Форма бюджета доходов и расходов в Excel

Содержание

Анализ исполнения БДР (бюджета доходов и расходов)

За все время, что я работал экономистом / аналитиком / консультантом, заметил, что в разных компаниях бюджеты выглядят практически одинаково. Как под копирку. Не важно, крупная это компания или средняя, практически везде вы встретите такую таблицу, в строках которой есть разделы и статьи, а в столбцах – названия периодов, план, факт и отклонения:

Она может быть другого цвета, с бОльшим количеством строк, жирными линиями и т.д., но почти всегда эта таблица называется БДР (бюджет доходов и расходов), и ее сложно прочесть.

Наряду со статьями некоторые компании используют коды статей. В качестве итоговых показателей в БДР рассчитывают валовую прибыль, маржинальную прибыль, EBITDA, рентабельность, чистую прибыль… а могут вообще ничего не считать )

Работа с БДР состоит из двух принципиальных действий: построить план и сравнить его с фактом. Поэтому в таблице есть столбцы «план», «факт», «отклонение» и «отклонение в %». Если показать все строки и столбцы годового бюджета, то он может выглядеть вот так (кстати, это еще для бюджета маленькая табличка):

Вот так все просто и понятно, больше ничего не надо, потому что и так много )

Но, возможно есть другие способы показать цифры в бюджете, кроме табличного? Особенно, если в вашей компании экономический отдел не только выполняет функцию калькулятора-расчетчика, но и проводит анализ. Формирует выводы и рекомендации. Или составляет аналитическую записку к бюджету.

Тогда вам на помощь придут сводные таблицы + правильные графики + немного Power Query.

Что такое «семейный бюджет»

В интернете на тему семейного бюджета написано куча умных статей, в которых рассматривают это понятие с кучи сторон. Дают кучу советов, правил, развенчивают мифы и так далее. Короче, делают на этом деньги.

А простыми словами в одном месте никто ничего нормально объяснить не может!

Фишка тут в том, что само понятие очень объемное, в двух словах сложно объяснить. Но есть и вина веб-мастеров, которые клепают сайты под эту нишу и на рекламе качают деньги. Вот только думать и писать статьи они не хотят и нанимают дешевых «копирайтеров», которые и обсасывают какую-то проблему семейного бюджета по ключевым словам без вникания в суть проблемы. И образуется этакий «цифровой шум», в котором сложно найти нужную информацию.

Бюджет – это сумка с деньгами

В переводе со старонормандского bougette — кошелёк, сумка, мешок с деньгами. И современное слово бюджет — это схема доходов и расходов какого-то объекта (государства, учреждения, фирмы и так далее). Так что «семейный бюджет» — это схема расходов и доходов отдельно взятой семьи.

Есть в бухгалтерском учете еще один термин – «баланс». Баланс – это разница между доходом и расходом, прибылью-убылью и так далее.

Доходы семейного бюджета

Понятно, что доходы имеют разную природу и в каждой семье они разные. Как правило, это зарплаты, премии от работодателя, какие-то шабашки, если кто-то занимается бизнесом (например, доход с аренды), то это прибыль. Возможно еще банковские проценты по вкладам, дивиденды по акциям.

Тут все понятно и можно легко на листке набросать сколько семья имеет дохода в месяц и год.

Расходы

А вот с расходами все гораздо сложнее! Все расходы можно условно разбить на несколько категорий:

  1. Обязательные платежи: налоги, кредиты, квартплата, аренда;
  2. Периодические платежи: продукты, транспорт, столовая и так далее;
  3. Единовременные платежи: кафе и рестораны, кино, сувениры, крупные покупки.

Тут нужно четко понимать, что обязательные платежи должны быть выплачены в любом случае. Периодические платежи могут быть скорректированы или отложены, у них нет четких привязок к суммам и датам. Ну а единовременные платежи тем более можно отложить или вообще не делать.

Теперь рассмотрим другую разбивку расходов по статьям:

  1. Дом
  2. Автомобиль
  3. Транспорт
  4. Еда
  5. Одежда и обувь
  6. Налоги
  7. Развлечения
  8. Услуги

В каждой такой категории есть свои подкатегории. Например, в большой статье «Дом», могут быть подкатегории:

  1. Платежи ЖКХ
  2. Телефон
  3. Интернет
  4. Ремонт

Думаю, что, сев и хорошенько подумав, можно накидать очень подробный план расходов на листочке.

Прямо сейчас сядьте за стол, возьмите пару чистых листов и накидайте план доходов, а на другом план расходов. Постарайтесь сгруппировать расходы по категориям обязательности и по статьям.

Планирование семейного бюджета

Как раз основная проблема с нехваткой денег в том, что расходы превышают доходы (ну кто бы сомневался!). А для этого нужно посчитать, что вы тратите и куда.

Очень хорошо бы иметь картину за месяц куда уходят деньги. Вот для этого и придумали кучу программ на компьютер и на телефон, чтобы записывать все расходы, а затем анализировать. Но к программам я вернусь позже.

Но и без программ легко можно вспомнить сколько и куда вы примерно тратите.

Сначала пройдитесь по обязательным платежам – вы их и так знаете, пусть и не до копеечки. Потом пройдитесь по периодическим или регулярным платежам, пусть и приблизительно. Вы наверняка знаете сколько раз вы ходите в магазин и свой средний чек, сколько тратите на проезд, где питаетесь на работе. Ну а затем перейдите к разовым платежам – им просто назначайте какую-то сумму. Все сделайте вручную на листочке! И сравните доходы и расходы – они должны быть либо в плюс (накопления), либо в ноль.

Поздравляю! Вы составили пусть и приблизительный свой первый семейный бюджет.

Вот только он будет, скорее всего, ошибочек и не очень реалистичен. Вторая проблема семейного бюджета – это его выполнение. А тут уже нужно следить каждый день, чтобы не выскочить за него.

Основные мифы семейного бюджета

1. Я что, должен каждый день записывать свои расходы и тратить на это много времени?

Да, вы каждый день должны записывать свои расходы, расходы других членов семьи. Но это занимает очень мало времени. Самое главное тут правило – не нужно плодить множество категорий и подкатегорий. Не важно, сколько в огромном чеке из гипермаркета стоит хлеб, молоко, сыр и колбаса – все это продукты.

2. Мне учитывать все до копейки?

Нет, не стоит заморачиваться настолько серьезно – ваша семья не Газпром, где копеечная ошибка приведет к многомиллионным штрафам из Налоговой Инспекции. Даже если вы не помните сколько точно вы потратили, поставьте приблизительную сумму. И не нужно излишне детализировать что и где купили – все равно это лишняя информация.

3. Я забыл записать, что теперь все развалится?

Да ничего не будет, даже если это будет и приличная сумма – вы либо найдете ошибку в конце месяца, когда будете сводить баланс. Либо потом поставите сумму в непредвиденные расходы.

4. У меня нет денег, я мало зарабатываю

Если деньги не считать, то их никогда не будет. А если даже поверхностно планировать и стараться план выполнять, то деньги начнут появляться. Не сразу, маленькими суммами. Но появляться. Что и требуется.

5. Нужно больше зарабатывать, а не считать копейки!

Это тоже ошибочная позиция. По своему опыту скажу так: чем больше зарабатываешь, тем больше тратишь. Оглядываясь назад в благополучные периоды, я тратил на сущую ерунду кучу денег, которые мне очень бы пригодились чуть позже. И семейный бюджет со своим планированием очень помогает убрать именно лишние траты.

6. Так семейный бюджет — это же простая запись чего и куда потратил

Это в корне ошибочная позиция! Да, за счет того, что когда вы думаете о деньгах, вы, может быть, сможете удержаться от пары пустых трат. Но и только! А в семейном бюджете нужно именно планировать свои траты.

К сожалению, эксплуатируя именно этот миф, производители программных продуктов клепают свои программы и продают их за деньги. А сейчас к ним присоединились создатели он-лайн сервисов для ведения бюджета семьи в интернете.

Программы и сервисы для ведения семейного бюджета

Как я чуть выше сказал, все эти программы делают приблизительно одну функцию — они позволяют скрупулёзно записывать все свои доходы и расходы. Позволяют красиво вывести данные для анализа чего и сколько ушло.

Лучшие программы позволяют даже планировать свои расходы.

Вот только есть несколько претензий к этим программам:

  1. Бесплатных программ и сервисов практически нет. Чуть сложнее одного кошелька – плати, анализ – плати, планирование — плати.
  2. Сложности с ведением несколькими людьми и переносом программы. Программы привязываются к одному компьютеру и перенести на другой – уже целое приключение. Хотя на дворе 21 век и облачные сервисы очень даже распространены. А уж с телефоном и компьютером все еще хуже.
  3. Переутяжеленные интерфейсы. Это касается и программ, и он-лайн сервисов. Очень сложно понять сразу как работать с той или иной программой. Множество мелких огрехов в том, что не удобно забивать данные.
  4. Планирование получается на месяц. Годовой план посмотреть практически невозможно. А очень бы хотелось охватить взглядом весь год, ведь есть регулярные платежи, которые делаются раз в год (налоги, ОСАГО, КАСКО), есть нерегулярные платежи, которые прилично съедают деньги, но привязаны к конкретному месяцу – подарки на дни рождения и праздники.

К этому можно добавить еще всякие сложности с ведением карт, вкладов, налогов, кредитов и так далее – чего совершенно не нужно. Ну зачем вам график платежей рассчитывает программа, ведь вы и так знаете сколько вам платить и до какого числа, а программа выдает сумму лишь приблизительную.

Шаблоны семейного бюджета в Microsoft Excel

Для нормального семейного бюджета есть удобная программа электронных таблиц Microsoft Excel. Если вы сторонник свободного программного обеспечения, то можете использовать бесплатный аналог: OpenOffice Calc.

В Microsoft Excel есть несколько шаблонов (штук 20) семейного бюджета. Они простенькие на 1-3 страницы. Фактически, там используются всего пару функций для суммирования. И различаются они только оформлением. Использовать их для серьезной работы «как есть» совершенно невозможно.

Поэтому я расскажу, как я сделал свой файлик и в конце статьи им поделюсь.

Вкладка Доходы

Вот теперь достаньте свои листочки, которые я попросил вас заполнить вначале статьи. И просто исправьте на те статьи доходов, что у вас получилось.

Суммы, которые вы получили – это ваш ежемесячный доход. У меня он различается в каждом месяце. А вы правьте под себя. Потом он нам пригодится

Вкладка Расходы

Тут я распишу свои расходы для примера. А вы уже под себя правьте статьи расходы

  1. Дом
    1. Квартплата
    2. Газ
    3. Свет
    4. Сотовая связь
    5. Телефон и интернет
    6. Капремонт
  2. Бизнес
    1. Квартира
    2. Сайты
  3. Продукты
    1. Продукты
    2. Мясо
    3. Молочка
  4. Транспорт
    1. Бензин
    2. Маршрутки
    3. КАСКО
    4. ОСАГО
    5. Такси
  5. Еда вне дома
    1. Столовая
    2. Еда из магазина
  6. Дети
    1. Школа
    2. Спортшкола
    3. Дополнительные занятия
    4. Одежда и обувь
  7. Развлечения
    1. Парки отдыха, батуты
    2. Кафе и рестораны
    3. Театры и выставки
    4. Пиво
  8. Подарки
    1. Подарки
    2. Праздники
    3. Празднование
  9. Кредиты
    1. Видеокамера
    2. Автомобиль
  10. Личные
    1. Парикмахерские
    2. Карманные расходы
  11. Стройка
    1. Материалы
    2. Малоценка
    3. Техника
    4. Зарплата
  12. Одежда и обувь
    1. Одежда
    2. Обувь
  13. Непредвиденные
    1. Непредвиденные расходы

Как видите, основные статьи я сделал без разбивки на сроки. Вот теперь правьте под себя. И запишите все планируемые расходы под себя. Я сходу увидел, что пропустил медицину (лекарства, анализы, врачей, зубы).

Обратите внимание, что внизу есть еще одна таблица, которая показывает укрупнено статьи расходов.

А справа есть большая таблица под ежедневные траты. Категории и подкатегории копируйте из левой таблицы, тогда расходы будут автоматом проставляться в левую таблицу в колонку «Фактические». Там стоит функция СУММЕСЛИ(). Если нужно сделать примечание, то можно его ввести в следующих столбцах. Но на мой вкус это уже лишняя информация.

Итак, это дает план на месяц.

Вкладка Движения

Вот эта вкладка полностью автоматическая. Она строит график и показывает насколько план и факт сходятся-расходится.

Вкладка ГОД

Вот эта уже самая главная вкладка и она формирует семейный бюджет на весь год.

Практически по вкладке Доходы тут проставлены доходы семьи по то, что планируется на весь год. Можно внести некоторые поправки по месяцам если есть сезонность.

А по вкладке Расходы планируются расходы семьи. Каждый месяц примерно одинаков, но есть сезонные траты, есть ежегодные траты. Вот тут как раз удобно их все и занести.

Еще одна фишка этой вкладки – это статья Праздники. Вот тут поправьте под себя дни рождения и праздники, на которые вы будете тратить деньги. Очень удобно видеть весь год и планировать расходы, чтобы потом не искать откуда взять деньги на подарок племяннику или на работу.

Вот тут можно еще в конце подводить итоги – считать сколько денег на карточках, счетах и в кошельке, чтобы контролировать правильность своего семейного бюджета.

А что делать дальше?

А дальше вы можете либо копировать файл с разными названиями по месяцам и вести такой бюджет на каждый месяц. Можно просто дублировать вкладки, очищать и использовать их как шаблон на каждый месяц – excel позволяет делать огромное количество вкладок. Вкладки Движения и Доходы можно править ниже для каждого месяца, чтобы не плодить лишнего, там не так уж много информации. Только не забывайте править формулы.

Удобно положить на Яндекс.Диск или Дропбокс этот файлик (файлики) и легко иметь доступ к нему с любого компьютера. Вот и решена проблема с синхранизайией. Если будут редактировать одновременно два человека этот файл, то создастся просто еще одна копия файлов. И вы сможете сравнить и подправить один файл, а второй удалить. Ну а на телефоне можно либо пользоваться бесплатной версией какой-нибудь бухгалтерии, либо просто в заметки кидать суммы. Лично у меня хорошая память и я помню свои траты в пределах 1-2 дней и мне это не нужно.

Ну и расплачиваясь карточкой, чек легко найти в СМС на телефонах при подключении интернет-банка и СМС-оповещения (не так уж это дорого и стоит – в пределах 60-100 рублей в месяц).

Заключение

Как видите, можно легко приспособить excel или calc для расчета семейного бюджета. Я лишь показал один из способов как это сделать.

Можно творчески переработать файл и сделать 12 вкладок ежедневных расходов, одну вкладку доходов на текущий месяц, одну вкладку движений на текущий месяц, а год оставить как планируемый бюджет, с которого будет браться данные. Тут много еще работы и куча идей.

Как тратить чтобы оставались деньги

Лично у меня годовой бюджет сразу показал большой минус. Это говорит о том, что я либо заложил очень много в расходы по статьям, либо мои «хотелки» очень большие (стройка же!).

Заодно видны и статьи расходов, которые можно подсократить. Совсем уж без развлечений грустно, но можно попробовать урезать транспорт, чуть-чуть питание, слегка еду вне дома.

Все это выправится после набора определенной статистики за пару месяцев.

Однако есть еще куча методик, которые позволяют не только контролировать свои расходы, но по чуть-чуть откладывать. Как раз эти принципы разными словами описывают статьи в интернете, а я кратко их приведу. Кто захочет – тот найдет более подробные описания.

Сначала заплати себе

Принцип простой – при получении дохода, 10% от него откладывайте на отдельный накопительный счет. При любой зарплате вы сможете найти эту сумму и где-то прижаться. А такой счет позволит вам накопить резерв на случай болезни, увольнения или еще чего. Ни в коем случае не брать отсюда деньги на покрытие недостачи в бюджете на текущий месяц!

Даже набрав приличную сумму на этом счету, продолжайте откладывать. Инфляция потихоньку съедает ваши накопления, потребности растут и так далее. А потом можно и честь денег кинуть на счет накопления на крупные покупки.

В Сбербанке легко можно делать счета в онлан-банке в интернете. Есть такая опция и у Тиньков-банка. Для этого нужно простая карта и подключенный интернет-банк. Заодно и проценты будут капать.

Отложи на крупные покупки

На другой счет отложите 10% от зарплаты или другого дохода. Сюда же можно внести и сэкономленные деньги за месяц. Это на отпуск, на технику, новую машину или телефон. Отложить эти деньги сложнее, но тоже можно. Главное – не брать отсюда до наступления искомого события.

Это можно сделать опять же на отдельный счет с более длинным сроком вклада (и по нему будет чуть больше процентов).

Заплати обязательные платежи

Отложите сразу сумму на все обязательные платежи в этом месяце: коммуналку, телефоны, интернет, кредиты, налоги, аренда. Вот эти деньги нужно в любом случае заплатить и от этого никуда не деться.

Только положите эти деньги отдельно. Чтобы не было соблазна их взять и потратить куда-нибудь (или по ошибке).

Семейный бюджет

Правило четырех конвертов

Оставшуюся сумму разделить на 4 (или 5) конвертов поровну (в пятый меньше) – это деньги чтобы прожить неделю. Вот отсюда и берутся деньги чтобы прожить все 4 недели, а кусочек пятой недели – на пятый конверт.

Так легче контролировать свои расходы: есть деньги – тратите, а если нет, то не тратите. Только ни в коем случае нельзя брать деньги из других конвертов.

Ну а непредвиденные расходы типа медицины или новых очков взамен сломавшихся берете из непредвиденных первого пункта. Крупные покупки из пункта второго.

Как видите, ничего нет сверхъестественного в ведении бюджета. На эту базу уже можно накладывать разные дополнительные ухищрения типа погасить быстрее все кредиты чтобы не отдавать деньги как проценты банку, вкладывать и инвестировать…

Выводы

Вот теперь, остается просто сделать. Большая проблема сейчас у людей – куча информации, советов, а желания и времени на все нет. Я лично озадачился и сделал. А вы?

А, да, вот ссылка на файл семейного бюджета в excel. Свои данные я почистил, вставляете свои. И проверьте формулы.

Привет!

Сегодня решил показать свой вариант семейного бюджета. Семейный бюджет снимает много проблем — он позволяет вести учет расходов, делать план на месяц и на год, а в итоге вы рационально управляете своими расходами и правильно представляете свои возможности. Мой вариант делался и эволюционировал годами, но я еще покажу несколько вариантов, которые гуляют по сети.

Итак, в первую очередь, где взять форму. Можно сделать самому, а можно просто скачать у Microsoft. Команда Создать/Microsoft Office Online/Бюджеты/Семейные бюджеты. Там выбираете тот, который вам больше по нраву, они в о общем только дизайном и отличаются.

Состав бюджетов:

  1. Запланированные и фактические доходы.
  2. Запланированные и фактические расходы.
  3. Разница или план/факт
  4. Диаграммы (не у всех).

Работа с ними простая: ежемесячно вбиваете в графы план, потом напротив по мере возникновения расходов (доходов) и факт. В итоге табличка выдает путем нехитрых формул результат, а именно сравнени ваших доходов и расходов.

Теперь перейдем к моему варианту семейного бюджета:

Возможности:

  • План/факт
  • Определение текущей ситуации
  • Хронология.
  • Показ статей и групп, по которым идет перерасход.

Какие функции Excel я использовал:

  1. «Умную» таблицу. Это сняло проблему ссылок в расчете показателей.
  2. Функцию , которая позволила обойтись без .
  3. для показа статей, по которым идет перерасход.
  4. Функцию ВПР для определения группы затрат.

В общем, ничего мега крутого, но очень практично.

Как я с ним работаю:

  • забиваю плановые показатели в начале месяца.
  • по ходу месяца забиваю в ведомость фактические затраты. таблица потом фиксирует затраты по группам, если точно такой затраты нет, группу ставлю вручную.
  • сразу показываются статьи, по которым уже есть перерасход и сколько еще нужно денег для покрытия всех статей. Корректирую по ситуации. Если это перерасход, который не был учтен, ничего трогать не надо.
  • в конце месяца копирую этот лист, называю по названию следующего месяца, отражаю фактическое сальдо, корректирую ежемесячные затраты, оставляю затраты, которые не сделал, но сделать надо и удаляю все затраты в ведомости (не трогаю первую строчку, она содержит формулы, их я потом продлеваю вниз).

Также помимо ежемесячного бюджета я использую годовой план. Его я корректирую нечасто, он нужен не для учета, а для оценки будущих перспектив.

Его лучше сделать в начале года, чтобы потом использовать информацию из него для ежемесячного бюджета. А потом корректировать для оценки текущей ситуации.

Ежегодный план позволяет видеть всю картину в общем. С его помощью можно планировать крупные покупки или платежи по кредиту.

Скачать бюджеты можно здесь:

А мой бюджет .

«Глаза боятся, а руки делают»

P.S. Я веду рассылку, где идет немного другой формат подачи информации, поэтому если интересно — подписывайтесь на рассылку, форма в правой части страницы. Тем более, что сразу после подписки вы получите бонус — мой видеокурс о 10 полезных инструментах Excel, которые не всякому известны.

P.P.S. Для тех, кто хочет экстренно быстро изучить Excel, я специально сделал практикум-самоучитель, можете посмотреть его описание по вот этой .

Форма бюджета доходов и расходов в Excel

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *