Государственный архивный фонд

Документ утратил силу в связи с приказом Минкультуры России от 3 июня 2013 г. № 635
«Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федеральной архивной службы России
от 6 июля 1998 г. № 51

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1, Федеральным законом от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации и Положением о Государственной архивной службе России, утвержденными Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

1.2. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов и т.п.) государственных архивов и центров хранения документации Российской Федерации.

1.3. Порядок работы, обязанности сотрудников архивов по обслуживанию пользователей в читальных залах, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.

1.4. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам архивов.

1.5. Плата за посещение читальных залов архивов и пользование документами не взимается.

1.6. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в соответствии с установленным порядком.

1.7. На основании настоящих Правил архивы могут разрабатывать документы, регламентирующие использование архивных материалов через читальные залы, с учетом специфики их состава и особенностей работы архивов. Указанные документы не могут противоречить настоящим Правилам.

1.8. Распорядок работы читальных залов устанавливается руководством архивов.

2. Порядок допуска пользователей в читальные залы архивов

2.1. Пользователи допускаются в читальные залы на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.

2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

2.3. Разрешение на работу в читальных залах дается руководством архивов на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архивов или сотрудниками читальных залов.

2.4. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца (приложение № 1).

2.5. Оформление пропусков в читальные залы осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архиве справочники (описи, каталоги, обзоры), дела и документы, в том числе позитивные копии кинодокументов, фотодокументы (в виде позитивных отпечатков или контрольных отпечатков на карточках фотокаталога архива), фонодокументы по теме исследования, а также техническое оборудование для работы с микрокопиями, аудиовизуальными и машиночитаемыми документами.

3.2. Пользователи, работающие в читальных залах архивов, имеют право:

3.2.1. Получать информацию о распорядке работы читальных залов, услугах, оказываемых архивами через читальные залы, порядке и условиях их предоставления.

3.2.2. Получать консультации специалистов архивов о составе и содержании документов в соответствии с темой исследований, имеющихся в архивах справочниках.

3.2.3. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причине отказа (отсрочки) в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.

3.2.4. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов или справочников по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.

Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архивов, в органы управления архивным делом субъекта Российской Федерации, Федеральную архивную службу России, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.2.5. Пользоваться печатными изданиями и рукописными материалами из фондов научно-справочных библиотек, справочно-информационных фондов.

3.2.6. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, архивных справочников.

3.2.7. При наличии технических возможностей по специальному разрешению руководства архивов использовать собственные технические средства (персональный компьютер, магнитофон, диктофон) или арендовать технические средства архивов. Использование технических средств допускается, если это не мешает работе других пользователей.

3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию с его заведующим (сотрудником) машинописный и печатный текст, гранки научной работы. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском.

Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.

3.3. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники.

3.4. Пользователи обязаны:

3.4.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальных залах архивов Российской Федерации.

3.4.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.

3.4.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).

3.4.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела (единицы хранения), печатные издания сотруднику читального зала.

3.4.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием и пленкой при работе с микрокопиями и документами на специальных и электронных носителях.

3.4.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.

3.4.7. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 12, п. 2) использовать и публиковать полученную архивную информацию с обязательной ссылкой на источник информации, т.е. указывать название архива, хранящего документы, их поисковые данные (номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа).

3.5. Пользователи могут предоставить архивам библиографическую справку или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных документов.

3.6. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователями, решаются в соответствии с действующим законодательством.

3.7. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архиву, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.

4. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий,
предоставления научно-справочного аппарата

4.1. Дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов.

Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10–20 дел или 10–20 единиц хранения кинодокументов, фонодокументов временем звучания не более 3 часов. С учетом специфики состава документов руководством архива могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.

4.3. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются руководством архивов, но не должны превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.

Справочно-информационные и другие печатные издания, экземпляры описей, хранящиеся в читальных залах, выдаются пользователям в день заказа.

4.4. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, несброшюрованные и особо ценные документы – до 5 дней, уникальные документы по разрешению руководства архива – на один день, дела и микрокопии, печатные издания – на один месяц.

Продление сроков хранения и использования в читальных задах описей, дел, документов, других материалов согласуется с сотрудниками читальных залов (кроме уникальных документов), продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласуется с руководством архивов, при необходимости оформляется новый заказ. Сроки повторной выдачи устанавливаются руководством архивов.

4.5. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы, как правило, не выдаются.

Подлинные документы могут выдаваться пользователям в исключительных случаях с разрешения руководства архива с учетом конкретных обстоятельств (например, необходимость изучения внешних особенностей документов, неисправность технического оборудования для работы с микрокопиями, некачественные копии, наличие у пользователей медицинских противопоказаний для работы с микрокопиями, иные обстоятельства).

4.6. Кинофотофонодокументы предоставляются пользователям в виде копий.

4.7. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

4.7.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки (размером более 200 х 300 мм), пластиковые пакеты, зонты. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.

4.7.2. Выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытые дела не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, калькировать документы, вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, а также из одного дела в другое.

4.7.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом для пишущей машинки, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами.

4.8. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

4.9. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника читального зала.

При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, микрокопий, отсутствия листов в деле, неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом сотруднику читального зала.

4.10. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

  • их плохого физического состояния;

  • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

  • необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);

  • выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;

  • экспонирования заказанных материалов на выставке;

  • выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов,
изготовленных по заказам пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости, от технических возможностей архивов и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, микрокопии, фотоотпечатки, позитивы кинофотодокументов. Качество изготавливаемых копий обеспечивается архивами.

5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам читальных залов. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.

При копировании большого количества документов к бланку заказа по требованию руководства архива может дополнительно прилагаться их перечень.

5.3. Копирование документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также документов личных фондов производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователями или их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

5.4. Копирование документов, составляющих объект авторского права, в том числе документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации Об авторском праве и смежных правах.

5.5. Объем, сроки и виды изготавливаемых копий устанавливаются руководством архивов с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

5.6. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архивов.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архивов в каждом конкретном случае.

5.7. Копирование неопубликованных описей, каталогов, картотек, а также баз и банков данных и других архивных справочников в полном объеме по заказам пользователей не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

5.8. В исключительных случаях при отсутствии технических возможностей у архивов допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения руководства архивов в их помещениях и под контролем сотрудников читальных залов.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, архивы не несут.

5.9. По согласованию с руководством архивов пользователи могут самостоятельно копировать изобразительные и графические материалы, карты, планы и чертежи или приглашать для этой работы специалистов (чертежника, фотографа, художника). В этих случаях копирование производится в помещениях архивов под контролем их сотрудников с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

5.10. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.

5.11. Копии частично рассекреченных документов, изготовленные архивом по заказам пользователей с изъятием из текста при копировании нерассекреченных частей текста, выдаются им на общих основаниях.

5.12. Вынос копий документов за пределы архива оформляется специальным пропуском, подписанным ответственным лицом.

Приложение № 1
к Правилам работы
пользователей в читальных залах
государственных архивов
Российской Федерации

Название государственного архива

АНКЕТА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Фамилия __________________________________________________________________

Имя ________________________ Отчество _____________________________________

Место работы (учебы) и должность ___________________________________________

Организация, направившая пользователя, ее адрес ______________________________

Образование ______________________________________________________________

Ученая степень, звание _____________________________________________________

Тема и хронологические рамки исследования ___________________________________

Место жительства __________________________________________________________

Телефон (домашний) _____________________ (служебный) _______________________

Серия и № документа, удостоверяющего личность _______________________________

С Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов
Российской Федерации ознакомился(ась), обязуюсь их выполнять.

Дата _______________________ ____________________________ (Подпись)

И ещё два свежих важных изменения в законодательстве, касающихся глобальных вопросов отечественного архивного дела:

«Федеральный закон от 23 мая 2016 года № 149-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» дополнил Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» новыми положениями.
Статья 6 «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации» дополнена новой частью 4.1, в которой расширен перечень органов, имеющих право принимать решения о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Теперь это могут сделать:

Экспертные фондово-закупочные комиссии государственных и муниципальных музеев;

Экспертные комиссии государственных и муниципальных библиотек;

Экспертно-проверочные комиссии научных организаций, включенных в утвержденный Правительством РФ перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации.

Мой комментарий: Если раньше право постоянного хранения документов Архивного фонда РФ имели только организации Российской академии наук, то теперь это право может быть предоставлено и другим научным организациям. Само собой, если такая практика появится, то это будет отнюдь не подарок отечественной науке, а, скорее, попытка архивной службы снять с себя часть расходов, а также головную боль обеспечения сохранности электронных документов.

Часть 2 статьи 19 «Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации» изложена в новой редакции:

Статья 19. Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации

Было: 2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

Стало: 2. Документы Архивного фонда Российской Федерации не входят в состав имущества организаций, осуществляющих их хранение.

Мой комментарий: Хотели как лучше, а получилось как всегда 🙂 Как мне кажется, при редактировании данного положения авторы законопроекта опять забыли о том, что у нас в стране существует коммерческий сектор, — и документы этих организаций таки являются их собственностью! Данное положение в новой редакции исключает архивные документы из состава имущества любых (!) организаций. Ну и кто теперь, будучи в здравом уме, захочет принимать решение об отнесении своих самых ценных документов к Архивному фонду РФ?

Есть, правда, в этой правовой галиматье одна лазейка – включенные в состав Архивного фонда РФ документы можно передать на хранение сторонней организации, и тогда грозная статья может оказаться «пустышкой» 🙂

Для справки: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6 «Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации») устанавливает:

7. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления), музеем, библиотекой либо научной организацией, включенной в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Мой комментарий: Отмечу, что закон не позволяет урегулировать конфликтную ситуацию, когда собственник не желает включать свои документы в состав Архивного фонда РФ, а документы на самом деле этого заслуживают. У архивов в этом случае нет никаких рычагов для того, чтобы повлиять на владельца документов. Новеллы в п.2 ст.19, лишающие организацию прав собственности на ценные документы, с моей точки зрения, вполне могут ещё больше сократить число желающих стать источниками комплектования архивов.
Расширяя перечень организаций, которые смогут сами постоянно хранить документы Архивного фонда РФ, государство закладывает мину замедленного действия, которая может окончательно отбросить архивное дело в РФ к тому состоянию «архивного нестроения», в котором оно пребывало до революции. С одной стороны, государственные и муниципальные архивы, конечно, смогут снять с себя часть проблем и расходов – а с другой, архивы могут лишиться наиболее ценных источников комплектования, и в конечном итоге может быть нанесён огромный ущерб культурно-исторической и научно-технической памяти страны, ведь у многих таких организаций может и не быть надлежащим образом организованной архивной службы. Обязательно возникнут и проблемы доступа к этим архивным документам, поскольку собственники не очень-то склонных допускать исследователей в свои ведомственные архивы.
В общем, я не устаю радоваться «изобретательности» наших людей. Когда кажется, что сильнее навредить уже нельзя, они обязательно ухитряются придумать что-то новенькое… Их бы энергию, да на решение конструктивных задач!»

Теперь, кстати, понятен смысл наделения органов Минкульта и/или Росархива полномочиямипо проведению проверок юрлиц при получении сигнала о возникновении угрозы причинения вреда особо ценным документам Архивного фонда РФ. Поскольку, по внесении вышеуказанных изменений в закон «Об архивном деле…», количество юрлиц негосударственной формы собственности, осуществляющих постоянное хранение таких документов, может возрасти и в разы. Да и странные для коммерческих организаций нормыновых «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» тоже теперь ясно почему именно такие.

Но, присоединяясь в целом к вышеприведённым суждениям уважаемой коллеги по поводу всего этого, заметим, что пока непонятно какие именно не входящие в систему РАН «научные организации» будут включены Правительством в перечень «осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации». НИИ государственных ведомств? Сколько их осталось в полной госсобственности — у силовиков, Минприроды, Минтранса, госкорпораций может быть. Вузы? Возможно. Те же НИИ и КБ, у подавляющего числа которых вид юридического лица изменился, но участие государства сохранилось? Вероятно. Тогда мы, действительно, наблюдаем процесс демонтажа системы организации архивного дела страны, созданной «Декретом о реорганизации и централизации архивного дела…» 1918 г. и формально действующей по сию пору. Конечно, фактически последнюю четверть века эта система работала довольно дурно, но тут уж ровно настолько, насколько соответствующий уполномоченный государственный орган сам ею занимался. Очевидно, что и это социальное обязательство государство нести более не может.

Что же, процесс видимо закономерный — путь дальнейшего развития архивного дела выбран. Но если государственная архивная служба на будущее фактически отказывается иметь дело с документами, откладывающимися в процессе деятельности коммерческих организаций, и возлагает все заботы о сохранности вверенных ей научных документов на самих фондообразователей, то очень хочется, чтобы тогда уж в той части архивного хозяйства, которую она оставляет себе, как-то соблюдался порядок. Например, цитированная выше часть 2 статьи 19 закона «Об архивном деле в Российской Федерации…» неукоснительно соблюдалась бы администрациями всех организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда. Ибо, к сожалению, систематически приходится сталкиваться с попытками распоряжаться таковыми именно как имуществом данного конкретного архива или музея.

Архивный фонд Российской Федерации — это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, подлежащих постоянному хранению в соответствии с российским законодательством. Обеспечивая вечное хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, архивы способствуют укреплению федерализма, формированию гражданского общества, становлению правового государства, формированию демократических взглядов, воспитанию россиян в духе гражданственности, патриотизма, толерантности.

Документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы их ценности, которая проводится экспертно-проверочными комиссиями специально уполномоченных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в области архивного дела, государственных, муниципальных архивов совместно с собственниками или владельцами документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007).

Объем Архивного фонда Российской Федерации составляет более 500 млн. единиц хранения на различных носителях, или более 8,5 тыс. км архивных полок.

Документы Архивного фонда Российской Федерации в законодательно определенном порядке хранятся: постоянно в федеральных государственных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, муниципальных архивах, федеральных и других государственных и муниципальных библиотеках и музеях, а также в организациях Российской академии наук; временно в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков, а также в муниципальных архивах в случае наделения органа местного самоуправления муниципального района или городского округа отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования; на депозитарном хранении в ряде федеральных органов исполнительной власти и федеральных организаций, перечень которых утвержден постановлением Правительства Российской Федерации № 808 от 27 декабря 2006 г.

Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, увеличивается в среднем на 1,7 млн единиц хранения.

  • Справка об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016

    • Справочные данные к материалам коллегии «Об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016»

  • Информационно-методическое письмо «О качестве составления паспортов федеральных архивов по состоянию на 01.01.2016»

  • Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

  • Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2013 и качестве составления паспортов

  • Справка об итогах паспортизации архивов организаций, осуществляющих временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации

О Положении о рассекречивании и продлении сроков засекречивания архивных документов в Удмуртской Республике (с изменениями на 15 июля 2013 года) (с изменениями на 28 апреля 2014 года)

ПРАВИТЕЛЬСТВО УДМУРТСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 22 августа 2011 года № 290
г. Ижевск

О Положении о рассекречивании и продлении сроков засекречивания архивных документов в Удмуртской Республике

(с изменениями на 28 апреля 2014 года)

В целях повышения эффективности деятельности по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов, находящихся на хранении в государственных архивах Удмуртской Республики, Правительство Удмуртской Республики ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о рассекречивании и продлении сроков засекречивания архивных документов в Удмуртской Республике.
2. Комитету по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики в трехмесячный срок со дня вступления в силу настоящего постановления утвердить формы документов, используемых при реализации Положения, предусмотренного пунктом 1 настоящего постановления.
3. Признать утратившим силу распоряжение Правительства Удмуртской Республики от 24 ноября 1998 года № 388-р.

Председатель Правительства
Удмуртской Республики —
Ю.С.Питкевич

Приложение

Приложение
к постановлению Правительства
Удмуртской Республики
от 22 августа 2011 года № 290

ПОЛОЖЕНИЕ
о рассекречивании и продлении сроков
засекречивания архивных документов
в Удмуртской Республике

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о рассекречивании и продлении сроков засекречивания архивных документов в Удмуртской Республике (далее — Положение) определяет порядок рассмотрения архивных документов на предмет их рассекречивания, в том числе архивных документов, созданных в процессе деятельности КПСС, ВЛКСМ и органов государственного управления Удмуртской АССР и Удмуртской Республики, иных организаций, а также ликвидированных организаций-фондообразователей в случае отсутствия их правопреемников, и находящихся на хранении в государственных архивах Удмуртской Республики.
2. В соответствии с законодательством основаниями для рассекречивания архивных документов в соответствии с настоящим Положением являются:
1) взятие на себя Российской Федерацией международных обязательств по открытому обмену сведениями, содержащимися в архивных документах и составляющими в Российской Федерации государственную тайну;
2) изменение объективных обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита сведений, содержащихся в архивных документах и составляющих государственную тайну, является нецелесообразной.
3. Основаниями для рассмотрения на предмет рассекречивания архивных документов являются:
1) истечение срока, установленного при засекречивании, и (или) срока продления засекречивания архивных документов;
2) пересмотр перечня сведений, составляющих государственную тайну, или внесение в них изменений;
3) запрос органов государственной власти Российской Федерации, предприятий, учреждений, организаций (далее совместно — организации) и граждан.
4. По истечении срока, установленного при засекречивании, и (или) срока продления засекречивания архивных документов, проводится экспертиза на предмет наличия в них сведений, составляющих государственную тайну.

II. Порядок создания, задачи и полномочия
Республиканской межведомственной экспертной комиссии

5. Для организации и координации в государственных органах Удмуртской Республики и государственных архивах Удмуртской Республики деятельности по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов создается Удмуртская республиканская межведомственная экспертная комиссия по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов (далее — РМЭК). (в ред. постановления Правительства УР от 15 июля 2013 года № 313)
6. В своей деятельности РМЭК руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне», Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», перечнями сведений, подлежащих засекречиванию, органов государственной власти и организаций (выписками из них) и иными правовыми актами, регламентирующими вопросы защиты государственной тайны.
7. РМЭК формируется в составе председателя комиссии, заместителя председателя комиссии, секретаря комиссии и членов комиссии.
Количественный и персональный состав РМЭК утверждается Правительством Удмуртской Республики.
8. В состав РМЭК включаются представители Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, иных государственных органов Удмуртской Республики, руководители государственных архивов Удмуртской Республики. В состав РМЭК в порядке, установленном законодательством, включаются представители Военного комиссариата Удмуртской Республики, Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Удмуртской Республике, Министерства внутренних дел по Удмуртской Республике.
9. Основными задачами РМЭК являются:
1) рассмотрение в пределах своей компетенции вопросов о полном или частичном рассекречивании архивных документов, находящихся на хранении в закрытых фондах государственных архивов Удмуртской Республики;
2) подготовка мотивированных экспертных заключений о продлении сроков засекречивания архивных документов, находящихся на хранении в государственных архивах Удмуртской Республики, для направления в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны и иной информации с ограниченным доступом при Правительстве Удмуртской Республики;
3) координация деятельности государственных органов Удмуртской Республики и государственных архивов Удмуртской Республики по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов.
10. РМЭК не рассматривает вопросы о рассекречивании архивных документов высших и центральных партийных органов, высших органов государственной власти и государственного управления СССР и РСФСР.
Рассмотрение на предмет рассекречивания постановлений Верховного Совета СССР, указов Президиума Верховного Совета СССР и других материалов, образовавшихся в процессе деятельности Верховного Совета СССР; документов Совета Народных Комиссаров СССР, Совета Министров СССР, Кабинета Министров СССР и их постоянных органов, Комитета по оперативному управлению народным хозяйством СССР, Межгосударственного экономического комитета, высших органов государственного управления РСФСР; документов высших и центральных органов РКП(б) — ВКП(б) — КПСС и РКСМ, ЛКСМ, ВЛКСМ, их коллегиальных органов, структурных подразделений и учреждений Коминтерна, иных международных партийных организаций осуществляется Межведомственной комиссией по защите государственной тайны и иной информации с ограниченным доступом при Правительстве Удмуртской Республики.
11. В рамках выполнения задач, предусмотренных пунктом 9 настоящего Положения, РМЭК имеет право:
1) получать от государственных архивов Удмуртской Республики сведения об объеме и составе находящихся у них на хранении секретных документов, предложения по плану работы РМЭК, а также необходимые для организации ее работы документы;
2) привлекать по согласованию с соответствующими должностными лицами специалистов территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных органов Удмуртской Республики, организаций для проведения экспертизы документов, созданных в деятельности этих организаций или их предшественников, и представленных в РМЭК для рассекречивания;
3) приглашать на заседания РМЭК представителей территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных органов Удмуртской Республики, организаций, граждан;
4) получать от организаций аргументированные письменные заключения о возможности рассекречивания или целесообразности продления сроков засекречивания дел (документов), созданных в деятельности этих организаций или их предшественников, и находящихся в составе документов КПСС;
5) создавать по согласованию с руководителями государственных архивов Удмуртской Республики экспертные группы для проведения первичной экспертизы секретных документов, находящихся на хранении в соответствующем государственном архиве Удмуртской Республики, с целью рассекречивания или продления сроков засекречивания;
6) требовать у руководителей государственных архивов Удмуртской Республики создания условий для ознакомления членов РМЭК и экспертов — представителей организаций с подлинными делами (документами) по месту их хранения или копиями, их заменяющими;
7) получать от экспертов заключения по вопросам рассекречивания или продления сроков засекречивания архивных документов и рассматривать их на заседаниях РМЭК для выработки согласованного решения;
8) принимать решения по вопросам о полном или частичном рассекречивании архивных документов;
9) рассматривать запросы органов государственной власти Российской Федерации, организаций и граждан о рассекречивании сведений, отнесенных к государственной тайне;
10) информировать о результатах своей работы;
11) в порядке, установленном законодательством, осуществлять иные права, необходимые для решения возложенных на РМЭК задач.
12. Решения РМЭК являются обязательными для всех государственных архивов Удмуртской Республики и служат основанием для перевода архивных документов на открытое хранение, внесения изменений в учётные документы государственных архивов Удмуртской Республики.

III. Порядок деятельности
Республиканской межведомственной экспертной комиссии
по рассекречиванию архивных документов и продлению сроков засекречивания архивных документов

13. Деятельность РМЭК осуществляется в соответствии с годовым планом, утвержденным её председателем. РМЭК вправе рассматривать вопросы, не включенные в план и требующие оперативного решения.
14. Директора государственных архивов Удмуртской Республики ежегодно на основании утвержденного плана деятельности РМЭК готовят и представляют председателю РМЭК перечни (обзоры, справки) архивных документов, предлагаемых к экспертизе.
15. Для проведения первичной экспертизы архивных документов ликвидированных организаций-фондообразователей, не имеющих правопреемников, а также обеспечения деятельности РМЭК в каждом государственном архиве Удмуртской Республики создается постоянная экспертная группа (далее — экспертная группа) из числа сотрудников государственного архива Удмуртской Республики. Состав экспертной группы формируется директором государственного архива Удмуртской Республики и утверждается председателем РМЭК.
16. Формой работы РМЭК является заседание.
Заседания РМЭК проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
Заседание РМЭК правомочно, если на нем присутствуют более половины её членов.
17. Заседания РМЭК протоколируются. Документация ведется в соответствии с установленным Порядком ведения секретного делопроизводства.
18. Председатель РМЭК осуществляет полномочия, предусмотренные под 1, , , 4 и настоящего Положения, а также:
1) осуществляет руководство деятельностью РМЭК и организует её работу;
2) назначает заседания РМЭК;
3) председательствует на заседаниях РМЭК;
4) подписывает протокол заседания РМЭК;
5) утверждает повестку дня заседания РМЭК;
6) планирует работу РМЭК;
7) представляет интересы РМЭК в отношениях с органами государственной власти, иными государственными органами, органами местного самоуправления, их должностными лицами, предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами;
8) осуществляет иные полномочия, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Удмуртской Республики и решениями РМЭК.
19. Заместитель председателя РМЭК осуществляет полномочия, предусмотренные настоящего Положения, а также исполняет обязанности председателя РМЭК в случае его отсутствия или при невозможности выполнения им своих обязанностей.
20. Секретарь РМЭК осуществляет полномочия, предусмотренные настоящего Положения, а также:
1) осуществляет подготовку вопросов к рассмотрению на заседании РМЭК;
2) выполняет поручения заместителя председателя РМЭК;
3) осуществляет организационное и техническое обеспечение деятельности РМЭК;
4) ведет делопроизводство РМЭК;
5) оповещает членов РМЭК и лиц, участвующих в заседании РМЭК, о времени и месте заседания Комиссии, знакомит их с материалами, внесенными на рассмотрение Комиссии;
6) осуществляет подготовку и оформление проектов решений РМЭК;
7) подписывает протокол заседания РМЭК;
8) осуществляет иные полномочия, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Удмуртской Республики и решениями РМЭК.
21. Иные члены РМЭК:
1) участвуют в рассмотрении вопросов, внесённых на рассмотрение РМЭК;
2) участвуют в голосовании при принятии РМЭК иных решений по вопросам, относящимся к её компетенции;
3) вносят предложения по вопросам, внесённым на рассмотрение РМЭК;
4) подписывают решения, принятые на заседаниях РМЭК;
5) выполняют поручения председателя РМЭК;
6) осуществляют иные полномочия, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Удмуртской Республики и решениями РМЭК.
22. Экспертные заключения и проект решения РМЭК представляются секретарю РМЭК руководителем экспертной группы государственного архива Удмуртской Республики.
23. Подготовленные к заседанию РМЭК материалы направляются секретарём РМЭК членам РМЭК не позднее, чем за три дня до дня проведения заседания РМЭК.
24. РМЭК принимает решения единогласно. Решение о рассекречивании архивных документов не может быть принято в случае поступления в РМЭК хотя бы от одного члена РМЭК мотивированного несогласия с данным решением.
25. Решение РМЭК оформляется актом о рассекречивании архивных документов или актом о продлении сроков засекречивания архивных документов, которые подписываются её председателем и членами, и утверждаются Главой Удмуртской Республики.(в ред. постановления Правительства УР от 28 апреля 2014 года № 162)
26. В решении РМЭК указываются архивные дела:
1) подлежащие рассекречиванию в полном объеме, с их поисковыми данными;
2) подлежащие частичному рассекречиванию, с указанием поисковых данных архивных документов, которые оставляются на секретном хранении, с аргументацией причин оставления на секретном хранении;
3) не подлежащие рассекречиванию, с аргументацией причин оставления на хранении в закрытых фондах, с указанием их поисковых данных и сроков засекречивания;
4) не подлежащие рассекречиванию, но гриф секретности которых необходимо изменить, с аргументацией причин изменения грифа секретности, с указанием их поисковых данных и сроков засекречивания;
5) подлежащие рассекречиванию, но с ограничением доступа к ним, с поисковыми данными и аргументацией причин ограничения доступа в соответствии с законодательством Российской Федерации.
27. Один экземпляр решения РМЭК и заключения экспертов остаются на постоянном хранении в РМЭК, другие экземпляры, вместе с копиями заключений, направляются в государственные архивы Удмуртской Республики, представившие документы для рассмотрения на предмет рассекречивания.
28. Решение РМЭК с мотивированным решением о продлении сроков засекречивания архивных документов и выписки из протоколов заседания РМЭК направляются в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны и иной информации с ограниченным доступом при Правительстве Удмуртской Республики.

IV. Особенности деятельности по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов ликвидированных организаций-фондообразователей, не имеющих правопреемников

29. Деятельность по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов ликвидированных организаций-фондообразователей, не имеющих правопреемников, хранящихся в государственном архиве Удмуртской Республики, организуется директором государственного архива Удмуртской Республики в случае делегирования ему соответствующих полномочий Межведомственной комиссией по защите государственной тайны и иной информации с ограниченным доступом при Правительстве Удмуртской Республики.
30. Проведение первичной экспертизы архивных документов на предмет их рассекречивания или продления сроков засекречивания архивных документов осуществляется экспертной группой.
31. Члены экспертной группы полистно изучают архивные документы и составляют заключения.
32. Экспертная группа принимает решения о представлении заключений на рассмотрение РМЭК или, в случае необходимости, дает РМЭК рекомендации по привлечению к экспертизе просмотренных архивных документов дополнительных экспертов.
33. Экспертные заключения утверждаются директором государственного архива Удмуртской Республики.
34. Заседания экспертной группы подлежат протоколированию. Протоколы заседаний экспертной группы подписываются ее председателем и секретарем.

V. Особенности деятельности по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов организаций-фондообразователей

35. Деятельность по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания архивных документов организаций-фондообразователей, хранящихся в государственном архиве Удмуртской Республики, организуется директором государственного архива Удмуртской Республики в случае делегирования ему соответствующих полномочий организацией-фондообразователем или её правопреемником.
36. Делегирование полномочий осуществляется только после предварительного анализа всего комплекса архивных документов, предлагаемых к рассмотрению на предмет рассекречивания, проведенного соответствующей организацией-фондообразователем или её правопреемником.
37. По итогам анализа полномочия по рассекречиванию архивных документов могут быть делегированы директору государственного архива Удмуртской Республики в полном объёме (всего комплекса архивных документов без всяких ограничений) или с определенными ограничениями (за определенный период, по конкретной тематике и т.д.).
38. В случае делегирования полномочий для рассмотрения архивных документов на предмет их рассекречивания или продления сроков засекречивания архивных документов создается экспертная группа.
39. Персональный состав экспертной группы и регламент её работы определяются директором соответствующего государственного архива Удмуртской Республики по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.
40. В состав экспертной группы включаются работники государственного архива Удмуртской Республики, а также представители организации-фондообразователя или её правопреемника.
41. Результаты экспертизы архивных документов оформляются актом, который подписывается председателем и всеми членами экспертной группы и утверждается директором государственного архива Удмуртской Республики.
42. В акте, предусмотренном в пункте 41 настоящего Положения, должны содержаться:
1) общая характеристика комплекса дел, отдельного дела, группы документов, подлежащих рассекречиванию, в том числе частичному, с их поисковыми данными;
2) перечень дел, документов, листов, не подлежащих рассекречиванию, с их поисковыми данными, а также с указанием мотивированной аргументации по продлению сроков засекречивания.

VI. Особенности организации проведения первичной экспертизы
по рассекречиванию и продлению сроков засекречивания
архивных документов

43. Директора государственных архивов Удмуртской Республики создают условия для ознакомления членов РМЭК и экспертов с подлинными делами (документами) по месту их хранения или копиями, их заменяющими;
44. Представленные для рассмотрения на предмет рассекречивания архивные документы рассматриваются полистно, в полном объёме.
45. Архивные документы могут рассекречиваться полностью или частично.
46. При полном рассекречивании архивный документ рассекречивается в полном объёме своего содержания вместе с нанесенными на него реквизитами, резолюциями и другими пометами, при частичном — отдельные части (фрагменты) архивного документа (дела), при этом сам документ сохраняет ранее присвоенный ему гриф секретности.
47. Дополнительные архивные материалы (проекты, справки, отчёты, заключения, сопроводительные письма и т.п.), а также копии и экземпляры архивных документов с резолюциями должностных лиц, исправлениями, расхождениями по тексту с подлинниками рассматриваются одновременно с архивными документами (копиями) и подвергаются экспертизе как самостоятельные документы.
48. Архивные документы не подлежат рассекречиванию, а ранее установленный срок их засекречивания продлевается, если в них содержатся сведения, составляющие государственную тайну, с учётом срока засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, предусмотренного Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О государственной тайне».
49. Грифы секретности погашаются штампом «Рассекречено» на всех листах экземпляров и копий рассекреченного архивного документа (дела) вне зависимости от места их хранения.(в ред. постановления Правительства УР от 15 июля 2013 года № 313)
50. Учёт, оформление, приём-передача рассекреченных архивных документов (дел) из закрытых фондов в общие фонды осуществляются в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.
51. Обращения органов государственной власти Российской Федерации, организаций и граждан, поступившие в государственные архивы Удмуртской Республики о рассекречивании сведений, отнесенных к государственной тайне, рассматриваются архивами в трехмесячный срок в порядке, определенном настоящим Положением.
52. В случае если государственные архивы Удмуртской Республики и РМЭК не правомочны решить вопрос о рассекречивании документов, то в месячный срок запрос передается в государственный орган, наделенный такими полномочиями, либо в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны и иной информации с ограниченным доступом при Правительстве Удмуртской Республики.

VII. Информирование о результатах деятельности по рассекречиванию
архивных документов

53. РМЭК ежегодно представляет информацию о рассекречивании документов Главе Удмуртской Республики и в Федеральное архивное агентство.(в ред. постановления Правительства УР от 28 апреля 2014 года № 162)
54. Сведения о рассекреченных архивных документах ежегодно публикуются на официальном сайте «Архивная служба Удмуртии» в сети Интернет.

Страницы ← предыдущая следующая → Сведения о личных архивах собираются сотрудниками государственного архива и фиксируются на карточках. В кар- точку заносятся краткие сведения о фондообразователе: фами- лия, имя, отчество, даты жизни, род деятельности и другие имеющиеся данные и указания на источниках информации. Все карточки сосредотачиваются в специальной картотеке. По дан- ным картотеки составляются списки лиц-источников комплек- тования архива документами личного происхождения и спис- ки потенциальных источников комплектования. Работа по привлечению на государственное хранение до- кументов личного происхождения поручается сотруднику го- сударственного архива. Предварительно изучаются данные о фондообразователе, ведутся переговоры с владельцами лично- го архива. Документы личного происхождения поступают в го- сударственные архивы безвозмездно или за денежное вознаг- раждение. При передаче документов владелец может оговорить некоторые условия, например: оставить за собой исключитель- ное право публикации документов на определенный срок, зак- рыть для использования отдельные документы на определен- ный срок, передать отдельные документы при условии предо- ставления ему ксерокопий и т. д. Договоренность между архи- вом и владельцем документов закрепляется специальным со- глашением за подписями обеих сторон. В процессе первичной обработки документов личного происхождения проводится их систематизация и составляется сдаточная опись. Вопрос о при- еме документов личного происхождения решается на заседа- нии экспертно-методической комиссии архивного органа. При положительном решении документы передаются в подразделе- ние государственного архива, ведущее их научное описание. Вопросы для повторения 1. Понятие, цели, задачи, методы проведения экспертизы ценности документов. 2. Критерии ценности документов, их применение при отборе документов на государственное хранение. 3. Отбор на государственное хранение документов с по- вторяющейся информацией. 4. Особенности экспертизы ценности документов личного происхождения. 41 5. Комплектование государственных архивов. Списки уч- реждений, документы которых подлежат приему на государ- ственное хранение. Перечни документов. 6. Особенности комплектования государственных архивов документами личного происхождения. Список литературы 1. Методические рекомендации по определению источни- ков комплектования государственных архивов. М., 1987. 2. Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения. М., 1990. 3. Основные положения отбора документов с повторяю- щейся информацией на государственное хранение. М., 1976. 4. Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: Методические рекомендации. М.: ВНИИДÀД, 1993. 5. Типовой перечень документов, образующихся в деятель- ности госкомитетов, министерств, ведомств и других учрежде- ний, организаций, предприятий, с указанием сроков хране- ния. М., 1989. 6. Управленческие документы постоянного срока хране- ния, образующиеся в деятельности негосударственных коммер- ческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. М.: ВНИИДÀД, 1996. 7. Бакалинская Г.Г., Àндреева Л.С. О пересмотре отрасле- вого состава источников комплектования Àрхивного фонда Рос- сийской Федерации // Отечественные архивы. 1992. ¹ 3. 8. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело. 1998. ¹ 3. 9. Бурова Е.М. О системе «признаков», характеризующих этапы работы с документами // Делопроизводство. 1998. ¹ 2. 10. Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе цен- ности документов) // Делопроизводство. 1998. ¹ 4. 11. Бурова Е.М. История и современные тенденции разви- тия экспертизы ценности документов: Учебное пособие. М., 1985. 42 12. Бурова Е.М., Сырченко Л.Г. Комплектование государ- ственных архивов СССР фондами личного происхождения: Учебное пособие. М., 1987. 13. Жукова М.П. Экспертиза ценности документов совре- менных учреждений, организаций, предприятий // Отечествен- ные архивы. 1994. ¹ 5. 14. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование государственных архивов управленческими документами (теоре- тико-методический аспект) // Отечественные архивы. 1995. ¹ 6. 15. Осичкина Г.À. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве // Секретарское дело. 1997. ¹ 4. 16. Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы эксперти- зы ценности документов и комплектование государственных архивов // Вопросы истории. 1988. ¹ 2. 17. Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов СССР // Труды ВНИИДÀД. М., 1984. Ч. 1—2. 43 Раздел 3 Обеспечение сохранности и государственный учет документов Àрхивного фонда РФ 3.1. Обеспечение сохранности архивных документов Для обеспечения сохранности документов Àрхивного фон- да РФ в архивах должен проводиться следующий комплекс вза- имосвязанных работ: — создание оптимальных условий хранения документов; — размещение документов в хранилищах, топог- рафирование; — соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ; — проверка наличия и состояния дел; — создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования; — обеспечение физико-химической сохранности документов. Создание оптимальных условий хранения документов. Оп- тимальные условия хранения документов обеспечиваются: строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов; оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охран- ной и противопожарной сигнализации; применением техни- ческих средств для создания оптимального температурно-влаж- ностного режима хранения, проведения санитарно-гигиени- ческих мероприятий в помещениях хранилищ; применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, опапки и т. п.). Здания для государственных архивов могут быть построе- ны специально или переоборудованы из других помещений. Они должны быть удалены от промышленных предприятий, загряз- няющих воздух, от объектов и сооружений, опасных в пожар- ном отношении, а также в соответствии с требованиями стро- ительных норм и правил. 44 Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается толь- ко с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Защита документов от действия света обеспе- чивается хранением документов в коробках, папках и перепле- тах, применением на окнах светонепроницаемых и свето- рассеивающих штор и т. п. Здания архивов оборудуются противопожарным водоснаб- жением, углекислотными огнетушителями, охранно-пожарной сигнализацией. Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим хранения: t — 17—19 оС, от- носительная влажность — 50—55 %. Помещения хранилищ должны поддерживаться в образ- цовом порядке и чистоте, исключающих возможность появле- ния плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Хранилища оборудуются стеллажами с соблюдением оп- ределенного порядка их размещения. Размещение документов в хранилище. Топографирование. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. Схема предусматривает распределе- ние комплексов фондов по хранилищам с указанием (при не- обходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранили- ща. Дела размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные то- пографические указатели. Они составляются на карточках. Кар- точка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд. На ней указывается название фон- да, номер фонда, корпус, этаж (ярус), архивохранилище, ком- ната, опись ¹, дел с ¹ по ¹, стеллаж ¹, шкаф ¹, полка ¹, примечания. Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. 45 Изменения в размещении документов своевременно отража- ются во всех экземплярах, а также в схеме размещения фондов. Порядок выдачи дел из хранилищ. Дела выдаются из хра- нилищ: — для использования (пользователям в читальный зал, со- трудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и орга- низациям во временное пользование); — для проведения архивных работ с документами. Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные до- кументы, для использования из хранилищ не выдаются, вмес- то них выдаются их копии. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производятся хранителем фондов. Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий один месяц (для исс- ледователей, работающих в читальном зале, и сотрудников ар- хива, занимающихся научной работой) и три месяца (для уч- реждений и организаций во временное пользование). Выдача дел из хранилищ оформляется определенными Фе- деральной архивной службой документами и регистрируется в особых книгах. Проверка наличия и состояния дел. Цель проверки нали- чия и состояния дел в архивах — установить соответствие фак- тического наличия дел описательным статьям и итоговым за- писям в описях; выявить поврежденные дела, содержащие до- кументы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплета, дезинфекции, переворота на другую основу и т. п. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архивов и проводится в соответствии со зна- чимостью документов в сроки: — по фондам, содержащим особо ценные и уникальные документы — один раз в 5 лет; — по фондам I категории — один раз в 10 лет; — по фондам II и III категорий — один раз в 15 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные провер- ки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов. Проверку наличия и состояния дел проводит группа со- трудников в количестве не менее 2 человек. 46 До начала работы устанавливается полнота учетных доку- ментов по проверяемому фонду, учетные документы тщатель- но выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отраже- ны в итоговых записях фактически числящиеся по описи но- мера дел. Проверка проводится путем сверки фактического на- личия дел с описью. При этом сверяется номер дела, заголо- вок, крайние даты документов дела, количество листов, ука- занные в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путем визуального осмотра дела. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки (отсутствие дел, технические ошибки в подсчете, ошибки в описании, фи- зические повреждения) вносятся в лист проверки наличия и состояния дел. Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно. При проверке наличия и состояния дел необходимо: со- хранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела других фондов; со- общать заведующим архивохранилищем о делах, зараженных биологическими вредителями, для немедленной их изоляции. Дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Вне- сение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. По окончании проверки наличия и состояния дел в кон- це описи проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись. На основании итоговых записей в листе (листах) провер- ки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в ко- тором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: количество дел, числящихся по описям, количество дел, не оказавшихся в наличии, количество литерных номеров, не от- меченных в описи, пропущенных номеров, а также количество дел, оказавшихся в наличии. В акте указывается также количе- ство дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов. Одновременно с актом проверки могут составляться в слу- чае необходимости справки о технических ошибках при под- счетах, акты обнаружения неучтенных дел, акты о неисправи- мом повреждении дел и др. 47 Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в ус- ловиях хранения документов фонда, то материалы проверки под- шиваются в дело фонда, а данные о делах, требующих проведе- ния дезинфекции, переплета, реставрации, передаются в лабо- раторию микрофотокопирования и реставрации документов. Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выяв- ляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях со- хранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в тече- ние одного года с момента завершения проверки. Проверка наличия и состояния дел считается завершен- ной после внесения изменений в учетные документы проверя- ющегося фонда. Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования. Страховой фонд — это совокупность стра- ховых копий особо ценных документов архива. Страховой копией документа на бумажной основе являет- ся негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа фотопленке непосредственным фото- графированием документа и впоследствии называемый «микро- фильмом страхового фонда». Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд явля- ется неприкосновенным и хранится территориально обособлено от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах (Центр хранения стра- хового фонда находится в г. Ялуторовске Тюменской области). Одновременно с созданием страхового фонда изготавли- вается для государственного архива комплект копий особо цен- ных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригина- лов документов и организации работы по их использованию. Обеспечение физико-химической сохранности документов — это комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, физической и химической рес- таврации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и дру- гим видам работ, обеспечивающих сохранность документов. Эти работы проводят лаборатории, действующие в системе архив- ных учреждений. 48 3.2. Государственный учет документов Àрхивного фонда РФ В деле обеспечения сохранности исторических и культур- ных ценностей исключительно важен учет. Под учетом архивных документов понимается установле- ние количества и состава архивных документов в единицах уче- та, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Государствен- ному учету подлежат все документы, входящие в состав Àрхи- вного фонда РФ, вне зависимости от их содержания, подлин- ности, способов их воспроизведения, как государственной, так и негосударственной части Àрхивного фонда РФ, то есть доку- менты постоянного срока хранения. Порядок государственного учета определяется Регламен- том государственного учета документов Àрхивного фонда РФ, разработанным Федеральной архивной службой с целью обес- печения государственного контроля за сохранностью докумен- тов Àрхивного фонда РФ. Документы Àрхивного фонда РФ учитываются по архи- вным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения. Основой учета документов Àрхивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упоря- доченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения. Единица учета архивных документов — это единица изме- рения количества документов в архиве. Порядок государственного учета документов Àрхивного фонда РФ основывается на принципах: — централизации (Федеральная архивная служба регламен- тирует взаимодействие архивных органов и учреждений, госу- дарственных музеев и библиотек, научных и научно-отрасле- вых архивов Российской академии наук, организаций-источ- ников комплектования архивных учреждений, а также юриди- ческих и физических лиц — собственников документов негосударственной части Àрхивного фонда РФ); 49 — унификации (установлены единые требования к учет- ным данным, единая методика учета, единые формы учетных документов); — динамичности (своевременно и оперативно вносятся изменения в учетные документы или составляются новые учет- ные документы); — полноты и достоверности государственного учета. Для учета архивных документов в государственных, рай- онных, городских архивах, государственных музеях и библио- теках, архивах РÀН, ведомственных архивах ведутся: — книга учета поступлений документов; — списки фондов; — описи дел и документов; — листы фондов, а также другие учетные документы. Основные учетные документы. Книга поступлений — учет- ный документ, с помощью которого осуществляется первич- ный учет поступающих в архив материалов. Она дает возмож- ность узнать в каждом конкретном случае, когда, куда и в ка- ком состоянии были получены те или иные материалы; уста- новить поступление в архив фондов дел за каждый год; пра- вильно вести отчетность о приеме архивных документов. Список фондов — учетный документ, представляющий со- бой перечень наименований архивных фондов в порядке их но- меров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хроноло- гической последовательности получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду. Вследствие того, что материалы фонда уже могли войти в научный оборот под своим номером, в случае передачи или утраты фонда этот номер другому фонду не присваивается. В архивах, хранящих документы до и после 1917 г., спис- ки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фон- дов, с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «Р» (Ф. Р-1). Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива. Лист фонда — учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хроноло- гических границах и составе документов фонда и описей на 50 Страницы ← предыдущая следующая →

Государственный архивный фонд

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *