Эффективное участие в выставках

Центральный выставочный комплекс «Экспоцентр» – крупный организатор экспозиционных мероприятий на территории Российской Федерации. Его деятельность также широко известна на постсоветском пространстве, в странах СНГ и Восточной Европы. Его отраслевые экспозиции, форумы, презентации, пресс-конференции, конгрессы и симпозиумы всегда соответствуют параметрам и потребностям промышленной отрасли.

Как поведение стендистов может оказать влияние на посетителей конкретной выставки?

Стоит отметить, что все представители выставочного персонала, которых посетители встречают в зале, независимо от их должности существенно влияют на общее впечатление о самой экспозиции и о компании-участнице. По тому, как именно персонал выставки и стендисты, в частности, ведут себя с гостями мероприятия и экспонентами, можно составить для себя представление о том:

  • насколько эти люди профессиональны в своем деле;
  • достойны ли они доверия;
  • располагают ли они к общению;
  • имеет ли смысл заходить на территорию их салона или стенда.

Исходя из того, что стендист может оказаться в зоне наблюдения любого гостя выставки, ему стоит контролировать себя и свои действия от самого начала мероприятия и до его окончания. Ведь то, как себя ведут стендисты и остальной выставочный персонал, влияет на такие параметры, как:

  • первое впечатление об экспонируемом продукте;
  • качество предлагаемой продукции;
  • адекватность ценовой политики;
  • решение совершить покупку;
  • сервис в целом.

Потому поведение выставочного персонала косвенно или напрямую оказывает влияние на формирование образа о компаниях-экспонентах и, как следствие, на продажи.

Как вести себя на выставке, на территории салона или стенда

Стоит отметить, что нельзя позволять себе быть пассивным. Например, запрещается:

  • собираться в группы или отвлекать от беседы с гостем других стендистов;
  • уделять внимание только одному клиенту;
  • сидеть в вальяжной позиции;
  • облокачиваться всем корпусом тела на стойки с информацией об экспонатах и на представленную продукцию;
  • стоять спиной к гостям;
  • прислоняться и трогать руками стеклянную часть витрин стенда;
  • приводить в порядок одежду;
  • показывать безразличие;
  • жевать;
  • откровенно зевать, тем самым создавая впечатление, что нечем заняться;
  • не стоит демонстрировать чрезвычайную занятость настолько, чтобы посетитель боялся потревожить стендиста.

Ведь вышеперечисленные пункты смогут натолкнуть посетителей на мысль, что если у персонала есть время расслабиться, это значит, что представленные экспонаты скучны, неинтересны и никому не нужны. Потому стоит заметить, что интерес к салону одних гостей может привлечь и других. Деловой подход, активность стендиста, беседы с посетителями наглядно демонстрируют нужность представленной продукции и формируют положительный имидж для компании-участницы. И даже минутный личный контакт с гостем способен вызвать искреннюю заинтересованность.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

1. Проанализировать достигнутый уровень развития компании. Достаточно ли продукция «самостоятельна», оригинальна и конкурентоспособна, чтобы быть представленной, какие рекламные мероприятия уже проводились, насколько известна продукция компании. Исходя из анализа, необходимо сформулировать генеральную цель участия в выставке.

2. Провести выбор выставки, исходя из:

  • рейтинга выставки. Спрогнозировать соотношение посещаемость/цена участия. Проанализировать место, продолжительность и периодичность проведения;
  • целевой направленности выставки, соответствия клиентуре компании. Получить данные о зарегистрированных посетителях предыдущей выставки, выбрать несколько наиболее перспективных потенциальных клиентов компании и выяснить, планируют ли они принять участие;
  • бюджета компании. Составить смету планируемых расходов на: входной билет, рекламные буклеты, изготовление, монтаж и демонтаж стенда.

3. Провести рекламную кампанию среди потенциальных клиентов об участии компании в выставке, о содержании выставочного стенда, номера и места его расположения.

4. Разработать и создать выставочный стенд. Стенд должен иметь броский, но не кричащий заголовок, быть ярким, но простым в понимании и не перегруженным информацией. Стенд – это афиша, зазывала, а не справочник! Это направление клиента к консультанту. Совместно с дизайнерами разместить на стенде логотип компании или просто целевой рисунок, который был бы виден издалека и привлекал внимание. Если своего опыта в решении данной задачи недостаточно обратитесь в любую компанию, которая профессионально создает выставочные стенды.

5. Продумать архитектуру стенда. Клиенты не должны мешать друг другу, стоять в очереди. Предусмотреть возможность автономного доступа к разным разделам экспозиции. Лучшей конфигурацией является размещение в форме «П».

6. Разработать тактику привлечения внимания клиентов. Продумать дресс-код консультантов, составить для них краткие тексты для аннотации продукции компании или услуг, подготовить шаблоны ответов на наиболее вероятные вопросы. Нужно помнить, что стендов много, а желание посетителей посмотреть как можно больше. Поэтому поведение консультанта должно быть заранее продумано, отработан механизм обслуживания сразу двух-трех клиентов (часто проблема, с которой обращается один, начинает дополнительно интересовать второго). Обеспечить постоянное присутствие хотя бы одного консультанта.

7. Подготовить рабочее место, на котором можно провести переговоры, записать вопросы, координаты клиента. Можно (но только при условии согласия клиента) использовать диктофон.

8. Обязательно иметь достаточное количество рекламных материалов. Не следует увлекаться большими дорогими буклетами. Лучше сделать красивый цветной буклет в виде папки, куда вложить рекламные листовки, изготовленные на принтере. При наличии товаров и услуг, которые из-за ограниченности возможностей экспозиции не были представлены, информацию о них можно также вкладывать в буклеты.

9. Проведите генеральную репетицию перед началом выставки. Когда все будет готово, подойдите к стенду, представьте, что вы посетитель, и проанализируйте, привлекает ли вас экспозиция, насколько профессионально это выглядит. Проанализируйте, есть ли визуальное преимущество, которое заставит посетителя задержаться у стенда. При необходимости закажите дополнительное выставочное оборудование.

10. Во время проведения выставки обязательно должна быть фиксация всей информации, которая заинтересовала посетителей, что их привлекло в экспозиции и какие проблемы их интересуют. Возможно, даже заранее подготовить небольшие опросные листы с минимальным количеством вопросов (чтобы не напрягать клиента). Это основной исходный материал для дальнейшего анализа, корректировки стратегии компании, а также для подготовки и участия в последующих профильных выставках. Каждая последующая выставка должна быть успешнее предыдущей. Анализ маркетинговой политики обязателен!

11. После окончания выставки провести вторую заключительную рекламную кампанию. Ее цель:

  • Рассказать всем потенциальным клиентам о результатах проведения выставки, интересных моментах, участниках, с которыми были контакты;
  • Продолжить и развить полученные на выставке контакты с новыми клиентами. Включить их в круг ваших постоянных маркетинговых мероприятий.

Цель участия в любой выставке – новые отношения, новые клиенты, новые заказы. Правильно выстроенная политика ее проведения – залог превращения затрат на выставку в дополнительные доходы компании. Постоянное участие в проведении выставок – это еще и поднятие авторитета, известности и доверия к компании.

привлечения внимания партнеров, клиентов и коллег. Практически на любой выставке существует как минимум две формы участия – очная и заочная, а о дополнительных нестандартных возможностях всегда можно договориться с организаторами индивидуально. Это может быть, например, работа промоутеров, организация шоу, декорирование вашей корпоративной символикой входа, проведение мастер-классов и т.д. В отдельных случаях, при наличии соответствующего бюджета, для компании наиболее выгодным PR-ходом может стать спонсорство всей выставки или локальных мероприятий в ее рамках.
Разнообразные оригинальные способы представить себя, свой товар или услугу на выставке однозначно повышают интерес к экспоненту, особенно, если ваши потенциальные клиенты узнают о ваших активностях в рамках данной выставке заранее.
Правило №3. Люди, работающие на стенде – стендисты – на эти несколько дней должны стать настоящей сплоченной командой, одним цельным организмом, не зависимо от того, в каких отношениях они находятся в офисе, и какую иерархическую ступень занимают. Работа на выставке – серьезный стрессовый фактор, как для посетителей, так и для экспонентов, поэтому максимальную отдачу в таком режиме можно получить только при условии безоговорочной «круговой поруки», поддержки и принципа взаимозаменяемости. Игры в стиле «кто тут лучший менеджер» следует оставить за порогом выставочного стенда, а поможет в этом коллективное прописывание и озвучивание целей участия, четкое распределение обязанностей, точная постановка задач, составление графика работы стендистов с учетом времени для отдыха каждого из стендистов, поочередным перерывом на обед (кстати, питание стендистов также необходимо продумать заранее, о чем многие просто забывают!) и даже с учетом форс-мажорных ситуаций.
Правило №4. Еще одну немаловажную роль для привлечения клиентов играет оформление

Многие задаются вопросом:»Как проходят современные выставки? Какие особенности в проведение мероприятий существуют?»

Сейчас экспозиции имеют самое большое значение в комплексе корпоративных и маркетинговых мероприятий. Так, выставочные кампании привлекают в фирму самый большой наплыв клиентской аудитории по причине того, что представляют собой места для собрания производителей и покупателей.

Особенности выставок и цели участия в подобных мероприятиях

Предприятие, которое принимает участие в экспозиции, обычно презентует свои новые изделия, то есть пытается привлечь внимание клиента. По своей сути, выставка — это начальный этап любой компании, с целью её дальнейшей раскрутки и роста на коммерческой площадке. Ключевая задача предприятия-экспонента — это заинтересовать своими товарами или услугами потенциального покупателя.

Яркая программа выставочных кампаний, которая привлекает внимание посетителей и СМИ, является базовым маркетинговым фактором, который способствует определению места выставки среди других общественных корпоративных коммуникаций. Во время проведения выставки на ее участке и вокруг нее за короткий срок максимально концентрируется внимание потенциальных клиентов и партнеров. Однако при этом организация экспозиции требует большого труда и существенных финансовых вложений.

Выставочная деятельность любого предприятия — это обмен знаниями, навыками, опытом, и формирование партнерских контактов, презентация последних достижений и продукции.

Все выставки оказывают значительное влияние на количество сбыта предприятий-экспонентов, независимо от того, в какой отраслевой сфере они работают. Благодаря экспозициям подписываются договора и контракты, появляются новые партнеры и заводятся полезные контакты, потому что основной задачей выставочного мероприятия все же является общение.

Планируя стать экспонентом такой кампании, нужно поставить цели, определить целевую публику и выбрать предназначение полученных результатов. Принимать участие в выставке необходимо для демонстрации новой продукции, поиска выгодных партнеров, выбора надежных поставщиков, модернизации процесса продаж или производственной схемы.

Нужно начинать организацию экспозиционного мероприятия не менее чем за полгода до планируемой даты проведения. Нужно продумать все подробно и правильно распределить средства, спланировать расходы. Цели, которые ставят перед собой экспоненты, могут быть разными. Для новых компаний — это продвижение продукции, обретение новых партнеров, улучшение имиджа. Для стабильных предприятий, которые уже давно функционируют на рынке — это возможность в очередной раз доказать качество своих товаров и услуг, а также конкурентоспособность. А если фирма является лидером рынка, то не провести выставку ей непростительно, ведь экспозиция является одним из ресурсов поддержания бренда.

Проблемным может стать и определение помещения для экспозиции. В первую очередь нужно сформировать список гостей, для этого нужно проанализировать подобные выставки, которые проходили раньше, сколько они собирали участников, где проводили свои проекты.

Выставочная кампания должна являть собой яркое, незабываемое событие, дизайн которого должен быть подробно продуман. Во время организации мероприятия реализуется рассылка различных объявлений и пресс-релизов о предстоящей кампании. Нужно заняться оформлением выставочного стенда, где будут располагаться товары.

Также нужно позаботиться о том, чтобы на выставке были распространены среди участников раздаточные материалы, пресс-пакеты, плакаты. Нужно следить, происходит ли контакт с клиентами и их информирование касательно предоставляемой продукции. Экспозиция является своеобразной маркетинговой практикой, которая сосредоточена во времени и пространстве. Поэтому эффективно проведенное мероприятие даст новый толчок к продвижению бизнеса и принесет прибыль всем сотрудникам компании.

Как проходят выставки в ЦВК «Экспоцентр»

Крупной экспозиционной площадкой является ЦВК «Экспоцентр», который занимается организацией и проведением различного масштаба и специализации выставок. Так, компания реализует экспозиции как на отечественном, так и на международном уровне. Ежегодно к ней за услугами обращаются сотни экспонентов, которые хотят продвигать свою продукцию, а, следовательно, и компанию на торговой площадке. «Экспоцентр» имеет в наличии 9 павильонов и открытых площадок, которые оборудованы самыми инновационными технологиями.

В центре работают только опытные специалисты, которые уже не раз продемонстрировали свои знания и навыки в подготовке и проведении множества мероприятий. Чтобы узнать, как проходят выставки в «Экспоцентре», следует зайти на официальный веб-ресурс компании или же посетить одну из экспозиций, которые будут проводиться в комплексе.

Посещайте и участвуйте в интересных мероприятиях и выставках в удобный для Вас месяц!

Читайте интересную подборку статей и полезной информации.

Процесс организации выставки начинается задолго до ее праздничного явления посетителям и представляет собой комплекс организационных, договорных, выставочных и профессиональных мероприятий с соответствующей инфраструктурой и системой рекламно-информационного сопровождения.

Процесс организации и подготовки выставки включает следующие основные этапы:

1. Подготовительный этап. Основными на этом этапе являются следующие мероприятия:

1.1.Маркетинговый анализ отраслевого рынка, включающий в себя: определение потенциального количества участников выставки; тенденции рынка и выставочные ниши; субъекты рынка; приоритеты и стратегии, характерные для продвижения товаров данного рынка; механизмы паблик рилейшнз на рынке, значимые референтные группы; анализ СМИ.

1.2.Анализ конкурентной выставочной среды. Главная цель анализа– избежать пересечений в тематике, номенклатуре, времени и месте проведения выставок по одноименной теме.

1.3.Определение места и времени проведения выставки.

1.4.Анализ сильных и слабых сторон выставочного проекта, его перспектив и угроз.

1.5.Концепция выставочного проекта. В концепции выставки обычно отражены:

· обоснование «содержательной» состоятельности проекта для рынка (в случае запуска нового проекта);

· описание рынка (статистика, обычаи, инновационный цикл и др.);

· программы государственной поддержки;

· потенциальные стратегические партнеры;

· выводы анализа конкурентной среды;

· зона охвата, значение, время и место проведения выставки;

· уникальные стороны проекта;

· тематико-экспозиционный план выставки, принципы организации экспозиции, характеристика целевых групп экспонентов;

· структура экспонентов выставки (ведущие компании, предполагаемое количество экспонентов, предполагаемая величина выставочной площади);

· мероприятия деловой программы выставки (протокольные мероприятия, конференции, секции, семинары, «круглые столы»);

· подпрограммы и сопутствующие мероприятия;

· конкурсная и презентационная программа;

· структура продвижения выставочного проекта, рекламное обеспечение;

· инфраструктурное обеспечение.

1.6. Составление сметной документации. На основе концепции выставки составляется смета расходов по организации выставки, которая включает в себя следующие крупные блоки статей расходов:

· аренда павильона (для арендаторов выставочной площади), застройка и оформление павильона;

· организационные, сервисные, транспортные расходы;

· расходы на рекламу и продвижение выставки;

· расходы на реализацию деловой, конкурсной программы, социологических исследований.

Для выездных (региональных и международных) выставочных проектов дополнительно в смету включаются расходы на транспортировку экспонатуры, проезд и проживание сотрудников, таможенное оформление грузов, услуги переводчиков.

2. Официальное объявление о проведении выставки и прием заявок на участие в выставке. На этом этапе большая роль отводится информационным материалам для работы с потенциальными экспонентами и участниками мероприятий выставки. Среди важнейших информационных материалов можно выделить:

· Информационное письмо. Информационное письмо о выставке предназначается для приглашения участников и содержит: точное название выставки, время и место ее проведения, перечень товарных групп, реквизиты организаторов, срок подачи заявки, стоимость участия. Объем письма – не более двух страниц.

· Заявочная документация. Заявочная документация представляет собой бланк заявки – договора на участие в выставке, который служит основанием для выставления счета – фактуры экспоненту. Содержит условия участия в выставке, схему оплаты, размер и тип арендуемой площади, перечень дополнительного оборудования и услуг, предоставляемых организатором.

К информационным материалам выставки можно отнести также приложения, раскрывающие состав рабочих органов по подготовке выставки, программы конференций, семинаров, положения о конкурсах, проводимых в рамках выставки и др.

3. Формирование деловой программы выставки. Можно условно выделить несколько типов мероприятий, которые в различной конфигурации проходят в рамках деловой программы выставки:

· конгрессные мероприятия: форумы, конференции, семинары, симпозиумы, презентации и т. д.

· образовательные мероприятия: тренинги и консультационные пункты.

· тематические экскурсии.

4. Организация выставочного пространства. Организация выставочного пространства – совокупность конструкторских, технических, навигационных, функциональных, информационных и дизайнерских решений, которые создают неповторимый облик выставки, включая выставочное пространство в общую философию выставочного проекта. Организация выставочного пространства включает:

4.1. Планирование экспозиции и строительство стендов.

Можно определить в самых общих чертах несколько видов планировки экспозиции:

· классическая. Стенды группируются в острова, образуя «улицы» и «перекрестки». Обычно существует центральная улица, вдоль которой расположены стенды крупных компаний;

· ромбическая. Стенды расположены в виде открытых ромбов,
обеспечивая более легкий доступ к экспонатам;

· круговая. Стенды расположены по кругу экспозиционного зала
(используется в небольших залах, фойе и т. д.).

При планировании экспозиции особое внимание уделяют ширине и расположению проходов, так как они направляют потоки посетителей, а также обеспечивают эвакуационные маршруты в случае форс-мажорных обстоятельств. Согласно требованиям пожарных служб, ширина проходов должна быть не менее 2 м, они не должны быть тупиковыми.

В результате планирования экспозиции стенды к продаже могут быть нескольких типов:

· с одной открытой стороной или стенд в ряду;

· с двумя открытыми сторонами или угловые;

· с тремя открытыми сторонами («полуостров») или головной стенд;

· с четырьмя открытыми сторонами («остров») или блок-стенд или изолированный стенд.

Чем больше открытых сторон – тем более легок доступ к экспонатам, больше возможности для продуктивной работы на стенде. Поэтому открытые стенды больше ценятся, и иногда организаторы выставки выставляют за угловые стенды и «острова» дополнительные наценки к стоимости.

Организатор выставки предлагает участнику либо оборудованную выставочную площадь (стенд), либо необорудованную. В случае если участник выбирает необорудованную выставочную площадь, он строит стенд самостоятельно (так называемая индивидуальная застройка). Если участник выбирает оборудованную площадь, то в ее стоимость включена оплата стандартного набора конструкций и оборудования.

4.2. Элементы декоративного оформления выставочного пространства.

В организации выставочного пространства используются разнообразные элементы декоративного оформления: баннеры, постеры, флаги, воздушные объекты и т. п.

4.3. Организация системы навигации на выставке. Система навигации имеет важное значение в организации выставочного пространства. Существует множество способов решения этой проблемы, начиная от детализированного общего плана выставки на входе в павильон и заканчивая мелкими указателями в виде стрелок.

5. Церемония официального открытия выставки. Церемония официального открытия – это не только одно из главных официальных мероприятий выставки, это также очень мощный информационный повод для СМИ, особенно если в церемонии открытия принимают участие высокопоставленные чиновники и политики. Поэтому всегда на эти мероприятия отдельно приглашаются средства массовой информации.

6. Открытие выставки для посетителей. Обычно открытие выставки для посетителей происходит на следующий день после официального открытия.

7. Обеспечение деловой программы выставки.

8. Официальное закрытие выставки.

9. Демонтаж выставочной экспозиции. Распределение, или продажа, или безвозмездная передача экспонатов и оборудования, или их обратная транспортировка.

10. Подведение оргкомитетом итогов выставки включает сбор и анализ статистических данных выставки. Выставочная статистика состоит из количественных и качественных данных. К количественным данным относятся данные о посетителях и участниках, а также величина выставочных площадей. Их получают методом сбора и подсчета. Качественные данные дают более глубокий анализ количественных данных по различным основаниям исследования. Они собираются путем выборочных опросов.

По результатам выставки выставочная организация отвечает для себя на главные вопросы: достигнуты ли финансовые цели выставки; выполнены ли количественные цели выставки; реализованы ли маркетинговые задачи; какие меры необходимо предпринять в контексте стратегического развития проекта.

Все большее внимание уделяется выставкам в регионах России. Сеня они составляют почти четверть от всех выставок и других подобных мероприятий, проводимых в стране. Продолжается устойчивая тенденция – рост значения специализированных выставок. Их удельный вес – более 25 %.

В ногу со временем шагают и омские предприниматели. Известно, что в Омске существует международный выставочный центр «Интерсиб», девиз которого: «Выставки, ярмарки – фундамент будущего, построим его вместе!» В этих выставках принимают участие предприятия Украины, Белоруссии, 14 регионов дальнего зарубежья.

Эффективное участие в выставках

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *