:

— правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельный баланс;

— правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

— правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации расчетов с персоналом выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам. При этом проверяются суммы, начисленные учреждением за отработанное и неотработанное время, стимулирующие выплаты в виде доплат и надбавок, компенсационные выплаты.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу.

При инвентаризации расчетов по налогам и сборам, связанных с бюджетом всех уровней и внебюджетными фондами, инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна установить правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете сумм задолженности на основании получения подтверждения о суммах задолженностей по налогам и сборам от налоговых органов и внебюджетных фондов (акты сверки).

При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками для подтверждения обоснованности сумм числящейся дебиторской задолженности необходимы составленные акты сверки с юридическими лицами. По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности определяется размер задолженностей, подлежащий списанию с баланса на забалансовый учет (счета 04 и 20). Списание задолженности производится по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения. Решение о списании задолженности с баланса учреждения должно согласовываться в обязательном порядке с ГРСБ.

Инструкция по бухгалтерскому учету № 157н не устанавливает порядок списания дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (по Гражданскому кодексу РФ (далее – ГК РФ) – 3 года) и других нереальных долгов для взыскания (погашения). Таким образом, данную процедуру необходимо определить и согласовать с ГРСБ в следующем направлении: определить критерии отнесения дебиторской задолженности к безнадежной, т.е. нереальной к взысканию, а кредиторской задолженности к невостребованной кредиторами; согласовать перечень документов, на основании которых задолженность подлежит списанию (акт инвентаризации задолженностей, письменное обоснование, приказ (распоряжение) вышестоящего органа (руководителя учреждения)). В части определения безнадежной дебиторской и невостребованной кредиторской задолженности необходимо ориентироваться на нормы ГК РФ (статьи 196, 416, 417. 418, 419).

В соответствии с п. 1 ст. 200 ГК РФ исчисление срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права. Если задолженности связаны со сделками и срок исполнения обязательства обозначен в договоре, то течение исковой давности начинается по окончании срока его исполнения. Если договор не предусматривает срока исполнения обязательства и не содержит условий, позволяющих его определить, то оно должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения (30 дней). Данная норма определена п.2 ст.314 ГК РФ. Сроки исковой давности не могут быть изменены соглашением сторон. Основания приостановления и перерыва течения сроков исковой давности устанавливает ст. 198 ГК РФ и в этом случае течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (ст. 203 ГК РФ).

Прерывание срока исковой давности означает, что дебиторская и кредиторская задолженность не подлежит списанию с баланса.

В соответствии с Рекомендациями по применению регистров бухгалтерского учета, сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, включая задолженность с истекшим сроком исковой давности, отражают в Инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Описи подписывают председатель и все члены инвентаризационной комиссии.

Сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, выявленные в процессе инвентаризации расчетов, являются базой формирования Пояснительной записки (ф. 0503769).

В целях формирования достоверной Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125, 0503725) необходимо проведение инвентаризации внутрихозяйственных, внутриведомственных расчетов, а также активов, пассивов, доходов и расходов, подлежащих исключению при консолидации бухгалтерской отчетности.

Согласно Инструкций по составлению бухгалтерской отчетности учреждениями (№ 191н, № 33н) данная Справка составляется нарастающим итогом с начала отчетного года на основании оборотов по следующим счетам:

— счета 030404000 «Внутриведомственные расчеты» — консолидация внутренних расчетов между ГРСБ (РСБ) и получателями средств бюджета, администраторами доходов бюджета, администраторами источников финансирования дефицита бюджета по движению нефинансовых активов, финансовых активов и обязательств (для казенных учреждений), а также консолидация внутренних расчетов между головным учреждением и обособленными подразделениями бюджетного и автономного учреждения;

— счета 040120241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям»,

— счета 040110180 «Прочие доходы» — консолидация расчетов по безвозмездной передаче (получению) нефинансовых, финансовых активов и обязательств между учреждениями, подведомственных разным ГРСБ, ГАДБ, ГАИФДБ одного бюджета, а также расчетов по безвозмездной передаче (получению) финансовых, нефинансовых активов и обязательств между головным учреждением и ему подведомственным обособленным подразделениями (филиалами, имеющими статус юридического лица);

— счета 030406000 «Прочие расчеты с кредиторами» — в части внутренних расчетов при изменении типа на казенное учреждение, а также в части внутренних оборотов бюджетных и автономных учреждений, связанных с перемещением активов и обязательств между видами финансового обеспечения.

По внутриведомственным расчетам, доходам и расходам инвентаризируются учетные данные и первичные документы учреждения по счетам 030404000, 040120241, 040110180.

При консолидации расчетов в рамках движения средств внутри одного ведомства (ГРСБ) на основе обобщения данных бухгалтерского учета учреждений суммарный дебетовый оборот счета 030404000 должен быть равен кредитовому обороту, а суммарный дебетовый оборот счета 040120241 должен равняться кредитовому обороту счета 040110180. При консолидации расчетов в рамках движения средств между учреждениями разных ведомств одного бюджета – суммарный дебетовый оборот счета 040120241 должен быть равен кредитовому обороту счета 040110180.

При этом проверка проводится раздельно по каждому вышеперечисленному коду счета, а также видам финансового обеспечения: собственные доходы учреждения (код вида – 2), субсидия на выполнение государственного (муниципального) задания (код вида – 4), субсидии на иные цели (код вида – 5), бюджетные инвестиции (код вида – 6), средства по обязательному медицинскому страхованию (код вида – 7).

По расчетам, связанных с внутренними оборотами бюджетных и автономных учреждений инвентаризируются учетные данные и первичные документы (ф. 0504833) по счету 030406000.

При инвентаризации оборотов счета 040110180 необходимо исключить операции, связанные с принятием к учету излишков нефинансовых активов и безвозмездных поступлений в порядке дарения от иных юридических и физических лиц.

В процессе проведения инвентаризации могут обнаружиться ошибочно принятые хозяйственные операции на учет или неверное их отражение на учете. Корректировочные записи, связанные с исправлением ошибочных учетных процедур, необходимо сделать в учете и отчетности в месяце, в котором была завершена инвентаризация при помощи счета бухгалтерского учета 040110180 и оформить Справкой ф. 0504833. Но если учетные ошибки выявлены по окончании отчетного года, то исправления следует произвести записями от 31 декабря текущего отчетного года.

Необходимо учесть, что в оригиналах отчетов не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. В отчетах, заверенных финансовыми органами, органами Федерального Казначейства, и кредитными организациями, исправления не допускаются.

Выявленные при инвентаризации излишки основных средств и материальных запасов принимают к бухгалтерскому учету по текущей рыночной стоимости на дату инвентаризации следующей учетной записью:

Дебет 210100000 «Основные средства» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам,

210500000 «Материальные запасы» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам

Кредит 240110180 «Прочие доходы».

При недостаче или порче объектов основных средств остаточная стоимость или фактическая стоимость материальных запасов списывается следующей учетной записью:

Дебет 040110172 «Доходы от реализации активов»

Кредит 010100000 «Основные средства» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам,

010500000 «Материальные запасы» — соответствующие счета аналитического учета по группам и видам.

При выявлении конкретных виновников стоимость недостающих или испорченных основных средств и материальных запасов оценивают по рыночным ценам, действовавшим в данной местности на день причинения материального ущерба, и списывают на источник покрытия – виновное лицо:

Дебет 020971560 «Расчеты по ущербу основным средствам»,

020974560 «Расчеты по ущербу материальным запасам»

Кредит 040110172 «Доходы от реализации активов»,

В зависимости от характера погашения суммы недостачи виновным лицом данная операция отражается в бюджетном учете казенного учреждения в следующем порядке:

* погашение суммы недостачи через кассу казенного учреждения:

а) Дебет 120134510 Кредит 120971(74)660 – поступление денежных средств в погашение недостачи от виновного лица;

б) Дебет 121003560 Кредит 120134610 – денежные средства списаны из кассы для зачисления на единый счет бюджета;

в) Дебет 130405310 Кредит 121003660 – на основании выписки казначейства о зачислении денежных средств на единый счет бюджета;

Если учреждение не администрирует доход бюджета по данной операции, то на основании Уведомления финансового органа должны быть произведены следующие записи:

— Дебет 140101172 Кредит 130305730;

— Дебет 130305830 Кредит 130405310.

Если по данной операции учреждение администрирует доход бюджета (код 410, 440), то на основании Сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета производится следующая запись:

Дебет 121002410 (440) Кредит 130405310(340)

Возврат дебиторской задолженности прошлых лет признается администрируемым доходом (код КОСГУ 130) и не затрагивает лицевой счет казначейства, отрытый для процедуры санкционирования расходов (30405). Поэтому поступление от виновного лица средств на единый счет бюджета в следующем отчетном периоде отражается:

Дебет 121002130 Кредит 120971(74)660.

* погашение суммы недостачи виновным лицом на основании письменного заявления путем удержания из его заработной платы:

а) Дебет 140120211 Кредит 130211730 – начисление заработной платы работнику (виновному лицу);

б) Дебет 130211830 Кредит 130403730 – удержание из заработной платы в погашение суммы недостачи;

в) Дебет 130403830 Кредит 130405211 – перечисление суммы недостачи, удержанной из заработной платы на единый счет бюджета;

г) Дебет 121002410(440) Кредит 120971(74)660 – на основании Сводного реестра поступлений и выбытий средств бюджета погашена недостача и поступил доход бюджета (код 410, 440) на единый счет бюджета.

Операция по погашению ущерба имуществу виновным лицом на бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений отражается в следующем порядке:

Дебет 220134510 Кредит 220971(74)660 – поступление от виновного лица в погашение суммы недостачи в кассу учреждения;

Дебет 230211830 Кредит 230403730 – удержание из заработной платы на основании письменного заявления от виновного лица в погашение суммы недостачи;

Дебет 230403830 Кредит 220971(74)660 – погашение суммы недостачи виновным лицом.

Инвентаризация финансовых обязательств

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *