Документы в электронном виде

Содержание

Сроки хранения бухгалтерских документов

Срок, в течение которого нужно хранить документы, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

Скачать таблицу со сроками хранения документов>>>

Таблица. Сроки хранения бухгалтерских документов

Вид документа

Срок хранения

Основание

Бухучет и отчетность

Бухгалтерская отчетность:

– сводная годовая (консолидированная)

Постоянно

Стр. 351 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

– годовая

Постоянно

– квартальная

5 лет (если нет годовых – постоянно)

– месячная

1 год (если нет квартальных, годовых – постоянно)

Аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

По годовой бухотчетности – постоянно

Стр. 408 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Документы учетной политики

5 лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчетности

Стр. 360 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Первичные документы и приложения к ним, которые являются основанием для бухгалтерских записей:
– кассовые документы и книги;
– банковские документы;
– корешки банковских чековых книжек;
– ордера, извещения банков и переводные требования;
– акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов;
– квитанции;
– накладные;
– авансовые отчеты и др.

5 лет после отчетного года

Стр. 362 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на выдачу зарплаты и других выплат

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

Стр. 412 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности

5 лет**

Стр. 379 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558

Регистры бухучета

5 лет после отчетного года

Стр. 361 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558, ч. 1 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ

Документы о недостачах, растратах, хищениях

5 лет**

Стр. 410 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558

Документы о приеме выполненных работ:

– по договорам на работы, относящиеся к основной деятельности

5 лет после истечения срока действия договора**

Стр. 456 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558

– по трудовым договорам, договорам подряда

5 лет (75 лет – если нет лицевых счетов)

5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)*

– по остальным гражданско-правовым договорам

5 лет после истечения срока действия договора

Утверждена форма нового отчета, подаваемого в ПФ ежемесячно с отчета за апрель

Постановлением от 01.02.2016 N 83п правление ПФ утвердило форму «Сведения о застрахованных лицах». Документ зарегистрирован в Минюсте 18 февраля.

Новая форма отчетности будет называться СЗВ-М. Напомним, обязанность ежемесячно сдавать в ПФ сведения о работниках установлена федеральным законом 29 декабря 2015 г. N 385-ФЗ. Впервые такой отчет надо сдать до 10 мая 2016 года (за апрель). За непредставление этих сведений предусмотрен штраф 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица.

В отчете надо будет указывать регистрационный номер страхователя в ПФ, краткое наименование, а также ИНН/КПП работодателя. Вписывается год и месяц, за который надо представить сведения. Также надо будет вписать тип формы — исходная за отчетный месяц, дополняющая, отменяющая. В таблицу будут вписываться ФИО работающих, страховой номер индивидуального лицевого счета, ИНН. Последний будет указываться при наличии его у физлица.

Сведения подаются как в отношении лиц, работавших в отчетном месяце по трудовым договорам (в том числе и тех, с кем такие договоры в отчетном месяце расторгнуты), так и в отношении лиц, с которыми имеются гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, договоры от отчуждении исключительного права, лицензионные договоры.

ФНС изложила очередные разъяснения по заполнению расчета 6-НДФЛ

В Письме от 25 февраля 2016 г. N БС-4-11/3058@ ФНС еще раз остановилась на вопросах, которые могут возникнуть при заполнении формы 6-НДФЛ.

Обязанность налоговых агентов представлять данный расчет корреспондирует с обязанностью уплачивать совокупную сумму НДФЛ. При этом российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет в отношении работников этих подразделений в налоговый орган по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры.

Крупнейшие налогоплательщики, имеющие обособленные подразделения, заполняют 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представляют его, в том числе, в отношении работников этих обособленных подразделений, в налоговый орган по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика, либо в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению.

6-НДФЛ надо сдавать за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, напомнила ФНС. Расчет заполняется на отчетную дату, соответственно, на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря соответствующего налогового периода.

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год.
В разделе 2 расчета за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК.

Строка 030 «Сумма налоговых вычетов» заполняется согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика, утвержденным приказом ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@, используемым для заполнения справок 2-НДФЛ. Добавим, что полей для указания данных кодов в форме 6-НДФЛ не предусмотрено.

В соответствии с пунктом 2 статьи 223 НК датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом).

Согласно пункту 4 статьи 226 НК налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.

При этом налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода. При выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

Таким образом, в случае если работникам зарплата за март 2016 года выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то операция отражается в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года, при этом налоговый агент вправе не отражать операцию в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты работникам в 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.03.2016;
  • по строке 110 — 05.04.2016;
  • по строке 120 — 06.04.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году. Например, зарплата за декабрь 2015 года выплачена 12.01.2016, в этом случае данная операция в разделе 1 расчета 6-НДФЛ не отражается, а в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за первый квартал 2016 года отражается следующим образом:

  • по строке 100 указывается 31.12.2015;
  • по строке 110 — 12.01.2016;
  • по строке 120 — 13.01.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

Если работнику сумма оплаты отпуска за март 2016 года выплачена 5 апреля, то данная операция отражается в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2016 года следующим образом:

  • по строке 100 указывается 05.04.2016;
  • по строке 110 — 05.04.2016;
  • по строке 120 — 30.04.2016;
  • по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

О хранении электронных документов

Описание ситуации:

В газете «Учет налоги и право» была опубликована статья, в которой были даны следующие рекомендации по хранению электронных документов:

1) Хранение электронных документов должно быть организовано в электронном виде.

2) При организации хранения электронных документов рекомендовано придерживаться правил, указанных в приказе Минкультуры России от 31.03.15 г. № 526.

Вопрос 1:

Существуют ли какие-либо правила хранения электронной «первички» в организации?

Ответ:

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Пунктом 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ установлено, что первичные учетные документы подлежат хранению в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Согласно п. 3 Информации Минфина России № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков» до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:

— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее — Положение о документах и документообороте);

— Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Приказ № 526).

Так, порядок хранения документов бухгалтерского учета установлен в п.п. п. п. 6.1 — 6.4 Положения о документах и документообороте. Первичные документы подлежат обязательной передаче в архив, до передачи их в архив предприятия, учреждения документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Схожие правила установлены и Приказом Минкультуры России № 526. Так, согласно п. 2.1 Приказа № 526 документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд. Пунктом 2.3 Приказа № 526 установлено, что часть документального фонда, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания (п. 2.16 Приказа № 526).

Данным Приказом также установлены требования к архивохранилищам и порядок учета архивных документов (разделы II и III Приказа № 526). В частности, правила хранения электронных документов, их учет и порядок комплектования архива электронными документами прописаны в п.п. 2.30 – 2.33, 2.35, 2.39 – 2.41, 2.47, 3.3, 3.4, 4.13, 4.15, 4.19, 4.26, 4.31, 4.34 Приказа № 526.

Таким образом, на сегодняшний момент при хранении первичных документов в электронном виде следует руководствоваться Положением о документах и документообороте (в части, не противоречащей более поздним нормативным актам) и Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Вопрос 2:

Нужно ли в электронном виде каким-нибудь образом хранить файлы с первичкой + ЭЦП?

Ответ:

Единицей хранения электронных документов является электронное дело (п. 3.3 Приказа № 526).

Обязательные требования к хранению электронных документов установлены п. 2.30 Приказа № 526:

  • наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. При этом не реже одного раза в 5 лет должны проводиться технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. В случае изменения версий программного обеспечения, форматов производится перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы. Перезапись также проводится, если выявлены изменения физического состояния носителей электронных документов или ухудшения воспроизводимости электронных документов.

Алгоритм передачи электронных документов в архив организации определен в п. 4.34 Приказа № 526. Электронные документы передаются в архив на физически обособленных материальных носителях в двух идентичных экземплярах (рабочий и основной).

Также при приеме в архив электронных документов проводятся следующие операции:

  • формируется в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;
  • составляется опись электронных дел, документов структурного подразделения (приложения №№ 17, 18 Приказа № 526);
  • архив организации проверяет электронные документы на наличие вредоносных компьютерных программ;
  • проводится проверка воспроизводимости электронных документов;
  • проводится проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);
  • проверяется подлинность электронной подписи, которой подписан электронный документ.

При приеме электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях в конце описи электронных дел, документов оформляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Данная запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы.

При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

Согласно подп. 7 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ обязательным реквизитом первичного документа являются подписи лиц, совершивших сделку либо ответственных за ее оформление, либо за оформление свершившегося события.

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к подписываемой информации в электронной форме или иным образом связанная с ней и используемая для определения лица, подписывающего информацию.

Информация в электронной форме, подписанная электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Закона № 63-ФЗ). Исключением является случай, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Если документ должен быть заверен печатью, то электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов).

Следовательно, составленные в электронном виде первичные документы или пакет документов подписываются электронной подписью. Первичный документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе. При передаче в архив электронные документы передаются вместе с ЭЦП. Также при передаче в архив электронные дела подписываются ЭЦП руководителя или уполномоченного лица.

Таким образом, электронная первичная документация хранится в электронном виде на физических носителях. Данные файлы включают в себя контент и метаданные электронного документа, файлы ЭЦП и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

Вопрос 3:

Можно ли первичные документы хранить только в электронном виде?

Ответ:

Как отмечалось при ответе на вопрос 1, первичные документы могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа. Следовательно, организация самостоятельно выбирает в каком виде должны составляться документы: только на бумажном носителе, только в электронном виде, совмещение бумажного и электронного документооборота.

Следовательно, если документы составлены в электронном виде, то они подлежат хранению также в электронном виде.

Минфин России в Письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отмечает, что

хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, первичные электронные документы могут храниться только в электронном виде, без их распечатки на бумажном носителе.

Вопрос 4:

В каком виде при проверках выездных и камеральных нужно будет предоставлять электронную первичку? Нужно ли ее будет распечатывать?

Ответ:

Пунктом 2 ст. 93 НК РФ предусмотрено, что истребуемые при проведении налоговых проверок документы могут быть представлены в налоговый орган лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. В случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Следовательно, налогоплательщик вправе передавать налоговому органу документы в электронном виде по ТКС. При этом они должны быть составлены по форматам, установленным ФНС России.

На сегодняшний день установлены следующие форматы:

  • счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@);
  • документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
  • документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).

Также являются рекомендованными электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг), утвержденные Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@.

В случае, если первичные документы составлены не по форматам, утвержденным ФНС России, то при проведении камеральных и выездных проверок налогоплательщик должен представить данные документы на бумажных носителях в виде заверенных копий, поскольку абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ установлено, что представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

На данный факт обращают внимание и контролирующие органы (см. Письма ФНС России от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304, 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, Письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).

При этом хотелось бы отметить, что некоторые документы налогоплательщик вправе представить в налоговый орган в виде скан-образов. К таким документам относятся: договор (соглашение, контракт); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в том числе корректировочный; грузовая таможенная декларация/транзитная декларация и др.

Формат описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по ТКС, утвержден Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (таблица 4.9 данного Приказа).

Таким образом, если электронные первичные документы составлены по форматам, утвержденным ФНС России, то при проведении камеральных и выездных налоговых проверок они представляются также в электронном виде.

В случае, если документы составлены по другим форматам, то они при проведении проверок распечатываются и представляются налоговому органу в виде заверенных копий.

В некоторых случаях допустимо представление налоговому органу т.н. электронных скан-образов документов.

Вопрос 5:

Можно ли вести налоговые регистры и все расчеты только в электронном виде? Каким образом нужно организовать подписание данных электронных документов главным бухгалтером?

Ответ:

Согласно ст. 314 НК РФ регистры налогового учета ведутся в виде специальных форм на бумажных носителях, в электронной форме и (или) любых машинных носителях.

В соответствии с п. 1 ст. 80 НК РФ налоговая декларация – это письменное заявление или заявление налогоплательщика, составленное в электронной форме и переданное по ТКС с применением усиленной квалифицированной электронной подписи или через личный кабинет налогоплательщика, об объектах налогообложения, о полученных доходах и произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и (или) о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога.

Следовательно, организация может вести налоговые регистры и составлять налоговые декларации только в электронном виде. Хранение документов, составленных в электронном виде, также может производиться в электронном виде (см. ответ на вопрос 3). В отношении электронных счетов-фактур Минфин России особо отмечает в Письме от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259:

счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.

При представлении налоговой декларации в электронном виде в налоговый орган налогоплательщик не обязан представлять ее в налоговый орган на бумажном носителе и должен обеспечить хранение ее в электронном виде в установленном порядке (п.п. 6, 7 раздела I Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по ТКС, утв. Приказом МНС России от 02.04.2002 № БГ-3-32/169).

Таким образом, налоговые регистры и налоговые декларации, составленные в электронном виде, могут храниться также в электронном виде.

При этом стоит учитывать, что документ в электронной форме приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, если он подписан электронной подписью. Законом № 63-ФЗ установлены три вида электронных подписей: простая электронная подпись, квалифицированная электронная подпись, неквалифицированная электронная подпись.

Так, например, электронный счет-фактура, составленный по утвержденному ФНС формату, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ).

Налоговое законодательство не устанавливает каких-либо требований к подписанию налоговых регистров, за исключением электронных счетов-фактур, усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ранее финансовое ведомство считало, что документ может подтверждать расходы для целей налогообложения прибыли, если он подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (Письма Минфин России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 25.12.2012 № 03-03-06/2/139, от 31.07.2012 № 03-03-06/2/85, от 20.12.2012 № 03-03-06/1/710). В последнее время позиция Минфина РФ изменилась и теперь контролирующие органы признают правомерность подписания электронных документов простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрена такая возможность (см. Письма ФНС России от 24.11.2011 № ЕД-4-3/19693@, от 17.01.2014 № ПА-4-6/489, Письма Минфина России от 02.06.2015 № 03-01-13/01/31906, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Относительно подписания налоговых регистров главным бухгалтером хотелось бы отметить следующее.

Законодательство не предусматривает обязательность подписания электронных документов, в т.ч. регистров, главным бухгалтером. Регистры подписываются лицами, ответственными за их ведение. Данное справедливо как для электронных регистров бухгалтерского учета (подп. 7 п. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ), так и для электронных регистров налогового учета (ст. 314 НК РФ). Так, в соответствии с абз. 2 п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура в электронном виде подписывается руководителем организации либо иными лицами, уполномоченными на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью организации. Иными словами, для электронного счета-фактуры вполне достаточно подписи одного лица. Кроме того, в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (п. 8 Правил заполнения счета-фактуры, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Следовательно, главный бухгалтер подписывает электронные документы и регистры только в том случае, если он является лицом, ответственным за их ведение.

Таким образом, налоговые регистры могут вестись организацией только в электронном виде. При этом они должны быть подписаны электронной подписью лиц, ответственных за их ведение.

Источник: ГК «Налоги и финансовое право»

Прошлые выпуски:

  • Выпуск №147 от 9 Февраля 2016 года Отпуск до 1,5 лет для бабушки
  • Выпуск №146 от 2 Февраля 2016 года Новые формы отчетности от ПФР
  • Выпуск №145 от 26 Января 2016 года Бесплатная раздача рекламных материалов: что с НДС?

Или смотрите архив

Основы организации делопроизводства

Для правильного ведения делопроизводства необходимо ознакомиться с основами этого процесса. Эти азы позволят вникнуть, систематизировать данные. Что же нужно знать новичку, который только приступает к делопроизводству? Часто эти обязанности делегируют секретарю даже без специального образования. Считается, что освоить эти навыки несложно, но на самом деле эта сфера имеет множество нюансов, аспектов, которые важно не упустить.

Основы организации делопроизводства начинаются с понятия номенклатуры дел. Это такой перечень всех документов, что есть на предприятии. Сложная система с множеством разветвлений — так можно охарактеризовать это понятие. Каждому направлению присваивается свой код, чтобы проще было найти нужный документ.

Номенклатура позволяет архивировать материал, создать единую систему. Чтобы было проще обработать информацию, создается таблица, в которую вносятся коды документов, место в архиве, срок хранения.

Опытные секретари рекомендуют группировать документы по их видам. Существует немало разновидностей документов. Перечень зависит от специфики производства, функций предприятия, направленности работы. Но существует универсальные документы, которые можно встретить и на государственном, и на частном предприятии.

К таким относят:

  • входящие — такие материалы, которые попадают в организация из вне;
  • исходящие — отправленные от имени предприятия другим лицам (в том числе письма, ответы и т.д.);
  • внутренние — документы, которые регламентируют внутреннюю работу предприятия (положения, приказы, распоряжения и т.д.).

Каждая разновидность ведется секретарем отдельно. Для этого заводится индивидуальный журнал, в котором фиксируется все, что касается конкретного документа.

Если, например, материал был выдан одному из работников, то в журнале обязательно должно быть указано, кто это, подпись ответственного лица и копия этого документа.

Делопроизводство — это не только учет привычных документов. Также ведется журнал сдачи ключей, принятия звонков, времени прихода на работу и другие важные документы, которые могут сделать «жизнь» предприятия лучше, продуктивнее.

Следующий важный пункт в основах документооборота — составление Положения о документообороте для конкретной организации. Этот основной документ разрабатывается совместно с директором предприятия и отображает все нюансы ведения дел.

Что должно быть отображено в Положении:

  • правила составление документации;
  • ее порядок передачи и утилизации;
  • процедура архивирования и т.д.

Это позволит навести порядок и не даст потерять важные материалы, поможет быстро найти нужное и отследить любые «передвижения» документа.

Важно для специалиста — делопроизводителя разобраться, в каких случаях на документа ставится штамп или печать. Тут все просто — печать проставляется на исходящих бланках, а внутренние документы заверяются подписью руководителя. Входящие материалы после рассмотрения руководителем также заверяются печатью.

Штамп же является вспомогательным инструментом, который помогает секретарю градировать информацию, но юридической силы он не имеет.

Правила организации делопроизводства

Чтобы на предприятии царил порядок и рабочие процессы не тормозились бумажной волокитой, следует освоить правила организации делопроизводства. Они помогут определиться, как правильно вести учет входящей и исходящей документации, карточек поставщиков и клиентов, журналов звонков и прочей важной документации.

Можно выделить такие основные тезисы:

  1. Предпочтительно ввести компьютерную организацию делопроизводства. Это значит, что может использоваться специальная программа, которая сама систематизирует информацию, присваивает коды и архивирует данные. Но при этом бумажный носитель выбрасывать также не стоит.
  2. Заполнять документы также лучше на компьютере. Какой бы красивый почерк не был у того, кто их заполняет, но печатный шрифт будет создавать аккуратное впечатление.
  3. Следует приучать персонал к ответственному и уважительному отношению к документам.
  4. Высылать важные письма нужно только с «живой» печатью, а не копию.
  5. Электронная почта хоть и быстрый способ отправить документы, но не всегда действенный. Все потому, что часто сперва секретарь просматривает информацию и решает, что именно распечатать и донести до руководителя. Из-за этого часть данных просто не доходит до адресата.
  6. Нужно всегда отвечать на деловые письма. Ответ на срочное письмо нужно написать в течение суток, остальные — в течение недели. Это важное правило деловой этики, выполнение которого охарактеризует предприятие с лучшей стороны.

Это только основной перечень основных правил организации делопроизводства. На каждом предприятии могут быть разработаны свои индивидуальные правила, ссылаясь на специфику производства, численность штата и т.д.

Правила делопроизводства и документооборота в организации

Делопроизводство тесно связано с понятием «документооборот». Последнее — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до отправки другим лицам, подшивки в архив или утилизации.

Направление в этой сфере определяют правила делопроизводства и документооборота в организации:

  1. Документы могут быть составлены на специальном бланке, простом листе бумаги форматом А4, в электронном виде.
  2. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, печати проставлены, а также была подпись руководителя.
  3. Создавая электронный документ важно заполнять его по существующему шаблону.
  4. Обязательно должна быть создана номенклатура дел. Без нее невозможно будет быстро отследить нужный документ.
  5. Документы должны быть переданы в архив. Важные хранятся более 10 лет, менее важные — до 10 лет.
  6. Дела могут быть выданы под подпись работникам на определенный срок, по его истечению документы должны быть снова возвращены секретарю. Это движения обязательно должно быть отображено в специальном журнале.
  7. В редких случаях оригинал документа может быть изъят с дела. Но тогда обязательно должна быть прикреплена копия.

Основные требования к организации делопроизводства

Помимо правил, существуют еще и основные требования к организации делопроизводства.

Они заключаются в таких главных аспектах:

  • должен вестись учет входящей, исходящей и внутренней документации;
  • для оперативной организации должны использоваться компьютерные технологии, почтовая связь и прочие технические возможности, которые позволят быстрее доставлять информацию адресату;
  • каждый документ должен проходить первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, одобрение руководителем, затем следует передача исполнителям и подшивка к делу;
  • регистрация должна проходить вовремя (в день поступления, крайний срок — следующий день);
  • обязательно должна быть создана номенклатура дел;
  • идеальный вариант — дублирование документа в электронном виде. Электронный документооборот значительно упростит регистрацию, обработку, передачу и архивирование информации.

Как и к другим сферам «жизнедеятельности» предприятия, к делопроизводству нужно отнестись серьезно, своевременно заполнять карточки и журналы, бережно и внимательно относится к документам.

Хранение документов в делопроизводстве организации

Хранение документов в делопроизводстве организации — важный и необходимый этап. Без него невозможно будет оперативно найти нужный документа или он может быть не найден вовсе. Это предпоследняя ступень перед утилизацией документации. Информация может храниться в архиве десятками лет, потому следует правильно ее оформить.

Сперва информацию нужно систематизировать и сформировать дела. После этого создается номенклатура дел, которая включает в себя всю документацию, существующую на предприятии. Она хранится в службе делопроизводства. Обычно за ее формирование и сохранность отвечает секретарь или другое лицо, на которое возложены обязанности делопроизводителя.

Законченные дела передают в архив. Но сперва делают описи дел, чтобы градировать их по срокам хранения.

Когда срок хранения у конкретного документа истекает, его утилизируют. Это также сделать не так просто. Сперва составляется Акт об изъятии, он должен быть обязательно подписан руководителем, чтобы вдруг не утилизировать важный для него документ.

Примерная Инструкция по делопроизводству в организации

Каждая организация должна разработать и утвердить индивидуальную Инструкцию по делопроизводству в организации. Пункты в ней могут разниться в зависимости от направления деятельности предприятия. Но можно привести примерную типовую Инструкцию, которая может стать шаблоном для разработки своего варианта.

Начинать следует с «шапки», в которой следует указать дату, номер документа и данные того, кто утвердил Инструкцию. Затем идут «Общие положения».

1. Общие положения

1.1 Типовая инструкция создается для обеспечения документооборота на предприятии, повышения эффективности и нормализации производственных, финансовых и прочих процессов.

1.2 Документ распространяется на организацию всех видов документов, на каком бы носителе они не были представлены.

1.3 Цель руководства предприятия — совершенствовать организацию делопроизводства благодаря внедрению технического и программного оснащения.

2. Требования к организации документооборота и делопроизводства

2.1 Создание номенклатуры дел и присвоение каждому делу своего уникального номера.

2.2 Рассмотрение, анализ каждого документа, систематизация информации.

2.3 Обязательный ответ на деловые письма в рамках деловой этики.

2.4 Своевременная регистрация дел, передачи их в архив и утилизация со временем.

3. Особенности оформления некоторых видов документации

3.1 Приказы и распоряжения передают решения нормативного характера и визируются руководителем предприятия или начальниками отделов.

3.2 Документация печатается на специальном бланке и должна иметь заголовок, дату подписания, номер.

3.3 Положение включает в себя свод правил, которых нужно придерживаться для функционирования предприятия

3.4 Протокол состоит из записей, которые были сделаны во время заседания, совещания

3.5 Служебные письма обязательно должны быть систематизированы и внесены в специальный Журнал.

4. Прием и обработка документации

4.1 Все документы, которые создаются или поступают на предприятие, проходят первичную обработку, первичное рассмотрение, регистрацию, передаются на рассмотрение руководству, а после — исполнителям.

4.2 Если документ не адресован конкретно руководству, а пришло на имя предприятия, то сперва его рассматривает секретарь, а уже потом оно переходит на рассмотрение директору.

4.3 Если документ поступает на электронном носителе, то к нему обязательно должно идти сопроводительное письмо с текстом написанного в документе.

5. Организация хранения дел

5.1 От момента создания или передачи дела на предприятие и до его сдачи в архив оно хранится в отделе делопроизводства.

5.2 За сохранность информации отвечает руководитель предприятия и начальники отделов.

5.3 Выдача дел совершается только под расписку на установленный срок.

5.4 После истечения срока хранения дела передаются в архив.

Дополнить Инструкцию можно шаблонами бланков документов.

Организация секретного делопроизводства

Сложнее организовать секретное делопроизводство. Информация при этом является частично или полностью закрытой от посторонних, потому необходимо сразу четко разграничить, кто может знакомиться с документами.

Также нужно обратить внимание на такие нюансы:

  • должна быть создана комиссия, которая будет контролировать процесс;
  • все пункты правильной организации простой документации должны присутствовать и в этом случае, но более усовершенствованные;
  • особый контроль во время передачи данных (с помощью почтовой связи, Интернета, телефона и т.д.);
  • для хранения такой информации должно быть подготовлено специальное помещение с сейфами и несгораемыми шкафами;
  • выдача документации осуществляется в комнате со специальным окном для выдачи или барьером, который будет разграничивать пространство;
  • входные двери должны иметь рабочие замки и хорошо запираться;
  • в самом помещении должны быть все средства, чтобы в случае необходимости эвакуировать документы;
  • должен быть второй набор ключей от помещения, где планируется храниться секретная информация;
  • система безопасности поможет избежать похищения важных материалов.

Правила организации делопроизводства в федеральных органах

Правила организации делопроизводства в федеральных органах базируются на законах, указах и распоряжениях Правительства Российской Федерации. Потому они четко оговорены и отображены в типовой Инструкции по делопроизводству.

Эти правила очень схожи с другими подобными правилами организации документооборота на предприятии.

Но есть и несколько специфических нюансов, на которые нужно обратить внимание:

  1. Документооборот невозможен без взаимодействия федерального органа, органов управления и администрацией предприятия.
  2. Документы обязательно подписывает глава федерального органа или его заместитель.
  3. Согласование — обязательный этап организации документооборота.
  4. Документы должны быть зарегистрированы в день поступления либо в день подписания.
  5. Создаются специальные поисковые системы для поиска нужного документа.
  6. Если нужно изменить сроки исполнения документа, то можно написать поручение на имя руководителя федерального органа.
  7. После исполнения документа его снимают с контроля. Это также можно сделать и до его исполнения, но только после разрешения федерального органа.
  8. Номенклатура дел федерального органа состоит из номенклатуры дел подразделения и сводной номенклатуры.
  9. Формирование дел происходит децентрализовано в каждом индивидуальном подразделении.

Во всем остальном принципы ведения документооборота очень схожи.

Организация делопроизводства по обращению граждан

Часто граждане обращаются в государственные органы власти за помощью. Такие обращения также нужно систематизировать и наладить организацию делопроизводства в этой сфере.

Граждане чаще обращаются в письменной форме.

Тогда порядок действий будет таким:

  • получение письменного обращения;
  • его рассмотрение;
  • организация личного приема граждан;
  • контроль за соблюдением выполнения обязательств перед гражданами.

Письменное обращение должно быть зарегистрировано в течение 3 дней. На документе ставится дата и регистрационный номер.

Организацию лучше вести и с помощью карточек, и применив компьютерные технологии.

Если в обращении есть вопросы, которые не входят в компетенцию органа исполнительной власти, то в течение недели нужно перенаправить его по назначению.

Письменный ответ должен быть подписан органом исполнительной власти.

Существуют такие причины, пот которым можно не давать ответ гражданину:

  • если в обращении использовалась нецензурная лексика;
  • нет обратной связи с отправителем;
  • текст написан неразборчиво;
  • разъяснение содержит секретную информацию.

Но все равно автор обращения обязательно оповещается о факте и причинах отказа. Когда все требования удовлетворены, то на письме — обращении ставится отметка о выполненной работе.

На основании таких писем формируются дела.

Организация современного делопроизводства, новое в делопроизводстве

Организация современного делопроизводства не стоит на месте. Постоянное развитие в этой сфере — залог «здорового» функционирования предприятия. Появление новых форм, бланков, документации, новые правила оформления, передачи и хранения заставляет ответственное лицо постоянно совершенствоваться, познавать новое.

Что же новое появилось в делопроизводстве за последний год? Основное новшество — с 1 июля 2018 года вводится новый стандарт на оформление организационно — распорядительных документов. В частности в нем была затронута важная тема использования шрифтов при составлении документации. Так ранее можно было пользоваться исключительно Times New Roman, Arial, Verdana или Calibri. Новый же стандарт позволяет любые бесплатные шрифты. Их размер: 12, 13, 14.

Если нужно заполнить таблицу, то следует использовать меньшие шрифты.

Также в новом документе появились и новые реквизиты:

  • наименование структурного подразделения;
  • указывается автор документа;
  • пометка об ограничении доступа (если это имеет место быть);
  • электронная подпись.

Появились ряд новых бланков и программное обеспечение, нацеленное помочь секретарю справится со своей задачей.

Организация и ведение делопроизводства на предприятии — первоочередная задача. На такую систематизацию, обработку и хранение данных уходит немало сил и средств. Но современные технологии значительно упрощают работу специалистам. Теперь с помощью одного клика можно узнать о статусе документа, месте его хранения и сроках его использования в круговороте документации.

Перечень документов, которые могут не оформляться на бумаге. Переходим на электронные документы

Когда-то делопроизводители сопротивлялись переходу с бумажных журналов регистрации в системы электронного документооборота. Сейчас в большинстве организаций внутреннее согласование документов уже проводится в СЭД и не вызывает опасений. Теперь перед нами появилась новые возможности, которые дают еще больше перспектив для перехода на полностью «безбумажную» работу. Однако, вместе с тем нас начинают одолевать и новые страхи.

У некоторых может возникнуть неприятное чувство неуверенности и сомнения при прочтении словосочетания «электронный документ». Сразу в голову лезет столько вопросов: Надежно ли это? Как хранить? А суды примут?

Но почему никто не задается такими же вопросами при работе с бумагой, да просто потому что это привычно и кажется надежным. Хотя и «бумажное» законодательство не совершенно и можно найти недочеты. Да, нормативная база по электронному документообороту тоже далека от совершенства и еще имеются белые пятна, но она развивается и постоянно улучшается, в то время как «бумажное» законодательство постепенно изживает себя.

Но что делать с нашими вопросами? Нужно искать на них ответы. Электронный документ – надежен, хранить его просто и судами он принимается.

Сейчас самое время, чтобы пойти в ногу с электронными документами, а не доживать с бумагой её век. Пора получить ответы на ваши вопросы и опасения, чтобы потом не быть в роли догоняющего.

Юридическая значимость электронного документа

Для того, чтобы понять какие документы могут обходиться без бумаги, необходимо в первую очередь узнать, как с юридической точки зрения расценивается электронный документ.

Согласно подпункту 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Юридическую значимость электронного документа определяет статья 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи». В том числе в пункте 1 данной статьи написано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Бумажная или электронная форма

В законодательстве явно говорится лишь об одном виде документов, который не может существовать без бумаги, так как он составляется и имеет юридическую силу только в бумажном виде. Согласно статье 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ «О переводном и простом векселе», переводной и простой вексель должен быть составлен только на бумаге (бумажном носителе). Это не говорит о том, что нет больше документов, для которых обязательно наличие бумажного экземпляра. В данном случае говорится о том, что вексель в обязательном порядке должен быть составлен только на бумаге, в то время как другие документы, требующие бумажного экземпляра, первоначально могут быть оформлены в электронном виде (товарно-транспортная накладная, трудовой договор и т.д.)

Существует еще требования некоторых нормативных актов, которые предписывают оформлять ряд документов на специальных бумажных бланках. Это связано как правило с наличием на таких бланках гербов и эмблем и в большей степени относится к федеральным органам исполнительной власти.

В любом случае для большинства внутренних документов коммерческих организаций таких жестких условий не существует. Для закрепления формы электронного документа в коммерческой организации достаточно локального нормативного акта.

Однако, государственные органы также не отстают от прогресса. Всё больше документов их компетенции переводятся в электронный вид, с одной лишь оговоркой, что если у органа власти нет технической возможности вести электронный документооборот (как внутренний, так и внешний), то в таком случае орган власти продолжает работать с бумагой. Можно сказать даже наоборот – они двигают прогресс, одним из примеров является Федеральная налоговая служба, переводящая в электронный вид взаимодействие с организациями по отчетности.

Межведомственное документальное взаимодействие тоже переводится в электронный вид. Для исполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014г. № 1494 «Об отверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» был составлен перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, государственных внебюджетных фондов в электронном виде.

Кадровый учет и классическое делопроизводство

На данный момент кадровое делопроизводство один из самых сложных процессов для перевода его на полностью безбумажный вариант работы. Это связано в первую очередь с:

  • отсутствием, в большинстве случаев, у будущего (или текущего) работника электронной подписи, которая гарантирует надежность электронного документа, и без которой не получится заключить договор (и подписать ряд других кадровых и не только документов);
  • требованием длительного, а в некоторых случаях и постоянного хранения. Кадровые документы одни из самых «долгоиграющих» документов, и долгосрочное хранение имеет ряд сложностей. Крупное отличие электронного документа в том, что дополнительно появляется необходимость хранить столь долгий период (то есть в ряде случаев это постоянный срок хранения) систему или технологии, которые позволят воспроизвести электронный документ и сертификаты, которые подтвердят его подлинность;
  • необходимостью подписания ряда документов более одного раза и т.д.

Подробнее об электронном кадровом производстве

Но электронные документы завоевывают и эту консервативную область. Даже такую казалось бы незыблемо бумажную вещь, как трудовая книжка, в скором времени законодатели планируют перевести в электронный вид.

Однако, имеются документы кадрового учета, которые уже можно полностью перевести в электронный вид:

  • журнал регистраций трудовых договоров и изменений к ним;
  • журнал учета приказов о приеме на работу;
  • форма Т-60 (записка-расчет о предоставлении отпуска работнику);
  • форма Т-61 (записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении));
  • табель учета рабочего времени и т.д.

Также, согласно статье 312.2 ТК РФ, в кадровом учете существует возможность оформления трудового договора в электронном виде (при соблюдении некоторых условий), однако распечатать его все же придется.

Что же касается типичных для классического делопроизводства документов (приказы, служебные записки, исходящие письма и т.д.), то здесь нет каких-либо препятствий для перехода на полностью безбумажный вариант работы (при условии наличия у участников процесса электронной подписи (ЭП)).

Единственный момент, который потребуется решить это возможность Генерального директора работать в системе, а без данной возможности (или желания) организовать передачу права на подписание документов от его лица другим сотрудником.

В связи с этим можно столкнуться с ситуацией, когда Генеральный директор не желает работать в системе и считает недопустимым передачу его функций относительно подписания документов другому сотруднику, даже в рамках законодательства.

Первичные учетные документы

Согласно пункту 5 стать 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

При этом, необходимо помнить, что в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. В равной степени, вышесказанное касается и регистра бухгалтерского учета (статья 10).

Что же касается хранения данных документов, то согласно законодательству электронные документы хранятся то же количество времени, которое обусловлено для их бумажных аналогов. Однако, в связи с тем, что это не просто документ, который как бумажный можно просто взять с полки, накладывается дополнительное требование на хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также средств проверки подлинности электронной подписи. Срок хранения данных средств равен сроку хранения документа.

При использовании электронных документов необходимо помнить, что они должны быть готовы к передаче контрагентами, контролирующим органам и, при необходимости, судебным. В частности ФНС предъявляет строгие требования к формату и способу обмена. С контрагентами обмен проще по требованиям и шире по вариантам.

В таблице ниже представлены все возможные документы, которые на момент написания статьи принимаются ФНС (согласно приказу ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@). Документы разбиты на те, которые необходимо отправлять строго в определенном формате (xml) и те, которые возможно отправить в скан-образах.

Электронные документы, сформированные по утвержденным форматам, которые могут быть переданы в инспекцию в xml-файле (формализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счет-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Электронный счет-фактура является юридически значимым оригиналом, как и его бумажный аналог. Он содержит те же реквизиты и данные, должен быть подписан руководителем или доверенным лицом и выставлен в течение пяти дней. Электронный счет-фактура также должен быть зарегистрирован в журнале учета и книгах покупок и продаж, и хранится в электронном виде не менее 4 лет. Его можно представить в качестве основания для получения вычета НДС. Согласно приказу ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ должно содержать идентификатор оператора электронного документооборота. У продавца и покупатели должны быть одинаковые счет-фактуры (либо только электронные, либо только бумажные). Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 счет-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года.

Книга покупок

Предназначена для регистрации документов, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в целях определения суммы налога, подлежащей вычету (возмещению) в порядке, установленном НК РФ.

Заполняется строго по унифицированной форме. Произвольные формы запрещены для применения и отклоняются специалистами налоговых органов. Форма книги покупок и продаж утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Хранить необходимо не менее 4 лет (с момента внесения последней записи).

Формат электронных книг покупок и продаж, утвержденный приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@

Книга продаж

Предназначена для регистрации счетов-фактур, а иногда и других документов, при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг) организациями и предпринимателями во всех случаях, когда возникает обязанность по

Журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Отчетный документ по налогу на добавленную стоимость (НДС), в котором отражаются полученные и выставленные счета-фактуры.

Не зависимо от первоначального оформления (на бумаге или в электронном виде) в контролирующие органы предоставляется исключительно в электронном виде. Следует отметить, что в законодательстве не прописана необходимость подачи исправленного Журнала, если в нем после отправки в контролирующий орган, обнаружилась ошибка. Однако, большинство экспертов рекомендуют это сделать, предварительно аннулировав ошибочные записи. Журнал предписано хранить не менее 4 лет вместе со всеми первичными документами.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Подтверждает факт выполнения работ (услуг).

С 1 июля 2017 не применяется.

Дополнительный лист Книги покупок

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка

Аналогично книгам покупок и продаж.

Дополнительный лист Книги продаж

Используется для регистрации исправленных счетов-фактур после окончания того налогового периода, когда была допущена ошибка

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.

С 1 июля 2017 не применяется.

Корректировочный счет-фактура

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Используется до 30 июня 2017, созданные до 1 июля 2017 корректировочные счета-фактуры принимаются до 31 декабря 2020 года. С первого июля формируются согласно приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189.

Документ о передаче товара при торговых операциях

Документ оформляет приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений купли-продажи.

Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@

Документ о передаче результатов работ (об оказании услуг)

Документ, оформляющий приемку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг)

Действует согласно приказу ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@

Счет-фактура и документ об отгрузке товаров (выполнении работ), передачи имущественных прав (документ об оказании услуг), включающий в себя счет-фактуру

Универсальный передаточный документ, который заменяет первичный документ или комплект закрывающих документов по сделке.

УПД заменяет:

  • Счет-фактуру;
  • Первичный документ: накладная/акт;
  • Комплект документов: счет-фактура + накладная/акт.

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017. Если УПД применяется как первичные документ, то его можно передавать без участия оператора электронного документооборота. Если же УПД используется как счет-фактура и первичный документ, то тогда без оператора ЭДО не обойтись.

Корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, включающий в себя корректировочный счет-фактуру

Универсальным корректировочный документом, можно использовать сразу в нескольких целях:

  • для корректировочных счетов-фактур;
  • при корректировании первичных документов;
  • при корректировании первичных документов, включающих в себя счет-фактуру (универсальных передаточных документов).

В зависимости от того, в каком качестве составитель использует формат, xml-файл будет содержать набор тех или иных обязательных реквизитов. Является обязательным с 1 июля 2017.

Если новый формат используется только с функцией документа об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав (УКД со статусом «2»), то он включает также файл обмена для представления информации продавца и файл обмена для представления информации покупателя, которого (в зависимости от положений ГК РФ) может и не быть. При этом в файле обмена информацией продавца будет отсутствовать корректировочный счет-фактура и, соответственно, такой файл будет подписываться только электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни.

Ответ на требование о представлении пояснений

Ответ предоставляется на предусмотренное Статьей 88 Налогового кодекса РФ право налоговой инспекции по результатам камеральной проверки декларации и других документов, в которых содержится информация о налоге на добавленную стоимость и вычетах налогоплательщика за отчетный период, истребовать пояснения к декларации по НДС.

С 1 января 2017 года ответ на требование о пояснениях по НДС придется представлять только в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Ответ на требование, направленный в инспекцию в бумажном виде, считается не представленным. Это прямо предусмотрено статьей 88 Федерального закона от 01.05.2016 № 130-ФЗ. За непредставление (или несвоевременное представление) пояснений предусмотрен штраф в размере 5000 рублей.

Электронные документы в произвольном формате (или документы на бумаге), которые могут быть переданы в инспекцию через интернет в графическом формате jpg, tif, pdf или pgn (неформализованные документы)

Вид документа

Назначение документа

Дополнительная информация

Счет-фактура

Документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость.

Описано выше

Товарно-транспортная накладная

Основание для подтверждения расходов на перевозку товара.

Оформляется в некоторых случаях, в том числе, если доставка товаров осуществляется сторонней организацией

Оформляется совместно с УПД при перевозке грузов и заполняется в 4 идентичных экземплярах: по одному — для грузополучателя и грузоотправителя и 2 — для транспортной компании. С 1июля 2017 никаких изменений не претерпевает. На данный момент наличие бумажного экземпляра является обязательным. Однако подавать в контролирующие органы можно по средствам ТКС. Необходимо отметить, что перевод в электронный вид данного документа является важным вопросом для транспортных компаний. На данный момент есть даже предложения по улучшению процесса обмена ТТН, с ними Вы можете ознакомиться в статье Электронная товарно-транспортная накладная. Сегодня и завтра.

Акт приемки-сдачи работ (услуг)

Подтверждает факт выполнения работ (услуг).

Описано выше

Грузовая таможенная декларация/транзитная декларация

Основной документ, оформляемый при перемещении товаров через таможенную границу государства (экспорт, импорт). Служит основанием для пропуска через границу.

Ошибки, помарки, подчистки исключены. Если при заполнении декларации вы допустили ошибку, можно зачеркнуть неправильные данные, а над ними указать верные. Каждая поправка заверяется подписью, печатью декларанта. Рекомендуется оформлять в электронном виде, чтобы избежать ситуаций описанных выше (которые могут повлечь за собой возврат декларации на доработку, в том числе из-за неразборчивого почерка).

При использовании электронной формы декларирования лицо, декларирующее товары, заявляет в электронной форме сведения, подлежащие указанию в таможенной декларации, а также представляет сведения из документов, необходимых для таможенного оформления товаров в соответствии с выбранным таможенным режимом, таможенному органу посредством электронного способа обмена информацией.

Применяется согласно приказу ГТК РФ от 30.03.2004 № 395

Добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации

Используется при вывозе товаров с таможенной территории.

Аналогично грузовой таможенной декларации/транзитной декларации.

Спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости)

Документ, который точно, полностью и в поддающейся проверке форме определяет требования, устройство, поведение или другие особенности системы, компонента, продукта, результата или услуги, а также процедуры, способные определить, были ли выполнены эти условия

Используется для определения затрат в стоимостной (денежной) форме на производство единицы или группы единиц изделий, или на отдельные виды производств.

Особенностей не выявлено.

Товарная накладная (ТОРГ-12)

Оформление отпуска ТМЦ сторонним организациям и ведение учета соответствующих операций.

Описано выше

Дополнение к договору

Составляющее неотъемлемую часть договора дополнение или приложения к нему. Дополнения к договору, как правило, изменяют существенные условия договора и подписывается либо одновременно с договором, либо позднее, в процессе исполнения сделки.

В первую очередь сторонам необходимо заключить между собой два дополнительных соглашения. В первом из них будет описан способ обмена документами, который выберут стороны (на сегодняшний день одним из наиболее безопасных вариантов можно назвать обмен через сервисы операторов электронного документооборота). Во тором соглашении необходимо указать вид ЭП, которую договорились использовать стороны и приравнивают её к собственноручной подписи. Если стороны договорились об использовании усиленной квалифицированной подписи, то второе соглашение заключать не нужно, т.к. данный вид ЭП приравнивается к собственноручной подписи и печати организации.

Договоры могут заключаться либо в электронной, либо в бумажной форме. Так, в соответствии с законодательством и практикой работы электронных торговых площадок, при оформлении госзаказа по результатам открытого аукциона может заключаться исключительно электронный договор. Но если заказ был размещен другим способом, возможно оформление бумажного варианта.

Договор (соглашение, контракт)

Соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей

Корректировочный счет-фактура

Документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету, который составляется при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Описано выше

Отчет НИОКР

Отчет о проведении работ, направленных на получение новых знаний и практическое применение при создании нового изделия или технологии.

В письме № ЕД-4-3/5206@ от 26.03.2013 ФНС напомнила, что если налогоплательщик имеет право учесть затраты на НИОКР с применением коэффициента 1,5, то декларацию по налогу на прибыль он должен сопроводить отчетом о НИОКР.

Отчет о выполненных НИР представляется налогоплательщиком в отношении каждого научного исследования и опытно-конструкторской разработки (отдельного этапа работы) и должен соответствовать общим требованиям, установленным национальным стандартам к структуре оформления научных и технических отчетов (в частности, ГОСТ 7.32-2001).

Для представления ее в налоговые органы необходимо воспользоваться документооборотом по осуществлению письменных обращений абонентов (приложение № 5 к приказу ФНС России от 09.11.2010 № ММВ-7-6/535@).

ФНС также рекомендует представлять отчет о НИР после получения от налогового органа квитанции о приеме декларации по налогу на прибыль.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16@, утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf). Новая опись действует с 01.06.17. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

При этом необходимо помнить, что в контейнере, передаваемом в налоговый орган могут содержаться одновременно как файлы с расширением xml, так и отсканированные файлы в соответствующих форматах.

Приведенный в таблице выше перечень документов является исчерпывающим (на данный момент) и если у налогоплательщика запрашивают другие данные, то для их передачи не получится воспользоваться ни личным кабинетом налогоплательщика, ни системой электронного документооборота. В таком случае необходимо воспользоваться любым другим способом, указанным в статье 93 НК РФ.

Вместо вывода

Чтобы успевать в ногу со временем необходимо всегда идти, а порой и бежать, рука об руку с новинками. И чтобы этот бег был легкой прогулкой нужно использовать все доступные инструменты. В данном случае самым важным инструментом является система электронного документооборота (внутренний) и сервисы юридически значимого электронного обмена (внешний). Вендоры и операторы держат руку на пульсе законодательства и технологий, могут проконсультировать и помочь вам правильно выстроить работу с электронными документами.

Внимание

С 01.10.2017 внесены изменения в формы и правила заполнения (ведения) счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, журнала учета счетов-фактур, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Подробный комментарий см. .

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Согласно определению, представленному в п. 3.1 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст), электронный документ — это документ, информация которого представлена в электронной форме.

При этом для электронного документа характерны:

  • аутентичность — свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному;
  • достоверность — свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
  • целостность — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения;
  • пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что электронный документ — это любой документ, который представлен в электронном виде, в том числе это может быть скан-образ документа, файл, набранный в текстовом редакторе, и т.п.

При этом электронные документы могут быть формализованными, т.е. составленными в таком виде, который позволяет с помощью программных средств распознавать их содержимое, и неформализованными (например, скан-копия).

В рамках обмена электронными документами стороны могут использовать как формализованные документы, так и неформализованные. Исключение составляют случаи, когда законодательством утвержден обязательный формат для обмена конкретным документом (например, формат счета-фактуры). Но если документ неформализованный, его принятие и распознавание возможно только с участием человека.

Для того, чтобы обмениваться документами в электронном виде без участия человека в распознавании текста этих документов, необходимо все документы составлять в формализованном виде, т.е. в том формате, который могут использовать программные средства всех участников обмена.

Документы в электронном виде

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *