Hrm система

Внедрение автоматизированной системы управления в типографии

Ю.С. Антонюк,

студент гр. ДЦауМ-6-1

В современных условиях деятельность отечественных производителей должна быть ориентирована на выпуск высококачественной и конкурентоспособной продукции при максимальном снижении затрат на ее производство . Полиграфическое предприятие, подразумевает ряд особенностей, влияющих на управление и деятельность предприятия в целом. Возможность смены поставщика материалов, техники, смены технологии, методов продаж, управления финансами, имеют большое значение на полиграфическом предприятии. Меняются рыночная и технологическая направленность предприятия, привязка к конкретным поставщикам оборудования и материалов, управляющих систем, коммерческая и сбытовая политика, возможности финансирования и кредитования деятельности. В такой ситуации необходимо уметь оперативно реагировать на меняющиеся условия функционирования.

Сложность объектов автоматизации, каковыми являются полиграфические предприятия малого и среднего масштаба производства, а также переход от частичной автоматизации к комплексным интегрированным решениям, учитывающим специфические особенности типографий, приводит к увеличению количества и сложности проектов по комплексной автоматизации полиграфических предприятий.

Процесс проведения ряда работ по внедрению АСУПП необходимо избавить от зависимости качества результатов от таких субъективных факторов, как квалификация исполнителей , их опыт, и понизить риск неуспешного завершения проекта. На сегодняшний день существует острая потребность в обоснованных технологических рекомендациях реализации комплекса работ по внедрению АСУПП, позволяющих планировать ход работ в рамках проекта и гарантировать необходимое качество результатов.

Таким образом, при разработке методики внедрения АСУ на полиграфических предприятиях с малым и средним масштабом производства, необходимо использовать такие методы и подходы, которые могут привести к существенному уменьшению времени выполнения работ и уменьшению трудозатрат. На основании анализа исследуемой зависимости трудоемкости, для снижения времени выполнения работ, можно выделить ключевые факторы, которые на них влияют:

— снижение времени выполнения работ по адаптации за счет параллельного выполнения процессов настройки;

— снижение трудозатрат на внесение информации об одной информационной единице;

— снижение времени на настройку системы за счет разработанных шаблонов: справочника оборудования, справочника материалов;

— снижение вероятности возникновения ошибок при внесении информации.

Параллельное выполнение работ при внедрении АСУПП. Фактическое время выполнения работ адаптации и ввода в эксплуатацию АСУПП представляет собой сумму трудоемкостей работ по настройке всех модулей системы . Поскольку процессы настройки информационных единиц независимые, следовательно, возможно параллельное выполнение этапов настройки. Подход экстенсивного решения не снизит общую трудоемкость, но позволит существенно сократить время работы.

Формирование пакета шаблонов настройки заранее, позволяет свести все работы в рамках этапа настройки АСУПП к выбору подходящих шаблонов из готового пакета шаблонов и их перенесение в систему при ее адаптации. Оптимальным решением, при построении списков используемых материалов, оборудования, будет сбор данных у поставщиков полиграфических материалов . Это становится возможным, поскольку основная часть информации — это технологические и технические параметры материалов и полиграфического оборудования, которые не зависят от внешних факторов и формируются производителями. Изменения информации, которые могут потребоваться для обеспечения соответствия конкретному предприятию, минимальны. Большинство из них касается финансовых аспектов описания: закупочная цена материалов, оборудования . Применение таких подходов для формирования списков оборудования, материалов -позволяет уменьшить время внесения данных в АСУПП, за счет устранения необходимости ввода большого количества данных, а так же трудозатраты.

Таким образом, после проведения оптимизации, в рамках процедуры внедрения, можно выделить следующие этапы работ (рис. 1):

Рис. 1. Схема этапов проекта внедрения АСУ на полиграфических предприятиях, с малым и средним масштабом производства

Этап I. Постановка целей проекта и формирование плана внедрения

Включает постановку цели, задач и ожидаемого результата от внедрения. Формирование и обучение проектной группы. На данном этапе можно выделить следующий состав работ:

— организация проекта;

— цели и область применения;

— состав проектной группы;

— обучение специалистов группы внедрения;

— распределение работ между участниками проектной группы;

— методика внедрения;

— календарный план и сроки выполнения;

— согласование основных этапов;

— методы оценки качества работы;

— документирование всего хода реализации проекта.

Формирование проектной группы

Из числа руководителей и специалистов предприятия формируется проектная команда и устанавливается регламент ее работы. Перед участниками ставятся конкретные задачи.

В зависимости от поставленных задач проекта в команду должны войти : руководитель проекта, человек, ответственный за снабжение, продажи, ответственный за планирование и производство, финансы и бухучет, инженер печати, а также программист или системный администратор — всего 7-8 человек, для предприятия со средним масштабом производства, и 4 человека, для предприятия с малым. Во втором случае, рекомендуется распределить назначения так: ответственный за продажи и планирование, инженер печати несет ответственность за производство, бухгалтер и системный администратор.

После определения сотрудников, входящих в группу внедрения, руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из них задач, формы планов и отчетов, а также длину отчетного периода. В результате изучения специальной литературы, можно сделать вывод, что самый оптимальный отчетный период должен быть равен одному дню .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Обучение руководителей высшего, среднего звена и специалистов

Обучающий курс представляет собой логику и механизмы реализации проекта внедрения, включает описание ожидаемых результатов от внедрения АСУПП на предприятии. Основная часть обучающего материала, теоретические основы новых подходов к организации работ по внедрению, к которой прилагаются учебно-методические рекомендации по самостоятельной настройке системы и организации проекта обследования. Обучающие материалы, включают сформированные

шаблоны должностных инструкций, регламента работ, технологического задания и рекомендации по внедрению, которые оптимизируют этапы и процедуры процесса, не приносящие должной ценности, с целью упростить и ускорить внедрение системы.

Этап II. Предпроектное обследование

Задачей предпроектного обследования является диагностика проблем, которые могут возникнуть при внедрении, таких как некачественное формирование, отсутствие первичных документов, справочников, нормативов и стандартов, а также неподдерживаемая АСУП организация бизнес-процессов. В документе отражаются выявленные проблемы и намечаются пути их решения.

Этап III. Внедрение и настройка АСУПП

Процесс внедрения должен строиться на принципе поэтапного ввода системы в эксплуатацию с постепенным наращиванием функциональности . Выполнение работ на этапе внедрения предлагается осуществлять в два последовательных подэтапа. Схема выполнения работ внутри подэтапов, параллельная.

1. Настройка системы:

— базовые настройки и настройки расчета заказа;

— настройка системы на структуру предприятия;

— настройка справочника материалов;

— настройка справочника оборудования.

2. Тестовые пуски в отдельных подразделениях:

— запуск системы в отдельных подразделениях, в тестовом режиме, с достоверными, но ограниченными данными;

— мониторинг корректности и точности настройки системы и ее готовности к началу эксплуатации.

Этап IV. Эксплуатация системы

Этап эксплуатации, предполагает:

— мониторинг и выверку данных;

— обучение новых сотрудников;

— регулярное резервирование данных;

— поддержку работоспособности инфраструктуры, окружающей систему, включая оборудование и операционные системы.

В процессе эксплуатации ответственное лицо, назначаемое руководителем, с установленной периодичностью анализирует и фиксирует получаемые результаты. Регулярное сравнение плановых нормативов и фактических показателей позволяет оценить динамику роста производительности труда, сделать выводы об эффективности мер, принять корректирующие решения — то есть управлять процессом оптимизации себестоимости .

Со временем, возможно, потребуется дополнительная настройка системы, или ее расширение посредством внедрения дополнительного спектра модулей, в связи с выходом предприятия на новый рынок, появлением новых направлений, отделов или расширением ассортимента выпускаемой продукции. Так же, предполагается внесение изменений в систему в случае изменения местного законодательства.

Таким образом, первое, что необходимо сделать для того чтобы проект внедрения АСУПП оказался удачным — максимально формализовать все те контуры управления, которые будут автоматизированы. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения является полное и достоверное обследование предприятия во всех аспектах его деятельности.

Чтобы максимально сократить риски подобного сложного проекта, необходимо придерживаться следующих принципов:

тщательное предпроектное обследование — залог правильной настройки системы ;

строгий календарный план и фиксированные сроки выполнения работ на каждом этапе проекта внедрения;

четкие границы проекта, во избежание чрезмерной сложности и невыполнимости проекта;

сильная команда проекта. Проектная команда должна быть достаточно компетентной и работать с полной самоотдачей ;

вопросы не должны делиться на «важные» и «не важные». Любой возникший вопрос должен решаться своевременно .

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Уменьшение рисков, также происходит за счет подробного документирования всех аспектов, процедур, потребляемых ресурсов, которые возникают в ходе проекта. Четко должны быть прописаны и документированы выполненные работы, цели и достигнутые результаты.

Библиографический список

Тема: ИНЭК-Персонал

1. Общие сведения о системе «ИНЭК-Персонал»

2. Описание системы

2.1. Подсистемы

2.2. Готовые и адаптируемые решения

2.3. Средства настройки и создания решений

2.4. Интеграция с офисными средствами

АС «ИНЭК-Персонал» — автоматизированная технология управления персоналом предприятия, поддерживаемая набором методик и взаимодействующих программных модулей, которые пользователь может конфигурировать в соответствии со своими потребностями.

Предлагаемое решение является передовой разработкой, соединившей в себе многолетние достижения фирмы ИНЭК по планированию и анализу с самыми современными тенденциями в области управления персоналом.

АС «ИНЭК-Персонал» отличается базовыми принципами поддержки принятия решений, основанными на элементах искусственного интеллекта.

Разработчик гарантирует, что внедрение данной технологии принесет предприятию не менее 10% повышения дохода за счет увеличения эффективности работы персонала, практически без каких-либо финансовых вложений.

Что получают сотрудники организации при внедрении данной автоматизированной системы.

Руководители высшего звена:

· информационную поддержку принятия решений в области управления и регулирования взаимоотношений с персоналом;

· повышение эффективности управления, повышение отдачи, сокращение затрат;

· юридическую защиту интересов предприятия.

Руководители финансовых служб и ОТиЗ:

· определение положений кадровой политики и системы оплаты труда;

· планирование и оперативный контроль средств, выделенных на содержание персонала (бюджетная политика предприятия);

· выявление планово-фактических отклонений и оперативный маневр трудовыми ресурсами и финансовыми средствами.

Линейные руководители:

· планирование работ с учетом режимов и графиков привлечения;

· возможность приема и оплаты выполненных работ;

· оперативный контроль деятельности сотрудников.

Работники кадровых служб:

· автоматизированный кадровый учет, формирование внутренней и внешней отчетности;

· контроль и мониторинг основных характеристик (показателей) сотрудников, средства анализа;

· подбор и привлечение персонала.

Работники бухгалтерии и учета рабочего времени:

· автоматизированный расчет заработной платы, формирование всей необходимой внутренней и внешней отчетности, включая ИМНС и ПФ;

· учет рабочего времени по отклонениям либо методом «сплошного табелирования» с возможностью использования сведений автоматизированной проходной.

Сотрудники предприятия:

· прозрачный доступ к основным документам, определяющим кадровую политику предприятия, регламентирующих взаимодействие с персоналом;

· доступ в пределах делегированных прав к документам, определяющим систему оплаты труда и материального и морального стимулирования;

· возможность оперативного ознакомления со всеми кадровыми документами, имеющими отношение к конкретному сотруднику.

Преимущества:

· система управления, позволяющая в едином информационном пространстве охватывать вопросы кадровой и бюджетной политики, формировать документы экономико-правового регулирования, автоматизировать любые технологические процессы, производить оценку трудовой мотивации и эффективности деятельности персонала;

· обеспечение оценки эффективности управления человеческими ресурсами;

· решение задач управления трудовыми ресурсами территориально разобщенных предприятий;

· взаимоувязанное формирование организационно-штатной структуры и бюджетов;

· работа пользователя с автоматизированной системой через привычные текстовые документы естественной формы;

· отражение согласованных и утвержденных распоряжений отдела кадров во всех модулях системы;

· мотивация труда, учет и анализ показателей трудовой мотивации персонала, информационная поддержка решений в процессе разработки системы мотивации;

· оценка трудового вклада персонала, планирование и контроль показателей эффективности использования трудовых ресурсов;

· аттестация персонала, выделение произвольных показателей, характеризующих квалификацию сотрудника, и установление степени их соответствия требованиям, предъявляемым к занимаемой должности;

· подбор и привлечение персонала с использованием ресурсов глобальной сети;

· расширение функциональной полноты системы за счет подключения собственных разработок Заказчика;

· взаимодействие с существующими автоматизированными системами предприятия;

· распределение полномочий при решении задач управления трудовыми ресурсами предприятия между подразделениями, службами;

· связь с кадровыми агентствами, учебными заведениями, государственными органами и другими ресурсами глобальной сети для подбора и привлечения персонала;

· использование элементов искусственного интеллекта для поддержки решения кадровых задач.

2. Описание системы

АС «ИНЭК-Персонал» состоит из:

· подсистем, ориентированных на решение базовых вопросов работы с персоналом;

· готовых и адаптируемых решений;

· средств настройки;

· интеграции с другими программными продуктами и автоматизированными системами.

2.1. Подсистемы

Подсистемы – это набор взаимодействующих подсистем, обеспечивающих реализацию сбалансированной технологии управления персоналом. Среди них:

· кадровая политика;

· планирование и учет трудозатрат;

· мониторинг и прогноз;

· финансовое планирование и контроль;

· учет персонала;

· зарплата;

· кадровый документооборот;

· персонифицированный пенсионный учет;

· штатное расписание;

· защита информации.

Кадровая политика (рисунок 1)

· формирование базовых положений кадровой и бюджетной политики в виде локальных нормативных актов предприятия;

· автоматизированный контроль выполнения базовых положений в процессах управления персоналом и оплате труда;

· разработка и публикация комплекта документов экономико-правого регулирования по основным положениям, организации и системе оплаты труда, системе материального поощрения, социальному партнерству и пр.;

· информационная поддержка принятия решений на основании локальных нормативных актов с элементами искусственного интеллекта.

Планирование и учет трудозатрат (рисунок 2)

· разработка графиков работ с учетом баланса рабочего времени, разработка укрупненных месячных планов работы сотрудников с детализацией по видам работ;

· аналитический учет трудозатрат с использованием ШАУ в развернутой форме табельного листа, в том числе по нескольким ШАУ в течение одного дня;

· автоматический контроль отклонений в использовании рабочего времени, а также плановых и фактических трудозатрат в разрезе ШАУ;

· автоматическое изменение данных в табельном листе в соответствии с приказами и распоряжениями — переводе, больничными, отпуске, отзыве из отпуска и др.;

· учет фактически отработанного времени методом «сплошного табелирования» и методом учета отклонений, корректировка методом «сторно» с формированием корректирующих документов по закрытым периодам;

· подготовка сводных данных для расчета заработной платы и стандартной отчетности.

Мониторинг и прогноз (рисунок 3)

· определение и прогноз проблемных групп сотрудников на основе интеллектуального анализа документов ЭПР;

· автоматическое выявление и оповещение об отклонениях от утвержденных положений кадровой политики;

· расчет плановых значений показателей и критериев, утвержденных на уровне кадровой политики (вычисляемые атрибуты);

· прогноз динамики показателей, зависящих от времени и определение негативных тенденций в структуре персонала;

· тематически группированный набор выборок списков сотрудников по условиям, встроенные средства формулировки произвольных запросов и формирования отчетов;

· работа с архивной информацией, списками сотрудников на произвольную дату, развитые средства поиска и навигации.

Финансовое планирование и контроль (рисунок 4)

· поддержка вложенной многоуровневой структуры бюджета организации на содержание персонала, связь с корпоративным бюджетом;

· планирование оплаты труда, налогов и других фондов в целом по организации и в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц;

· бюджетный контроль текущей и планируемых версий штатного расписания с учетом вакантных и замещенных ставок;

· расширенный справочник шифров аналитического учета затрат (ШАУ), поддержка аналитического учета на уровне штатного расписания, приказов, учета затрат рабочего времени;

· планирование и финансовый контроль рабочих групп, проектов, временных трудовых коллективов, отдельных сотрудников.

Учет персонала (рисунок 5)

· ведение кадровых карточек и мемориальных журналов приема, перемещения, увольнения, больничных листов, отпусков и командировок согласно унифицированным формам;

· планирование и предоставление отпусков, учет больничных, отзывов, периодов пролонгации;

· учет трудовых сведений, возраста, стажей, территориальных и особых условий труда;

· ведение профилей должностей, анализ соответствия занимаемой должности по формальным и неформальным признакам;

· ведение персонального учета по неограниченному числу показателей с возможностью расширения состава показателей;

· система поиска по наиболее часто используемым реквизитам и личным данным сотрудников;

· статистический и многомерный анализ качественного и количественного состава трудовых ресурсов предприятия.

Зарплата (рисунок 6)

· расчет заработной платы и налогов в соответствии с законодательством, перерасчет закрытых периодов методом «сторно»;

· автоматическое поступление для расчетов всех выпущенных документов, скорректированных личных сведений, данных табельного учета;

· межрасчетные выплаты, касса, депонент, перечисление денежных средств;

· развитые средства разработки и подключения алгоритмов пользователя путем табличной настройки интуитивно понятных имен;

· формирование отчетных и аналитических документов.

Кадровый документооборот (рисунок 7)

· формирование кадровых документов в естественной текстовой форме с использованием шаблонов, справочников и утвержденных локальных нормативных актов;

· поддержка кадрового документооборота включающего подготовку, рассылку, согласование и утверждение административно-распорядительных документов и приказов отдела кадров;

· отзыв документов с оповещением участков согласования и рассылки, автоматической корректной отменой произведенных по документу действий;

· автоматическая обработка административно распорядительных документов в текстовой форме по вводу в действие штатного расписания (ШР), переносу рабочего дня, внесение изменений в ШР и др.;

· автоматическое внесение изменений в кадровые сведения по сотрудникам и журналы регистрации на основании выпущенных документов в текстовой форме;

· публикация утвержденных документов с использованием средств Интранет, электронной почты, мобильной телефонии.

Персонифицированный пенсионный учет (рисунок 8)

· ведение анкетных данных по сотрудникам для пенсионного учета, контроль районных условий и условий труда;

· ведение документов на выдачу дубликата и на обмен страховых свидетельств;

· подготовка индивидуальных сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;

· формирование пачек документов в ПФР и отчетов на магнитных носителях.

Штатное расписание (рисунок 9)

· формирование организационно штатной структуры (ОШС), механизм внесения изменений и дополнений в текущую версию на основе приказов;

· подготовка новых версий ОШС и их анализ путем сравнения с действующей версией по количественным и финансовым показателям;

· ведение штатного расписания для организаций холдингового типа — учет юридически самостоятельных лиц;

· автоматическая подготовка приказов по сотрудникам при вводе в действие новой версии ОШС;

· согласование приказов о движении персонала, расстановка сотрудников на ШЕ в соответствии с приказами, временное освобождение ставки при длительных болезнях и командировках;

· определение должностных и функциональных обязанностей, формальных и неформальных требований к претендентам, условий труда по ШЕ, ведение данных о потребности в персонале;

· ведение данных о потребности в персонале;

· ведение справочно-нормативной информации в соответствии с общероссийскими классификаторами.

Защита информации (рисунок 10)

· полная интеграция с механизмами авторизации и аутентификации Windows. Защита пароля, однократная регистрация в системе;

· гибкие возможности разделения доступа — от подсистемы, юридического лица, до отдельных атрибутов сотрудников; разделение разрешений чтения и записи;

· возможность криптографической защиты информации на уровне хранения в базе данных;

· прозрачность для пользователя, высокая производительность, и незначительное снижение уровня комфорта;

· широкие возможности контроля и аудита действий пользователей.

2.2. Готовые и адаптируемые решения

Готовые и адаптируемые решения – это полностью готовые к внедрению решения, расширяющие функциональные возможности системы и обеспечивающие применение классических рычагов управления персоналом. Содержат встроенные средства адаптации к корпоративным стандартам заказчика. Среди них:

· аттестация;

· обучение;

· мотивация;

· привлечение и набор;

· поощрения и взыскания;

· оценка эффективности;

· плановые мероприятия;

· планирование и приемка работ;

· кадровый резерв;

· проходная;

· контракты (трудовые договоры).

Аттестация (рисунок 11)

· контроль сроков проведения плановой аттестации по группам сотрудников, по специальностям, по группам должностей;

· автоматизированная подготовка списков и пакетов документов для проведения аттестации;

· поддержка проведения аттестации по принятой методике, автоматизированный опрос участников аттестации с использованием стандартных средств почты Internet;

· утверждение результатов аттестации — соответствие занимаемой должности, включение в резерв, рекомендации по обучению.

Обучение (рисунок 12)

· определение требований по образовательному уровню сотрудников в разрезе штатных единиц;

· анализ образовательного уровня, автоматизированный анализ потребности в обучении, определение тематики обучения;

· разделение сотрудников на категории, формирование плана обучения и бюджета на обучение;

· формирование учебных групп, оформление результатов проведенного обучения.

Мотивация (рисунки 13, 14)

· настройка методики оценки трудовой мотивации сотрудников предприятия (на примере методики Ф. Херцберга);

· планирование оценки трудовой мотивации: группы оцениваемых сотрудников; формы оценки; создание комплекса документов;

· автоматизированное проведение исследования, построение пирамиды мотивационных факторов по группе сотрудников;

· формирование сводных отчетов с использованием стандартных средств сравнения результатов оценки сотрудников внутри группы.

Привлечение и набор (рисунок 15)

· автоматическая публикация объявления о вакансии на web-сайте предприятия с учетом квалификационных требований, условий труда, формальных и неформальных требований к претенденту, определенных на ШЕ;

· автоматизированный сбор резюме соискателей на вакантную ШЕ, анализ соответствия уровня претендента требованиям вакантной ШЕ;

· ведение базы данных претендентов, выбор претендентов, в большей степени соответствующих требованиям.

Поощрения и взыскания (рисунок 16)

· определение на уровне локальных нормативных актов формальных причин поощрений и взысканий;

· автоматическая подготовка документов о взыскании в соответствии с положениями кадровой политики;

· автоматическое отслеживание сроков и снятие взысканий;

· оценка баланса применения мер поощрения и взыскания в разрезе подразделений и различных категорий персонала.

Оценка эффективности (рисунок 17)

· оценка по результатам выполнения сотрудником должностных обязанностей зафиксированных в должностной инструкции;

· оценка сотрудника по показателям трудовой дисциплины, формальным показателям соответствия требований занимаемой штатной единицы, оценка по оформленным поощрениям и взысканиям;

· определение комплекса показателей для неформальной оценки деятельности сотрудника, утверждение плановых значений оцениваемых показателей для различных групп сотрудников;

· автоматизированная проведение оценки — подготовка и рассылка документов, сбор результатов;

· анализ результатов оценки на соответствие профилю должности, анализ по различным группам и категориям сотрудников, ведение истории оценки по сотруднику;

· мониторинг отклонений между фактическими значениями показателей эффективности сотрудника и значениями, установленными на уровне локальных нормативных актов.

Плановые мероприятия

· определение на уровне локальных нормативных актов перечня, сроков и категории персонала для проведения плановых мероприятий — медосмотры, инструктажи;

· автоматическое отслеживание по сотрудникам сроков истечения действия мероприятий, подготовка списка сотрудников, приказов и распоряжений для проведения мероприятий;

· утверждение результатов проведения мероприятий.

Планирование и приемка работ (рисунок 18)

· составление реальных производственных планов за счет интеграции кадровой системы с системой производственного планирования, учет графиков работы, отпусков, командировок, болезней;

· организация технологического документооборота по назначению и контролю выполнения работ;

· интеграция с системой учета трудозатрат — автоматизированное планирование и учет рабочего времени, шифров аналитического учета;

· автоматическая подготовка документов для расчета зарплаты, формирование отчетов по трудозатратам.

Кадровый резерв (рисунок 19)

· определение на уровне локальных нормативных актов перечня должностей, по которым ведется кадровый резерв и допустимых сроков нахождение в резерве;

· внесение сотрудников в кадровый резерв, в том числе по результатам аттестации персонала;

· выбор сотрудников из резерва, автоматическое исключение из кадрового резерва по истечении срока пребывания в резерве;

· анализ состояния и динамики кадрового резерва в разрезе должностей и подразделений.

Проходная (рисунок 20)

· автоматизированная выдача пропусков;

· допуск сотрудника в соответствии с графиком работы, а также с учетом документов об отпуске, командировке, отзыве из отпуска и др.;

· работа с визитерами;

· автоматическое заполнение табеля в соответствии с результатами работы электронной проходной;

· рассылка уведомлений и отчетов о нарушении режима работы.

Контракты (трудовые договоры) (рисунок 21)

· оформление контрактов в соответствии с условиями оплаты, графиком работы, условиями труда, должностными и функциональными обязанностями штатной единицы;

· типовые формы контрактов для различных категорий персонала и возможность настройки индивидуальных форм пользователем;

· проверка требований кадровой политики при заключении контракта и контроль выполнения соглашений контракта в течение всего срока его действия. Контроль истечения срока действия;

· переоформление контрактов в случае истечения срока действия, переводов сотрудника, существенных изменений условий труда, должностных требований, расторжение контрактов.

2.3. Средства настройки и создания решений

Средства настройки и создания решений – это инструменты и технологии для настройки системы, изменения структуры данных реформирования существующих и создания собственных специализированных решений. Среди них:

· редактор документов и средства маршрутизации;

· средства языковой поддержки;

· редактор структуры данных и справочников;

· средства экспорта и импорта;

· настройка кадровых карточек;

· методы и средства автоматизации бизнес процессов.

Редактор документов и средства маршрутизации (рисунок 22)

· изменение состава реквизитов, структуры и внешнего облика циркулирующих в системе документов — приказов, распоряжений, назначений;

· создание новых, адаптированных под технологию работы клиента специализированных кадровых и распорядительных документов;

· изменение и дополнение процедур обработки данных связанных с документом;

· направление документов на согласование в конкретные подсистемы, изменение маршрутов движения.

Средства языковой поддержки

· поддержка внутреннего словаря иностранных терминов в системе;

· представление основных отчетных документов (организационной структуры, штатного расписания, контрактов и др.) для инвесторов и партнеров на иностранном языке;

· ведение перечня атрибутов сотрудника и реквизитов документов на иностранном языке;

· переключение экранного представления кадровой карточки на иностранный язык;

· полная поддержка альтернативного представления приказов, распоряжений и других документов на иностранном языке.

Редактор структуры данных и справочников (рисунок 23)

· расширение перечня атрибутов сотрудника, по которым ведется учет данных в системе, в том числе составных и историчных показателей;

· расширение и изменение реквизитного состава документов, поддерживаемого системой;

· создание пользовательских справочников к реквизитам документов и атрибутам сотрудника;

· подключение к системе внешних справочников и классификаторов — государственных, отраслевых, корпоративных.

Настройка кадровых карточек (рисунок 24)

· изменение внешнего вида и содержимого поставляемых с системой экранных представлений кадровой карточки;

· создание специализированных Пользовательских экранных представлений кадровой карточки;

· помещение на кадровую карточку дополнительных атрибутов сотрудника, создание тематических табличных областей.

Методы и средства автоматизации бизнес процессов (рисунок 25)

· редактор бизнес-процессов, интегрированный с функциями автоматизированной системы;

· открытая объектная модель, библиотека классов для автоматизации специализированных процессов заказчика;

· описание и примеры построения решений по автоматизации бизнес-процессов пользователя.

2.4. Интеграция с офисными средствами

Интеграция с офисными средствами – это решения, технологии и программные средства, обеспечивающие интеграцию системы со стандартными офисными средствами, такими как:

· почта;

· Internet;

· MS Word;

· MS Excel.

Internet (рисунок 26)

· просмотр утвержденного комплекта локальных нормативных актов предприятия;

· просмотр в соответствии с правами доступа информации по сотрудникам;

· просмотр в соответствии с правами доступа выпущенных приказов;

· просмотр и редактирование в соответствии с правами доступа проектов подготавливаемых приказов;

· публикация в Internet объявлений об открытых вакансиях;

· прием через Internet резюме соискателей и помещение их в базу данных претендентов на вакантные единицы.

Почта (рисунок 27)

· автоматическая рассылка по электронной почте выписок из приказов и распоряжений поименованным в документе сотрудникам и их руководителям;

· пересылка SMS сообщений на сотовые телефоны сотрудников о распоряжениях и приказах, не терпящих отлагательства;

· присоединение к текстовой информации, рассылаемой по электронной почте, документов в структурированном виде для возможной интеграции с другими автоматизированными системами.

Word (рисунок 28)

· экспорт всех документов созданных в системе (приказов, распоряжений, назначений) в редактор Word;

· непосредственное создание в редакторе Word произвольных отчетов с использованием любых данных хранящихся в системе (атрибутов сотрудников, реквизитов документов и пр.);

· использование редактора Word для создания шаблонов документов, их последующая регистрация и использование в кадровой системе.

Excel (рисунок 29)

· экспорт данных по сотрудникам в виде списков с произвольным набором атрибутов в Excel;

· импорт списков сотрудников с их персональными данными из таблиц Excel, включая атрибуты, имеющие множественные значения;

· корректировка данных по сотрудникам, на основании сведений приводимых в таблицах Excel с учетом истории изменений;

· экспорт различных отчетов, поддерживаемых системой в Excel, с возможностью их последующей корректировки, форматирования и печати.

HRM — управление персоналом

HRM (human resources management, управление персоналом, HR-менеджмент) — область знаний и практической деятельности, направленная на привлечение в организацию квалифицированного персонала, способного выполнять возложенные на него обязанности, и оптимальное его использование. Управление персоналом является неотъемлемой частью автоматизированных систем управления предприятием.

В различных источниках могут встречаться и другие названия: управление трудовыми ресурсами, управление человеческим капиталом (англ. human capital management), кадровый менеджмент, менеджмент персонала.

Основные методы управления персоналом, реализуемые с помощью HRM-системы:

• Экономические: материальное стимулирование и санкции, финансирование и кредитование, зарплата, себестоимость, прибыль, цена.
• Организационно-распорядительные: поддержание дисциплины, возложение ответственности, применение средств принуждения, нормативно-документальное закрепление функций.
• Социально-психологические: мотивация, моральное поощрение, социальное планирование.

Согласно материалам Forrester Research, современные интегрированные HRM-системы содержат шесть основных функциональных блоков, которые отвечают за:

• расчет заработной платы,
• учет сотрудников,
• рекрутинг,
• управление талантами,
• управление эффективностью и обучением.
• взаимодействие пользователей с системой.

Основные задачи, решаемые HRM-системой:

• Комплектация штата предприятия в соответствии со стратегией его развития в кратко-, средне- и долгосрочной перспективах. Привлечение, удерживание и мотивация наиболее квалифицированного персонала.
• Создание системы подготовки руководящего резерва, обеспечение преемственности руководства и снижение риска кадровых потерь.
• Ориентация службы управления персоналом на достижение производственных результатов.
• Обеспечение развития и обучения персонала в соответствии с целями деятельности предприятия и его подразделений;
• Реализация оптимальной и с низкими затратами функции учета в сфере управления персоналом.

О важности решения этих задач для предприятия говорит следующий факт. По данным организации American Management Association, потери, связанные с заменой потерянного компанией сотрудника, могут составлять от 30 % до 150 % его годового оклада, в зависимости от уровня его знаний и навыков. Текучесть кадров оказывается серьезной проблемой, которая может существенно ухудшить показатели общей эффективности предприятия. Решить ее, как и другие проблемы, связанные с персоналом, способна HRM-система.

Решение «Персонал», входящее в систему IT-Enterprise, обеспечивает автоматизацию процесса рекрутинга, работы отдела кадров, отдела труда и заработной платы, табельного учета и выполнения всех задач, связанных с начислением заработной платы. Система мотивации на основе KPI, сбор и анализ информации о персонале предприятия позволяют в итоге подготовить команду профессионалов, способных решать все задачи, стоящие перед предприятием.