В условиях современной розничной торговли владельцы малого и среднего бизнеса все чаще сталкиваются с проблемами корректного учета оборота товаров и денежных средств. Стопки приходных накладных в бумажном виде и записи о продажах шариковой ручкой в блокноте часто генирируют ситуации с утратой данных или получения неверной финансовой информации. Это приводит к долгим и мучительным поискам и исправлениям допущенных ошибок, а как известно время это деньги. Для сокращения числа ошибок и времени которое затрачивается на проведение любой торговой операции на Вашем предприятии существуют системы автоматизации розничной торговли.
Из чего же состоят такие системы автоматизации торговли?
Программа для автоматизации розничных продаж
Сегодня разработчики предлагают большое множество вариантов ПО, начиная от классического «1С Бухгалтерия”, и до таких программ как «Минисофт Коммерция» и »GBS Market». На наш взгляд на выбор ПО глобально влияют два фактора: функциональные возможности и конечная стоимость установки «под ключ». Такая программа как «1С Бухгалтерия» дает большие возможности в плане последующей обработки данных (различные виды учета движения товарных и денежных средств, формирование всевозможных вариантов отчетов и т. д.), но затраты на первоначальную установку, отладку и последующую доработку под Ваши конкретные требования будут гораздо больше чем при использовании более простых разработок. Для автоматизации розничного магазина оптимальным решением может является такой вариант как »GBS Market». Что же позволяет делать программы такого уровня? Прежде всего это организовать работу склада, на каждый позицию заводится отдельная «Карточка товара», все приходные и возвратные накладные от поставщиков формируются, проводятся и сохраняются у бухгалтера на компьютере. Таким образом исключается путаница и пересорт при приеме товара на склад. Следующий немаловажный момент это осуществление продаж и контроль за поступлением средств в кассу вашего магазина. Для этого в программе предусмотрена возможность организации точки продажи. Весь товар который отпускается покупателю, выбирается из основной базы учета, автоматически и мгновенно списывается со склада при формировании и распечатке кассиром чека для покупателя. При этом ведется полный учет поступающих денежных средств, как при оплате наличными, так и при оплате картой через банковский терминал. Ну и одна из самых основных функций программного продукта это полный доступ к информации и контролю за работой своего предприятия непосредственно владельцем бизнеса. В любой период времени Вы имеете возможность увидеть остатки того или иного продукта на складе, или посмотреть сумму выручки на текущий момент.
Оборудование для автоматизации работы магазина
Процесс подбора POS оборудования в каждом случае конечно же индивидуален, и обусловлен конкретными задачами и бюджетом, который выделяется для их реализации. Но существует «классическая» схема организации процесса автоматизации розницы. Для оприходования товара Вам понадобиться сканер штрих кодов или терминал сбора данных. Для маркировки товара, который не имеет своего штрих кода необходим принтер этикеток, если есть потребность самим фасовать развесной товар (конфеты, печенье, муку, сахар, крупы и т. п.), то можно использовать электронные весы с печатью этикеток. Для организации рабочего места кассира понадобятся: опять-таки сканер штрих кода, чековый принтер или фискальный регистратор (либо то и другое вместе), денежный ящик для хранения наличных средств. Точка продаж может быть организована на основе POS терминала (программа »GBS Market» поддерживает работу с сенсорными POS терминалами в режиме тачскрин). Если в торговом зале предполагается отдел самообслуживания, тогда еще понадобятся чекопечатающие весы,
Специалисты нашей компании помогут подобрать оборудование, установят на ПК и произведут настройку как самой программы учета, так и работы перефирийных устройств.
Конфигурация «Мебельный магазин» — предназначена для автоматизации ведения учета в мебельных магазинах. Данная конфигурация является универсальным средством, с помощью которого вести учет продаж и остатков легко и просто. Практически любая мебель при продаже требует дальнейшей сборки, в данной программе предназначена комплектация мебели по упаковкам, каждая упаковка имеет уникальный артикул, что позволяет легко и быстро собрать полный комплект на складе с последующей отгрузкой покупателю. Имеется возможность ведения справочников товаров и услуг, клиентов, учет продаж и оплат, складской учет, ведение кассы магазина, учет расходных операций. Так же в программе настроен блок логистики, куда при продаже поступают заказы на доставку с последующим подбором даты отправки и перевозчика. Для каждого перевозчика можно легко формировать лист доставки на определенную дату.
Гибкая структура базы данных дает возможность создавать новые таблицы, отчеты, графики, добавлять поля, формировать списки и многое другое. Программа учета интуитивно проста и понятна, не требует специальных знаний и квалификации в ИТ-сфере.
Конфигурация «Мебельный магазин» легко и быстро настраивается под индивидуальные требования. Если Вы не располагаете свободным временем или не хотите самостоятельно настраивать программу, доверьте эту работу нашим специалистам!
Предприниматели по закону ставят онлайн-кассы, но в магазине и салоне не всегда нужна дорогая касса с экраном. Достаточно поставить на компьютер кассовую программу и подключить фискальный регистратор для печати чеков. Это полноценная касса, она помогает избежать штрафов и воровства сотрудников. Рассказываем, какие программы есть на рынке, что они умеют и как помогают экономить.
Содержание
Зачем нужна кассовая программа
Кассовая программа — программное обеспечение, которое учитывает каждый товар, проходящий через кассу. С помощью программы продавец рассчитывает стоимость покупки и принимает оплату. Программа формирует чек, отправляет на печать и передает его оператору фискальных данных.
Это основные функции. В дополнение к ним пользователь кассы получает бонусы, которые помогают бизнесу расти.
Защита от воровства. Когда в магазине работают наемные сотрудники, кассовая программа помогает исключить воровство товаров и выручки. В программе можно заранее задать цены, и кассир не сможет их менять. Так предприниматель исключает ошибки и махинации с ценой при продажах.
Ускорение работы кассира. У программы есть графический интерфейс, который проводит пользователя по всему процессу продажи. Кнопки быстрого доступа для популярных позиций и подсказки на каждом этапе ускоряют работу кассира.
Лояльность клиентов. Кассовая программа позволяет назначать скидки для отдельных продуктов, предлагать бонусы постоянным клиентам.
Отчеты о продажах. Кассовые программы умеют собирать данные о количестве проданных товаров и их цене. На основе этих данных отдельный сервис или товароучетная система выводят отчеты: продажи за выбранный срок, средний чек, прибыль бизнеса и маржу.
Работа периферийных устройств. К кассе или компьютеру с кассовой программой подключают сканер штрихкодов и денежный ящик. Реже — терминал для приема банковских карт и весы. Если устройства интегрированы с кассой, это позволяет не перепечатывать сумму с одного устройства на другое — она появляется на кассе автоматически. Так предприниматель исключает ошибки и обман со стороны кассира.
Кассовая программа Дримкас Старт дает продавцу быстрый доступ к популярным товарам
Что делает программа для магазина
Онлайн-касса по закону печатает чек, сохраняет данные о продаже в фискальный накопитель и отправляет эту информацию оператору фискальных данных. ОФД — это сервис, который транслирует информацию в налоговую и, если надо, отправляет чек клиенту по SMS или электронной почте. Чтобы работать с функциями кассы, нужна кассовая программа. Требования к онлайн-кассам в федеральном законе № 54
Формирование чека. Касса печатает фискальный чек с информацией по каждой позиции: наименования товаров, количество, цены с учетом скидок, ставки НДС. На каждом чеке — QR-код не меньше 20×20 мм с данными о чеке. Программа должна уметь рассчитать скидку и сформировать чек с этими данными.
Покупатель может проверить такой чек на подлинность. Для этого он считывает QR-код через приложение ФНС
Если требуется, программа добавляет в чек дополнительные реквизиты, например данные компании-поставщика, когда магазин выступает агентом. Если клиент не просто покупает товар, а вносит аванс или платит бонусной картой, программа тоже должна отразить это в чеке.
Передача чека оператору фискальных данных. Кассовая программа отправляет данные о продаже ОФД. По закону это нужно сделать в момент расчета с покупателем. Если в чеке была ошибка, через программу можно отправить чек коррекции.
Формирование чеков о технических операциях. Программа помогает зарегистрировать кассу в налоговой и изменить параметры регистрации — в обоих случаях формируются специальные чеки. Перед началом расчетов касса печатает отчет об открытии смены, после — отчет о закрытии смены. При закрытии и замене фискального накопителя формируется отчет о закрытии ФН, при налоговой проверке — отчет о текущем состоянии расчетов.
Какие бывают программы для касс
Кассовая программа может работать на кассе и на компьютере. Какую кассу и программу выбрать, зависит от бизнеса и количества магазинов.
Программа для автономной кассы. Автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров, не защищает от воровства и не предоставляет отчетов о бизнесе. Автономки обычно устанавливают, чтобы соблюсти закон и потратить минимум денег. Она подходит для микробизнеса, где продавец и владелец бизнеса один и тот же.
Преимущество автономки в том, что она стоит дешевле других касс.
Ее главный недостаток — в кассовой программе, которую трудно обновить без помощи специалиста и использовать по мере развития бизнеса.
У автономки маленький экран и неудобная загрузка новых позиций. Поэтому товары в базу часто просто не заносят, а покупки рассчитывают по сумме, как на калькуляторе. 
Какие бывают онлайн-кассы и почему автономные кассы вам не нужны
Программа для кассы-моноблока. Когда бизнес развивается и владелец магазина нанимает кассиров, он обычно меняет автономку на кассу-моноблок, простую или сенсорную. На моноблоках предустановлена полноценная кассовая программа, она позволяет владельцу устанавливать цены и контролировать работу сотрудников.
Программа для компьютера с фискальным регистратором. Фискальник — это касса без экрана, она подключается к компьютеру. Такая касса стоит недорого, почти как автономка. При подключении к компьютеру с кассовой программой фискальник превращается в полный аналог кассу-моноблока.
Мы собрали основные возможности перечисленных программ в таблицу. Некоторые из них могут быть бесполезны для предпринимателю с одной торговой точкой. Но они потребуются ему по мере расширения бизнеса.
| Автономка | Моноблок | Программа на ПК | |
| Формирование чека | ✓ | ✓ | ✓ |
| Передача данных ОФД | ✓ | ✓ | ✓ |
| Загрузка товаров через личный кабинет, из 1С | ✖ | ✓ | ✓ |
| Неограниченная база товаров | ✖ | ✓ | ✓ |
| Приемка маркированных товаров | ✖ | ✓ | ✓ |
| Поиск товара по наименованию | ✖ | ✓ | ✓ |
| Неограниченное число кассиров | ✖ | ✓ | ✓ |
| Программа лояльности | ✖ | ✓ | ✓ |
| Удобный интерфейс | ✖ | ✓ | ✓ |
| Отчеты о продажах | ✖ | ✓ | ✓ |
| Низкая цена устройства | ✓ | ✖ | ✓ |
Бесплатная кассовая программа Дримкас Старт
Защищает от воровства, показывает статистику продаж, помогает удерживать клиентов.
Работает без пробного периода и доплат за новые функции.
Когда нужна программа на компьютере
Когда предпринимателю для работы нужен компьютер, он может купить фискальный регистратор и установить кассовую программу. Если бизнес новый, то докупить фискальник к ноутбуку — недорогое решение вопроса с кассой.
Продавец ищет товары в каталоге. Если автосервис торгует запчастями, то без компьютера нельзя: продавцы постоянно подбирают детали по модели автомобиля и ищут нужный товар в каталоге. С фискальником и кассовой программой сотрудники могут использовать компьютер для поиска по запчастей и для пробивания чеков.
Мастер записывает клиентов. Без компьютера не обходятся предпринимателям, которые оказывают услуги — парикмахер или стоматолог. Они записывают время и дату, когда придет клиент, чтобы планировать рабочее время. Это можно делать в Google Календаре или специальных приложениях. С кассовой программой на том же ПК можно принимать оплату и печатать чеки.
Снижение расходов на кассу. Когда в точке продаж уже есть компьютер, предпринимателю незачем тратить 12 000–15 000 ₽ на моноблок без накопителя. Дешевле купить фискальный регистратор за 7000–8000 ₽, установить кассовую программу и торговать по закону.
Учет товаров в кассовой программе
Кассовая программа не ведет учет товаров, которые остались на складе. Она относится к классу программ «фронт-офис» — отвечают за продажи. Для учета остатков можно использовать «бэк-офис» — отдельный сервис или сложную товароучетную систему вроде 1C.
Веб-сервис с отчетами. Такой сервис обычно сразу интегрирован с кассовой программой и включен в ее цену. Через сервис можно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках в режиме реального времени, видеть прибыль и планировать закупки.
Кабинет Дримкас показывает отчеты о продажах и рассчитывает валовую прибыль
Товароучетная система. С кассовой программой можно использовать товароучетную систему 1С. В нее будут уходить данные о продажах, они отобразятся в привычной для бухгалтера среде. Для малого бизнеса с парой торговых точек товароучетка избыточна — достаточно веб-сервиса с отчетами.
Что нужно знать о кассовых программах
- Кассовая программа учитывает товары, проходящие через кассу, формирует чек и отправляет оператору фискальных данных. ОФД транслирует данные в налоговую и передает электронный чек покупателю.
- Программа работает на автономной кассе, кассе-моноблоке и на компьютере. Чтобы работать по закону, к компьютеру подключают фискальный регистратор.
- Автономная касса — дешевое решение, но оно мешает бизнесу развиваться. Фискальный регистратор тоже стоит недорого, вместе с кассовой программой на компьютере это — полноценный аналог дорогой кассы.
- Кассовая программа для компьютера подходит, когда в торговой точке он уже есть и постоянно нужен для работы.
- К кассовой программе прилагается веб-сервис с отчетами о продажах, при необходимости можно подключить товароучетную систему для бухгалтера.
Кассовая программа с отчетами на смартфоне
В комплекте с бесплатной программой Дримкас Старт идет личный кабинет. В нем предприниматель следит за выручкой, средним чеком и эффективностью продавцов.
Попробуйте программу прямо сейчас.
54-ФЗ настиг предпринимателей два года назад. Что за это время поменялось? Пожалуй, всем владельцам магазинов стало понятно: без автоматизации не обойтись. Онлайн-кассы — не дальняя перспектива, а сегодняшняя реальность. Задача максимум — обзавестись обновленной техникой, при этом не затратив большие средства, а наоборот, найдя выгоду для себя.
Онлайн-кассы и кассовая программа
Первый вопрос, который волнует представителей микро-бизнеса: к каждой ли онлайн-кассе нужна кассовая программа или можно обойтись без ПО, сэкономив хотя бы на этом?
Да, есть ККМ, не требующая ПО, однако вряд ли вам будет удобно с такой техникой. Самый оптимальный вариант онлайн-касс — ньюджеры. Такие, чей корпус напоминает планшет и те, куда легко скачать любое необходимое ПО. У многих из них уже есть витрина с приложениями, которые могут вам пригодится. Как выбрать нужную?
Кассовая программа: на что обратить внимание
Помимо того, что она должна быть удобной и понятной, есть некоторые нюансы, которые нельзя упустить:
- синхронизация с программой учета. Да-да, синхронизация с онлайн-кассой — это еще пол-беды, обязательно должна быть интеграция с товароучетной системой.
- широкий функционал: помимо оформления продаж и возвратов, должна быть возможность проводить разные оплаты (наличка, безналичка), возможность продажи весового товара и т.д.
- сверка баланса, перечисление выручки в банк, журнал операций — все это тоже важно.
- работа со скидками и даже продажа по свободной цене — то, что вам может пригодиться
- важно, чтобы был быстрый поиск товара — по штрих-коду или по категориям.
Все вышеперечисленное можно найти в кассовой программе для магазина CloudShop:POS. Она является полноценным кассовым ПО, при этом находится в связке с одноименным сервисом по учету в магазине.
