В трудовой книжке вшит вкладыш, который действителен был на момент его заполнения и внесения записи. В 2004 г. вкладыши и трудовые книжки видоизменились. Могу я заполнять этот старый вкладыш или нужно вшивать вкладыш нового образца?
Если на момент вшивки вкладыша он соответствовал установленной форме, то работодатель должен продолжить его заполнять, даже если впоследствии была утверждена другая форма.
Правовое обоснование:
Согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, (далее — Правила) в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2015 г.
- трудовая книжка
-
порядок приобретения, хранения и выдачи трудовых книжек сотрудникам - * порядок оформления записей о приеме, перемещениях, присвоении разрядов
- порядок оформления сведений о работе, совместительству, переименовании организации, о награждении
- порядок внесения изменений и исправлений
- вкладыш в трудовую книжку
- дубликат трудовой книжки
- ведение трудовой книжки предпринимателем
- порядок подсчета трудового стажа по периодам работы
- варианты записей внесения изменений и исправлений
- варианты оформления записей о приеме, перемещениях, присвоении разрядов
Содержание
Вкладыш в трудовую книжку
В течение трудовой деятельности некоторых работников наступает период, когда становится некуда вносить изменения в разделе «Сведения о работе». Что делать, когда страницы трудовой книжки заполнены полностью?
В этом случае для избежания в будущем проблем с оформлением пенсии запрещается:
• зачеркивать в наименование раздела «Сведения о награждении» на «о работе» и продолжать вносить в переименованный раздел сведения о работе;
• вклеивать и вшивать чистые листы;
• использовать бланки пустых трудовых книжек в качестве вкладышей.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем, утвержденной формы.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним.
При окончании одного из разделов трудовой книжки специалист кадровой службы организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).
Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша в трудовую книжку.
В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.
Следует заполнить сам вкладыш прежде чем ставить штамп на титульном листе трудовой книжки, например: «Выдан вкладыш ВТ № 0595527».
Бывает, что при заполнении вкладыша случается ошибка, тогда неправильно заполненный бланк вкладыша придется уничтожить по акту. Испорченный вкладыш не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки.
Приходится вновь ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места.
Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен.
За бланк вкладыша работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение.
В случае неправильного первичного заполнения вкладыша в трудовую книжку, а также в случае его порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.
Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем по основному месту работы по тем же правилам и в том же порядке, что и трудовая книжка.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке или вкладыше исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.
В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.
В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Таким образом может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке или вкладыше запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения.
Бланк вкладыша в трудовую книжку:
Формат 88х125 мм. Обложка — картон. Объем 46 внутренних страниц. Имеют элементы защиты.
Рекомендуется для хранения трудовых книжек «Лоток для трудовых книжек» (горизонт.)
Размер — 177х360х140 мм.
Изготовлен из жесткого пластика серого цвета.
В комплекте:
— 2 пластиковых разделителя
— 2 прозрачных индексных окна
Вместимость: около 70 трудовых книжек>
Вкладыш в трудовую книжку — это дополнительный бланк, который нужен, если основной закончился. Поговорим о том, как оформить образец вкладыша в трудовую книжку.
Работники, ведущие активный поиск лучшего места работы и часто меняющие работодателей, и отделы кадров часто сталкиваются с ситуацией, когда в трудовой книжке заканчивается последняя страница для записей. Продолжать делать записи о трудоустройстве в разделе, предназначенном для внесения сведений о награждении, запрещено.
Законодатели предусмотрели такую проблему, поэтому в Правилах заполнения, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 есть раздел, который дает инструкции, как оформить вкладыш в трудовую книжку (образец иллюстрирует правила оформления). Этим разделом предусмотрено заведение дополнительных листов, порядок внесения в них сведений о работе, и даже рассказано, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок, аналогичную защите основного документа, вкладыш представляет собой блок чистых листов для записей без обложки, который подшивается или подклеивается в основной документ работника.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Форма вкладыша утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225. Это дополнение к главному документу о стаже состоит из двух разделов, как и сам основной документ:
- «Сведения о работе» — насчитывает 9 разворотов,
- «Сведения о награждениях» — насчитывает 8 разворотов.
Каждый бланк имеет отдельную серию и номер и является формой строгой отчетности. Пунктом 38 Правил оформления на ведение этого дополнительного бланка распространяются все требования, которые установлены для заполнения листов и внесения данных для кадровых форм о стаже. Без основной трудовой книжки вкладыш просто недействителен.
Прежде чем вносить первые данные в это дополнение, работодатель ставит в основном документе штамп со словами «Выдан вкладыш». Определенного места для этой отметки законодатели не предусмотрели, поэтому чаще всего его ставят там, где удобнее — в левом верхнем углу обложки. Это место, как на приведенном образце, удобно тем, что если закончатся и дополнительные страницы тоже, там можно поставить и второй штамп ниже, если дополнений будет несколько (но не одновременно).
Образец оформления вкладыша в трудовую книжку 2020
Если штампа в хозяйстве организации нет, утвержденными правилами разрешено сделать запись от руки: выдан вкладыш в трудовую книжку, шариковой ручкой синего или черного цвета. Обязательно укажите серию и номер дополнения, как на приведенном образце. Все надписи от руки делайте четкими и хорошо читаемыми, исправления не допускаются.
Образец вкладыша в трудовую книжку
На приведенном образце видно, что заполнение титульного листа у этих двух бланков не отличается, разве что дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны. Также важно помнить, что оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель, у которого она закончилась. Его печатью заверяется новый бланк. Если это условие не было выполнено и работник ушел на новое место работы с документом, в котором некуда вносить данные о трудоустройстве, новый работодатель должен направить его обратно, для исправления данного недочета.
Дату на титульном листе вкладыша необходимо ставить по факту его заполнения, а не по дате первоначального заведения самой книжки. Неправильное указание даты является грубой ошибкой и приведет к недействительности этого нового образца. Фамилия сотрудника указывается на момент оформления дополнительных листов, даже если она изменилась с момента заведения книжки (об этом на ее титульном листе обязательно делается запись).
Если при оформлении титульного листа была допущена ошибка или помарка, документ становится недействительным, и его нельзя использовать. Его следует утилизировать, а работнику выписать другой. Об этом следует обязательно сделать запись в учетном журнале с вклейкой уникального номера и серии уничтоженного бланка.
Если ошибки не произошло и бланк заполнен правильно, его вшивают в книжку. Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа.
ВАЖНО! Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.
Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564.
Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2020 году
Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи. Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48». Остальные правила знает каждый кадровик:
- точек в конце записи не ставить;
- использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.
