Акт сверки это первичный бухгалтерский документ

Содержание

Является ли акт сверки расчетов первичным документом?

  • ДОКУМЕНТ
  • Главная
  • Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам (М. Зарипова, журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений», N 12, декабрь 2017 г.)
  • Является ли акт сверки расчетов первичным документом?

Является ли акт сверки расчетов первичным документом?

Документами, подтверждающими наличие кредиторской или дебиторской задолженности, являются документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ, то есть первичные учетные документы, которыми оформляется каждый факт хозяйственной жизни (сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат его деятельности или движение денежных средств).

К первичным учетным документам, свидетельствующим об имевшей место хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед учреждением, в частности, относятся счета, товарные накладные, акты приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и др.

Акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как при его оформлении не изменяется финансовое состояние сторон хозяйствующих субъектов. Как отметили арбитры в Постановлении АС ВВО от 18.07.2016 N Ф01-2768/2016, составленный в одностороннем порядке акт сверки взаимных расчетов без первичных документов, подтверждающих поставку товара, не доказывает получение этого товара, следовательно, не подтверждает наличие задолженности в учете.

<<
В каком порядке должна быть проведена инвентаризация?
>>
Как оформить результаты сверки расчетов?
Содержание
Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам (М. Зарипова, журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной…

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.

Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Вход

Акт сверки — основной документ

Акт сверки взаиморасчетов — документ, по которому можно отследить состояние расчетов между контрагентами на конкретную дату за определенный период. По сути, этот документ отражает кто, сколько и кому должен. Проверить и проанализировать актом можно как дебиторскую, так и кредиторскую задолженность. Грамотно составленный акт сверки расчетов поможет отстоять право компании:

  • на наличие дебиторской задолженности с требованием ее погашения;
  • на налоговый учет некоторых сумм в этой задолженности, подлежащих данному учету согласно законодательным нормам.

Акт сверки нельзя назвать первичной документацией, поскольку он не подтверждает совершение новой сделки и не регламентирует проведение хозяйственных операций. По сути, это документ фиксирует сложившуюся ситуацию по денежным взаимоотношениям между организациями.

Сверку со своими контрагентами можно проводить регулярно и с выгодной обеим сторонам периодичностью. Например, ежеквартально. Как мы отметили выше, в конце года упрощенцы могут выйти за рамки лимита по доходам. Именно сверка, проведенная сейчас, поможет проанализировать ситуацию о наличии и размере дебиторской задолженности, чтобы исключить «перелимит» и быть вправе использовать налоговый спецрежим и дальше. Инициатор процедуры сверки устанавливает, какие именно операции будут отражены в документе.

Важно отметить, что если вы сами имеете незакрытые обязательства перед контрагентами, логично составить отдельные акты сверки расчетов по дебиторской и кредиторской задолженности. В таком случае после обмена актами сверки можно будет рассмотреть вопрос о зачете взаимных обязательств.

Подключение к электронной отчетности и документообороту Бухсофт обеспечит оперативный, удобный и безопасный обмен документами между компаниями.

Что отразить в акте сверки расчетов с контрагентами?

Утвержденной формы акта сверки расчетов не существует, документ можно составить в свободной форме. Тем не менее, есть некоторые общепринятые правила, которых стараются придерживаться при его оформлении:

  • Если с контрагентом вы контактируете нерегулярно, целесообразным будет проверка его на наличие изменений правого статуса, наименование компании и прочие реквизиты. Сделать это можно на сайте налоговиков, запросив выписку из ЕГРЮЛ.
  • В акте важно указать конкретную сделку (номер договора), так контролеры и сам контрагент смогут понять, какое именно направление сотрудничества следует рассматривать. Это важно и тем, у кого заключено множество договоров с одним контрагентом. Если возникнут разногласия, по номеру договора всегда проще идентифицировать обязательство и определить срок его исковой давности.
  • Оформляя акт сверки расчетов, важно указать в нем первичные документы по сделке, отражаемой в документе. Это могут быть накладные, платежки, акты оказания услуг и пр. Первичка помогает определить порядок совершенных по сделке расчетов и подтвердить сальдо.
  • В акте сверки немаловажно прописать даты проводимой инвентаризации расчетов и суммы задолженности, а также организационно-правовой статус обеих сторон.
  • Акт должен быть непросто подписан обеими сторонами, но и иметь расшифровку должностей и самих подписей. Кроме того, в основном акты подписываются директорами организаций, но если это делает другой сотрудник, потребуется доверенность или документ, подтверждающий такие полномочия (например, приказ руководителя).
  • Если одна из сторон сделки является плательщиком НДС, проводя инвентаризацию расчетов нужно обязательно отразить этот факт в акте, например, указать, что в сумму долга включен НДС 18%.
  • Немаловажный момент — дата подписания акта. Она влияет на пролонгирование срока исковой давности обязательства (3 года). Дата составления акта и дата его подписания — это не одно и то же, не забывайте об этом. Контролеры смотрят именно на последнюю при доначислении прибыли. Стоит отметить также, что если одна из сторон подписала документ 20 числа, а вторая — 25-ого, то обращаться нужно к более поздней, также сделают и налоговики.

Акт сверки поможет бухгалтеру исключить возможные разногласия с налоговыми контролерами, регулировать работу с не самыми недобросовестными контрагентами, держать на контроле, как задолженности, так и поступления денежных средств. Форму акта сверки расчетов с контрагентами лучше закрепить в Учетной политике компании в виде Приложения к ней.

Формируем Акт сверки в Бухсофт Онлайн

Есть вопрос по сверке с контрагентом?

«БухСофт» Помощник по выбору программы Поможет понять какая программа нужна именно вашей организации. «БухСофт Онлайн»
Бухгалтерская программа Простая в использовании программа с поддержкой от коллег-бухгалтеров.
Подойдет как для начинающего бухгалтера, так и профессионала с несколькими компаниями. «БухСофт» Отчетность
через интернет Тестируйте и отправляйте отчетность в ПФР, ФСС, ФНС, Росстат, РАР. Проводите сверки с ФНС, ведите документооборот с контролирующими органами и контрагентами. Рекомендации по теме

Форум ДИЦ

Сообщения без ответов | Активные темы


Часовой пояс: UTC + 3 часа

Страница 1 из 2 На страницу 1, 2 След.
Для печати Пред. тема | След. тема

Зарегистрирован: Вт фев 14, 2012 11:38 am
Сообщения: 1047

Автор Сообщение
System

Заголовок сообщения: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Чт янв 18, 2018 7:22 pm

Подскажите кто знает — должны ли отражаться курсовые разницы в акте сверки?
Погуглил — точного ответа не нашел.

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 10:25 am
Сообщения: 5004
Откуда: Таганрог

Zolotko

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Чт янв 18, 2018 9:16 pm

Если акт сверки в рублях а расчеты в валюте/у.е. конечно должны — ты должен показать РЕАЛЬНУЮ задолженность одной стороны перед другой. На то он и акт сверки…
_________________
Александр Золотько, г.Таганрог

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Вт фев 14, 2012 11:38 am
Сообщения: 1047

System

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Пт янв 19, 2018 12:03 pm

Расчеты в у.е, акт сверки в рублях.
Товар отгрузили в декабре, посчиталась курсовая разница по итогам месяца.
Оплату 100% в у.е. произвели в январе — сформировалась курсовая разница при закрытии документа (на разницу в рублях между оплатой и отгрузкой).
В акт сверки попадает разница по итогам месяца и вносит дисбаланс в акт сверки. Хотел узнать — вот ее нужно исключать?

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 10:25 am
Сообщения: 5004
Откуда: Таганрог

Zolotko

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Пт янв 19, 2018 12:36 pm

Из твоего поста нифига не ясно — то ли у тебя что-то не проведено в учете (типа не начислена курсовая разница на счете расчетов «60 или 62» а ты или тебе оплатил/и уже пересчитанную сумму на дату платежа), то ли акт сверки неправильно работает. Сальдо и оборот по акту сверке ДОЛЖЕН отражать реальное состояние расчетов с учетом всех скидок/надбавок/курсовых разниц.
_________________
Александр Золотько, г.Таганрог

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Вт фев 14, 2012 11:38 am
Сообщения: 1047

System

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Пт янв 19, 2018 3:36 pm

Zolotko писал(а): Из твоего поста нифига не ясно — то ли у тебя что-то не проведено в учете (типа не начислена курсовая разница на счете расчетов «60 или 62» а ты или тебе оплатил/и уже пересчитанную сумму на дату платежа), то ли акт сверки неправильно работает. Сальдо и оборот по акту сверке ДОЛЖЕН отражать реальное состояние расчетов с учетом всех скидок/надбавок/курсовых разниц.
В учете все проведено. Возможно акт сверки не правильно работает. Может в учете что то не верно?
Программа считает курсовую разницу сама на последнее число каждого месяца и курсовая разница возникает при 100 оплате и закрытии документа. Суммы эти разные. См. пример выше.

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 10:25 am
Сообщения: 5004
Откуда: Таганрог

Zolotko

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Пт янв 19, 2018 6:55 pm

«Товарищи ученые- у меня под полом что-то стучит — что это?»
Ты хоть бы акт сверки выложил. Валютного учета как такового у ДИЦ нормального нет. Ты не пишешь как в какой валюте делал отгрузку, как в какой валюте делал оплату, какими проводками у тебя начислена курсовая разница, не показываешь как это отражается в акте… Что ты ждешь в ответ?
Могу только указать на типичную ошибку пользователя — смешанные проводки в разной валюте. Т.е. пользователь провел оплату в рублях, а обязательства проводил в валюте — это РАЗНЫЕ остатки на счете расчетов — валюта не закрыта…
_________________
Александр Золотько, г.Таганрог

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Вт фев 14, 2012 11:38 am
Сообщения: 1047

System

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Сб янв 20, 2018 1:30 pm

Zolotko писал(а): «Товарищи ученые- у меня под полом что-то стучит — что это?»
Ты хоть бы акт сверки выложил. Валютного учета как такового у ДИЦ нормального нет. Ты не пишешь как в какой валюте делал отгрузку, как в какой валюте делал оплату, какими проводками у тебя начислена курсовая разница, не показываешь как это отражается в акте… Что ты ждешь в ответ?
Могу только указать на типичную ошибку пользователя — смешанные проводки в разной валюте. Т.е. пользователь провел оплату в рублях, а обязательства проводил в валюте — это РАЗНЫЕ остатки на счете расчетов — валюта не закрыта…
Пока нет возможности выложить образцы проводок. Меня интересует теоретический вопрос больше — т.е. как должно быть согласно ПБУ? 3/2006 я почитал, там ответа не нашел. Может тут имеет значение учетная политика предприятия еще — как и когда считать курсовые разницы.
Как я думаю на данный момент — в акт сверки не должны попадать суммы курсовой разницы которую программа считает ежемесячно. Вопрос пока в стадии изучения.

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 10:25 am
Сообщения: 5004
Откуда: Таганрог

Zolotko

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Сб янв 20, 2018 9:40 pm

Мне кажется — ты сам не понимаешь что пишешь. Причем здесь ПБУ и акт сверки. ПБУ устанавливает требование к УЧЕТУ, а акт сверки ОТРАЖАЕТ что ты наваял в учете… Если у тебя чушь в учете — чушь получишь и в акте сверки…
_________________
Александр Золотько, г.Таганрог

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Вт фев 14, 2012 11:38 am
Сообщения: 1047

System

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Сб янв 20, 2018 11:47 pm

Zolotko писал(а): Мне кажется — ты сам не понимаешь что пишешь. Причем здесь ПБУ и акт сверки. ПБУ устанавливает требование к УЧЕТУ, а акт сверки ОТРАЖАЕТ что ты наваял в учете… Если у тебя чушь в учете — чушь получишь и в акте сверки…
ПБУ разъясняет как учитывать курсовые разницы. Что значит чушь в учете? Спасибо конечно, я думал кто то что то дельное подскажет. Объяснения чушь в учете — чушь в акте сверки мне не помогут разобраться в вопросе. Уж лучше тогда промолчать.

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 12:48 pm
Сообщения: 443
Откуда: Ростов-на-Дону

Андрей

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Вс янв 21, 2018 2:38 am

System писал(а): Расчеты в у.е, акт сверки в рублях.
Стесняюсь спросить: зачем тебе акт сверки в рублях, если все расчеты в у.е. Что он тебе может показать?
_________________
Ковалевский А.

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 10:25 am
Сообщения: 5004
Откуда: Таганрог

Zolotko

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Вс янв 21, 2018 9:59 am

System писал(а): Zolotko писал(а): Мне кажется — ты сам не понимаешь что пишешь. Причем здесь ПБУ и акт сверки. ПБУ устанавливает требование к УЧЕТУ, а акт сверки ОТРАЖАЕТ что ты наваял в учете… Если у тебя чушь в учете — чушь получишь и в акте сверки…
ПБУ разъясняет как учитывать курсовые разницы. Что значит чушь в учете? Спасибо конечно, я думал кто то что то дельное подскажет. Объяснения чушь в учете — чушь в акте сверки мне не помогут разобраться в вопросе. Уж лучше тогда промолчать.
Какой вопрос — такой ответ — что ты ждешь ДЕЛЬНОГО в ответ на свой вопрос?
«ПБУ разъясняет как учитывать курсовые разницы» — чушь в учете — это нарушение правил учета расчетов на счетах бухгалтерского учета установленных ПБУ. Ты НЕ пишешь а как ты отражаешь все это в учете на счете расчетов с контрагентом — ты задаешь вопрос НЕ имеющий к ПБУ никакого отношения — про акт сверки — «товарищи ученые у меня там что-то стучит»…
Твой вопрос — а как должен АКТ СВЕРКИ отражать курсовые разницы и почему-то привязываешь акт сверки к ПБУ. Вот я и пишу — ты НЕ понимаешь что спрашиваешь — АКТ СВЕРКИ должен отражать то что есть в учете, а то что ДОЛЖНО быть в учете — регулирует ПБУ. И если у тебя в учете чушь с точки зрения ПБУ, то ты эту же чушь и увидишь в акте сверки.
Пишу с одной только целью — чтобы ты сам разобрался а ЧТО ты хочешь спросить на самом деле. Может и вопрос отпадет сам по себе… Куда уж более дельное что-то подсказывать
_________________
Александр Золотько, г.Таганрог

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 10:25 am
Сообщения: 5004
Откуда: Таганрог

Zolotko

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Вс янв 21, 2018 10:00 am

Андрей писал(а): System писал(а): Расчеты в у.е, акт сверки в рублях.
Стесняюсь спросить: зачем тебе акт сверки в рублях, если все расчеты в у.е. Что он тебе может показать?
Долг то ты должен свой знать в рублях, т.к. рассчитываешься рублями…
_________________
Александр Золотько, г.Таганрог

Вернуться к началу

Зарегистрирован: Пн мар 29, 2004 12:48 pm
Сообщения: 443
Откуда: Ростов-на-Дону

Андрей

Заголовок сообщения: Re: Курсовые разницы в акте сверки Добавлено: Вс янв 21, 2018 11:44 am

ZolotkoДолг то ты должен свой знать в рублях, т.к. рассчитываешься рублями… На страницу 1, 2 След.

Часовой пояс: UTC + 3 часа

Кто сейчас на конференции

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 0

Вы не можете начинать темы
Вы не можете отвечать на сообщения
Вы не можете редактировать свои сообщения
Вы не можете удалять свои сообщения
Вы не можете добавлять вложения

Акт — первичный документ или нет?

Каждому бухгалтеру, наверняка, приходилось оформлять акты сверки расчетов и акты взаимозачетов. Многие ли задумывались о том, являются ли эти акты первичными документами, должны ли они соответствовать требованиям Закона о бухгалтерском учете, будут ли приняты в качестве доказательств в суде?

Акт сверки расчетов

В письме ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955 отмечено, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку при подписании документа финансовое состояние сторон не меняется.

В постановлении Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.09.13 по делу № А55-10485/2013 приводится следующий аргумент: сам по себе акт сверки взаимных расчетов не является основанием возникновения и (или) прекращения обязательств, поскольку он представляет собой документ, производный от первичных документов.

С производностью от других первичных документов спорить сложно, но буквальное толкование норм закона говорит о том, что сверка расчетов является действием, которое способно повлиять на финансовое положение экономического субъекта, хотя бы потому, что может повлечь перерыв течения срока исковой давности. Дело в том, что в силу ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Таковым действием может быть и подписание акта сверки расчетов контрагентом. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново, а время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (письма ФНС России от 06.12.10 № ШС-37-3/16955, Минфина России от 10.07.15 № 03-03-06/39756, п. 20 постановления Пленума ВС РФ от 29.09.15 № 43).

Иногда судьи не признают акт сверки первичным бухгалтерским документом (постановление ФАС Московского округа от 04.09.13 по делу № А40-148003/12- 55-1356), либо указывают, что он не является документом строгой отчетности, форма и обязательные реквизиты которого определены законом (постановление Северо-Западного округа от 09.04.13 по делу № А56- 44437/2012). На наш взгляд, очевидно, что документ строгой отчетности и первичный учетный документ — разные документы.

Чтобы акт был признан в качестве относимого и допустимого доказательства, отражающего действительные обязательства сторон и их волеизъявление (в частности, должника на признание долга), ему не обязательно соответствовать требованиям ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. К такому выводу пришел ФАС Уральского округа (постановление от 27.03.12 № Ф09-933/12).

Технология оформления акта такова: заинтересованная сторона готовит документ и представляет своему контрагенту. Тот подтверждает указанные суммы расчетов, в случае неподтверждения предъявленных сумм, происходит дальнейшая выверка расчетов, стороны ищут допущенные ошибки. Разумеется, если они хотят получить адекватные сведения, суммы расчетов должны быть подтверждены соответствующими договорами, счетами, накладными и т. п.

Бытует мнение, что, несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, делать это следует регулярно. На наш взгляд, не нужно спешить соглашаться с данным утверждением. Дело в том, что п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств предписывают проведение инвентаризации расчетов. Она заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Иными словами, сверка расчетов — это часть обязательной процедуры бухгалтерского учета — инвентаризации.

Результаты инвентаризации расчетов заносятся в справку, на ее основании оформляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Заметим, что может применяться ф. № ИНВ-17. В графу 4 ф. № ИНВ-17 вносится информация, в том числе из актов сверок с контрагентами. Несмотря на то, что формы первичных бухгалтерских документов могут разрабатываться самими организациями и утверждаться в учетной политике организации, суть инвентаризационных мероприятий не меняется.

Применительно к рассматриваемому акту сверки специалисты добавляют к указанным реквизитам: период, за который проводится сверка; реквизиты договора, по которому проводится сверка; ссылки на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения, кассовые ордера и т. д.); суммы операций в денежном выражении; конечное сальдо в денежном выражении.

Договор, накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения и другие документы, указание сроков исполнения обязательств, а также суммы, указанные в данных документах, являются характеристиками содержания факта хозяйственной жизни, а конечное сальдо — величиной денежного измерения результата сверки расчетов.

Отсутствие в акте сверки ссылок на первичные документы, подтверждающие основания возникновения задолженности (не указаны номера и даты актов, по которым произведена сверка), а также даты подписания акта, может послужить основанием для непринятия акта сверки в качестве доказательства, подтверждающего задолженность (определение ВАС РФ от 27.02.13 № ВАС-1472/13, постановления АС Московского округа от 30.10.14 № Ф05-11884/14, Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.03.13 по делу № А12-28569/2012 и др.). Акты, заверенные в одностороннем порядке и не подтверждающиеся первичными бухгалтерскими документами, считаются недопустимыми доказательствами (определение ВАС РФ от 30.01.13 № ВАС-48/13).

Отметим, что акт сверки расчетов не признается в качестве доказательства перерыва срока исковой давности, если подписан неуполномоченным лицом (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 02.04.12 по делу № А56-40825/2011, определение ВАС РФ от 09.01.13 № ВАС-17480/12). Если данные, содержащиеся в актах сверки, соотносятся с расчетами истца и подтверждаются иными доказательствами, представленными в материалы дела (актами приемки выполненных работ, справками о стоимости выполненных работ, доказательствами частичной оплаты), отсутствие надлежащих полномочий не будет играть главную роль в признании доказательств (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.05.2015 по делу № А78-9360/2011).

Приходится сталкиваться с парадоксальным, на первый взгляд, вопросом: вправе ли главный бухгалтер подписывать акт сверки расчетов? Существует две точки зрения.

Первая: главный бухгалтер должен быть наделен полномочиями по подписанию данных актов. Если акт сверки расчетов подписан главным бухгалтером, не имеющим соответствующих полномочий или без последующего одобрения генеральным директором, доказательством он не признается (определение ВАС РФ от 21.08.13 № ВАС-11147/13, постановления АС Северо-Кавказского округа от 12.12.14 по делу № А32-6403/2014, АС Центрального округа от 20.11.14 по делу № А35-11365/2013 и др.).

Вторая: главный бухгалтер управомочен подписывать акт сверки расчетов в силу его служебных (трудовых) обязанностей. В некоторых случаях судьи соглашались с данным аргументом (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.05.13 по делу № А56-2033/2012 и др.).

Заметим, что акт может быть признан, даже если на нем стоит подпись неуполномоченного лица, заверенная печатью организации (определение ВАС РФ от 10.04.13 № ВАС-4089/13).

В акте сверки расчетов необходимо указать дату проведения сверки, поскольку ее отсутствие не позволит сделать вывод о совершении действий, свидетельствующих о признании долга в пределах срока давности (постановления АС Поволжского округа от 25.09.14 по делу № А55-26344/2013, ФАС Северо-Западного округа от 19.03.14 по делу № А42-3665/2012).

Перерыва срока исковой давности не будет, если акт сверки задолженности подписан за пределами срока исковой давности, даже если в нем приведены расчеты за период, начало которого находится в пределах срока исковой давности (постановление ФАС Московского округа от 11.04.13 по делу № А40-59093/12- 42-257).

Пунктом 3 ст. 199 ГК РФ установлено, что односторонние действия, направленные на осуществление права (зачет, безакцептное списание денежных средств, обращение взыскания на заложенное имущество во внесудебном порядке и т. п.), срок исковой давности для защиты которого истек, не допускаются.

Что касается такого реквизита как печать, то следует учитывать, что с 7 апреля 2015 г. ООО и АО не обязаны иметь круглую печать (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ). Соответственно, они должны ставить оттиск печати на акте сверки (или ином документе), только если она предусмотрена уставом организации. Другие организационно-правовые формы (например, государственные унитарные предприятия или некоммерческие организации) должны заверять документы печатью.

Таким образом, акты сверки, даже если они и не признаются первичными документами, должны содержать необходимые реквизиты (характеристики предмета со ссылкой на бухгалтерские документы и договоры) и подписываться уполномоченными должностными лицами. Только в этом случае они могут быть доказательством, подтверждающим задолженность, и основанием для перерыва срока исковой давности.

По мнению некоторых специалистов, сверка расчетов не отвечает понятию сделки. Кстати, данная точка зрения подтверждается выводами судов (например, постановлением ФАС Уральского округа от 26.08.13 № Ф09-8331/13). По их утверждению, такой акт не носит правопорождающего характера, поскольку не приводит к возникновению, изменению или прекращению правоотношений лиц, его подписавших, а только констатирует итоги их расчетов по заключенному договору.

Согласно положениям ст. 153 ГК РФ сделками признаются действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Действительно, здесь сложно говорить о направленности на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, тем не менее, как отмечалось выше, подписание такого акта может повлечь за собой перерыв срока исковой давности.

Таким образом, если акт сверки не выявил никаких ошибок, то ни бухгалтерский учет, ни бухгалтерскую отчетность факт его составления не изменит.

Однако если в результате составления акта сверки выявлены неточности, то и для бухгалтера, и для юриста организации это влечет последствия, выражающиеся в необходимости исправления ошибок в бухгалтерском учете, подготовки претензий и судебных исков и т. п. При этом бухгалтер должен предпринять меры по поиску утраченных первичных документов, расчету штрафных санкций, неустоек.

Иными словами, вносятся изменения в бухгалтерский учет, мало того, что без наличия первичных документов, так еще и с формированием дополнительных первичных документов, в частности, справки бухгалтера, составляемой на основании акта сверки расчетов.

Акт зачета встречных однородных требований

Согласно положениям ст. 410 ГК РФ обязательство прекращается полностью или частично зачетом встречного однородного требования, срок которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. В судебных актах зачет называется сделкой зачета встречных однородных требований (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 17.11.04 № 85, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28.06.12 по делу № А46-3666/2011 и др.).

Подчеркнем, что в акте зачета необходимо ясно сформулировать предмет соглашения о зачете. Оно должно соответствовать ст. 420 и 432 ГК РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.08.13 № А13-8660/2010), другими словами, все требования к реквизитам документа (здесь можно говорить более смело — к условиям договора) относятся и к акту зачета.

Сравним между собой акт сверки и акт зачета (см. табл.).

Основание Акт сверки Акт зачета
Факт хозяйственной жизни Да Да
Бухгалтерский первичный документ Может быть в определенных случаях Да
Сделка Нет Да
Последствия для перерыва срока исковой давности Могут быть в определенных случаях Да
Последствия для подтверждения контрагентом признания задолженности Могут быть в определенных случаях Да
Последствия для бухгалтерского учета Могут быть в определенных случаях Да

Несмотря на то, что расходы (при методе начисления), принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ), зачет влияет на правильность (и правомерность) учета кредиторской и дебиторской задолженности. Суммы кредиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, включаются в состав внереализационных доходов при налогообложении прибыли (п. 18 ст. 250 НК РФ).

Федеральная налоговая служба России в письме от 08.12.14 № ГД-4-3/ предложила доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывать в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, когда истекает указанный срок (п. 4 ст. 271 НК РФ). Аналогичное правило действует для бухгалтерского учета (п. 16 ПБУ 9/99).

Неистребованная вовремя дебиторская задолженность уменьшает налогооблагаемую прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ) как суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, как суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.

Если срок исковой давности истек, то долг признается безнадежным независимо от того, принимала ли организация какие-либо меры, чтобы его взыскать (письма Минфина России от 13.01.09 № 03-03-06/1/3 и др.).

В судебной практике высказывается противоположная точка зрения: принятие мер по взысканию задолженности является условием признания ее в расходах (постановление ФАС Центрального округа от 16.03.06 по делу № А08-4755/05-9).

Дата списания дебиторской задолженности определена: последнее число отчетного (налогового) периода, в котором истек срок исковой давности. Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.06.10 № 1574/10 указал, что налогоплательщик, проводя по состоянию на последнюю дату отчетного (налогового) периода инвентаризацию, по ее итогам должен определить сумму дебиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек, другие долги, нереальные к взысканию, и произвести их списание.

Аналогичные правила действуют в бухгалтерском учете (п. 18, 19 ПБУ 10/99).

При применении УСН датой признания доходов является не только день поступления денег, но и день погашения задолженности иным способом (п. 1 и 2 ст. 346.17 НК РФ). Таким образом, датой погашения долга «иным способом” может быть именно день подписания акта зачета (или иная дата, указанная в акте зачета).

По общему правилу зачет не влияет на исчисление НДС, однако споров по вопросам, связанным с этим, при зачетных сделках много, что уже само по себе говорит о наличии налоговых рисков.

Суммы НДС, исчисленные и уплаченные в бюджет налогоплательщиком при получении сумм предварительной оплаты, в случае расторжения договора на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) и прекращения обязательства налогоплательщика по возврату сумм предварительной оплаты путем проведения зачета встречного однородного требованиям могут быть приняты к вычету (письма Минфина России от 11.09.12 № 03-07-08/268, 01.04.14 № 03- 07-РЗ/14444).

В п. 23 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.14 № 33 пришел к выводу: налогоплательщик не может быть лишен предусмотренного в п. 5 ст. 171 НК РФ права на вычет НДС с авансов в случае изменения условий или расторжения договора, если возврат платежей производится не в денежной форме.

Данный вывод, на наш взгляд, применим и к рассматриваемой ситуации.

Аналогичные выводы содержатся в постановлениях АС Западно-Сибирского округа СО от 27.03.15 № Ф04-16968/2015, ФАС Волго-Вятского округа от 30.07.14 по делу № А79-7197/2013 и др.

Однако существует и иная позиция: перечисленный с предоплаты НДС нельзя принять к вычету, если при расторжении договора лизингодатель засчитывает полученный аванс (т. е. не производит его возврат) в счет уплаты штрафных санкций и убытков, понесенных им в связи с расторжением договора (письмо Минфина России от 25.04.11 № 03-07-11/109), либо если осуществляется зачет суммы аванса в счет оказания услуг по новому договору (письмо Минфина России от 29.08.12 № 03-07-11/337), или если была уменьшена стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) (письмо Минфина России от 11.07.13 № 03-07-11/27047).

Эти подходы (хотя и более ранние, чем устоявшаяся в дальнейшем позиция) указывают на то, что нужно скрупулезно указывать в акте сверки расчетов или акте зачета, какие обязательства сверяются, зачитываются, имеется ли в этих обязательствах сумма НДС и т. п. Важно, чтобы в случае споров прозрачность сделки и добросовестность налогоплательщика на вызывали сомнений.

Хотелось бы еще обратить внимание на выделение в акте зачета суммы НДС отдельной строкой. Согласно законодательству (п. 1 ст. 172 НК РФ) и сложившейся судебной практике отказ в вычете на основании невыделения в акте зачета НДС неправомерно, поскольку документом, обосновывающим вычет, является счет-фактура, а не акт. Однако существующая судебная практика указывает на наличие рисков судебного спора с контролирующими органами (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3229/2008(5816-А03-25) по делу № А03-11204/2007-31, ФАС Западно-Сибирского округа от 02.07.08 № Ф04-3409/2008(6020-А03-25) и др.).

Форма акта зачета, как и форма акта сверки, законодательством не предусмотрена, поэтому организация может разработать форму акта зачета самостоятельно, в том числе объединив акт сверки расчетов и акт зачета в одном документе. Кроме того, зачет может быть оформлен и путем передачи заявления одной из сторон.

На наш взгляд, для оформления соглашения о зачете удобно использовать следующую форму (см. Приложение).

Согласно п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 29.12.01 № 65 для прекращения обязательства зачетом заявление о зачете должно быть получено соответствующей стороной, что должно быть подтверждено уведомлением о вручении, распиской. В одностороннем заявлении указывается вся та же информация, которая нужна для подтверждения и сверки взаимных обязательств.

Подписание двухстороннего соглашения о зачете более эффективный способ взаимодействия с контрагентом, поскольку одностороннее заявление при просрочке срока исковой давности не будет являться подтверждением требования, а вот договор (соглашение) о зачете, подписанный должником — подтвердит его задолженность.

Приложение

Литература

  1. Гражданский кодекс Российской Федерации: часть первая: // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: /Компания «Консультант Плюс».
  2. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть первая: // Справоч­но-правовая система «Консультант Плюс»: / Компания «Кон­сультант Плюс».
  3. Налоговый кодекс Российской Федерации: часть вторая: // Справоч­но-правовая система «Консультант Плюс»: / Компания «Кон­сультант Плюс».
  4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // Собра­ние законодательства РФ. — 2011. — № 50. Ст. 7344.
  5. Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. № 49 // Справочно-правовая система «Консультант Плюс»: /Компания «Консультант Плюс».
  6. Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99: приказ Министерства финансов Российской Федерации от 6 мая 1999 г. № 33н // Российская газета. — 1999. — № 116 (начало — п. 16 Положения), № 117, 23 июня (п. 16 Положения — конец).

Инвентаризация расчетов перед составлением годовой отчетности

Таким образом, работа по инвентаризации задолженности может и, скорее всего, будет проводиться уже после 31 декабря, соответственно, и документы, оформляющие проведение инвентаризацию будут датированы более поздней датой. Однако в учете результаты инвентаризации, например, списание задолженности с истекшим сроком исковой давности или не подтвержденной документально, должны быть отражены той датой, по состоянию на которую проводится инвентаризация, то есть 31 декабря отчетного года (п. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Помимо обязательной инвентаризации, организация вправе выверять дебиторскую и кредиторскую задолженность в те сроки и с такой периодичностью, которые максимально отвечают потребностям учета, менеджмента и т.д.

Причины проведения Основание и цель проведения сверки обязательно указываются в приказе руководителя, утверждающего комиссию и задачу для финансового и юридического отдела, а в некоторых случаях – и для аудиторов. Главными причинам проверки называются:

  • смена материально-ответственных лиц;
  • при реорганизации или ликвидации субъекта предпринимательской деятельности;
  • перед предоставлением отчетности по бухгалтерскому и налоговому учету;
  • после стихийных бедствий или пожара, вследствие которых утеряна часть документации.

Акт инвентаризации кредиторской задолженности и его образец Все операции, выявленные в ходе контроля расчетов, фиксируются в едином акте, где отражаются значения кредиторской и дебиторской задолженности. С поставщиками и покупателями данные проверки отражаются в форме ИНВ-17. Составляется документ в двух оригинальных экземплярах.

Все про инвентаризацию задолженности

Совместная проверка расчетов в этом случае может быть организована в рамках ФЗ №212 о страховых взносах. Результаты отражаются в унифицированных формах 21-ПФР и 21-ФСС РФ. Важно: для эффективного мониторинга финансовой ситуации на предприятии желательна сверка платежей по всем платежным поручениям, ведомостям и расходным кассовым ордерам.

Поскольку большая часть кредиторской задолженности приходится по договорам с банками и по инвестиционным договорам, то операции проводятся по счетам 66, 67 бухгалтерского учета. Задолженность делится на краткосрочную (с периодом погашения менее 12 месяцев) и долгосрочную (сроком исполнения более 1 года). Источниками инвентаризации служат первичные документы, это выписки из банков, договора, накладные, оборотные ведомости и другие акты.
Полученные из них сведения сравниваются с данными, разнесенными по определенным счетам согласно категории контрагента.
Справка содержит:

  • Полные данные о кредиторе с указанием адреса месторасположения, контактного телефона.
  • Суммы долга, срока возникновения и краткого описания причин образования.

Данные указываются в разрезе договоров с указанием реквизитов подтверждающих документов – наименования, номера и даты формы. Справка и акт не содержат информации о величине НДС, включенного в состав задолженности. По желанию пользователей данных сумма может быть выделена в величине долга.На основании данных справки основные показатели переносятся в акт. Оформление инвентаризационного акта Используется форма акта №ИНВ-17 или бланк, разработанный предприятием самостоятельно с обязательным включением его формы в документооборот учетной политики.

>Сверка расчетов с контрагентами: для чего нужен акт сверки и как его правильно составить?

Для чего нужен акт сверки

Акт сверки взаимных расчетов (взаиморасчетов) с контрагентами — это документ, который составляется бухгалтерией организации для сверки взаимных расчетов между сторонами за определенный промежуток времени. Акт сверки не относится к первичным документам, поэтому расчеты должные подтверждаться актами оказанных услуг (выполненных работ) и платежными документами.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. к тому же в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43).

Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.

С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Как оформляется акт

Единой, обязательной к применению формы акта сверки расчетов нет. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно. Эту форму можно закрепить в договоре с контрагентом или использовать произвольную форму. В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой.

Ниже покажем один из вариантов оформления акта сверки расчетов.

В шапке акта указываются данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также договор на основании которого был сформирован настоящий документ. Здесь также необходимо указать название организации в соответствии с учредительными документами.

Вторая часть акта включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.

В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Если акт от имени контрагента подписывает не руководитель, то у него должны быть на это соответствующие полномочия, подтвержденные доверенностью или иным аналогичным документом.

Не забудьте попросить у контрагента заверенную копию доверенности на уполномоченного представителя, если акт от имени контрагента подписывает не руководитель организации.

Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров организаций обретает юридическую силу.

Обязательность проведения сверки

Порядок, периодичность и сроки проведения инвентаризации обязательств определяются каждой компанией индивидуально, что закрепляется в учетной политике учреждения на очередной финансовый год. Исключение из этого правила – обязательная инвентаризация, которая должна предварять составление годовой бухгалтерской отчетности.

Сверка с контрагентами обеспечивает достоверность ведения бухгалтерского и налогового учета, чем реализуется один из главных принципов организации работы бухгалтерской службы организации.

Не реже 1 раза в год проводится сверка со следующими субъектами:

  • покупатели с заказчиками;
  • поставщики с подрядчиками;
  • кредиторы с дебиторами.

Проведение сверки осуществляется по Методическим указаниям, разработанным для инвентаризации обязательств и имущества (утверждены 13 июня 1995г. Приказом Министерства финансов РФ № 49, в редакции от 08 ноября 2010г.). Анализируется задолженность по следующим счетам синтетического учета:

  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • другим счетам в зависимости от специфики деятельности хозяйственного субъекта.

Порядок проведения сверки

Двусторонний акт сверки с контрагентом составляется в 2-х экземплярах, по 1 экземпляру для каждой стороны. Первый экземпляр документа бухгалтер регистрирует в журнале, после чего – подшивает в специальное дело для хранения и контроля расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Направляется акт контрагенту простым или заказным письмом, иногда для сокращения сроков обработки документ может быть направлен адресату по электронной почте или факсимильным каналам связи. Контрагент проверяет полученный акт и предпринимает следующие действия:

  • подтверждает сальдо;
  • составляет акт разногласий;
  • игнорирует предлагаемую сверку.

Расхождения в данных возможны вследствие счетных ошибок бухгалтера, некорректного отражения данных первичных документов на счетах синтетического учета и т.д. Любые несоответствия, обнаруженные в учете одной или второй стороны сверки, требуют детального изучения и корректировки.

Списывать дебиторскую или кредиторскую задолженность самостоятельно, без проведения взаимозачета между контрагентами нельзя! Исключение – списание безнадежных долгов по истечении срока исковой давности.

Документальное оформление сверки с контрагентами

Акты сверок с контрагентами можно оформлять в свободной форме, унифицированного документа для подобных операций не разработано. Но существует перечень общепринятых правил для составления рассматриваемого документа:

  • предварительная проверка названия контрагента на предмет его возможного изменения. Сделать это можно любым удобным способом (например, запросить электронную выписку из ЕГРЮЛ на сайте nalog.ru);
  • указание на конкретный договор, чтобы проверяющим органам и самому контрагенту было понятно о каком направлении сотрудничества идет речь. Особенно это актуально для сверки расчетов с компаниями, с которыми заключено одновременно несколько договоров поставки или оказания услуг. При возникновении налоговых споров ссылка на номер и дату договора позволяет быстро идентифицировать обязательство и точно установить его исковой срок давности;
  • при заполнении акта сверки обязательно делать ссылку на первичные документы – накладные на продукцию, акты оказания услуг, платежные поручения на оплату и т.д. По перечисленным первичным регистрам легче восстановить хронологию расчетов и подтвердить сальдо;
  • обязательно указание в акте сверки даты инвентаризации обязательств, юридического наименования сторон, суммы долга, расшифровки должностей и подписей от обоих контрагентов;
  • если одна из компаний – налогоплательщик НДС, акт инвентаризации обязательств должен содержать ссылку на данный факт (примерно так – в сумму задолженности входит НДС 18%);
  • дата подписания документа – важная деталь, влияющая на продление срока исковой давности задолженности (3 года). Не стоит путать дату составления акта сверки с датой его подписания сторонами, налоговики рассматривают именно последнюю при дополнительном начислении прибыли. Важно: если одна сторона подписала акт 10-го числа, а вторая – 11-го, ориентироваться нужно на более позднюю из них;
  • наличие у лиц, подписывающих сверку расчетов, полномочий для выполнения данного действия. Традиционно акт инвентаризации визирует руководитель компании. Если это делает иной сотрудник организации – потребуется подтверждение его полномочий (приказ, доверенность и т.д.).

Следуя вышеперечисленным правилам составления акта сверки, бухгалтеру удастся избежать споров и недопонимания с налоговыми органами, с недобросовестными контрагентами и иными заинтересованными лицами. Форму и содержание акта сверки с контрагентами желательно закрепить в Учетной политике организации в форме Приложения к ней.

Пример продления срока исковой давности по задолженности

Сверка расчетов с контрагентами влияет на списание безнадежных долгов компании, которые относятся на 91 счет бухгалтерского учета (как прочие доходы или расходы). С момента подписания акта 3-летний исковой срок продлевается и начинается новый отсчет.

Конкретный пример:

Компания «Иволга» на 01 марта 2016г. по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» имеет долг 200 000 руб. за проданную предприятию «Колокольчик» продукцию. Реализация товара произошла 30 декабря 2012г. Условия оплаты по договору – в течение 2-х месяцев с момента отгрузки покупателю. Акт сверки с данным контрагентом был подписан 01 октября 2013г. Когда именно главный бухгалтер «Иволги» вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность на прочие расходы компании по причине истечения 3-летнего срока исковой давности?

Фактически обязательства фирмы «Колокольчик» перед компанией «Иволга» возникли 30.12.2012г. Срок оплаты – не позднее 30.03.2013г. С этого момента отсчитываем 3 года, эта дата – 30 марта 2016г. Но при подписании акта сверки 01.10.2013г. произошла автоматическая пролонгация срока исковой давности еще на 3 года – до 01.10.2016г. Если на конец дня 01 октября 2016г. продавец не погасит долг (полностью или частично) или не предпримет никаких попыток признать свою задолженность, сумму бухгалтерской справкой и составлением специального акта можно будет списать на расходы организации.

Акт сверки расчетов: требования к порядку оформления

Акт сверки расчетов (акт сверки взаиморасчетов) — документ, который подтверждает долговые обязательства предприятия торговли или общественного питания.

Действующим законодательством форма акта сверки расчетов не предусмотрена. Это означает, что предприятия торговли или общественного питания могут разрабатывать формы актов сверки расчетов самостоятельно. Вместе с тем согласно п.1 ст.9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции, проводимые предприятием торговли или общественного питания, должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, в том числе акт сверки расчетов, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

К порядку оформления акта сверки расчетов существуют и другие требования. Согласно п.3.11 ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (далее по тексту — ГОСТ), датой акта является дата события. При этом документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 сентября 2004 г. следует оформлять 05.09.2004.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2004.09.05.

На основании п.3.12 ГОСТ регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению предприятия торговли или общественного питания индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Акт сверки взаимных расчетов составляется двумя организациями. При этом регистрационный номер такого документа (составленного совместно двумя и более организациями) состоит из регистрационных номеров документа каждой из сторон акта, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В соответствии с п.3.22 ГОСТ в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Пример 1.

Вице-президент
Торгового дома Личная подпись В.А. Петрухин

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего акт сверки расчетов, относительно самой длинной строки.

Пример 2.

Исполнительный директор Личная подпись С.А. Матросов
ООО «Кафе Х»

Акт сверки расчетов должен подписывать главный (старший) бухгалтер организации. При подписании акта сверки расчетов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. На практике бывает, что сверку расчетов по поручению руководства производит работник организации с выездом к контрагенту. В этом случае он один сможет подписать акт сверки расчетов, только если будет уполномочен доверенностью от руководителя организации. Напомним, что порядок оформления такой доверенности установлен в п.5 ст.185 ГК РФ.

Пример 3.

Директор ресторана Личная подпись К.В. Соткин
Главный бухгалтер Личная подпись Е.В. Крюкова

Учитывая тот факт, что акт сверки расчетов является двухсторонним документом, он должен быть подписан должностными лицами обоих контрагентов, между которыми производится сверка расчетов. При подписании акта сверки расчетов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Пример 4.

Генеральный директор Директор
супермаркета столовой
Личная подпись Б.Г. Фемидов Личная подпись М.И. Игнатов

Кроме того, согласно п.2.3.1.11 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. N 33 (далее по тексту — Приказ N 33), все экземпляры актов сверки расчетов должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. При этом если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте акта сверки расчетов, отсутствует, то акт подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего акт, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать акты сверки расчетов с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Акт сверки расчетов необходимо скрепить печатью предприятия торговли или общественного питания. Согласно п.3.25 ГОСТ оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. На основании п.2.3.2.6 Приказа N 33 оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего акт сверки расчетов.

В практике работы предприятий торговли и общественного питания акты сверки расчетов чаще всего составляются в следующих случаях:

  1. при инвентаризации расчетов с контрагентами;
  2. перед проведением взаимозачета;
  3. для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности.

Рассмотрим указанные случаи более подробно.

Инвентаризация расчетов с контрагентами

Согласно ст.12 Закона о бухгалтерском учете предприятия торговли и общественного питания ежегодно должны проводить инвентаризацию расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами оформляется акт сверки расчетов. Акт сверки расчетов оформляется по каждому дебитору и каждому кредитору в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в бухгалтерии предприятия торговли или общественного питания, второй направляется предприятию, с которой производилась сверка.

Инвентаризация расчетов с контрагентами может привести к тому, что на основании п.77 Положения по ведению бухгалтерского учета предприятие торговли или общественного питания сможет списать дебиторскую задолженность, по которой срок исковой давности истек, а также другие долги, нереальные для взыскания.

Согласно п.78 Положения по ведению бухгалтерского учета суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации.

Контроль за состоянием дебиторской задолженности на предприятии рекомендуется осуществлять посредством ежемесячного составления актов сверок. Акт сверки расчетов является эффективным инструментом контроля за дебиторской задолженностью, так как с одной стороны напоминает дебитору о числящейся за ним задолженности, а с другой позволяет вовремя выявить расхождения в учете кредитора и должника и тем самым избежать возникновения конфликтов, нередко заставляющих стороны договора идти в суд.

В случае отказа должника выверить задолженность или при возникновении разногласий, устранение которых по обоюдному согласию сторон невозможно, отношения, как правило, урегулируются в претензионном или судебном порядке.

Обязательность регулярной сверки расчетов предусмотрена и отраслевыми нормативными правовыми актами. Так, согласно Правилам применения, обращения и возврата многооборотных средств упаковки, утвержденных Постановлением Госснаба СССР от 21 января 1991 г. N 1, сверка сторонами взаимных расчетов производится по итогам каждого квартала по согласованному графику, а с покупателями в районах Крайнего Севера и других отдаленных районах — в сроки, определяемые в договорах на поставку.

Перед проведением взаимозачета акт сверки расчетов составляется для того, чтобы зафиксировать взаимную задолженность контрагентов. Акт сверки расчетов составляют на основании данных бухгалтерского учета сторон. В акте сверки расчетов указывают номера договоров и первичных документов, по которым возникли задолженности, а также суммы этих задолженностей с выделением НДС.

Акт сверки расчетов является вспомогательным документом бухгалтерского учета, в котором отражается состояние по расчетам между предприятиями. В акте взаимозачета, в отличие от акта сверки расчетов, стороны указывают, какая сумма задолженности считается погашенной.

Наиболее часто встречается на практике ошибка, когда предприятия торговли или общественного питания путают эти два совершенно разные документа. Отметим, что в случае подмены акта взаимозачета актом сверки расчетов для предприятия торговли или общественного питания могут наступить неблагоприятные налоговые последствия, то есть признание налоговыми органами взаимозачета ничтожным, а как следствие этого отсутствие оплаты им товаров (работ, услуг) и невозможность применить налоговые вычеты по НДС.

Важность акта сверки расчетов подтверждается судебной практикой, так как при рассмотрении хозяйственных споров суды уделяют большое внимание актам сверки расчетов. Так, согласно Постановлениям Президиума ВАС РФ от 29 июля 1997 г. N 2084/97 и от 8 июля 1997 г. N 1524/97, если спор между сторонами о сумме долга рассматривался без подписания акта сверки расчетов, то суд направляет дело на новое рассмотрение. Кроме того, акт сверки расчетов на основании Постановления Президиума ВАС РФ от 24 июня 1997 г. N 6029/96 и от 8 июля 1997 г. N 1845/97 является полноценным доказательством размера долга.

Таким образом, акт сверки расчетов необходимо составлять во всех случаях взаимозачета, поскольку он обезопасит предприятие торговли или общественного питания от неблагоприятных налоговых последствий.

Для обоснования применения налоговых вычетов по НДС при взаимозачете акт сверки расчетов используется в случае переплаты по одному договору в сторону недоплаты по другому, что представлено в следующем примере.

Пример 5. Ресторан работает с магазином по договорам поставки. В течение месяца заключено два договора поставки продуктов питания. По одному из них магазин не выполнил обязательства. В течение этого месяца по договору 1 образовалась переплата, по договору 2 — недоплата.

Может ли ресторан зачесть НДС по продуктам питания, полученным по договору 2?

Комментарий: Согласно п.1 ст.172 НК РФ налоговые вычеты производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов. Вычетам подлежат только суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг), после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг) и при наличии соответствующих первичных документов.

В данном случае документом, подтверждающим факт оплаты приобретенного товара, будет являться акт взаимозачета, а документом, подтверждающим задолженность, — акт сверки расчетов.

Однако, как указано в налоговом законодательстве, как в акте взаимозачета, так и в акте сверки расчетов по договорам 1 и 2 необходимо выделить НДС отдельной строкой. При отсутствии такой записи в акте взаимозачета он не будет являться платежным документом и основанием для принятия НДС к вычету, так как в этом случае он всего лишь отражает состояние расчетов между организациями и не более того.

Таким образом, ресторан может принять к вычету НДС по акту взаимозачета, в котором производится зачет переплаты по одному договору в сторону недоплаты по другому, при условии наличия акта сверки расчетов, счетов-фактур и оприходования товаров.

Для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности акт сверки расчетов используется в качестве документа, которым обязанное лицо (должник) признает свой долг. Согласно ст.203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. Получается, что срок исковой давности прерывается и начинает отсчитываться заново, если должник признал за собой долг. Подтвердить это он может письменно, например, прислав или подписав акт сверки расчетов.

На основании п.2 ст.199 ГК РФ истечение срока исковой давности, о применении которой заявлено стороной в споре, является основанием к вынесению судом решения об отказе в иске. На практике в случае если срок исковой давности истекает, а предприятие торговли или общественного питания по какой-либо причине не успевает подать иск по защите своих прав в суд, оно может воспользоваться актом сверки расчетов для того, чтобы прервать срок исковой давности по обязательствам своих контрагентов. В свою очередь не рекомендуем предприятиям торговли и общественного питания, которые должны своим контрагентам, подписывать с ними акты сверки расчетов перед истечением срока давности. Напомним, что согласно ст.196 ГК РФ общий срок исковой давности устанавливается в три года.

Для признания долга с целью перерыва течения срока исковой давности рекомендуем использовать следующую форму акта сверки расчетов.

Сверка расчетов с контрагентами по договорным обязательствам

М. Зарипова

Журнал «Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений» № 12/2017

В статье рассмотрены вопросы проведения сверки расчетов с контрагентами перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Чтобы сформировать достоверную годовую бухгалтерскую отчетность, перед ее составлением необходимо в установленном порядке провести инвентаризацию активов и обязательств. К обязательствам, которые подлежат обязательному подтверждению, относятся, в частности, расчеты с контрагентами по договорным обязательствам. О порядке проведения данной процедуры и отражении ее результатов в бухгалтерском учете расскажем в статье.

Финансово-хозяйственная деятельность любого учреждения предполагает наличие в учете расчетных обязательств с различными контрагентами. На приобретение товаров (работ, услуг) заключаются договоры (контракты), в соответствии с которыми производятся расчеты. Кроме того, учреждение само выступает как контрагент, оказывая услуги покупателям и заказчикам, причем направленность данных услуг зависит от вида деятельности организации. Получается, что расчетные обязательства с контрагентами в государственном (муниципальном) учреждении образуются как в пассиве, так и в активе баланса; иными словами, в учете могут возникать дебиторская и кредиторская задолженности.

В соответствии с требованиями законодательства о бухгалтерском учете расчетные обязательства подлежат инвентаризации с целью подтверждения их фактического наличия и сопоставления с данными бухгалтерского учета (см. п. 1, 2 ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Более того, в преддверии составления годового отчета данное мероприятие следует провести обязательно, поскольку по достоверности представленной бухгалтерской отчетности можно судить, была ли осуществлена инвентаризация (Письмо Минфина РФ от 15.07.2014 № 02-06-10/34544).

В каком порядке должна быть проведена инвентаризация?

Как отмечается в Письме Минфина РФ от 24.03.2016 № 02-07-10/17037, субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством РФ полномочий, формирует порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в рамках своей учетной политики. Поэтому в каждом учреждении такой порядок свой. Отметим, что при его разработке можно использовать Методические указания по инвентаризации имущества и обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Однако на сайте финансового ведомства размещен проект, в соответствии с которым нормы обозначенного документа не распространяются на государственные (муниципальные) учреждения. Изменения связаны с тем, что в силу п. 6 Инструкции № 157н данное контрольное мероприятие проводится в соответствии с порядком, утвержденным учетной политикой учреждения, разработанной с опорой на положения законодательства РФ.

Отметим, что исходя из практики инвентаризация расчетных обязательств осуществляется в виде сверки расчетов. Смысл сверки расчетов – сверить данные сторон, проверить обоснованность выявленных расхождений (различий) и с учетом наличия первичных учетных документов привести свои учетные данные в соответствие с реальными обязательствами сторон.

Для осуществления названного мероприятия необходимы подготовительные мероприятия. В первую очередь финансовый отдел учреждения должен поднять договоры, подготовить подтверждающие документы.

Обозначенная процедура документально оформляется актами сверки расчетов с контрагентами, в которых указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Форма названного акта законодательно не утверждена, поэтому учреждение может разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике организации.

Отметим, что в прошлом для подписания акта была обязательна процедура выезда к контрагенту. В настоящее время такой необходимости нет; подготовленный акт сверки с данными, отражающими состояние расчетов, направляется контрагенту по электронной почте. Если претензий по расчету у поставщика (подрядчика) нет, то он подтверждает свое согласие подписью.

Как оформить результаты сверки расчетов?

Результаты проведенной инвентаризации оформляются:

1) инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Форма описи и порядок ее заполнения приведены в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Из положений этого приказа следует, что опись формируется комиссией учреждения и отражает:

  • сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;

  • наименование дебитора (кредитора);

  • данные о сумме задолженности учреждения;

  • номер счета бухгалтерского учета;

  • общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами);

  • сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию;

2) актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Основанием для составления акта (ф. 0504835) являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения. В акте отражается наличие у учреждения дебиторской (кредиторской) задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Дополнительно отметим, что в силу п. 20 Инструкции № 157н результаты инвентаризации отражаются в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того месяца, в котором была завершена инвентаризация (по завершении процедуры инвентаризации).

Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, отражаются в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Как списать нереальную к взысканию дебиторскую задолженность?

Безнадежными (нереальными к взысканию) признаются те долги перед организацией, по которым истек установленный срок исковой давности, и те, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации (ст. 416, 417, 419 ГК РФ). Как указали чиновники финансового ведомства в Письме от 02.12.2016 № 02-07-10/71673, если есть несколько оснований признать долг безнадежным, он признается таковым в периоде возникновения первого из перечисленных оснований, то есть по истечении срока исковой давности.

К сведению:

В соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого на основании ст. 200 ГК РФ следующим образом: если законом не установлено иное, течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права. Таким образом, подписание акта сверки расчетов, свидетельствующее о признании долга, прерывает течение срока исковой давности (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). После подписания акта сверки расчетов срок исковой давности исчисляется заново.

Списание задолженности со счетов бухгалтерского учета производится при наличии фактов, подтверждающих невозможность погашения задолженности и истечение срока исковой давности. Как отмечается в Письме Минфина РФ от 14.07.2017 № 02-08-10/45171, положения Инструкции № 157н не содержат указаний относительно состава документов, необходимых для принятия комиссией решения о списании с балансового учета учреждения задолженности неплатежеспособных дебиторов.

Вместе с тем согласно п. 3 Инструкции № 157н бухгалтерский учет активов и операций, их изменяющих (фактов хозяйственной жизни), осуществляется методом двойной записи на взаимосвязанных балансовых счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов.

В соответствии с Федеральным стандартом № 256н для целей бухгалтерского учета, формирования и публичного раскрытия показателей бухгалтерской отчетности активом признается имущество, включая имущественные права (дебиторская задолженность), принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала (наличных и безналичных денежных средств) или экономических выгод.

Таким образом, если в отношении дебиторской задолженности не выполняются критерии отнесения ее к активам, то в соответствии с решением комиссии о списании данной задолженности с балансового учета ее учет осуществляется на забалансовом счете. Указанное решение принимается с учетом:

  • сведений, выявленных в ходе инвентаризации, в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной к взысканию;

  • документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.

Заметим, что невозможность взыскания долгов может быть подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, предусмотренном Законом № 229-ФЗ, при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03-03-06/4/30650):

  • невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках либо других кредитных организациях;

  • у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

При наступлении обстоятельств, подтверждающих невозможность погашения дебитором сумм задолженности (смерть, ликвидация (банкротство) дебитора), комиссия по поступлению и выбытию активов готовит следующий пакет документов, на основании которых списываются суммы дебиторской задолженности:

  • документы, свидетельствующие о невозможности взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);

  • приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

В бухгалтерском учете нереальная к взысканию дебиторская задолженность списывается на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) следующим образом:

  • по расходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» (п. 168.2 приложения 1 к Инструкции № 162н, п. 153 Инструкции № 174н, п. 181 Инструкции № 183н);

  • по доходам – относится на уменьшение финансового результата, в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152 Инструкции № 174н, п. 180 Инструкции № 183н).

Списанная с баланса нереальная к взысканию дебиторская задолженность учитывается на забалансовых счетах в порядке, определенном п. 339, 340 Инструкции № 157н (см. Письмо Минфина РФ от 02.12.2016 № 02-07-10/71673).

Напомним, что п. 339 Инструкции № 157н для учета задолженности неплатежеспособных дебиторов с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с балансового учета учреждения предназначен забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Следует учесть, что в настоящее время момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и одновременного принятия к забалансовому учету автономное учреждение определяет самостоятельно.

Учет названной задолженности осуществляется:

  • либо в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе при изменении имущественного положения должников;

  • либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.

Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию:

  • в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора;

  • в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по истечении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.

Таким образом, факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию является основанием для ее списания с забалансового учета. Отметим, что при отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, преду­смотренных законодательством РФ, списанная с балансового учета задолженность к забалансовому учету не принимается.

Пример 1:

В ходе инвентаризации в автономном учреждении выявлена дебиторская задолженность по счету 2 206 34 000 на сумму 16 500 руб., по которой обязательства ее исполнения были просрочены. Учреждением подан в суд иск с требованием о погашении задолженности дебитором. Комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов приняла решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.

В декабре 2017 года суд вынес решение об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи с признанием организации-должника банкротом и дальнейшей ее ликвидацией. На основании судебного решения комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение списать ее с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана нереальная к взысканию дебиторская задолженность с баланса на основании решения комиссии

2 401 20 273

2 206 34 660

16 500

Одновременно принята списанная с баланса задолженность на забалансовый учет

Забалансовый счет 04

16 500

Списана задолженность с забалансового счета на основании судебного решения

Забалансовый счет 04

16 500

Как списать невостребованную кредиторскую задолженность?

Кредиторская задолженность в сумме не предъявленных кредитором требований в течение срока исковой давности, в том числе задолженность, не подтвержденная по результатам инвентаризации кредитором, переходит в разряд задолженности, не востребованной кредитором или нереальной к взысканию, в отношении которой комиссия учреждения может принять решение об отражении задолженности вне баланса. Данная задолженность списывается в установленном законодательством порядке (Письмо Минфина РФ от 10.09.2013 № 02-07-10/37335), например, по причине ликвидации юридического лица, прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, о чем сделана запись в Едином государственном реестре юридических лиц либо Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей соответственно.

Названная задолженность подлежит списанию со счетов бухгалтерского учета на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833) с использованием счета 0 401 10 173 в порядке, установленном п. 150 Инструкции № 174н, п. 178 Инструкции № 183н и п. 167 приложения 1 к Инструкции № 162н (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения, в порядке, установленном (п. 371 Инструкции № 157н):

  • для казенных учреждений – главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета);

  • для бюджетных учреждений, автономных учреждений – если иное не установлено бюджетным законодательством, актом учреждения в рамках формирования учетной политики.

Пример 2:

В результате проведенной в бюджетном учреждении инвентаризации выявлена невостребованная кредиторская задолженность на счете 2 302 25 000 «Расчеты по работам, услугам по содержанию имущества» в сумме 8 600 руб.

Направленный кредитору акт сверки был возвращен в связи с отсутствием адресата по заявленному адресу, поэтому задолженность не была подтверждена. На основании решения комиссии данная задолженность списана с балансового учета и отнесена на забалансовый учет.

В течение трех лет с момента постановки задолженности на забалансовый учет кредитор не предъявил учреждению требований об оплате обязательства. В связи с этим задолженность, не востребованная кредитором, была списана с забалансового учета.

В учете операции отразятся следующим образом:

Предмет проверки

При проверке расчетов с контрагентами, совершенных государственными (муниципальными) учреждениями, контролеры анализируют:

  • правовое основание заключения контрактов, договоров в силу норм федеральных законов от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о контрактной системе), от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (далее – Закон о закупках товаров, работ, услуг), ГК РФ и требований других законодательных актов;
  • заключение контрактов в пределах выделенных на текущий финансовый год лимитов бюджетных обязательств (применяется в отношении получателей бюджетных средств);
  • наличие в контрактах авансовых платежей в размере, установленном постановлением, утвердившим меры по реализации федерального закона о федеральном бюджете (применяется в отношении федеральных государственных (муниципальных) учреждений);
  • достоверность и законность совершения расчетно-платежных операций;
  • организация первичного учета операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками;
  • наличие фактов перечисления авансовых платежей, не преду­смотренных условиями заключенных договоров (контрактов);
  • полное и своевременное отражение дебиторской (кредиторской) задолженности в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности, причины образования;
  • проведение инвентаризаций с контрагентами, подтверждение образовавшейся задолженности актами сверок;
  • выявление случаев необоснованного списания дебиторской и погашения кредиторской задолженности;
  • меры, принимаемые к взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности, наличие актов сверки расчетов с дебиторами и кредиторами.

Основные этапы проверки

Каждый ревизор в силу своих профессиональных знаний, опыта работы, индивидуальных личностных качеств вырабатывает особый порядок действий, который применяет при проведении проверок в учреждении. Однако в зависимости от объекта проверки и перечня вопросов, рассматриваемых в ходе проверки, последовательность действий может варьироваться. Среди всех проводимых проверяющими контрольных процедур можно выделить несколько основных этапов:

1. Определение особенностей организации деятельности учреждения (специфики отрасли, в которой осуществляет свою деятельность учреждение, особенностей движения финансовых потоков, видов деятельности, осуществляемых учреждением, взаимодействия учреждения и органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя, и др.).

Приходя с проверкой, контролеры знакомятся с уставом учреждения, учетной политикой и внутренними локальными актами учреждения, имеющими отношение к вопросам проведения проверки, изучают законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого учреждения, и, составив общее представление о деятельности учреждения и особенностях его функционирования, финансирования, приступают непосредственно к вопросам проверки.

2. Изучение результатов инвентаризации расчетов, которую проводило проверяемое учреждение. Напомним, что перед составлением годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности проведение инвентаризации, включая инвентаризацию расчетов, обязательно (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Для этого контролерами запрашиваются, а работниками проверяемого учреждения предоставляются инвентаризационные описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) с приложением к ним актов сверок расчетов, актов о результатах инвентаризации (ф. 0504835). На основании представленных документов ревизор выясняет, проводилась ли инвентаризация перед составлением годовых отчетных форм, каковы ее результаты, приведены ли в соответствие фактические данные и показатели бухгалтерского (бюджетного) учета (в случае выявленного по итогам проведенной инвентаризации несоответствия данных учета и сведений, представленных контрагентом, подтвержденных документально).

3. Анализ контрактов (договоров), заключенных учреждением в проверяемом периоде. Как мы уже отмечали, закупки товаров, работ, услуг осуществляются государственными (муниципальными) учреждениями в соответствии с нормами Закона о контрактной системе, Закона о закупках товаров, работ, услуг, положением о закупках товаров, работ, услуг (разрабатывается и размещается на официальном сайте – www.zakupki.gov.ru – автономными учреждениями), ГК РФ. Как правило, в ходе проверок расчетов с контрагентами контролеры подробно не анализируют соблюдение работниками проверяемого учреждения норм названных законов при заключении контрактов (договоров) (обычно это предмет отдельной проверки). В большей степени проверяющих интересует, применялись ли конкурентные способы определения поставщика в случаях, когда это установлено данными законами, был ли применен правильный способ определения исполнителя контракта. Одновременно обращается внимание на установленный в контракте (договоре) размер аванса (он должен быть в пределах, установленных законодательными актами).

4. Проверка журналов операций (в частности, журнала операций расчетов с поставщиками и подрядчиками). При этом обращается внимание:

  • на соблюдение учреждением методологии учета отражении расчетов с контрагентами (при принятии к учету первичных учетных документов представленных контрагентом, бухгалтерских справок, счетов на оплату);
  • на наличие в принятых к бухгалтерскому учету первичных учетных документах, приложенных к журналу операций, всех обязательных реквизитов (перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов приведен в п. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 7 Инструкции № 157н);
  • на своевременность принятия к учету первичных учетных документов (п. 11 Инструкции № 157н);
  • на достоверность (полноту и точность) фактов оприходования товарно-материальных ценностей (ТМЦ), принятия к учету работ, услуг;
  • на соблюдение графика документооборота;
  • на полноту и точность регистрации документа в учетных регистрах;
  • на организацию хранения документов и организации доступа к первичной учетной документации;
  • на правильность оформления журналов операций (наличие всех необходимых данных на обложке журнала операций, подшивку первичных учетных документов в хронологичном порядке и т. п.). Напомним, что согласно п. 11 Инструкции № 157н по истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются наименование субъекта учета, наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств, – название и порядковый номер папки (дела), период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа), наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера, количество листов в папке (деле);
  • на своевременность отражения в учете расчетных обязательств. Ревизоры сверяют данные первичных приходных документов с контрактами (договорами) на поставку, заключенными с тем или иным поставщиком, анализируют наличие счетов-фактур от поставщиков по каждой конкретной сделке по журналу регистрации счетов-фактур или отражение операций в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками либо карточке учета средств и расчетов.

5. Выявление причин возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Ему уделяется особое внимание. Наличие дебиторской и (или) кредиторской задолженности на счетах бухгалтерского (бюджетного) учета нежелательно, поскольку обычно это свидетельствует о неэффективном принятии решений руководителем учреждения. В отношении бюджетных и автономных учреждений устанавливается предельно допустимое значение просроченной кредиторской задолженности, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем учреждения (Приказ МЧС РФ от 06.12.2010 № 626, Приказ Минобороны РФ от 29.08.2011 № 1475, Приказ Департамента культуры г. Москвы от 08.07.2013 № 452). Поэтому со стороны учредителя (органа исполнительной власти, выполняющего функции учредителя) проводится особый контроль в отношении наличия у учреждения кредиторской и (или) дебиторской задолженности, ее размера, принятых мер по устранению (погашению) такой задолженности, причин просрочки и т. п. Государственные (муниципальные) учреждения, составляя отчетные бухгалтерские формы, отражают в них подробную аналитическую информацию о наличии задолженности. При этом указываются размер задолженности, дата возникновения, причина возникновения задолженности, дата просрочки задолженности, меры, принятые учреждением для погашения задолженности, контрагент, в расчетах с которыми возникла такая задолженность, и др.

Отобразим классификацию проверок расчетов с контрагентами.

Виды проверок

Как правило, контролеры проводят плановые проверки. Внеплановые проверки осуществляются только при наличии у контрольного органа информации о нарушении норм законодательства РФ. При проведении проверки (плановой) применяется метод случайной выборки документов. Обычно этого бывает достаточно для обнаружения типичных ошибок, совершаемых в учреждении. По желанию ревизора и при наличии у него достаточного времени для проведения проверки документы в проверяемом периоде могут рассматриваться сплошным методом. Если ревизор дотошен, он может применить сплошной метод проверки документов. Однако чаще всего такой метод проверки документов у проверяемого юридического лица применяется при проведении внеплановой проверки на основании имеющейся информации о возможных нарушениях законодательства РФ со стороны учреждения.

Документы, которые были отобраны для проверки, просматриваются полистно. По результатам просмотра документов выявляется общий уровень соблюдения норм законодательства РФ по данному участку. Выявленные нарушения отражаются в акте проверки. Информация по тем операциям, по которым документы отсутствуют либо оформлены с нарушением норм законодательства РФ, отражается в акте проверки.

В случае возникновения сомнения в подлинности документов рекомендуется провести встречные проверки у поставщиков товаров (работ, услуг) в части сверки учетных данных потребителя (заказчика) и поставщика товаров (работ, услуг).

Типовые нарушения расчетов с контрагентами

Выделим основные ошибки и нарушения, которые обнаруживаются по результатам проверок государственных (муниципальных) учреждений.

Нарушение в части установления размера авансовых платежей. В 2016 году федеральные бюджетные и автономные учреждения в контрактах обязаны предусматривать такие же размеры авансовых платежей, какие установлены в п. 36 Постановления Правительства РФ от 28.12.2015 № 1456. Названное требование установлено в п. 36(1) данного постановления. В Письме Мин­экономразвития РФ от 05.07.2016 № Д28и-1765 разъяснено, что требования п. 36(1) касаются закупок товаров, работ, услуг, осуществляемых за счет средств федерального бюджета (полагаем, что имеются в виду средства субсидий). До 2016 года подобных правил в отношении федеральных бюджетных и автономных учреждений установлено не было. Требование о соблюдение размеров авансовых платежей в контрактах касалось только получателей средств бюджета.

Таким образом, превышение установленных законодательством РФ размеров авансовых платежей, выявленное в ходе проверки, является нарушением.

Превышение предельного размера расчетов наличными деньгами. Исходя из п. 6 Указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У расчеты наличными денежными средствами в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. Аналогичный размер установлен по расчетам, производимым в иностранной валюте (эквивалентно 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов).

Иными словами, расчеты с контрагентами наличными денежными средствами должны проводиться в установленном поименованным п. 6 размере. Превышение обозначенного размера классифицируется контрольным органом как нарушение законодательства РФ о кассовых операциях.

Нецелевое использование бюджетных средств. Согласно ст. 306.4 БК РФ таковым признаются направление средств бюджета бюджетной системы РФ и оплата денежных обязательств в целях, не соответствующих полностью или частично целям, определенным законом (решением) о бюджете, сводной бюджетной росписью, бюджетной росписью, бюджетной сметой, договором (соглашением) либо иным документом, являющимся правовым основанием предоставления указанных средств. Заметим, что данное понятие и, соответственно, вид нарушений применяются только к получателям средств бюджета.

Минфин в своем Письме от 29.04.2016 № 02-03-06/25186 разъяснил, что понятие «нецелевое использование бюджетных средств» установлено в ст. 306.4 БК РФ и ст. 15.14 КоАП РФ и не относится к использованию средств субсидии на выполнение государственного задания. Условия предоставления бюджетному учреждению субсидии на выполнение государственного задания в соответствии с положениями ст. 78.1 БК РФ за счет средств бюджета субъекта РФ (включая определение условий и целей предоставления субсидии) устанавливаются нормативным правовым актом высшего исполнительного органа государственной власти субъекта РФ, в соответствии с которым условия, включая цели предоставления субсидии, а также порядок ее предоставления, могут устанавливаться соглашением о предоставлении указанной субсидии (далее – соглашение).

Использование учреждением средств субсидии на выполнение государственного задания не в соответствии с условиями и целями ее предоставления, установленными соглашением, может повлечь наступление для учреждения ответственности, определенной соглашением.

Указание в контракте какого-либо источника финансирования также не является признаком нецелевого использования бюджетных средств (Письмо Минфина РФ от 25.03.2016 № 02-10-08/16996).

Отсутствие документального подтверждения расходов. Расходы учреждения, не подтвержденные документально либо совершенные без наличия правовых оснований для их осуществления, являются нецелевым использованием бюджетных средств. В качестве примера приведем прецедент, который был рассмотрен в Постановлении ФАС ВСО от 31.03.2011 № А74-2329/2010. В акте проверки контрольного органа было отмечено, что учреждением за счет средств бюджета совершались расходы по подложным документам. При рассмотрении совершенного правонарушения суд встал на сторону контрольного органа.

Нарушения в части списания с учета дебиторской (кредиторской) задолженности. Списание с балансового учета названной задолженности осуществляется на основании решений комиссии. Списание сумм задолженности с забалансового учета производится в случае ее признания безнадежной к взысканию (например, при наличии документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных ситуациях, предусмотренных законодательством РФ), подтверждения факта невостребованности задолженности кредитором.

Случаи признания задолженности по платежам в бюджет безнадежной к взысканию, а также нормы, регулирующие ее списание (восстановление), установлены ст. 47.2 БК РФ. В иных случаях безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенным в порядке, пре­дусмотренном Федеральным законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», при возврате взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям (Письмо Минфина РФ от 31.07.2013 № 03-03-06/4/30650):

  • невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках либо иных кредитных организациях;
  • у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание, и все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.

В соответствии с ГК РФ безнадежными (нереальными к взысканию) признаются долги (суммы дебиторской и кредиторской задолженности), по которым:

  • истек установленный срок исковой давности (ст. 196);
  • обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения (ст. 416);
  • обязательство прекращено на основании акта государственного органа (ст. 417);
  • обязательство прекращено смертью должника (ст. 418);
  • обязательство прекращено ликвидацией организации (ст. 419).

При наступлении обстоятельств, подтверждающих невозможность погашения дебитором сумм задолженности (смерть дебитора, ликвидация (банкротство) дебитора), комиссия по поступлению и выбытию активов готовит следующий пакет документов, на основании которых списываются суммы дебиторской задолженности:

  • документы, подтверждающие невозможность взыскания задолженности (документы, подтверждающие банкротство (ликвидацию) дебитора, судебное решение, подтверждающее невозможность взыскания суммы задолженности, справка о смерти дебитора и др.);
  • приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании дебиторской задолженности.

Когда дебиторская задолженность неплатежеспособных дебиторов списывается со счетов бюджетного учета в связи с истечением срока исковой давности, списание оформляется:

  • актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835);
  • инвентаризационной описью расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами (ф. 0504089);
  • решением инвентаризационной комиссии;
  • приказом (распоряжением) руководителя учреждения о списании суммы дебиторской задолженности.

Списанная с балансового учета задолженность неплатежеспособных дебиторов отражается на забалансовом счете 04. Согласно законодательству РФ учет указанной задолженности осуществляется в течение срока возможного возобновления процедуры ее взыскания (общий срок взыскания задолженности составляет три года), в том числе в случае изменения имущественного положения должников, либо до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств, до исполнения (прекращения) обязательства иным не противоречащим законодательству РФ способом (п. 339 Инструкции № 157н).

При возобновлении процедуры взыскания задолженности дебиторов или поступлении средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на дату возобновления взыскания или дату зачисления на счета (лицевые счета) учреждений указанных поступлений осуществляется списание такой задолженности с забалансового учета с одновременным отражением на балансе.

Списание задолженности, не востребованной кредиторами, производится на основании проведенной в учреждении инвентаризации. По ее итогам оформляются:

  • акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835);
  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами (ф. 0504089);
  • решение инвентаризационной комиссии;
  • приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании задолженности, не востребованной кредитором.

При наличии обстоятельств, свидетельствующих о невозможности погашения задолженности учреждением (смерть кредитора – физического лица, ликвидация кредитора – юридического лица), на основании документов, подтверждающих данные обстоятельства, руководитель учреждения издает приказ (распоряжение) о списании задолженности.

Списанные со счета бюджетного учета суммы кредиторской задолженности отражаются на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами». Они учитываются на этом счете в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном для казенных учреждений главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета) (п. 371 Инструкции № 157н).

Списание с бюджетного (балансового) и забалансового учета сумм задолженности (дебиторской, кредиторской) без наличия на то оснований является нарушением как методологии учета, так и норм ГК РФ, других законодательных актов. К нарушителям применятся административная ответственность.

Несвоевременность отражения расчетных обязательств в учете. Субъект учета формирует первичный учетный документ в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции (ст. 9 Инструкции № 157н). Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов (п. 11 Инструкции № 157н).

В результате проверки полноты и точности отражения данных первичных документов в регистрах бюджетного (бухгалтерского) учета могут быть выявлены следующие нарушения:

  • первичные учетные документы несвоевременно приняты к учету;
  • первичные учетные документы отсутствуют;
  • первичные документы были приняты к учету несколько раз.

* * *

В заключение отметим, что все замечания проверяющих, выявленные по результатам проверки, должны быть исправлены. По возможности исправления вносятся в период проведения проверки. Замечания, отраженные в акте проверки и в предписании (постановлении, представлении, решении) органа, проводящего проверку, должны быть исправлены в срок, установленный в этом документе. За невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), муниципальный контроль, ст. 19.5 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность.

Согласно ч. 2 ст. 72 БК РФ государственные (муниципальные) контракты заключаются в соответствии с планом-графиком закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд, сформированным и утвержденным в установленном законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд порядке, и оплачиваются в пределах лимитов бюджетных обязательств, за исключением случаев, установленных п. 3 ст. 72 БК РФ.

Напомним, что в силу норм п. 36(1) Постановления Правительства РФ от 28.12.2015 № 1456 в 2016 году бюджетные и автономные учреждения должны в заключаемых контрактах, оплата по которым производится за счет сумм субсидий, предусматривать авансовые платежи в размере, установленном для получателей бюджетных средств.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного само­управления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Приказом утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности федерального бюджетного учреждения, находящегося в ведении МЧС России, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем федерального бюджетного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.

Приказом утвержден Порядок определения предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Минобороны РФ, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем федерального бюджетного учреждения по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ.

Приказом утвержден размер предельно допустимого значения просроченной кредиторской задолженности государственного бюджетного и автономного учреждений г. Москвы, превышение которого влечет расторжение трудового договора с руководителем учреждения по инициативе работодателя.

См. Письмо Минфина РФ от 30.06.2016 № 02-07-05/38450.

Сверка расчетов с бюджетом

Под расчетами с бюджетом подразумеваются расчеты с налоговыми органами по налогам, сборам, штрафам и пеням.

В соответствии с пп. 5.1 п. 1 ст. 21, п. 2 ст. 24 НК РФ налогоплательщики, плательщики сборов и налоговые агенты имеют право на осуществление совместной с налоговыми органами сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам, а также на получение акта совместной сверки таких расчетов. При этом налоговые органы обязаны проводить по заявлению налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента совместную сверку расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам (пп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ).

Кроме того, совместная сверка налогов возможна по предложению налоговых органов (п. 7 ст. 45 НК РФ).

Заявление о проведении совместной сверки расчетов составляется налогоплательщиком в произвольной форме и, как правило, содержит реквизиты налогоплательщика (ИНН, наименование и адрес налогоплательщика, код ОКТМО, Ф.И.О. контактного лица), а также наименование и КБК налогов, в отношении которых налогоплательщик просит провести сверку. Такое заявление передается непосредственно в налоговый орган либо отправляется на его адрес по почте.

Налогоплательщик также может направить запрос о сверке расчетов в электронном виде, указав код запроса 4. Форма такого запроса приведена в Приложении 1 к Методическим рекомендациям по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи, утвержденным Приказом ФНС России от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@.

Результаты совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам оформляются актом. Такой акт вручается (направляется по почте заказным письмом) или передается налогоплательщику (плательщику сбора, налоговому агенту) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) или через личный кабинет налогоплательщика в течение следующего дня после дня его составления (пп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ).

Форма акта совместной сверки утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@, а Формат для передачи в электронном виде — Приказом ФНС России от 04.10.2010 N ММВ-7-6/476@.

В настоящее время наиболее распространен способ осуществления совместной сверки по налогам через ТКС. Передача акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по ТКС производится в Порядке, утвержденном Приказом ФНС России от 29.12.2010 N ММВ-7-8/781@. Согласно данному Порядку направление и получение акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по ТКС допускаются при обязательном использовании сертифицированных средств электронной цифровой подписи, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, содержащейся в акте совместной сверки в электронном виде.

В ходе сверки расчетов с налоговыми органами данные о расчетах по налоговым платежам, имеющиеся у налоговой инспекции, сопоставляются со сведениями учреждений об уплате налогов, сборов, пеней, штрафов. В результате такого сопоставления выявляется переплата по платежам в бюджет (то есть излишне уплаченные налоги) или задолженность по платежам перед бюджетом (то есть недоимка по налогу).

По выявленным суммам недоимки налогов и сборов учреждение принимает меры по их перечислению в бюджет. В противном случае ему могут быть начислены пени и выставлен штраф за неуплату (неполную уплату) сумм налогов, сборов.

Излишне уплаченные налоги и сборы подлежат зачету или возврату.

Особенности зачета и возврата излишне уплаченного налога. Зачет или возврат сумм излишне уплаченных налога, сбора, пеней, штрафа осуществляется в соответствии со ст. 78 НК РФ.

Согласно п. 1 данной статьи сумма излишне уплаченного налога подлежит зачету в счет предстоящих платежей налогоплательщика по этому или иным налогам, погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и штрафам за налоговые правонарушения либо возврату налогоплательщику.

Зачет суммы излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей налогоплательщика по этому или иным налогам осуществляется на основании письменного заявления налогоплательщика (заявления, представленного в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика) по решению налогового органа.

Решение о зачете суммы излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей налогоплательщика принимается налоговым органом в течение 10 дней со дня получения заявления налогоплательщика или со дня подписания налоговым органом и этим налогоплательщиком акта совместной сверки уплаченных им налогов (п. 4 ст. 78 НК РФ).

Зачет суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки по иным налогам, задолженности по пеням и (или) штрафам, подлежащим уплате или взысканию, производится налоговыми органами самостоятельно. В данном случае решение о зачете суммы излишне уплаченного налога принимается налоговым органом в течение 10 дней со дня обнаружения им факта излишней уплаты налога или со дня подписания налоговым органом и налогоплательщиком акта совместной сверки уплаченных им налогов либо со дня вступления в силу решения суда (п. 5 ст. 78 НК РФ).

Налогоплательщик также имеет право представить заявление о зачете суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки.

Возврат излишне уплаченного налога осуществляется по заявлению налогоплательщика в течение одного месяца со дня получения налоговым органом такого заявления. Стоит отметить, что возврат налогоплательщику суммы излишне уплаченного налога при наличии у него недоимки по иным налогам соответствующего вида или задолженности по соответствующим пеням, а также штрафам, подлежащим взысканию, производится только после зачета суммы излишне уплаченного налога в счет погашения недоимки (задолженности) (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Решение о возврате суммы излишне уплаченного налога принимается налоговым органом в течение 10 дней со дня получения заявления налогоплательщика или со дня подписания налоговым органом и этим налогоплательщиком акта совместной сверки уплаченных им налогов.

В соответствии с п. 9 ст. 78 НК РФ налоговый орган обязан сообщить налогоплательщику о принятом решении о зачете (возврате) сумм излишне уплаченного налога или решении об отказе в зачете (возврате) в течение пяти дней со дня принятия соответствующего решения.

Пример 1. На счете 2 303 05 830 бюджетного образовательного учреждения числилась переплата по транспортному налогу в сумме 2700 руб. В ходе проведенной по запросу учреждения совместной сверки расчетов с налоговыми органами данная переплата подтвердилась. На основании подтвержденных данных учреждение обратилось в налоговый орган с заявлением о возврате излишне уплаченного налога. Налог возвращен на лицевой счет учреждения на основании решения, принятого налоговым органом.

Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

Отметим, что расходы по уплате транспортного налога производятся в соответствии с Указаниями N 65н <1> по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ. С учетом этого возврат излишне уплаченного налога отразится в бухгалтерском учете как восстановление ранее понесенных расходов (п. 72 Инструкции N 174н <2>):

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Возвращен излишне уплаченный транспортный налог по решению налогового органа

2 201 11 510

2 303 05 730

Одновременно отражено восстановление кассовых расходов в забалансовом учете

Уменьшение забалансового счета 18 (статья 290 КОСГУ)

<1> Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.
<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Сверка расчетов с внебюджетными фондами

С внебюджетными фондами (Пенсионным фондом РФ (ПФР), Фондом социального страхования РФ (ФСС)) сверка расчетов осуществляется по начисленным и уплаченным страховым взносам:

  • на обязательное пенсионное страхование;
  • на обязательное медицинское страхование;
  • на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

ПФР, ФСС и их территориальные органы осуществляют контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды (далее — органы контроля за уплатой страховых взносов) (п. 1 ст. 3 Федерального закона N 212-ФЗ <3>, ст. 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ <4>).

<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».
<4> Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Согласно п. 9 ст. 18 Федерального закона N 212-ФЗ по предложению органа контроля за уплатой страховых взносов или плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка уплаченных плательщиком страховых взносов.

Результаты совместной сверки оформляются актом, который подписывается плательщиком страховых взносов и уполномоченным должностным лицом органа контроля за уплатой страховых взносов. Акт совместной сверки расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам представляется:

  • в ФСС — по форме 21-ФСС РФ, приведенной в Приложении 1 к Приказу ФСС РФ от 17.02.2015 N 49 «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении зачета или возврата сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов, пеней и штрафов в Фонд социального страхования Российской Федерации» (далее — Приказ N 49);
  • в ПФР — по форме 21-ПФР, приведенной в Приложении 1 к Приказу Минтруда России от 04.12.2013 N 712н «Об утверждении форм документов, применяемых при осуществлении зачета или возврата сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов» (далее — Приказ N 712н).

По результатам такой сверки могут быть выявлены и (или) подтверждены недоимки по страховым взносам, а также суммы излишне уплаченных страховых взносов. При выявлении указанных случаев плательщик обязан принять меры по погашению недоимки.

Сумма излишне уплаченных страховых взносов подлежит зачету в счет предстоящих платежей плательщика страховых взносов, погашения задолженности по пеням и штрафам за правонарушения, предусмотренные Федеральным законом N 212-ФЗ, либо возврату в порядке, предусмотренном ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ.

Особенности зачета и возврата излишне уплаченных страховых взносов. Зачет суммы излишне уплаченных страховых взносов в счет предстоящих платежей плательщика страховых взносов производится по решению органа контроля за уплатой страховых взносов самостоятельно. При этом плательщик страховых взносов также вправе представить в орган контроля за уплатой страховых взносов заявление, поданное в письменном виде или в виде электронного документа, о зачете (возврате) суммы излишне уплаченных страховых взносов по форме 22-ФСС РФ, утвержденной Приказом N 49, и (или) форме 22-ПФР, утвержденной Приказом N 712н (п. 6 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).

Обратите внимание! Зачет излишне уплаченных сумм страховых взносов по одному виду страхования, администрируемых одним органом контроля за уплатой страховых взносов, в счет предстоящих платежей плательщика страховых взносов, платежей по погашению недоимки по страховым взносам и задолженности по пеням и штрафам по другому виду страхования, администрируемым тем же органом контроля за уплатой страховых взносов, производится по заявлению плательщика страховых взносов, поданному в письменной форме или в форме электронного документа (п. 21 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ, Письмо Минтруда России от 24.09.2014 N 17-3/В-451). К примеру, по заявлению учреждения излишне уплаченные страховые взносы на обязательное пенсионное страхование могут быть зачтены в счет погашения недоимки по страховым взносам на обязательное медицинское страхование, поскольку в отношении указанных страховых взносов контроль за их уплатой осуществляет ПФР.

Решение о зачете суммы излишне уплаченных страховых взносов в счет предстоящих платежей плательщика страховых взносов, а также в счет погашения задолженности по пеням и (или) штрафам, подлежащим уплате или взысканию, принимается органом контроля за уплатой страховых взносов в течение 10 дней со дня обнаружения им факта излишней уплаты страховых взносов, или со дня получения заявления плательщика страховых взносов, или со дня подписания органом контроля за уплатой страховых взносов и этим плательщиком акта совместной сверки уплаченных им страховых взносов, если такая совместная сверка проводилась (п. п. 7, 9, 10 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).

Возврат сумм излишне уплаченных страховых взносов осуществляется по заявлению плательщика страховых взносов, поданному в письменной форме или в форме электронного документа, в течение одного месяца со дня получения органом контроля за уплатой страховых взносов такого заявления. Формы заявлений (23-ФСС РФ, 23-ПФР) приведены в Приложении 3 к Приказу N 49 и Приложении 5 к Приказу N 712н соответственно.

При наличии у плательщика страховых взносов задолженности по соответствующим пеням, а также штрафам, подлежащим взысканию, возврат суммы излишне уплаченных страховых взносов производится только после зачета переплаты в счет погашения такой задолженности. Решение о возврате суммы излишне уплаченных страховых взносов принимается органом контроля за уплатой страховых взносов в течение 10 дней со дня получения заявления плательщика страховых взносов или со дня подписания органом контроля за уплатой страховых взносов и этим плательщиком акта совместной сверки уплаченных им страховых взносов (п. п. 12, 14 ст. 26 Федерального закона N 212-ФЗ).

Согласно п. 16 ст. 26 названного Закона орган контроля за уплатой страховых взносов обязан сообщить в письменной форме или в форме электронного документа плательщику страховых взносов о принятом решении о зачете (возврате) сумм излишне уплаченных страховых взносов или об отказе в осуществлении зачета (возврата) в течение пяти дней со дня принятия соответствующего решения.

Пример 2. На 01.11.2015 на счете 4 303 02 000 автономного образовательного учреждения числилась переплата по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в сумме 5000 руб. Согласно проведенной по заявлению учреждения совместной сверке расчетов с территориальными органами ФСС данная переплата подтвердилась. За ноябрь 2015 г. сумма начисленных страховых взносов составила:

  • 4000 руб. — по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • 350 руб. — по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сумма числящейся переплаты зачтена ФСС самостоятельно в счет предстоящих платежей по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Кроме того, учреждение обратилось в ФСС с заявлением о зачете переплаты также в счет предстоящего платежа по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в сумме 350 руб. По решению ФСС такой зачет произведен.

Начисление страховых взносов осуществляется по подстатье 213 «Начисления на выплаты по оплате труда» КОСГУ.

Согласно Инструкции N 183н <5> указанные операции отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Начислены за ноябрь страховые взносы:

  • по страхованию на случай временной нетрудоспособности

4 109 60 213

4 303 02 000

  • по страхованию от травматизма

4 109 60 213

4 303 06 000

Зачтена сумма переплаты взносов по страхованию на случай временной нетрудоспособности в счет уплаты взносов по страхованию от травматизма <*>

4 303 06 000

4 304 06 000

4 304 06 000

4 303 02 000

<*> Данная операция Инструкцией N 183н не предусмотрена, поэтому ее применение учреждению следует согласовать с учредителем.
<5> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Под контрагентами образовательного учреждения понимаются физические и юридические лица, связанные с учреждением обязательствами по общему договору, сотрудничающие в процессе выполнения договора. В рамках данной статьи выделим две группы контрагентов:

  • внешние контрагенты, в числе которых можно назвать поставщиков, подрядчиков, исполнителей, получателей (покупателей) услуг;
  • внутренние контрагенты, под которыми понимаются сотрудники учреждения.

Сверка расчетов с внешними контрагентами осуществляется посредством составления и отправления в их адрес актов сверок взаимных расчетов по обязательствам, выданным авансам, доходам. Такой акт оформляется в произвольном виде и содержит, как правило, указание на период, за который проводится сверка расчетов, данные о взаимных расчетах на счетах учреждения и его контрагента, а также реквизиты и подписи сторон акта, подтверждающие их согласие с результатами сверки, указанными в акте.

Сверка расчетов с внутренними контрагентами осуществляется посредством документальной проверки расчетов по заработной плате, расчетов с подотчетными лицами, депонентами и т.д. В данном случае сверяются начисленные и выплаченные суммы по расчетно-платежным ведомостям, расчетным и платежным ведомостям, РКО, по авансовым отчетам и прочим документам.

В ходе таких сверок устанавливается правильность и обоснованность дебиторской и кредиторской задолженностей, числящихся на счетах 0 205 00 000 «Расчеты по доходам», 0 206 00 000 «Расчеты по выданным авансам», 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу и иным доходам», 0 210 00 000 «Прочие расчеты с дебиторами», 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 0 304 00 000 «Прочие расчеты с кредиторами», 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов», 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами», выявляются суммы просроченных задолженностей, суммы задолженностей, не востребованных кредиторами, а также суммы задолженности, нереальные к взысканию.

Пример 3. В ходе инвентаризации расчетов с поставщиками в их адрес были отправлены акты взаимных сверок. В результате одна из сумм кредиторской задолженности, числящейся у автономного образовательного учреждения на счете 2 302 26 000, в размере 1250 руб. не была подтверждена. Акт сверки, содержащий данную сумму задолженности и отправленный поставщику заказным письмом, был возвращен учреждению в связи с отсутствием контрагента по указанному адресу. По решению инвентаризационной комиссии не подтвержденная кредитором задолженность подлежит списанию с балансового учета и отражению на забалансовом счете 20 для наблюдения за ней в течение срока исковой давности.

Операции по списанию кредиторской задолженности, не подтвержденной кредитором по результатам инвентаризации (сверки расчетов), отразятся в бухгалтерском учете следующим образом:

Акт сверки это первичный бухгалтерский документ

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *