Документ на подпись

Как правильно сканировать документ для изготовления печати по оттиску или штампа факсимиле.

За время работы с печатями и штампами я столкнулся с очень большой проблемой — люди не умеют правильно сканировать. Присылаются целиком отсканированные документы с очень низким качеством изображения, присылаются в непонятных файлах, которые клиенты потом сами открыть не могут, присылаются файлы с очень сильным сжатием и, наконец присылаются файлы в черно-белом изображении. Мне приходится звонить заказчикам и объяснять что из того файла, который мне прислали — сделать ничего похожего невозможно!

При низком разрешении картинка становиться пиксельной, т.е. состоящей как бы из множества мелких кадратиков. Иногда разрешение такое низкое, что не возможно разобрать не то каким шрифтом, а даже что там написано. При сканировании ставьте разрешение не меньше 300dpi(точек на дюйм).

На черно-белых файлай с низком разрешении при сканировании обычного документа могут оказаться полосочки, части подписей и т.д. и т.п. и их очень сложно, а иногда невозможно отличить от элеменнотов самой печати или они сливаются с цифрами и буквами так, что не возможно различить что именно там написано.

Как правильно отсканировать документВы можете прочитать ниже.

1. Выберите в папке «Мой компьютер» сканер но принципиальной разницы нет. У всех производителей интерфейс разный, но принцип настройки — один.

2. Двойным щелчком на сканере запускается «Мастер работы со сканером».
Нажмите кнопку «Далее»…

3. Нажмите «Просмотр»

4. Вопервых: выберите самый лучший оттиск на документе и при помощи мышки передвиньте границы сканирования на растояние 1-2см от выбранного оттиска печати
Вовторых: установите особые параметры сканирования и выберите настройку параметров

5. В настройках установите разрешение не менее 300 dpi, но лучше 600 dpi (точек на дюйм)

6. Установите «Цветной снимок» — на черно-белых сканах может быть плохо видно различные элементы.
После установки параметров сохраните их(кнопка «Ок») и нажмите кнопку «Далее»

7. Напишите название файла — лучше всего давать короткие названия на АНГЛИЙСКОЙ раскладке.

8. Укажите формат файла — JPG, TIF, PDF, PSD

9. Выберите место куда будет сохранен отсканированный файл и нажмите кнопку «Далее»

10. Производится сканирование.

11. После сканирования появится что-то вроде такого окошка.

12. Что бы проверить правильно ли все отсканировалось и сохранилось можно щелкнуть на такую кнопку

13. Откроется папка с отсканированным файлом.

14. Двойной щелчек и… С такого скана можно сделать печать по оттиску и даже не запутаться в мелких элементах.

Как открыть подписаный ЭЦП документ?

Представим ситуацию, к вам на почту пришел важный документ от вашего партнера, для достоверности документа партнер подписал его своей ЭЦП. Вы пытаетесь открыть документ, а он не открывается, что же делать?

Для начала нужно помнить что все подписанные ЭЦП документы имеют расширение .p7z. В обычном редакторе вы не сможете открыть файл с расширением .p7z. Как же прочитать файл с расширением .p7z?

Для открытия документа подписанного электронно-цифровой подписью с расширением .p7z вам понадобиться программа CryptoClient.

Скачать CryptoClient_3.3.0.

После установки CryptoClient_3.3.0. приступаем к открытию подписанного ЭЦП документа.

Шаг 1.

Запускаем программу Криптоклиент.

Шаг 2.

Переходим в закладку «Проверка подписи»

Шаг 3.

Нажимаем на кнопку «Добавить» и выбираем файл который надо посмотреть.
Нажимаем на кнопку «Проверить»

Шаг 4.

Нажимаем на кнопку «Загрузить файл» .
Для корректного изображения ЭЦП необходимо установить корневой сертификат УЦ выданного ЭЦП .

Открывается файл в формате .rtf подписанный ЭЦП.

Подпись документа

Для отправки в банк документ должен быть подписан. В зависимости от типа документа и от настроек подсистемы криптозащиты, для его подписи требуются наличие одной или двух (первой и второй) подписей. Выполнение процедуры подписи также зависит от наличия прав подписи документов у пользователя.

Право подписи документов наделяет пользователя (абонента) возможностью подписывать документы:

• первой подписью;

• второй подписью;

• единственной подписью.

Рассмотрим возможности подписи документов, требующих наличия двух подписей, для абонентов с различными правами:

• Абонент, наделенный правом первой подписи, может подписывать документ первой подписью, если первая подпись под документом еще не поставлена. При этом, данный абонент не может поставить вторую подпись под документом. Пример: главный бухгалтер организации клиента, осуществляет первую подпись, но не может подписать документ и за себя, и за руководителя организации.

• Абонент, наделенный правом второй подписи, может поставить вторую подпись под документом, если ее еще нет, и не может подписать документ первой подписью.

• Абонент, обладающий правом единственной подписи может подписать документы, требующие наличия двух подписей. Пример: руководитель организации может подписать документ, даже не имеющий подписи главного бухгалтера.

Порядок подписи документа (сначала первой подписью, затем второй или наоборот) системой «ДБО BS-Client» не регламентируется, он может быть произвольным.

В случае, когда документ требует наличия только одной подписи, все указанные абоненты обладают возможностью подписи документа в равной степени.

Подписать можно только документы со статусом «Новый», «Подписан I» или «Подписан II».

Для того чтобы подписать документ выполните следующие действия:

1. Выделите документ в списке и нажмите кнопку на панели инструментов. Откроется окно Подпись.

   Рис. 1.21. Окно Подпись

   В нем представлены названия абонентов ЭЦП, от имени которых пользователь имеет возможность подписать документ. Слева от названия криптопрофиля расположена иконка, отображающая наличие подписи данным криптопрофилем под документом: – документ не подписан данной подписью, – документ подписан данной подписью. Справа от названия криптопрофиля расположена кнопка, название которой изменяется в зависимости от того, подписан документ данной подписью или нет. Если документ не подписан, то с помощью данной кнопки выполняется его подпись (кнопка имеет название Подписать), если же документ подписан, то при нажатии данной кнопки выполняется снятие подписи (кнопка имеет название Снять).

2. Нажмите кнопку Подписать рядом с названием криптопрофилей, которыми Вы хотите подписать документ.

3. Нажмите кнопку Закрыть. Система выдаст информационное сообщение о результатах выполненной операции.

В случае удачного выполнения операции статус документа соответствующим образом изменяется на:

• «Подписан» – если под документом проставлены все необходимые подписи.

• «Подписан I» – если под документом поставлена только первая подпись (криптопрофиль имеет право только первой подписи), и дополнительно требуется поставить вторую подпись.

• «Подписан II» – если под документом поставлена только вторая подпись (криптопрофиль имеет право только второй подписи), и дополнительно требуется поставить первую подпись.

Еще сравнительно недавно электронные документы без «живой» подписи и печати не имели никакой юридической силы. Но поскольку в какой-то момент компьютерные файлы практически полностью вытеснили обычные бумажные документы, то закономерно возник вопрос: как придать этим файлам законность и юридическую значимость? Таким образом, появилась специальная цифровая подпись, благодаря которой документы, созданные в электронном режиме можно, не распечатывая, посылать в любую инстанцию и там они будут приняты к рассмотрению наравне с реальными бумажными документами.

Вправе ли ИП на время своего отсутствия передать право применения ЭЦП другому лицу?

Заявление на получение ЭЦП

Для получения собственной ЭЦП нужно заполнить заявление на изготовление подписи. Скачать бланк заявления можно по ссылке, расположенной ниже. Обратите внимание на пакет документов (перечислен в данной статье), необходимых для запуска оформления цифровой подписи. И советуем уточнить у аккредитованной организации по выдаче ЭЦП, нет ли у них бланков собственного образца.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявления на изготовление ЭЦП .doc

Для чего нужна электронная цифровая подпись

Высокую степень популярности ЭЦП имеет у тех организаций, которые обладают множеством структурных подразделений, филиалов и представительств, широко раскиданных в географическом плане, или же осуществляют свою деятельность с контрагентами из разных регионов РФ.

Как можно проверить подлинность электронной подписи на ответе организации?

Кроме того, электронная подпись дает возможность:

• участвовать в торгах, требующих наличия цифровой подписи у сторон;
• подавать отчетность во внебюджетные фонды и налоговую службу;
• доставлять документы, заверенные уполномоченным лицом в любую точку мира за считанные секунды;
• гарантировать подлинность документов;
• обеспечивать секретность, конфиденциальность и неприкосновенность сведений, изложенных в виртуальном документе.

Важно! При использовании электронной цифровой подписи в коммерческих взаимоотношениях, необходимо заключить с партнерами по бизнесу дополнительные договоры, в который следует четко прописать область и схему применения цифровой подписи.

Благодаря такому широкому спектру преимуществ, электронная подпись довольно активно набирает популярность, и постепенно становиться обыденностью для многих представителей бизнес-сообщества.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется?

Особенности электронной цифровой подписи

ВАЖНО! Образец доверенности на право получения электронной подписи в удостоверяющем центре от КонсультантПлюс доступен

По своей сути, цифровая подпись – это аналог «живого» автографа физического лица. Как и настоящая подпись, она служит для удостоверения подлинности документов и обладает некоторыми признаками:

• является уникальной и неповторимой;
• принадлежит определенному человеку;
• имеет защиту от копирования и подделки.

Цифровая подпись с технической точки зрения

Если посмотреть на электронную подпись с технического ракурса, то обнаружится, что по сути это особенная последовательность символов, зашифрованных в документе. Причем подпись может находиться как внутри электронного файла, так и идти отдельным приложением.

По закону существует три вида цифровой подписи:

1. Простая. В данном случае она служит вполне очевидной и банальной цели: доказательству того, что документ написан и передан каким-то определенным человеком;
2. Усиленная неквалифицированная. Помимо подтверждения авторства, говорит о том, что в уже написанный документ никаких правок и изменений внесено не было;
3. Усиленная квалифицированная. Это наиболее сложный вид подписи, который выдается в специальных Удостоверяющих центрах, имеющих разрешение Министерства коммуникаций и связи РФ. Находятся эти центры почти во всех крупных городах страны и их список можно легко найти на официальном сайте Минкомсвязи. Можно сказать, что именно эта подпись имеет официальное происхождение и только она пригодна для удостоверения документов, пересылаемых в государственные органы, такие как ИФНС и различные внебюджетные фонды.

К сведению. При оформлении электронной цифровой подписи в аккредитованном Удостоверяющем центре, пользователь получает два вида ключа: закрытый и открытый. Открытый ключ владелец должен передать всем организациям и физическим лицам, с которыми будет вестись обмен цифровыми документами, а его аналог отдается на хранение в Удостоверяющий центр (таким образом, обеспечивается сохранность ключа и недоступность его для злоумышленников). Закрытый ключ остается на руках у собственника и служит для подтверждения документов и заверения их отправки адресатам.

Последний третий вид подписи как раз и является наиболее верным с точки зрения юридической практики. Усиленная квалифицированная цифровая подпись полностью заменяет рукописный аналог и даже печать организации. Именно ее требуется ставить при отправлении документальных отчетов в налоговые органы, пенсионный фонд и прочие государственные структуры. Однако и ценность других видов электронной подписи умалять не стоит – они вполне пригодны для того, чтобы заверять различные хозяйственные операции, если это предусмотрено внутренним регламентом организации.

Важно! Любая, даже самая простая цифровая электронная подпись, практически не поддается подделке. Для осуществления подделки пришлось бы производить огромное количество громоздких вычислений, которые даже при нынешних компьютерных скоростях заняли бы немало времени. Именно поэтому, несмотря на то, что производители предлагают ее страховку, делать это совсем нецелесообразно.

Целесообразность получения ЭЦП

Прежде чем начать хлопоты по оформлению заявки на ЭЦП, стоит отдать себе отчет, действительно ли ее получение необходимо. Плюсы владения ЭЦП очевидны. Но как выглядит другая сторона медали?

1. Экономическая эффективность. ЭЦП в арсенале физического или юридического лица налагают на него определенные финансовые обязательства. Деньги понадобятся как на получение подписи (единоразово), так и на оплату ежегодного сертификата. Кроме того, следует учесть возможные дополнительные траты на саму программу для работы с электронными подписями.
2. Профит ЭЦП для простого гражданина. Практика применения ЭЦП физическими лицами говорит о том, что этот сервис нужен только тем, кто регулярно обращается в ФНС, Росреестр и МФЦ, при этом стремясь сократить личные визиты. Возможно, для рядового россиянина, чьи территориальные представительства этих органов функционируют без выматывающих очередей, получение ЭЦП не несет большого смысла.
3. ЭЦП для бизнесменов. На начальном этапе ведения бизнеса можно обойтись и без электронной цифровой подписи. Но если в подчинении руководителя есть даже небольшой персонал, организация планирует принимать участие в аукционах, тендерах, сдавать отчетность в электронном виде, то ЭЦП сильно облегчит жизнь. Затраты на электронную подпись для бизнесменов несколко дороже, но они окупаются за счет значительной экономии времени и сил и возможности участия в выгодных корпоративных торгах.

Как учесть расходы на приобретение электронной подписи?

Документы для получения электронной цифровой подписи

Для того, чтобы организация могла получить цифровую подпись в Удостоверяющем центре, потребуется собрать определенный пакет документов. Это:

• свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
• выписку из ЕГРЮЛ (давностью не более 30 дней);
• свидетельство о постановке на налоговый учет;
• заявление на имя руководителя Удостоверяющего центра;
• если цифровая подпись присваивается директору компании – то приказ о назначении руководителя (гендиректора);
• в случае если цифровая подпись выдается другому уполномоченному лицу организации – нужна доверенность с перечислением всех функций, которые возложены на данное лицо;
• паспорт сотрудника, который будет пользоваться электронной подписью.

Все документы должны иметь нотариально заверенные копии. Обычно на рассмотрение заявки уходит несколько дней.

Внимание! Полный перечень документов для получения электронной цифровой подписи по каждому отдельному случаю необходимо уточнять в Удостоверяющем центре.

Порядок получения цифровой подписи

Как и при любом другом взаимодействии с официальными государственными структурами, здесь есть свой отработанный алгоритм действий. В данном случае он состоит из пяти шагов.

1. Подача заявления вместе со всем необходимым пакетом документов. Сделать это можно через интернет в онлайн-режиме;
2. Получение квитанции для оплаты и ее оплата;
3. После проверки документов и регистрации электронной цифровой подписи нужно получить цифровой носитель с открытым и закрытым ключами;
4. Получение сертификата в электронном и бумажном видах;
5. Установка на компьютере специальной программы и отладка ее работы.

Надо отметить, что получение электронной цифровой подписи – услуга не бесплатная. Стоимость ее разнится от 4 до 20 тыс. руб. и зависит она от вида подписи, местонахождения заказчика, а также сфер, в которых она в дальнейшем будет применяться.

Таким образом, электронная цифровая подпись, полученная в специальном аккредитованном Удостоверяющем центре, имеет официальное значение и законную подтверждающую силу. Причем, в отличии от обычной росписи человека, эта подпись заменяет еще и печать организации, к тому же ее совершенно невозможно подделать. Многие коммерческие компании уже сейчас по достоинству оценили все плюсы использования электронной подписи во внутреннем и внешнем документообороте и можно с уверенность говорить о том, что количество таких предприятий с течением времени будет только расти.

Сроки изготовления ЭЦП

Главные временные затраты для изготовления ЭЦП приходятся на следующие этапы:

• сбор документов для подачи в Удостоверяющем центре;
• оформление заявки (лично или через сайт);
• получение счета (после рассмотрения заявки) и оплата услуги;
• непосредственное изготовление электронной цифровой подписи.

После рассмотрения всех необходимых документов и свидетельства об оплате Удостоверяющий центр приступает к изготовлению подписи, которое занимает всего около 1-2 часов. При некоторой оперативности ЭЦП можно получить даже в день подачи заявки. Существенно жкономт время клиентов возможность подать заявку онлайн с предоставлением отсканированных копий нужной документации. При таком способе подачи нужно будет предоставить оригиналы для сверки при вручении изготовленной ЭЦП.

Возможность проверки ЭЦП

Чтобы проверить подлинность любой электронной подписи на полученном документе, предусмотрены специальные утилиты. Их можно инсталлировать на свой компьютер, что целесообразно при регулярном применении, или применять онлайн. При оформлении ЭЦП в Удостоверяющем центре поинтересуйтесь возможностью получить такую программу (скорее всего, вам ее предложат в рамках оказания услуг).

Для проверки ЭЦП она копируется из документа и помещается в программу. Некоторые проверочные программы имеют возможность исследовать ЭЦП не по одной, а обрабатывать большие массивы документации, что очень удобно и значительно экономит время.

С 1 января 2017 года россияне могут в электронной форме подать исковые заявления, ходатайства, жалобы, представления и другие документы в суды общей юрисдикции и арбитражные суды.
Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2016 г. № 252 утвержден порядок подачи в арбитражные суды России документов в электронном виде, в т. ч. в форме электронного документа. Документы подаются через личный кабинет, созданный в информационной системе «Мой арбитр».
Электронный документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП).
Удостоверяющий центр Сибири оказывает услуги по выдаче квалифицированных сертификатов усиленной электронной подписи для работы в системе «Мой арбитр».
Электронные подписи, которыми подписаны обращения в суд и прилагаемые к ним документы, должны соответствовать требованиям усиленной квалифицированной электронной подписи. ЭП должна содержаться в отдельном файле (отсоединенная электронная подпись).
При подписании документа несколькими лицами каждая электронная подпись должна содержаться в отдельном файле. Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.
Возврат к списку