Документы по заработной плате

Содержание

Законы о ведении кадрового учета

Основы, принципы и некоторые вопросы трудовых отношений, правила ведения кадровых процедур регулирует Трудовой Кодекс РФ.

С учетом нового законодательства, с 2013 года работодатели получили разрешение разрабатывать все необходимые формы и образцы документов.

Делопроизводство в отделе кадров ведется на основе законов РФ, правил и инструкций.

Направление работы Правовая база
Порядок составления документации по кадрам и ее ведение ФЗ «О бухгалтерском учете», ст.9
Подготовка к архивированию управленческих документов ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечень документации, подлежащей сдаче в архив
Оформление нетрудоспособности ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»
Сохранение персональных данных работников ФЗ «О персональных данных»
Ведение воинского учета на предприятии ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», положение о воинском учете и Методические рекомендации, утвержденные Генштабом ВС РФ
Начисление страховых взносов в ПФ ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»

Остается прежним требование о том, что они составляются со стандартными реквизитами. При ведении кадров разрешается применять и стандартные документы на типовых бланках, которые были утверждены Госкомстатом РФ.

Документы для ведения кадрового учета

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

  • документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
  • документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

Использование специальных онлайн-сервисов для сдачи отчетов в ПФР особенно полезно для крупных компаний, где работа бухгалтерского отдела и без регулярных бумажных проверок весьма интенсивна.

Программа для проверки отчета в ПФ CheckPFR позволяет страхователю самостоятельно осуществлять предварительную проверку. Об этой и прочих программах для проверки отчетов ПФР читайте тут.

С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:

  • коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
  • должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
  • положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
  • другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.

Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

Как вести кадровый учет

Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:

  • оформление личных дел и карточек;
  • ведение книг или журналов для учета документов;
  • создание кадровых дел и номенклатуры дел;
  • работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.

Личная карточка (форма Т-2) и личное дело требуются для каждого официально оформленного работника. В отдельную папку собираются копии документов сотрудника, распечатка приказа о приеме, копия трудового договора и опись.

Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:

  • книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
  • журнал для командировочных удостоверений;
  • журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).

Все страницы в книгах и журналах пронумеровываются и прошнуровываются, скрепляются печатью.

Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела.

В кадровые дела всегда включают:

  • приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
  • приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
  • нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).

Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела.

После подготовки дел им присваиваются номенклатурные номера в порядке, принятом в делопроизводстве в целом.

Завершающей и второстепенной обязанностью является создание факультативных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.

Кадровый учет без ошибок

Информация во всех кадровых бумагах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой.

Проверку необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.

На основе штатного расписания должны быть заполнены трудовые договоры. Если при проверке обнаружилось, что трудовые договоры составлены неверно, то их надо переоформить.

Допустим, штатное расписание доработано, и в него внесены поправки, только позже, чем был заключен сам договор с работником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.

При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании.

Сдача отчетности через Интернет для ИП является самым простым, удобным, надежным и экономичным способом документооборота. Каждый документ заверяется специальной электронной подписью и имеет юридическую силу наряду с бумажным.

Физическим лицам предоставляется право оформить свое предприятие в качестве индивидуального. Перечень документов для открытия ИП законодательством сведен к минимуму, и узнать его можно прочитав эту статью.

Ответственно и внимательно должна осуществляться вся работа, связанная с трудовыми книжками. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета.

В кадровом отделе должны находиться трудовые книжки всех сотрудников, которые были приняты и еще не уволены. В процессе составления необходимых отметок в трудовых книжках нельзя допускать ошибки, так как при расчете пенсии сотруднику могут не учесть рабочий стаж в фирме, где внесли ошибочную запись.

Первоочередным объектом внеплановой проверки любой фирмы всегда является делопроизводство по кадрам, документация по кадрам и соблюдение законодательства о труде. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель.

Отсутствие ответственного подхода к кадровым вопросам приводит к штрафам и потере деловой репутации.

Прозрачный учет позволяет оперативно оформлять всю необходимую документацию. В конечном итоге учет и ведение кадров влияют на всю финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

  • приема сотрудников;
  • увольнения;
  • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
  • командировок;
  • больничных листов;
  • табеля рабочего времени;
  • отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
  • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

  • ведение воинского учета;
  • регламентация трудовых отношений;
  • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
  • организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

Отдел кадров в организации

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Недостатки: все-таки необязательно рекомендации себя оправдают. А также руководителей иногда смущает тот факт, что подобный специалист не несет ответственности за свои ошибки и, вообще, в целом ни за что не отвечает.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

  • Обязанности кадровика

    Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.

  • Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя.
  • Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т. п.
  • Работа с трудовыми книжками. Внесение в них записей, ведение учета и организация хранения.
  • Вычисление трудового стажа.
  • Оформление командировок.
  • Разработка штатного расписания.
  • Составление и выдача справок о рабочей деятельности сотрудников в настоящее и прошлое время.
  • Учет отпусков любого характера. Составление и контроль соблюдения графика предоставляемых очередных отпусков.
  • Заполнение и регистрация больничных листов.
  • Составление должностных правил и инструкций.
  • Разработка нормативов по охране труда.
  • Ведение воинского учета.
  • Выдача и составление официальных бумаг, нужных для оформления пенсий, компенсаций и льгот.
  • Изучение факторов, влияющих на текучесть кадров. Участие в разработке и забота об исполнении мер, устраняющих эту проблему.
  • Оценка основных возможных рисков (контроль соблюдения трудовых прав).
  • Подготовка документации к сдаче в архив.
  • Контроль соблюдения обязательных правил поведения, определенных ТК РФ и различными нормативными актами.
  • Составление и предоставление необходимой отчетности.

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

  • распорядительные (приказы личные и производственные);
  • подтверждающие трудовую деятельность;
  • информационно-расчетные;
  • внутренняя переписка;
  • журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

  • Документы кадрового учета

    концепция о защите данных;

  • расписание штатное;
  • книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
  • график отпусков;
  • трудовые контракты, соглашения, договоры;
  • должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
  • приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
  • заявления на отпуск без содержания;
  • личные карточки;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал инструктажа;
  • договоры материальной ответственности;
  • табель учета РВ (рабочего времени).

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

  • статьей или разделом Трудового кодекса;
  • постановлением Госкомстата;
  • Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета — 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

Ведение кадрового учета в 1С

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

  • показатель текучести кадров;
  • статистика по персоналу;
  • движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические тесты при приеме на работу могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите эту статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

вы найдете все рекомендации по оформлению мемориального ордера.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 577-03-71
(Москва)

+7 (812) 425-60-36
(Санкт-Петербург)

8 (800) 333-58-23
Для всех регионов!

Это быстро и бесплатно!

  • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
  • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
  • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
  • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
  • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет — это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Расчет зарплаты ­— одна из самых ответственных задач бухгалтерии. Достаточно часто многие главные бухгалтера обнаруживают, что процесс работает неэффективно и требует улучшения. Мы выделили несколько аспектов, на которые следует обратить внимание при организации или реорганизации участка расчета зарплаты.

  1. Стоимость

    Первым делом посчитайте фактические расходы на расчет зарплаты. Затем — затраты на альтернативные варианты ее выполнения. Альтернатив, по сути, две: собственная служба после оптимизации и внешний поставщик. В роли поставщика выступает аутсорсер или общий центр обслуживания (ОЦО), который может быть как собственным, так и сторонним.

    При подсчете стоимости содержания собственной службы РЗП после оптимизации необходимо учитывать ФОТ, отпускные и больничные (усредненный показатель), стоимость ПО (продление лицензий, техподдержка), аренду офисных площадей, расходы на обучение персонала. При оценке стоимости обязательно учитывайте альтернативные затраты, и не учитывайте необратимые затраты. Соотношение затрат будет различным для разных ситуаций (где-то аренда помещения – существенный фактор, а для владельцев собственных пустующих зданий – нет). Стоимость аутсорсинга рассчитывается, как правило, исходя из количества сотрудников предприятия и сложности ведения расчета. На нее влияют и дополнительные, нерегулярные услуги, такие как сопровождение прохождения налоговых проверок, разовые отчеты, пересчет прошлых периодов и иное. Расходы на ОЦО могут быть выше, чем на аутсорсинг, тем не менее, для крупных компаний, стремящихся к высокому уровню корпоративной интеграции, данный вариант может быть более приемлемым

  2. Кадровое обеспечение

    Обязательно оцените качество работы специалистов, которые выполняют расчет зарплаты. Какова численность расчетчиков, и чем она обусловлена? Насколько загружены специалисты? Как они справляются со своими обязанностями, каков процент выявленных ошибок в их работе, какова стоимость этих ошибок для компании?

    При оптимизации штатной службы основная работа пойдет в направлении перераспределения нагрузки на сотрудников. Это становится возможным и обоснованным после анализа бизнес-процесса и устранения избыточных процедур. А также после автоматизации процесса, если он не был автоматизирован или был автоматизирован не в полной мере.

    Уделите внимание стандартам работы расчетчиков и квалификационным требованиям к ним. Бухгалтеры на участке расчета заплаты должны глубоко знать предмет и уметь оптимальным образом решать свои рабочие задачи в специализированных программах. Кроме того, в круг их обязанностей необходимо включить регулярное изучение законодательных нововведений. Распространенная проблема штатной службы расчета зарплаты в том, что бухгалтеры вынужденно погрязают в бумажной работе и не успевают отслеживать и использовать законодательные изменения в работе. Контролировать их постоянство в вопросах самообразования практически невозможно, поэтому особенно важно следить за тем, чтобы изменения регулярно отслеживались. Решать задачу снижения фискальных рисков в таком случае могут приглашенные аудиторы. Методическую поддержку могут оказывать внешние консультанты или корпоративный юрист, разбирающийся в трудовом праве. Тут главное приучить расчетчиков сомневаться и задавать вопросы.

    Отдельная задача оптимизации службы — снижение стоимости специалистов. Если есть возможность, лучше выводить обслуживающие функции в регионы: концентрировать их в рамках какого-то филиала или выносить в отдельный расчетный центр. Это существенно дешевле децентрализованной или локализованной в столице функции. Однако понадобится организовать удаленную работу службы, и это потребует перестройки принципов работы.

    Расчет зарплаты на аутсорсинге — это почти всегда удаленная работа. Компания не несет затрат на обучение специалистов, подбор, отпуска, аренду помещений. Основной объем расходов фиксирован и отражен в договоре в виде ежемесячно предоставляемого базового пакета услуг. Его стоимость определяется обычно числом сотрудников в организации.

    Аутсорсер должен иметь выделенную службу, в обязанность которой входит работа с законодательством, адаптацией новшеств и их применения на практике. А также штатных юристов по трудовому праву и методистов, которые сообща разбираются в спорных вопросах. Это позволяет провайдеру минимизировать фискальные риски.

  3. Техническое обеспечение

    Отлаженная, современная система, в которой ведется расчет заработной платы, способна обеспечить максимальную эффективность расчетчиков. Запутанная система, напротив, способна превратить их работу в мучение. Так что ПО нужно продиагностировать. Как минимум, опросив его непосредственных пользователей. Какой бы хорошей и известной ни была система, практически всегда найдется, что в ней улучшить. Могут возникнуть трудности с грамотной постановкой задач службе технической поддержки. Так что обязательно пригласите представителей всех заинтересованных сторон в рабочую группу по оптимизации.

    Можно рассмотреть возможность смены системы. Встретьтесь с разными вендорами и поймите для себя, на чем вам проще вести расчеты. Однако система, обновления, лицензии и техподдержка стоят денег. А проект по внедрению — отдельная серьезная расходная статья, хотя и разовая.

    Альтернативный вариант — перейти на систему «в облаке» по модели SaaS. Здесь затраты на внедрение минимальны, а расходы на обслуживание системы берет на себя провайдер. Компания как бы арендует систему, платит только за возможность в ней работать. В такой системе можно вести расчет зарплаты своими силами или отдать его на аутсорсинг вендору.

    При «классическом» аутсорсинге все вопросы, связанные с ПО для расчета зарплаты, решает подрядчик. Компании придется озаботиться только вопросами интеграции корпоративного софта и софта провайдера на этапе передачи дел.

  4. Административное обеспечение

    Участок расчета зарплаты постоянно эволюционирует и «обрастает» новыми документами. Со временем документы обновляются, положения требуется оперативно дорабатывать, переделывать. Редко когда все необходимые документы содержатся в полном порядке и комплектности. Оптимизируя РЗП нельзя обойти стороной состояние «зарплатной» документации. Ее следует проверить на полноту и актуальность (соответствие текущему законодательству) и упорядочить. Это делается для минимизации рисков, связанных с визитом трудовой инспекции и судебных споров с сотрудниками, а также для удобства дальнейшего использования.

    Решив передать расчет зарплаты на аутсорсинг, тоже придется разбирать и приводить в порядок все положения и приказы. Чем стройнее будет документация, которую вы передаете провайдеру, тем легче пройдет передача дел, и тем быстрее вы начнете получать выгоды от аутсорсинга.

  5. Контроль

    Участку расчета зарплаты, как и любому другому процессу (особенно связанному с фискальными рисками), нужен пристальный общий контроль. В идеале — в виде внутренней процедуры контроля качества, содержащей регламенты работы расчетчиков, правила проверки их работы и регистрации результатов. Такую процедуру крайне редко в полном объеме реализуют в компаниях. Однако основные регламенты работы при оптимизации функции имеет смысл прописать и назначить ответственного за проверку их соблюдения.

    При аутсорсинге расчета зарплаты контрольная функция тоже отходит провайдеру в части обеспечения качества оказываемой услуги. В нашем случае, например, система контроля качества охватывает работу всех отделов: IT-службы, отдела по предоставлению услуг бухучета, отдела по предоставлению услуг расчета зарплаты и кадров, отдела консалтинга, отдела техподдержки.

    Компания, которая передает расчет зарплаты или иную учетную функцию на аутсорсинг, оставляет за собой контроль надлежащей работы провайдера. Это формализовано в SLA (service level agreement) — договоре о качестве оказания услуг – своего рода «дорожной карте» аутсоринга. В SLA детализируют принципы взаимодействия, прописывают зоны ответственности, спорные ситуации, а также KPI провайдера.

    Вне зависимости от того, какой способ оптимизации участка расчета зарплаты вы выбираете, — совершенствование штатной службы, переброску функции в ОЦО или аутсорсинг, никогда не упускайте главного: видения места и роли этой функции в работе организации. Смотрите глобально, учитывайте максимум издержек и взаимосвязей, пользуйтесь любой возможностью сделать положение вашей компании более устойчивым, и у вас все получится лучшим образом.

Как выдать зарплату из кассы

Зарплату из кассы должен выдавать кассир. В организациях без штатного кассира, а также в подразделениях организации, которые территориально отдалены от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты. Для этого нужно:

  • оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
  • ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Такие правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

Пример оформления приказа о назначении ответственного за выдачу зарплаты

Центральный офис ООО «Альфа» расположен в г. Москве. Представительство находится в г. Балашихе Московской области.

В связи с отдаленностью цеха от центрального офиса генеральный директор организации принял решение выплачивать зарплату сотрудникам этого цеха на месте. Ответственным за выдачу зарплаты назначен начальник этого представительства В.К. Волков.

Сотрудники отдела кадров подготовили приказ о возложении на начальника цеха обязанности по выдаче зарплаты. Приказ подписал генеральный директор. Волкова ознакомили с приказом и его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.

Какие документы нужно оформить, чтобы выдавать зарплату из кассы

Зарплату через кассу можно выдавать:

  • по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • по расходному кассовому ордеру.

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

  • наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм цифрами суммам прописью;
  • при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать установленный руководителем конкретный срок выплаты зарплаты. Этот срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ).

Внимание: срок выплаты зарплаты – это точная дата. Например, 20-е-число текущего месяца – зарплата за первую половину месяца и 5-е число следующего месяца – окончательный расчет по зарплате за истекший месяц. Это следует из статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Если работодатель не выдал зарплату в установленный срок, задержав ее хотя бы на один день, то он нарушил трудовое законодательство. За это организации (предпринимателю) и должностным лицам грозит ответственность. Такой порядок действует с 3 октября 2016 года.

Бывает, что в организации много работников и выплатить зарплату всем в один день сложно. В этом случае можно установить разные сроки выплаты зарплаты для разных подразделений. Например, для одного отдела 5-го и 20-го числа, а для другого – 6-го и 21-го числа.

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег. Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

  • подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
  • передать ведомость сотруднику для подписания;
  • после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
  • выдать деньги сотруднику.

После окончания выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1.»

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Документы, подтверждающие выплату зарплаты работнику

При выдаче зарплаты через кассу работнику зарплату можно выдавать одним из двух способов:

При получении денег по ведомости работник должен в день расписаться.

После перечисления денег на счета сотрудников один экземпляр реестра банк возвращает организации с отметкой об исполнении. Также подтверждением оплаты является исполненное платежное поручение с отметкой банка.

Перечисление налогов с заработной платы работника не является доказательством выплаты зарплаты работнику. Ведь организация может заплатить налоги, а зарплату не выплатить работнику, в этом случае у нее будет задолженность перед работником.

Обоснование

Из рекомендации

Любови Котовой, заместителя директора департамента развития социального страхования Минтруда России

Как выдать зарплату из кассы

Ответственный за выдачу зарплаты

Зарплату из кассы должен выдавать кассир (п. 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

В организациях, не имеющих в штате кассира, или в подразделениях организации, расположенных в территориальной отдаленности от головного офиса (цеха, склады), руководитель может назначить любого сотрудника исполнять обязанности кассира по выплате зарплаты.

Для этого нужно:

Эти правила установлены пунктом 4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Документы для выдачи зарплаты

Зарплату через кассу можно выдавать:

  • по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • по расходному кассовому ордеру.
  • При получении денег по расходному кассовому ордеру сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег.
  • При перечислении денег на банковскую карту в банк представляют документы:
  • реестр на перечисление денежных средств сотрудникам;
  • платежный документ (платежные документы).
    • оформить приказ о назначении сотрудника ответственным за выдачу зарплаты;
    • ознакомить назначенного сотрудника с его правами и обязанностями, связанными с выдачей зарплаты, под подпись.
  • по расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • по расходному кассовому ордеру.*

Перед выплатой зарплаты кассир должен проверить платежные документы, полученные из бухгалтерии, а именно:

  • наличие подписей руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера, их соответствие имеющимся образцам;
  • соответствие сумм цифрами суммам прописью;
  • при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру – соответствие фамилии, имени, отчества получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Если организация выдает зарплату по ведомости, применяйте ведомость по форме № Т–49 или № Т-53. Типовые формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

На титульном листе ведомости должны стоять разрешительные подписи руководителя и главного бухгалтера о выдаче денег. Там же нужно указать определенный руководителем срок выплаты зарплаты. Срок выплаты зарплаты должен быть прописан в Правилах трудового распорядка, коллективном договоре, трудовом договоре (ст. 136 ТК РФ). Он не может превышать пяти рабочих дней с учетом дня получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты.

Старший кассир выдает кассирам необходимую для выплат зарплаты сумму денег согласно ведомостям под подпись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5 или по расходным кассовым ордерам по форме № КО-2.

Зарплату можно выдавать и по расходным кассовым ордерам (п. 6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В этом случае ордера по форме № КО-2 заполните на каждого сотрудника отдельно.

Данные, удостоверяющие личность сотрудника, впишите в соответствующие графы ордера.

После получения денег сотрудник должен указать полученную сумму прописью, расписаться и поставить дату получения денег.* Более подробно см. Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру.

При выдаче зарплаты по ведомости кассир должен соблюдать следующий порядок:

  • подготовить необходимую для выдачи сотруднику сумму наличных денег;
  • передать ведомость сотруднику для подписания;*
  • после подписания сотрудником ведомости пересчитать подготовленную сумму так, чтобы сотрудник мог наблюдать за его действиями;
  • выдать деньги сотруднику.

После окончания срока выплаты зарплаты кассир фиксирует общую сумму выданной и депонированной зарплаты и подписывает ведомость. Напротив фамилий сотрудников, которые не получили зарплату, кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

На всю сумму выданной по ведомости зарплаты составьте один расходный кассовый ордер. Его дату и номер проставьте в ведомости. Проверенную подписанную бухгалтером ведомость кассир подшивает вместе с расходным ордером в отчет кассира.

Такие правила установлены пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ведомость по форме № Т-53 нужно зарегистрировать в журнале (форма № Т–53а). Типовая форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Как перечислить зарплату на банковскую карту сотрудника

Документальное оформление

Чтобы перечислить зарплату на счета нескольких сотрудников, представьте в банк:

  • реестр на перечисление денежных средств сотрудникам;
  • платежный документ (платежные документы).*

Составить документы можно как в бумажном, так и в электронном виде (п. 1.9 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П).

Порядок приема, отзыва и возврата (аннулирования) платежных документов (в т. ч. с реестрами) устанавливает банк. Данные сведения должны быть указаны в договоре с банком, а также путем размещения информации в местах обслуживания клиентов (п. 2.2 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П).

Порядок представления и заполнения платежных документов и реестра установлен пунктами 1.17, 1.19, 1.24 и приложением 1 к Положению, утвержденному Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

Заполнение реестра

В реестре укажите, в частности, следующую информацию:

  • о сотрудниках, которым перечисляются денежные средства;
  • о банках, в которых у сотрудников открыты зарплатные счета;
  • даты, номера платежных документов, их общее количество;
  • суммы по каждому сотруднику.

В случае необходимости, по согласованию с банком, в реестре можно указать дополнительную информацию.

Такой порядок предусмотрен подпунктом 1.19 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

После перечисления денег на счета сотрудников один экземпляр реестра банк возвращает организации с отметкой об исполнении.* Реестр и соответствующая выписка по счету свидетельствуют о том, что зарплата зачислена на карты сотрудников. Итоговая сумма реестра должна совпадать с итоговой суммой платежного поручения (платежных поручений). Такой вывод следует из подпункта 1.19 Положения, утвержденного Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

При переводе зарплаты на счет одного сотрудника составлять реестр не нужно. Достаточно подать в банк платежное поручение.

Платежное поручение

Заполняя платежное поручение на нескольких сотрудников, учитывайте следующие особенности:

  • в поле «Получатель» укажите наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета сотрудников;
  • в поле «Сумма» укажите общую сумму, которую нужно перечислить на счета сотрудников;
  • в поле «Назначение платежа» укажите цель платежа и сделайте ссылку на дату и номер реестра (запись может выглядеть, например, так: «Перечисление заработной платы за январь 2012 года по реестру № 2 от 6 февраля 2012 г.»).

Эти правила применяйте независимо от того, перечисляет ли организация зарплату через банк, в котором у организации открыт расчетный счет, или через банк, в котором обслуживаются сотрудники, и организация не имеет в нем расчетного счета.

Такой порядок следует из приложения 1 к Положению, утвержденному Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

Если зарплата перечисляется на счет одного сотрудника, то в платежном поручении укажите:

  • в поле «Получатель» – фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • в поле «Счет получателя» – номер его индивидуального счета.*

Такой порядок следует из приложения 1 к Положению, утвержденному Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П.

Образец расчётного листка

С 2013 года стандартные унифицированные формы большинства первичных бухгалтерских документов отменены, как и обязанность по их использованию. Теперь представители предприятий и организаций имеют право разрабатывать собственные бланки документов, утверждаемые в их учетной политике, или использовать ранее общеупотребимые шаблоны.

Вне зависимости от того, какой именно вариант будет выбран работодателем, документ по своей структуре должен соответствовать нормам делопроизводства, а по тексту – правилам русского языка.

Порядок оформления

  1. Вначале листка записывают:
    • название предприятия,
    • должность,
    • ФИО работника,
    • период, за который составляется документ (обычно это один месяц),
    • подразделение, в котором трудится работник,
    • его табельный номер.
  2. Далее идет основная часть, которая выглядит в виде таблицы из нескольких разделов.
    • В первый вносятся все виды начислений за период (оклад, премия, компенсации, проценты и т.д.). Все данные сюда вписываются с указанием количества дней и часов, подлежащих к оплате по тому или иному виду начислений.
    • Во второй раздел включается все, что касается налоговых удержаний.
    • В третий – информация о взносах во внебюджетные фонды.
  3. Далее указывается сумма выданного аванса и сведения о дополнительных страховых взносах.
  4. После всех подсчетов, в завершении документа пишется общий размер удержаний и зарплата, подлежащая к выплате. Если у предприятия перед работником есть долг или наоборот — работник должен работодателю, сведения об этом также нужно внести в расчетный листок.

При необходимости бланк можно дополнить и другой информацией, например, сведениями о ведомости, по которой будет производиться выплата, дате выдачи заработной платы и т.п.

Документы по заработной плате

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *