Авансовый отчет проводка

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Операции

Д/т

К/т

Утвержден авансовый отчет, проводками списаны затраты по командировке:

— в торговой компании (если целью ее являлось продвижение товара)

— в производственном предприятии (поездки рабочего характера)

— общехозяйственного толка, например почтовые расходы

В поездке приобретены активы или материалы

08,10

Из суммы затрат выделен НДС

НДС принят к вычету

Остаток неиспользованных командировочных расходов возвращен в кассу, на расчетный счет или удержан из заплаты по согласию сотрудника

50, 51, 70

Перерасход средств выплачен сотруднику

Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Пример 1:

Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2019 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:

  • стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);

  • стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;

  • суточные — 3500 руб. (700 х 5 дн.);

  • оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;

  • приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:

Дата

Операции

Д/т

К/т

Сумма

На карту сотрудника перечислен аванс по командировке

160 000

Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты:

— суточные

— за проживание в отеле

18 000

НДС по сч-ф отеля

— за проезд (авиабилет)

15 000

НДС по авиабилету

Консультация по использованию оборудования

15 000

Стоимость установки

90 000

НДС со стоимости установки

18 000

Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм

105 000

Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000)

24 600

Дерябину А. Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000)

В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.

Пример 2:

Оператор ПК Минина И.И. 15.04.2019 отправлена в командировку на 2 дня для повышения профподготовки и посещения семинара. Сумма аванса составила 13400 руб. Билеты на проезд были заранее заказаны компанией и выданы ей вместе с суммой командировочных. 17.04.2019 Минина И. И. возвратилась и представила на утверждение авансовый отчет, где перечислила расходы и подтвердила их документально:

  • суточные 1400 руб. (700 х 2 дн.);

  • плата за проживание в гостинице 3360 руб. (НДС 560 руб.);

  • проезд 6000 руб.:

  • оплата участия в семинаре 5000 руб.

Всего на сумму 15760 руб.

Проводки:

Дата

Операции

Д/т

К/т

Сумма

Из кассы фирмы выдан аванс по командировке

13 400

В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И.

Проездные документы выданы Мининой И.И.

Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат:

— суточные

— за проживание

НДС по сч-ф отеля

— за проезд

— за участие в семинаре

Остаток неиспользованного аванса 3640 руб. (13 400 + 6000 – 1400 – 3360 — 6000 – 5000) возвращен в кассу

Пример 3:

Менеджер отдела сбыта Лешков И.Т. 16.04.2019 получил командировочные расходы в сумме 30 000 руб. на проведение презентации в компании – потенциальном потребителе продукции, находящейся в соседнем регионе. Срок поездки – 3 дня. Лешков И.Т. вернулся 18.04.2019, представив отчет о произведенных тратах:

— суточные 2100 руб. (700 х 3);

— представительские расходы (ужин с заказчиками продукции) – 16 000 руб.;

— проведение презентации – 15 000 руб.

Проживал Лешков И.Т. у своих родственников, расходы по проживанию не подтвердил.

Всего затрат 33 100 руб.

Проводки:

Дата

Операции

Д/т

К/т

Сумма

На карту сотрудника перечислен аванс по командировке

30 000

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица, проводками списаны затраты:

— суточные

— представительские

16 000

— на презентацию по продвижению товара

15 000

Проводка возмещения перерасхода по авансовому отчету Лешкову И.Т. (33 100 – 30 000)

Нормативные основы расчетов с подотчетными лицами

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации. Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1. К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Процедура выдачи средств работнику под отчет регламентируется Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В случае если фирма отправляет сотрудника в командировку, то работник, получивший средства, может их потратить на:

  • проезд, в том числе расходы на приобретение билетов;
  • проживание (аренды квартиры, номера в гостинице и прочее);
  • расходы, связанные с проживание (так называемые «суточные»);
  • оформление визы, медицинской страховки (при командировке за границу).

Работник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании в течение 3-х дней после совершения хозяйственной операции (окончания командировки или покупки необходимого товара).

Основные проводки по авансовым отчетам сотрудников

Для операций по расчету с подотчетными лицами используют счет 71. Выдача средств проводится по дебету 71, израсходованные средства – по кредиту 71.

Каким образом необходимо отражать операции по расчету с подотчетными лицами в учете? Рассмотрим типовые проводки на примерах.

Расходы на хозяйственные нужды

Представим, что сотрудник ООО «Престиж» получил наличные средства в сумме 6250 руб., НДС 954 руб. для покупки бумаги для предприятия. Фактически на бумагу было потрачено 7315 руб., НДС 1116 руб., о чем и был предоставлен авансовый отчет.

Бухгалтер ООО «Престиж» оформит данную операцию в проводках таким образом:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50 Сотрудник ООО «Престиж» получил аванс на приобретение бумаги 6250 руб заявление сотрудника
10 71 Фактические расходы на приобретение бумаги учтены в составе себестоимости приобретенных материалов 7315 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
19 71 Учтен НДС по приобретенной бумаге 1116 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)
71 50 ООО «Престиж» осуществил доплату сотруднику (7315 — 6250) 1065 руб. авансовый отчет, подтверждающие документы (чеки, квитанции, накладные и прочее)

Возможна ситуация, когда расходы по договору аренды оплачиваются наличными, и бухгалтер предприятия ежемесячно выдает сотруднику средства для внесения платежей. Выдаче средств в таком случае осуществляются по кредиту 60. Расходы же отражаются по счету 44.

Командировочные расходы

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

  • проезд в оба конца (авиабилеты) на сумму 12 350 руб., НДС 1884 руб.;
  • проживание в гостинице «Центральная» на сумму 7200 руб., НДС 1094 руб.;
  • суточные согласно утвержденных норм на сумму 5500 руб.

Остаток неиспользованных средств (2450 руб.) Симонов вернул в кассу ООО «Глобал».

В учете ООО «Глобал» были сделаны такие проводки по командировочным расходам:

Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50/1 Симоновым получен аванс на командировку в г. Екатеринбург 27 500 руб. приказ на командировку, заявление Симонова В.П.
19 71 Учтен НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
68 НДС 19 Вычет НДС 2978 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
10 71 Учтены расходы по командировке 25 050 руб. авансовый отчет Симонова В.П.
50/1 71 Возврат неиспользованных средств в кассу ООО «Глобал» 2450 руб. приходный кассовый ордер

Расчеты с подотчетными лицами являются достаточно распространенными операциями. трудно найди бухгалтера, который хотя бы раз не столкнулся с выдачей средств сотруднику или с авансовым отчетом. Главное, о чем стоит помнить в данном случае — внимательность и скрупулезность при проверке документов, подтверждающих факт и сумму понесенных расходов работником.

Деятельность любой организации зависит от его трудовых ресурсов, которые всегда готовы выполнить поставленную задачу. Для выполнения этих задач сотрудникам выделяются денежные средства, за которые они впоследствии должны будут отчитаться. Рассмотрим как отразить в проводках расчеты с подотчетными лицами по авансовому отчету.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

  1. Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
  2. Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Перечень типовых проводок, формируемых в бухгалтерском учете по авансовым отчетам

Счет Дт Счет Кт Сумма проводки, руб. Описание проводки Документ-основание
71 50 12 500 Выдача денег подотчет из кассы предприятия РКО
71 51 (52) 13 100 Перечислены деньги в подотчет на пластиковую карту сотрудника (в национальной или инвалюте) Платежное поручение
71 55 12 370 Выдача денег на специальный банковский счет Платежное поручение
71 50-3 5 890 Сотруднику, который отправляется в командировку, выданы проездные документы.
50 (51, 52, 55) 71 8 320 Возврат неизрасходованных подотчетных средств Авансовый отчет и ПКО, банковская выписка
08 (10, 15) 71 158 000 Подотчетным лицом приобретено основное средство и другие материальные ценности Авансовый отчет и акт приема
41 71 7 800 Приобретение товаров за деньги, которые были выданы в подотчет Авансовый отчет, расходная накладная
71 10 500 Командировочные расходы включены в состав:

-основного производства;

— вспомогательного производства;

— общепроизводственных затрат;

— общехозяйственных затрат;

— обслуживающего производства;

— затрат на сбыт

Авансовый отчет, подтверждающие документы
19 71 1 890 Начисленная сумма НДС по авансовому отчету (10500 х 18%) Авансовый отчет и счет
71 50 (51) 2 500 Подотчетному лицу выдана (перечислена) сумма перерасходованных средств РКО, платежное поручение
94 71 3 260 Списание денежных средств, за которые подотчетное лицо не отчиталось в указанные сроки
73 94 3 260 Начисленная сумма задолженности за не возвращенные сотрудником подотчетные средства
70 73 3 260 Удержание не возвращенной суммы из заработной платы сотрудника Зарплатная ведомость

Расчеты с подотчетными лицами являются часто совершаемыми операциями в казенном учреждении. Они имеют свои нюансы, о которых необходимо знать для соблюдения порядка расчетов, правильного оформления документов и исключения возможных негативных последствий несоблюдения требований нормативных правовых актов.

В предлагаемой статье рассмотрены:

  • порядок выдачи наличных денег работнику под отчет и возврата учреждению не израсходованной им суммы, а также возмещения работнику перерасхода;
  • вопросы документального оформления данных операций;
  • негативные последствия в случаях несоблюдения учреждением или подотчетным лицом требований нормативных правовых актов.

Выдача денег под отчет

Порядок расчетов с подотчетными лицами регламентируется п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Порядок ведения кассовых операций), частично он прописан в порядке заполнения документов, оформляемых при осуществлении данных расчетов.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций деньги подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности казенного учреждения, выдаются на основании заявления работника, составленного в произвольной форме и содержащего следующее:

  • сумму наличных денег;
  • срок, на который выдаются деньги под отчет;
  • дату составления заявления;
  • подпись руководителя учреждения.

Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Иногда возникают ситуации, когда работнику, у которого не закончился срок отчета по предыдущему авансу, необходимо выдать новый. Как быть в таких ситуациях?

Работнику 03.10.2016 выдано 80 000 руб. под отчет на пять дней на приобретение запчастей. 05.10.2016 его отправили в командировку на два дня. Вправе ли учреждение выдать ему новый аванс на командировку, если запчасти он еще не купил? Можно ли аванс на покупку запчастей зачесть как новый аванс на командировку?

В данной ситуации нужно исходить из вышеуказанного требования о возможности выдачи нового аванса только после погашения старого. Исключений из этого правила нет. Следовательно, так как работник не отчитался по авансу, полученному на приобретение запчастей, он сначала должен вернуть неизрасходованную сумму, а затем получить аванс на командировку. И только после того, как он вернется из командировки и отчитается по авансовому отчету, кассир будет вправе ему выдать новый аванс на приобретение запчастей, для получения которого ему необходимо будет оформить новое заявление.

Выдача денежных средств под отчет при отсутствии документов, подтверждающих погашение подотчетным лицом задолженности по ранее полученным суммам, является административным правонарушением, за которое ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде уплаты административного штрафа:

  • должностными лицами — от 4 000 до 5 000 руб.;
  • юридическими лицами — от 40 000 до 50 000 руб.

Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 15.08.2016 № 09АП-30301/2016 признал правомерным привлечение общества к ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ, в ситуации, когда общество осуществило 25.06.2015 выдачу наличных денежных средств в размере 22 000 руб. под отчет подотчетному лицу, полностью не отчитавшемуся по ранее (от 23.05.2015) полученному в размере 20 000 руб. авансу. Аналогичного подхода данный суд придерживался в Постановлении от 14.09.2016 № 09АП-37000/2016.

Такую же позицию высказал Десятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 26.02.2015 № 10АП-18198/2014, при этом, применив положения ст. 2.9 КоАП РФ о малозначительности правонарушения, он освободил общество от ответственности.

Учреждение направляет работника в командировку. Можно ли ему аванс на суточные (проезд и проживание учреждение оплатило самостоятельно) выдать без заявления?

В данном случае нужно исходить из следующего. С одной стороны, суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 167 ТК РФ), которые работник не должен подтверждать. С другой стороны, п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций предусматривается выдача аванса на основании заявления работника и исключений из данного правила нет. Поэтому, по нашему мнению, выдача такого аванса должна производиться на основании заявления работника, которое будет прикладываться к расходному кассовому ордеру.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (далее — РКО). Он должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром (абз. 1 пп. 4.3 п. 4 Порядка ведения кассовых операций).

В порядке заполнения РКО указано, что, когда на прилагаемых к РКО документах (например, заявлениях) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на РКО необязательна. Однако согласно п. 8 Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии на них подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц. То есть без подписи руководителя учреждения РКО нельзя принять к бухгалтерскому учету, и, соответственно, его наличие обязательно. Аналогичное мнение было изложено в Письме Минфина РФ от 12.08.2014 №02‑03‑09/40157.

В РКО по строке «Основание» отражается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

После проставления в РКО подотчетным лицом подписи кассир выдает ему наличные деньги и подписывает РКО (п. 6.2 Порядка ведения кассовых операций).

Формирование авансового отчета

Порядок заполнения и представления авансового отчета. Форма авансового отчета (ф. 0504505), а также методические указания по его заполнению утверждены Приказом Минфина РФ № 52н.

Согласно п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется подотчетным лицом:
— в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет. Этот срок имеет смысл утвердить руководителем учреждения в локальном нормативном акте;
— со дня выхода на работу.

Подотчетное лицо приводит сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняет графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных им суммах с указанием документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются им в порядке их записи в отчете.

На оборотной стороне авансового отчета графы 7 — 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются бухгалтером.

В авансовом отчете указываются данные по предыдущему авансу (остаток или перерасход), что позволяет контролировать расчеты с подотчетным лицом.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций).

Электронный вид авансового отчета. Пунктом 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Следовательно, авансовый отчет, являющийся первичным учетным документом, может быть также составлен в электронном виде.

В статье 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63‑ФЗ) указано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Минфин в Письме от 20.08.2015 № 03‑03‑06/2/48232 разъяснил, что при формировании авансового отчета в электронном виде в целях соблюдения требований Закона № 63‑ФЗ использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа.

От себя отметим, что переход на применение электронного вида авансового отчета вызывает много вопросов, одна из сложностей его применения связана с необходимостью наличия электронной подписи у всех участников составления авансового отчета, поэтому он еще не скоро будет широко использоваться.

Документы, прикладываемые к авансовому отчету. Для документального подтверждения несения подотчетным лицом расходов, на которые ему был выдан аванс, он прикладывает к авансовому отчету первичные документы (акты, накладные, счета и т. п.). Очень важно обращать внимание на то, чтобы расходы были фактически понесены, а в наличии были все необходимые оправдательные документы, правильно оформленные, в которых заполнены все необходимые реквизиты. В противном случае налоговый орган может посчитать, что такие средства признаются доходом подотчетного лица и подлежат обложению НДФЛ. Например, УФНС в Письме от 12.10.2007 № 28-11/097861 указало, что, если оправдательные документы на приобретение товара или выполнение работы (оказание услуги) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

При наличии достаточных оснований подобные выводы поддерживают и суды. Например, в п. 8 Обзора практики рассмотрения налоговых споров Президиумом ВАС РФ, ВС РФ и толкования норм законодательства о налогах и сборах, содержащегося в решениях КС РФ за 2013 год сказано, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование обществом товарно-материальных ценностей в определенном порядке, такие денежные средства являются доходом подотчетного лица и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

АС ВСО в Постановлении от 01.12.2015 №Ф02-6431/2015 посчитал подотчетные суммы доходом работника, облагаемым НДФЛ. Суд, изучив авансовые отчеты, а также приложенные к ним первичные документы, обратил внимание на следующее:
— в указанных документах отсутствуют сведения и реквизиты, необходимые для идентификации лиц, подписавших чеки (наименование лица, составившего документ, его должность, фамилия, инициалы);
— в некоторых товарных чеках наименование товара указано таким образом: «хозяйственные расходы, канцелярские товары, товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки», отсутствует дата составления документов, не заполнены графы «Количество», «Цена товара», нет подписи продавца.

Из вышесказанного следует, что казенному учреждению нужно требовать от подотчетных лиц ответственного отношения к документальному подтверждению понесенных расходов и приложения к авансовым отчетам правильно оформленных документов.

Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам. Порядок действий учреждения для таких случаев определен ст. 137 ТК РФ, из которой следует, что работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс. Удержать из зарплаты работника невозвращенную сумму можно в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 уточнено, что решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения. Согласие работника на удержание сумм из заработной платы нужно получить в письменной форме.

Какие последствия возникают в случае, когда прошел месяц после окончания срока возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы, но он ее не вернул, а приказ на удержание этой суммы из заработной платы не издан либо издан, но фактически удержание еще не произведено?

Во-первых, за работником числится долг по возврату неизрасходованной суммы аванса, полученной под отчет. То есть эта сумма продолжает являться собственностью учреждения. Задолженность за работником числится, пока не истечет срок исковой давности.

Во-вторых, такая задолженность может быть отнесена к доходам работника, с которых нужно исчислить страховые взносы и НДФЛ.

В-третьих, подобная задолженность может быть переквалифицирована в беспроцентный заем.

Страховые взносы. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектами обложения страховыми взносами в ФСС, ПФР и ФФОМС являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Контролирующие органы неоднократно давали официальные разъяснения по поводу обложения страховыми взносами не возвращенной в установленные сроки подотчетным лицом суммы аванса. Например, в п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06-5250 приводятся следующие рекомендации:

  • если работодатель удержал из заработной платы работника не израсходованный им остаток аванса на основании ст. 137 ТК РФ, объекта обложения по страховым взносам не возникает;
  • когда работодатель принимает решение не удерживать такие суммы, они рассматриваются как выплаты в пользу работников в рамках трудовых отношений и будут облагаться страховыми взносами в общеустановленном порядке (см. также Письмо Минтруда РФ от 12.12.2014 № 17-3/В-609);
  • если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами (с копиями товарных чеков на приобретение товаров, работ (услуг), счетами, накладными), в случае когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, организация вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов.

НДФЛ. По поводу обложения НДФЛ в случае несвоевременного возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы официальных разъяснений контролирующих органов нет.

Из арбитражной практики можно сделать вывод, что налоговые инспекции иногда такие суммы признают доходом подотчетного лица и начисляют НДФЛ. Суды подобный подход не поддерживают, если не истек срок исковой давности.

Например, АС ЦО в Постановлении от 19.07.2016 №Ф10-2385/2016 рассмотрел ситуацию, когда на основании РКО генеральному директору общества под отчет выдавались денежные средства в размере 317 882 029 руб. По мнению налоговой инспекции, выданные работнику подотчетные суммы, не израсходованные в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные обществу по ПКО, являются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ. Суд пришел к выводу, что они не признаются его доходом ввиду следующего:

  • отсутствуют бесспорные доказательства, подтверждающие, что данные средства были получены подотчетным лицом безвозмездно в свое пользование или присвоены;
  • они не переходят в собственность работника.

Стоит отметить также, что не израсходованная подотчетным лицом сумма аванса, которая не возвращена в установленные сроки, может быть переквалифицирована налоговой инспекцией в сумму, которой работник пользуется по договору займа. Согласно п. 1 ст. 807 ГК РФ по договору займа заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу такую же сумму денег.

В силу пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ доходом налогоплательщика признается материальная выгода, полученная от экономии на процентах за пользование налогоплательщиком заемными средствами, полученными от организаций.

ФАС ПО в Постановлении от 13.03.2014 №А65-15313/2013 рассмотрел ситуацию, когда работникам юридического лица выдавались подотчетные денежные средства на приобретение ТМЦ. По состоянию на 31.12.2011 некоторыми подотчетными лицами не были представлены авансовые отчеты. Инспекция, посчитав данные денежные средства материальной выгодой работников, исчислила НДФЛ по ставке 35%.

Суд указал, что денежные средства, выданные физическим лицам под отчет на приобретение материальных ценностей, не могут рассматриваться как доход для целей обложения НДФЛ, поскольку, если подотчетные суммы не израсходованы работником либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату. И только по истечении срока исковой давности невозвращенные суммы будут являться доходом физического лица и облагаться НДФЛ.

Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода

Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из‑за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?

Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.

* * *

В заключение выделим основные выводы:

  1. При выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам.
  2. Когда подотчетное лицо отчитывается по полученному авансу, очень важно, чтобы оно обеспечило достаточное документальное подтверждение понесенных расходов.
  3. Учреждению нужно осуществлять контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать претензий контролирующих органов, а также чтобы не создавалось ситуации, когда работник может требовать уплаты процентов за несвоевременно выплаченную ему учреждением сумму перерасхода по авансовому отчету.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 №157н.

Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88.

Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 №52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Приложены к Письму ФНС РФ от 24.12.2013 №СА-4-7/23263.

Налоговые проверки становятся жестче. Научитесь защищать себя в онлайн-курсе «Клерка» — «Налоговые проверки. Тактика защиты».

Посмотрите рассказ о курсе от его автора Ивана Кузнецова, налогового эксперта, который раньше работал в ОБЭП.

Заходите, регистрируйтесь и обучайтесь. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат.

Документы, подтверждающие приобретение ТМЦ подотчетником

Подотчетное лицо — работник, получивший денежные средства на хозяйственные, административные и прочие расходы.

Какими документами регулируются взаиморасчеты с подотчетными лицами, как выдаются деньги под отчет, какие сложности могут возникнуть в налоговом учете расходов, понесенных подотчетным лицом, см. в материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Чтобы отчитаться за деньги, полученные на покупку ТМЦ, подотчетное лицо заполняет авансовый отчет, в котором указывает, какие именно ценности, в каком количестве и каких суммах были приобретены.

Посмотреть пример заполнения авансового отчета (АО), а также скачать образец заполненного АО, можно в материале «Образец заполнения авансового отчета в 2015 году».

К авансовому отчету прикладываются оправдательные документы, т. е. документы, подтверждающие данные расходы. Рассмотрим, какие это могут быть документы. Сотрудник организации, получив деньги под отчет, может приобрести ТМЦ в любом месте: в розничной торговой сети, в небольшой организации, получив в качестве подтверждающих покупку документов товарный и, если есть, кассовый чек. В данном случае товарный чек подтверждает факт покупки ТМЦ, а кассовый — их оплату.

Что делать бухгалтеру, если подотчетник не принес кассовый чек, см. в материале «Особенности авансового отчета без кассового чека».

Важный момент — принятие к учету правильно заполненных документов.

Что именно должно быть указано в документах, передаваемых подотчетным лицом, см. в материале «Проверяйте реквизиты в документах подотчетника, чтобы не “попасть” на НДФЛ».

Если ТМЦ приобретены у организации, не являющейся плательщиком НДС, этих документов вполне достаточно для принятия авансового отчета и оприходования ТМЦ по нему.

Чтобы подотчетное лицо, приобретая ТМЦ, выступало перед организацией-продавцом не как физическое лицо, а именно как представитель своего предприятия, необходимо выписать доверенность на данного сотрудника. В доверенности должны стоять дата выдачи и срок действия. Выписанная доверенность регистрируется в специальном журнале и выдается на руки работнику. Предъявив доверенность продавцу, работник выступает от имени своей организации. Все документы, предоставляемые ему другими предприятиями, будут оформлены на имя его фирмы-работодателя. Приобретая ТМЦ, таким образом, он получит и накладную, и счет-фактуру с указанием реквизитов своей организации, что позволит принять «входной» НДС к вычету.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

  • Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
  • Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

  • Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
  • Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
  • Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
  • Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
  • Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
  • Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

Авансовый отчет проводка

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *