Банковская карта юридического лица

7.3. Операции с применением банковских платежных карт

Клиенты совершают операции с использованием расчетных и кредитных карт по банковским счетам, открытым на основании договоров банковского счета, предусматривающих совершение операций с использованием соответствующих карт. При совершении клиентом – физическим лицом операций с использованием предоплаченной карты договор банковского счета (договор банковского вклада) с физическим лицом не заключается.
По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных карт, кредитных карт, выданных кредитной организацией – эмитентом клиенту. По нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной карты или кредитной карты, выданной кредитной организацией – эмитентом клиенту.
Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных карт, кредитных карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на банковские счета клиентов. Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления с банковских счетов клиентов, а также наличными деньгами через кассу или банкомат для клиентов – физических лиц.
Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных карт, кредитных карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам могут определяться в договоре с клиентом.
Круг операций, совершаемых с применением банковских карт, зависит от вида клиента. Существует различие между операциями юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и физических лиц.
Клиент – физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:

  1. получение наличных денежных средств в рублях или иностранной валюте на территории России;
  2. получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами России;
  3. оплата товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в рублях на территории России, а также в иностранной валюте – за пределами территории России;
  4. иные операции в рублях, в отношении которых не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
  5. иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства.

Клиент – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель осуществляет с использованием расчетных карт, кредитных карт следующие операции:

  1. получение наличных денежных средств в рублях для осуществления расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью (в том числе, для оплаты командировочных и представительских расходов) на территории России;
  2. оплата расходов в рублях, связанных с хозяйственной деятельностью (в том числе, командировочных и представительских расходов) на территории России;
  3. иные операции в рублях на территории России, в отношении которых не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
  4. получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории России для оплаты командировочных и представительских расходов;
  5. оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории России;
  6. иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства.

Операции по расчетным и кредитным картам могут осуществляться по банковским счетам, открытым как в рублях, так и в иностранной валюте. Клиенты могут осуществлять операции в валюте, отличной от валюты счета, в порядке и на условиях, установленных в договоре банковского счета. В таком случае кредитная организация проводит конверсионную операцию и перечисляет полученную валюту по назначению без зачисления на счет клиента.
По предоплаченным картам счета не открываются и, следовательно, физические лица проводят по ним операции за счет средств в рублях или иностранной валюте, внесенных в кредитную организацию. При этом вносимая валюта также может не совпадать с валютой платежа.
В случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете при совершении клиентом операций с использованием расчетной карты клиенту в пределах лимита, предусмотренного в договоре банковского счета, может быть предоставлен овердрафт для осуществления данной расчетной операции при наличии соответствующего условия в договоре банковского счета.
Кредитные организации при осуществлении эмиссии расчетных карт, кредитных карт могут предусматривать в договоре банковского счета, кредитном договоре условие об осуществлении клиентом операций с использованием данных карт, сумма которых превышает:

    • остаток денежных средств на банковском счете клиента при отсутствии права на овердрафт;
    • лимит предоставления овердрафта;
    • лимит предоставляемого кредита, определенный в кредитном договоре.

Расчеты по указанным операциям могут осуществляться путем предоставления клиенту кредита в порядке и на условиях, предусмотренных договором банковского счета или кредитным договором.
За оказываемые услуги кредитные организации взимают комиссионное вознаграждение (за безналичные расчеты, за конвертацию валюты, за эквайринг) и штрафные санкции (за несвоевременное погашение кредита). Кроме того, для обеспечения платежеспособности карты могут устанавливаться размеры неснижаемых остатков средств на карточном счете и лимиты дневной выдачи наличных по карточке. Одновременно договором может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств на счете клиента.
При совершении операций с использованием платежной карты кредитная организация обязана идентифицировать ее держателя в соответствии законодательством о противодействии легализации преступных доходов.
Перед совершением операции платежная карта, как правило, подлежит авторизации. Авторизация – процедура получения разрешения на использование платежной карты, которое дается ее эмитентом или распространителем. Она заключается в проверке расходного лимита или лимита кредитования, а также факта блокировки карты.
При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Эти документы являются основанием для осуществления расчетов по операциям и (или) служат подтверждением их совершения. Они составляются в количестве экземпляров, установленном внутрибанковскими правилами или правилами участников расчетов.

Основанием для составления расчетных и иных документов для отражения сумм операций, совершаемых с использованием платежных карт, в бухгалтерском учете участников расчетов является реестр платежей или электронный журнал. Списание или зачисление денежных средств по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления в кредитную организацию реестра платежей или электронного журнала.

Особые приметы

Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденному ЦБ РФ 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение), организации имеют право осуществлять оплату своих расходов с помощью корпоративных банковских карт. Корпоративная карта — это банковская карта, которая позволяет ее держателю, уполномоченному юридическим лицом, проводить операции по счету юридического лица. Банковские карты представляют собой инструмент безналичных расчетов и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента. Корпоративные карты для юридических лиц делятся на расчетные (дебетовые) и кредитные.

Расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения ее держателем в пределах расходного лимита операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или кредита, предоставляемого кредитной организацией — эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных кредитной организацией — эмитентом клиенту в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Таким образом, эти два вида банковских карт различаются по источникам, за счет которых деньги поступают на специальный карточный счет организации. Для открытия расчетной корпоративной карты фирма заблаговременно перечисляет собственные средства на этот счет. Если открывается кредитная корпоративная карта, банк-эмитент предоставляет фирме кредит, сумму которого зачисляют на специальный счет. По одному счету клиента могут совершаться операции с использованием нескольких расчетных (дебетовых) или кредитных карт, а также по нескольким счетам клиентов могут совершаться операции с использованием одной расчетной (дебетовой) или кредитной карты, выданной кредитной организацией — эмитентом клиенту или лицу, им уполномоченному.

Для справки. Расходный лимит — это предельная сумма денежных средств, которая доступна держателю банковской карты в течение определенного периода времени для совершения операций с использованием банковских карт.

Эмиссия банковских карт для юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт (п. 1.6 Положения). Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием банковских карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств, а также начисления и уплаты процентов определяются в договоре с банком.

Юридическое лицо устанавливает перечень лиц, на имя которых выпускаются корпоративные банковские карты. Корпоративная карта оформляется непосредственно на физическое лицо — держателя карты, которое может осуществлять с использованием расчетных и кредитных карт следующие операции (п. 2.5 Положения):

Операции ¦ В рублях на ¦ В иностранной
¦ территории РФ ¦ валюте за
¦ ¦ пределами РФ
————————————-+——————+——————
Получение наличных денежных средств:¦ ¦
— для осуществления расчетов, ¦ + ¦ —
связанных с хозяйственной ¦ ¦
деятельностью ¦ ¦
— для оплаты командировочных и ¦ + ¦ +
представительских расходов ¦ ¦
————————————-+——————+——————
Безналичная оплата: ¦ ¦
— командировочных и ¦ + ¦ +
представительских расходов ¦ ¦
— расходов, связанных с ¦ + ¦ —
хозяйственной деятельностью ¦ ¦
организации ¦ ¦
————————————-+——————+——————
Иные операции ¦Если запрет на их ¦При условии
¦совершение не ¦соблюдения
¦установлен ¦требований
¦законодательством ¦валютного
¦РФ, в том числе ¦законодательства
¦нормативными ¦
¦актами ¦
¦Центробанка ¦

Оцените преимущества!

Преимущества использования корпоративных банковских карт налицо. Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, является выгодной альтернативой чековой книжки, ее можно использовать как для операций по получению наличных денежных средств, так и для расчетов в магазинах, ресторанах, пунктах проката автомобилей, кассах продажи билетов и т.п.

Отметим такой момент. Оплата товаров, работ или услуг посредством банковской карты согласно Положению является инструментом безналичных расчетов. С одной стороны, это означает, что установленный ЦБ РФ (Указание от 20.06.2007 N 1843-У) лимит расчетов наличными в рамках одного договора (100 000 руб.) на расчеты с использованием корпоративных карт не распространяется. С другой стороны, в соответствии с п. 2.5 Положения кредитная организация — эмитент обязана определить максимальную сумму наличных денежных средств в рублях, которая может выдаваться клиенту — юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для целей, указанных в названном пункте. ЦБ РФ рекомендует коммерческим банкам устанавливать данный лимит в размере не выше 100 000 руб. В Письме от 25.09.2009 N 117-Т ЦБ РФ разъяснил: эту рекомендацию можно применить в отношении операций по получению наличных денежных средств в рублях в течение одного операционного дня по каждой расчетной (дебетовой) или кредитной карте, выданной уполномоченному сотруднику клиента — юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Явное преимущество карт — обеспечение контроля за расходованием денежных средств. Потратить выданные деньги на свои нужды и только через некоторое время произвести необходимую операцию сотрудник не сможет. Все направления движения денег по счету будут показаны в отчете банка.

Корпоративная банковская карта очень удобна, если сотрудники фирмы постоянно берут деньги под отчет. Карта обеспечивает им круглосуточный доступ к счету и независимость от режима работы банка. В случае возникновения серьезных претензий к держателю организация может заблокировать карту сотрудника или объявить ее недействительной.

Корпоративные карты для сотрудников, выезжающих в заграничные командировки, избавляют организации от необходимости открытия валютного счета и покупки иностранной валюты на командировочные расходы. Сотрудникам организации не придется декларировать и показывать наличность.

Корпоративная карта дает возможность получить наличную иностранную валюту непосредственно в стране, куда командированы работники. При этом деньги будут списываться с карточного счета с автоматической конвертацией командировочных расходов в валюту той страны, в которой находится держатель корпоративной карты. Кроме того, в случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет.

Корпоративная карта упрощает процесс и экономит время при бронировании авиабилетов, автомобилей, номеров в отелях во всех странах, предоставляет возможность воспользоваться скидками авиакомпаний и торгово-сервисных предприятий.

Нужно ли сообщать об открытии (закрытии) карточного счета в инспекцию?

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ налогоплательщики — организации и индивидуальные предприниматели обязаны письменно сообщать в налоговый орган об открытии или закрытии счетов (в течение семи дней). Под понятием «счет» понимается расчетный (текущий) счет и иной счет в банке, который открывается на основании договора банковского счета, на который зачисляются и с которого могут расходоваться денежные средства организаций (п. 2 ст. 11 НК РФ). Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в налоговый орган информации об открытии или закрытии счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Минфин считает: счет, открытый с использованием банковских карт, подпадает под определение, приведенное в п. 2 ст. 11 НК РФ, и о его открытии необходимо сообщить в инспекцию (Письмо от 30.12.2008 N 03-11-05/318).

Суды, в свою очередь, отмечают, что, для того чтобы счет соответствовал определению, содержащемуся в действующем налоговом законодательстве, необходимо выполнение следующих трех условий:

  • наличие договора банковского счета;
  • возможность зачисления на счет денежных средств;
  • возможность расходования денежных средств со счета.

На заметку. Действующее законодательство не содержит запрета на участие средств третьих лиц в формировании остатка на карточном банковском счете. Более того, ЦБ РФ прямо указал (Письмо от 30.01.2009 N 08-31-1/478): кредитная организация вправе осуществлять зачисление на банковские счета клиента, по которым совершаются операции с расчетными (дебетовыми), кредитными картами, денежных средств, перечисленных третьими лицами, если договором банковского счета не предусмотрено иное.

Между тем мнения судов по вопросу привлечения налогоплательщика к ответственности за несообщение об открытии (закрытии) карточного счета разделились. Так, арбитры Уральского округа определяющим фактором при принятии решения о необходимости уведомления налоговых органов об открытии карточного банковского счета считают наличие условия о возможности участия средств третьих лиц в формировании остатка по данному счету в договоре на его открытие и ведение.

Из Постановлений ФАС УО от 17.11.2009 N Ф09-8981/09-С3, от 09.06.2009 N Ф09-3786/09-С3, от 02.06.2009 N Ф09-3478/09-С3, от 08.08.2007 N Ф09-6280/07-С3 видно, что арбитры Уральского округа последовательно придерживаются обозначенной позиции. В данных судебных актах сделан вывод о том, что бизнес-счет, открытый организации в целях обслуживания расчетной корпоративной банковской карты, не является счетом в значении, придаваемом этому понятию в ст. 11 НК РФ. Суд основывался на том, что при открытии бизнес-счета не заключался договор, предусмотренный ст. 845 ГК РФ, а в формировании денежных средств на данном счете не участвовали средства третьих лиц. Соответственно, необходимость в уведомлении налоговых органов об открытии карточного счета отсутствовала.

А вот ФАС ВСО в Постановлении от 04.06.2008 N А33-2910/07-03АП-234/08-Ф02-2360/08 занял противоположную позицию, сделав вывод о том, что предусмотренные договором ограничения по пополнению карточного банковского счета только с расчетного счета предпринимателя, без участия средств третьих лиц, не свидетельствуют о несоответствии данного карточного счета определению банковского счета, установленному ст. 845 ГК РФ. Таким образом, по мнению суда, открытый предпринимателем карточный банковский счет удовлетворял вышеуказанным требованиям налогового законодательства РФ. Следовательно, предприниматель обязан был сообщить о его открытии в налоговые органы. Аналогичные по сути выводы содержатся в Постановлении ФАС ЗСО от 18.10.2007 N Ф04-7312/2007(39379-А75-3): счет покрытия корпоративных пластиковых карт обладает признаками счета, указанными в ст. 11 НК РФ, поскольку соблюдаются три условия: наличие договора банковского счета, на основании которого открыт счет в банке; возможность зачисления на счет денежных средств; возможность расходования денежных средств со счета. При этом предусмотренные договором ограничения по пополнению счета только с расчетного счета налогоплательщика, без участия третьих лиц, не свидетельствуют о его несоответствии понятию, содержащемуся в ст. 11 НК РФ. Значит, налогоплательщик правомерно привлечен к ответственности за несообщение об открытии счета.

Резюме таково: если корпоративная расчетная карта выдана организации в связи с открытием нового банковского счета на основании заключенного договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт, то в семидневный срок организация обязана уведомить налоговую инспекцию об открытии счета. Разумеется, в случае если корпоративная карта выдана на уже существующий счет, то есть специальный счет для обслуживания карты в банке не открывался, информировать об этом налоговую инспекцию не нужно.

Бухгалтерский учет

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению банковские карточные счета относятся к специальным счетам в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 «Специальные счета в банках». При организации аналитического учета по данному субсчету следует принимать во внимание условия выпуска и использования банковских карт. Банковским договором может быть предусмотрено наличие неснижаемого остатка, в этом случае целесообразно будет ввести отдельный субсчет «Специальный карточный счет — неснижаемый остаток».

К одному карточному счету может быть открыто несколько карт, тогда операции будут осуществляться в пределах общего платежного лимита. Возможно также открытие отдельного карточного счета для каждой расчетной карты, тогда аналитический учет будет вестись в разрезе держателей выпущенных карт.

В бухгалтерском учете операции с корпоративными картами отражаются следующими проводками: Дебет 55 Кредит 51 — перечислены денежные средства с расчетного счета на банковский счет; Дебет 55 Кредит 52 — перечислены денежные средства с валютного счета на банковский карточный счет; Дебет 76 Кредит 55 — оплачены услуги банка по обслуживанию специального карточного счета; Дебет 91 Кредит 76 — признана стоимость услуг банка в составе прочих расходов.

При открытии банковской карты в валюте необходимо иметь в виду, что иностранная валюта, находящаяся на специальном карточном счете, должна переоцениваться по курсу на дату совершения операций и на отчетную дату (п. п. 7 и 8 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» <1>). Отчетной датой для составления бухгалтерской отчетности считается последний календарный день отчетного периода (п. п. 4, 12 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организаций»). Отчетным признается период, за который организация должна сформировать бухгалтерскую отчетность (п. 4 ПБУ 4/99). Организация обязана составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года (п. 48 ПБУ 4/99, п. 3 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете).

<1> Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н.

Возникающие курсовые разницы признаются для целей налогового учета как внереализационные доходы (расходы). В бухгалтерском учете курсовые разницы относятся на финансовые результаты и отражаются по счету 91 «Прочие доходы и расходы»: Дебет 55 Кредит 91-1 — отражена положительная курсовая разница; Дебет 91-2 Кредит 55 — отражена отрицательная курсовая разница.

Расчетная банковская карта — фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации. Поэтому она может учитываться аналогично денежным документам на субсчете «Денежные документы» счета 50 «Касса».

Пример 1. Организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную банковскую карту. Номинальная стоимость карты — 100 руб. Для приобретения товаров стоимостью 35 400 руб. (в том числе НДС — 5400 руб.) расчетная карта выдана работнику, который рассчитался с ее помощью с поставщиком. За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета вознаграждение по тарифу за обслуживание банковской карты в размере 200 руб.

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции оформляются следующим образом:

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Выдана работнику под отчет расчетная карта
для осуществления расчетов
71 50 100
Возвращена подотчетным лицом карта в
организацию
50 71 100
Приняты к учету товары 41 60 30 000
Отражен НДС по принятым к учету товарам 19 60 5 400
Принят к вычету НДС со стоимости
приобретенных товаров
68 19 5 400
Списаны со специального карточного счета
организации денежные средства на основании
выписки банка
60 55 35 400
Отражено вознаграждение банка за
обслуживание карты
76 55 200
Признаны расходы в виде вознаграждения банка
в составе прочих расходов
91-2 76 200

В рассмотренном примере держатель карты рассчитался за товары безналичным способом. Посмотрим, чем отличается порядок отражения в бухгалтерском учете операций при расчетах за товары (работы, услуги) наличностью, полученной по корпоративной карте.

Пример 2. Руководство ООО «Золотой колос» проводило переговоры с потенциальными покупателями продукции общества. В связи с этим в ресторане был организован официальный прием. Стоимость оказанных рестораном услуг — 10 620 руб., в том числе НДС — 1620 руб. Ответственное за организацию мероприятия лицо получило эту сумму наличными по расчетной банковской карте и рассчиталось с рестораном.

Бухгалтер ООО «Золотой колос» сделает следующие записи:

Дебет Кредит Сумма,
руб.
Отражено получение наличных денежных
средств
71 57 10 620
Отражены представительские расходы на
проведение официального приема в ресторане
44 71 9 000
Отражена сумма НДС со стоимости услуг
ресторана
19 71 1 620
Принят к вычету НДС со стоимости услуг
ресторана
68 19 1 620
Списаны средства с карточного счета на
основании выписки банка
57 55 10 620

Корпоративные банковские карты могут использоваться как на территории России, так и за ее пределами. С их помощью можно оплачивать командировочные расходы и в рублях, и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения).

Нужно помнить о том, что, если в командировке работник оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту через банкомат, банк продает эту валюту по своему внутреннему курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. Вследствие отклонения курса продажи валюты коммерческим банком от официального курса ЦБ РФ на дату продажи образуются курсовые разницы. Они могут возникнуть еще в одном случае — если курсы ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.

Пример 3. Сотрудник организации направлен в зарубежную командировку. На корпоративную карту, держателем которой является командированный работник, организация 12.01.2010 перевела со своего валютного счета 2000 евро. 15.01.2010 работник снял с карты суточные в размере 250 евро. 18.01.2010 он оплатил с помощью карты проживание в гостинице стоимостью 520 евро. 20.01.2010 сотрудник вернул корпоративную карту в кассу организации (учетная стоимость — 200 руб.) и представил авансовый отчет с приложенным к нему счетом гостиницы и слипом.

Бухгалтер организации сделает следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма,
руб.
12.01.2010 (курс ЦБ РФ — 42,6681 руб/евро)
Перечислена иностранная валюта на карточный
счет
(2000 евро x 42,6681 руб/евро)
55 52 85 336
15.01.2010 (курс ЦБ РФ — 42,7764 руб/евро)
Отражена выдача под отчет иностранной
валюты на суточные
(250 евро x 42,7764 руб/евро)
71 55 10 694
Отражена положительная курсовая разница по
суточным
(250 евро x (42,7764 — 42,6681) руб/евро)
55 91-1 27
18.01.2010 (курс ЦБ РФ — 42,5905 руб/евро)
Отражена выдача под отчет иностранной валюты
на проживание в гостинице
(520 евро x 42,5905 руб/евро)
71 55 22 147
Отражена курсовая разница по затратам на
проживание в гостинице
(520 евро x (42,5905 — 42,7764) руб/евро)
91-2 55 97
20.01.2010 (курс ЦБ РФ — 42,5094 руб/евро)
Возвращена корпоративная карта в кассу
организации
50 71 200
Произведена переоценка остатка средств на
карточном счете
(1230 евро x (42,5094 — 42,5905) руб/евро)
91-2 55 100
Отражена курсовая разница по выдаче суточных
(250 евро x (42,5094 — 42,7764) руб/евро)
91-2 71 67
Отражена курсовая разница по оплате
проживания в гостинице
(520 евро x (42,5094 — 42,5905) руб/евро)
91-2 71 42
Отнесены на расходы суточные по
загранкомандировке
(250 евро x 42,5094 руб/евро)
44 71 10 627
Списана на расходы стоимость проживания
командированного сотрудника в гостинице
(520 евро x 42,5094 руб/евро)
44 71 22 105

Подтверждаем расходы документально

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Поэтому сотрудник, использующий карту, обязан отчитываться по израсходованным средствам.

Сделку с использованием пластиковой карты сопровождают расчетные документы — слипы (квитанции электронного терминала) или квитанции банкомата. Они дают информацию о расходах по специальному карточному счету. Эти расходы должны быть подтверждены квитанциями, товарными чеками на получение соответствующих услуг.

В срок, установленный организацией, работник должен вернуть банковскую карту в кассу организации. Одновременно он обязан представить авансовый отчет о суммах, которые были списаны со счета организации по операциям, осуществленным с использованием корпоративной карты (форма авансового отчета N АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). При заполнении строки «Получен аванс» авансового отчета работник должен указать сумму, которая была потрачена на командировочные или представительские цели и оплачена корпоративной банковской картой. Та же сумма, списанная со счета по корпоративной карте, указывается по строке «Израсходовано». Основанием для заполнения авансового отчета является слип (квитанция электронного терминала), а также документы, подтверждающие произведенные расходы.

На практике не исключена ситуация, когда работник организации — держатель корпоративной карты не представил авансовый отчет, а выписка банка свидетельствует о том, что с карточного счета произведено снятие наличных денежных средств. В этом случае бухгалтер организации отражает задолженность работника следующим образом: Дебет 73 Кредит 55 — отражено списание наличных денег со специального карточного счета, не подтвержденное первичными документами.

Обратите внимание! Личные траты работника, произведенные им в командировке (такие как расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, услуг по уборке в номере, телефонных переговоров и другие расходы), не могут быть признаны организацией при исчислении налога на прибыль. Суммы возмещения работником указанных расходов, осуществленных за счет прибыли, оставшейся после налогообложения, также не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 03.07.2006 N 03-03-04/2/170). Иными словами, в данной ситуации ни расходы (личные траты работника), ни доходы (суммы, возмещенные работником организации) не участвуют в формировании налоговой базы по налогу на прибыль.

Выдавая работнику корпоративную карту, не забудьте предупредить его о том, что он, помимо документа об оплате, должен взять еще и БСО с указанием обязательных реквизитов. Согласно Положению N 359 <2> при расчетах с населением с использованием платежных карт без применения ККТ должны выдаваться бланки строгой отчетности, приравненные к кассовому чеку. Обязательные реквизиты, которые должны содержать БСО, установлены п. 3 Положения N 359. Документ, подтверждающий оплату проживания в гостинице, осуществленную с помощью платежной карты, оформленный с нарушениями требований Положения N 359, не подтверждает расходы в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 16.10.2009 N 03-03-06/1/666). В данном Письме рассмотрена ситуация, когда гостиница выдала работнику справку об оплате, где были указаны: номер трансакции, сумма и дата платежа, владелец карты, тип карты и последние четыре цифры ее номера. Кроме того, банк выдал работнику выписку со счета кредитной карты. Финансисты посчитали, что расходы документально не подтверждены, и спорить с ними бесполезно, поскольку для целей налогообложения прибыли учитываются только затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (если расходы произведены на территории нашей страны).

<2> Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

Н.Ю.Щипанова

Эксперт журнала

«Пищевая промышленность:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Банковская карта юридического лица

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *