1. Сущность, роль и функции контроля в управлении
Контроль – это система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования управляемого объекта принятым управленческим решениям, определение результатов управленческих воздействий на управляемый объект и отклонений, допущенных в ходе выполнения этих решений.
Контроль на предприятии (контроллинг) включает текущий сбор и обработку информации, проверку отклонений фактических показателей деятельности фирмы от нормативных или плановых и, что более важно, – подготовку рекомендаций для принятия решения.
Контроль выявляет слабые стороны предпринимательской деятельности, позволяет оптимально использовать ресурсы, вводить в действие резервы, а также избежать банкротства и кризисных ситуаций. Контроль на предприятии включается в процесс управления, установление целей, разработку бизнес-планов, бюджетов, мониторинга, оперативной работы, отклонений от намеченных целей на всех этапах жизни товара: от его создания до реализации. В современных условиях при создании новых изделий, организации работы, научных исследованиях и опытно-конструкторских разработок (НИОКР), получение достижений в науке и технике роль контроля будет усиливаться.
Понятие «контроль в управлении» следует рассматривать в трех основных аспектах:
1) контроль как систематическая и конструктивная деятельность руководителей, органов управления, одна из их основных управленческих функций, т. е. контроль как деятельность;
2) контроль как завершающая стадия процесса управления, основой которой является механизм обратной связи;
3) контроль как неотъемлемая составляющая процесса принятия и реализации управленческих решений, непрерывно участвующая в этом процессе от его начала и до завершения.
Наряду с внутренним контролем, внутрихозяйственным расчетом, созданием мер по ограничению риска и безопасности хозяйственной деятельности фирмы большое значение в финансовой и налоговой сфере в современной обстановке имеет ревизия – как инструмент контроля.
Государство контролирует предприятия всех форм собственности с помощью эффективных форм финансового конторля.
Объектом финансового контроля выступает как бюджетно-нлоговая сфера и бюджетный процесс, так и весь процесс финансово-хозяйственной деятельности субъектов рыночных отношений. Этим определяется большая роль и значение финансового контроля как основного элемента государственного контроля и управления.
Субъектами государственного финансового контроля являются государственные органы и структуры предприятия с государственным участием, организации полностью или частично финансируемые из бюджета, организации и предприниматели в части уплаты налогов в бюджет.
Поделитесь на страничке
Следующая глава >
Содержание
Функциональные возможности системы «ОЛИМПОКС»
Система «ОЛИМПОКС» использует все преимущества интранет-технологий, что позволяет использовать ее для организации обучения и проверки знаний одновременно большого количества сотрудников непосредственно с рабочих мест. Доступ к материалам обеспечивается веб-браузером (например, Internet Explorer и др.).
Для управления системой предусмотрены две роли: «администратор» и «преподаватель». Роль «преподавателя» по работе с системой в специализированных обучающих учреждениях может быть отведена методистам, работающим непосредственно с группами слушателей. В организациях в качестве преподавателя могут выступать работники службы ОТ и ПБ, кадровой службы и других подразделений, ответственных за проведение обучения работников.
Использование системы «ОЛИМПОКС» в обучающей организации
В последние годы все большее развитие среди специализированных обучающих организаций получает дистанционное обучение с использованием электронных средств. Система «ОЛИМПОКС» позволяет организовать дистанционное обучение с использованием электронных обучающих продуктов на высоком уровне.
При организации дистанционного обучения с использованием интернет-версии системы «ОЛИМПОКС» доступ пользователей осуществляется по личному логину и паролю.
Вход в систему «ОЛИМПОКС», установленную в локальной сети организации, может осуществляться следующими способами: по паролю, путем выбора из списка зарегистрированных слушателей, путем ввода данных с клавиатуры (фамилия, имя, отчество).
Для контроля полученных знаний и подготовки к предстоящей проверке знаний в системе предусмотрено экспресс-тестирование или контрольный тест. Экспресс-тестирование можно пройти как по отдельной теме, так и по всему курсу. Контрольный тест представляет собой прообраз экзаменационного теста для проведения аттестации, но результаты контрольных тестов не сохраняются в системе.
Использование системы «ОЛИМПОКС» в рамках корпоративного обучения
В организации производственной/непроизводственной сферы процесс корпоративного обучения, как правило, носит непрерывный характер. Периодичность обучения может составлять от одного раза в три месяца до одного раза в пять лет в зависимости от разных факторов (категория сотрудника, направление обучения, вид проверки знаний, должностные обязанности и т. д.). Кроме обязательных форм подготовки, установленных нормативными правовыми актами, работников нужно знакомить с локальными нормативными документами (стандартами, инструкциями, положениями и т. д.). Здесь система «ОЛИМПОКС» выступает незаменимым помощником, поскольку может быть интегрирована в корпоративный интранет-портал организации. Работникам, имеющим компьютеризированное рабочее место, доступ к системе «ОЛИМПОКС» предоставляется по локальной сети.
Безусловно, прежде чем начать работу с системой в крупной организации, необходимо выполнить ряд подготовительных работ. Как правило, все начинается с формирования групп с делением по структурным подразделениям, цехам, участкам и т. д., после чего им назначаются обучающие профили.
Профиль – это совокупность параметров, определяющих процесс проведения подготовки и проверки знаний. При поставке системы по умолчанию установлен основной профиль, в котором пользователям доступны все учебные курсы, загруженные в систему. Формирование и настройка экзаменационных профилей подробно описаны в Руководстве пользователя системы «ОЛИМПОКС».
Внутри организации систему «ОЛИМПОКС» можно использовать не только для проведения обучения по разным направлениям, но и для проведения вводных инструктажей, проверки знаний перед допуском к выполнению работ, входного контроля знаний при приеме на работу и т. д. Для этого могут быть использованы как тиражные учебные курсы, так и курсы, разработанные самостоятельно.
Создание собственных учебных курсов
Для создания собственных учебных курсов, учитывающих специфику отдельно взятой организации, предназначен программный продукт «ОЛИМПОКС:Редактор», имеющий интуитивно понятный пользовательский интерфейс. Удобный переход между темами курса, навигация по вопросам, возможность добавлять, копировать и вставлять вопросы из других проектов курсов, выгружать курсы в zip-архив, а также выводить вид для печати позволяют быстро и просто создавать полноценные учебные курсы.
Кроме того, зачастую возникает необходимость объединения тиражных учебных курсов для проведения комплексной подготовки сразу по нескольким направлениям. Например, при проведении предаттестационной подготовки в области промышленной безопасности при эксплуатации сосудов, работающих под давлением, необходимо включать вопросы из курса по основам промышленной безопасности и из курса для специалистов, эксплуатирующих сосуды под давлением. Для этого в системе предусмотрена функция объединения нескольких учебных курсов в один с помощью функции «Генератор тестов».
Проведение проверки знаний и оформление результатов
С применением компьютерных технологий проверка знаний проводится в более сжатые по времени сроки, соблюдается объективность в оценке знаний, а все результаты фиксируются и сохраняются в архиве.
Проверка знаний или экзамен в системе «ОЛИМПОКС» проводится в виде тестирования. Для этого в каждом учебном курсе содержится определенное количество билетов, состоящих из тестовых заданий закрытого типа. При этом возможности системы позволяют аттестационной комиссии наблюдать за ходом проведения проверки знаний в режиме реального времени. Специалисты службы ОТ и ПБ организации в свою очередь могут контролировать работу аттестационной комиссии и проведение проверки знаний в удаленных подразделениях непосредственно со своего рабочего места.
По окончании проверки знаний при необходимости составляется протокол заседания аттестационной комиссии или комиссии по проверке знаний. Для решения данных задач система «ОЛИМПОКС» содержит библиотеку готовых шаблонов протоколов установленных образцов, а также предоставляет возможность разработки собственных шаблонов. Все готовые шаблоны соответствуют формам протоколов, рекомендуемым соответствующими нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок обучения и проверки знаний в той или иной области знаний. Сформированный протокол выгружается в приложение MS Excel, что позволяет в дальнейшем производить в нем необходимые изменения.
Также в системе «ОЛИМПОКС» предусмотрена возможность формирования отчетов по итогам проведенных проверок знаний. С подробной инструкцией по работе с отчетами, а также шаблонами отчетов можно ознакомиться в Руководстве пользователя системы.
Работа с архивными данными
Система «ОЛИМПОКС» автоматически сохраняет данные по всем пользователям, проходившим тестирование (с возможностью удаления), благодаря чему можно без труда проводить выборку работников, у которых подошел срок повторной проверки знаний. С помощью данного функционала можно осуществлять поиск и просмотр данных пользователей и результатов сдачи экзаменов. Поиск осуществляется по нескольким направлениям:
- Ф. И. О. слушателя;
- наименование организации;
- результат экзамена;
- экзаменационный профиль;
- дата проведения экзамена и т. д.
Иногда необходимость работы с архивными данными возникает в случае утери протокола или подготовки отчетных данных.
Контроль – это управленческая функция, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы предприятия; процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.
Контроль устанавливает степень соответствия принятых решений фактическому состоянию системы управления, реально достигнутых результатов и целей запланированным, выявляет отклонения и их причины.
Контроль называют также обратной связью. Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. Цель контроля состоит не в том, чтобы «поймать», «уличить», «схватить», главное – оказать работникам помощь в осуществлении желательной линии поведения. (Сущность контроля – приложение № 10).
Необходимость контроля (назначение):
• Исчезает неопределенность.
Никакие тщательно разработанные планы и программы не смогут учесть всё, что нужно. Контроль нужен для того, чтобы корректировать деятельность фирмы и устранять неопределенность:
— изменение законов
— специализация и разделение труда
— изменение технологии
— неправильно выбранная структура
— конкуренция
— человеческие ресурсы
• Предупреждение возникновения кризисных ситуаций.
Ошибки и проблемы, возникающие в работе, переплетаются, если их вовремя не исправить, с помощью контроля можно фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.
( Если Вы неверно застегнули верхнюю пуговицу пиджака, то неверно будут застегнуты и все остальные).
• Поддержание успеха.
Контроль выявляет не только ошибки, но и успех. Он помогает определить, какие именно направления деятельности наиболее эффективны.
Контрольный «Трезубец»:
1.Предварительный контроль – ведется до начала работы. Это договоры, стандарты, должностные инструкции.
Предварительно контролируются ресурсы – человеческие, материальные, финансовые.
2.Текущий контроль – измеряются фактические результаты работы, идет информация, работает обратная связь с исполнителями, корректируются отклонения.
3.Заключительный контроль – фиксируют итоговые результаты, оцениваются движение к цели и отклонения, определяются санкции (вознаграждение или наказание).
Требования к контролю:
1. Стратегическая направленность;
2. Ориентация на результаты;
3. Соответствие делу;
4. Своевременность;
5. Гибкость;
6. Простота;
7. Экономичность.
Вопросы для закрепления:
1. Какова роль контроля в управлении?
2. Какие существуют общие требования к эффективно поставленному контролю?
3. Каковы основные виды контроля с точки зрения времени их осуществления по отношению к выполняемой работе?
4. Для чего необходим контроль?
Тест.
Укажите один верный вариант ответа:
1. Контроль – это:
а) Процесс побуждения себя и других людей к деятельности для достижения определенных целей организации
б) Процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей
в) Совокупность процессов, совершаемых за определенный промежуток времени
г) То, что вызывает определенные действия человека
2. Какой контроль фиксирует итоговые результаты:
а) Предварительный
б) Текущий
в) Заключительный
3. При каком контроле измеряются фактические результаты работы,
корректируются отклонения:
а) Предварительный
б) Текущий
в) Заключительный
4. Как называется контроль, ведущийся до начала работы:
а) Предварительный
б) Текущий
в) Заключительный
1. Сущность и назначение контроля в условиях развития рыночных отношений
Контроль является составной частью управления общественным воспроизводством.
Контроль дает информацию о том, какие процессы происходят в обществе, помогает выработать наиболее целесообразные решения общих и специальных вопросов развития экономики, предоставляет возможность судить о правильности принятых решений, своевременности и результативности их выполнения.
Основная цель контроля состоит в том, чтобы объективно изучить фактическое положение дел, выявить те факторы и условия, которые отрицательно сказываются на выполнении принятых решений и достижении поставленных целей.
Контроль как функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению поставленной цели. Он помогает установить, какие именно службы и подразделения, а также направления его деятельности способствуют достижению намеченных целей и повышению результативности деятельности предприятия..
По организационным формамконтроль подразделяется на государственный (вневедомственный), ведомственный, аудиторский и внутрихозяйственный.
Государственный контроль осуществляется государственными органами контроля и управления. Цель-
правильности и своевременности формирования и исполнения бюджетных и внебюджетных фондов;
соблюдения действующего законодательства в области налогообложения, валютной, таможенной и банковской деятельности;
состояния, целевого и эффективного расходования государственных финансовых ресурсов;
законности и рациональности использования государственного имущества;
правильности ведения бухгалтерского учета и достоверности бухгалтерской, финансовой и статистической отчетности.
Ведомственный (или внутриведомственный) контроль проводится министерствами, комитетами и другими органами государственного управления. Такой контроль осуществляется путем проведения ревизий и тематических проверок в подведомственных предприятиях и организациях.
Аудиторский контроль осуществляется за деятельностью предприятий (фирм) независимыми специализированными аудиторскими фирмами или частными лицами, имеющими лицензию на проведение контроля. Его цель состоит в том, чтобы дать независимую оценку достоверности финансовой отчетности и бухгалтерского баланса..
Внутрихозяйственный (внутренний) контроль за деятельностью цехов, бригад, участков и других внутрихозяйственных формирований проводится на предприятиях их руководителями и специалистами. В их обязанности входит контроль за сохранностью и экономным использованием материальных и финансовых ресурсов.
Виды: контроль в зависимости от времени проведения подразделяется на предварительный, текущий (оперативный) и последующий.
Предварительный контроль осуществляется до принятия управленческих решений и совершения хозяйственных операций. Его объектами могут быть планы, проектно-сметная документация, документы на отпуск тмц. Цель – предупредить незаконные действия должностных лиц, обеспечить экономное и эффективное расходование хозяйственных ресурсов, не допустить непроизводительные расходы.
Цель текущего (оперативного) контроля – выявить в процессе хозяйственных операций отрицательные отклонения в хозяйственной деятельности, которые в ходе предварительного и последующего контроля могут быть не вскрыты, изыскать внутрихозяйственные резервы дальнейшего роста эффективности производства. При текущем (оперативном) контроле анализируются показатели оперативной отчетности, осуществляются тематические проверки, как вышестоящими организациями, так и специалистами самих предприятий, организаций и фирм. Особенно эффективно сочетание текущего контроля с предварительным.
Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций (ревизия (проверка), внешний аудит) на основе данных, зафиксированных в первичных документах, регистрах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Цель такого контроля – проверить целесообразность и законность хозяйственных операций за определенный период, выявить недостатки в работе, нарушения или злоупотребления, если они были допущены.
В зависимости от источников информации, используемой при выполнении контрольных функций, хозяйственный контроль подразделяется на документальный и фактический.
Документальный контроль заключается в установлении достоверности и законности хозяйственных операций по данным первичной документации, учетных регистров и отчетности, в которых они нашли отражение.
Фактическим называется контроль, при котором количественное и качественное состояние проверяемого объекта устанавливается на основании обследования, осмотра, обмера, пересчета, взвешивания, лабораторного анализа и других способов проверки фактического состояния объектов. К объектам контроля относятся: наличные деньги в кассе, основные средства, материальные ценности, готовая продукция, незавершенное производство, выполненные работы и др.
В зависимости от методов контроля системы контрольных действий различают ревизию, аудит, тематическую проверку, следствие и служебное расследование.
Ревизия – это система контрольных действий, осуществляемая по поручению руководителя вышестоящего органа управления ревизионной группой или ревизором за деятельностью подведомственных предприятий.
Основная цель ревизии – выявление хозяйственных и финансовых нарушений и хищений, бесхозяйственности и расточительства; и виновных в этом лиц; принятие мер по возмещению причиненного ущерба как в процессе ревизии, так и после нее; разработка предложений по устранению недостатков и нарушений; привлечение к административной или уголовной ответственности лиц, допустивших нарушения и злоупотребления.
Аудит – это независимая экспертиза состояния бухгалтерского учета, финансовых отчетов и бухгалтерских балансов. Цель аудита – подтвердить достоверность показателей финансовой отчетности и баланса, а также проверить, ведется ли бухгалтерский учет в соответствии с действующими нормативными положениями и указаниями.
Аудит отличается от ревизии не только по целям, но и по организационным формам его проведения.
Ревизия проводится вышестоящим органом управления
Аудит – это независимый контроль, проводимый аудиторскими фирмами. Тематическая проверка – это изучение одной или нескольких сторон (тем) производственной или хозяйственно-финансовой деятельности предприятий, например, проверка сохранности денежных средств и ценных бумаг; обеспечения сохранности и использования оборудования; использования фондов специального назначения и т. д. Проверки осуществляют вышестоящие и государственные органы и аудиторы на предприятиях, в организациях и учреждениях.
Следствие представляет собой процессуальное действие, в ходе которого устанавливают виновность отдельных лиц в совершении тех или иных нарушений законности, связанных с присвоением денежных средств и материальных ценностей, бесхозяйственностью и совершением должностных злоупотреблений. Следствие осуществляется судебно-следственными органами и регулируется особым процессуальным законодательством.
Служебное расследование– это проверка соблюдения работниками предприятия должностных обязанностей, а также нормативно-правовых актов, регулирующих производственные отношения в различных отраслях экономики. Оно проводится специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя предприятия (организации), в случаях выявления хищений, недостач, потерь и порчи материальных ценностей, изготовления нестандартной продукции и в других случаях.
Контроль – одна из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы он был непрерывным процессом.
Контроль состоит из трех основных элементов:
1. Установление стандартов деятельности организации, подлежащих контролю.
2. Измерение и анализ результатов деятельности организации.
3. Корректировка хозяйственных, технологических процессов в соответствии со сделанными выводами и принятыми решениями.
Без надежной системы контроля сегодня не может эффективно функционировать ни одна организация.
Цели контроля могут быть достигнуты лишь при соблюдении определенных принципов:
1. Контроль должен быть всеохватывающим, то есть: держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, а также внешнюю ситуацию и внутренние ресурсы. Он не должен быть тотальным, так как это дорого и практически невыполнимо. Такой контроль не может осуществлять только одно лицо, необходимо привлекать весь персонал организации. Самый эффективный контроль – это самоконтроль исполнителя, поэтому необходимо максимально расширять полномочия работников при выполнении своих обязанностей и проверять лишь конечные результаты их работы. Контроль осуществляется не для выявления проблем, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов, поэтому информация, ненужная для корректировки деятельности организации, нам бесполезна, и собирать ее не стоит. Главная цель контроля – не исправления, а профилактика ошибок, что значительно дешевле.
2. Эффективный контроль должен согласовываться не только с планированием, но и с изменениями в структуре организации, поэтому важное требование – гибкость системы контроля, иначе он будет опаздывать и окажется бесполезным.
3. Система контроля должна быть экономичной, то есть: выгоды, приносимые контролем, должны превышать затраты на его проведение. Для этого снижаются все издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Отсутствие эффекта от контроля является следствием того, что он не улучшает систему управления.
4. Эффективный контроль требует индивидуализированности, то есть: должен быть направлен на конкретные процессы, результаты и работников (учет личных качеств, должностного положения и социальных связей).
5. Эффективный контроль должен быть ориентирован на человеческий фактор, то есть: должен быть объективен и доброжелателен. Слежка за членами коллектива и поиски крайнего существенно ухудшают морально-психологический климат. Необходимо создавать условия открытости и гласности при проведении процесса контроля.
6. Следует избегать чрезмерного контроля работы сотрудников, но необходимо помнить: продолжительное отсутствие контроля является признаком безразличного отношения менеджера к работникам и делам организации, то есть: возможность лишний раз пообщаться с менеджером, установить с ним коммуникации для обсуждения различных проблем соответствует желанию большинства исполнителей.
