Децентрализованная форма

Организация и технологии документационного обеспечения управления

Делопроизводство

Раздел: Экономика

Практика выработала три формы организации работы с до­кументами в любом управленческом аппарате — централизован­ную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (кан­целярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря уч­реждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) вы­полняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регист­рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка доку­ментов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для рабо­ты с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование дея­тельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами — са­мая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в цен­тральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол­няются операции по созданию (печати) документов, их система­тизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях). Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных под­разделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, нали­чие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств ком­пьютеров позволяют организовать прием и регистрацию посту­пающих документов, контроль за их исполнением, информаци­онно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические доку­менты не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы де­лопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопро­са связано с первоначальной организацией службы делопроизвод­ства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами за­крепляется в инструкции по делопроизводству.

К содержанию книги: Организация и технологии документационного обеспечения управления

Требования, предъявляемые к секретарю. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ …

Государственная система документационного обеспечения управления

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию … что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные … подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому …
bibliotekar.ru/biznes-58/1.htm

Формуляр документа. Требования к оформлению реквизитов. ТРЕБОВАНИЯ …

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации … стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. … Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из …
bibliotekar.ru/biznes-60/10.htm

Регистрация документов. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и … вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. … ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ …
bibliotekar.ru/biznes-60/21.htm

Структура управления. Организация работы предприятия

Методы проектирования организационных структур. … «узкие места» в работе аппарата и вырабатываются рекомендации исходя как из …. иметь внутрипроизводственные нормативные документы (положения об отделах, цехах, секторах, группах, бригадах и др. … системы и методы работы, изменить формы и маршруты документации. …
bibliotekar.ru/biznes-29/10.htm

Организация работы секретаря. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

В сфере управления механизировать можно только работу с документами и … документы, «которые фиксируют решения административных и организационных … предприятий, организаций и их объединений независимо от орванизационно-правовой формы …
bibliotekar.ru/biznes-60/4.htm

Организационная документация. Распорядительные документы …

РАБОТА С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Кроме того, как уже указывалось выше, пооперационно работа с кадровыми … трафаретную форму, которую поступающий на работу заполнит. ….. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ Организационно-технические мероприятия по …
bibliotekar.ru/biznes-60/34.htm

Хостовая DCS «Астра», как и другие системы, находящиеся на эксплуатации в ЗАО «Сирена-Трэвел», разработана специалистами ЗАО «Комтех-Н» и реализована в полном соответствии со стандартами и рекомендациями IATA. Сервер DCS «Астра» размещен на технологической площадке «Сирена-Трэвел», наряду с АРС «Сирена-Трэвел» и СЭБ-2000, что дополнительно гарантирует надежность функционирования системы и скорость взаимодействия всех компонентов технологии электронного билета «Сирена-Трэвел». Цель создания DCS «Астра» — обеспечить Авиакомпаниям полноценное функционирование технологии электронного билета на базе отечественных разработок от единого провайдера — ЗАО «Сирена-Трэвел». Архитектура и конфигурация данной системы позволяют ей функционировать как в рамках хоста авиакомпании, так и в рамках хоста аэропорта.
Установка и эксплуатация DCS «Астра» в конфигурации аэропорта позволяет организовать процесс регистрации пассажиров и багажа любых авиакомпаний. Система принимает и обрабатывает PNL/ADL из любых центров бронирования, поддерживающих стандартные форматы обмена данными, рекомендованные IATA. После вылета рейса DCS «Астра» формирует и автоматически рассылает все стандартные типы телеграмм. DCS «Астра» поддерживает взаимодействие с серверами электронных билетов авиакомпаний как в интерактивном режиме, так и в режиме ETL.
Особого внимания заслуживает эксплуатация DCS «Астра» в конфигурации авиакомпании. Как правило, в данном случае Авиакомпания использует также сервер электронных билетов СЭБ-2000 (провайдер «Сирена-Трэвел»), с которым DCS «Астра» взаимодействует в интерактивном режиме. Использование системы регистрации пассажиров «Астра» во всех аэропортах маршрутной сети Авиакомпании гарантирует создание единого информационного пространства, в котором Авиакомпания управляет собственным ресурсом, а также в режиме он-лайн контролирует ход регистрации и отправки собственных рейсов во всех аэропортах.
Авиакомпания заинтересована в обеспечении безопасности, качества и скорости обслуживания пассажиров в аэропорту. В контексте этого вопроса только использование собственной системы DCS Авиакомпании может гарантировать защиту от мошенничества с электронными билетами, обеспечить пассажиру возможность произвести ряд операций с билетом непосредственно перед вылетом рейса, к примеру, возврат, перебронирование, обмен и т.д. , а также обеспечить предоставление дополнительных услуг в аэропорту и на борту для частолетающих и VIP пассажиров. Все это становится возможным благодаря наличию единого информационного пространства и интерактивного взаимодействия DCS «Астра» с базой данных электронных билетов Авиакомпании (СЭБ), в результате чего вся информация, поступающая в сервер электронных билетов и DCS, оперативно в режиме он-лайн обрабатывается и все содержащиеся в них данные в любой момент времени полностью соответствуют текущему статусу этапа обработки и доступны для использования Авиакомпанией в коммерческих, управленческих и технологических целях.
Использование Авиакомпанией собственной системы DCS во всех аэропортах маршрутной сети гарантирует пассажиру услугу по сквозной регистрации, благодаря которой существенно упрощается процедура регистрации и экономится время по обслуживанию трансферных пассажиров.
Стоит отметить, что вне зависимости от настроенной конфигурации системы «Астра» в конкретном аэропорту, для удобства Авиакомпаний, использующих сервер электронных билетов СЭБ-2000 «Сирена-Трэвел», обеспечено интерактивное межсистемное взаимодействие.
Для повышения качества обслуживания пассажиров в рамках проекта DCS «Астра» ЗАО «Сирена-Трэвел» предлагает услугу по web-регистрации пассажиров. Благодаря разработанному web-приложению пассажир Авиакомпании, использующей для регистрации сервис DCS «Астра», может зарегистрироваться на свой рейс с домашнего компьютера.
Стоит отметить ряд существенных характеристик системы, имеющих важное значение при выборе в пользу DCS «Астра» среди других аналогичных по назначению систем. DCS «Астра» инсталлируется на имеющееся в распоряжении аэропорта оборудование. На сегодняшний день разработчиками системы успешно адаптированы для печати посадочных талонов и багажных бирок несколько принтеров термопечати различных производителей, среди которых IER, Intermec, Zebra и др. Имеется опыт функционирования системы «Астра» на одном оборудовании с другими системами DCS. DCS «Астра» сертифицирована под платформы общего пользования SITA CUTE, RESA, U-CUSE, iMUSE, EASE. Это означает, что данная система успешно функционирует на базе универсального оборудования, поставляемого под указанные платформы. АС «Астра» также сертифицирована под требования платформы общего пользования SITA CUSS (CUSS-киоски), обеспечивающей возможность реализации сервиса самостоятельной регистрации пассажиров на рейсы на базе киосков саморегистрации.
Эксплуатация системы не требует наличия жестко специфических каналов связи. Для функционирования системы достаточно наличия в аэропорту надежных интернет-каналов. Система проста в освоении и эксплуатации благодаря наглядному графическому русскоязычному интерфейсу. Разработчиками DCS «Астра» предусмотрена возможность стыковки с аэропортовыми автоматизированными системами для организации обмена данными (система центровки, система визуального информирования и т.д. ).
DCS «Астра» успешно эксплуатируется уже в более чем 140 аэропортах России и СНГ включая аэропорты Украины, Армении, Азербайджана, Кыргызстана, Латвии, Литвы, Беларуси, Таджикистана, Турции, Греции.

Введение

В зависимости от вида деятельности производственных предприятий, затраты на построение обеспечивающих систем могут составлять от 20 до 70 % до операционных затрат. Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что уровень и эффективность указанных затрат будут определяться оптимальностью построения и выбором формы организации управления материально-техническим обеспечением на интегрированном предприятии. Цель исследования — проанализировать основные формы организации МТО на интегрированном предприятии. Достижение поставленной цели определило необходимость решения следующих задач. Рассмотреть основные достоинства недостатки централизованной и децентрализованной формы МТО на интегрированном предприятии. Информационной основой исследования служили труды отечественных и зарубежных ученых, информационные ресурсы интернет.

В общепринятом смысле интеграцию определяют либо как состояние связанности отдельных дифференцированных частей и функций системы, организма в одно целое, либо процесс, ведущий к состоянию связанности отдельных дифференцированных частей и функций системы, организма в одно целое . На наш взгляд, интегрированное предприятие в наиболее общем плане представляет собой совокупность нескольких производственно-сбытовых компаний, функционирующих в рамках единой корпоративной политики для достижения стратегических задач всей структуры.

На сегодняшний день, традиционно, выделяют следующие формы организации управления материально-техническим обеспечением предприятия.

1. Централизованная, предусматривающая концентрацию функций в рамках единой службы материально-технического обеспечения.
2. Децентрализованная, предусматривающая осуществление МТО бизнес единицами самостоятельно.
3. Смешанная форма организации материально-технического обеспечения, состоящая в комбинирования указанных выше способов.

Рассмотрим особенности представленных выше систем, сделав акценты на сравнительном анализе централизованной и децентрализованной системы МТО.

Осуществление закупок на уровне каждого предприятия целесообразно, когда интеграция ряда предприятий осуществляет производство разнородной продукции с широким ассортиментом. Полная децентрализация в этом случае обоснована рядом аргументов:

• Необходимость того, чтобы решения по закупкам должно приниматься как можно ближе к центру, где будут приняты решения.
• У предприятия уже существует оптимум, после которого дополнительную экономию на масштабах получить нельзя .
• Пользователь более осведомлён о потребностях того или иного подразделения, чем кто-либо другой.
• Обеспечивается более высокая оперативность осуществления закупок.

Аргументом против децентрализации может быть конкуренция между предприятиями, что может привести к утрате общего предназначения всей интеграции. При децентрализованной форме организации системы МТО производственные подразделения компании осуществляют закупки в разрозненных, небольших объёмах и несут из-за этого существенные транспортные расходы.

Централизованная форма организации системы МТО, как правило, используется на интегрированных предприятиях, производящих однородные товары и имеющие бизнес единицы, расположенные в одном регионе.

Перечислим основные преимущества централизации МТО:

• Снижение расходов в сфере обращения за счет укрупнения объёмов закупок у поставщиков.
• Возможность увеличения эффективности контроля процессов снабжения, связанная с осуществлением этого процесса из единого центра, а не из нескольких, как в децентрализованной системе.
• Снижение затрат за счёт сокращения материальных запасов.
• Снижение административных расходов (обрабатывать заказ стоимостью 300 тысяч рублей дешевле, чем 30 заказов, стоимость 10 тысяч рублей) .
• Становится легче проводить исследования, связанные с закупками (анализ источников, надежности поставщиков, цен).

Одним из возражений против централизации является увеличение объемов бумажной работы, приводящие к задержкам поставок. Относительно большие затраты времени на передачу информации, в ходе чего происходит потеря или искажение её существенной части. Также при возникновении потребности в срочной поставке, согласование и внесение изменений в план поставок занимает продолжительное время, то есть происходит снижение оперативности управления.

В таблице 1.2 представлен сравнительный анализ централизованной и децентрализованной системы управления как возможных форм систем обеспечения интегрированных предприятий.

Таблица 1.2

Сравнительный анализ централизованной и децентрализованной формы организации системы материально-технического обеспечения

	Критерий сравнения	Централизованная	Децентрализованная
Ресурсный	Персонал	Уменьшение управленческого и линейного персонала	Увеличение управленческого и линейного персонала
	Информация	— Возможны сложности при передаче информации; — Сокращение расходов на эксплуатацию и проектирование меньшего количества информационных контролируемых систем	Большая осведомлённость пользователей о потребностях производства
	Финансы	Сокращение издержек за счёт создания крупного потребителя	Недостаточный потенциал и возможности для оптимизации затрат предприятия
	Временные	Возможно увеличение времени реализации процессов снабжения, связанное с инертностью единой службы и процессами передачи информации	Сокращение времени за счёт большей оперативности отдельных служб
	Материалы	Сокращение материальных запасов	Недостаточные возможности для оптимизации материальных запасов
	Производ- ство	Снижение производственных издержек	Увеличение производственных издержек
	Закупки	Возможность унификации закупочных процессов; Предотвращение отхода от принятых в организации, закупочных процедур, независимо от того представляют ли они что-то неправомерное или выражают стремление работников к автономным действиям	Отсутствие возможности оптимизации объёмов закупок ТМЦ
	Склад	Снижение складских запасов предприятия за счёт ускорения оборота продукции	Недостаточный потенциал и возможности для оптимизации складских запасов
	Ценообразование	Снижение цен на продукцию предприятия	Отсутствие возможности дополнительного снижения уровня цен
	Транспорт	Осуществление единой транспортной политики	Отсутствие возможности унификации процессов транспортирования сырья и комплектующих
Структурно-управленческие		— Возможность координации работ с другими подразделениями компании; — Создание основы для более эффективного решения возможных конфликтных ситуаций между подразделениями с осуществлением более эффективного контроля за процессами распределения и потребления; — Отсутствие конкуренции между отделами в период дефицита сырья и, как следствие, стабильные цены на него; — Повышение эффективности контроля за исполнением обязательств по закупкам; — Отсутствие административного дублирования	— Конкуренция между отделами в период дефицита сырья; — Относительно низкая эффективность контроля за исполнением обязательств по закупкам; — Дублирование функций управления

Вывод

Учитывая все достоинства и недостатки форм организации системы МТО, можно сделать вывод, что в каждой конкретной компании необходимо применять свой компромиссный вариант. Руководящему составу необходимо проанализировать существующую ситуацию и решить, какие части МТО будут проходить централизованно, какие на уровне отдельных предприятий, как будет осуществляться координация между централизованными закупками и закупками, выполняемыми отдельными предприятиями. Например, в объединенной судостроительной корпорации к централизованным видам деятельности можно отнести: определение политики закупочной деятельности, исследования, связанные с закупочной деятельностью, подготовка и развитие персонала, контроль (финансовый, качества, соблюдения процедур), обеспечение подразделений сырьем и материалом (т. к. они однородны на всех предприятиях интеграции), обеспечение подразделений контрагентскими поставками (имеющие маленькую долю в общем количестве ТМЦ, но имеющие большую стоимость, поставщики таких позиций для всех предприятий корпорации одинаковы), контроль за общими запасами.

К децентрализованным видам деятельности можно отнести: предметы снабжения, используемые для обслуживания, ремонта и эксплуатации, мелкие закупки, обеспечение покупными комплектующими изделиями (состоящие из широкого ассортимента, характеризующиеся постоянной корректировкой ведомостей, зачастую одновременно со строительством).

Рецензенты:

Айрапетова Ануш Генриховна, д-р экон. наук, профессор, профессор кафедры экономики предприятия и производственного менеджмента Санкт-Петербургского государственного экономического университета, г. Санкт-Петербург.

Шевченко Светлана Юрьевна, д-р экон. наук, профессор, профессор кафедры экономики предприятия и производственного менеджмента Санкт-Петербургского государственного экономического университета, г. Санкт-Петербург.