Электронный документооборот с налоговой

В целях установления и соблюдения единого порядка хранения, оформления, учета, выдачи, использования, уничтожения и списания служебных удостоверений государственного гражданского служащего Федеральной налоговой службы приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение о служебном удостоверении государственного гражданского служащего Федеральной налоговой службы (далее — Положение).

2. Начальникам межрегиональных инспекций ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации обеспечить ознакомление государственных гражданских служащих территориальных налоговых органов с требованиями Положения.

3. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 01.03.2007 N ММ-3-15/94@ «Об утверждении Положения о служебном удостоверении работника Федеральной налоговой службы».

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель Федеральной
налоговой службы
М.В. Мишустин

1. Общие положения

1.1. Служебное удостоверение государственного гражданского служащего Федеральной налоговой службы (далее — служебное удостоверение) является официальным документом, удостоверяющим служебное положение и замещаемую должность государственного гражданского служащего (далее — гражданского служащего) Федеральной налоговой службы, подтверждающим полномочия и права при исполнении гражданским служащим должностных обязанностей.

1.2. Основанием для выдачи служебного удостоверения является приказ о назначении гражданского служащего в Федеральной налоговой службе (далее — ФНС России) или указание должностного лица, имеющего право подписи служебного удостоверения.

1.3. Гражданский служащий несет персональную ответственность за сохранность служебного удостоверения. Передача служебного удостоверения другим лицам не допускается.

2. Порядок оформления, выдачи и сдачи служебных удостоверений

2.1. Оформление и выдача служебных удостоверений производится:

а) гражданским служащим центрального аппарата ФНС России, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России и их заместителям, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и их заместителям, руководителям предприятий и учреждений, находящихся в ведении ФНС России, — в структурном подразделении, отвечающем за вопросы государственной службы и кадров;

б) гражданским служащим межрегиональных инспекций ФНС России — в подразделении кадров данных инспекций;

в) гражданским служащим управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и территориальных налоговых органов, входящих в структуру управления ФНС России по субъекту Российской Федерации, — в подразделении кадров соответствующего управления ФНС России по субъекту Российской Федерации.

2.2. Служебные удостоверения подписывают:

а) гражданским служащим центрального аппарата ФНС России, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России и их заместителям, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и их заместителям, руководителям предприятий и учреждений, находящихся в ведении ФНС России, — руководитель ФНС России;

б) гражданским служащим межрегиональных инспекций ФНС России, управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и территориальных налоговых органов, входящих в структуру управления ФНС России по субъекту Российской Федерации, — начальники соответствующих межрегиональных инспекций ФНС России и руководители соответствующих управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации.

2.3. Подпись руководителя ФНС России (начальника межрегиональной инспекции ФНС России, руководителя управления ФНС России по субъекту Российской Федерации) заверяется мастичным оттиском гербовой печати ФНС России (гербовой печати межрегиональной инспекции ФНС России, управления ФНС России по субъекту Российской Федерации).

Фотография владельца служебного удостоверения заверяется самоклеющейся голографической наклейкой — печатью.

2.4. Записи на вклейке (вкладыше) служебного удостоверения производятся с использованием технических средств (компьютер, принтер). На вклейке (вкладыше) записываются: фамилия, имя, отчество, замещаемая должность гражданского служащего, срок действия служебного удостоверения, фамилия и инициалы имени и отчества должностного лица, заверяющего своей подписью служебное удостоверение. На вклейке (вкладыше) печатается цветная цифровая фотография размером 30х40 мм в строгом деловом костюме (для гражданских служащих, имеющих классный чин — в форменной одежде) или наклеивается цветная фотография размером 30х40 мм на матовой бумаге.

2.5. Срок действия служебного удостоверения устанавливается следующий:

для гражданских служащих, имеющих срочный служебный контракт, — до окончания срока действия контракта;

для гражданских служащих, имеющих бессрочный служебный контракт, — на 5 лет с момента подписания служебного контракта.

В случае если срок наступления предельного возраста пребывания на гражданской службе для гражданских служащих, имеющих бессрочный служебный контракт составляет, менее 5 лет от даты оформления служебного удостоверения, то срок действия служебного удостоверения устанавливается до даты наступления предельного возраста.

2.6. Оформление служебных удостоверений производится в следующем порядке:

вклейка (вкладыш) печатается с использованием технических средств;

на вклейке (вкладыше) печатается (наклеивается) цветная фотография;

фотография заверяется самоклеющейся голографической наклейкой — печатью;

вклейка (вкладыш) заверяется подписью должностного лица, имеющего право подписи служебного удостоверения, согласно п. 2.2;

подпись должностного лица заверяется мастичным оттиском соответствующей гербовой печати согласно п. 2.3;

вклейка (вкладыш) ламинируется ламинационным пакетом и затем наклеивается на внутреннюю сторону бланка (обложки) служебного удостоверения.

2.7. В карточку гражданского служащего АИС «Кадры» вносится цветная цифровая фотография гражданского служащего и данные о служебном удостоверении: серия, номер, дата выдачи, срок действия и дата сдачи.

2.8. Гражданские служащие ФНС России получают служебное удостоверение лично. Выдача служебного удостоверения владельцу осуществляется под роспись в журнале учета служебных удостоверений (приложение N 2).

При выдаче служебного удостоверения производится инструктаж о порядке хранения, пользования, сдачи служебного удостоверения и ответственности за его утрату или порчу.

Начальникам межрегиональных инспекций ФНС России и их заместителям, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и их заместителям при невозможности личного прибытия и получения служебного удостоверения, служебное удостоверение может быть выдано должностному лицу соответствующей межрегиональной инспекции ФНС России или управления ФНС России по субъекту Российской Федерации на основании доверенности (типовая межотраслевая форма N М-2, форма по ОКУД 0315001).

2.9. Для оформления служебного удостоверения гражданским служащим территориальных налоговых органов, входящих в структуру управления ФНС России по субъекту Российской Федерации, гражданские служащие подразделения кадров данного территориального органа представляют в подразделение кадров соответствующего управления ФНС России по субъекту Российской Федерации заверенную копию приказа о назначении гражданского служащего и фотографии установленной формы.

Оформленные служебные удостоверения ответственный гражданский служащий территориального налогового органа получает по доверенности в подразделении кадров соответствующего управления ФНС России по субъекту Российской Федерации.

Гражданский служащий территориального налогового органа получает служебное удостоверение лично. Выдача служебного удостоверения владельцу осуществляется гражданским служащим подразделения кадров территориального органа ФНС России под роспись в журнале учета служебных удостоверений (приложение N 2).

2.10. Служебное удостоверение подлежит замене:

при общей замене служебных удостоверений;

при изменении должности, фамилии, имени или отчества гражданского служащего;

по решению должностных лиц, имеющих право подписи служебного удостоверения;

в случае порчи или утраты служебного удостоверения (после проведения служебной проверки в соответствии с пунктом 3.4 настоящего Положения).

3. Организация изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения и списания служебных удостоверений

3.1. Бланки служебных удостоверений с вклейками (вкладышами) к ним являются документами строгой отчетности. Организация их изготовления, учета, хранения, выдачи, использования, уничтожения и списания осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к организации работы с документами с пометкой «Для служебного пользования».

Бланки служебных удостоверений с вклейками (вкладышами) к ним изготавливаются, учитываются, хранятся и выдаются структурным подразделением, отвечающим за административно — хозяйственную деятельность ФНС России.

Бланки служебных удостоверений с вклейками (вкладышами) к ним для территориальных налоговых органов хранятся, оформляются и выдаются в межрегиональных инспекциях ФНС России и управлениях ФНС России по субъектам Российской Федерации.

Учет бланков служебных удостоверений и вклеек (вкладышей) к ним производится в журнале учета бланков служебных удостоверений (приложение N 1).

Журнал учета бланков служебных удостоверений (приложение N 1) и журнал учета служебных удостоверений (приложение N 2) прошнуровываются, страницы пронумеровываются и заверяются, соответственно:

подписью начальника отдела центрального аппарата ФНС России, ответственного за учет, хранение, выдачу, использование, уничтожение и списание служебных удостоверений, и оттиском печати ФНС России;

подписью руководителя структурного подразделения территориального налогового органа, ответственного за учет, хранение, выдачу, использование, уничтожение и списание служебных удостоверений, и оттиском печати данного территориального налогового органа.

3.2. Учет служебных удостоверений в центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах осуществляется гражданскими служащими, ответственными за их оформление, выдачу, уничтожение и списание, в журнале учета служебных удостоверений (приложение N 2).

3.3. Служебное удостоверение при его замене, а также при увольнении гражданского служащего подлежит возврату по месту его выдачи:

а) гражданскими служащими центрального аппарата ФНС России и территориальных налоговых органов — лично в день увольнения или в день получения нового служебного удостоверения;

б) начальниками межрегиональных инспекций ФНС России и их заместителями, руководителями управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и их заместителями, руководителями предприятий и учреждений, находящихся в ведении ФНС России, — в 10-дневный срок со дня увольнения или получения нового служебного удостоверения. Ответственность за своевременную передачу служебного удостоверения возлагается на начальника подразделения кадров межрегиональной инспекции ФНС России или управления ФНС России по субъекту Российской Федерации.

После сдачи служебного удостоверения в день увольнения гражданский служащий выходит из здания центрального аппарата ФНС России или здания территориального налогового органа по предъявлению трудовой книжки и паспорта.

3.4. В случае утраты или порчи служебного удостоверения начальники межрегиональных инспекций ФНС России и их заместители, руководители управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и их заместители, руководители предприятий и учреждений, находящихся в ведении ФНС России, обязаны в письменной форме сообщить в структурное подразделение центрального аппарата ФНС России, отвечающее за вопросы государственной службы и кадров, о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения.

3.5. В случае утраты или порчи служебного удостоверения гражданский служащий обязан в письменной форме сообщить руководителю своего структурного подразделения о месте, времени и причине утраты (порчи) служебного удостоверения. При утрате служебного удостоверения к докладной записке должна быть приложена справка об обращении в органы внутренних дел.

Руководитель соответствующего структурного подразделения центрального аппарата ФНС России письменно докладывает об утрате (порче) гражданским служащим служебного удостоверения в структурное подразделение центрального аппарата ФНС России, отвечающее за вопросы государственной службы и кадров.

Руководитель соответствующего структурного подразделения территориального налогового органа письменно докладывает об утрате (порче) гражданским служащим служебного удостоверения руководителю данного территориального налогового органа.

По факту утраты (порчи) гражданским служащим служебного удостоверения проводится служебная проверка в соответствии с требованиями ст. 59 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

По результатам служебной проверки принимается решение о применении к гражданскому служащему дисциплинарное взыскание или о неприменении к нему дисциплинарного взыскания.

3.6. Утратившие силу служебные удостоверения подлежат уничтожению по акту комиссией, созданной руководителем подразделения, осуществляющего оформление и выдачу служебных удостоверений. В состав комиссии входят не менее трех гражданских служащих из подразделений: кадров, материально-технического обеспечения и безопасности.

Комиссии по уничтожению и списанию служебных удостоверений создаются в центральном аппарате ФНС России, межрегиональных инспекциях ФНС России и управлениях ФНС России по субъектам Российской Федерации.

Утратившие силу служебные удостоверения гражданских служащих территориальных налоговых органов, входящих в структуру управления ФНС России по субъекту Российской Федерации, гражданские служащие подразделения, отвечающего за вопросы государственной службы и кадров данного территориального налогового органа, направляют в соответствующее управление ФНС России по субъекту Российской Федерации для уничтожения.

Служебные удостоверения уничтожаются путем сжигания или резки уничтожителем бумаг.

Организация уничтожения бланков служебных удостоверений возлагается на подразделение, отвечающее за административно — хозяйственную деятельность. В журнале учета служебных удостоверений (приложение 2) делается соответствующая отметка по каждому удостоверению об уничтожении с указанием даты и номера акта, после чего материалы об уничтожении служебных удостоверений представляются в финансовое подразделение для их списания.

3.7. Гражданским служащим, назначенным в ФНС России, для прохода в административное здание ФНС России и ее территориальные налоговые органы до получения ими служебных удостоверений оформляются разовые пропуска.

Приложение N 1
к Положению о служебном удостоверении
государственного гражданского
служащего ФНС России,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 4 сентября 2012 г. N ММВ-7-4/591@

ЖУРНАЛ
учета бланков служебных удостоверений и вклеек (вкладышей) к ним

N
пп
Основание
(N и дата документа о приеме или выдаче)
Количество экземпляров NN вклеек
(вкладышей)
Ф.И.О. получателя Дата и подпись Примечание

Приложение N 2
к Положению о служебном удостоверении
государственного гражданского
служащего ФНС России,
утв. приказом Федеральной налоговой службы
от 4 сентября 2012 г. N ММВ-7-4/591@

ЖУРНАЛ
учета служебных удостоверений

N
служебного удостоверения
Фамилия, имя и отчество, получившего Должность, место работы (индекс управления) Дата и расписка в получении Наличие шифров Примечание (возврат и уничтожение)

Что понимать под ЭД

Электронный документ – это материал, который зафиксирован на специальных носителях (диски, USB-флешки, дополнительное оборудование).

Он может представлять собой целый набор изображений, звуковых файлов и символов. Такой файл можно передать в пространстве и времени, используя специальные средства телекоммуникаций. Телекоммуникационные каналы связи можно также применять для публикации, хранения и дальнейшей обработки. Главное здесь – корректно обрабатывать все существующие данные.

Также под таким документом следует понимать специальную форму, с помощью которой можно использовать данные в совершенно разных целях. Речь идет о фиксировании информации на электронных или магнитных материальных носителях, а затем об их дальнейшей обработке и отправке всем участникам процесса корректировки данных.

Все задокументированные материалы, которые были переведены в электронный формат, подходят для обработки в существующих информационных структурах и передачи по ТКС. Все эти файлы поддаются аналитической обработке, которую можно производить с помощью информационных систем.

Электронный документ и ЭЦП

Электронные документы должны обладать юридической силой – в противном случае их нельзя будет использовать при работе с другими структурами. Закрепить действие документа можно с помощью электронно-цифровой подписи, которая обладает теми же самыми возможностями, что и обычная бумажная.

ЭЦП будет актуальной, если при ее формировании будет соблюден ряд условий:

  • сертификат ключа, контролирующего работу подписи, должен являться актуальным на момент визирования электронных файлов;
  • должны быть представлены доказательства, с помощью которых можно определить момент подписания файла;
  • подлинность ЭЦП должна быть подтверждена в том же файле, где используется;
  • подпись следует использовать согласно той информации, которая указана в прилагающемся сертификате.

Для получения такой подписи понадобится обратиться в удостоверяющий центр. При этом надо заранее подготовить пакет документов. Местонахождение организации можно уточнить в территориальном отделении Пенсионного фонда России, там же вы можете получить СНИЛС.

Помимо СНИЛСа, указанного в пенсионном удостоверении, понадобится предоставить копию вашего паспорта и актуальный e-mail. Помимо этого, нужно заранее подготовить USB-носитель, на который сотрудники удостоверяющего центра должны будут записать ключи и сертификаты, необходимые для визирования электронных документов.

Реквизиты электронного документа являются действующими только в том случае, если он заверен электронно-цифровой подписью. ЭЦП имеет равную значимость с бумажным аналогом, однако для этого должны соблюдаться все необходимые условия. Подпись должна быть легальной, зарегистрированной в УЦ.

Электронная документация

Понятие электронного документа предусматривает, что он может состоять не только из символов, понятных для пользователей. Допускается наличие неструктурированной информации, которая должна быть расшифрована операционными системами. Главное – материал должен быть сохранен на специальном носителе.

Важной составляющей документа также является форма с набором атрибутов, необходимых для его описания. Таким образом, в файле должна содержаться информация о:

  • дате его формирования;
  • авторе данных;
  • наименовании документа;
  • формате, который необходим для корректного прочтения материалов.

Чем подробнее будет информация об имеющемся документе, тем легче будет с ним работать в дальнейшем. Электронный документ и электронный документооборот тесно взаимосвязаны, без первого невозможно второе. При этом оборот материалов значительно упрощается, если организации, обменивающиеся информацией, используют одни и те же телекоммуникационные системы и программное оборудование.

Электронная документация может нести в себе материалы, которые можно использовать для поисков файлов или их классификации по тем или иным признакам. Все существующие файлы могут обладать различными разрешениями, они также могут не нести в себе какие-либо структурированные элементы. В данном случае электронный документ напрямую зависит от своего владельца. Структурированные материалы могут обладать специальными элементами, с помощью которых внешние дополнительные приложения могут получать данные об отдельных элементах файла.

Бумажные и электронные документы нельзя сравнить друг с другом, ведь цифровые обладают целым рядом преимуществ. Среди них:

  • возможность длительного хранения;
  • удобство в совершении дополнительных операций (редактирования, удаления, архивирования и т.д.);
  • возможность поиска данных внутри файлов с использованием ключевых маркеров;
  • простота в обработке материалов с помощью автоматизированных систем, используемых организациями, практикующими электронный оборот.

Сейчас существует несколько форматов электронных документов, но наиболее популярным является формат «odf», который удобен при работе на любом программном обеспечении.

Понятие и структура электронного документа могут существенно различаться. Огромное влияние на это оказывает ПО для его обработки. Отдельно следует выделить материалы, обрабатывающиеся с помощью 1С. Подобные файлы существенно отличаются от других, поскольку они не выделяются в отдельные документы. Их можно рассматривать только лишь в качестве информационной единицы с уникальными идентификаторами и средствами модификации.

К подобной документации можно также отнести материалы, которые создаются в результате активной деятельности прикладных информационных систем. Они динамически формируются с помощью существующих хранилищ материалов. Таким образом, информации о себе они никакой не несут, их можно рассматривать только с помощью системы.

Как только документ выводится на печать или же в просмотр, он прекращает существовать в системе как объект. С этой минуты он функционирует в качестве спецприложения. В том случае, если файл необходимо открыть с помощью другого программного оборудования, придется выполнить его преобразование.

Какие электронные документы существуют

Электронным документом является файл, содержащий в себе определенную информацию, не всегда понятную пользователю. Для создания архивов и фондов данных файлов необходимо знать их классификации.

  • Согласно одному из вариантов, материалы могут различаться по наличию или отсутствию аналогичных печатных документов.
  • Файлы могут также различаться по тому, какая именно информация в них заключена. В этой классификации речь идет о:
  1. текстовых,
  2. изобразительных,
  3. звуковых,
  4. мультимедийных изданиях,
  5. программных продуктах.

Последние следует рассматривать как отчуждаемые произведения или публикации отдельных фрагментов текстов программ и кодов.

  • Самой большой классификацией следует считать виды электронных документов по целевому назначению. Чаще всего встречаются официальные издания, которые публикуются государственными структурами, в них обычно содержатся нормативные акты.
  • Производственные издания используются на предприятиях. Они несут в себе информацию об организации существующего производства. Некоторые материалы были специально созданы для информирования работников тех или иных производственных сфер о наличии норм и требований при нахождении на территории предприятий.
  • Производятся учебные и справочные издания, удобные в применении. Найти нужную информацию в таком файле можно за несколько секунд, это позволяет экономить огромное количество времени и сил. Такими документами могут пользоваться не только студенты, но и преподаватели.
  • Политические партии достаточно часто используют электронные издания в качестве агитационных материалов. В них содержатся произведения общественной тематики, которые предназначаются для широкой аудитории читателей. В подобных материалах чаще всего найти аналитическую информацию, которой пользуются политологи и социологи всего мира.
  • Еще одна классификация документов отличает их по способу распространения. Существуют локальные издания, которые могут быть использованы внутри отдельного взятого предприятия, они также выпускаются в бумажных вариантах и в ограниченном количестве одинаковых экземпляров.
  • Сетевые издания предназначены для широкого использования, их количество не ограниченно. Дополнительные бумажные экземпляры в данном случае не являются обязательными, от этого ценность электронного документа увеличивается в несколько раз. Такие документы можно легко отправлять в архивы.

Виды электронных документов

Существует далеко не одна классификация, выделяющая те или иные виды электронных документов. Остановимся на наиболее распространенных.

По типу содержимого. Чаще всего электронные документы классифицируют по такому критерию, как тип содержимого. В этом случае выделяют текстовые, графические, анимационные, звуковые, мультимедийные файлы.

По доступности. В зависимости от степени доступности документ электронный может быть открытым и скрытым. Открытые электронные документы публичны, доступны для широкого круга лиц, так как не несут в себе никакой тайны. Обычно так выглядит информация на сайтах, лицензионные договоры, прайсы и пр. Скрытые электронные документы может увидеть только ограниченное число людей, так как в них содержится конфиденциальная информация, порой представляющая собой коммерческую или даже государственную тайну.

По наличию электронной подписи. Все электронные документы можно разделить на подписанные электронной подписью и не подписанные. Вы наверняка знаете, что благодаря электронной подписи (далее – ЭП) можно идентифицировать лицо, подписавшее документ электронный. Следовательно, можно определить и авторство. Кроме того, ЭП гарантирует целостность и неизменность электронного документа.

Классификация электронных документов по отраслям также имеет место быть, тем более сегодня, когда электронный документооборот охватывает все больше сфер нашей деятельности. В каждой из отраслей используются как общепринятые, так и свои специфические документы. Например, в ритейле – счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные ТОРГ-12, акты об установленном расхождении ТОРГ-2, корректировочные счета-фактуры. В энергосбытовом комплексе – та же первичка плюс акты сверки, счета на оплату и др.

Виды бухгалтерских электронных документов

Чаще всего компании обмениваются первичными документами. Рассмотрим подробнее виды первички:

  • Счет-фактура, согласно п. 1 ст. 169 части второй Налогового кодекса РФ, может быть составлен и выставлен в электронном виде. В соответствии с Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@ электронный счет-фактура (далее – ЭСФ) должен соответствовать формату .XML. При подписании квалифицированной электронной подписью руководителя компании или уполномоченного на то лица ЭСФ приобретает юридическую значимость.
    Подробную информацию об использовании электронных счетов-фактур, об обмене ими между контрагентами и нормативных тонкостях вы можете найти в публикации «Электронный счет-фактура. Инструкция по применению».
  • Акт выполненных работ (услуг) на сегодняшний день не имеет обязательного формата в электронном виде. Существует рекомендуемый к применению формат – .XML. Несмотря на то, что закон не предусматривает определенного порядка работы с электронным актом, обмениваться данным видом электронного документа можно и без помощи операторов.
    Используйте любой удобный вам формат – например, .PDF. Однако есть важный нюанс: если от ФНС придет истребование в электронном виде, то акты выполненных работ вам придется представлять в формате .XML.
  • Товарная накладная (ТОРГ-12) в электронном виде также используется все чаще. Составляют ее, как правило, в одном из трех форматов – .XML, .JPG или .TIF. При этом организации могут сами разработать форму товарной накладной. Но должно быть соблюдено главное условие: в документе необходимо отразить ряд реквизитов (наименование товара и его количество, НДС и сумму НДС и т.д.). Подробнее об этом вы можете прочитать в нашем материале «Электронная товарная накладная».

Резюмируя вышеописанное, еще раз хочется отметить:

Форматы электронных первичных документов – акта и накладной – носят рекомендуемый характер. Их применение не является обязательным.

Документ электронный проник в разные сферы деятельности

С появлением электронных документов жизнь людей значительно облегчилась, особенно в разрезе их трудовой деятельности. На создание документа электронного уходит в разы меньше времени, его удобнее хранить, а поиск нужной информации, представленной в цифровом виде, занимает считанные минуты. Словом, у электронных документов масса преимуществ, и оценить их все по достоинству сегодня могут люди, работающие в самых разных сферах – от бухгалтерии до торговли, от энергосбытовых компаний до страховых. Главное, не запутаться, так как со временем видов электронных документов становится всё больше, а к оформлению некоторых из них (например, к счетам-фактурам) государство предъявляет жесткие требования.

Евгения Герасимова, PR-специалист Synerdocs

С 25 августа 2015 года введен в действие Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий (далее — Порядок), утвержденный Приказом ФНС России от 15.04.15 № ММВ-7-2/149@ — приказ действующий и в 2018 году. Главное изменение — перечень документов, которые налоговая служба может отправлять по каналам коммуникационной связи, существенно увеличен. Что может организация получить от ФНС через интернет и как реагировать на документы? Эти и другие вопросы подробно разберем в данной статье.

Электронный документооборот с ФНС

Перейти на электронный документооборот с налоговой инспекцией по собственной инициативе может любая компания или индивидуальный предприниматель — ФНС это лишь поощряет. Однако согласно действующему законодательству, определенным группам налогоплательщиков сдача отчетности через интернет вменена в обязанность. В частности, сдавать отчетность в электронном виде должны все плательщики НДС, а также компании либо ИП с количеством работников более 50 человек.

Обмен документами с ФНС реализуется через одну из компаний-операторов электронного документооборота (ЭДО), список которых можно найти на сайте налоговой службы. Каждый документ перед отправкой должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это касается как налогоплательщиков, так и налоговиков.

Документ налоговой службы сначала оформляется на бумажном носителе в установленном порядке. На позднее следующего рабочего дня он переводится в электронный формат и отправляется налогоплательщику. Дата отправки документа подтверждается оператором ЭДО.

Подтверждение получения электронного документа

На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.

К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.

Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются. В этом случае, если налоговая инспекция не получить в установленный срок квитанцию о приеме документа, он будет направлен налогоплательщику почтой.

Отказ в приеме документов со стороны налогоплательщика может возникать по следующим причинам:

  • если документ не соответствует утвержденному формату;
  • если на нем отсутствует КЭП налогового органа либо она не соответствует действительной;
  • если документ направлен ошибочно.

В этих случаях в ФНС отправляется уведомление об отказе в приеме документа. Если отказ обусловлен первой или второй причинами, специалисты ФНС вносят в документ необходимые правки и направляют его повторно.

Важный момент — дата получения документа

Дата получения документа имеет важное юридическое значение, ведь именно от нее отсчитывается срок, отведенный налогоплательщику на выполнение определенных действий. Так, ответить на требование о предоставлении пояснений, которое налоговая инспекция может направить в рамках камеральной проверки, необходимо в течение 5 рабочих дней со дня его получения. Такой датой согласно пункту 11 Порядка считается дата, указанная в квитанции о приеме документа.

Например, компания получила требование о предоставлении пояснений, которое необходимо удовлетворить в течение 5 рабочих дней. В квитанции о приеме документа указана дата — 21 октября 2015 года. Следовательно, ответ на это требование необходимо направить в период с 22 по 28 октября 2015 года (период удлиняется за счет попадания в него нерабочих дней).

Перечень документов, которые ФНС может направлять через интернет

Новый Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, предусматривает 48 наименований, которые разрешено направлять через информационную систему. С их полным перечнем можно ознакомиться ниже.

Название
1 Требование о представлении пояснений
2 Уведомление о контролируемых иностранных компаниях
3 Уведомление о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента)
4 Налоговое уведомление
5 Решение о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств
6 Решение об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств
7 Решение о проведении выездной налоговой проверки
8 Решение о приостановлении проведения выездной налоговой проверки
9 Решение о возобновлении проведения выездной налоговой проверки
10 Справка о проведенной выездной налоговой проверке
11 Решение о проведении выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков
12 Решение о приостановлении проведения выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков
13 Решение о возобновлении проведения выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков
14 Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц налогового органа, проводящих налоговую проверку, на территорию или в помещение (за исключением жилых помещений) проверяемого лица
15 Постановления о проведении осмотра территорий, помещений лица, в отношении которого проводится камеральная налоговая проверка, документов и предметов
16 Решение о продлении или об отказе в продлении сроков представления документов (информации)
17 Постановление о производстве выемки, изъятия документов и предметов
18 Протокол о производстве выемки, изъятия документов и предметов
19 Постановление о назначении экспертизы
20 Протокол об ознакомлении проверяемого лица с постановлением о назначении экспертизы и о разъяснении его прав
21 Акт налоговой проверки
22 Извещение о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки
23 Решение об отложении рассмотрения материалов налоговой проверки в связи с неявкой лица, участие которого необходимо для их рассмотрения
24 Решение о привлечении к участию в рассмотрении дела о налоговом правонарушении свидетеля, эксперта, специалиста
25 Протокол рассмотрения материалов налоговой проверки;
26 Решение о проведении дополнительных мероприятий налогового контроля
27 Решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения
28 Решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения
29 Решение о принятии обеспечительных мер
30 Решение об отмене обеспечительных мер
31 Решение о замене обеспечительных мер
32 Решение о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица
33 Решение о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица
34 Решение об отмене решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части привлечения физического лица к ответственности за совершение налогового правонарушения
35 Акт об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации налоговых правонарушениях (за исключением налоговых правонарушений, дела о выявлении которых рассматриваются в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации)
36 Решение о привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение, предусмотренное Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением налогового правонарушения, дело о выявлении которого рассматривается в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации)
37 Решение об отказе в привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение, предусмотренное Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением налогового правонарушения, дело о выявлении которого рассматривается в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации)
38 Решение о возмещении (полностью или частично) сумм налога на добавленную стоимость
39 Решение об отказе в возмещении сумм налога на добавленную стоимость
40 Решение о возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению
41 Решение об отказе в возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению
42 Решение о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке
43 Решение об отказе в возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке
44 Решение об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке
45 Решение об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке в связи с представлением уточненной налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость
46 Решение о возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению
47 Решение об отказе (полностью или частично) в возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению
48 Мотивированное заключение

Электронный документооборот с налоговой

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *