Электронный документ

Документооборот на современном предприятии

Технологии перевода бумажных документов в электронные

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота. Остановимся подробнее на применяемых технологиях и используемой терминологии.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).


Рис. 3.6. Схема перевода бумажного документа в электронный вид

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.

Обычно процесс сканирования — это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).

Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название — программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет «прочесть» на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и «разобраться» в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).


Рис. 3.7. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид

Формализованные документы — это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы — это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Ввод формализованных документов

Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.

Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).


Рис. 3.8. Пример заполненной анкеты

Если за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.

Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.

При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм — определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.


Рис. 3.9. Схема перевода бумажной формы в запись базы данных

Задачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера — распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

Формализованные документы — это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей. Формализованными документами являются различные бланки, накладные и т.п. Обычные документы — это документы произвольной формы: договора, письма и т.д. Для работы в системе ЭД2 программистам пришлось разработать формализованный вид и для обычных документов. В специализированной программе «ВЭД -Декларант» декларант формирует электронную декларацию на товары (ЭДТ) и комплект необходимых формализованных документов (комплект документов, переведенных в XML-формат). При подготовке документов для представления в таможенные органы учитываются особенности и ограничения, накладываемые требованиями актуальной версии Альбома форматов электронных документов.

До рассмотрения темы формализации документов следует сказать, что без создания основного листа ДТ начать работу по формализации документов невозможно.

Создание декларации (основного и дополнительных листов ДТ, ДТС) c чистого листа.

В программе СТМ «ВЭД-Декларант» выбираем инструмент «создать новую ДТ»

Далее выбираем тип декларации на основе представленных документов

Программа далее предлагает выбрать способ добавления товаров в ДТ – с использованием ранее введенной информации или с чистого листа самостоятельно

В результате получаем основное окно программы ВЭД-Декларант с развернутой ДТ – основной лист.

Разработчики программы постарались максимально точно сохранить алгоритм заполнения ДТ при перемещении по графам в процессе их заполнения. Некоторые графы ДТ имеют сложную структуру — внешне они выглядят как набранный построчно текст, но на самом деле представляют собой сложную таблицу. Для их заполнения необходимо нажимать функциональные клавиши, которые описаны в подсказках в нижней строке программы ВЭД-Декларант.

С 01.07.15 изменения коснулись не только форматов обмена, но и комплекта документов, передаваемых вместе с ДТ, правил заполнения графы 44 ДТ. Так, из первичного комплекта документов исключена опись, а перечень документов, прилагаемых к ДТ, перечисляется в графе 44. Эти правила вводит решение Коллегии ЕЭК № 98 от 02 июля 2014 года «Об Инструкции о порядке регистрации или отказа в регистрации декларации на товары». Новое решение заменяет ранее действовавшую Инструкцию № 262 от 20 мая 2010 года.

Согласно новому решению, опись с ДТ не передается. Т.е. сведения о документах, на основании которых заполнена ДТ, указываются в графе 44. Для этого:

В гр. 44 заполняем документы

  1. Создаём опись (опись остаётся как внутренний документ ВЭД Декларанта, передаваться не будет).

В то же время опись, в соответствии с действующим законодательством, продолжает существовать как бумажный документ, поэтому пока нельзя закрывать возможность ее оформления и печати.

В этих условиях опись, используется как вспомогательный список, содержащий сводную информацию по документам, заявленным в ДТ, в том числе и технического характера.

Чтобы исключить лишнюю работу по подготовке документов и избежать недоразумений на этапе обмена данными, разработчики рекомендуют свести оформление описи к минимуму.

Формируем опись только автоматически, включив в неё только документы графы 44.
Далее переходим в раздел «Работа с электронными документами». Подготавливаем формализованные документы, предварительно разместив в архиве декларанта и прикрепляем к ДТ. Для формализованных документов, в части окна архивы РТУ добавлен новый статус, красный шарик, он означает что документ размещен в архиве, созданном до 1 июля 2015 г. Внешний вид рабочего окна «Подготовка документов для передачи в систему ЭД» программы ВЭД- Декларант.

В верхней части окна расположена таблица с перечнем документов, как описанных в графе 44 данной декларации, так и когда либо с ней использовавшихся в случае, если декларация создавалась по образцу. Документы, которые скопировались с предыдущей декларации, выделенны серым цветом. Функцию копирования документов для системы ЭД можно отключить при создании декларации.

В колонке «размещение» указан признак того, находится или нет данный документ в ЭАДД. Признак представляет собой шарик разного цвета – желтый означает что документ подготовлен но не размещен в архиве ЦТУ. Зелёный цвет — означает что документ готов и размещен в архиве ЦТУ. Колонка «в гр 44» показывает нам что документ есть в графе 44 ДТ основного листа или доп листов и ссылка на него исправна. Колонка «готов» работает вместе с кнопкой с синей стрелочкой и цветом строки. Первоначально , цвет строки белый, это значит что документ еще не создан. Для создания документа надо нажать на кнопку с синей стрелкой и выбрать нужный документ из выпадающего списка. До 01.07.15 у документов в гр 44. был отдельный справочник и пользователь выбирал код документа отдельно для графы 44 и для описи. Галочка «только документы разрешенные для кода ХХХХ» означает, что при выборе документа его код будет соответсвовать классификатору. Соответсвие кодов формализованных документов с 01.07.15 задается специальным документом спецификации — ТАБЛИЦА СООТВЕТСТВИЯ ДОКУМЕНТОВ АЛЬБОМА ФОРМАТОВ КЛАССИФИКАТОРУ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ПРИ ЗАЯВЛЕНИИ СВЕДЕНИЙ В ГРАФЕ 44 ДТ ПРИЛОЖЕНИЕ А2 Версия 3.3.6
При снятии галочки «только документы разрешенные для кода ХХХХХ» декларация не пройдет автоматический ФЛК.

  1. Если необходимо будет в первичном наборе документов передать Доверенность и/или Договор таможенного брокера с декларантом вам необходимо их прикрепить к текущей ДТ (серые документы в верхней части окна)

Все прочие документы, включая:

— регистрационные документы предприятия;

— представительские и прочие договоры;

— документы, подтверждающие таможенную стоимость;

— иные документы, могут предоставляться только по запросу инспектора.

После получения запроса инспектора необходимо:

  1. Подготовить документ
  2. Разместить его в электронном архиве декларанта.
  3. Передать ссылку на размещенный документ инспектору

Пока инспектор запрос не прислал, никакой дополнительный документ не может быть ему предоставлен. Если есть необходимость добавить какой-то документ в графу 44, это можно сделать только через КДТ.

В новой спецификации изменен перечень формализованных документов

Поскольку опись не подаётся, не может быть использован для документа код «00000». Допустимо использование только тех кодов видов документов, которые фигурируют в классификаторе графы 44. Это описано в Приложении А2 Спецификации взаимодействия. Соответствие кодов и типов документов.

Вносится изменение в заполнение графы 44. Эти изменения описаны в Решении Коллегии ЕЭК № 127 от 18 июля 2014 года «О внесении изменений в Инструкцию о порядке заполнения декларации на товары»

Теперь для каждого документа, внесенного в графу, добавляется признак, подтверждающий представление либо непредставление документа при подаче ДТ.

Этот признак – числа от 0 до 4. Каждое число, описывает определенное состояние документа.

«0» — документ не представлен при подаче ДТ;

«1» — документ представлен при подаче ДТ;

«2» — документ не представлен в соответствии с частью второй пункта 4 статьи 183 Кодекса. В этом случае после проставления признака через пробел указываются номер и дата документа и далее через пробел — регистрационный номер ДТ или иного таможенного документа, к которому был приложен этот документ.

«3» — документ представлен (будет представлен) после выпуска товаров. В данном случае, если законодательством государств — членов Таможенного союза предусмотрена возможность представления отдельных документов после выпуска товаров, после проставления признака через пробел производится запись об обязательстве декларанта представить недостающие документы с указанием даты.

Внешний вид ДТ с заполненной графой 44

Внешний вид графы 44, при нажатии специальной клавиши, которая раскрывает внутреннее содержимое этой графы.

Теперь после всех подготовительных мероприятий можно приступать к непосредственной формализации документов.

В зависимости от сложности документа окно формализованного вида документа разбито на вкладки, в которых объединена сходная по тематике информация. В начале развития технологии ЭД2 в формализованных документах могли быть заполнены только ключевые поля. Они были обведены красной рамкой. Остальная информация не передавалась. Сейчас согласно действующим форматам обмена передаются все поля, и поэтому требуется максимальное заполнение документа. Проверку на правильность заполнения документа можно быстро провести, находясь в этом окне, кнопкой с изображением галочки.

Работа с архивом электронных документов декларанта ЭАДД

Электронный архив декларанта

Электронный архив декларанта (ЭАД) – это удалённое хранилище .xml-документов на сервере таможни.

Работа с ЭАД регламентируется спецификацией, разработанной ЦИТТУ ФТС России.

Электронные архивы могут создаваться разными лицами для разных региональных таможенных управлений (РТУ) независимо. Это означает, что:

1. Если планируется работа нескольких декларантов с использованием документов из одного и того же архива, то в Настройках программы, в разделе ЭПС, в настройках текущего профиля необходимо проверить, совпадают ли значения Идентификатора участника (выдаётся таможней для каждого юридического лица) и Кода регионального управления (в формате NNN00000, например 10100000 для ЦТУ, 10200000 для СЗТУ и т.д.). Важно: если будет расхождение в том или другом параметре, то фактически это будет означать работу с разными архивами.

Работа с документами в электронном архиве

Участник ВЭД может хранить на сервере РТУ произвольное количество архивов с произвольным количеством документов в каждом.

Документ может находиться в следующих статусных состояниях:

1. документ не использовался, актуален (срок действия не истёк);

2. документ не использовался, просрочен (истёк срок действия);

3. документ использовался, актуальный (срок действия не истёк);

4. документ использовался, просрочен (истёк срок действия).

Документы с 3 и 4 статусом НЕ могут быть изменены или удалены из Электронного архива!

Для размещения формализованных документов в архивах РТУ нажмите кнопку «Добавить в архив». Выберите из списка необходимый архив или добавьте новый.

Добавление нового архива

Для более детальных операций с архивами и/или документами в архиве нажмите ссылку «Архивы РТУ»

В этом окне вы можете просмотреть все созданные архивы и документы в них. В меню по правой клавише мыши доступны дополнительные функции, например удаление архива и удаление документов в архиве.

В случае, если удалить документ из архива нельзя, и при этом вы не планируете архив использовать, от него можно отключиться. При этом документ остается в рабочей базе данных. Точно также вы можете отключаться полностью от архива РТУ. При этом вы можете изменить документ, даже если вы от него отключились, и разместить его в новом архиве.

При работе с электронным архивом необходимо помнить, что актуальная версия архивов и документов в них хранится на сервере таможни. Поэтому, например, чтобы увидеть изменения в архиве, внесённые Вашими коллегами, необходимо получить эту версию с удалённого сервера.

Важно:
как и при работе в рамках электронного декларирования, вся работа с электронным архивом может осуществляться при наличии действующей ЭЦП, так как все сообщения должны быть подписаны цифровой подписью. Все ответы в рамках работы с ЭАД формируются транспортной системой автоматически, без участия инспектора.

Запрос списка архивов

Для получения актуального на настоящий момент списка архивов, необходимо выполнить запрос к удалённого серверу. Для этого по правой кнопке мыши в окне архивов выберите кнопку Запросить список. В итоге будет отправлено служебное сообщение, и после получения ответа в окне появится актуальный список архивов.

Создание и удаление архивов

Для добавления нового архива нажмите кнопку «Создать», укажите желаемое имя архива и нажмите ОК.

Будет отправлен запрос на создание, и после получения разрешения от транспортной системы архив будет создан на удалённом сервере (в списке статус будет статус «Архив создан»).

Для удаления архива выберите нужный архив в списке и нажмите кнопку «Удалить». В случае успеха статус архива сменится на «Архив удалён».

Важно:
удалить можно только архив, не содержащий ни одного документа!

Запрос списка документов

Для получения актуального списка документов в текущем архиве необходимо выполнить запрос. Для этого в окне списка документов выберите кнопку «Запросить список». После ответа транспортной системы на запрос в окне появится актуальный на текущий момент список.

Двойным щелчком по конкретному документу можно зайти внутрь для просмотра его содержания. Если у вас нет этого документа, то следует выполнить запрос копии документа.

Запрос копии документа из архива

Версия .xml-документа, имеющаяся у Вас, может не совпадать с той, которая хранится в электронном архиве. Для того, чтобы получить актуальную копию документа, необходимо в списке документов архива выбрать конкретную позицию и нажать кнопку «Запросить». Транспортная система вернёт в ответ актуальную на текущий момент копию документа.

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.

Что такое ЭДО? Электронный документооборот между организациями. Как это работает?

Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Закреплено понятие электронного документа

Президент РФ подписал Федеральный закон от 29 июля 2010 г. № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Документ устанавливает единую терминологию в отношении электронного документооборота как в сфере связи и телекоммуникаций, так и в сфере госуслуг. В частности, теперь в российском законодательстве дано определение термина «электронный документ». Это документированная информация, представленная в электронном виде, т.е. пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Ранее в связи со вступлением в силу в течение первой половины 2010 года федеральных законов от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» и от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» госорганы и органы местного самоуправления стали обязаны обеспечивать доступ к информации с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета. Основные принципы взаимодействия граждан и организаций с госорганами через Интернет закреплены в постановлении Правительства РФ от 15.06.2009 № 478.

Электронный документ, подписанный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью. Напомним, что ЭЦП — реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также убедиться в отсутствии искажения информации в электронном документе.

Поправки в законодательство внесены в рамках реализации Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65). Изначально она была рассчитана на период до 2010 года, но сейчас сроки ее реализации продлены на 2 года.

Чем отличаются формализованные документы от неформализованных в Диадоке?

Формализованный электронный документ — это документ в виде файла с расширением xml, созданного по формату, утвержденному или рекомендованному ФНС или разработанному участниками ЭДО для собственного удобства. Формализация электронных документов по актуальным вариантам, утвержденным ФНС, помогает налоговым органам автоматизировать их прием при проверках и сократить время на этот процесс. ПО налоговых органов умеет автоматически обрабатывать такие документы.

Сегодня формализованы:

  • счет-фактура — для него действует обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@);
  • УПД — также обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@);
  • корректировочные счет-фактура и УПД — обязательный формат (Приказ ФНС № ММВ-7-15/189@);
  • акт приемки работ — налоговая служба разработала для него форматы, но не обязательны (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС № ММВ-7-10/552@);
  • документ о передаче товаров (ТОРГ-12) — форматы рекомендованы, но не обязательны (Приказ ФНС № ММВ-7-15/155@, Приказ ФНС № ММВ-7-10/551@).

Таким образом, счета-фактуры и корректировки к ним, УПД и его корректировочные пары должны четко соответствовать требованиям ФНС. К первичной документации, например, к актам и ТОРГ-12 — нет законодательного требования по соответствию форматам ФНС. Их можно создавать и передавать:

  1. В установленном приказом ФНС актуальном формате.
  2. В собственном формате, который разработала организация или другом удобном виде.
  3. В уже утратившем силу формате ФНС по Приказу ФНС РФ от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

Во втором и третьем нужно помнить о том, что ФНС вероятнее всего запросит заверенные сканы документов. В любом случае при наличии КЭП и всех обязательных реквизитов они юридически значимы.

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан КЭП, он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Электронный документ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *