Ежедневно в практической деятельности решается огромное количество вопросов, непосредственно связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов. Эффективная организация работы с документами, путем совершенствования всех информационно- документальных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, является одним из важнейших направлений управленческой деятельности.
Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.
Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Главным реквизитом документа является его текст — речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи . Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).
Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
- Издавать документы только в пределах своей компетенции;
- Соблюдать при подготовке документов действующие нормы законодательства;
- Соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.
К сожалению, многие руководители и работники, отвечающие за правильностью и точностью составления документов, не знакомы с правилами их оформления, что приводит к отсутствию упорядоченной системы ведения делопроизводства. Именно рациональное и четко организованное делопроизводство может существенно увеличить эффективность деятельности организации.
Делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов .
Наряду с термином «делопроизводство» используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). ДОУ — это деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами . Появление данного термина в первую очередь связано с внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники и сетевых технологий.
Документационное обеспечение управления служит выполнению основных функции на предприятии, а именно:
планирование (планы); организация (составление устава и положений, штатного расписания, правил внутреннего распорядка);
мотивация (трудовые контракты, приказы по личному составу, использование тестов, анкет);
контроль (сбор сведений, отчёты); учёт (обработка статистической, бухгалтерской, технической документации);
инструктирование (составление инструкций, методических указаний).
Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
- Обеспечение рационального использования документов в деятельности предприятия, что позволяет сократить информационные потоки до оптимального минимума;
- Упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации при помощи новейших технологий.
Не стоит также забывать о конфиденциальных документах, которые складываются в процессе деятельности многих организаций, особенно коммерческих предприятий. Конфиденциальное делопроизводство стоит особняком в документационном менеджменте и играет важную роль в деятельности организаций, занимающихся новыми разработками. Конфиденциальное делопроизводство исходя из специфики работы с конфиденциальной информацией, распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности, включая, в том числе научно-технические документы .
В большинстве случаев документационное обеспечение управления деятельности российских организации осуществляется стихийно и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы:
руководство предприятия теряет целостную картину происходящего;
структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга;
в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты;
это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.;
руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации.
В свою очередь система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации .
Современные требования к организации документационного обеспечения управления предполагают создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания/получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения.
Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки её обработки. Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений, и количеству неверных решений.
Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся:
высокое качество документов;
оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д);
оперативность в составлении и прохождении документов.
Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры:
внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий;
распределение обязанностей между сотрудниками предприятия;
оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой.
Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.
Литература:
- Боженко, Н. Н. Документирование управленческой деятельности на производственных и коммерческих предприятиях / Н. Н. Боженко, Г. А. Домащенко, В. А. Коробова // Международный журнал экспериментального образования. 2010. № 11. Режим доступа: http://cyberleninka.ru/article/n/dokumentirovanie-upravlencheskoy-deyatelnosti-na-proizvodstvennyh-i-kommercheskih-predpriyatiyah
- ГОСТ Р 7.0.8–2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_
- ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Режим доступа: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/ecb106567e12f3ebd31016141ecd7e69d528358c/
- Жминько, Н. С. Организация и ведение документооборота, его основные этапы / Н. С. Жминько., В. П. Васильев., Ю. А. Тритяк // Политематический сетевой электронный журнал КГАУ. 2015. № 110. Режим доступа:http://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-i-vedeniedokumentooborota-ego-osnovnye-etapy
- Кудрявцев Н. В., Лысова Т. В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. — 416 с.
- Кудрявцев Н. В., Тарасюк А. Я., Еланцева О. П. Конфиденциальное делопроизводство : учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2015. –148 с.
- Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. — М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайт, 2013. — 576 с.
Содержание
Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов, элементов их составляющих и необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация — это деятельность по установлению правил, норм, характеристик. В сферах производства и обращения продукции стандартизация определяется как деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в названных сферах деятельности, повышения конкурентоспособности продукции, работ или услуг.
В области делопроизводства суть стандартизации следует толковать как процесс установления и применения оптимальных правил, норм по оформлению документации, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их использования.
Результатом работы по стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления») или их элементы (например, ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»), так и на унифицированные системы документации. Выше уже приводился ГОСТ Р 6.30-2003 на требования по оформлению ОРД, который входит в состав унифицированной системы организационно-распределительной документации (УСОРД).
На государственном уровне проводятся работы по унификации документов и сознанию унифицированных систем документации (УСД).
Унификация — это сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация — это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
«УСД — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации (УСД). М., 2003..
Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Согласно общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие унифицированные системы управленческой документации:
— унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
— унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
— унифицированная система банковской документации (код 0400000);
— унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
Унификация и стандартизация управленческих документов
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
— разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;
— внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;
— ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
— разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
— разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 4-е изд. — М., 2003. — 408с..
Национальный стандарт Российской Федерации
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Дата введения 01 марта 2014
Действующий
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк». Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Термины и определения
3.1 Общие понятия
3.2 Делопроизводство
3.2.1 Документирование
3.2.2 Организация работы с документами
3.3 Архивное дело
3.3.1 Хранение и учет архивных документов
3.3.2 Комплектование архива
3.3.3 Информационная деятельность архива
На странице представлена только часть текста. Полный проект стандарта вы можете скачать здесь:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 скачать бесплатно в формате PDF
3.4.2.11. специальная библиотека: Библиотека, обеспечивающая профессиональные потребности пользователей и иные специфические потребности особых групп читателей на основе соответствующего фонда и информационно-поискового аппарата (патентно-техническая, нотная, библиотека для слепых, библиотека НИИ и т.д.)
en Special library
fr Bibliotheque spéciale
3.4.2.12. национальная библиотека: Библиотека, которая в рамках национальной (государственной) библиотечно-информационной системы выполняет особые функции: получение обязательного экземпляра документной продукции страны, ее каталогизация и обеспечение сохранности, оказание централизованных информационно-библиотечных услуг читателям, обеспечение сохранности и пропаганда национального культурного наследия, проведение государственной политики в области информационной культуры, руководство национальными компаниями по пропаганде книги и чтения и участие в международных программах и проектах
en National library
fr Bibliothèque nationale
3.4.2.13. библиотека-депозитарий: Библиотека, обеспечивающая прием от других библиотек, гарантированное постоянное хранение малоиспользуемых документов и удовлетворение потребностей в них
en Depository library
fr Bibliothèque depositaire
3.4.2.14. публичная библиотека: Общедоступная библиотека, предназначенная для удовлетворения информационных потребностей широких слоев населения
en Public library
fr Bibliothèque publique
3.4.2.15. патентная библиотека: Специальная библиотека, официально регистрирующая выданные патенты и (или) формирующая фонд описаний изобретений и патентов, удовлетворяющая информационные потребности в них
en Patent library
fr Bibliothèque de brevets
3.4.2.16. научная библиотека: Библиотека, обеспечивающая развитие науки; удовлетворяющая информационные потребности научных учреждений и отдельных лиц, связанные с исследовательской деятельностью на основе соответствующего фонда и информационно-поискового аппарата
en Research (scientific) library
fr Bibliothèque des recherches scientifique
3.4.2.17. справочная библиотека: Специальная библиотека, проводящая консультационную и информационно-справочную работу на основе фонда справочных изданий и других компонентов справочно-поискового аппарата
en Reference library
fr Bibliothèque de reférénce
3.4.2.18. учебная библиотека: Специальная библиотека, обеспечивающая удовлетворение специфических библиотечных потребностей пользователей (читателей), возникающих в процессе учебной деятельности в школах, училищах, техникумах, вузах и т.п.
en Educational library
fr Bibliothèque de recherche d’étude
3.4.2.19. межбиблиотечный абонемент: Абонемент, основанный на использовании документов из фондов других библиотек при их отсутствии в данном фонде
en Interlending
fr Prêt interbibliothécaire
3.4.2.20. библиотечный читальный зал: Форма обслуживания читателей, предусматривающая выдачу произведений печати и других документов для работы в помещении библиотеки, специально оборудованном для читателей и работы с документами
en Reading room
fr Salle de lecture
3.4.2.21. фонотека: Организация или служба (отдел библиотеки), в обязанность которой входит сбор, хранение и предоставление в распоряжение пользователей звуковых документов
en Records library
fr Phonothèque
3.4.2.22. фильмотека: Организация или служба (отдел библиотеки), в обязанность которой входит сбор, хранение и предоставление в распоряжение пользователей кинематографических документов и видеограмм
en Film library
fr Filmothèque
3.4.2.23. фототека: Организация или служба (отдел библиотеки), в обязанность которой входит сбор, хранение и предоставление в распоряжение пользователей фотографических документов
en Photograph library
fr Phonothèque
3.4.2.24. видеотека: Организация или служба (отдел библиотеки), в обязанность которой входит сбор, хранение и предоставление в распоряжение пользователей видеодокументов
en Video library
fr Videothèque
Алфавитный указатель терминов на русском языке
Абонемент библиотечный 3.2.2.25
Абонемент заочный библиотечный 3.2.2.26
Абонемент межбиблиотечный 3.4.2.19
Агентство по информации 3.4.1.6
Аппарат справочно-библиографический 3.3.2.48
Библиотека национальная 3.4.2.12
Библиотека передвижная 3.4.2.7
Библиотека стационарная 3.4.2.6
Библиотека универсальная 3.4.2.9
Группировка библиографическая 3.2.2.21
Деятельность библиографическая 3.1.37
Деятельность научно-информационная 3.1.32
Зал библиотечный читальный 3.4.2.20
Запрос библиографический 3.2.2.18
Запрос пользователя библиотеки 3.2.2.17
Издание библиографическое 3.3.2.7
Информация библиографическая 3.1.36
Информация документная 3.1.27
Информация научно-техническая 3.1.25
Информирование библиографическое 3.2.2.7
Информирование групповое 3.2.2.9
Информирование индивидуальное 3.2.2.8
Информирование массовое 3.2.2.10
Инфраструктура информационная 3.1.34
Картотека библиографическая 3.3.2.8
Каталог библиографический 3.3.2.9
Кодирование информации 3.2.1.5
Конвертирование данных 3.2.1.6
Менеджмент информационный 3.4.1.2
Носитель информации (данных) 3.2.1.4
Обеспечение информационно-библиографическое 3.2.2.12
Обеспечение информационное 3.2.2.11
Обзор библиографический 3.3.2.6
Обработка информации (данных) 3.2.1.3
Обслуживание библиографическое 3.2.2.3
Обслуживание библиотечное 3.2.2.4
Обслуживание библиотечное внестационарное 3.2.2.5
Обслуживание информационное 3.2.2.1
Обслуживание справочно-библиографическое 3.2.2.2
Орган научно-технической информации 3.4.1 7
Переработка аналитико-синтетическая 3.2.1.9
Поиск библиографический 3.2.2.16
Пользователь информационного учреждения 3.2.2.22
Пользователь информационной системы 3.1.31
Пособие библиографическое 3.3.2.2
Пособие библиографическое алфавитное 3.3.2.36
Пособие библиографическое аннотированное 3.3.2.35
Пособие библиографическое внутригазетное 3.3.2.44
Пособие библиографическое внутрижурнальное 3.3.2.43
Пособие библиографическое внутрикнижное 3.3.2.42
Пособие библиографическое выборочное 3.3.2.29
Пособие библиографическое издательское 3.3.2.26
Пособие библиографическое книготорговое 3.3.2.27
Пособие библиографическое краеведческое 3.3.2.21
Пособие библиографическое кумулятивное 3.3.2.34
Пособие библиографическое международное 3.3.2.41
Пособие библиографическое научно-вспомогательное 3.3.2.13
Пособие библиографическое отраслевое 3.3.2.18
Пособие библиографическое персональное 3.3.2.25
Пособие библиографическое перспективное 3.3.2.33
Пособие библиографическое популярное 3.3.2.16
Пособие библиографическое предметное 3.3.2.37
Пособие библиографическое прикнижное 3.3.2.45
Пособие библиографическое пристатейное 3.3.2.46
Пособие библиографическое профессионально-производственное 3.3.2.15
Пособие библиографическое региональное 3.3.2.23
Пособие библиографическое регистрационное 3.3.2.28
Пособие библиографическое рекомендательное 3.3.2.14
Пособие библиографическое ретроспективное 3.3.2.32
Пособие библиографическое сигнальное 3.3.2.31
Пособие библиографическое систематическое 3.3.2.39
Пособие библиографическое словарное 3.3.2.38
Пособие библиографическое специальное 3.3.2.12
Пособие библиографическое страноведческое 3.3.2.20
Пособие библиографическое текущее 3.3.2.30
Пособие библиографическое тематическое 3.3.2.19
Пособие библиографическое универсальное 3.3.2.17
Пособие библиографическое хронологическое 3.3.2.40
Пособие биобиблиографическое 3.3.2.24
Продукция библиографическая 3.3.1.5
Продукция информационная 3.3.1.4
Ресурсы библиотечно-библиографические 3.3.1.3
Ресурсы информационные 3.3.1.1
Система библиографических пособий 3.3.2.3
Система библиотечных каталогов и картотек 3.3.2.49
Система информационная 3.1.30
Система научно-технической информации 3.4.1.1
Система централизованная библиотечная 3.4.2.3
Сообщение библиографическое 3.3.1.6
Список библиографический 3.3.2.5
Справка библиографическая 3.2.2.19
Справка фактографическая 3.2.2.20
Ссылка библиографическая 3.3.2.1
Технология информационная 3.2.1.1
Трансформирование данных 3.2.1.7
Указатель библиографический 3.3.2.4
Указатель библиографический государственный 3.3.2.11
Указатель библиографический к изданию 3.3.2.47
Указатель вспомогательный 3.3.2.10
Указатель местной печати (список, обзор) 3.3.2.22
Услуга библиографическая 3.2.2.15
Центр анализа информации 3.4.1.4
Центр библиографический 3.4.1.8
Центр национальный библиографический 3.4.1.9
Центр по обмену информацией 3.4.1.5
Алфавитный указатель терминов на английском языке
Алфавитный указатель терминов на французском языке
Ressources de bibliothèque et ressources bibliographiques 3.3.1.3
Système des catalogues et des fichiers de bibliothèque 3.3.2.49
ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)
Термины и определения из взаимосвязанных стандартов системы СИБИД
1 аннотация: Краткая характеристика документа, поясняющая его содержание, назначение, форму, другие особенности (ГОСТ 7.76)
2 база данных (БД): Набор данных, который достаточен для установленной цели и представлен на машинном носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся в нем информации (ГОСТ 7.73)
3 банк данных (БнД): Автоматизированная ИПС, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации в них (ГОСТ 7.73)
4 библиографирование: Процесс подготовки библиографической информации (ГОСТ 7.76)
5 библиографическая запись: Элемент библиографической информации, фиксирующий в документальной форме сведения о документе, позволяющие его идентифицировать, раскрыть его состав и содержание в целях библиографического поиска (ГОСТ 7.76)
6 библиографическое описание: Совокупность библиографических сведений о документе, приведенных по определенным правилам, устанавливающим порядок следования областей и элементов, и предназначенных для идентификации и общей характеристики документа (ГОСТ 7.76)
7 библиотечный каталог: Каталог, совокупность расположенных по определенным правилам библиографических записей на документы, раскрывающая состав и содержание фонда библиотеки или информационного центра (ГОСТ 7.76)
8 индексирование: Выражение содержания документа и (или) смысла информационного запроса на информационно-поисковом языке (ГОСТ 7.74)
9 информационный запрос: Текст, выражающий информационную потребность (ГОСТ 7.73)
10 избирательное распространение информации (ИРИ): Распространение информации, вновь появившейся в информационно-поисковой системе в соответствии с постоянными запросами потребителей информации (ГОСТ 7.73)
11 информационная потребность: Характеристики предметной области, значения которых необходимо установить для выполнения поставленной задачи в практической деятельности (ГОСТ 7.73)
12 информационный поиск: Действия, методы и процедуры, позволяющие осуществлять отбор определенной информации из массива данных (ГОСТ 7.73)
13 классификационный индекс: Поисковый образ, построенный средствами классификационного информационно-поискового языка (ГОСТ 7.74)
14 критерий выдачи: Совокупность признаков, по которым определяется степень соответствия поискового образа документа поисковому предписанию и принимается решение о выдаче или невыдаче данного документа в ответ на информационный запрос (ГОСТ 7.73)
15 первичный документ: Документ, содержащий исходную информацию
16 поисковое предписание: Текст, включающий поисковый образ запроса и указания о логических операциях, подлежащих выполнению в процессе информационного поиска (ГОСТ 7.74)
17 поисковый образ документа (ПОД): Поисковый образ, выражающий основное смысловое содержание документа (ГОСТ 7.74)
18 поисковый образ запроса (ПОЗ): Поисковый образ, выражающий смысловое содержание информационного запроса (ГОСТ 7.74)
19 распространение информации: Процесс предоставления информации, имеющейся в информационно-поисковых системах, потребителям информации (ГОСТ 7.73)
20 стратегия поиска: Определение последовательности операций, осуществляемых в процессе информационного поиска, с целью повышения его эффективности (ГОСТ 7.73)
Ключевые слова: информация, коммуникация, документ, информационная деятельность, библиотека, библиотечное дело, библиография, библиографическая деятельность
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Постановлением Госстандарта СССР от 11.08.72 за № 1582 введена в действие единая система организационно-распорядительной документации (ГОСТ 6.38—72 и ГОСТ 6.39—72), регламентирующая единые требования к оформлению документов. В целях стандартизации и унификации деловой, оперативной и технической документации в ГПО, а также упорядочения делопроизводства должны быть разработаны и внедрены
Унификация и стандартизация в делопроизводстве
В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве
Соберите группой студентов два-три десятка почтовых конвертов, скопившихся в домашних архивах, обратите внимание на их разнообразие, систематизируйте конверты по размерам, расположению окон для указания адреса получателя. Сделайте вывод о практически необходимом количестве типоразмеров конвертов, чтобы удовлетворить потребности в пересылке разного рода почтовых отправлений (от письма до бандероли). Сделайте заключение об экономическом смысле проведения работ по унификации и стандартизации в конкретном случае и в делопроизводстве вообще.
Работа по унификации и стандартизации документов должна предусматривать терминологическое упорядочение названий видов и разновидностей документов, их реквизитов, а также содержащихся в документах управленческих текстов на естественном языке. В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства отражены результаты такой работы для ОРД .
В Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР , подготовленных ИТУ и Центрархивом РСФСР и изданных в 1928 г., давались рекомендации по составлению перечней дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). Специальное подразделение ИТУ — Кабинет стандартизации — занималось вопросами упорядочения документации, ее унификации и стандартизации на общесоюзном уровне. Кабинет разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов,
Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документацион-ного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .
Правильная постановка делопроизводства требует законченной системы операций, точной их последова-тельцости, стандартизации, унификации и типизации форм служебных документов, слаженности всего процесса документирования. Тщательно разработанные и также тщательно осуществляемые инструкции по делопроизводству — обязательное условие правильной его постановки. Инструкции, конечно, нужно время от времени пересматривать, улучшать. Но делать это надо организованно.
В 20-е годы специалистами Института техники управления была сформулирована задача унификации и стандартизации документных форм и процессов. Основой упорядочения документации в аппарате управления было методологическое положение В.И.Ленина о том, что «в ведении дела разными и разнородными предпрятиями, учреждениями, ведомства и пр. есть много сходного и сходного в основном»2. Работа по унификации официальной переписки начались уже в 20-е годы. На страницах популярного в то время журнала «Техника управления» публиковались статьи о рационализации делопроизводства вообще и официальной переписке в частности3.
