Авансовый отчет проводки бюджетная организация

Вопрос аудитору

В течение II квартала 2016 г. бюджетное учреждение перечислило подотчетному лицу на карту 900 руб. по заявке на кассовый расход. Подотчетное лицо вернуло неизрасходованный остаток денег в кассу. Он был внесен на лицевой счет. При формировании Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) за II квартал не выполняется внутриформенное контрольное соотношение: строка 450 не равна строке 500. Какими бухгалтерскими записями, с использованием каких забалансовых счетов и какими документами отразить эти операции для корректного заполнения Отчета (ф. 0503737)?

В соответствии с пп. 72, 85, 105, 106 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н), в бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по перечислению подотчетных сумм работнику на карту и возврату остатка в кассу учреждения должны быть отражены записями:

№ п/п Бухгалтерская запись
дебет счета кредит счета

Перечислены работнику подотчетные суммы на банковскую карту

Х 208 ХХ 560

Х 201 11 610

увеличение забалансового счета 18.01 (КЭК группы 200 или 300)

Возвращен остаток подотчетных сумм в кассу учреждения

Х 201 34 510

уменьшение забалансового счета 18.34 (КЭК группы 200 или 300)

Х 208 ХХ 660

Списаны денежные средства из кассы для зачисления на лицевой счет в органе казначейства

Х 210 03 560

увеличение забалансового счета 17.30 (КЭК 510)

Х 201 34 610

уменьшение забалансового счета 17.34 (КЭК 610)

Зачислены на лицевой счет в органе казначейства денежные средства

Х 201 11 510

увеличение забалансового счета 17.01 (КЭК 510)

Х 210 03 660

уменьшение забалансового счета 17.30 (КЭК 610)

Подробнее о формировании в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» записей по забалансовым счетам 17 и 18 при движении денежных средств между лицевыми (расчетными) счетами, счетами и кассой, а также их отражении в Отчете (ф. 0503737) читайте на сайте 1С: ИТС http://its.1c.ru/db/metbud81#content:6008:hdoc.

Заполнение Отчета (ф. 0503737) определено Инструкцией, утв. приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н (далее – Инструкция № 33н). В разделе 2 «Расходы учреждения» Отчета (ф. 0503737) отразятся только корреспонденции 1 (в графе 5 в положительном значении) и 2 (в графе 7 в отрицательном значении) по соответствующему коду аналитики (п. 43 Инструкции № 33н). Одновременно операция 1 отражается в разд. 3 «Источники финансирования дефицита средств учреждения» Отчета (ф. 0503737) в графе 5 по строке 720 в положительном значении, операция 2 – в графе 7 по строке 710 в отрицательном значении.

Остальные операции отражаются только в разд. 3 (п. 44 Инструкции № 33н):

    • операция 3 – в графе 6 по строке 710 в отрицательном значении, по строке 731 в положительном значении; в графе 7 по строке 720 – в положительном значении, по строке 732 – в отрицательном значении;
    • операция 4 – в графе 5 по строке 710 – в отрицательном значении, по строке 731 – в положительном значении; в графе 6 по строке 720 – в положительном значении, по строке 732 – в отрицательном значении.

Содержание

На основании акта проверки бюджетному общеобразовательному учреждению необходимо взыскать с виновных лиц необоснованно оплаченные подотчетные суммы без оправдательных документов за 2015 год по КФО 4, после чего данную сумму следует перечислить в бюджет города. Денежные средства виновное лицо (сотрудник учреждения) внесло в кассу учреждения. Какими бухгалтерскими проводками учреждение должно отразить поступившую сумму в кассу учреждения, сдачу наличных на счет N 40116 (210 03) с дальнейшим зачислением на лицевой счет и перечислением ее в бюджет города? Какие аналитическая группа подвида доходов и КОСГУ при этих операциях должны использоваться?

28 сентября 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения внесение денежных средств сотрудником в кассу может отражаться с применением счета 0 209 34 000 «Расчеты по компенсации затрат» по КФО «2». Задолженность бюджетного учреждения перед бюджетом в таком случае может быть отражена с использованием счета 0 303 05 000 «Расчеты по прочим платежам в бюджет» по КФО 2″.
Поступление от сотрудника необоснованно израсходованной суммы в прошлые отчетные периоды в качестве компенсации затрат бюджетного учреждения отражается с указанием статьи аналитической группы подвида доходов бюджетов 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ) и компенсации затрат» и подстатьи 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ. Возврат в доход бюджета излишне выплаченных подотчетному лицу сумм согласно акту проверки отражается по коду видов расходов 853 «Уплата иных платежей» в увязке с подстатьей 296 «Иные расходы» КОСГУ.

Обоснование вывода:
В соответствии с действующим законодательством у бюджетных учреждений не возникает обязанности по перечислению в доход бюджета сумм возврата дебиторской задолженности (в том числе дебиторской задолженности прошлых лет), образовавшейся за счет средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания. В частности, возврат субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания в связи с ее неправомерным использованием законодательством не предусмотрен (письмо Минфина России от 14.09.2017 N 02-07-10/59464). Перечислению в доход бюджета подлежат только остатки субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания в сумме, соответствующей не достигнутым показателям задания, если такое требование предусмотрено в публично-правовом образовании (ч. 17 ст. 30 Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ, ч. 3.15 ст. 2 Федерального закона от 03.11.2006 N 174-ФЗ). Так что если ревизоры требуют перечислить суммы неправомерно использованной субсидии на выполнение задания в бюджет, у учреждения есть все основания для обжалования таких требований.
Если учреждением все-таки будет принято решение о возврате сумм, указанных в акте проверки в доход соответствующего бюджета, то конкретный порядок отражения на счетах бухгалтерского учета следует разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике, согласовав предварительно с финансовым органом, на счете которого ему открыты лицевые счета (органом, осуществляющим в отношении бюджетного учреждения функции и полномочия учредителя) (п. 4 Инструкции N 174н).
В рассматриваемой ситуации в качестве задолженности по возврату в бюджет неправомерно израсходованных сумм подотчетным лицом должны быть отражены суммы по закрытым расчетам с подотчетными лицами. В таких ситуациях в бухгалтерском учете учреждений, по нашему мнению, может быть отражено одновременно два факта хозяйственной жизни: начисление задолженности по возврату в бюджет суммы, подлежащей взысканию с виновного лица по акту проверки, и начисление суммы требований по возмещению ущерба или компенсации затрат непосредственно виновным лицом.
При этом задолженность виновного лица отражается на счете 0 209 34 000 «Расчеты по компенсации затрат» в рамках приносящей доход деятельности по КФО «2». В соответствии с положениями Указаний N 65н поступление от сотрудника необоснованно израсходованной суммы в прошлые отчетные периоды в качестве компенсации затрат бюджетного учреждения отражается с указанием статьи аналитической группы подвида доходов бюджетов 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ) и компенсации затрат» и подстатьи 134 «Доходы от компенсации затрат» КОСГУ.
В свою очередь, для отражения расчетов с бюджетом по прочим платежам предназначен счет счета 0 303 05 000 «Расчеты по прочим платежам в бюджет». Учитывая, что в данном случае речь идет не о возврате остатка субсидии, а о перечислении в бюджет суммы выявленной в ходе проверки переплаты по подотчетному лицу, которая будет поступать в учреждении по КФО 2, считаем, что и начисление задолженности перед бюджетом может быть отражено сразу в рамках приносящей доход деятельности, то есть по КФО 2. Руководствуясь положениями Указаний N 65н, начисление и перечисление средств в доход бюджета могут быть отражены с использованием кода вида расходов 853 «Уплата иных платежей» в увязке с подстатьей 296 «Иные расходы» КОСГУ (смотрите, например, письмо Минфина России от 10.08.2017 N 02-05-11/52212).
Таким образом, по нашему мнению, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемая в вопросе хозяйственная ситуация может быть отражена следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет 2 209 34 560 Кредит 2 401 10 134
— отражена задолженность сотрудника в сумме средств, излишне выплаченных по авансовым отчетам в прошлые годы;
2. Дебет 2 401 20 296 Кредит 2 303 05 730
— отражена задолженность учреждения по возврату в бюджет денежных средств;
3. Дебет 2 201 34 510 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВД 130, КОСГУ 134) Кредит 2 209 34 660
— в кассу учреждения поступили денежные средства от сотрудника;
4. Дебет 2 210 03 560 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВИ 510, КОСГУ 510) Кредит 2 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)
— денежные средства выбыли из кассы учреждения для последующего их внесения на лицевой счет;
5. Дебет 2 201 11 510 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВИ 510, КОСГУ 510) Кредит 2 210 03 660 (Увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)
— наличные деньги зачислены на лицевой счет;
6. Дебет 2 303 05 830 Кредит 2 201 11 610 (Увеличение забалансового счета 18, КВР 853, КОСГУ 296)
— погашена задолженность по возврату средств в бюджет.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

Возврат подотчетной суммы в кассу: основания, оформление, учет

Внесены неиспользованные подотчетные суммы в кассу проводка

Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п.

18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Внесение в кассу Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер.

Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту.

В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке.

Оформляем возврат подотчетных сумм

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов. Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.
Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.
Важно Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71. Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94.

Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

В ТК РФ оговорено, что предельный объем удержаний из каждой выплаты сотруднику должен составлять не более 20 % «чистой зарплаты». Пример Менеджер условного ООО получила 15 мая 2015 года из кассы в подотчет 4 тыс. руб.

на оплату ремонта бытовой техники в сервисном центре. Сумма фактических затрат составила 2,5 тыс. руб. В ООО наличные средств под отчет на такие цели выдаются на срок 28 дней. Это оговорено отдельным приказом руководителя.

Отчитаться об использовании средств нужно в течение трех рабочих дней.

То есть предельный срок предоставления данных в бухгалтерию — 14 июня 2015 года. В этот день сотрудница привезла оргтехнику с ремонта, сдала отчет, дополненный актом сверки, актом выполненных работ и кассовым чеком.
Однако остаток неизрасходованной суммы менеджер в кассу не вернула. 27 июня 2015 года сотрудница подписала согласие на удержание 1.5 тысяч рублей из оклада.

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки

Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы».

Внимание Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата».

После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71. Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее».

Как происходит возврат подотчетной суммы в кассу

  • 1 Срок возврата
  • 2 Внесение в кассу
  • 3 Бухучет
  • 4 Чек ККТ
  • 5 Налоги

Срок возврата Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы.

Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

15. учет расчетов с подотчетными лицами

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы? Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п.

Расчеты с подотчетными лицами (счет 71)

Генеральный директор (Ф.И.О.) Налоговый учет Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются. Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.

НДФЛ Объектом налогообложения является доход, экономическая выгода от операции, выраженная в денежной форме. В НК РФ не сказано прямо, что выданные под отчет средства, по которым сотрудник в установленные сроки не отчитался, не признаются доходом.

Согласно ст. 807 ГК, такие суммы нельзя отнести на беспроцентный займ, поскольку деньги в собственность сотрудника не переходят, и договор между физическим и юридическим лицом не составляется. Поэтому не возникает дохода в виде материальной выгоды, по которому бы начислялся НДФЛ.

Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя.

Образец: ООО (название) Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета г. Белгород 15 марта 2015 года Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.

На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора. Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Учет расчетов Подотчетные лица – кто это? Как учитываются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдать деньги под отчет, как это оформить документально и какие проводки отразить в бухгалтерском учете? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье ниже. Кто такие подотчетные лица? Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия.

То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

Операция Дебет Кредит Сумма, рублей Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту 0 208 34 560 0 201 11 610 10 000,00 Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета 0 105 36 340 0 208 34 660 9500,00 Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер 0 201 34 510 0 208 34 660 500,00 Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными 0 210 03 560 0 201 34 610 500,00 Денежные средства внесены на расчетный счет 0 201 11 510 0 210 03 660 500,00 Возврат на расчетный счет Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами.

  • Земельное право
  • Консультация юриста
  • Налоговое право
  • Статьи

Возврат подотчетных сумм в кассу сроки. Невозвращенные подотчетные суммы. Удержание подотчетных сумм из заработной платы – готовьтесь, должники

Далеко не все сотрудники, получив денежные средства в подотчет, торопятся отчитаться в их использовании. Если у работника случился перерасход, то такого гостя в бухгалтерию можно ждать сразу же, как это произошло. И вот он уже у дверей кассы ждет, когда ему компенсируют его «кровные».

Другое дело – если от выданного в подотчет аванса имеется остаток. И даже если работник представил вам все оправдательные документы, то вряд ли он спешит внести в кассу неизрасходованные деньги. Неужели бегать за ним по пятам, или же удержание подотчетных сумм можно произвести менее травмирующим для психики бухгалтера образом – например, из заработной платы нерадивого сотрудника?

Без того, что они позже придут домой с их маленькими тележками или толстыми полиэтиленовыми пакетами, у большинства людей возникнут проблемы с круговыми движениями.

Как и в случае женщины, одетые в Россию, которая по-прежнему испытывает большие трудности с немецким языком через семь лет в Эшвеге. Над Грузией она нашла новый дом в Геберге – она ​​так и не приехала сюда.

В течение одного года работа на один евро, так как базовое страхование – профессиональная перспектива сегодняшней 58-летней женщины равна нулю.

Неделя за неделей 400 человек из Эшвеге и окрестностей теперь равны ей. За последние несколько месяцев мы наблюдаем огромный приток, – говорит Марго Фурчер. Она – «босс» совета – решительно и с большой приверженностью старается стать постоянно растущим числом помощников, ищущих помощь.

Когда заканчивается ваше терпение

Законодательство не ограничивает сроки, на которые можно выдавать в подотчет денежные средства сотрудникам. Этот срок руководитель может установить в приказе по организации или утвердить в Положении о выдаче денежных средств в подотчет.

Не позже, чем через 3 рабочих дня после окончания установленного срока, работник обязан отчитаться за полученные деньги. Если аванс выдавался на командировочные расходы, то срок отчета – не позднее 3 рабочих дней со дня его выхода на работу после командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Логистическая задача. Шесть дней в неделю, помощники доски собираются собрать все, что в радиусе 25 километров, что не считается достаточно хорошим для продажи на нашей верфи.

Маленький фургон Мерседеса из Эшвегера Тафеля каждую неделю берется за 500 километров. За рулем автомобиля находится Гудрун Гюнтер. Их мир – это задние дворы супермаркетов или пекарен, которые поддерживают питание с пищей. Сегодня среда, день рынка.

«Это хорошо, потому что мы получаем действительно свежие вещи», – говорит она.

Вместе с Зигфридом Фурчером, бывшим журналистом, она складывает упакованные ящики в багажную корзину на рынке в Эшвегере. Садоводство в понедельник, Скупио и Холлербуль дают обильные, салатные головы, помидоры, огурцы и паприкашотены блуждают по животу транспортера.

Издаем приказ об удержании

Если работник в установленные сроки не возвращает остаток полученных подотчетных сумм, то работодатель может удержать эти деньги из его заработной платы. Для этого сначала издается приказ.

Приказ оформляется не позднее месяца со дня окончания срока, который установлен для отчета сотрудника.

Это обеспечивается небольшой бригадой добровольцев-помощников, которые предварительно сортировали доставленную пищу, упаковывали ее в мешки, складывали и расфасовывали. Одна из них – Эрика Адольф.

Даже в возрасте 76 лет ей неоспоримо заняться без платы за публику. Пенсионеры живут на уровне или ниже черты бедности, но также молодые семьи с детьми. Для всех, без доказательства их необходимости, они не включены в реестр ассоциации.

Не все могут сюда приехать, – говорит Марго Фурчер.

Только те, кто представляет сертификат центра занятости или соответствующий пенсионный сертификат, могут приезжать один раз в неделю, чтобы получить один или два мешка, полный пищи.

Это была последняя суровая зима, которая ясно объяснила проблему пространства на столе.

«Поскольку у нас не было емкости для хранения в области производства, нам пришлось хранить пожертвованные продукты в гараже и защищать его от холода», – вспоминает Марго Фурчер больше не будет толпы при доставке товаров, а также достаточно места для хранения.

Обратите внимание, произвести удержание подотчетных сумм можно только в случае, если сотрудник не оспаривает размер и основание удержаний. Поэтому он обязательно должен расписаться в приказе. Если работник против, то взыскание возможно только через суд. Основание: ст.137,248 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007г. №3044-6-0.

Из месячной заработной платы сотрудника удерживать можно не более 20% от начисленной суммы согласно ст.138 ТК. Однако если работник не возражает, с его письменного согласия можно вычитать и больше.

Для совета директоров так же важно, чтобы предлагали своих клиентов, которым приходилось ждать зимой и в открытом воздухе и в погоде, прежде чем они получат товар: Особенно для пожилых людей и матерей с Сказала Марго Фурчер, которая также очень обеспокоена тем фактом, что некоторым людям было неприятно быть известными публике в качестве клиента доски. Вы сейчас на улице, никто не должен более стыдно.

Волонтеры отремонтировали комнаты, местные компании построили новые полки, шкафы и холодильники, две рекламные студии предоставили надпись.

Будут три понедельника, среды и пятницы поставки около 400 клиентов с дополнительной едой, которую помощники панели будут собирать с понедельника по субботу.

Ван не только управляет пекарнями и продовольственными рынками в Эшвеге, но также в Бад-Зоден-Аллендорфе, Ванфриде, Вальдкаппеле, Вехретале и Джестадте.

Бухгалтерский учет

Невозвращенные своевременно подотчетные суммы – это недостача материальных ценностей:

Дебет 94 – Кредит 71 – списана сумма, выданная в подотчет и невозвращенная в установленные сроки сумма

Дебет 70 – Кредит 94 – удержана невозвращенная сумма из заработной платы сотрудника.

Основание: Инструкция по применению плана счетов.

Также случается, что доноры хотят оставаться непризнанными. Таким образом, совет директоров очень понравился многим анонимным пожертвованиям. Например, перед большими праздниками, такими как Рождество и Пасха. Или несколько дней назад по случаю праздника святого Иоанна: на доске появился конверт без отправителя с 200 евро, с просьбой использовать сумму для детей Тафела.

«Очень благодарен, что есть стол!»

Это жесты, которые мотивируют нас снова и снова для этой работы! Почетными гостями района Администратор Стефан Ройс и мэр Александер Хеп и спонсоры Вильгельм Готтинг и Джурген Нол отправился после тура новых помещений с председателем Маргот Ферчерт в равной степени полезным, помог дать товары в новых полках.

Как при выдаче в подотчет, так и при удержании невозвращенных подотчетных сумм, не образуется ни доходов, ни расходов. Поэтому налоги и взносы не начисляются.

Как создать в вашей организации Положение о подотчете, . Как правильно составить авансовый отчет, .

Внесены неиспользованные подотчетные ☎ суммы в кассу проводка

Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег. Бухучет В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом. Дебет 50 Кредит 71 – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71). Чек ККТ Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек? Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится.

Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно.

Внимание

Заполненные здесь поля не формируют проводки, но используются в печатной форме документа. Возврат подотчетных сумм Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался. По законодательству, сотрудник должен предоставить авансовый отчет сразу по возращении из командировки или в течение трех рабочих дней.

Точные сроки указываются в приказе руководителя. Согласно ст.

137 ТК, с целью погашения неизрасходованного аванса работодатель может удержать суммы из зарплаты сотрудника в течение одного месяца по завершении срока сдачи отчетности.

Данное положение действует, если работник не оспаривает основания и размеры удержаний. Такое решение оформляется отдельным распоряжение и должно быть письменно подтверждено сотрудником.

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У.

Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель.

Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

0 208 34 560

0 201 11 610

10 000,00

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

0 105 36 340

0 208 34 660

9500,00

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

0 201 34 510

0 208 34 660

500,00

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

0 210 03 560

0 201 34 610

500,00

Денежные средства внесены на расчетный счет

0 201 11 510

0 210 03 660

500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей.

По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С.

В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

0 208 12 560

0 201 11 610

15 000,00

Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы

0 401 20 212

0 208 12 660

13 000,00

Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения

0 201 11 510

0 208 12 660

2000,00

Авансовый отчет в бюджетном учреждении в 2020 году

Главная » Бухгалтеру » Авансовый отчет в бюджетном учреждении в 2020 году

Статью подготовила специалист по международным стандартам финансовой отчетности Меликова Мария Марковна. Связаться с автором


Вернуться назад на Авансовый отчет 2020
Начнем с того, что при формировании учетной политики учреждения по конкретному вопросу организации и ведения бухгалтерского учета в 2020 году нужно осуществлять выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством Российской Федерации и (или) нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных правовых актах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа исходя из положений по бухгалтерскому учету. Для чего это нужно, мы рассмотрим на примере. В бюджетных учреждениях из-за несвоевременного финансирования или в силу других причин подотчетные лица приобретают для учреждения ценности, а также оплачивают командировки за счет собственных средств.
Получается, что нет основания для составления авансового отчета, так как авансовый отчет является документом первичного учета, подтверждающим расходование выданных авансом подотчетных сумм. Возникает вопрос: как возместить понесенные работниками расходы? В этой ситуации во избежание ненужных вопросов от контролирующих органов во время проверок в учетной политике желательно указать, что предприятие наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет. И еще, что хотелось отметить по поводу учетной политики: бюджетным учреждениям при осуществлении деятельности, приносящей доход, на основании ст. 168 ТК РФ предоставлено право самостоятельно определять порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив это в приказе об учетной политике. Но, к сожалению, не все учреждения при составлении учетной политики пользуются этим правом. Хотя в ходе контрольных мероприятий установлено, что выплаты, особенно суточных, при направлении работника в командировку в ряде учреждений осуществляются сверх установленных норм.
Помимо учетной политики должен быть приказ руководителя предприятия.
Контролирующие органы обращают особое внимание на наличие данного приказа. В нем надо прописать круг лиц, имеющих право на получение денег в под отчет. Назначить лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировки и производство отметок в командировочных удостоверениях. В этом же приказе обязательно следует уточнить сроки, на которые выдаются денежные суммы, и еще необходимо указать порядок сдачи авансовых отчетов и предельный размер выдачи сумм в под отчет.
В ходе контрольных мероприятий установлено, что бюджетные учреждения часто не соблюдают правила выдачи денежных средств в под отчет. К примеру, выдача денег производится при наличии задолженности за подотчетным лицом по предыдущим авансам, также они порой выдаются без письменного заявления получателя средств.
Правила выдачи денег в под отчет четко прописаны в Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России № 148н (далее – Инструкция № 148н). Там сказано, что авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Это же правило установлено и п. 11 Порядка ведения кассовых операций, доведенного письмом ЦБ РФ № 18, там же установлено, что передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Не нужно забывать, что движение денежных средств, выданных под отчет, отражаются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов (п. 167 Инструкции № 148н).
Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить авансовый отчет (ф. 0504049), форма которого утверждена приказом Минфина РФ № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета». Наиболее распространенными нарушениями, допускаемыми при составлении авансового отчета, являются: невыполнение требования п. 17 Инструкции № 148н в части заполнения обязательных реквизитов и показателей. В авансовом отчете не указываются табельные номера, количество приложений, номера и дата приходных и расходных кассовых ордеров, отсутствуют в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об израсходованных суммах. Документы, приложенные к авансовому отчету, не нумеруются подотчетными лицами в порядке их записи в отчете.
Работнику бухгалтерии желательно внимательно проверять правильность заполнения авансового отчета, особое внимание обратить на документы, приложенные к отчету. Они должны быть оформлены соответствующим образом.
На основании авансового отчета сформировать бухгалтерские записи согласно Инструкции № 148н. Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». А принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем авансовому отчету, отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000. Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
Если были произведены расходы на хозяйственные нужды, то к авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг. Таковыми являются кассовые чеки или бланки строгой отчетности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчетного лица, и в обязательном порядке для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, прикладывается товарный чек.
Кассовый чек содержит сведения о продавце и указывает общую сумму, на которую произведена покупка; а в товарном чеке должен содержаться фактический перечень приобретенных товаров или услуг. Именно на основании товарного чека бухгалтер организации принимает к учету приобретенные ценности. В нем должны содержаться сведения о конкретном товаре, его количестве и цене за единицу. К сожалению, в некоторых учреждениях считают достаточным приложить к авансовому отчету только кассовые чеки или бланки строгой отчетности.
Наиболее часто подотчетные суммы выдаются на оплату служебных командировок. Нарушения по ним составляют наибольший удельный вес среди всех нарушений, выявляемых в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами. Например, выплаты суточных производятся в неустановленном размере, неправильно определяются дни суточных, при возмещении работнику расходов на проезд возмещаются расходы, которые, согласно законодательству, возмещению не подлежат либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены.
Сначала уточним, что такое служебная командировка? Служебной командировкой, по определению ст. 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом нужно руководствоваться положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ № 749 (далее – Положение).
Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. На основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него, за исключением случаев, если работник направляется в командировку за пределы территории Российской Федерации). По возвращении из командировки в течение трех дней работник должен отчитаться. При этом к авансовому отчету прилагаются: – отчет о выполненной работе, согласованный с руководителем, в письменной форме; – командировочное удостоверение; – документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных с командировкой.
При определении суточных в Положении сказано: днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Имейте в виду, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы. В Постановлении установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути, но, как мы уже говорили выше, сумму суточных можно увеличить, закрепив это в учетной политике при условии если предприятие осуществляет приносящую доход деятельность.
То же самое касается и оплаты проживания. В постановлении № 729 сказано, что возмещение расходов по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 рублей в сутки. Но учреждению дано право, закрепив в учетной политике при наличии приносящей доход деятельности, выплачивать работнику иную сумму.
Что касается документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Минфином Российской Федерации в письме № 03-05-01-04/164 даются следующие разъяснения по этому вопросу. Организации и частные предприниматели, оказывающие гостиничные услуги населению, имеют право проводить денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники, но при условии выдачи бланков строгой отчетности. Приказом Минфина Российской Федерации № 121 рекомендована к применению для гостиниц форма строгой отчетности № 3-Г. Поэтому для подтверждения расходов на оплату жилья счета по форме № 3-Г вполне достаточно.
Расходы по проезду к месту командировки по России и обратно из одного населенного пункта в другой включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте.

Судя по результатам проверок некоторые учреждения возмещают расходы по добровольному страхованию, так вот этот вид страхования возмещению не подлежит.
Также возмещению подлежат услуги по оформлению проездных документов.
Много вопросов возникает по расходам за пользование в поездах постельными принадлежностями. В письме Минфина Российской Федерации № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» сказано, что затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению командированному работнику по фактическим расходам, но подтвержденным соответствующими документами. Из этого следует, что командированные лица для оплаты стоимости пользования постельными принадлежностями должны представить квитанцию, чек или другой документ, подтверждающий стоимость этой услуги.
При отсутствии названных документов оплата не производится.
На примере рассмотрим, как нужно, согласно Инструкции № 148н, отразить в регистрах бухгалтерского учета командировочные расходы.

Аванс 2020
Авансовые платежи 2020
Авторское право 2020
Адвокатура 2020
Административная ответственность 2020


| | Вверх

Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

В процессе финансово-хозяйственной деятельности в бюджетных учреждениях постоянно возникает необходимость приобретения материальных ценностей, работ, услуг. Для этих целей могут использоваться как безналичные, так и наличные расчеты. Например, работнику выдаются наличные денежные средства (авансы) под отчет для выполнения определенных действий по поручению учреждения, в частности:

  • на хозяйственные расходы;
  • в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов (включая перерасход по авансовым отчетам);
  • раздатчикам для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий в учреждениях, имеющим большое количество подразделений или в централизованных бухгалтериях.

Работники, получающие такие средства, называются подотчетными лицами.

Организация работы

Во избежание неприятностей с проверяющими органами, бюджетное учреждение в приказе об организации бюджетного учета должно четко установить правила проведения расчетов с сотрудниками — подотчетными лицами и наделения их правом осуществлять определенные действия за наличный расчет от имени учреждения. Этим же документом детально регламентируется порядок и правила оформления сотрудниками отчетных документов по использованию подотчетных сумм и мера их ответственности.

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются Письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. N 18 об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (далее — Порядок ведения кассовых операций) и Инструкция по бюджетному учету, утвержденная Приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. N 25н (далее — Инструкция N 25н).

В Порядке ведения кассовых операций прописано, что размеры и сроки выдаваемых под отчет наличных денег на хозяйственно-операционные и другие расходы учреждения, в том числе его филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, определяются руководителем учреждения.

Это означает, что Порядок ведения кассовых операций не устанавливает ограничений на размер суммы аванса, выдаваемой организацией подотчетным лицам.

Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения. Поэтому на него распространяется Указание Центрального банка Российской Федерации от 14 ноября 2001 г. N 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» (далее — Указание). Указанием установлено, что в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке ограничен суммой 60 000 руб.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели в соответствии с нормами возмещения командировочных расходов, определенных следующими нормативными актами:

  • Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказ Минфина России от 02.08.2004 N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (в ред. Приказа от 12.07.2006 N 92н).

В течение трех рабочих дней по истечении срока, на который указанные суммы выданы, или со дня возвращения командированных лиц из командировки, подотчетники обязаны предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Для получения денежных средств работник должен написать заявление на имя руководителя учреждения с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». А также делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

При получении подотчетных сумм работник должен написать в командировочном удостоверении расписку в получении денег, которая пишется получателем только собственноручно, чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: руб. — прописью, коп. — цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Как отмечалось, выдача наличных денег под отчет производится только после полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

В учреждении выдача наличных денежных средств может производиться по удостоверению, выданному данным учреждением, при наличии в нем фотографии и личной подписи владельца.

Документальное оформление подотчетных сумм

Выдача наличных денежных средств под отчет производится по расходному кассовому ордеру формы КО-2 на основании письменного распоряжения уполномоченных на это должностных лиц (на заявлении о выдаче аванса, командировочного удостоверения и т.д.). Обязательным условиям является ознакомление подотчетного лица с порядком расходования подотчетных сумм (установленным приказом учреждения об организации бюджетного учета) под роспись, а также при условии полного отчета этого лица по ранее полученному авансу.

Выдача наличных денежных средств в порядке возмещения произведенных сотрудникам из личных средств расходов (включая перерасход по авансовому отчету) производится по расходным кассовым ордерам на основании надлежащим образом оформленных документов и авансовых отчетов при наличии разрешительной надписи уполномоченных на это должностных лиц.

По мнению автора, например при убытии в командировку, суммы аванса целесообразно выдавать из кассы под отчет по трем расходным ордерам (суточные, оплата проезда, проживание).

При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Оформление первичных документов

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • идентификационный номер организации-налогоплательщика (ИНН);
  • заводской номер контрольно-кассовой машины (ККМ);
  • порядковый номер чека;
  • дату и время покупки (оказания услуги);
  • стоимость покупки (услуги);
  • признак фискального режима.

На выдаваемом чеке могут содержаться и другие данные, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам с учетом особенностей сфер их применения.

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной Межведомственной Экспертной Комиссией по ККМ, с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
  • должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с указанием фамилии и инициалов;
  • штамп (печать) продавца (организации).

При покупках и осуществлении расчетов за товары, работы, услуги (в том числе за проживание в гостиницах) наличными денежными средствами в организациях, кроме розничной торговли, продавец (исполнитель) обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) три документа:

  • квитанцию к приходному ордеру;
  • накладную (или акт выполненных работ, оказанных услуг);
  • счет-фактуру.

Квитанция к приходному ордеру выписывается по унифицированной форме N КО-1 и заверяется штампом (печатью) кассира организации-продавца (исполнителя).

Накладная (акт выполненных работ, оказанных услуг) должна содержать следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • название и измерители приобретенного товара в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого вида товара не допускаются);
  • должность и личную подпись ответственного лица (продавца) с расшифровкой фамилии и инициалов;
  • штамп (печать) продавца (исполнителя или организации).

Счет-фактура должен отвечать требованиям положений ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации и выписываться по форме, установленной Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 <1>, с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при отсутствии информации соответствующие строки, графы прочеркиваются).

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 50, ст. 4896.

Иные документы при покупках за наличный расчет организаций (договоры купли-продажи и т.п.) оформляются дополнительно к вышеперечисленным документам, но не взамен их.

При покупках за наличный расчет у граждан — индивидуальных предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) следующие документы:

  • кассовый чек (или квитанцию к приходному кассовому ордеру);
  • товарный чек (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Кроме того, необходимы данные о фамилии, имени, отчестве индивидуального предпринимателя (полностью) и о его ИНН для представления сведений о полученных им доходах в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе МНС России от 1 ноября 2000 г. N БГ-3-08/379 «Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц» (далее — Приказ N БГ-3-08/379). Без получения таких сведений производить покупки за наличный расчет у граждан — индивидуальных предпринимателей для нужд организации запрещается.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются договорами купли-продажи личного имущества. В договорах должны быть указаны паспортные и (или) иные данные гражданина, необходимые для предоставления сведений в налоговую инспекцию по форме, приведенной в Приказе N БГ-3-08/379. Выплата денег по таким договорам производится непосредственно гражданам-продавцам только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких хозяйственных операций.

Первичные документы, оформленные с нарушением данных требований, не могут быть признаны оправдательными. Суммы, израсходованные сотрудником на свой риск без учета установленных требований, должны быть возмещены им (внесены в кассу организации).

Отчетность по подотчетным суммам

Лица, получившие денежные средства под отчет, а также лица, производившие хозяйственные расходы за счет личных средств, составляют Авансовые отчеты по ф. N 0504049 с приложением оправдательных документов и отметкой об оприходовании и (или) использовании приобретенных материальных ценностей.

Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне авансового отчета о фактически израсходованных суммах. К Авансовому отчету прикладываются пронумерованные подотчетным лицом документы в порядке их записи в отчете, подтверждающие произведенные расходы.

Нумерация авансовых отчетов производится не подотчетным лицом, а бухгалтерией.

Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением установленных требований.

Оформленные отчеты с прилагаемыми документами, утвержденные уполномоченными лицами, передаются подотчетными лицами в бухгалтерию не позднее 30 дней с момента выдачи наличных денежных средств под отчет (а при командировках — не позднее 3 дней после возвращения из командировки).

В бухгалтерии проверяют правильность оформления авансового отчета и наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Затем заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

После проверки авансового отчета и прилагаемых к нему документов оформляется расходный кассовый ордер и оплачивается перерасход по авансовому отчету (возмещение расходов, произведенных сотрудником из личных средств).

В случаях неполного использования подотчетных сумм (наличия остатка по авансовому отчету), невнесения остатков в кассу, а также непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы в установленном порядке подлежат удержанию из заработной платы, денежного довольствия, начиная с текущего месяца.

Перед составлением квартальной и годовой отчетности неизрасходованные суммы авансов должны быть возвращены подотчетными лицами в кассу (за исключением лиц, находящихся в командировке).

Учет движения подотчетных сумм

На основании п. 155 Инструкции N 25н для обобщения информации о расчетах с работниками учреждения по суммам, выданным им под отчет, в бюджетном учете используется счет 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в корреспонденции с соответствующими счетами бюджетного учета.

Пример 1. При выдаче на основании командировочного удостоверения денег из кассы на проезд за счет средств федерального бюджета бухгалтер делает следующие записи на сумму 10 000 руб.

Дебет

1 20805 560

«Увеличение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по оплате транспортных

услуг»

Кредит

1 20104 610

«Выбытия из кассы»

Пример 2. Сотрудник написал заявление о получение сумм под отчет за счет средств федерального бюджета для приобретения запасных частей. В бюджетном учете будет произведена запись на сумму 15 000 руб.

Дебет

1 20822 560

«Увеличение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по приобретению

материальных запасов»

Кредит

1 20104 610

«Выбытия из кассы»

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами ф. 0504071 либо в Карточке учета средств и расчетов ф. 0504051.

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету «Расчеты с подотчетными лицами» и формируется на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы «Наименование показателя» журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной валюте показывается сумма в валюте Российской Федерации, одновременно в графе «Наименование показателя» приводится запись: «В рублевом эквиваленте».

В Главную книгу переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету 20104 000 «Касса».

Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях, по курсу Центрального банка Российской Федерации. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производится по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета:

  • 10500 000 «Материальные запасы»;
  • 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»;
  • 40101 200 «Расходы учреждения»;

счетов:

  • 30201 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»;
  • 30202 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам»;
  • 30203 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»
  • 30215 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям и выплатам по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения»;
  • 30216 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по социальной помощи населению»;
  • 30217 830 «Уменьшение прочей кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления»;
  • 20402 530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале»;
  • 20403 520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций».

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 20104 510 «Поступления в кассу», 20105 510 «Поступления денежных документов».

Пример 3. В соответствии с примерами 1 и 2 на основании авансового отчета возврат остатков неизрасходованных денежных средств по приходному кассовому ордеру отражается следующими записями:

сумм, выданных на проезд, — 1000 руб.

Дебет

1 20104 510

«Поступления в кассу»

Кредит

1 20805 660

«Уменьшение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по оплате транспортных

услуг»

  • сумм, выданных на приобретение запасных частей, — 3000 руб.

Дебет

1 20104 510

«Поступления в кассу»

Кредит

1 20822 660

«Уменьшение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по приобретению

материалов»

В случаях, если подотчетное лицо не может отчитаться за израсходованные денежные средства, выданные ему подотчет, работодатель имеет право произвести удержания из заработной платы этого сотрудника.

На основании ст. 137 Трудового кодекса Российской Федерации удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться <2>:

  • для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
  • для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.

<2> См. статью С.Н. Смирнова «Учет удержаний из заработной платы работников», «Ваш бюджетный учет» N N 3 — 6, 2007.

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

При учете операций с подотчетными лицами следует учесть одну особенность. Подотчетное лицо, как правило, для получения подотчетных сумм пишет заявление или оформляет командировочное удостоверение. На этих документах руководитель учреждения ставит разрешительную надпись, тем самым учреждение принимает бюджетное обязательство по оплате расходов. При получении авансового отчета, как правило, сумма понесенных расходов будет больше или меньше суммы аванса. В таких случаях необходимо произвести корректировку принятых бюджетных обязательств соответственно: с плюсом или минусом. Данный подход позволяет отслеживать наличие лимитов бюджетных обязательств, например при большом количестве сотрудников, направляемых в командировки.

Пример 4. Бюджетное учреждение приобретает компьютер стоимостью 45 000 руб. через подотчетное лицо. Для этого учреждение использует наличные денежные средства в рамках бюджетного финансирования, снятые со счета в органе казначейства. В бюджетном учете будут произведены следующие записи:

  • отражены принятые бюджетные обязательства по приобретению компьютера на основании заявления о получении аванса подотчетного лица — 45 000 руб.

Дебет

1 50103 310

«Лимиты бюджетных обязательств

получателей бюджетных средств по

приобретению основных средств»

Кредит

1 50201 310

«Принятые бюджетные обязательства

текущего года за счет приобретения

основных средств»

  • отражено списание средств со счета в органе казначейства для получения наличных средств — 45 000 руб.

Дебет

1 21003 560

«Увеличение дебиторской задолженности по

операциям с наличными денежными

средствами получателя бюджетных средств»

Кредит

1 30405 310

«Расчеты по платежам из бюджета с

органами, организующими исполнение

бюджетов, по приобретению основных

средств»

  • получены наличные денежные средства в кассу учреждения — 45 000 руб.

Дебет

1 20104 510

«Поступления в кассу»

Кредит

1 21003 660

«Уменьшение дебиторской задолженности по

операциям с наличными денежными

средствами получателя бюджетных средств»

  • выданы денежные средства подотчетному лицу для покупки компьютерной техники — 45 000 руб.

Дебет

1 20819 560

«Увеличение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по приобретению основных

средств»

Кредит

1 20104 610

«Выбытия из кассы»

  • подотчетным лицом представлен Авансовый отчет на приобретенный компьютер, включая НДС, — 43 000 руб.

Дебет

1 10601 310

«Увеличение капитальных вложений в

основные средства»

Кредит

1 20819 660

«Уменьшение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по приобретению основных

средств»

  • принят остаток подотчетной суммы по приходному кассовому ордеру — 2000 руб.

Дебет

1 20104 510

«Поступления в кассу»

Кредит

1 20819 660

«Уменьшение дебиторской задолженности

подотчетных лиц по приобретению основных

средств»

  • других вложений в приобретение компьютера не предусмотрено и производится корректировка принятых бюджетных обязательств методом «красное сторно» — 2000 руб.

Дебет

1 50103 310

«Лимиты бюджетных обязательств

получателей бюджетных средств по

приобретению основных средств»

Кредит

1 50201 310

«Принятые бюджетные обязательства

текущего года за счет приобретения

основных средств»

  • компьютер принят к учету по первоначальной стоимости по акту приема-передачи объекта основных средств ф. 0306001 — 43 000 руб.

Дебет

1 10104 310

«Увеличение стоимости машин и

оборудования»

Кредит

1 10601 410

«Уменьшение капитальных вложений в

основные средства»

Инвентаризация подотчетных сумм

При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использованию, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

В соответствии с п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

О налогообложении подотчетных сумм

В заключение хотелось бы отметить, что в соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса Российской Федерации не подлежат налогообложению единым социальным налогом все виды установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с возмещение командировочных расходов.

В частности, такие нормы устанавливает Постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организации на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», а также ранее отмеченные нормативные документы.

В.А.Засорин

Бухгалтер-консультант

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях, как и у любого иного юрлица, подлежат строгому контролю. Какими нормативными актами нужно пользоваться и как применять их на практике при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях (далее — БУ), расскажем в этой статье.

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Расчеты по командировочным расходам

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Итоги

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:

  • назначение выплаты;
  • калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса;
  • срок, на который выдаются деньги.

Стандартным требованием является то, что на момент выдачи аванса у сотрудника не должно быть незакрытого старого аванса (п. 214 инструкции к единому плану счетов).

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже 3 рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.

О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Расчеты по командировочным расходам

Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:

  • проживания;
  • проезда;
  • дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.

Авансовый отчет должен быть представлен до истечения 3 рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.

Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Вид расходов

Размер компенсируемых расходов

Расходы подтверждены

Расходы не подтверждены

Наем жилья

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

Суточные

100 руб. в день

Проезд поездом

Не более стоимости билета в купейный вагон скорого фирменного поезда

Стоимость плацкарта

Проезд по воде

Не более стоимости билета:

  • для морского судна — в каюту группы V регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории II всех линий сообщения;
  • для парома — в каюту категории I

Стоимость билета:

  • для морского судна — в каюту группы X регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории III речного судна всех линий сообщения

Проезд на самолете

Не более стоимости билета в эконом-классе

Проезд автотранспортом

Не более стоимости билета на автотранспортное средство общего пользования (кроме такси)

Стоимость билета на общественный автобус

Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для суточных нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.

Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ, регламентирующий командировки — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Бухучет в бюджетных учреждениях, помимо единого плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Об основах бухгалтерского учета в бюджетных структурах читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов. Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками по зарплате предусмотрен другой счет. Так, счет 020811000 нужен при выдаче денег лицу, которое отвечает за выдачу зарплаты сотрудникам подразделения БУ, удаленного настолько, что платежная ведомость, по которой делаются выплаты, не может быть возвращена в кассу БУ в срок до 3 дней.

В пп. 105–106 инструкции к этому плану счетов можно найти типовые проводки по расчетам с подотчетниками с разъяснениями. Рассмотрим выдачу средств под отчет на примере.

Пример

Бухгалтер-кассир удаленного структурного подразделения получил в кассе БУ денежные средства в размере 260 000 руб. на выплату зарплаты сотрудникам в течение 10 рабочих дней. Через неделю платежная ведомость с подписями получивших была возвращена в кассу учреждения. 27 000 руб. бухгалтер вернул в кассу в связи с тем, что один из сотрудников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020811560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Бухгалтеру-кассиру выданы наличные на выплату зарплату сотрудникам

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

Бухгалтер-кассир вернул остаток подотчетной суммы в кассу

030211830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

На основании платежной ведомости отражена выданная сотрудникам сумма зарплаты

Завхозу этого же структурного подразделения на основании заявления были выданы 10 000 руб. на закупку канцтоваров и бытовой химии сроком на 5 дней. Ровно в срок завхоз представил в бухгалтерию авансовый отчет и товарные чеки на купленные материалы на сумму 7 500 руб. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу.

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020834560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Завхозу выданы наличные под отчет на покупку материалов для хозяйственных нужд

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020834660″ Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

2,5

Завхоз вернул неиспользованную часть денег

010536340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

7,5

Оприходованы купленные материалы на основании авансового отчета завхоза

Итоги

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.

ВОЗВРАТ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦОМ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПРОШЛЫХ ЛЕТ

Муниципальное бюджетное учреждение по физической культуре и спорту в 2017году получило субсидию на иные цели (АнКВД 180). На 01.01.2018 в подотчете у сотрудника остались денежные средства на оплату проезда, проживания спортсменов (не являющимися сотрудниками учреждения), привлекаемых для участия в соревнованиях. Данные расходы отражались по КВР 113 КОСГУ 290. В учете задолженность числится на счете 208 91.
В 2018году подотчетное лицо вносит остаток денежных средств в кассу учреждения по КВР 113 КОСГУ 290.
Учреждение вносит данные средства на лицевой счет 21 по КВР 113 КОСГУ 290.
Далее с лицевого счета 21 учреждение возвращает остаток субсидии на иные цели прошлых лет учредителю по АнКВД 180 КОСГУ 610.
Вышестоящие органы не согласны с тем, как учреждение провело данные операции. По их мнению, учреждение должно было либо отразить возврат подотчетных сумм как восстановление кассового расхода с последующим перечислением в бюджет по КВР 113 КОСГУ 290, либо отразить возврат подотчетных сумм как доходы по АнКВД 180 с последующим перечислением в бюджет путем уменьшения данных доходов.
Какими бухгалтерскими записями, по каким АнКВД (КВР) и КОСГУ отражаются операции по поступлению подотчетных сумм, выплаченных в прошлом периоде, в кассу учреждения с последующим зачислением на лицевой счет и по возврату остатка неиспользованной субсидии на иные цели прошлого года в бюджет?

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ, Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.

Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.

Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.

Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Авансовый отчет проводки бюджетная организация

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *