Денежные документы

Содержание

Виды топливных талонов

Талоны на топливо являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов (п. 1.7 разд. 1 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (Приложение N 3 к Протоколу заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК) от 10.11.1994 N 14)). Использование талонов для расчетов за ГСМ на АЗС является формой косвенной безналичной оплаты, при этом оформление чека ККМ обязательно.

Талоны на топливо могут быть двух видов: стоимостные с указанием суммы, на которую можно произвести заправку, и литровые с указанием марки и количества топлива. Кроме того, в зависимости от условий договора (контракта) поставки нефтепродуктов право собственности на получаемый бензин может переходить к учреждению либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. Видом талонов и моментом перехода права собственности на ГСМ определяются особенности бухгалтерского учета операций по приобретению топлива.

Переход права собственности — в момент заправки

Для начала разберем ситуацию, когда договором поставки определен переход права собственности на ГСМ в момент отгрузки (заправки автомобиля). Это означает, что отражать поступление ГСМ на счете 105 03 можно только по факту отпуска топлива на АЗС, а полученные ранее талоны на бензин должны учитываться на других счетах в зависимости от того, являются они стоимостными или литровыми.

Талоны имеют стоимостное выражение. Данные талоны имеют денежный номинал и представляют собой платежные документы, поэтому на основании п. 169 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), подлежат учету в составе денежных документов на счете 201 35.

Аналитический учет талонов ведется по их видам (по марке бензина) в карточке учета средств и расчетов.

Операции поступления и расходования ГСМ отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

N
п/п
Первичный
документ
Бухгалтерская запись <*>
дебет счета кредит счета
1 2 3 4 5
1 Перечислена с лицевого
счета учреждения
предварительная плата
за талоны на бензин
Выписка из
лицевого счета
с приложенными
платежными
документами
0 206 34 560
забалансовый
счет 18
(код 340
КОСГУ)
0 201 11 610
2 Приняты к учету в кассу
учреждения топливные
талоны
ПКО, акт
приема-передачи
талонов
0 201 35 510 0 302 34 730
3 Выданы водителям под
отчет топливные талоны
РКО 0 208 34 560 0 201 35 610
4 Принято к учету
топливо, залитое в баки
автомашин (без НДС —
при осуществлении
операций, облагаемых
НДС)
Авансовый отчет
с приложенными
корешками
талонов,
путевыми
листами, чеками
ККМ
0 105 03 340
аналитика
«Топливо в
баках»
0 208 34 660
5 Отражена сумма НДС,
предъявленного
поставщиком топлива
(при осуществлении
операций, облагаемых
НДС)
Счет-фактура 0 210 01 560 0 208 34 660
6 Принят к вычету НДС,
предъявленный
поставщиком топлива
Счет-фактура,
авансовый отчет
с приложенными
корешками
талонов,
путевыми
листами
0 303 04 830 0 210 01 660
7 Списаны на расчеты с
поставщиком суммы
предварительной оплаты
в размере стоимости
топлива, заправленного
в бак
Справка
(ф. 0504833)
0 302 34 830 0 206 34 660
8 Списана стоимость
израсходованного
топлива
Путевой лист 0 109 00 272
или
0 401 20 272
0 105 03 440

<*> Здесь и далее в разрядах 18, 22, 23 номера счета бухгалтерского учета вместо нулей указываются соответствующие коды вида деятельности, группы и вида синтетического счета объекта учета. В разрядах 24 — 26 номера счета автономными учреждениями указывается аналитический код поступлений, выбытий объектов учета в структуре, утвержденной планом финансово-хозяйственной деятельности.

Талоны имеют количественное выражение. Это означает, что в них указаны марка и количество топлива без цены, водитель учреждения заправляет определенное количество литров по каждому талону вне зависимости от колебания цен.

Поскольку в данном случае на талонах не указан денежный номинал, они не могут быть учтены в составе денежных документов. Для их учета целесообразно применять забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Тем более что литровые талоны печатаются в типографиях, имеют несколько степеней защиты и штриховое кодирование, позволяющее вести их поштучный учет, т.е. по многим параметрам соответствуют требованиям, установленным п. 118 Инструкции N 157н для бланков строгой отчетности.

Таким образом, в бухгалтерском учете производятся следующие записи:

N
п/п
Первичный
документ
Бухгалтерская запись
дебет счета кредит счета
1 2 3 4 5
1 Перечислена с лицевого
счета учреждения
предварительная плата
за топливо
Выписка из
лицевого счета
с приложенными
платежными
документами
0 206 34 560
забалансовый
счет 18
(код 340
КОСГУ)
0 201 11 610
2 Приняты на забалансовый
учет талоны на бензин
Акт приема-
передачи
талонов
Забалансовый
счет 03
аналитика по
ответственному
лицу
3 Выданы водителям
топливные талоны
Ведомость
выдачи талонов
Забалансовый
счет 03
аналитика по
ответственному
лицу
Забалансовый
счет 03
аналитика по
ответственному
лицу
4 Принято к учету
топливо, залитое в баки
автомашин (без НДС —
при осуществлении
операций, облагаемых
НДС)
Корешки
талонов, чеки
ККМ, путевые
листы
0 105 03 340
аналитика
«Топливо в
баках»
0 302 34 730
5 Отражена сумма НДС,
предъявленного
поставщиком топлива
(при осуществлении
операций, облагаемых
НДС)
Счет-фактура 2 210 01 560 2 302 34 730
6 Принят к вычету НДС,
предъявленный
поставщиком топлива
Счет-фактура,
корешки
талонов,
путевые листы
2 303 04 830 2 210 01 660
7 Списаны на расчеты с
поставщиком суммы
предварительной оплаты
в размере стоимости
топлива, заправленного
в бак
Справка
(ф. 0504833)
0 302 34 830 0 206 34 660
8 Списана стоимость
израсходованного
топлива
Путевой лист 2 109 00 272
или
1 401 20 272
1 105 03 440
9 Списаны использованные
талоны на бензин
Акт о списании
бланков строгой
отчетности
(ф. 0504816)
Забалансовый
счет 03
аналитика по
ответственному
лицу

Основная часть

В прилагаемом образце представлен минимальный набор информации, которая должна содержаться в акте передачи топливной карты водителю:

  • Наименование организации.
  • Представитель организации, от лица которого совершается передача. В образце это генеральный директор. Желательно, чтобы в бумаге фигурировало то же лицо, на которое был оформлен договор на поставку топлива с топливной компанией. Указывается ФИО.
  • На основании каких документов работодатель передает водителю имущество. В ООО такой документацией является Устав.
  • Цель передачи топливной карты именно этому лицу. Здесь же в виде пояснения можно указать номер и марку машины, к которой прикреплен водитель (в идеале – отдельным приказом). Но можно воздержаться от упоминания транспортных средств.
  • ФИО водителя, которому передается карта. Важный момент: трудовой договор с этим водителем необходимо оформлять раньше, чем акт. Причем фигурирование топливной карты и момента передачи в договоре между сотрудником и работодателем обязательно.
  • Название и номер топливной карты.
  • Сколько экземпляров акта составлено.

Что касается последнего пункта, то обычно оформляются два документа: один для работодателя, второй – для работника. На обоих должны стоять подписи того и другого. Только так документ будет обладать желаемой юридической силой.

В конце страницы отведены специальные графы на подписи получателя карты и того, кто ее передает. Возможно, руководитель пожелает назначить ответственного сотрудника за этот процесс. Тогда в документах подобного плана будет стоять подпись назначенного материально ответственного лица.

Другой способ

В случае, когда сотрудников, намеченных для выдачи карты, много, допустимо оформление специального приказа, подписанного руководителем на выдачу топливных карт. Там информацию можно оформить списком либо таблицей. В одной из колонок этой таблицы будет прописываться водитель, в другой – карта, которая ему выдается. Необходимость в составлении акта передачи топливной карты водителю при подписании приказа, естественно, отпадает.

Сотрудник бюджетного учреждения купил за наличный расчет проездную карту «Тройка» сроком на один год. Транспортная карта приобретается за счет внебюджетных средств подотчетным лицом, о чем составляется авансовый отчет с приложением чека. В чеке отдельными строками выделены суммы: 50 руб. — цена карты, 18 200 руб. — цена поездок на год. То есть данная карта дает возможность совершать неограниченное количество поездок в течение года. Карта используется в деятельности учреждения. Ей пользуется только данный сотрудник, работа которого имеет разъездной характер.
Как правильно учесть и как списывать расходы на приобретение проездного документа? Какими бухгалтерскими проводками правильно оформить данный факт финансово-хозяйственной деятельности?

31 мая 2017

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Транспортные карты «Тройка» могут учитываться на забалансовом счете 03 или на дополнительно введенном забалансовом счете, закрепленном в учетной политике учреждения.
Расходы на приобретение транспортной карты «Тройка» списываются в порядке, определенном учетной политикой учреждения.

Обоснование вывода:
Электронная карта «Тройка»*(1) — это пополняемая карта для оплаты проезда на всех видах транспорта. Залоговая стоимость «Тройки» — 50 рублей. Залог можно вернуть при возврате карты в кассу.
Безлимитный проезд в течение 365 дней (1 года) предусматривает билет «Единый» на 365 дней. Он реализуется на транспортной карте «Тройка» и действуют с момента записи на карту. То есть в рассматриваемой ситуации можно говорить о приобретении через подотчетное лицо транспортной карты «Тройка» по залоговой стоимости (50 руб.) с записанным на нее билетом «Единый», дающим возможность безлимитного проезда в течение года.
При этом отметим, что материальным носителем электронного проездного документа (транспортной карты) является пластиковая карта с уникальным номером, которая находится в собственности эмитента. Она предназначена для многократного применения, поэтому выдается в пользование с учетом оплаты залоговой стоимости, а в случае ненадобности подлежит возврату по месту выдачи с возвратом залоговой стоимости.
В связи с этим у учреждения не возникает оснований для учета транспортных карт (как материальных носителей) в составе нефинансовых активов на балансовых счетах (п. 22 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н). В то же время ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, учитываются на забалансовых счетах в целях обеспечения контроля за их сохранностью, а также их количественного учета (п. 332 Инструкции N 157н).
Инструкцией N 157н не определено конкретного счета, на котором могут учитываться транспортные карты. В рамках учетной политики учреждения согласно п. 332 Инструкции N 157н вправе ввести дополнительный забалансовый счет в целях организации управленческого учета транспортных карт либо предусмотреть их учет на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (смотрите также письмо Минфина России от 12.06.2012 N 02-06-10/4243).
При принятии решения об учете транспортных карт на забалансовом счете 03 необходимо внести их в устанавливаемый в рамках учетной политики перечень бланков, учитываемых на данном счете (п. 337 Инструкции N 157н).
При введении дополнительного забалансового счета порядок учета на нем (в частности, номер счета забалансового учета, порядок движения (поступления, списания), порядок документооборота, аналитический учет, стоимостной учет (например, по залоговой стоимости или в условной оценке: 1 объект, 1 рубль), а также иные необходимые положения) необходимо разработать в учреждении и закрепить его в учетной политике.
Относительно учета транспортных карт в качестве денежных документов отметим следующее. Из содержания п. 169 Инструкции N 157н, по сути, следует, что транспортная карта может учитываться в составе денежных документов. Однако, по нашему мнению, учет транспортных карт в качестве денежных документов нецелесообразен, так как:
— основным отличительным признаком денежного документа зачастую является указание в нем суммы в денежном выражении (номинал денежного документа), на которую можно приобрести товар (услугу), а электронная транспортная карта такого номинала не содержит. На нее неоднократно может быть записан любой билет, предусмотренный правилами;
— организация бухгалтерского учета транспортных карт на счете 0 201 35 000 «Денежные документы» одновременно с их учетом на забалансовом счете весьма трудозатратна и, по сути, не обеспечивает учреждение какой-либо дополнительной существенной информации*(2) (иными словами, степень полезности учетных данных для целей управления не сопоставима с уровнем трудоемкости).
Запись на транспортную карту билета «Единый» на 365 дней (18200 руб.) дает право сотруднику учреждения, которому передана данная карта, безлимитного проезда в течение года.
Согласно п. 302 Инструкции N 157н затраты, произведенные учреждением в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются как расходы будущих периодов (п. 159 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее — Инструкция N 174н). Анализ положений Инструкции N 157н и Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н, показывает: под отчетным периодом разработчики данных документов в различных ситуациях понимают: месяц, квартал или календарный год.
Таким образом, фактические расходы по приобретению на год права безлимитного проезда по транспортной карте «Тройка» могут быть отнесены к расходам будущих периодов по аналогии с приобретением неисключительного права пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов (п. 302 Инструкции N 157н) или к расходам текущего года. Конкретный способ отнесения затрат выбирается должностными лицами учреждения и закрепляется в учетной политике.
Суммы, учтенные по дебету счета 401 50 «Расходы будущих периодов», в течение периода, к которому они относятся, подлежат:
— отнесению на финансовый результат текущего финансового года (списываются в дебет счета 401 20 «Расходы текущего финансового года»);
— учету при формировании себестоимости (списываются в дебет счета 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»).
Списание осуществляется в порядке, установленном в учетной политике, например, ежемесячно:
— равномерно (в равных суммах);
— пропорционально объему продукции (работ, услуг).
Согласно Публичной оферте, размещенной на сайте: http://troika.mos.ru (далее — Оферта), совершение физическим лицом действий, предусмотренных Офертой и означающих безоговорочное принятие физическим лицом всех условий Оферты без каких-либо изъятий или ограничений на условиях присоединения, предусматривает заключение договора перевозки пассажиров с использованием, в частности, транспортной карты «Тройка».
В соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы на приобретение транспортных услуг относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ. Следовательно, расходы по «записи» на транспортную карту «Тройка» билета «Единый» на 365 дней (18200 руб.) могут быть отнесены на подстатью 222 КОСГУ в увязке с кодом видов расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». В то же время исходя из экономического содержания расходы по оплате залоговой стоимости (50 р.) могут быть отнесены на статью 290 «Прочие расходы» КОСГУ в увязке с кодом видов расходов 853 «Уплата иных платежей».
Для учета расчетов с дебиторами по операциям предоставления залоговых платежей, задатков предназначен счет 0 210 05 000 «Расчеты с прочими дебиторами» (п. 235 Инструкции N 157н). Следовательно, на время использования транспортной карты «Тройка» сумма залоговой стоимости может учитываться на счете 210 05. Для бюджетных учреждений Инструкцией N 174н не предусмотрено бухгалтерских записей со счетом 210 05, как и не предусмотрено схемы корреспонденций для отражения в бухгалтерском учете рассматриваемой ситуации. Поэтому конкретные бухгалтерские записи следует согласовать в порядке, описанном в п. 4 Инструкции N 174н.
На основании изложенного рассматриваемая ситуация может быть отражена в учете, например, следующим образом:
1. Дебет 2 208 22 560 Кредит 2 201 11 610,
с одновременным увеличением забалансового счета 18 (КВР 244, 222 КОСГУ)
— отражена выдача денежных средств подотчетному лицу на приобретение транспортной карты «Тройка» с записанным билетом «Единый» на 365 дней (18 200 руб.);
2. Дебет 2 208 91 560 Кредит 2 201 00 610,
с одновременным увеличением забалансового счета 18 (610 КОСГУ)
— отражена выдача денежных средств подотчетному лицу для оплаты залоговой стоимости по использованию транспортной карты «Тройка» (50 руб.);
3. Дебет 2 401 50 222 (2 401 20 222, 2 109 00 222)*(3) Кредит 2 208 22 660
— отражено принятие к учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложением к нему чека в части оплаты предоставления безлимитных транспортных услуг (18 200 руб.);
4. Дебет 2 210 05 560 Кредит 2 208 91 660
— отражено принятие к учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложением к нему чека в части залоговой стоимости транспортной карты «Тройка»(50 руб.);
5. Увеличение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»)
— отражено принятие к забалансовому учету транспортной карты;
6. Увеличение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в пользовании у сотрудников»),
Уменьшение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»)
— в аналитическом учете изменяется материально ответственное лицо при выдаче транспортной карты «Тройка» сотруднику для пользования;
7. Дебет 2 401 20 222 (2 109 00 222)*(3) Кредит 2 401 50 222
— расходы будущих периодов отнесены на финансовый результат текущего финансового года (себестоимость готовой продукции (работ, услуг));
8. Увеличение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»),
Уменьшение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в пользовании у сотрудников»)
— отражен возврат сотрудником транспортной карты «Тройка» путем изменения в аналитическом учете материально-ответственного лица;
9. Уменьшение забалансового счета 03 или дополнительно введенного забалансового счета («Карты в бухгалтерии»)
— отражен возврат транспортной карты «Тройка» эмитенту;
10. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 05 660,
с одновременным увеличением забалансового счета 17 (510 КОСГУ)
— отражено зачисление на лицевой счет возврата залогового платежа при возврате транспортной карты «Тройка» эмитенту.

Рекомендуем также ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Счет 03 «Бланки строгой отчетности» (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

10 мая 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Информация с сайта: http://troika.mos.ru.
*(2) Напомним, что согласно положениям п. 3 Инструкции N 157н информация в денежном выражении о состоянии активов и обязательств, об операциях их изменяющих и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах), отражаемая на соответствующих счетах рабочего плана счетов субъекта учета, должна быть полной с учетом существенности.
*(3) Выбор конкретного счета определяется учетной политикой учреждения.

Тема 3.1. Учет денежных средств и денежных документов

В процессе хозяйственной деятельности у организаций возникают хозяйственные отношения с другими организациями и лицами (поставщиками, покупателями, бюджетом, банками и т.п.). В их основе лежат расчеты, связанные с кругооборотом хозяйственных средств.

Все эти расчеты осуществляются в денежной форме, наличным или безналичным путем.

В соответствии с п.1 ст.140 Гражданского кодекса Российской Федерации законным платежным средством, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территории Российской Федерации является рубль.

Согласно п. 2 статьи 861 Гражданского кодекса Российской Федерации расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами, если иное не установлено законом.

Денежные средства представляют собой вид оборотных активов, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных счетах, в выставленных аккредитивах, выданных чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Это особые оборотные средства, обладающие абсолютной ликвидностью, поэтому именно их объем определяет на конкретный момент времени платежеспособность организации. Вместе с тем оценка платежеспособности базируется на расчете и сопоставлении денежных потоков организации, т.е. поступлении и расходовании денежных средств.

Главной целью бухгалтерского учета денежных средств, расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплиной, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами учета денежных средств и расчетов являются:

— своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

— оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных денежных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

— контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

— контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

— контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

— своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами.

Своевременная информация о временном высвобождении денежных средств даст Вам возможность разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.

Организация работает не только с наличными денежными средствами, но и с денежными документами, которые могут приобретаться как за наличные, так и в безналичном порядке и должны храниться в сейфе кассы.

Денежные документы – это документы, приобретенные и хранящиеся в учреждении и имеющие некоторую стоимостную оценку. Они подлежат хранению в кассе организации.

Учитываются денежные документы, хранящиеся в кассе компании, на счете 50-3 «Денежные документы» по фактическим затратам на их приобретение. Приход и расход их осуществляется в том же порядке, что и для наличных денег – выписывается приходный кассовый ордер на поступившие денежные документы и расходный кассовый ордер на выбывшие (выдаются сотрудникам в подотчет либо продаются) с обособленным отражением в Кассовой книге.

К ним относятся:

— почтовые марки;

— чеки;

— вексельные марки;

— марки государственной пошлины;

— банковские выписки;

— приходный кассовый ордер;

— расходный кассовый ордер;

— квитанция о приеме денег;

— путёвки в дома отдыха и санатории;

— талон на бензин, выданный на определенную сумму денег;

— переводы к получению;

— оплаченные авиабилеты и прочие документы.

Следует помнить, что существует категория документов, имеющих стоимостную оценку, которые в целях бухучета не признаются денежными документами.В частности, это:

— документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

— ценные бумаги (учитываются на счете 58);

— бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

— выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы после оприходования в кассе могут быть выданы для целевого использования подотчетным лицам (оформляется приходный кассовый ордер) или реализованы своим сотрудникам по льготной цене (оформляется расходный кассовый ордер).

Учет денежных средств и денежных документов ведется на счетах:

— 50 «Касса»

— 51 «Расчетные счета»;

— 52 «Валютные счета»;

— 55 «Специальные счета в банках»;

— 57 «Переводы в пути»;

— 58 «Финансовые вложения»;

— 59 «Резервы под обесценение финансовых вложений».

Эти счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, открытых в банках на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и денежных документов.

Учет кассовых операций

3.2.1. Нормативно-правовое регулирование учета кассовых операций

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации и регламентируются нормативными актами ЦБ РФ и федеральными законами РФ:

1. Федеральный закон от 10 июля 2002 года № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» — определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее — наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее — банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.

2. Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

3. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации утверждено ЦБ РФ 24 апреля 2008 г. № 318-П.

3. Постановление № 88 от 18.08.1998 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

3.2.2. Порядок ведения, учета и контроля кассовых операций

Кассовые операции — операции по приему, хранению и расходу наличных денег и денежных документов.

Порядок ведения кассовых операций, в частности, предусматривает:

— Наличие кассы и ведение кассовой книги.

— Хранение свободных денежных средств в банках.

— Расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке.

— Хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов.

Каждое предприятие имеет кассу для хранения и работы с наличностью и денежными документами (вексельными марками, оплаченными билетами, путевками, акциями, облигациями и др.).

Касса(итал. cassa от лат.

Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении

capca – вместилище, ящик) – подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями.

Касса должна быть соответствующим образом оборудована:

— быть изолированным от других служебных и подсобных помещений;

— располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях рекомендуется окна кассового помещения оборудовать внутренними ставнями;

— иметь капитальные стены, прочные перекрытия пола и по толка, надежные внутренние стены и перегородки;

— закрываться на две двери – внешнюю, открывающуюся наружу, и внутреннюю, изготовленную в виде стальной решетки, открывающейся в сторону внутреннего расположения кассы;

— оборудоваться специальным окошечком для выдачи денег;

— иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег, бланков строгой отчетности (трудовых книжек, вкладных листов к ним, квитанций путевых листов автотранспорта) и других ценных документов, в обязательном порядке прочно прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;

— располагать исправным огнетушителем.

Помещение кассы должно быть оборудовано охранной и охранно-пожарной сигнализацией.

Всю полноту ответственности за соблюдение установленного порядка, создание условий сохранности денег в помещении кассы, при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк несет руководитель организации. Кроме него, ответственность за соблюдение вышеуказанного Порядка ведения кассовых операций возлагается на главного бухгалтера и кассиров организации.

Кассир –должностное лицо, на которое возложена обязанность учета, приема, хранения и выдачи денег из кассы.

Работу с кассой осуществляет кассир (в небольших организациях — бухгалтер-кассир), на которого посредством подписания договора о полной материальной ответственности возлагается ответственность за сохранение денег и денежных документов.

Наличные деньги поступают в кассу организации:

— с банковских счетов организации;

— от покупателей (выручка от продаж);

— от продажи имущества;

— от подотчетных лиц (возврат неиспользованных сумм);

— в оплату за денежные документы;

— от сотрудников организации (возврат займов, возмещение ущерба) и т.д.;

Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:

— выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия);

— выдача денег под отчет сотрудникам организации;

— сдача наличных денег в банк;

— выплаты поставщикам (кроме аренды недвижимости, и расчетов с ценными бумагами);

— на возврат предоплаты покупателям за товары, работы, услуги, оплаченные ранее наличными.

Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом.

Лимит остатка кассы – это разрешенный остаток наличных денежных средств, который может находиться в кассе предприятия на конец рабочего дня.

В конце каждого календарного года юридические лица самостоятельно рассчитывают лимит кассы. Эта обязанность возложена на них положением Центробанка РФ от 11.04.14 № 3210-У (далее — Положение № 3210-У).

Им разрешено самостоятельно выбирать способ определения лимита: из объема поступлений выручки или объема выданных наличных (абз. 2 п. 2 указания №3210-У).

Превышение лимита кассы (как и ранее) допускается в дни выплат заработной платы, стипендий и других выплат социального характера, включая день получения наличных средств, выходные и нерабочие праздничные дни в течение трех рабочих дней, но не более чем на пять дней в районах крайнего Севера.

Установлен лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, ИП (100 000 рублей по одной сделке), превышать который запрещено.

Сдавать сверхлимитные деньги можно либо в банк, либо в организацию, входящую в систему Банка России.

Кассовые операции проводятся в следующем порядке:

— оформление первичных документов по приходу и расходу;

— регистрация первичных документов в журнале регистрации;

— записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное выведение остатка по кассовой книге;

— сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Учет денежных средств в кассе ведется с использованием активного счета 50 «Касса». По дебету отображается увеличение денежных средств в кассе, а по кредиту – выплата денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» открываются субсчета:

50.1. «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ.

50.2. «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается при необходимости.

50.3. «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.

50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.

Для всех организаций специальным Постановлением Государственного комитета РФ по статистике были определены обязательные формы первичной документации:

1. Приходный кассовый ордер – этот документ сопровождает поступление в кассу наличных денег (форма КО-1). Данный ордер состоит из двух частей: ордера и квитанции. Бухгалтер выписывает (оформляет на компьютере) 1 экземпляр приходного кассового ордера. Отрывную часть (квитанцию) заверяют печатью и выдают лицу, внесшему деньги в кассу (рис.7). Ордер после поступления денег остается в кассе.

Если деньги поступают в кассу в процессе продажи товаров или за оказанные услуги, то покупателям должен выдаваться кассовый чек.

Кассовый чек — это первичный учетный документ, отпечатанный контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе;

2. Расходный кассовый ордер – этим документом фиксируется выдача из кассы наличных денег физическому или юридическому лицу (форма КО-2).

РКО (рис.8) заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре.

Помарки и любые исправления не допускаются. При выдаче денег кассир должен потребовать предъявить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность покупателя денег.



>Учет денежных документов

Понятие денежных документов их виды.

Денежные документы — документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в его кассе.

На субсчете50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы.

К денежным документам неотносятся:

· документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04);

· ценные бумаги (учитываются на счете 58);

· бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006);

· выкупленные у акционеров акции (счет 81).

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудниками организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

Вкассовой книги движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Находящиеся в кассе организации денежные документы учитываются на субсчете 50/3 в сумме их фактических затрат на приобретение. Аналитический учет предусматривает ведение денежных документов по каждому их виду.

Приобретение денежных документов и принятие их к учету отражаются по дебету счета 50/3 в корреспонденции с кредитом следующих счетов: 51- на стоимость покупки денежных документов; 71 или 76 и других счетов расчетов через физических или юридических лиц.

Использование (выдача, расход) денежных документов отражается по кредиту счета 50/3. Выдача подотчетным лицам оплаченных авиабилетов в учете отражается по дебету счета 71 и кредиту счета 50/3. Выдача работникам путевок с возмещением им полностью или частично их стоимости отражается по дебету счета 73 и кредиту 50/3. Когда путевки выдаются бесплатно за счет соответствующих источников: дебет счета 91/2 кредит счета 50/3.

Требование к ведению кассовой книги и хранение денег и денежных документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий, кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием объявленной суммы.

В соответствии с пунктом 3 руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций — заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте.

При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

В этом случае руководитель, главный бухгалтер или лица, их заменяющие, а также кассир предприятия после получения разрешения органов внутренних дел производят проверку наличия денежных средств и других ценностей, хранящихся в кассе. Эта проверка должна быть произведена до начала кассовых операций. О результатах проверки составляется акт в 4-х экземплярах, который подписывается всеми участвующими в проверке лицами. Первый экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй — отсылается в страховую компанию, третий — высылается в вышестоящую организацию (в случае ее наличия), а четвертый — остается у предприятия.

Коэффициенты-дефляторы (п.2 ст.11 НК РФ) устанавливаются для ряда налогов, в частности, для патентной, упрощенной систем налогообложения, для расчета НДФЛ. Устанавливается коэффициент-дефлятор и для ЕНВД, так как является одной из составляющих формулы (К1) для расчета налога на вмененный доход. Коэффициент этот учитывает изменение потребительских цен, которые были годом ранее.

Коэффициент-дефлятор действует весь календарный год, единый для всех видов деятельности, для всех регионов. Но ежегодно значение коэффициента-дефлятора должно быть пересмотрено. Пересматривалось значение коэффициента дефлятора на 2016-2017 год и для ЕНВД.

Корректирующий коэффициент К2

Второй составляющей, значительно влияющей на сумму налога, является корректирующий коэффициент К2.

В отличие от К1 этот коэффициент устанавливается местными органами власти, в зависимости от особенностей деятельности, устанавливается решением местных властей в конкретном муниципальном образовании. Порядок изменения не регламентирован, может меняться каждый год, а может оставаться неизменным и 10 лет. И значение коэффициента также устанавливается по усмотрению местных властей – может быть в виде фиксированной величины, а может быть сложной формулой с десятком показателей.

Например, в ЗАТО Железногорск Красноярского края, действует решение от 17 ноября 2005 г. № 3-11Р, в которое вносятся изменения. К2 установлен для каждого вида деятельности, в фиксированном размере от 0,01 до 0,4, установлены разные коэффициенты для города Железногорска и посёлков. При этом на ряд услуг К2 не менялся ни разу – например, все виды бытовых услуг, транспортные услуги по перевозке пассажиров и грузов, ветеринарные услуги и ряд других.

В этом же регионе, в Козульском районе Красноярского края, корректирующий коэффициент является произведением более чем десятка корректирующих факторов, оценивающих и бюджетное финансирование, и месторасположение объекта, и нюансы в зависимости от вида деятельности, например, тип торгового места или тип стоянки. При этом, к примеру, значение корректирующего фактора определяющего тип стоянок варьируется от 0,008 до 1.

В другом регионе, в Алексинском районе Тульской области, корректирующий коэффициент К2 для каждого вида деятельности или определяется фиксированной величиной, или рассчитывается по разным формулам. К примеру, для бытовых услуг определяется с учетом численности сотрудников, занятых оказанием услуги, для торговли – от места расположения объекта торговли и вида товара.

Денежные документы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *