Делопроизводство в турфирме

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Туризм сегодня — это глобальный компьютеризированный бизнес, в котором участвуют крупнейшие авиакомпании, гостиничные цепочки и туристические корпорации всего мира.

Персональный компьютер и интернет, их доступность и надежность, способствуют проникновению во все сферы общества новых информационных технологий.

Это наблюдается сегодня и в туризме. Ведь туризм и информация неразделимы:

?решение о поездке принимается на основе информации;

?сам тур в момент покупки — тоже только информация;

?информацией обмениваются сотни раз в день все участники туристического рынка, значит, нужно уметь работать с информацией, собирать, обрабатывать и принимать на ее основе единственно верное решение.

Одной из важных задач деятельности предприятия является организация и ведение документов касающихся своей деятельности.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и так далее.

В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

Целью практики является закрепление студентами полученных теоретических знаний на основе практического участия в деятельности туристической фирмы, приобретение ими опыта профессиональной деятельности и самостоятельной работы в сфере реализации туристского бизнеса, сбор, анализ и обобщение материалов для подготовки материалов отчета по практике.

Задачи практики:

? сбор информации о туристском предприятии «1001 тур»;

? провести анализ организации делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»;

? провести анализ организации документооборота в туристском агентстве «1001 тур».

В результате прохождения учебной практики происходит адаптация студентов к работе по избранному направлению подготовки, формирование психологической устойчивости к реальным условиям деятельности, ускорение процесса профессионального становления и развитие способности самостоятельно и качественно выполнять функциональные обязанности по занимаемой должности.

1. Современная оргтехника и организация делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»

1.1 Общая характеристика и организационная структура туристского агентства «1001 тур»

Турагентская деятельность — деятельность по продвижению и реализации туристского продукта, осуществляемая юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем.

Под известной маркой «1001 Тур», на условиях франчайзинга, осуществляет свою деятельность предприятие ООО «Мир Прекрасен». Франчайзинг — это вид отношений между рыночными субъектами, когда одна сторона передаёт другой стороне за плату возмездное право действовать от своего имени, используя товарные знаки и бренды франчайзера на определённый вид бизнеса, используя разработанную бизнес-модель его ведения. Франчайзинг является развитой формой лицензирования.

ООО «Мир Прекрасен» является туристским предприятием, которое на основе использования имущества трудовым коллективом производит и реализует продукцию, выполняет работы, оказывает услуги. Главной задачей туристского предприятия является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и интересов собственника.

Предприятие, на котором проходила практика, «1001 тур» входит в крупнейшую сеть туристских агентств России, которая функционирует с 2002 года, и насчитывает в своей сети около 119 офисов.

Практика проходилась в филиале «1001 тур» в городе Альметьевск, расположенный практически в центре города.

Адрес: ул. Тимирязева, д. 43

Телефон, факс: (8553) 45-51-19

Адрес сайта: www.1001tur.ru

Часы работы: пн-сб 9.00 — 19.0

Директор: Свинцова Марина Викторовна

Несмотря на то, что в городе Альметьевск достаточно много туристских фирм, «1001 тур» занял свою нишу на рынке, начав свою деятельность 25 января 2012 году.

Организационная структура «1001 тур» города Альметьевск — линейная. Во главе организационной структуры стоит директор филиала. Так как предприятие небольшого размера, то в штат сотрудников входит всего один менеджер по туризму, который занимается бронированием туров, принимает звонки, поступающие в офис, работает с документацией. Организационная структура предприятия представлена на рисунке 1.1.1.:

Рис. 1.1.1. Организационная структура турагентства «1001 тур»

Директор турагентства относится к категории «руководитель». Директор руководит в соответствии с действующим законодательством хозяйственной и финансово-экономической деятельностью турагентства, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества турагентства, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Также обеспечивает достижение запланированных финансово-экономических показателей турагентства.

Менеджер по туризму относится к категории технических исполнителей. На должность менеджера по туризму назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, прошедшее дополнительную подготовку по туристской деятельности, назначается без предъявления требований к стажу, либо с условием стажа работы не менее 1 года (2 лет, 3 лет).

Туристское предприятие специализируется на внутреннем и международном туризме. К внутренним направлениям относятся экскурсионные туры в Санкт-Петербург, Москву, по Золотому Кольцу, пляжный отдых на курортах Краснодарского края. Турфирма предлагает пляжный отдых во Вьетнаме, Греции, Доминикане, Индии, Испании, Турции, Египте, Тунисе, Марокко, Хорватии, Черногории и других странах. Популярными являются экскурсионные туры в европейские страны.

Все офисы продаж работают с единой, постоянно обновляемой базой туров от различных туроператоров. Фирма сотрудничает с ведущими туристическими операторами, представленными на рисунке 1.1.2.:

Рис. 1.1.2. Туроператоры, сотрудничающие с турагентством «1001 тур»

Любой бизнес начинается с деловых бумаг. Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации.

Неотъемлемой частью любого офиса является офисная техника. При недостаточном использовании средств оргтехники снижается производительность труда и эффективность работы персонала. Офисной техникой являются любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями.

Под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Техническими средствами, применяемыми для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ является оргтехника.

Оргтехника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Недостаточное использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы персонала, к задержкам при решении оперативных вопросов.

Средства офисной оргтехники фирмы включают в свой состав, такие устройства и оборудование, как представленные на рисунке 1.1.3.:

Рис. 1.1.3. Оргтехника турфирмы «1001 тур»

Таким образом, под известной маркой «1001 Тур», на условиях франчайзинга, осуществляет свою деятельность предприятие ООО «Мир Прекрасен». Предприятие небольшого размера, в его штат входит один менеджер по туризму. Туристическое агентство специализируется на внутреннем и международном туризме. К внутренним направлениям относятся экскурсионные туры в Санкт-Петербург, Москву, по Золотому Кольцу, пляжный отдых на курортах Краснодарского края. А к внешним направлениям относятся пляжный отдых во Вьетнаме, Греции, Доминикане, Индии, Испании, Турции, Египте, Тунисе, Марокко, Хорватии, Черногории и других странах. Популярными являются экскурсионные туры в европейские страны.

1.2 Организация делопроизводства в туристском агентстве «1001 тур»

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

— технологическая карта туристского путешествия по маршруту;

— график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время;

— информационный листок к путевке туристского;

— бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

— лист бронирования;

— бланки договоров с клиентами — турагентами;

— договора с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

— калькуляция или расчет стоимости тура;

— описание маршрута;

— график движения по маршруту;

— карта-схема маршрута;

— текст путевой информации (для автобусных туров);

— описание технологических особенностей — тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания и прочее);

— тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и так далее);

— справочные материалы по маршруту;

— варианты рекламных проспектов и буклетов;

— прайс-листы (каталоги).

В соответствии с рекомендациями Всемирной туристической организации (ВТО), а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие в турагентстве «1001 тур», почти те же самые, как и во многих турфирмах. Они изображены на рисунке 1.2.1.

Данный набор документов может изменяться в зависимости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и так далее), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.

Рис.1.2.1. Документация на продажу тура на туристское путешествие

Рассмотрим несколько документов наглядно. Лист бронирования изображен на рисунке 1.2.2.:

Рис.1.2.2. Заявка на бронирование туристских услуг

Договор на оказание туристских услуг показан на рисунках 1.2.3 — 1.2.9.:

Рис. 1.2.3. Предмет договора на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.4 Права и обязанности сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.5. Порядок расчетов и вознаграждений турфирмы в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.6. Отчет об исполнении поручения и ответственность сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.7. Срок действия и порядок расторжения договора в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.8. Форс-мажор и прочие условия в договоре на организацию туристского обслуживания

Рис. 1.2.9. Реквизиты и подписи сторон в договоре на организацию туристского обслуживания

Туристская путевка изображена на рисунке 1.2.10.:

Рис. 1.2.10. Туристская путевка

Пример ваучера представлен на рисунке 1.2.11.:

Рис. 1.2.11. Именной ваучер на туристские услуги

Анкета туриста представлена на рисунке 1.2.12.:

Рис.1.2.12. Анкета туриста

Таким образом, состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту и прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации турпродукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров (или направлений). В набор технологической документации для каждого тура обязательно включается:

? технологическая карта тур путешествия по маршруту;

? график загрузки тур путешествия группами туристов на определенное время;

? информационный листок к путевке тур путешествия;

? бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»;

? лист бронирования;

? бланки договоров с клиентами;

? договора с партнерами — поставщиками услуг (гост-ми, транспортными компаниями, экскурсионными бюро);

? калькуляция или расчет стоимости тура;

? описание маршрута;

? график движения по маршруту;

? карта-схема маршрута;

? текст путевой информации (для автобусных туров);

? описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии и бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересадки, ожидания);

? тексты памяток для туристов.

1.3 Организация документооборота в туристском агентстве «1001 тур»

Вся деятельность предприятия отражается в соответствующих документах.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело — это документооборот предприятия.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

В данном разделе мы рассмотрим два вида документооборота:

? документооборот между туроператором и турагентом;

? документооборот между турагентством и туристом.

Рассмотрим первый документооборот между туроператором и турагентом.

Обычно между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не предусматривает перехода права собственности на туристский продукт от туроператора к турагенту.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ агент обязан представить принципалу отчет о выполнении договора. Сделать это нужно в порядке и в сроки, предусмотренные заключенным договором. Чаще всего отчеты представляются по мере выполнения договора либо по окончании срока его действия. Форма отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, отчет агента может содержать:

? название документа;

? дату его составления;

? название турфирмы-агента;

? содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.);

? измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

? данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами;

? сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить;

? сумму посреднического вознаграждения;

? наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Наглядно отчет представлен на рисунках 1.3.1.-1.3.3.:

Рис. 1.3.1. Отчет агента

Рис. 1.3.2. Отчет агента Рис. 1.3.3. Отчет агента

делопроизводство турфирма договор

К отчету агент должен приложить все необходимые доказательства расходов, произведенных им за счет туроператора (п. 2 ст. 1008 Гражданского кодекса РФ). Если, конечно, туроператор возмещает турагенту какие-то расходы.

Встречаются ситуации, когда между туроператором и турагентом заключается договор купли-продажи туристского продукта. Однако если буквально трактовать Федеральный закон от 24 ноября 1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации», то реализация туристского продукта возможна исключительно в рамках туроператорской или турагентской деятельности.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что если организация реализует туристский продукт, сформированный не самостоятельно, то данная организация выступает в роли агента. А значит, договор будет являться посредническим.

Второй документооборот между турагентством и туристом.

В связи с отменой лицензирования туристской деятельности Федеральный закон «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» в целях защиты прав туристов требует, чтобы туроператоры предоставляли покупателю туристского продукта финансовое обеспечение.

Возможны два вида финансового обеспечения, показанных на рисунке 1.3.4.:

Рис. 1.3.4. Виды финансового обеспечения покупателю турпродукта

Причем договор страхования ответственности не исключает возможности оформления банковской гарантии как одного из видов обеспечения исполнения.

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются договором реализации туристского продукта. Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка. Данная форма является бланком строгой отчетности и составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Что касается применения ККТ, турфирмы могут не применять контрольно-кассовую технику при наличных расчетах с населением, применяя БСО (бланк строгой отчетности).

Заключение

Целью практики являлось закрепление студентами полученных теоретических знаний на основе практического участия в деятельности виртуальной туристической фирмы, приобретение ими опыта профессиональной деятельности и самостоятельной работы в сфере реализации туристского бизнеса, сбор, анализ и обобщение материалов для подготовки материалов отчета по практике.

Делопроизводство — это главная деталь в развитии любого учреждения. От того как будет развиваться делопроизводство зависит деятельность предприятий. В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов, которые пересылаются в другие организации, страны и если бы делопроизводство не развивалось, не было бы ни документов, ни предприятий.

С каждым годом развитие делопроизводства все сильнее внедряется в деятельность предприятий. Ведь чем выше уровень развития делопроизводства, тем выше уровень развития предприятия, а от этого зависит и уровень развития нашей страны.

Для того чтобы развивалась наша страна, необходимо чтобы развивались существующие в ней предприятия, а для их деятельности необходимо развивать делопроизводство и для всего этого нужны лучшие сотрудники, которые смогут всегда найти новую ступень для лучшего развития делопроизводства.

Развитие каждого предприятия зависит от уровня развития делопроизводства. Каким бы не было предприятие в нем должно существовать делопроизводство, которое должно развиваться.

Список использованной литературы

Специальная литература

4. Косолапов А. Б. Менеджмент в туристической фирме: Учебное пособие. М.: КНОРУС. — 2014. — 256 с.

5. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник — М.: ИНФРА-М. — 2014. — 97 с.

7. Саак А. Э., Пшеничных Ю. А. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме: Учебное пособие. СПб.: Питер. — 2013. — 512 с.

Текущий архив

10. Положения турагентства «1001 тур».

Размещено на Allbest.ru

Созданный туроператором туристический продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое обеспечение воплощается в специальной технологической документации, полностью описывающей сам тур, процессы его воспроизводства и услуги предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативной и гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для работы над его совершенствованием.

Состав и содержание технологической документации туров предусмотрены нормативными документами РФ. Туры и их технологическая документация должны отвечать нормативным требованиям, направленным на защиту прав потребителей. Они контролируются в процессе проведения сертификации туристической продукции. Технологическая документация комплектуется в папки туров.

В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

· технологическая карта туристского путешествия;

· график загрузки туристического предприятия группами туристов на определенное время;

· информационный листок в путевке туристического путешествия;

· бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка»; (приложение 8)

· бланки договоров с потребителями, турагентами (в соответствии с Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в РФ»);

· договоры с партнерами- поставщиками услуг (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро);

· калькуляция и расчет стоимости тура;

· описание маршрута;

· график движения по маршруту;

· карта- схема маршрута;

· текст путевой информации (для автобусных туров);

· описание технологических особенностей тура (памятка о сроках подачи заявок, заявок на транспорт, билеты, экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспорта по маршруту; возможные пересади, ожидания и пр.);

· тексты памяток для туристов

· справочные материалы по маршруту;

· варианты рекламных проспектов и буклетов;

· прайс-листы (каталоги);

На автобусных турах заполняется утвержденный Министерством транспорта России «Паспорт автобусного маршрута» (в зарубежном варианте — «Листки поездки»), отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки.

Технологическая карта туристического путешествия — это документ, наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру.

В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристических предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать.

Информационный листок к путевке туристского путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым приложением к туристской путевке или ваучеру. Он содержит следующие данные:

· указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы обслуживания в путешествии, протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

· описание трассы путешествия – пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, его санитарно – техническое оборудование);

· краткое описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности и т.п.), программы обслуживания в каждом пункте;

· перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

· наличие спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок, библиотек, кинозалов и т.д. и их краткую характеристику;

· адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское путешествие, и проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

· информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

· специальная информация для туристских путешествий с походом;

· прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного тура или направления.

Туристская путевка (ваучер) содержит информацию о предоставляемых в соответствии с договором услугах и подтверждает их оплату.

Договор с клиентом на приобретение тура.

Договора с партнерами — поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) под­тверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

Калькуляция (расчет) стоимости тура производится суммировани­ем себестоимостей каждой отдельной услуги и нормативно заложен­ного процента прибыли (обычно составляет для туроператора 15—20% себестоимости тура).

Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направле­нию), гидов, а также для приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного листка к путевке.

График движения по маршруту составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пунк­ту маршрута.

Карта-схема маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядности пути следования.

Маршрут — предварительно намеченный путь туристского похода, путешествия, экскурсии. Маршрут должен содержать перечень всех географических пунктов и мест, последовательно посещаемых во вре­мя путешествия, с указанием видов транспорта, используемых турис­том для передвижения между пунктами остановок (пребываний) на маршруте. Исходной и конечной точками маршрута служат пункты начала и окончания путешествия. Начало маршрута — место оказания туристу первой туристской услуги, оговоренной в договоре, конец — место оказания последней туристской услуги.

В зависимости от перемещения по пути следования на маршруте различаются линейные, кольцевые, радиальные и комбинированные виды маршрутов.

Линейный маршрут—путь следования, начало и окончание которо­го происходят в разных географических пунктах пребывания, напри­мер Хельсинки — Москва.

Кольцевой маршрут — путь следования, началом и окончанием ко­торого является один географический пункт пребывания, например тур «Америка» (Нью-Йорк — Вашингтон — Атлантик-Сити — Фила­дельфия — Нью-Йорк) или тур «Золотое кольцо России» (Москва — Сергиев Посад — Ростов-Ярославский — Ярославль — Кострома — Иваново — Суздаль — Владимир — Москва).

Радиальный маршрут — путь следования, начало и окончание ко­торого находятся в одном географическом пункте пребывания, распо­лагаясь в котором турист совершает путешествия в другие пункты пребывания, возвращаясь в пункт начала путешествия.

Комбинированный маршрут — путь следования, который содержит элементы линейного, кольцевого и радиального маршрутов в той или иной комбинации.

Описание технологических особенностей тура — это памятка о сро­ках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, брониро­вание мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о рабо­те гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровож­дения и т. п. Для удобства работы изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги. Все это необходимо для оператив­ной работы персонала, контролирующего проведение данного тура.

Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходи­мых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных — по снаряжению, сохранению здо­ровья и безопасности во время путешествия и т.д.) или в случае на­правления туристов в экзотические страны. Каждому туристу, выез­жающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, маля­рии), выдаются индивидуальные памятки, заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэро­портах «Шереметьево», «Внуково» и др.

Справочные материалы по маршруту — это различные справочни­ки, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие осо­бенности тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими рекви­зитами).

Прайс-листы — один из важнейших рабочих документов любой туроператорской компании. Оттого, насколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). В любом случае это информация о ценах на различные туристские услуги.

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях — это специальные предложения турфирм на один или на несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную ин­формацию рекомендательного и разъяснительного характера: переч­ни необходимых документов для оформления тура, правила оформле­ния визы и бронирования (с приложением листа бронирования), расписание авиаперелетов, информацию о расценках, условиях арен­ды автомобилей и особенностях отелей.

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы туро­ператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» ту­ристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

Булатова М. А., директор, ООО «ИРМА-АУДИТ»

Журнал «Учет в туристической деятельности» № 6/2010

На основании требований к поездке, высказанных туристом, турагент подписывает с ним договор и оформляет заявку на бронирование для туроператора. После того как туроператор подтвердит бронирование, ему передаются сведения об оплате туристом по договору. При этом туроператор подготавливает туристский ваучер и информационный листок (памятку), который передает туристу через турагента. Рассмотрим документооборот при продаже туров через посредника подробнее.

ДОКУМЕНТЫ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ ТУРПРОДУКТА

Туроператор формирует турпродукт исходя из конъюнктуры рынка или по заданию туриста (иного заказчика). При этом для бронирования у поставщиков услуг, входящих в турпродукт, обычно используется заявка на бронирование. Она составляется в произвольной форме, но, как правило, в ней указываются:

— наименование турфирмы и ее данные;

— наименование поставщика услуг и его данные;

— наименование документа (заявка на бронирование), его дата и номер;

— вид бронируемой услуги, сроки ее оказания и условия, класс обслуживания, количество человек в группе и личные данные каждого туриста, дополнительные условия.

Заявка заверяется подписью уполномоченного лица турфирмы и печатью.

ДОКУМЕНТЫ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ ТУРПРОДУКТА

Такие документы условно можно разделить на две группы: те, которыми оформляют отношения между туроператором и турагентом, и те, которые используют при оформлении отношений между турагентом и туристом.

Туроператор — турагент

Если туроператор реализует путевки через турагентов, он заключает с ними договоры. Как указано в законе о туризме, турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по поручению туроператора, а в случаях, предусмотренных договором, заключаемым между туроператором и турагентом, — от своего имени. Такая формулировка, приведенная в законе, соответствует природе посреднических договоров. И хотя в Гражданском кодексе РФ не закреплено четких правил оформления подобных договоров, тем не менее установлено, что они должны составляться в простой письменной форме (ст. 160).

Но для начала сравним сходства и различия различных видов посреднических договоров.

Сравнение договоров поручения, комиссии и агентского договора

Сравнительный признак	Вид договора
	поручение	комиссия	агентирование
Нормативное регулирование	Гл. 49 ГК РФ (ст. 971 — 979)	Гл. 51 ГК РФ (ст. 990 — 1004)	Гл. 52 ГК РФ (ст. 1005 — 1011)
Стороны договора	Доверитель — поверенный	Комитент — комиссионер	Принципал — агент
Предмет договора	Совершение юридических действий	Заключение сделок	Совершение юридических и иных действий
От имени кого совершается сделка	От имени доверителя	От имени комиссионера	От имени агента или принципала
За счет кого совершается сделка	За счет доверителя	За счет комитента	За счет принципала
У кого возникают права и обязанности	У доверителя	У комиссионера	У стороны, от имени которой совершена сделка
Возмездность	Возмездный	Возмездный	Возмездный
Передача полномочий по договору третьим лицам	Невозможна	Возможна субкомиссия	Возможно субагентирование

Обязательным условием для посреднических договоров является обязанность посредника представить отчет (ст. 999, 1008 Гражданского кодекса РФ). Таким образом, реализовав турпродукт, турагент должен представить туроператору отчет. Он составляется в произвольной форме. На практике форму такого отчета разрабатывают сами турагенты. В общем случае отчет должен содержать информацию о реализованных услугах, их стоимости и величине вознаграждения, причитающегося посреднику. Также отчет может содержать сведения о расходах турагента, возмещаемых за счет туроператора, если такое условие предусмотрено договором. Отчет оформляется в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами.

Также турагент должен передать туроператору акт и счет-фактуру на сумму своего вознаграждения. Эти документы являются для туроператора основанием для признания в учете расходов на выплату посреднику вознаграждения, а счет-фактура — основанием для возмещения «входного» НДС с вознаграждения.

Посредники, применяющие упрощенную систему налогообложения, счет-фактуру не выставляют.

На основании отчета посредника туроператор должен оформить на полную продажную стоимость тура акт и счет-фактуру (если он платит налог). Один экземпляр этих документов остается у туроператора, второй — передается агенту. Счет-фактура туроператора регистрируется турагентом в журнале полученных счетов-фактур, но не включается в книгу покупок.

Турагент — турист

Турагент при реализации путевки туристу подписывает с ним договор о реализации туристского продукта. К существенным (обязательным) условиям такого договора относятся (ст. 10, 10.1 закона о туризме):

— полное и сокращенное наименования, адрес (местонахождения и почтовый) и реестровый номер туроператора;

— полное и сокращенное наименования, адрес (местонахождения и почтовый) турагента;

— информация о том, что лицом (исполнителем), оказывающим туристу (иному заказчику) услуги по договору, является туроператор;

— размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора или банковской гарантии, наименование, адрес (местонахождения и почтовый) организации, предоставившей финансовое обеспечение;

— сведения о туристе, а также об ином заказчике туристского продукта и его полномочиях (если турист не является заказчиком) в объеме, необходимом для реализации туристского продукта;

— общая цена турпродукта в рублях;

— информация о потребительских свойствах (качестве) туристского продукта — программе пребывания, маршруте и условиях путешествия, включая информацию о средствах размещения, условиях проживания (местонахождении средства размещения, его категории) и питания, услугах по перевозке потребителя в стране (месте) временного пребывания, наличии экскурсовода (гида), гида-переводчика и инструктора-проводника, а также о дополнительных услугах;

— права, обязанности и ответственность сторон;

— условия изменения и расторжения договора о реализации туристского продукта;

— сведения о порядке и сроках предъявления потребителем претензий к исполнителю в случае нарушения исполнителем условий договора о реализации туристского продукта;

— сведения о порядке и сроках предъявления потребителем требований о выплате страхового возмещения по договору страхования ответственности туроператора либо требований об уплате денежной суммы по банковской гарантии, а также информация об основаниях для осуществления таких выплат по договору страхования ответственности туроператора и банковской гарантии;

— информация о возможности туриста в случае возникновения определенных обстоятельств обратиться с письменным требованием о выплате страхового возмещения к организации, предоставившей туроператору финансовое обеспечение.

Иные условия договора, в том числе срок оказания входящих в турпродукт услуг (дата и время начала и окончания путешествия, его продолжительность), определяются по соглашению сторон.

Договор составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой остается в турфирме.

Обязательной и неотъемлемой частью договора является туристская путевка — документ, в котором содержатся условия путешествия и который подтверждает факт передачи турпродукта, его оплату туристом.

Еще один документ, не поименованный в законе, однако довольно часто применяемый на практике, — туристский ваучер. Он гарантирует, что турист имеет право получить во время поездки все услуги, указанные в нем. В ваучере обычно отражают:

— наименование турфирмы и ее данные;

— наименование документа (туристский ваучер);

— дату и номер ваучера;

— информацию об отеле, оплаченных туристом услугах, сроках поездки и т. д.

Туристу также может быть выдан информационный листок (памятка), который является гарантией того, что турист ознакомлен со всей информацией о туре. Он оформляется в двух экземплярах и содержит общую информацию о стране или курорте, на который направляется турист, сведения о транспорте, которым можно добраться до места отдыха, краткие правила пересечения границы, правила перелета и провоза багажа, возможные угрозы жизни и здоровью и т. д.