Содержание
Контактная информация
Ф.И.О. и должность руководителя:
Шалагинова Ольга Николаевна, заведующий
Почтовый адрес: микрорайон 10, дом 4, АБК — 2, г.Губкинский, Ямало-Ненецкий автономный округ, 629830
Телефон: (34936) 3-69-23
E-mail: gubarhiv@gubadm.ru
График работы
Понедельник-пятница: 830 — 1712
Перерыв на обед: 1230 — 1400
Выходные дни: суббота, воскресенье
График приема граждан
Понедельник-вторник: 830 — 1700
Перерыв на обед: 1230 — 1400
Историческая справка
Самый молодой архив Ямала — архивный отдел Администрации г.Губкинский. Создан 1 января 1997 года в связи с присвоением поселку Губкинскому статуса города.
Ведущим специалистом архивного отдела назначена Рузанова Людмила Николаевна. В июле 1998 года она переведена заведующим архивным отделом, а с 01.01.2003 работает начальником архивного отдела Администрации города.
В архиве на хранении находятся документы Губкинского поселкового Совета народных депутатов и его исполнительного комитета (1988-1993), администрации поселка Губкинского (1991-1996), Городской Думы (с 1994 года), по которым можно проследить этапы развития молодого города Ямало-Ненецкого автономного округа. Интерес представляют документы ОАО «Роснефть-Пурнефтегаз» (1986-1993), в которых есть приказ Министерства нефтяной и газовой промышленности «О создании производственного объединения «Пурнефтегаз» Главтюменнефтегаза». Предприятие является градообразующим, с ним связаны перспективы города в будущем.
В процессе роста города многие предприятия ликвидируются, появляются новые. Для выполнения социально-правовых запросов приняты документы 77 ликвидированных организаций, предприятий, учреждений.
Ежегодно издается календарь памятных дат города Губкинского. Для поиска информации подготовлен к изданию краткий справочник по фондам архивного отдела Администрации г. Губкинский.
Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города Губкинского
Утверждено
распоряжением Администрации города
от 25 марта 2013 года № 156-р
Общие положения
1.1. Положение об архивном отделе (муниципальном архиве) Администрации города (далее — Архив) определяет организацию работы и компетенцию отдела в целях реализации Администрацией города Губкинского полномочий в области архивного дела в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ямало-Ненецкого автономного округа.
1.2. Архив создан в соответствии с законодательством Российской Федерации в целях эффективной организации архивного дела в городе и выполняет функции муниципального архива.
1.3. Архив является структурным подразделением Администрации города Губкинского не обладающий правами юридического лица, имеет простую печать, штампы, бланки со своим наименованием.
1.4. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией
Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (основным законом), законами и иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального образования город Губкинский, муниципальными правовыми актами и настоящим Положением.
1.5. Финансирование и материально-техническое обеспечение деятельности Архива осуществляется за счет средств городского бюджета и субвенций, выделяемых из окружного бюджета для реализации отдельных государственных полномочий Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела на очередной финансовый год и на плановый период.
1.6. Архив при выполнении возложенных на него задач взаимодействует с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее автономный округ), другими органами государственной власти автономного округа, органами местного самоуправления автономного округа, структурными подразделениями и органами Администрации города Губкинского, физическими и юридическими лицами в пределах своей компетенции.
1.7. Архив в своей деятельности непосредственно подчиняется заместителю главы Администрации города — руководителю аппарата, в соответствии с распределением обязанностей между Главой города и его заместителями.
1.8. Полное наименование Архива: архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Губкинского. Сокращенное наименование: архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города.
1.9. Местонахождение Архива: микрорайон 4, дом 20, г. Губкинский, Ямало-ненецкий автономный округ, 629830
Основные задачи
Основными задачами Архива являются:
2.1. организация хранения, комплектование (формирование), учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
2.2. исполнение переданных отдельных государственных полномочий автономного округа по хранению, комплектованию (формированию), учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории города Губкинского;
2.3. разработка проектов нормативных правовых актов по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов.
Основные функции
Основными функциями Архива являются:
3.1. комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации города, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
3.2. комплектование (формирование), хранение, учет и использование архивных документов, сформированных и образующихся в результате деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
3.3. подготовка проектов нормативных правовых актов Администрации города по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, осуществление контроля за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и автономного округа;
3.4. учет и хранение документов, принятых в Архив, в том числе:
3.4.1. архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности;
3.4.2. архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность или на хранение в Архив, в том числе документов личного происхождения;
3.4.3. документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
3.4.4. учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Архива;
3.5. комплектование Архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
3.5.1. формирование списков организаций — источников комплектования Архива, утверждаемых Главой Администрации города и согласовываемых службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, проведение систематической работы по их уточнению;
3.5.2. осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) срока хранения в Архив;
3.5.3. организация приема на хранение в Архив документов личного происхождения, фотодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан;
3.5.4. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Архива;
3.5.5. проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
3.5.6. по согласованию с Администрацией города, прием на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документов действующих муниципальных и организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;
3.6. осуществление организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов организаций — источников комплектования и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
3.6.1. проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
3.6.2. проверка, в установленном порядке, учета документов, хранящихся в организациях — источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
3.6.3. рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел по личному составу организаций — источников комплектования;
3.6.4. рассмотрение и представление на утверждение в службу по делам архивов автономного округа поступивших от организаций-источников комплектования описей дел постоянного хранения, согласно утвержденному Главой Администрации города, графику;
3.6.5. рассмотрение и представление на согласование в службу по делам архивов автономного округа описей дел по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального образования;
3.6.7. изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
3.6.8. оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в Архив;
3.6.9. проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
3.6.10. разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации;
3.7. представление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов о выполнении Архивом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в Архиве;
3.8. обеспечение информационного обслуживания органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
3.8.1. информирование органов местного самоуправления о составе и содержании документов Архива по актуальной тематике, исполнение запросов органов местного самоуправления;
3.8.2. организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных публикаций, материалов для средств массовой информации, организация выставок документов, проведение встреч с общественностью;
3.8.3. исполнение в установленном порядке запросов заявителей, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов, рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием заявителей;
3.8.4. создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам Архива, баз данных, автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;
3.8.5. внедрение в практику работы наиболее рациональных систем и методов хранения, копирования, охраны и использования архивных документов;
3.9. представление в установленном порядке информации пенсионным фондам, органам социального обеспечения, налоговым органам Российской Федерации, а также иностранным гражданам и органам социального обеспечения и пенсионным фондам иностранных государств;
3.10. разработка основных направлений перспективных и текущих планов развития архивного дела в муниципальном образовании, осуществление подготовки методических рекомендаций, инструктивных писем по вопросам хранения, учета, комплектования и использования архивных документов;
3.11. осуществление иных функций, отнесенных к ведению архивного отдела.
4. Права
Для выполнения возложенных на него функций Архив имеет право:
4.1. представлять Администрацию города Губкинского по всем вопросам, входящим в компетенцию Архива;
4.2. вносить на рассмотрение Администрации города Губкинского предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных документов, хранящихся в Архиве, совершенствованию работы архивов организаций — источников комплектования;
4.3. участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией города вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты нормативных правовых актов;
4.4. вносить на рассмотрение Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, совершенствования работы ведомственных архивов организаций;
4.5. Вносить на рассмотрение экспертно — проверочной комиссии Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения по включению организаций в источники комплектования, по ведению централизованного учета документов, по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию ЭПК Службы;
4.6. запрашивать и получать от организаций-источников комплектования Архива, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве;
4.7. проверять соблюдение организациями-источниками комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, требований законодательства в области архивного дела;
4.8.информировать органы государственной власти и местного самоуправления о нарушениях законодательства в области архивного дела;
4.9. давать, в пределах своей компетенции, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организациям, находящемся на территории города;
4.10. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией города Губкинского и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций – источников комплектования;
4.11. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;
4.12. на техническое оснащение рабочих мест специалистов отдела.
Ответственность
5.1. Должностные лица Архива несут ответственность, в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ямало-Ненецкого автономного округа, за своевременное и качественное выполнение возложенных на отдел задач и функций, предусмотренных настоящим Положением и должностными инструкциями.
5.2. Ответственность должностных лиц Архива перед физическими и юридическими лицами наступает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законами Ямало-Ненецкого автономного округа.
Руководство и организация работы
6.1. Архив возглавляет начальник Архива, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города или уполномоченным им муниципальным служащим.
Начальник Архива подчиняется непосредственно заместителю главы Администрации города, руководителю аппарата.
В случае отсутствия начальника Архива его обязанности исполняет главный специалист Архива в соответствии с распоряжением Администрации города.
6.2. Начальник Архива:
6.2.1. руководит деятельностью Архива, организует его деятельность и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Архив задач и функций;
6.2.2. осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов в установленной сфере деятельности, осуществляет текущее и перспективное планирование деятельности Архива;
6.2.3. отчитывается о работе и состоянии Архива;
6.2.4. распределяет должностные обязанности между специалистами Архива и утверждает их должностные инструкции;
6.2.5. принимает участие в совещаниях, заседаниях, конференциях, других мероприятиях, проводимых Администрацией города, по вопросам деятельности Архива;
6.2.6. контролирует, в установленном порядке, соблюдение специалистами Архива исполнительской и трудовой дисциплины, вносит предложения об их поощрении и (или) привлечении к дисциплинарной ответственности.
6.2.7. по поручению Главы города Губкинского, заместителя главы Администрации города, руководителя аппарата осуществляет иные функции в пределах своей компетенции.
