Акт о уничтожении документов, образец

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта об уничтожении документов .docСкачать образец заполнения акта об уничтожении документов .doc

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

• Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
• В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Уничтожить безвозвратно

Говорят, что рукописи не горят. Вопрос, конечно, спорный, возможно, произведение и невозможно уничтожить, а вот его носитель – вполне, специально для этого и были придуманы уничтожители бумаги.

Если Вы работаете в офисе, то Вам, наверняка, знакома ситуация, когда на рабочем столе скапливается огромное количество бумаг. Как сейчас принято шутить, у каждого работника есть три стопки бумаг. В первой стопке лежат бумаги, которые нужно разобрать сегодня. Во второй стопке находятся бумаги, которые нужно разобрать завтра. В третьей стопке оказываются те бумаги, которые нужно было разобрать еще вчера. Как правило, третья стопка самая большая.

Но если говорить серьезно, то лишние и ненужные уже листы бумаги могут стать настоящей проблемой. Рано или поздно наступит момент, когда Вы просто не сможете отыскать необходимые документы среди этого хаоса, именно поэтому бумаги нужно регулярно перебирать. Но одно дело просто разобрать все бумаги и документы в две аккуратные стопочки: «в работу» и «в утиль», и совсем другое дело – избавиться от ненужных материалов. Конечно, можно в качестве эмоциональной разгрузки с наслаждением рвать каждый ненужный листок бумаги на мелкие кусочки, но можно и поступить более цивилизованно: воспользоваться бумагоуничтожителем.

К сожалению, во многих компаниях уничтожители бумах, они же шредеры, считаются лишним атрибутом офиса, а ненужную макулатуру уничтожают по старинке: просто выбрасывая ее в мусорное ведро. Если работа у Вас не слишком «бумажная», то такой вариант имеет право на существование, но тоже далеко не всегда.

Есть такое понятие как «защита информации», и существовать оно тоже должно не только на бумаге. Иногда компаниям приходится работать с конфиденциальной информацией, которая не подлежит разглашению. Например, клиенты могут предоставлять свою персональную информацию: ксерокопии паспортов, данных о банковских счетах или других документов. Конечно, никому не хочется, чтобы такая информация стала достоянием общественности, да это и незаконно. Поэтому во многих организациях действуют специальные инструкции, призванные обеспечить сохранность данных на бумажных или других носителях. В этих инструкциях отдельно должен рассматриваться вопрос утилизации. Как правило, эту важную миссию доверяют шредеру.

Проблем с выбором подходящего бумагоуничтожителя сегодня нет, на рынке представлено огромное количество торговых марок, под которыми выпускаются шредеры. Есть шредеры немецкие, итальянские, американские, китайский, тайваньские и прочие, самой длинной историей развития и совершенствования могут похвастаться немецкие шредеры. Первые аппараты, предназначенные для уничтожения бумаг, появились в Германии еще около сорока лет назад, и разработки в этом направлении не прекращались, поэтому можно смело утверждать, что немцы обладают наиболее развитой базой для производства шредеров. Чаще всего можно встретить уничтожители бумаг немецкой торговой марки «HSM», эта компания стояла фактически у истоков производства шредеров, поэтому ассортимент выпускаемой ей продукции впечатляет. Под маркой «HSM» сегодня производится несколько десятков моделей уничтожителей бумаг.

Казалось бы, откуда такое разнообразие? На непрофессиональный взгляд уничтожение бумаги – это не слишком уж сложная операция, для выполнения которой не нужны «умные» аппараты. Но это только на первый взгляд.

Конечно, шредеры не обладают искусственным интеллектом, но могут заметно отличаться по качеству, практичности и надежности, уже не говоря о внешнем виде. Если говорить о классификации, то они делятся на три основных типа: персональные, офисные и архивные. Как правило, компании, занимающиеся поставкой и продажей подобного оборудования, могут предложить все три типа шредеров, в частности, они наглядно представлены на нашем сайте.

Определиться с нужным типом бумагоуничтожителя довольно легко, достаточно представлять собственные потребности и условия их будущего использования. Персональный шредер приобретается для каждого отдельного работника и устанавливается прямо на его рабочем месте. Персональные уничтожители бумаг можно покупать и для домашнего использования, если в этом есть необходимость. Много места они не занимают.

Офисные шредеры, как правило, приобретаются на весь кабинет или на одну рабочую группу. Их производительности достаточно, чтобы обслуживать сразу несколько человек, правда, и габариты офисных шредеров более внушительные.

Но самыми мощными считаются архивные шредеры. Они могут справляться с огромными объемами работы и уничтожать не только бумагу, но и другие носители информации, а также картонные упаковки. Такие шредеры часто устанавливаются на производствах.

Стоимость уничтожителей для бумаги тоже колеблется в широком ценовом диапазоне, в зависимости от типа шредера и его производителя, цена такого устройства может составлять от нескольких тысяч до нескольких десятков, а то и сотен тысяч рублей. Но стоит ли экономить на покупке – спорный вопрос. Шредер – это приобретение, рассчитанное на довольно длительный срок, который, тем не менее, может оказаться коротким, если товар окажется некачественным. Всегда обращайте внимание на технические характеристики и производителя, чтобы быть уверенным в качестве приобретаемой продукции.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 15 сентября 2020 г.

Вопросы хранения документов бухгалтерского учета мы рассматривали в нашей отдельной консультации. А что делать с документами после того, как сроки их хранения истекли? Об утилизации бухгалтерских документов расскажем в нашем материале.

Изъятие бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы организации, по которым срок временного хранения установлен до 10 лет включительно, считаются документами текущего характера и не включаются в архивный фонд организации. В течение данного срока они хранятся в структурных подразделениях организации, а по истечении сроков хранения уничтожаются (абз. 2 п. 2.3 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Считается, что до уничтожения документов в организации должна быть произведена экспертиза их ценности. Она проводится назначаемой руководителем организации экспертной комиссией. Эта комиссия является совещательным органом при руководителе и действует на основании положения.

Проверка ценности документов должна производиться ежегодно (п. 4.11 Приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

Бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации изымаются для последующего уничтожения. Важно, чтобы срок хранения документов уже истек до 31 декабря предшествующего года включительно. Если срок хранения бухгалтерских документов истекает только в текущем году, уничтожить документы можно будет лишь в следующем. Естественно, что документы, по которым срок хранения еще не истек, уничтожать нельзя.

В соответствии с перечнем на утилизацию составляются акты на уничтожение бухгалтерских документов.

Как составить акт на уничтожение бухгалтерских документов

Акт на уничтожение бухгалтерских документов может быть составлен в произвольной форме. При этом перечень уничтожаемых документов может быть как приведен в самом акте, так и отражен в описи, являющейся приложением к акту об уничтожении бухгалтерских документов.

Документы могут быть уничтожены путем их измельчения, сожжения, передачи на уничтожение в специализированную компанию и иными способами, которые также должны быть отражены в акте.

Приведем образец акта на уничтожение бухгалтерских документов.

Общество с ограниченной ответственностью «Экостор» 121351, г. Москва, ул. Кунцевская, д.26 ИНН 7731332719 / КПП 773101001 Утверждаю Мохов Генеральный директор Мохов О.Л. 15.09.2020 Акт об уничтожении документов от 14.09.2020 № 1 Экспертная комиссия в составе председателя комиссии — заместителя генерального директора по общим вопросам Плугова Н.Г., членов комиссии: главного бухгалтера Нестеровой О.Р., бухгалтера Мякининой С.П. и заведующего складом Щеглова В.А. составили настоящий Акт о том, что 14.09.2020 были уничтожены следующие документы: Наименование документов Период составления Количество папок документов (шт.) Срок хранения (лет) Товарные накладные полученные 01.01.2014-31.12.2014 4 5 Товарные накладные выданные 01.01.2014-31.12.2014 10 5 Счета-фактуры полученные 01.01.2014-31.12.2014 5 5 Счета-фактуры выданные 01.01.2014-31.12.2014 9 5 Кассовые документы 01.01.2014-31.12.2014 3 5 Указанные документы в присутствии членов комиссии были переданы для утилизации в качестве макулатуры в ООО «Вторпоставка» по накладной от 14.09.2020 № 263-16/Б. Председатель комиссии: Плугов /Плугов Н.Г./ Члены комиссии: Главный бухгалтер Нестерова /Нестерова О.Р./ Бухгалтер Мякинина / Мякинина С.П./ Заведующий складом Щеглов / Щеглов В.А./

Пошаговая инструкция по уничтожению документов

Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.

Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.

Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Руководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.

Скачать

Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.

Скачать

Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.

Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).

ВАЖНО! Обратите внимание, что уничтожение бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения осуществляется в общем порядке, только если не содержит персональные данные и секретные грифы.

Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.

Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.

Скачать

Особенности уничтожения секретной документации

Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:

1. Бумаги с грифом секретности для ликвидации формируются в отдельный акт.
2. Утилизация производится в зоне, куда нет доступа посторонним лицам.
3. Предпочтительный способ изничтожения таких бумаг — сжигание.

Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.

Наказание за нарушения

В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:

• для граждан — от 100 до 300 рублей;
• для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.

За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:

• для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
• для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.

Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):

• 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
• 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
• 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.

Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.

Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:

• принудительные работы;
• запрет занимать определенные должности;
• запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
• лишение свободы на срок до 2 лет.

Уничтожение документов должно соответствовать следующим правилам:

— Должно оформляться юридически (акт об уничтожении)

— Должно быть надежным и конфиденциальным (исключать возможность восстановления)

— Должно проводиться в присутствии представителя компании и сопровождаться видеосъемкой (по желанию)

— Уничтожаться должны только документы у которых истек срок хранения. Для определения таких документов проводиться экспертиза ценности.

Основные методы уничтожения бумажных документов:

— химическая обработка

— сжигание

— закапывание

— шредирование (измельчение)

Химическая обработка.
Уничтожение документов с помощью химической обработки реализуется за счет того, что бумага превращается в размягченную бумажную массу. Это довольно дорогой и надежный метод. Он используется как дополнительный этап уничтожения секретных документов после шредирования.

Сжигание.
Уничтожение документов путем сжигания до некоторого времени было очень популярно, из-за его простоты и надежности, но это очень дорогостоящий метод ( требует специальное оборудование), сжигание считается экологически вредным методом уничтожения. От метода уничтожения документов путем сжигания постепенно отказываются во многих странах.

Закапывание.
Уничтожение документов путем закапывания, самый не надежный метод, т.к. в большинстве случаев закопанные документы хорошо сохраняются. При использовании этого метода его эффективности зависит от климатических условий.

Государственные органы могут потребовать извлечь закопанные документы

Шредирование — измельчение любых материалов, имеющих какую-либо секретную информацию на промышленном шредере без возможности восстановления. Самый распространенный метод уничтожения документов. Он наиболее дешевый, надежный (от 3-й степени секретности и выше) и экологически чистый.