Компания «Архивный Эксперт» профессионально и качественно оказывает услуги аутсорсинга архива.
Содержание
Наши специалисты знают свое дело
Аутсорсинг архива представляет собой передачу всего спектра работ, связанных с ведением архивной документации, специализированному предприятию. В отличие от сервисных услуг, имеющих разовый характер и ограничивающихся рамками какого-то определенного процесса, аутсорсинг – это абонентское обслуживание архива, включающее весь комплекс работ для его функционирования, на основании долгосрочного контракта (как правило, не менее одного года).
Преимущества аутсорсинга архива
Ведение архива – достаточно сложный процесс, при осуществлении которого требуются не только соответствующие знания и опыт, но и профессиональное материальное обеспечение. Сюда входит специализированная техника (например, высококачественные сканеры), соответствующее программное обеспечение (для сортировки документов, их поиска, учета и т. д.), а также грамотно обустроенные помещения для хранения материалов.
Безусловно, вы можете выделить средства и персонал для организации и работой с архивом самостоятельно, однако, будет ли этот шаг рентабельным для вашего предприятия?
Вот только несколько минусов данного подхода:
- Нанимая дополнительных сотрудников, вы принимаете на себя затраты по выплатам с них в пенсионный фонд (34%), а также отпускных пособий, больничных и т.д. Аутсорсинг архивистов позволит вам этого избежать, поскольку все эти выплаты производятся нашей компанией, вы же платите исключительно за абонентское обслуживание архива, т. е. только «зарплату».
- При создании собственного архивного «подразделения» вам потребуется постоянно контролировать работу персонала, «вникать» во все нюансы и подробности работы сотрудников. А это затраты времени, сил и, нервов. В случае с абонентским обслуживанием архива контролирующим органом становится наше предприятие. И, поверье, нам выгодно, чтобы ваш архив выл в полном порядке.
- Также сотрудничество с компанией «Архивный Эксперт» избавит вас от затрат на приобретение оборудования и программного обеспечения, без которого эффективная работа архива просто невозможна.
- Нам, вы можете доверить работу любой сложности. Наши специалисты – высококлассные профессионалы, каждый из которых работает в собственной сфере. Соответственно, в зависимости от направленности предприятия, мы подберем вам соответствующий персонал.
- Мы работаем равно с бумажными и с электронными архивами. При необходимости наши сотрудники систематизируют существующий бумажный архив и проведут весь комплекс мероприятий по его переводу в электронный.
Выгоднее работать с профессионалами
Как видно, аутсорсинг архивистов – удобное и профессиональное решение вопроса по документообороту каждого предприятия. Позволяющее также существенно сократить производственные затраты. Кроме того, нами уделяется особое внимание вопросам безопасности ваших документов, для чего существует специальное оборудование и ПО. Обращаясь в «Архивный Эксперт» вы получаете профессиональную помощь в организации архива, индивидуальный подход к нуждам вашего предприятия, а также широкий спектр оборудования, способного сделать работу с архивом простой и удобной.
Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на аутсорсинг архива от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: (495) 226-16-67 или info@archivexpert.ru
Описание мер, предусмотренных ст. 18.1 и 19 Закона: Разработаны и утверждены следующие документы: Приказ об организации работы по защите персональных данных, Положение об обработке персональных данных, Положение по организации и проведению работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в ИС, Политика в отношении обработки персональных данных, Перечень подразделений ответственных за работу с персональными данными и работников уполномоченных на обработку персональных данных, План мероприятий по обеспечению защиты персональных данных, Инструкции пользователя ИСПДн, Инструкция по порядку резервирования и восстановления работоспособности технических средств и ПО, баз данных и средств защиты информации, Инструкция администратора безопасности, Инструкция по проведению защиты против вирусов и шпионских программ, по организации парольной защиты, Частная модель угроз информационной безопасности персональных данных, Типовые формы согласия на обработку, неразглашение персональных данных, Журналы учета (средств защиты, выдачи ключей доступа в ИСПДн, учет обращений субъектов персональных данных и др.). Охрана здания Учреждения осуществляется круглосуточно. Бумажные документы с персональными данными хранятся в специализированных шкафах и сейфах.
Категории персональных данных: фамилия, имя, отчество,год рождения,месяц рождения,дата рождения,место рождения,адрес,социальное положение,образование,профессия,доходы, Прописка.
Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются: граждане состоящие с Учреждением в отношениях регулируемых трудовым законодательством, граждане являющиеся стороной гражданско-правового договора с Учреждением, Заявители.
Перечень действий с персональными данными: сбор, хранение, уничтожение
Обработка персональных данных: смешанная,с передачей по внутренней сети юридического лица,без передачи по сети Интернет
Правовое основание обработки персональных данных: Конституция РФ, ст.ст. 85-90 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Положение «О защите персональных данных работника», утвержденное директором МУ «Центр хранения документов».
Наличие трансграничной передачи: нет
Сведения о местонахождении базы данных: Россия
Белорусский рынок услуг на аутсорсинге представлен множеством компаний, работающих в самых разных направлениях: от юридических консультаций до уборки помещений.
Грузоперевозки, логистика, программирование, бухгалтерский учет, кадровое делопроизводство, подбор и обучение персонала, охрана и … хранение документов. Несмотря на то, что многие крупные белорусские предприятия уже передали документы на хранение сторонним организациям, а старейший отечественный коммерческий архив скоро разменяет первый десяток, внеофисное хранение документов часто воспринимается руководителями в качестве нежелательной меры, прибегать к которой можно лишь когда «все совсем плохо».
Распространенность такого подхода обусловлена рядом факторов. С сожалением стоит признать, что обеспечение деятельности архива почти всегда рассматривается руководством в качестве дополнительной нагрузки на предприятие и персонал. Отсюда и низкая приоритетность решения возникающих проблем, и финансирование по остаточному принципу. Кроме того, представителям старшего поколения управленцев часто сложно преодолеть психологический барьер, не позволяющий доверить хранение архивного фонда компании «чужим людям». Достаточно распространенным основанием для отказа от хранения документов вне офиса является забота о защите коммерческой тайны. Самой же распространенной «отмашкой» от услуг частных архивов является утверждение, что «там все дорого и неудобно». Так ли все печально? Давайте анализировать.
На сегодняшний день в Беларуси действуют как минимум четыре компании, оказывающие услугу депозитарного хранения документов. Предложения, как известно, рождаются благодаря спросу. В данном случае наличие спроса свидетельствует не только о популярности сервиса, но и о том, что внеофисное хранение — это удобно и выгодно. Рост числа архивных компаний порождает конкурентную борьбу, участники которой стремятся привлечь и удержать клиентов не только низкой стоимостью услуг, но и их качеством. Ответственное хранение документов — весьма специфическая услуга. Поэтому ее поставщики очень дорожат своей репутацией.
Важно понимать, что хранение документов на аутсорсинге — это целый комплекс услуг. Ни один уважающий себя и Клиента частный архив не станет предлагать обеспечение сохранности документов без предоставления возможности их использования. Все понимают, что архивные документы бывают востребованы. И никто не хочет тратить много времени на их поиск. Опасения о том, что переданные на ответственное хранение документы станут недоступны для использования, являются, мягко говоря, беспочвенными. Коммерческому архиву просто невыгодно затягивать выдачу документов. Поэтому уже при приеме на депозитарное хранение документы описываются с учетом необходимости обеспечения возможности их идентификации в максимально короткие сроки.
Стоимость услуг коммерческих архивов определяется, прежде всего, стоимостью аренды или содержания помещений, используемых в качестве хранилищ документов. Так же формируются и расходы компаний на содержание архивов своими силами. Разница лишь в том, что предприятия обычно арендуют под архивохранилища помещения в офисных зданиях. Как следствие, затраты на аренду помещения «под свой архив» оказываются в разы выше по сравнению с арендной платой архивных компаний, использующих складские помещения. Следует учесть и то обстоятельство, что сотрудничая с частным архивом, компания оплачивает хранение исключительно того объема документов, который был передан. Стоимость услуги, как правило, определяется количеством архивных коробов, в которые помещены документы Заказчика. В случае же с арендой помещения «под архив» часто приходится платить за неиспользуемые квадратные метры: незаполненные стеллажи, проходы между ними, рабочее место архивиста и т. д. При сравнении затрат на содержание собственного архива со стоимостью внеофисного хранения документов обычно выигрывает последнее.
Вопросы ответственности за сохранность переданных на депозитарное хранение документов и конфиденциальность содержащихся в них данных также решаются сегодня в пользу Заказчиков.
Во-первых, условия сотрудничества организаций с архивными компаниями оговариваются в договоре, в рамках которого осуществляется хранение и оперативное использование документов. Наличие конкуренции на рынке архивных услуг позволяет заинтересованным в удаленном хранении документов компаниям диктовать условия работы с частными архивами. Некоторые предприятия даже проводят тендеры по выбору поставщиков архивных услуг, в рамках которых разрабатываются обязательные для подписания победителем конкурса проекты договоров о депозитарном хранении документов.
Во-вторых, никто не запрещает Заказчику ознакомиться с условиями хранения документов в помещениях поставщика архивных услуг, изучить репутацию архивной компании и ее работников. Заказчик вправе потребовать даже копии документов, подтверждающих наличие опыта работы и соответствие квалификации специалистов коммерческого архива занимаемым должностям.
В конце концов, для начала можно доверить коммерческому архиву хранение отдельных видов документов. Это позволит оценить работу подрядчика, организовать в удобном для вас режиме работу после передачи всего архивного фонда на аутсорсинг.
